總結(jié)報(bào)告寫作技巧

演示文稿寫作技巧如果內(nèi)容很精彩，誰在乎他是否“看上去很美”？如果你已經(jīng)花了很多時間去做？這個輸出結(jié)果對業(yè)務(wù)對你有多重要？你希望你的工作如何被重視？“在我們賣房子之前，首先要有能力銷售自己！”為什么我們使用PowerPoint來做演講？淺顯的原因努力工作的證明比文本看上去更吸引人一個專業(yè)營銷人員的標(biāo)志深刻的原因用有力的業(yè)務(wù)討論來吸引聽眾加強(qiáng)理解和聚焦視線在問題、選擇、決策方面獲得統(tǒng)一意見在我們的環(huán)境里報(bào)告演講是經(jīng)常遇到的把有關(guān)你和你思維的信息發(fā)送給每個人能夠立刻把你是誰以及你如何思考等這樣的信息傳遞給每個人包含有價(jià)值的的信息含有寶貴——而且往往昂貴——的信息經(jīng)常在系統(tǒng)內(nèi)部廣泛交流在系統(tǒng)內(nèi)經(jīng)常進(jìn)行廣泛流通營銷團(tuán)隊(duì)形象的直接反應(yīng)是直接反映了營銷隊(duì)伍的形象今天，我們將側(cè)重于從兩個方面來報(bào)告講稿開發(fā)－幻燈片及投影片PowerPoint講故事的工具Slides故事的組成部分Presentation整個故事議程寫出有效的幻燈片原則/提示(30min)用圖表解說(20min)寫有影響力的報(bào)告（20分鐘）PowerPoint的寫作技巧（20分鐘）演示文稿寫作藝術(shù)演示文稿是一種把復(fù)雜信息轉(zhuǎn)換成簡單扼要、有效溝通的藝術(shù)5原則塑造好文章

Fiveprinciplesunderpinallgooddocumentwriting為你的觀眾而寫采用一個邏輯化和統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)簡化用事實(shí)支持論點(diǎn)說故事有效寫作的10個技巧徹底理解寫作的內(nèi)容和目的每頁一個觀點(diǎn)用標(biāo)題使觀點(diǎn)更為直接，從而吸引觀眾采用金字塔原則來創(chuàng)造邏輯結(jié)構(gòu)使用編號來擴(kuò)展結(jié)構(gòu)在視覺上強(qiáng)調(diào)你想觀眾去關(guān)注的地方簡單、簡單、再簡單－拿走所有不增加價(jià)值的元素杜絕錯誤理想的字體大小：14-16pt，最小10pt拷貝好的演示文件－使用它的風(fēng)格、順序、結(jié)構(gòu)和圖片等#1:徹底理解文章的內(nèi)容和目的

Thoroughlyunderstandthecontext&purposeoftheslideIfyouwritetheslide,YOUOWNIT…yourresponsibilityistogettheinformationyouneedtodoagoodjob

(AppliestoALLtypesofslides)如果你做幻燈片，你的職責(zé)就是得到所需要的全部信息來做好它！Who人物聽眾是誰？他們已經(jīng)知道多少了?他們?yōu)槭裁搓P(guān)心這事?他們需要被說服還僅僅是確認(rèn)?What事件你希望在你的報(bào)告里表現(xiàn)什么？

--在整個陳述中表現(xiàn)什么？--在整個會議中表現(xiàn)什么？采用什么樣的形式？Where地點(diǎn)報(bào)告提交到何處?在一個小型會議室？在一個500人的活動大廳？When時間什么時候提交報(bào)告并舉行會議?事先需要什么資料？事后將有哪些溝通？Why為什么為什么報(bào)告需要擺在首位？是否有更好的替代方案？#2:每頁一個觀點(diǎn)

KeeptoonepointperslideTHE

POINT如果你沒有一個觀點(diǎn)，不要這頁內(nèi)容如果你不知道建立哪個觀點(diǎn)，回到第一點(diǎn)如果你有幾個不同的觀點(diǎn)，把他們分在不同頁面如果你有互斥的觀點(diǎn)，你就沒有成功樹立你的觀點(diǎn)。Heis

ThePoint!#3:用標(biāo)題來吸引注意和抓住重點(diǎn)

Usetheheadlinetograbattentionandmakethepoint標(biāo)題說故事讀者只看標(biāo)題就可以有一個清晰的概念簡單，減少失去聽眾的風(fēng)險(xiǎn)一旦聽眾失去興趣，你就很難找回他們復(fù)雜和無邏輯的故事線會提高風(fēng)險(xiǎn)簡單但不是過分簡單的故事可降低風(fēng)險(xiǎn)使用標(biāo)題

快速創(chuàng)造和抓住聽眾的興趣作為誘惑點(diǎn)，把聽眾的注意力落到下面的文字上作為你的文章的故事板通常使用一個簡單的句子一行文字最佳兩行字最多了說些有意義的東西直接把注意力引到本頁重點(diǎn)例如：最好說“我們的市場份額在北方提升，而在南方保持”，而不是說“份額變化應(yīng)地區(qū)而改變”#3:用標(biāo)題來吸引注意和抓住重點(diǎn)

Usetheheadlinetograbattentionandmakethepoint目前中國老年人口相當(dāng)于日本全國人口注：1953、1964、1982、1990、2000年資料源于建國后五次人口普查資料；1985、1987年源于《中國社會統(tǒng)計(jì)資料》(1990)；1997年源于《中國統(tǒng)計(jì)年鑒》(1998年版)；2005年根據(jù)國家統(tǒng)計(jì)局2006年3月16日公布的2005年全國1%人口抽樣調(diào)查主要數(shù)據(jù)公報(bào)。#4:采用金字塔原則來創(chuàng)造邏輯結(jié)構(gòu)和流程

FollowthePyramidPrincipletocreatealogicalstructureandnaturalflowA.Keypoint

觀點(diǎn)B.Keyassertions

主論點(diǎn)C. Sub-assertions

分論點(diǎn)D. Evidence

論據(jù)觀點(diǎn)論點(diǎn)2

APyramidStructure一個金字塔結(jié)構(gòu)通常。金字塔結(jié)構(gòu)在信息溝通方面更為有效。論點(diǎn)1

寫作”金字塔原則”幻燈片需要你從觀點(diǎn)或結(jié)論出發(fā)，然后跟進(jìn)支持在未來五年內(nèi)，薄荷糖果消費(fèi)量預(yù)計(jì)將迅速增長

明年現(xiàn)有產(chǎn)能將達(dá)到飽和需要考慮增加產(chǎn)能，滿足需求把精力從吸引聽眾注意轉(zhuǎn)移到思想溝通上確認(rèn)觀眾會關(guān)注要點(diǎn)防止聽眾錯誤理解觀點(diǎn)或關(guān)系從金字塔的頂部開始，使聽眾能清晰高效地理解故事結(jié)構(gòu)我們應(yīng)該考慮新增產(chǎn)能，以滿足日益增長的需求在未來五年內(nèi)，薄荷糖果消費(fèi)量預(yù)計(jì)將迅速增長（年復(fù)合成長率30％）

明年現(xiàn)有產(chǎn)能將達(dá)到飽和

扭轉(zhuǎn)你的邏輯流金字塔原理例子11調(diào)研評估市場環(huán)境和東風(fēng)的能力3確定細(xì)分市場戰(zhàn)略、產(chǎn)品組合戰(zhàn)略及總體發(fā)展戰(zhàn)略2評估細(xì)分市場、產(chǎn)品組合的戰(zhàn)略選擇階段1.戰(zhàn)略的形成業(yè)務(wù)模式

調(diào)整組織調(diào)整45分析方案和目標(biāo)的可行性確定企業(yè)發(fā)展機(jī)會-整體思路-市場和產(chǎn)品戰(zhàn)略根據(jù)行業(yè)變化因素和關(guān)鍵成功因素分析能力差距預(yù)測采取戰(zhàn)略選擇后業(yè)務(wù)狀況，以及與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)之間存在的差距收入/利潤/投資風(fēng)險(xiǎn)/回報(bào)充分利用市場發(fā)展的機(jī)會縮小與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)之間的差距企業(yè)發(fā)展機(jī)會的最終排序發(fā)展戰(zhàn)略確定業(yè)務(wù)模式需要的變化以支持新的戰(zhàn)略確定業(yè)務(wù)重點(diǎn)的調(diào)整確定組織需要的優(yōu)化和調(diào)整確定戰(zhàn)略實(shí)施的先決條件金字塔原理例子23.4.1.2508年1、2月的價(jià)格下降有效穩(wěn)定住成交量，使市場占有率明顯回升。1.2.#5:使用題點(diǎn)來擴(kuò)展結(jié)構(gòu)

Usebulletpointstoaddstructure把長句變成信息點(diǎn)和短句，不但可以看起來考慮更周全，也會使讀者容易理解和記住。把長句變成信息點(diǎn)和短句：更好看容易閱讀和理解更容易記住#5:使用題點(diǎn)來擴(kuò)展結(jié)構(gòu)

Usebulletpointstoaddstructure180-200平米廚衛(wèi)裝修需求不滿及改進(jìn)方向180-200平方相對來說是對衛(wèi)生間和收納系統(tǒng)的重視程度高于廚房;而目前最多的不滿集中客衛(wèi)的設(shè)計(jì)及分類收納方面衛(wèi)生間收納系統(tǒng)廚房客衛(wèi)目前過于簡單,無法滿足主人的標(biāo)簽符號的需求體現(xiàn)舒適溫鑫加強(qiáng)裝飾性專門的客衛(wèi)空間（取消淋浴房）主衛(wèi)和次衛(wèi)：更加完備分類的收納系統(tǒng)保證美觀性玄關(guān)需要體現(xiàn)面子和檔次感收納系統(tǒng)要做到分類收納（特別是對于大件）對收納區(qū)間做到功能分隔，例如專門的儲物間，步入式衣帽間，洗衣房，工作陽臺廚房裝修問題相對不那么嚴(yán)重，需要加強(qiáng)享受性／情感性的設(shè)計(jì)如何在設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)方面體現(xiàn)品質(zhì)感可以考慮中島的設(shè)計(jì)#6:視覺突出你需要觀眾注視的部分

VisuallyemphasizewhereyouwanttheaudiencetolookVs.突出數(shù)據(jù)突出文本突出思路Vs.突出數(shù)據(jù)突出文本突出思路#6:視覺突出你需要觀眾注視的部分

Visuallyemphasizewhereyouwanttheaudiencetolook突出數(shù)據(jù)突出文本突出思路良性循環(huán)的市場營銷大投資拉動高消費(fèi)需求改善交易環(huán)節(jié)改善鋪貨大量利潤再投資良性循環(huán)的市場營銷高消費(fèi)需求大投資拉動改少交易環(huán)節(jié)改善鋪貨大量利潤再投資圖片能簡化思路并幫助強(qiáng)化觀點(diǎn)案例:#6:視覺突出你需要觀眾注視的部分

Visuallyemphasizewhereyouwanttheaudiencetolook#7:簡化，再簡化－拋棄所有無附加值的部分

Simplify,Simplify,Simplify–takeoutallelementsthatdonotaddvalue簡化文本使用題點(diǎn)bulletpoint刪除不必要的詞不必要的話

用最少的話可能表達(dá)了同樣的想法

用最少的話可能表達(dá)的理念一致

用最少的話

[空白]簡化圖片檢查圖片中的每個部分是否都有用刻度：有時沒必要，如果每個數(shù)據(jù)值已經(jīng)標(biāo)出，你通常并不需要在軸上標(biāo)出每5％一個標(biāo)簽，也許永遠(yuǎn)不需要標(biāo)題：永遠(yuǎn)需要資料來源：永遠(yuǎn)需要標(biāo)注人們難以一下子看完太多的東西，所以要留出一些空間，不要將頁面填滿#8:杜絕錯誤

AbsolutelyNoMistakes一個錯誤數(shù)字可以毀滅整篇文章的可信度這是你的報(bào)告……如果你自己不確定是否正確，請檢查#9:理想的字體大小為14-16磅，最小不低于10磅

Ideally14-16ptfont,minimum10pt題目,18pt如果你不能用1-2行的標(biāo)題和18pt字體，可能你的標(biāo)題是過于冗長，請考慮重新措辭主體文字,14-16pt頁面上的文本就是打算讀出來的人們并不關(guān)注較小的文字在一般的會議室用投影機(jī)進(jìn)行介紹，理想字體是14-16pt，最小的是12pt圖表中的數(shù)據(jù)和標(biāo)簽,10-12pt注解和來源說明,10pt如果你確實(shí)需要小于10磅的文字，說明你要說的東西太多了，應(yīng)重新考慮設(shè)定你的信息。議程寫出有效的幻燈片原則/提示(30min)用圖表解說(20min)寫有影響力的報(bào)告（20分鐘）PowerPoint的寫作技巧（20分鐘）一個圖表里的關(guān)鍵要素題目單位備注：資料來源：

數(shù)值名稱備注：資料來源：

題目單位標(biāo)題永遠(yuǎn)是最重要的，它告訴觀眾這些數(shù)據(jù)反映了什么。單位可表示圖表所示名稱（如"市場份額的趨勢，％"）類似的圖表中，刻度應(yīng)該統(tǒng)一起來

但如果只是顯示數(shù)值，刻度就并非總是必要的數(shù)據(jù)序列標(biāo)簽應(yīng)盡可能多地橫向表示所有圖表必須標(biāo)明數(shù)據(jù)來源；備注主要是用于提供有用的細(xì)節(jié)，并不是必須的除非只是為了顯示趨勢或比較，數(shù)據(jù)的數(shù)值通常是必須表示的一個圖表里的關(guān)鍵要素?cái)?shù)據(jù)表現(xiàn)的邏輯順序巧克力在西部地區(qū)的消費(fèi)量，1997年Tons噸(千)巧克力在西部地區(qū)的消費(fèi)量，1997年這個?或者這個IdahoMontanaNevadaS.DakotaWyoming為了突出數(shù)據(jù)強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)，你必須按升序或降序排列。合理的突出數(shù)據(jù)：給有意思的數(shù)據(jù)，如最高或最低的做下劃線。減少不必要的細(xì)節(jié)把所占比例小的統(tǒng)一歸為“其他類”保留一位小數(shù)位數(shù)，使圖表更清晰解說數(shù)據(jù)只要到必要的小數(shù)位數(shù)數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)太多，會制造出干擾并不利于信息的傳遞小數(shù)位數(shù)要統(tǒng)一保留盡可能少的小數(shù)位數(shù)百萬美元西部地區(qū)的媒體花費(fèi)這個？或者這個西部地區(qū)的媒體花費(fèi)西部地區(qū)的媒體花費(fèi)還是這個!源于經(jīng)驗(yàn)選擇合適的刻度確定刻度高度來滿足柱型圖的要求（如果有必要的話，為數(shù)據(jù)標(biāo)注留下足夠空間）對于有極端差異情況的數(shù)據(jù)，主動把數(shù)據(jù)分段并排出現(xiàn)的兩個圖表的刻度應(yīng)該是相匹配（具有可比性），或者是根本上不同的避免出現(xiàn)0到10和0到15這樣兩個表的比較，0-10和0-1000是可以的從百分比刻度來說，人們一般習(xí)慣于到100%避免出現(xiàn)0-90％，但可能出現(xiàn)小刻度，例如所有的數(shù)據(jù)都在40%以下源于經(jīng)驗(yàn)選擇合適的刻度亞洲可可豆加工機(jī)，1997年產(chǎn)量JumboPlant3Plant2Plant4Plant5Plant6亞洲可可豆加工機(jī)，1997年產(chǎn)量JumboPlant3Plant2Plant4Plant5Plant62550這個?還是這個!源于經(jīng)驗(yàn)提供必要的“補(bǔ)充資料”Tons(Mln)72不同場合的糖果消費(fèi)量ChristmasEaster復(fù)活節(jié)Mother’sDayValentine’sDay75正確……，但占有率有什么不同？（缺少占有率）品牌在不同地區(qū)占有率NorthEastSouthWestCentralOthers好……但絕對數(shù)值是多少？XXX賠付總額（95-00）US$’000哼…那么復(fù)合年增長率是多少呢？（缺少復(fù)合增長率的說明）為更好的進(jìn)行說明，圖表經(jīng)常需要“補(bǔ)充資料”并不總是需要，通常是案例考慮什么是接下來需要的信息，你看到這張圖自然會問的問題源于經(jīng)驗(yàn)提供必要的“補(bǔ)充資料”XXX賠付總額（95-00）US$’000Tons(Mln)72不同場合的糖果消費(fèi)量ChristmasEasterMother’sDayValentine’sDay75(17%)(25%)(26%)(32%)(11%)(35%)(19%)(36%)0.70.90.60.60.80.1RMS0.7Total1995-2000

CAGR=22%品牌在不同地區(qū)占有率NorthEastSouthWestCentralOthers為更好的進(jìn)行說明，圖表經(jīng)常需要“補(bǔ)充資料”并不總是需要，通常是案例考慮什么是接下來需要的信息，你看到這張圖自然會問的問題源于經(jīng)驗(yàn)使你的圖例更易解釋用某種方式做圖例說明，使數(shù)據(jù)更容易被識別。確保秩序是一樣的，自上而下對于折線圖和柱狀圖直接標(biāo)注如果報(bào)告是黑白的，這一切就更重要了不要只依靠PowerPoint的自動圖例說明源于經(jīng)驗(yàn)96102不同場合的巧克力消費(fèi)Tons(Mln)96102不同場合的巧克力消費(fèi)ThankyouDateBirthdayChristmasEasterMother’sDayValentine’sDay這個?或者這個!使你的圖例更易解釋源于經(jīng)驗(yàn)其他需要注意的…

為你的數(shù)據(jù)選擇適當(dāng)?shù)膱D表類型柱狀圖：適合表現(xiàn)比較和與基準(zhǔn)對照線圖：適合表現(xiàn)發(fā)展趨勢餅狀圖：適合表現(xiàn)比例雙垂直軸線：適合表現(xiàn)2維數(shù)據(jù)Merrimeko和氣泡：3維數(shù)據(jù)FIDOThisFIDOCanlooklike

this…當(dāng)數(shù)據(jù)名稱在縱向柱型圖上無法良好顯示時，可考慮使用橫向柱型圖不要隨意拉升你的圖表，注意保持正確的圖形比例各省（％）RandomProvinces(%)RandomProvinces(%)不要拉伸！使用橫向柱狀圖其他需要注意的…最后，考驗(yàn)著一個好的幻燈片還有你是否愿意站出來，并展示您的幻燈片給人看？在一個房間里，一對一地講？他是否愿意讓你把它講完？議程寫出有效的幻燈片原則/提示(30min)用圖表解說(20min)寫有影響力的報(bào)告（20分鐘）PowerPoint的寫作技巧（20分鐘）在做報(bào)告時需要知道的重要事項(xiàng)基本報(bào)告原則有立場告訴別人需要關(guān)注的原因有邏輯的陳述有明確的行動和后續(xù)方案會使聽眾發(fā)瘋的做法…150頁或更長的報(bào)告數(shù)據(jù)過多離題意識流（無數(shù)據(jù)或不務(wù)實(shí)）問題搖擺不定獨(dú)角戲（沒參與感）他喜歡…用圖像/圖表/數(shù)據(jù)支持直接有效的內(nèi)容支持做報(bào)告時的投入感加強(qiáng)報(bào)告影響力的11條

Ron’s11TipsToBuildPresentationImpact理解你的聽眾內(nèi)容越少越好每頁紙都有觀點(diǎn)準(zhǔn)確我信任你寫報(bào)告，不全是演說清理邏輯看起來舒服－“藝術(shù)指導(dǎo)”三分鐘原則聰明的重復(fù)運(yùn)用議程寫出有效的幻燈片原則/提示(30min)用圖表解說(20min)寫有影響力的報(bào)告（20分鐘）PowerPoint的寫作技巧（20分鐘）一些小竅門Tip#1:使用鍵盤快捷鍵Tip#2:移動/復(fù)制用Shift和CtrlTip#3:調(diào)整大小用Shift、Ctrl和組合鍵使用Tip#4:網(wǎng)格和參考線Tip#5:使用連接Tip#6:如果看上去可用一個文本框來解決，就用一個文本框Tip#7:在一個文本框里寫文字時，盡量少留空白Tip#8:使用“題點(diǎn)”來獲得最好效果Tip#9:使用行間距，而不是空白行Tip#1:使用快捷鍵因?yàn)樗瓷先チ钊擞∠笊羁桃驗(yàn)樗浅？煲驗(yàn)樗诠?jié)省自己時間的同時，也節(jié)省了與你一起工作的其他人的時間

時間就可以被用來關(guān)注更多其他的事情，比如工作和生活的平衡鍵盤快捷方式摘要快捷鍵說明Ctrl-A全選Ctrl-C復(fù)制Ctrl-X剪切Ctrl-V粘貼Ctrl-ZorF4撤銷Ctrl-D復(fù)制被選擇目標(biāo)Ctrl-Shift>增大選定區(qū)域的字號Ctrl-Shift<減小選定區(qū)域的字號Ctrl-B加粗所選區(qū)域Ctrl-U下劃線Ctrl-I斜體Ctrl-L(orR)靠左或右對齊Ctrl-E居中Shift-Enter增加一行快捷鍵說明Alt-R-GGroupallselectedobjectsAlt-R-UUngroupallselectedobjectsAlt-R-A-L(orR)AlignallselectedobjectsLeft(orRight)Alt-R-A-T(orB)AlignallselectedobjectsTop(orBottom)Alt-R-A-CAlignallselectedobjectsalongtheCenterAlt-R-A-MAlignallselectedobjectsalongtheMiddleAlt-R-A-HDistributeselectedobjectsevenlyalongaHorizontallineAlt-R-A-VDistributeselectedobjectsevenlyalongaVerticallineHome/EndMovecursortofrontofline,i.e.Home(orEndofline)Ctrl(or)Movecursortofrontofparagraph,i.e.Home(orEndofparagraph)Ctrl-ShiftHome/EndSelectalltextfromcursortofrontofline,i.e.Home(orEndofline)Ctrl-Shift(or)Selectalltextfromcursortofrontofparagraph(orEndofparagraph)個人覺得右邊部分基本不會用上Tip#2：移動/復(fù)制用Shift和Ctrl在拖動時單擊shift，目標(biāo)將固定地向某一個方向移動1+Shift在拖動時單擊Ctrl，將復(fù)制目標(biāo)到選定區(qū)域2+Ctrl3你可以同時使用shift和Ctrl+Ctrl+ShiftTip#3:調(diào)整大小用Shift和、Ctrl和組合鍵使用

Byhitting

theCtrlkeywhiledraggingthemouse,thescalingreferencepointwillbethecenter

oftheobject

When

resizinganobjectusingacornerhandle,theshiftkeywillmaintaintheaspectratiooftheoriginalobject1234

Toresizea groupofobjectsandthespacetheyoccupy,itisnecessarytogroupthem(Alt-R-G)

Youcan combineboththeCtrlandtheShiftkeystoresizeobjects,maintainingproportionswhileusingthecenterpointreference+Ctrl+Shift+Ctrl+ShiftTip#4:網(wǎng)格和參考線總是打開“網(wǎng)格和參考線”“對齊網(wǎng)格”可以幫助對照網(wǎng)格來控制目標(biāo)位置“對齊圖形”可以幫助控制把一個目標(biāo)和最靠近的目標(biāo)靠攏Demo

BOXDemo

BOXDemo

BOXDemo

BOXTip#5:使用連接器連接器是將各種物體連接起來的最有效的方式聯(lián)合使用連接器、對齊網(wǎng)格/圖形和各方向?qū)R按鈕(Alt-R-T/B/L/R)使用連接器吸附到網(wǎng)格或形狀，并對準(zhǔn)頂部/底部/左/右ThePointAssertion2

Assertion1

Tip#6:如果可放在一個文本框里，就放在一個文本框，便于修正1%28%11%18%30%20%8%20%20%31%SOS

‘04Volume

Share

‘048%20%17%11%44%SOS

‘011%34%10%14%40%Volume

Share

‘01好的例子不好的例子SOS

’01SOS

’04VolumeShare

’01VolumeShare

’048%20%1%1%20%8%34%28%17%20%10%11%11%2