外貿(mào)公司采購部管理制度與工作流程

外貿(mào)公司采買管理制度與工作流程一、目的：為規(guī)范采買流程，提升采買工作的效率，特擬訂本制度。二、合用范圍：合用于本公司采買管理。三、內(nèi)容：1、總則為增強采買工作的管理，提升采買工作的效率，擬訂本制度。全部的采買人員及有關人員均應以本制度為依照展開工作。2、采買基本流程采買需求---采買計劃---找尋供貨商----詢價、比價、議價----采買洽商----合同的簽署（確立付款條件、配送方式、售后服務）----交貨查收（倉管）---質(zhì)檢（不合格退貨）---入庫---計劃對賬---財務結算采買流程圖以下列圖所示：采買需求產(chǎn)品采買部采買申請審批總經(jīng)理/財務找尋供給商總監(jiān)尋價、比價、議價采買洽商總經(jīng)理審財務部確認付批款條件及帳期合同的簽署成立供給商資料下單查收交貨查收查收合格不合格退貨計劃對賬入倉財務結算1）采買計劃：采買員應依據(jù)請購單和公司銷售計劃制定采買計劃。2）供給商的選擇和查核：供給商的選擇與查核，一般從經(jīng)營狀況、供給能力、質(zhì)量能力等方面評定，并按期從質(zhì)量、運貨、價錢、逾期率、能否配合等方面綜合打分。3）詢價、比價、議價。4）合同的簽署：買賣兩方經(jīng)過詢價、報價、議價、比價及其余過程，最后兩方簽署有關協(xié)議，合約即成功立。采買合同的簽署要依據(jù)采買商品的要求、供給商的狀況、公司自己的管理要求、采買目標等要求的不一樣而各不同樣。需與財務部核實確立付款條件、貨運方式、售后服務等狀況。5）交貨查收：采買員一定確立貨物件種、數(shù)目、質(zhì)量、交貨期的正確無誤。以采買員確實定和合同為驗收數(shù)據(jù)。6）質(zhì)檢：貨物質(zhì)檢合格則入庫，不合格的，需安排挽救和退貨。7）財務結算：貨物入庫后，財務結算3、申請商品采買流程圖采買部審批（有合同）提出需求采買訂購銷售部采買部審批（無合同）

總經(jīng)理審批

/財務1）銷售部提出采買需求，2）采買部擬訂采買計劃，由采買部負責人報總經(jīng)理、財務審批；3）審批通事后，由采買主管下單。4、申請付款流程圖依據(jù)供給商限期采買采買人對賬采買部審批總經(jīng)理/財務部審批5、商品到貨查收流程財務部付款倉管驗貨倉管打入庫單財務審查入庫單進倉6、退貨流程退單采買退貨申請單采買部審查庫房供給商報損四、采買管理制度：成立供給商資料管理（表）冊，售后服務管理表。成立、建全比價制度，保證采買產(chǎn)品的質(zhì)優(yōu)價廉。每個月底將本月付款、欠款、欠票狀況進行匯總、總結，并提出下月用款計劃。簽署采買合同后，應全面認識發(fā)貨狀況，如不可以實時供貨，應將原由提早兩日通知請購部門或請購人。全部貨物一律開箱查收，發(fā)現(xiàn)問題實時和供給商聯(lián)系，盡早解決。查收合格后應在一個工作日內(nèi)辦理入庫手續(xù)。五、采買部職責采買部工作職責擬訂并完美采買制度和采買流程：1）依據(jù)公司的長久計劃，制定采買部門的工作目標和目標；2）負責擬訂采買目標、策略、制度及采買工作流程與方法，保證貫徹執(zhí)行；擬訂并實行采買計劃：1）依據(jù)公司的拓展規(guī)模以及年度的經(jīng)營目標，制定有效的采買目標和采買計劃；2）審查采買需求，兼顧策劃和確立采買內(nèi)容，制定采買計劃；3）組織實行市場調(diào)研、展望和追蹤公司采買需求，熟習各樣產(chǎn)品的供給渠道和市場變化狀況，據(jù)此編制采買估算和采買計劃；4）依據(jù)采買管理程序，負責采買項目的談判、簽約，檢查合同的執(zhí)行和落真相況；6）督導檢查庫房的查收、入庫、出庫及管理工作，保證采銷質(zhì)量；采買成本估算和控制：1）編制月度和周采買估算，實行采買的預防控制和過程控制，有效降低成本；2）采買價錢審查、估算、報價，達到有效的成本控制；4）對采買合同執(zhí)行過程進行管理、監(jiān)察檢查，實時支付有關款項；選擇并管理供給商：1）依據(jù)公司的銷售需求，選訂價錢合理、產(chǎn)質(zhì)量量靠譜、信用好、服務優(yōu)良的供給廠商，成立長久戰(zhàn)略聯(lián)盟；2）成立對供給商的資信、履約、售后服務能力及市場價錢狀況和走勢的綜合評估系統(tǒng)；3）不停開發(fā)新的供給渠道和供給商，增強對新老客戶的走訪和檢查；4）擬訂供給商管理方法，增強對供給商的管理、查核，保證供給商供給產(chǎn)品的優(yōu)秀性；采買部主管職責1、直配供給商引進及保護2、采買部平時管理，主要包含：1）部門工作安排（日、周、月）2）供給商談判，3）有關流程擬訂和調(diào)整4）突發(fā)事件的辦理3、訂單的審查，參照安全庫存4、對付款的管控5、庫存金額的管控以及耗費6、審查并調(diào)整周月采買需乞降計劃6、與其余部門的協(xié)調(diào)7、庫配需求的統(tǒng)計和采買計劃的擬訂8、平時訂單的擬訂和跟進9、退貨辦理10、庫配供給商的談判、引進和保護11、庫配商品促銷計劃的擬訂和落實12、批發(fā)毛利率與毛利額周、月報表7、貨物殘損率周、月報表；8、不動銷商品率月報表（30天不動銷品）9、庫存商品缺貨率匯總日反應報表（公司標準比率不行超20%）；采買主管職責（分管系統(tǒng)和直配）1、系統(tǒng)信息更新2、庫房庫存的掌控3、資料的整理（供給商合同，報價單、資