第九章上司的日程

第九章上司的日程管理第一節(jié)日程管理的意義和內(nèi)容第一節(jié)日程管理的意義和內(nèi)容第二節(jié)日程管理的原則第三節(jié)制定日程表的方法第四節(jié)制定日程表的注意事項第五節(jié)日程表的管理CompanyName一、日程管理的意義1、合理安排時間2、提高工作效率3、減輕上司工作壓力4、避免工作失誤CompanyName二、日常管理的內(nèi)容

1234當天工作日程表交代內(nèi)容非常具體每周工作日程表常規(guī)內(nèi)容列出主要內(nèi)容月內(nèi)預定日程表

部門計劃內(nèi)容提綱年度預定日程表

單位計劃內(nèi)容概要CompanyName三、制定日程表的前提1、了解上司的日常工作、近期業(yè)務重點、作息習慣、身體狀況。2、優(yōu)化工作方法，細心觀察上司的工作習慣與做事風格，主動適應其工作節(jié)奏。3、了解公司業(yè)務發(fā)展情況，特別是上司負責的業(yè)務進展情況，留意上司近期的工作重點。4、定期與上司溝通，將下一階段有可能出現(xiàn)工作和其處理原則做好預案，在時間上留有余地。CompanyName第二節(jié)日程管理的原則一、兼顧效率與健康 （勞逸結(jié)合）（考慮年齡、壓力、情緒、工作強度、習慣）二、請上司事先確認（隨時添加上司自己約定和變更事宜）三、日程表適當保密（使用符號代替）上司的工作日程安排一般采用圖表形式，上司、秘書部門負責人、相關(guān)部門各一份。司機一般出遠差可以提供一份。CompanyName第三節(jié)制定日程表的方法上司的日常工作分為日常性工作和突發(fā)性工作。日常性工作是指事先有計劃的相對固定的工作，如開會、出差、接待客人等；突發(fā)性工作是指臨時安排的事情。上司的日程安排可分為年度計劃、本月計劃、本周計劃以及當天計劃等形式。CompanyName在所有的日程表中，當天的日程表要非常具體，如上司外出拜訪客戶，在把日程表交給上司時，提醒他不要忘了約會等一些重要工作；這張表必須在頭一天就讓上司確認；當天早晨上班后，復印一份讓上司再次確認。在約會時間到達前，提前一個小時再次提醒。

一周當中沒有事先計劃安排的時間段要預留，不要先把每天日程都排滿。CompanyName五、上司出差日程安排出差前要做專門的出差日程表，要考慮天氣、交通工具等因素對工作安排的影響，并做出相應的預案。出差日程安排要具體到吃、住、行程內(nèi)容、交通、離開、到達時間、地點、陪同人員等。分析案例。CompanyName第四節(jié)制定日程表的注意事項留有余地提高效率內(nèi)外兼顧第一第二第三CompanyName第五節(jié)日程表的管理一、應注意的問題1、不要懶于確認2、在時間上留有充分的余地3、上司不在時不能自行接受預約4、不能泄露上司的隱私CompanyName二、日程出現(xiàn)變更1、及時修改原日程表，給上司審核一下同意，通知有關(guān)部門作相應的調(diào)整。2、如果是在年度預定或當月預定這種時間范圍比較長的預定期間內(nèi)出現(xiàn)新的情況，秘書應根據(jù)這種突發(fā)事件對其他事件的影響，及時提醒上司注意；如果實在不能避免，要及時與對方和有關(guān)部門聯(lián)系，并對日程表進行修改，請上司確認；3、如果能夠?qū)︻A定的日程安排作相應的調(diào)整，比如對會場、旅館、交通工具等，應與有關(guān)方面進行聯(lián)系。4、如果上司聽取某部門的匯報時間延長，影響后面的工作安排，秘書就要用便箋等方式告訴上司，聽取上司的指示。CompanyName5、如果是拜訪客戶的話，在拜訪的前一天，秘書要用電話與對方再次確認見面的時間和地點。6、接到客戶方更改預定的請求時，要和上司商量后再調(diào)整日程，修改日程表。如果是自己一方希望更改預約，在向?qū)Ψ秸f明情況并且道歉之后，應和上司商量好，把上司希望的時間向?qū)Ψ教岢鰜怼?、當上司要求你更改日程，結(jié)果與客戶預約的時間發(fā)生沖突時，應將這種情況告知上司，請上司最后定妥。8、當需要將上司的私人約會和其它工作安排結(jié)合起來考慮時，作為秘書，你有必要了解上司私事的大致情況。但是，為了替上司保密，這種事情只應記在自己的筆記本上。

CompanyName三、提醒上司交談/匯報工作紙條（會客時）短信（不在辦公室）CompanyName第六節(jié)安排約見不宜安排緊急安排不宜安排1、上司快要下班的時候。2、上司出差剛回來。3、節(jié)假日過后上司剛剛上班。4、上司連續(xù)召開重要會議或活動。5、上司的身體