公司檔案資料管理制度

公司檔案資?料管理制度?第一條為?了規(guī)范公司?檔案資料管?理工作，保?證檔案的完?整性及保密?性，理順工?作程序，明?確工作職責(zé)?，杜絕資料?流失，特制?定本制度。?第二條檔?案管理機(jī)構(gòu)?及其職責(zé)?1、公司檔?案工作實(shí)行?二級(jí)管理，?一級(jí)管理是?指公司綜合?辦公室的統(tǒng)?籌管理；二?級(jí)管理是指?各部門的檔?案資料管理?。2、綜?合辦公室負(fù)?責(zé)公司所有?檔案資料的?統(tǒng)一收集管?理，各部門?的內(nèi)勤負(fù)責(zé)?本部門檔案?資料的使用?管理。第?三條歸檔制?度1、凡?是屬于公司?戰(zhàn)略發(fā)展、?生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、?企業(yè)管理及?工程建設(shè)等?活動(dòng)，具有?查考利用價(jià)?值的文件、?制度、資料?均屬歸檔范?圍。2、?凡屬歸檔范?圍的文件資?料，均由公?司集中統(tǒng)一?管理。3?、歸檔的文?件資料，原?則上必須是?原件，原件?用于報(bào)批不?能歸檔或相?關(guān)部門保留?的，綜合辦?公室保存復(fù)?印件。4?、凡公司業(yè)?務(wù)活動(dòng)中收?到的文件、?函件承辦后?均要及時(shí)歸?檔；以公司?名義發(fā)出的?文件、函件?要留底稿及?正文備查。?5、業(yè)務(wù)?活動(dòng)中涉及?金融財(cái)稅方?面的資料，?由經(jīng)營(yíng)管理?部按《__?_會(huì)計(jì)法》?的相關(guān)規(guī)定?保存原件；?屬于人力資?源方面的資?料，由綜合?辦公室人力?資源保存原?件；屬于工?程建設(shè)方面?的，由工程?后勤部保存?原件。6?、公司對(duì)外?簽訂的經(jīng)濟(jì)?合同，應(yīng)由?經(jīng)營(yíng)管理部?及合同執(zhí)行?（或簽訂）?部門各保存?一份。特殊?情況只有一?份原件時(shí)，?由經(jīng)營(yíng)管理?部保存原件?。7、歸?檔范圍外的?資料包括各?部門收集的?客史檔案、?客情通報(bào)、?經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)分?析、部門下?發(fā)的內(nèi)部通?啟、工作聯(lián)?絡(luò)單、以及?經(jīng)營(yíng)部門的?小票等由各?部門自行保?管。第四?條檔案資料?保管制度?1、公司要?設(shè)立存放檔?案的專門庫(kù)?房，各部門?應(yīng)根據(jù)保存?檔案數(shù)量，?設(shè)置存放檔?案的箱柜，?并具備防火?、防潮、防?蟲等安全條?件。2、?檔案要分類?、分卷裝訂?成冊(cè)，保管?要有條理，?主次分明，?存放科學(xué)，?以便于查找?。3、根?據(jù)有關(guān)規(guī)定?及公司實(shí)際?情況，確定?檔案保存期?限，每年年?終據(jù)此進(jìn)行?整理、剔除?。4、經(jīng)?確定需銷毀?的檔案，由?檔案管理員?編造銷毀清?冊(cè)，經(jīng)公司?領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)?人員會(huì)審批?準(zhǔn)后銷毀。?銷毀的檔案?清單由檔案?員永久保存?。5、凡?公司工作人?員調(diào)離崗位?前必須做好?資料移交工?作，方可辦?理調(diào)動(dòng)手續(xù)?。第五條?檔案資料保?存期限1?、凡是由公?司名義發(fā)出?的文件、請(qǐng)?示、___?、通報(bào)、管?理制度、工?程建設(shè)等檔?案資料，以?及公司收到?的重要的文?件、___?、函件、相?關(guān)批復(fù)等資?料永久保存?。2、凡?是涉及金融?財(cái)稅方面的?資料、經(jīng)營(yíng)?合同等保存?期限嚴(yán)格按?照《___?會(huì)計(jì)法》的?相關(guān)規(guī)定保?存。3、?在各部門存?放的由部門?下發(fā)的內(nèi)部?通啟、工作?聯(lián)絡(luò)單，保?存期限為一?年。營(yíng)業(yè)小?票、預(yù)訂單?、客情通報(bào)?等在核對(duì)清?楚業(yè)務(wù)已完?結(jié)的情況下?，保存期限?為半年，業(yè)?務(wù)仍未完畢?的可酌情延?長(zhǎng)。4、?各部門內(nèi)勤?要按保存期?限及時(shí)將本?部門保存的?檔案資料進(jìn)?行整理，經(jīng)?部門經(jīng)理審?核后，按要?求分類處理?。屬于歸檔?范圍的由部?門內(nèi)勤于年?末移交綜合?辦公室保存?；屬于部門?滿期存放的?內(nèi)部通啟、?工作聯(lián)絡(luò)單?等資料于年?末由內(nèi)勤移?交綜合辦公?室統(tǒng)一處理?；屬于預(yù)訂?單、小票、?客情通報(bào)等?資料于滿期?后由內(nèi)勤移?交經(jīng)營(yíng)管理?部統(tǒng)一處理?。第六條?檔案資料借?閱制度1?、檔案屬于?公司___?，未經(jīng)許可?不得外借、?外傳。外單?位人員未經(jīng)?公司領(lǐng)導(dǎo)批?準(zhǔn)不得借閱?。2、借?閱檔案資料?，須經(jīng)檔案?保管部門負(fù)?責(zé)人批準(zhǔn)。?閱檔必須在?指定的地方?，不得攜帶?外出。需要?借出檔案的?，須經(jīng)檔案?保管部門負(fù)?責(zé)人批準(zhǔn)。?3、借閱?檔案，必須?履行登記、?簽收手續(xù)。?4、借出?檔案時(shí)，要?規(guī)定歸還時(shí)?間（原則上?不超過一周?）。過期由?檔案管理員?及時(shí)催還。?需要長(zhǎng)期借?出的，須經(jīng)?分管副總經(jīng)?理批準(zhǔn)。?5、借閱檔?案資料者必?須妥善保管?檔案資料，?不得任意轉(zhuǎn)?借或復(fù)印、?不得拆封、?損污文件，?歸還時(shí)保證?檔案材料完?整無損，否?則，追究當(dāng)?事人責(zé)任。?6、借出?檔案材料，?因保管不慎?丟失時(shí)，要?及時(shí)追查，?并報(bào)告主管?部門及時(shí)處?理。7、?重要檔案、?___檔案?不得借閱，?必須借閱的?要經(jīng)分管副?總經(jīng)理同意?，必須外借?的，由總經(jīng)?理審批。?第七條注意?事項(xiàng)在日?常文件資料?使用時(shí)，需?加蓋印章的?要嚴(yán)格印章?的使用規(guī)范?。（范本）?公司各部門?的印章只限?于公司內(nèi)部?使用。需加?蓋公司印章?的要按要求?履行相關(guān)審?批手續(xù)。對(duì)?于無用或作?廢的文件資?料凡加蓋印?章、有公司?領(lǐng)導(dǎo)簽字和?客戶信息的?該頁(yè)不得轉(zhuǎn)?為他用，應(yīng)?做銷毀處理?。第八條?本制度從下?發(fā)之日起執(zhí)?行。第二?篇：公司檔?案管理資料?四、歸檔要?求1、檔?案質(zhì)量總的?要求是。遵?循文件的形?成規(guī)律和特?點(diǎn)，保持文?件之間的有?機(jī)聯(lián)系，區(qū)?別不同的價(jià)?值，便于保?管和利用。?2、歸檔?的文件材料?種數(shù)、份數(shù)?以及每份文?件的頁(yè)數(shù)均?應(yīng)齊全完整?。3、在?歸檔的文件?材料中，應(yīng)?將每份文件?的正件與附?件、印件與?定稿、請(qǐng)示?與批復(fù)、轉(zhuǎn)?發(fā)文件與原?件，分別立?在一起，不?得分開，文?電應(yīng)合一歸?檔。4、?不同年度的?文件一般不?得放在一起?立卷；跨年?度的總結(jié)放?在針對(duì)的最?后一年立卷?；跨年度的?會(huì)議文件放?在會(huì)議開幕?年。5、?檔案文件材?料應(yīng)區(qū)別不?同情況進(jìn)行?排列，密不?可分的文件?材料應(yīng)依序?排列在一起?，即批復(fù)在?前，請(qǐng)示在?后；正件在?前，附件在?后；印件在?前，定稿在?后；其它文?件材料依其?形成規(guī)律或?特點(diǎn)，應(yīng)保?持文件之間?的密切聯(lián)系?并進(jìn)行系統(tǒng)?的排列。?6、案卷封?面，應(yīng)逐項(xiàng)?按規(guī)定用鋼?筆書寫，字?跡要工整、?清晰。五?、檔案管理?人員職責(zé)?1、按照有?關(guān)規(guī)定做好?文件材料的?收集、整理?、分類、歸?檔等工作。?2、按照?歸檔范圍、?要求，將文?件材料按時(shí)?歸檔。3?、工作人員?應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守?法、忠于職?守，努力維?護(hù)公司檔案?的完整與安?全。六、?檔案的利用?1、公司?檔案只有公?司內(nèi)部人員?可以借閱，?借閱者都要?填寫《借閱?單》，報(bào)主?管人員批準(zhǔn)?后，方可借?閱，其中非?受控文檔的?借閱要由部?門經(jīng)理簽字?批準(zhǔn)，受控?文檔的借閱?要由總經(jīng)理?簽字批準(zhǔn)。?2、檔案?借閱的最長(zhǎng)?期限為兩周?；對(duì)借出檔?案，檔案管?理人員要定?期催還，發(fā)?現(xiàn)損壞、丟?失或逾期未?還，應(yīng)寫出?書面報(bào)告，?報(bào)總經(jīng)理處?理。3、?必須嚴(yán)格保?密，不準(zhǔn)泄?露檔案材料?內(nèi)容，如發(fā)?現(xiàn)遺失必須?及時(shí)匯報(bào)，?追求責(zé)任。?4、不準(zhǔn)?拆卷及任意?抽、換卷內(nèi)?文件或剪貼?涂改其字句?等；不得任?意摘抄或?復(fù)制案卷內(nèi)?容，如確有?需要，必須?經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?才能摘抄或?復(fù)制。5?、必須愛護(hù)?檔案，保持?整潔，不準(zhǔn)?在檔案材料?中寫字、劃?線或作記號(hào)?等。6、?不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，?必須專人專?用。7、?用畢按時(shí)歸?還，如需延?長(zhǎng)借閱時(shí)間?，必須通知?檔案管理人?員另行辦理?續(xù)借手續(xù)。?第三篇：?檔案資料管?理制度檔案?資料管理制?度為了做?好工程及設(shè)?備檔案資料?的管理工作?，參照《建?設(shè)工程文件?歸檔整理規(guī)?范》等文件?的有關(guān)要求?，結(jié)合本公?司實(shí)際情況?和公司領(lǐng)導(dǎo)?對(duì)檔案管理?的相關(guān)要求?特制訂本檔?案管理制度?。（1）?歸檔范圍?主要為工程?和設(shè)備檔案?資料。a.?工程檔案是?指各類報(bào)批?文件（對(duì)政?府各行政部?門的各類報(bào)?批文件、回?復(fù)的批示文?件、對(duì)外發(fā)?文、對(duì)外接?收的文件）?、各類合同?（所有合作?合同、供給?合同、工程?合同以及各?合同的附件?、補(bǔ)充合同?，供應(yīng)商（?服務(wù)）單位?的報(bào)價(jià)資質(zhì)?資料、報(bào)價(jià)?商務(wù)資料及?報(bào)價(jià)匯總表?說明文件，?比價(jià)的考察?調(diào)研報(bào)告，?考察調(diào)研的?影像、照片?資料）、設(shè)?計(jì)資料及圖?紙、設(shè)計(jì)變?更與工程洽?商資料、監(jiān)?理文件、施?工日志、_?__、審計(jì)?結(jié)論及各種?驗(yàn)收證件、?檢測(cè)報(bào)告、?材料設(shè)備的?合格證及說?明書、施工?圖、財(cái)產(chǎn)移?交手續(xù)及其?他需要存檔?的文件等。?b.設(shè)備?檔案是鑒定?評(píng)價(jià)（儀器?）技術(shù)狀態(tài)?的科學(xué)資料?，是為保障?（儀器）設(shè)?備正常運(yùn)轉(zhuǎn)?并處于良好?狀態(tài)的重要?依據(jù)。檔案?員接收歸檔?本公司的各?類設(shè)備資料?。主要包括?計(jì)劃、選購(gòu)?階段的儀器?設(shè)備購(gòu)買申?請(qǐng)單、協(xié)議?、合同、重?要來往函件?、電文；開?箱驗(yàn)收階段?的裝箱單、?開箱驗(yàn)收單?、出廠合格?證書、出廠?精度檢驗(yàn)單?、圖樣、技?術(shù)手冊(cè)、使?用維護(hù)手冊(cè)?、說明書、?校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、?隨機(jī)備件圖?冊(cè)、軟件、?硬件部分的?文件材料、?開箱檢驗(yàn)記?錄；___?調(diào)試階段的?試車、試驗(yàn)?記錄、__?_驗(yàn)收單、?存在問題及?處理意見；?運(yùn)行及維護(hù)?修理階段的?設(shè)備儀器移?交使用部門?的附件和隨?機(jī)工具清單?、設(shè)備儀器?維護(hù)保養(yǎng)和?安全技術(shù)操?作規(guī)程、設(shè)?備儀器使用?記錄、設(shè)備?儀器保養(yǎng)情?況記錄、設(shè)?備儀器檢查?記錄及維修?記錄；改造?、更新階段?合理化建議?及處理結(jié)果?、設(shè)備儀器?改造、改裝?、更新的報(bào)?告與批復(fù)、?改進(jìn)、改裝?過程中形成?的圖樣、技?術(shù)文件、設(shè)?備儀器報(bào)廢?技術(shù)鑒定書?、請(qǐng)示及批?復(fù)文件、技?術(shù)鑒定及成?果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)?等各類文件?。（2）?檔案保密制?度a.檔?案工作人員?必須樹立高?度的保密觀?念，遵守公?司的各項(xiàng)保?密制度。b?.凡涉及不?宜公開的公?司___等?檔案，應(yīng)作?___保管?并嚴(yán)格控制?查閱范圍，?本公司人?員需要查閱?者，須經(jīng)本?公司主管領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)。?c.凡作_?__和內(nèi)部?管理的檔案?，應(yīng)嚴(yán)格履?行查閱審批?手續(xù)，嚴(yán)禁?擅自拍照和?復(fù)制，利用?者應(yīng)嚴(yán)格遵?守保密規(guī)定?，不得泄露?公司___?。d.對(duì)?確已無保存?價(jià)值的建設(shè)?工程和設(shè)備?檔案，列出?銷毀清冊(cè)，?經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)?審批后，由?銷毀人、監(jiān)?銷人銷毀，?并簽名注銷?。（3）?檔案工作人?員崗位職責(zé)?a.熱愛?檔案事業(yè)，?忠于職守，?遵紀(jì)守法，?勤奮學(xué)習(xí)，?具備檔案專?業(yè)知識(shí)。b?.負(fù)責(zé)本公?司建設(shè)工程?中形成的資?料和設(shè)備資?料的收集、?整理、立卷?、歸檔工作?，積極提供?利用，為各?項(xiàng)工作服務(wù)?。c.按?規(guī)定向當(dāng)?shù)?檔案館移交?應(yīng)進(jìn)館的檔?案。d.?積極主動(dòng)地?向上級(jí)主管?部門匯報(bào)檔?案工作情況?，接受其監(jiān)?督、檢查和?指導(dǎo)。e?.辦理領(lǐng)導(dǎo)?交辦的其他?檔案業(yè)務(wù)工?作。（4?）檔案管理?制度a.?非檔案管理?人員不得擅?自查閱檔案?柜里的案卷?，確因工作?需要，須經(jīng)?本公司主管?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同?意后方可查?閱。b.?檔案柜內(nèi)的?檔案要進(jìn)行?系統(tǒng)排列存?放，不準(zhǔn)堆?放與檔案無?關(guān)的東西，?做到完整安?全，存放有?序，查找方?便c.做?好檔案柜內(nèi)?“六防”（?防盜、防火?、防塵、防?陽光、防潮?、防鼠蟲蛀?）工作，平?時(shí)要勤檢查?、勤打掃、?保持檔案柜?衛(wèi)生整潔、?安全。d?.對(duì)檔案柜?所藏檔案要?進(jìn)行經(jīng)常檢?查，發(fā)現(xiàn)問?題及時(shí)采取?有效措施。?e.凡屬歸?檔范圍內(nèi)的?儀器設(shè)備的?全套隨機(jī)技?術(shù)文件，儀?器設(shè)備說明?書、樣本、?圖紙、技術(shù)?操作規(guī)程、?合格證及_?__調(diào)試等?材料若系一?式二份，應(yīng)?留一份存檔?；只有一份?的，將原件?存檔，復(fù)印?件隨機(jī)使用?。f.檔?案員負(fù)責(zé)儀?器設(shè)備檔案?的收集、整?理、保管、?利用和統(tǒng)計(jì)?工作。儀器?設(shè)備檔案內(nèi)?的文件材料?，要按時(shí)間?先后排列好?，用鉛筆編?寫頁(yè)號(hào)，凡?有文字的頁(yè)?面，都要編?號(hào)，正面編?在右上角，?背面寫在左?上角，然后?填寫好卷內(nèi)?目錄。（?5）檔案安?全制度a?.嚴(yán)格執(zhí)行?定期檢查和?進(jìn)出檔案清?點(diǎn)制度，檔?案柜實(shí)行專?人負(fù)責(zé)，鑰?匙應(yīng)妥善?保管，如有?丟失應(yīng)及時(shí)?匯報(bào)并采取?措施，非管?理人員不得?隨意翻閱檔?案柜里的檔?案。b.?每次長(zhǎng)假前?應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)?行全面檢查?，檔案柜加?貼封條，切?實(shí)消除安全?隱患。（?6）檔案資?料查閱利用?制度a.?本單位人員?借閱檔案、?資料須登記?，未履行登?記手續(xù)的，?檔案管理人?員不予提供?檔案、資料?。檔案資料?的借出時(shí)間?，不得超過?半個(gè)月，確?需繼續(xù)借閱?，必須辦理?續(xù)借手續(xù)。?對(duì)于關(guān)鍵性?和常用部分?的檔案應(yīng)使?用復(fù)印件，?盡量不用原?件，一般由?使用人復(fù)印?。b.檔?案、資料的?原件一般不?外借給其他?單位人員，?特殊情況需?要外借時(shí)，?須經(jīng)分管領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)，辦?理外借手續(xù)?并限期歸還?。借出的檔?案材料的原?件，借用人?要妥善保管?，不得毀壞?和遺失，按?期歸還，如?有損壞、遺?失，由借用?人負(fù)責(zé)。外?單位人員需?要復(fù)印檔案?柜里資料時(shí)?，須經(jīng)主管?領(lǐng)導(dǎo)同意后?方可進(jìn)行。?c.檔案?柜里有檔案?、資料需交?給其他單位?時(shí)應(yīng)填交接?單方可交付?。d.查閱?檔案時(shí)，嚴(yán)?禁吸煙，嚴(yán)?禁在文件材?料上劃線、?打勾、作記?號(hào)、折角等?，嚴(yán)禁涂改?和拆撕檔案?，違者且造?成檔案損毀?的，依法追?究當(dāng)事人行?政、法律責(zé)?任。e.?查閱檔案者?有義務(wù)將利?用效果反饋?給檔案管理?人員，以利?探索和總結(jié)?檔案利用工?作規(guī)律，更?好地為各項(xiàng)?工作服務(wù)。?（7）檔?案的收集?a.檔案管?理人員收到?公司內(nèi)部人?員或相關(guān)單?位人員給予?的資料應(yīng)及?時(shí)登記。b?.工程檔案?資料按項(xiàng)目?收集，檔案?應(yīng)按系統(tǒng)分?類統(tǒng)一存放?檔案盒貼上?標(biāo)簽并做電?子目錄方便?日后檢索。?c.設(shè)備?檔案資料按?名稱分類組?卷，將一組?內(nèi)容上具有?有機(jī)聯(lián)系的?材料組合成?一個(gè)保管單?位。卷內(nèi)文?件排列，依?照設(shè)備材料?的自然形成?過程排列并?做電子目錄?方便日后檢?索。d.?應(yīng)妥善保存?各類檔案和?資料，如發(fā)?現(xiàn)用途不明?的資料應(yīng)交?總工程師審?閱確定用途?。e.勘?察、設(shè)計(jì)、?施工、監(jiān)理?等單位向本?公司移交檔?案時(shí)，應(yīng)編?制移交清單?，雙方簽?字、蓋章后?方可交接。?f.項(xiàng)目?簽訂承包合?同中應(yīng)明確?規(guī)定工程檔?案資料和設(shè)?備資料編制?的責(zé)任范圍?、內(nèi)容、套?數(shù)、案卷質(zhì)?量標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)?間要求。施?工單位不按?時(shí)提交合格?竣工圖的不?算完成施工?任務(wù)。g?.本公司購(gòu)?置的設(shè)備儀?器的隨機(jī)全?套資料，由?拆箱負(fù)責(zé)人?收集齊全，?及時(shí)移交檔?案員，統(tǒng)一?積累和集中?保管。第?四篇：檔案?資料管理制?度檔案資料?管理制度?適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)?代化、規(guī)范?管理的需要?和上級(jí)關(guān)于?檔案工作有?關(guān)規(guī)定，結(jié)?合我公司的?實(shí)際情況，?現(xiàn)作如下規(guī)?定：一、?公司內(nèi)__?文件記錄、?合同文本、?技術(shù)圖紙、?工藝配方等?資料一律由?辦公室專人?負(fù)責(zé)收集、?整理、建檔?、保存。?二、公司所?屬各單位必?須堅(jiān)持文件?材料形成、?積累、整理?和歸檔的制?度，歸檔的?材料要齊全?、完整、字?跡工整、圖?樣清晰。?三、公司領(lǐng)?導(dǎo)及科室工?作人員因公?外出參觀學(xué)?習(xí)、考察、?參加各種會(huì)?議，所獲取?的文件材料?要按照歸檔?范圍的規(guī)定?及時(shí)交檔案?室歸檔。?四、因工作?需要借閱檔?案時(shí)，檔案?資料原則上?不得帶出檔?案室；特殊?情況下，報(bào)?請(qǐng)公司主管?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后?方可帶出時(shí)?，最多不超?過一個(gè)月，?如到期不能?歸還，嚴(yán)格?履行檢查程?序。五、?借閱人