高效會(huì)議管理(2016-05)

欠缺目標(biāo)目標(biāo)不清晰欠缺議題與會(huì)人選不當(dāng)（與會(huì)者太多或與會(huì)人太少）會(huì)議時(shí)間不當(dāng)（周一早上或者周六下午）會(huì)會(huì)通知時(shí)間不當(dāng)（太早通知開會(huì)或者太晚開會(huì)通知內(nèi)容欠周詳。想一想討論三分鐘會(huì)議為什么沒有實(shí)效?第一頁，共61頁。會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)

會(huì)議場地設(shè)備欠佳。與會(huì)者無準(zhǔn)備而來。未訂明會(huì)議終止時(shí)間或每一議案時(shí)間分配不當(dāng)。會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)開始。會(huì)議太多，致使與會(huì)者一聽說要開會(huì)，無不感覺厭煩。向來很少開會(huì)，致使每次會(huì)議議案堆積過多。

第二頁，共61頁。從事交誼活動(dòng)；

外界干擾；與會(huì)者發(fā)言離題；主席出難題；讓沒有必要留在會(huì)場的人員留在會(huì)場；猶豫不決；資料不充足，卻貿(mào)然決策；少數(shù)人壟斷會(huì)議；第三頁，共61頁。與會(huì)者與主持人發(fā)生沖突；與會(huì)者之間爭論；視聽器材發(fā)生故障；與會(huì)者欠缺熱心；會(huì)議超出預(yù)定的時(shí)間；主持人未能總結(jié)會(huì)議成果；與會(huì)者之間交頭接耳；與會(huì)者不表明真正感受或意見；第四頁，共61頁。欠缺會(huì)議記錄；不能對決議事項(xiàng)進(jìn)行追蹤。不能對會(huì)議成敗得失進(jìn)行檢討。不能及時(shí)解散已實(shí)現(xiàn)任務(wù)的臨時(shí)性委員會(huì)或工作小組。與會(huì)者對會(huì)議感到不滿。

最終到底就是沒有會(huì)議制度及流程第五頁，共61頁。練習(xí)題：

5月5日,客戶將50個(gè)樣品速遞到道豐公司后,要求道豐公司盡快按照樣品的形狀生產(chǎn)50萬雙鞋底,并于5月20日交貨.公司接到如此大的訂單有喜有憂,喜的是這筆訂單完成交貨后可以為公司帶來800萬元的利潤.憂的是:

在短短的15天內(nèi)做不出50萬雙產(chǎn)品,總經(jīng)理召集各部門主管開會(huì),要求業(yè)務(wù),計(jì)劃,生產(chǎn),質(zhì)量,研發(fā),采購等部門全力配合,完成生產(chǎn)任務(wù)和準(zhǔn)時(shí)交貨。請問:假如你是總經(jīng)理,你打算如何召開這次會(huì)議?第六頁，共61頁。課程綱要會(huì)前會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人會(huì)中會(huì)后感謝，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后跟蹤開場爭論達(dá)成總結(jié)第七頁，共61頁。會(huì)議的類型和目的制定決策

解決問題交流匯報(bào)第八頁，共61頁。會(huì)議是有必要的嗎？會(huì)議成本時(shí)間成本會(huì)議直接成本機(jī)會(huì)成本第九頁，共61頁。會(huì)議的十大致命傷沒有議程

跑題，偏離討論主題

主持人不能拍板決定

少數(shù)人壟斷發(fā)言，意見無法流暢地溝通

一言堂，與者迎合附會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的想法

第十頁，共61頁。會(huì)議的十大致命傷打斷別人，爭辯議而不決，沒有行動(dòng)計(jì)劃

與會(huì)人不對，與會(huì)議主題相關(guān)性不大；會(huì)議場所不佳，與會(huì)議人頻繁進(jìn)出，辦理與會(huì)議無關(guān)的事情，；與會(huì)者沒有充分準(zhǔn)備第十一頁，共61頁?！氨匾钡臅?huì)議

會(huì)議目的單純化會(huì)議資料有準(zhǔn)備會(huì)前先行溝通

書面解決無法當(dāng)場決定的事項(xiàng)報(bào)告內(nèi)容有紀(jì)要有負(fù)責(zé)會(huì)后考核工作的部門第十二頁，共61頁。前輪后輪會(huì)前準(zhǔn)備一個(gè)中心會(huì)議議程會(huì)后跟蹤一個(gè)中心兩個(gè)基本點(diǎn)第十三頁，共61頁。準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)問題的主要決策人能夠提供相關(guān)意見的人員為完成工作需要了解相關(guān)信息的人員將要負(fù)責(zé)執(zhí)行會(huì)議做出的決定的人員對問題負(fù)有義務(wù)，或存在利害關(guān)系，或起作用的人員什么人參加？第十四頁，共61頁。會(huì)議規(guī)范流程開始?xì)g迎會(huì)議目的議程時(shí)間安排規(guī)章制度議程一：分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生主意/做決定/確認(rèn)行動(dòng)小結(jié)議程二議程三結(jié)束會(huì)議總結(jié)

安排下次會(huì)議跟進(jìn)會(huì)議紀(jì)要跟進(jìn)計(jì)劃第十五頁，共61頁。準(zhǔn)備會(huì)議議程的要求會(huì)議開始時(shí)即討論重要議題,以免延誤時(shí)影響到后面重要議題。將尖銳議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會(huì)議造成挫折感。由重要到不重要由不尖銳到尖銳由容易到困難練習(xí)：會(huì)議議程內(nèi)容和格式第十六頁，共61頁。會(huì)議準(zhǔn)備工具：思維導(dǎo)圖第十七頁，共61頁。會(huì)議準(zhǔn)備工作核對清單高效會(huì)議在開始之前就開始了1.了解會(huì)議的目的2.是否一定要開會(huì)3.確定會(huì)議的形式4.安排會(huì)議的議程5.決定會(huì)議的時(shí)間6.確定會(huì)議的主持人7.決定會(huì)議的地點(diǎn)8.研究會(huì)場如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽12.是否安排交通工具13.是否安排與會(huì)者住宿14.是否發(fā)出了會(huì)議通知15.確定視聽材料16.確定輔助教材17.準(zhǔn)備會(huì)場周邊位置圖18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料19.確定相關(guān)資料20.是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知第十八頁，共61頁。籌備工作的方方面面會(huì)議主題時(shí)間地點(diǎn)負(fù)責(zé)人預(yù)算邀請通知嘉賓參會(huì)者報(bào)到接送第十九頁，共61頁。籌備工作的方方面面會(huì)場會(huì)議資料用餐宴會(huì)住宿演出展臺(tái)參觀旅游第二十頁，共61頁。會(huì)議進(jìn)程會(huì)前會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人會(huì)中會(huì)后感謝，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后跟蹤開場爭論達(dá)成總結(jié)第二十一頁，共61頁。如何開場會(huì)議期待議程會(huì)議目的

介紹背景第二十二頁，共61頁。主持人的守則與責(zé)任營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論的內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保持中立態(tài)度第二十三頁，共61頁。與會(huì)者的守則與責(zé)任會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任保持開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多地獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不進(jìn)行人身攻擊避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語言會(huì)后總結(jié)第二十四頁，共61頁。會(huì)議進(jìn)程會(huì)前會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人會(huì)中會(huì)后感謝，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后跟蹤開場爭論達(dá)成總結(jié)第二十五頁，共61頁。換位思考職場溝通3Ａ模型

AskingQuestions問問題Activelistening積極傾聽Advocacy陳述意見第二十六頁，共61頁。積極傾聽的技巧什么是傾聽？傾聽與你是否同意其他人的講話是毫無關(guān)系的。傾聽就是接收到其他人所講的一切。傾聽就是理解其他人的想法。理解并不意味著接受。傾聽中的障礙聽的速度＞說的速度聽力測試1：商店打烊時(shí)第二十七頁，共61頁。學(xué)會(huì)聽要學(xué)會(huì)聽，首先要學(xué)會(huì)沉默把所有個(gè)人見解放在一邊聚精會(huì)神，不要走神注意一些非言語的示意動(dòng)作(沉默、手勢模仿、表示贊同、反對、思考、懷疑、有興趣或厭倦、以及身體疲乏等等的形體姿勢或動(dòng)作。)不加篩選地收集所有的觀點(diǎn)。第二十八頁，共61頁。采用合適的反饋方式傾聽能力測試2第二十九頁，共61頁。你是哪種反饋方式？傾聽了解演繹支持決定判斷復(fù)述第三十頁，共61頁。積極傾聽復(fù)述是用另一種表達(dá)方式重復(fù)對方剛說的話或者直接引用他的話或者用自己的語言重組對方的話把對方的原意保持完整第三十一頁，共61頁。積極傾聽就是告訴對方你對他的信息的理解！復(fù)述在這兩種情況下尤其有用當(dāng)你不確定對方的意思時(shí)當(dāng)對方給予的是重要的

感情上的信息時(shí)第三十二頁，共61頁。積極傾聽的八個(gè)方面贊賞性的點(diǎn)頭和恰當(dāng)?shù)谋砬閺?fù)述避免分心的手勢共情不要多說提問避免中途打斷目光接觸第三十三頁，共61頁。問題類型封閉式問題

你是哪里人？你多大啦？結(jié)婚了嗎？

……開放式問題

這種問題需要解釋和說明，同時(shí)向?qū)Ψ奖硎灸銓λ麄冋f的話很感興趣，還想了解更多的內(nèi)容第三十四頁，共61頁。引發(fā)討論的三種提問35以事實(shí)為中心的問題以團(tuán)隊(duì)為中心的問題以個(gè)人為中心的問題關(guān)鍵詞關(guān)鍵詞關(guān)鍵詞第三十五頁，共61頁。誘導(dǎo)性問題Leadingquestions多個(gè)問題Multiplequestions批評性問題CriticizingQuestions妨礙討論的提問“您難道不認(rèn)為我們應(yīng)該參與該業(yè)務(wù)嗎？”問題的定義是什么？最可能的原因有哪些？應(yīng)該采取什么措施?“為什么我們需要這么長時(shí)間才能完成這個(gè)項(xiàng)目？”“小張，保證進(jìn)度真的這么困難嗎？妨礙討論的三種提問第三十六頁，共61頁。提問題時(shí)常見的問題問題過于寬泛開始的問題太難問引導(dǎo)性問——是最封閉的問題提批判型問題找不到提問的內(nèi)容第三十七頁，共61頁。通過問問題進(jìn)行深入探討Probe提出概括性的開放式問題使被提問者能夠用不同方式回答。示例:“我們現(xiàn)在這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展怎樣？”提出具體的開放式的問題集中在關(guān)鍵點(diǎn)以獲得具體信息。示例:“這個(gè)新設(shè)計(jì)有哪些優(yōu)點(diǎn)？”提出封閉式問題確認(rèn)您的理解的準(zhǔn)確性。示例:”八層板是否能使橫梁的支撐力提高一倍？”（如果不能，重新開始該流程。）第三十八頁，共61頁。深入探討問題舉例問：會(huì)議進(jìn)行得怎么樣？(概括性和開放式問題)答：會(huì)議時(shí)間太長！問：今后我們可能采取什么措施改進(jìn)會(huì)議？(具體和開放式的問題)答：我們可以使用會(huì)議議程。問：哪種議程最有用？您有什么看法？(具體和開放式的問題)答：我認(rèn)為應(yīng)當(dāng)一起討論會(huì)議議程并制定合理時(shí)間限制。問：您是否認(rèn)為下次會(huì)議開始時(shí)用10分鐘來制訂一個(gè)合理議程會(huì)有幫助？(封閉式問題)答：是的。但您必須確保大家能夠在時(shí)間限制內(nèi)發(fā)言完。第三十九頁，共61頁。40清晰，完整表達(dá)自己的感受：Advocacy陳述意見___________________

5個(gè)口信_(tái)__________________看見/聽見(seeing/hearing)當(dāng)我看/聽的時(shí)候感受(feeling)我感覺因?yàn)槲?becauseI)因?yàn)槲蚁胍?需要,我認(rèn)為現(xiàn)在我希望(nowIwant)現(xiàn)在/然后,我要/希望

以便(sothat)以便練習(xí)：你已發(fā)現(xiàn)小張?zhí)峤坏臄?shù)據(jù)分析報(bào)告有多處錯(cuò)誤，而且

這已經(jīng)是第三次出現(xiàn)類似的錯(cuò)誤，你準(zhǔn)備和他聊一下第四十頁，共61頁。如何提供反饋——反饋步驟以具體語言描述行為說明此行為的后果征求對方或團(tuán)隊(duì)的確認(rèn)幫助制定計(jì)劃以繼續(xù)或停止該行為使用正面反饋表揚(yáng)有效行為第四十一頁，共61頁。42有效反饋技巧Descriptive描述Well-Timed及時(shí)Solution建議Verifiable證實(shí)Owned-"I-Message“我給出反饋Specific具體“賞不逾時(shí)，欲民速得為善之利也．罰不遷列，欲民速睹為不善之害也第四十二頁，共61頁。干預(yù)的方法M.E.T.H.O.D.M —Mirror

說明E —Evaluate

評價(jià)T —Transfer

轉(zhuǎn)移H —Help

幫助O —Outline

總結(jié)D —Decide 決策第四十三頁，共61頁。會(huì)議進(jìn)程會(huì)前會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人會(huì)中會(huì)后感謝，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后跟蹤開場爭論達(dá)成總結(jié)第四十四頁，共61頁。理性決策模型識(shí)別決策問題確認(rèn)決策標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)備選方案選擇備選方案實(shí)施備選方案評估決策結(jié)果第四十五頁，共61頁。決策方式一致通過法多數(shù)票通過法領(lǐng)導(dǎo)決定法決定阿羅悖論第四十六頁，共61頁。影響群體決策的因素心理定勢自尊、自信從眾行為合理化動(dòng)機(jī)權(quán)威效應(yīng)責(zé)任擴(kuò)散、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移第四十七頁，共61頁。會(huì)議成功的小竅門采用頭腦風(fēng)暴法（Brainstorming）竅門一視頻案例：頭腦風(fēng)暴第四十八頁，共61頁。學(xué)員演練德爾菲法(DelphiMethod)第四十九頁，共61頁。決策制定會(huì)議，一定要把方案的提出與方案的評價(jià)分開竅門二奧美廣告─大人閉嘴請吃棒棒糖第五十頁，共61頁。讓每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)竅門三第五十一頁，共61頁。會(huì)議室放置一個(gè)活頁板/白報(bào)紙架/白板竅門四郭三條麥肯錫思維導(dǎo)圖第五十二頁，共61頁。