物資材料出入庫及庫房庫存?zhèn)}庫管理軟件使用手冊

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二、操作員及權(quán)限添加、刪除使用本軟件的操作員，授權(quán)他們可以使用哪些功能。此功能只有系統(tǒng)管理員可以使用。1．進入界面單擊主界面【文件】菜單，選擇其中的【操作員及權(quán)限】，出現(xiàn)畫面如右圖：2．添加操作員單擊【添加】按紐，彈出對話框，輸入操作員的登陸名、密碼、驗證密碼、姓名、聯(lián)系方式和備注，選擇操作員的權(quán)限，單擊【確定】完成添加。3．操作員的屬性點擊選中操作員，單擊【屬性】按紐(也可雙擊某個操作員)，彈出操作員屬性對話框，重新設(shè)置密碼或操作權(quán)限，單擊【確定】完成修改。4．刪除操作員點擊選中操作員，單擊【刪除】按紐即可。三、操作員與倉庫權(quán)限設(shè)置操作員的倉庫管理權(quán)限，授權(quán)對許可的倉庫進行出入庫登記操作。單擊【文件】中的【操作員與倉庫權(quán)限】，出現(xiàn)界面如右：選擇某個操作員，在右側(cè)設(shè)置操作員對倉庫的管理權(quán)限。點擊【確定】按鈕完成操作。四、初始化數(shù)據(jù)單擊【文件】菜單，選擇【初始化數(shù)據(jù)】，出現(xiàn)界面如右：選擇將要清除數(shù)據(jù)的范圍，點擊【確定】清除。只有系統(tǒng)管理員才有此功能的操作權(quán)限，一般只需要在初次使用時進行。注意：數(shù)據(jù)清除后將不可以恢復(fù)，見對話框中的警告提示五、備份設(shè)置與恢復(fù)單擊【文件】菜單，選擇【備份設(shè)置與恢復(fù)】，出現(xiàn)界面如右：1．備份計劃選擇您的備份計劃，設(shè)置備份目錄，系統(tǒng)將根據(jù)您的計劃自動完成備份工作，注：備份目錄必須是已經(jīng)存在的，且每天只產(chǎn)生一個備份文件。2．手工備份單擊【備份】按紐，彈出【另存為】對話框，選擇您的備份文件名。點擊【保存】完成操作。3．?dāng)?shù)據(jù)恢復(fù)單擊【恢復(fù)】按鈕，彈出【打開】對話框，選擇將要恢復(fù)的備份文件，點擊【打開】按紐，系統(tǒng)提示恢復(fù)，單擊【確定】完成操作。六、從舊版中升級單擊【文件】菜單，選擇【從舊版中升級】，出現(xiàn)界面如右圖：選擇您要升級的數(shù)據(jù)版本，單擊【確定】按紐開始升級。注意：舊版本數(shù)據(jù)庫文件必須在軟件的同個文件夾內(nèi)，且文件名不能改變。七、重新登陸單擊【文件】菜單，選擇【重新登錄】，出現(xiàn)畫面如右：選擇您要切換的登陸名，輸入密碼，點擊【確定】按紐重新登錄系統(tǒng)。八、更改我的密碼單擊【文件】，選擇【更改我的密碼】，出現(xiàn)界面如右：輸入當(dāng)前密碼、新密碼，然后對新密碼進行驗證，單擊【確定】按紐完成密碼修改。九、設(shè)置我的個人桌面單擊【文件】菜單，選擇【設(shè)置我的個人桌面】，出現(xiàn)界面如右：選擇你所常用的功能菜單，單擊【確定】完成操作，系統(tǒng)將把選中的菜單，放在主界面上。十、退出系統(tǒng)單擊【文件】菜單，選擇【退出系統(tǒng)】即可。第三章資料資料菜單用于設(shè)置企業(yè)的基礎(chǔ)信息，包括倉庫設(shè)置、貨品資料、供貨商資料、客戶資料、公司概況、部門或外加工戶、員工資料和常用選項、出入庫類型設(shè)置。一、倉庫資料企業(yè)可以根據(jù)自身的經(jīng)營特點，分別設(shè)置單個或多個倉庫，各倉庫可獨立核算，例如：原料庫、成品庫；或者杭州庫、溫州庫等。單擊【資料】菜單，選擇【倉庫】，出現(xiàn)界面如右：1．添加記錄點擊【添加】按鈕，彈出倉庫設(shè)置對話框，輸入倉庫【名稱】、【負(fù)責(zé)人】、【電話】、【備注】，點擊【確定】完成添加。2、修改記錄選中要修改的倉庫記錄，點擊【修改】按鈕，輸入要修改的項目，點擊【確定】按紐完成操作。3、刪除記錄選中要刪除的記錄，點擊【刪除】按鈕，彈出提示對話框，點擊【確定】按鈕刪除。注意：如果該倉庫在出入庫等業(yè)務(wù)登記中使用，則不允許被刪除。4、導(dǎo)入數(shù)據(jù)為了便于用戶輸入，系統(tǒng)支持通過Excel接口導(dǎo)入記錄，點擊【導(dǎo)入】按鈕，彈出導(dǎo)入對話框，如右圖所示：參照上行模版文件，在Excel中輸入倉庫記錄；選擇將要導(dǎo)入的Excel文件，點擊【下一步】；如右圖所示預(yù)覽將要導(dǎo)入的數(shù)據(jù)記錄，選擇導(dǎo)入的Excel表名，確認(rèn)后點擊【下一步】繼續(xù)，否則請點擊【上一步】按紐重新選擇源文件；如右圖所示選擇與【目標(biāo)字段】相對應(yīng)的【源字段】，如果沒有合適的源字段，對于非必填項目可以空白處理，否則必須選擇合適的源字段，或者退出向?qū)е匦戮幹艵xcel源文件，點擊【下一步】繼續(xù)；操作方法：點擊源字段下的編輯框，點擊編輯框最右側(cè)的【∨】按鈕，選擇與目標(biāo)字段相對應(yīng)的源字段。如右圖所示瀏覽將要導(dǎo)入的結(jié)果是否正確，點擊【完成】導(dǎo)入操作。（注：如果在導(dǎo)入過程中出現(xiàn)什么錯誤，那么極有可能是字段沒有正確對應(yīng)，或是選擇的導(dǎo)入文件格式不相符，請發(fā)源文件至技術(shù)支持support@）5、導(dǎo)出數(shù)據(jù)點擊【導(dǎo)出】按鈕，出現(xiàn)一個對話框，如右圖所示；在【可選項】中選擇將要導(dǎo)出的數(shù)據(jù)列，點擊【＞】，移到【已選項】，點擊【下一步】繼續(xù)；在【輸出格式】中選擇將要導(dǎo)出的文件格式，在【輸出位置】點擊【瀏覽】選擇將要導(dǎo)出的文件名，點擊【確定】完成導(dǎo)出操作。6、排序點擊【排序】按鈕，出現(xiàn)一個對話框，如右圖所示；雙擊欄目選擇排序方式，點擊【上移】或【下移】調(diào)整優(yōu)先順序，點擊【確定】按紐完成排序操作；排序有三種方式切換，分別是：升序、降序以及不排序(空白)。7、設(shè)置點擊【設(shè)置】按鈕，有添加、修改、刪除、排序、列選擇、保存表格樣式、導(dǎo)出到Excel文檔、導(dǎo)出到Html網(wǎng)頁文件。其中添加、修改、刪除、排序、導(dǎo)出與上述操作相同。點擊【設(shè)置】中的【列選擇】，出現(xiàn)一個對話框，如右圖所示；在數(shù)據(jù)列后的框中打√即可以在表格中顯示此列，否則將隱藏此數(shù)據(jù)列，單擊【確定】完成。需要保存對表格各列的調(diào)整，在下次打開時仍然生效，請單擊【設(shè)置】中的【保存表格樣式】。8、退出點擊【退出】按鈕關(guān)閉【倉庫】設(shè)置界面。二、貨品資料通過此功能設(shè)置企業(yè)的存貨資料，包括存貨分類體系，貨號、品名、規(guī)格、單位等信息，但不包含存貨的數(shù)量及金額信息；單擊【資料】菜單，選擇【貨品】，出現(xiàn)界面如右：1、存貨分類位于左側(cè)的分類樹，其中包括【已分類】與【未分類】，在【已分類】下面點擊【＋】可展開子分類，如右圖所圈部分。在【已分類】中添加子分類，具體方法是：單擊選中【已分類】或其下子類，單擊【分類】按紐，彈出子菜單，選擇【新添分類】，彈出右圖，輸入子類名稱，單擊【確定】完成操作。單擊選中子分類，單擊【分類】按紐，彈出快捷菜單，可以選擇【重命名】或【刪除】操作。子類刪除后的貨品記錄將被更新到【未分類】中。2、歸類多選或單選您要歸類的貨品記錄，單擊【歸類】按鈕，彈出存貨分類對話框，選擇您要歸類的類別，點擊【確定】完成操作。3、點擊【添加】或【修改】按紐，彈出右圖所示，在類別處選擇所屬分類，品名及規(guī)格等下拉選項可以在“常見選項”中配置，項目標(biāo)簽名稱可以在“系統(tǒng)設(shè)置”中更改，出入庫單價在編制單據(jù)時，可以做為輸入?yún)⒖?，庫存上下限用于報警控制，輸入相關(guān)信息【確定】保存；4、搜索選擇您要搜索的項目，輸入搜索內(nèi)容，貨品記錄中將顯現(xiàn)與值相符的數(shù)據(jù)行。如：搜索品名，值為1，就可出現(xiàn)與1有關(guān)的貨品記錄。5、有關(guān)導(dǎo)入、導(dǎo)出、刪除、排序、打印、設(shè)置功能請參照【倉庫資料】界面中的說明。6、退出點擊【退出】按鈕關(guān)閉【貨品資料】界面。三、供貨商資料此功能設(shè)置供貨商資料(即供貨單位)，便于今后操作時引用，單擊【資料】菜單，選擇【供貨商】，出現(xiàn)界面如右：此功能界面及操作方法與【倉庫資料】的類似，可參照以上說明操作。其中【搜索】可參照【貨品】中的步驟說明。四、客戶資料此功能設(shè)置客戶資料(即收貨單位)，單擊【資料】菜單，選擇【客戶】，出現(xiàn)界面如右：此功能界面及操作方法與【倉庫資料】相似，可參照以上說明操作。其中搜索欄可參照【貨品】中的說明。五、公司信息此項資料要求軟件使用者將所在公司的相關(guān)信息錄入其中，錄入完畢后按【確定】按鈕完成操作，界面如右所示：六、部門或外加工戶資料單擊【資料】菜單，選擇【部門或外加工戶】，出出現(xiàn)界面如右，用于設(shè)置收發(fā)部門或外協(xié)加工單位；操作步驟及方法同【倉庫資料】。七、員工資料單擊【資料】菜單，選擇【員工】，出現(xiàn)界面如右：操作步驟及方法參見【倉庫資料】。八、常用選項常用選項是對貨品資料等編輯界面中的一些下拉選項進行配置，方便快捷選擇錄入。單擊【資料】菜單，選擇【常用選項】，出現(xiàn)界面如右：選擇要配置的類別，輸入項目，一行一個，點擊【確定】保存。九、出入庫類型根據(jù)企業(yè)實際業(yè)務(wù)，設(shè)置出入庫類型，例如生產(chǎn)型企業(yè)常見有原料入庫、半成品入庫、成品入庫、領(lǐng)料出庫、銷售出庫、維修入庫、維修出庫等。單擊【資料】菜單，選擇【出入庫類型】，出現(xiàn)界面如右：操作步驟及方法參考【倉庫資料】進行。第四章業(yè)務(wù)維克倉庫管理系統(tǒng)支持貨品的入庫、出庫、調(diào)撥、盤點業(yè)務(wù)，以及庫存結(jié)轉(zhuǎn)功能。一、入庫單入庫單主要提供企業(yè)收貨入庫登記，存貨數(shù)量及金額增加，包括反方向收貨退庫，存貨減少；單擊【業(yè)務(wù)】菜單，選擇【入庫單】，出現(xiàn)界面如右；常見業(yè)務(wù)類型有：采購收貨入庫：此種類型一般需要填寫對方供貨單位、收貨倉庫、經(jīng)手人及部門；成品生產(chǎn)入庫：此種類型一般需要填寫生產(chǎn)部門、收入倉庫、批號及經(jīng)手人等信息；對于收貨退庫業(yè)務(wù)，方向應(yīng)選擇為“退貨”；1、新建入庫單單擊【新建】按紐，界面處理編制狀態(tài)，如如右圖所示，根據(jù)業(yè)務(wù)情況輸入：（1）．日期：系統(tǒng)自動生成當(dāng)天日期；（2）．倉庫：選擇收貨倉庫；（3）．類型：選擇業(yè)務(wù)類型；（4）．方向：收貨還是退貨。（5）．經(jīng)手人：選擇職員；（6）．單位：選擇供貨的廠商；（7）．單號：根據(jù)情況填寫或空置；（8）．批號：根據(jù)情況填寫或空置；（9）．備注：填寫需要備注的事項；（10）．添加明細(xì)：在已有的貨品資料中，雙擊選擇；輸入添加貨品的數(shù)量、單價及金額，或者根據(jù)“系統(tǒng)設(shè)置”中的配置進行自動計算；（11）．逐一添加所有明細(xì)后，點擊【保存】按紐完成新建操作，系統(tǒng)自動生成入庫單編號。2、審核入庫單打開某單據(jù)，單擊【審核】按鈕，界面處于審核狀態(tài)，此時單據(jù)不能修改，除非審核人再次單擊【棄審】取消審核。3、打印入庫單當(dāng)單據(jù)處理非編輯狀態(tài)時，可以單擊【打印】按鈕，彈出打印對話框，選擇打印的樣式，單擊【預(yù)覽】彈出打印窗口，單擊【設(shè)計】彈出設(shè)計窗口，有關(guān)報表設(shè)計請參照相關(guān)說明。預(yù)覽圖如右所示。4、查找入庫單當(dāng)單據(jù)處理非編輯狀態(tài)時，可以單擊【查找】按鈕，彈出查找對話框，輸入查找條件，單擊【查詢】按鈕，選擇需要打開的記錄，單擊【確定】按鈕打開；也可以單擊【上一單】及【下一單】按鈕來瀏最近輸入的單據(jù)。5、刪除入庫單打開您要操作的入庫單，單擊【刪除】按鈕，彈出提示框，【確定】刪除即可；只有相應(yīng)制單人才能進行此操作。6、修改入庫單打開您要操作的入庫單，直接修改相應(yīng)項目，單據(jù)處理編輯狀態(tài)，單擊【保存】完成修改；只有相應(yīng)制單人才能進行此操作。7、退出入庫單單擊【退出】按鈕關(guān)閉入庫單界面，如果單據(jù)處于編制狀態(tài)，則提示保存或取消操作。二、出庫單出庫單主要提供企業(yè)發(fā)貨出庫登記，存貨數(shù)量及金額減少，包括反方向發(fā)貨退庫，存貨增加；單擊【業(yè)務(wù)】菜單，選擇【出庫單】，出現(xiàn)界面如右；常見業(yè)務(wù)類型有：銷售出庫：此種類型一般需要填寫收貨方單位、發(fā)貨倉庫、經(jīng)手人及部門；領(lǐng)用出庫：此種類型一般需要填寫領(lǐng)用部門、領(lǐng)出倉庫及經(jīng)手人等信息；對于發(fā)貨退庫業(yè)務(wù)，方向應(yīng)選擇為“退貨”；出庫單界面及操作方法類似于入庫單，可參照入庫單說明。注1：當(dāng)發(fā)貨數(shù)量大于庫存數(shù)量，即引起負(fù)庫存時，系統(tǒng)將依據(jù)“系統(tǒng)設(shè)置”中的方式進行提醒或者不允許保存。注2：系統(tǒng)不允許同一張單據(jù)中存在兩條相同的明細(xì)記錄，避免錄單時重復(fù)輸入，對于不同價格的單據(jù)需要分單開據(jù)。三、調(diào)撥單擁有多個倉庫且需要獨立核算的企業(yè)，在倉庫之間進行貨品調(diào)撥時，應(yīng)使用此功能；單擊【業(yè)務(wù)】菜單，選擇【倉庫調(diào)撥】，出現(xiàn)界面如右：調(diào)撥單界面與操作類似于入庫單，可參照入庫單的步驟進行操作。注：其中【調(diào)出倉庫】與【調(diào)入倉庫】必須填寫。四、盤點單由于存貨數(shù)量較多、管理不善、自然損耗等原因，致使庫存數(shù)量與帳面數(shù)量不符。需要進行存貨清查，調(diào)整帳面數(shù)量，開制盤點單。單擊【業(yè)務(wù)】菜單，選擇【盤點單】，出現(xiàn)界面如右：庫存盤點單的界面及操作方法類似入庫單。可參照入庫單的步驟進行。注：在明細(xì)中的盤盈或盤虧只能填寫一欄，另一欄必須填零。五、庫存結(jié)轉(zhuǎn)由于企業(yè)持續(xù)經(jīng)營，輸入大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，需要進行清除結(jié)賬；單擊【業(yè)務(wù)】菜單，選擇【庫存結(jié)轉(zhuǎn)】，出現(xiàn)界面如右，選擇清除的截止日期，點擊【結(jié)轉(zhuǎn)】開始操作。注：系統(tǒng)將刪除截止日期前的所有單據(jù)數(shù)據(jù)，并將此日期的結(jié)存數(shù)據(jù)做期初保留。結(jié)轉(zhuǎn)前，請注意做好備份工作。第五章查詢【查詢】菜單主要包括的功能有：入庫匯總表、入庫明細(xì)表、出庫匯總表、出庫明細(xì)表、分倉庫存、庫存一覽表，用于查詢統(tǒng)計各個倉庫業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)和收發(fā)情況。一、入庫匯總表匯總?cè)霂鞓I(yè)務(wù)中各單據(jù)的貨品數(shù)量以及金額，系統(tǒng)自動減去退貨數(shù)據(jù)；單擊【查詢】菜單，選擇【入庫匯總表】，出現(xiàn)界面如右所示；輸入查詢條件，點擊【查詢】按紐打開數(shù)據(jù)，點擊【重置】按紐清除查詢條件，在【功能】菜單中，可以對數(shù)據(jù)表格進行配置，以及數(shù)據(jù)打印操作。查詢項目的說明：（1）．日期（始、止日）：入庫單上的業(yè)務(wù)日期，即時間段；（2）．選擇供貨的廠商；（3）．選擇倉庫；（4）．選擇部門；（5）．選擇入庫單的經(jīng)手人；（6）．選擇入庫類型；（7）．其它項目支持模糊查找功能，可置空，也可點擊旁邊【∨】或…按鈕進行選擇；二、入庫明細(xì)表查詢每一筆貨品的入庫記錄，查詢條件同匯總表；單擊【查詢】菜單，選擇【入庫明細(xì)表】，出現(xiàn)界面如右；入庫明細(xì)表界面和操作類似入庫匯總表，可參照入庫匯總表的步驟進行操作。注：單擊【功能】按紐，可選擇數(shù)據(jù)列，或者調(diào)出相應(yīng)單據(jù)。三、出庫匯總表匯總出庫登記中各貨品的出庫數(shù)量及金額，單擊【查詢】菜單，選擇【出庫匯總表】，出現(xiàn)界面如右；出庫匯總表界面和操作方法類似入庫匯總表，可參照入庫匯總表的說明進行操作。四、出庫明細(xì)表查詢貨品的每一筆出庫記錄，單擊【查詢】菜單，選擇【出庫明細(xì)表】，出現(xiàn)界面如右；出庫明細(xì)表界面和操作類似入庫匯總表，可參照入庫匯總表的說明操作。五、分倉庫存表分倉庫存表用于查詢各個倉庫的存貨數(shù)量及金額，單擊【查詢】菜單，選擇【分倉庫存】，出現(xiàn)界面如右；查詢項目：選擇倉庫；截止日期：系統(tǒng)自動顯示當(dāng)天日期；表示截止至此日期的倉庫存貨信息；選擇特定的貨品分類；不顯示零庫存：即不顯示庫存數(shù)量為0的記錄；不在安全庫存內(nèi)：即當(dāng)庫存數(shù)量小于庫存下限或大于庫存上限時顯示；其它項目支持模糊查詢，可