高效會議管理

高效會議管理你喜歡開會嗎？參與會議組織會議會議會讓你……工作時間被分割晚上加班取消或改期很多重要工作或客戶會議會讓你有顧慮……擔心會議沒效果擔心對會議執(zhí)行效果全部負責擔心與會者不滿意“開會，想說愛你不容易啊……”關于企業(yè)會議的調研進行時間：2009年4月調研對象：所有職能中心的總監(jiān)和經理，共25人，其中經理占64%，總監(jiān)占36%調研方式：問卷調研數(shù)據(jù)65%60%88%會議頻繁會議長度超計劃議而不決65%調研對象認為會議頻繁，每月參加非例會次數(shù)達16次以上的近30%。超60%的調研對象認為，會議經常不能準時結束88%的調研對象認為會議經常出現(xiàn)議而不決現(xiàn)象可以消除會議嗎？會議有它獨特的功能……顯示一個組織或一個部門的存在群體溝通的方式——融合意見凝聚共識集思廣益的渠道——眾多信息一次交流會議的意義“要的不是少開會，而是開高效的會”什么叫高效會議1.會議的含義2.會議的分類3.高效的含義1.會議前2.會議中3.會議后如何開高效會議以下我們會接觸到……上篇：什么叫高效會議會議的含義指3個或以上的人員（其中一個為主持人）為發(fā)揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通………………………………一對一的面談不算扎堆聊天的不是單向的不用功能決定會議的分類………….人數(shù)角色目的渠道按功能，會議劃分如下三類：解決問題的協(xié)調會政策性研究會交流會區(qū)分：有實質的、比較具體的困難或問題區(qū)分：已經有了初案，要研究可行性和合適度區(qū)分：只有一個模糊的方向，想研究出初步方案或征集看法和意見高效會議有哪些特征？目標能被實現(xiàn)目標能在最短時間內被實現(xiàn)有效果有效率有笑容與會者對會議感到滿意記?。焊咝h前提可開可不開的會堅決不開??！以下內容，哪些需要開會，哪些不要開會？某小區(qū)在雨季發(fā)生嚴重水浸事件，遭到業(yè)主投訴及索賠，需要出具索賠方案并解決水浸問題1要解決因欠某供應商貨款，供應商不提供驗收必要的資料，導致工程竣工驗收不能如期辦理的問題；2要集團各部門確認集團最新授權體系，以便頒布執(zhí)行；3總結第二季度的經營情況，計劃第三季度的工作重點；4要發(fā)布集團某職能部門負責人任命5YYNYN對臨時會議，在決定開會前問問自己三個“能不能”？能不能取消能不能與其他工作合并能不能用更簡便方式代替它？需要三個對象或以上交換意見安排的工作有上下游關系對例會例會的密度是可以改變的可根據(jù)業(yè)務的淡季和旺季減少和增加開會的頻率下篇：如何開高效會議一次糟糕的會議……請大家從如下場景中找出糟糕的表現(xiàn)？鏈接：視頻趙娟監(jiān)制、導演、拍攝、旁白、后期制作羅燕儀曾真田志勇黃志鵬肖時來公關部經理羅樂樂企化部經理園園法務部經理康正正銷售部經理灰灰客戶部經理林帥帥糟糕的表現(xiàn)有……目標不明確沒說明議程與會者無準備而來會議不能準時開始座位安排不對會議桌太大經常受外界干擾與會者有爭論與會者缺乏熱心沒會議紀要沒下文會議前會議中會議后會議前的準備會議中的控場會議后的跟進跨部門會，應誰來組織？兩種情況總辦來組織一般，開會所涉及內容的主導部門，“誰有困難誰主導”某小區(qū)在雨季發(fā)生嚴重水浸事件，遭到業(yè)主投訴及索賠，需要出具索賠方案并解決水浸問題。1要解決因欠某供應商貨款，供應商不提供驗收必要的資料，導致工程竣工驗收不能如期辦理的問題。2物業(yè)開發(fā)總結第二季度的經營情況，計劃第三季度的工作重點。4總辦集團層面例會集團領導召集的會議會議組織者的職責會議組織者的職責擬出會議方案會議后勤安排會議后的跟進記?。航M織會議意味一個責任的開始……會議的必備要素有哪些？填好這個表，就做好了會議方案會議主題會議主題即目標，應該表明“應實現(xiàn)什么”，而非應做什么例如：向員工宣傳新的請假程序VS讓員工了解新的請假程序當你收到以下主題的會議通知時，會想什么？召開關于項目管理提升的會議記?。簽榱吮苊鉄o意義的會，必須嚴禁設定過于抽象的議題會議議程解決問題的協(xié)調會政策性研究會交流會點明困難所在分析困難形成的原因針對原因討論解決辦法確定行動方案討論今后如何杜絕類似事件說明政策出臺的背景闡述政策就政策的優(yōu)劣勢進行研討總結意見如：某管理辦法研討議程沒有定勢，更重大家的參與記住：重要的主題先講如：小區(qū)湖水發(fā)臭問題議程安排小技巧：候會制允許一部分人員只參加會議的一部分，但該項議題完畢后，這部分人員即行退出會議操作注意事項明確標出每個議題開始和結束的時間，以便有關人員在規(guī)定時間參加會議主持人盡可能準確的按照會議計劃安排會議節(jié)奏如在會議進行中遇有變化，要及時通知有關候會人員，以便讓別人早做安排Q：什么時候適合用候會制，請舉一例子會議時間何時開？開多長時間？要考慮會議盡量少被打擾的時間長會要考慮連續(xù)性和時間的寬裕度要考慮大家的精力高峰期以一個半小時為限超一個半小時，應中場休息5-10分鐘貼士：

1.想會議開得快，可安排在飯前或下班前一段時間舉行

2.想人不遲到，可設立“遲到席”會議地點根據(jù)會議性質不同，我們有兩個選擇貼士：對有極強現(xiàn)場性的會議，提倡開現(xiàn)場會極度方便極度不方便VS可以喚起平常被壓抑的創(chuàng)意帶來“會議一定要有成果”的緊張感使與會者避免被打擾會議主持人宜忌主持人的大忌自認為能確實掌握他人意見有效利用資源誘導與會者提出點子在規(guī)定時間內達成會議目標直接下結論而非引導得出結論議程抽象，漫無目的適宜禁忌會議主持人一定要最大領導嗎？當會議更多的需要集思廣益時候，我們提倡平級主持，因為有領導主持，大家無形會寄望領導出謀劃策，定論擔心與領導意見不一致或說錯話擔心領導覺得自己意見膚淺或沒有建設性會議主持人一定要當事人嗎？沒有評論議題相關知識也無妨，也沒必要對會議決定的事情負責事實上，沒有立場的人，才能客觀的掌握會議議程的進行，所謂旁觀者清假如你即將主持一個臨時會議，你會怎么準備？將有助于實現(xiàn)目標的各種信息羅列出來并過濾考慮使用適當視聽器材熟悉會議內容設定希望實現(xiàn)具體目標準備一份陳述的綱要了解聽眾與會人員特征對實現(xiàn)會議目標有潛在價值能夠因參與會議而獲得好處的人如何選不要單純問誰應該參加，而要問為什么要參加參加會議的人將在多大程度上涉及會議的行動后果這個人在議題的專門知識方面，是否確實需要或能有所貢獻假如要做決議，這個人是否能做他的才能或職責是否與其他與會者重復如何選與會人員記?。簠藬?shù)不是越多越好，不合適的參會者只會增加主持人控場負擔只需執(zhí)行會議決議的人，盡量不參加選擇了與會人員，也就控制了會議規(guī)模會議規(guī)模參考與會人員應有心態(tài)出席參加參與投入的積極性和熱情高——低有效參與充分的準備有效的溝通適度的討論充分準備有效溝通事先閱讀所有相關資料留心誰參加會議，以便使發(fā)言能充分考慮到這些人職務角色和所處的地位作好發(fā)言準備堅守規(guī)則：防止不良行為發(fā)生：壟斷談話，不停打斷別人，偏執(zhí)好斗，不遵守發(fā)言分配的是時間，跑題嚴密觀察會議進展專心而積極的傾聽有效溝通讓你講的話通俗易懂讓你的發(fā)言更具吸引力讓你的發(fā)言更可信關于與會人員的級別……在跨部門會議中，以下哪些情形可以接受？主持人參會人部門總監(jiān)其他部門：沒有總監(jiān)，只有經理部門總監(jiān)其他部門：只有專員部門經理其他部門：只有專員記?。禾岢M量平級溝通，但特殊情況可越一級，但必要同級親自請假，杜絕越兩級發(fā)言的重要性對所有與會者要平等領導應該保留在最后發(fā)言，以免埋沒了他人發(fā)言會議秘書記錄及維持議程所設計的順序協(xié)助主持人總結與歸納職責反應、寫字快記憶力特別強傾聽能力強總結能力強素質備注：會議秘書往往肩負會議后勤工作安排。會議后勤安排通知的派發(fā)盡量提前一天以上重要會議還應用電話確認當需要下級人員參加時，應與該部門領導協(xié)調會議室和桌子不是越大越好貼士：參會人數(shù)超8個時候，可以準備簽到表，以防遲到者和缺席者！盡量不要把會議資料在現(xiàn)場派發(fā)會議前的準備會議中的控場會議后的跟進會議中的控場，我們要解決如何做會議開場白如何對付不合作的與會者如何讓交流會氣氛積極而活躍會議開場白很重要……當你是主持時，開場白會說什么，先后順序是什么？234闡述會議背景及開會目的規(guī)范開會紀律：強調時間規(guī)范議程和議事方式（征求對議程設計的意見）指定會議記錄人1當與會者不合作，主持人應該怎么控場？主持人3、離題4、壟斷話題2、爭論1、分心應付分心的與會者分心表現(xiàn)：心不在焉開小會原因：感到無聊外界環(huán)境干擾所涉及的問題或意見觸發(fā)他們交談應對辦法：做短暫停頓，或稍作休息提問讓他們分享討論內容選擇性的不理會應付爭論的與會者表現(xiàn)：一直在否定他人觀點原因對他人不不滿挑釁性子火暴特主觀應對辦法：會議規(guī)則中強調，在否決他人想法之前，請先提案提醒他的發(fā)言時間總結他的發(fā)言，把注意力轉回主題上總想說自己的觀點是對的貼士：對僵持不下的話題，可跳過，留作會議下一階段再討論應付離題的與會者離題表現(xiàn)：跑到前面或后面的議題去了原因：跟不上會議進程太興奮，急性子思想跳躍太大拐彎抹角應對辦法：以未能澄清會議目標或討論主題而當眾致歉技巧發(fā)問離題者，他的談言與主題有何關系扯到毫無相干或對目標沒幫助的話題上應付壟斷話題的與會者表現(xiàn)：完全沉醉在自己發(fā)言中完全不理會他人感受原因本身話就多想表現(xiàn)自己應對辦法：抓住對方停頓處指派工作給話多的人去做詢問全場對發(fā)言者意見避開發(fā)言著視線，以免他誤會主持鼓勵的目光如何開交流會？Step1打破沉默沉默原因害怕遭到拒絕和反駁害怕來自于上級或權威人士等壓力缺乏準備對議題背景不了解對策主持人讓在座與會人輪流發(fā)言領導放在最后補充，下級先發(fā)言加強會議前準備貼士：被認同能提高每位與會人的參與度，不妨在說到某一提案時，多提提案人名字Step2提高大家參與的積極性三步曲：個人時間、小組時間、全體時間前奏：個人時間給出大家自我思考時間……“現(xiàn)在給出大家5分鐘，請針對這個主題，至少想出5個點子，5分鐘后請大家準備發(fā)言”中段：小組時間分組討論，讓大家借用彼此的想法要根據(jù)與會人數(shù)決定每組成員人數(shù)，控制在5個/組以內最好有男女搭配兩人成“等腰直角三角形”“現(xiàn)在以兩人為一組開始討論，把結果寫上紙上，10分鐘后準備發(fā)言”尾聲：全體時間“現(xiàn)在每組派一名代表將意見寫在白板上，并闡述”主持人接下來應該有條理的歸納每組的發(fā)言將已具雛形的觀點再以更犀利的角度切入評論得到的評論再將它歸納用邏輯關系將每個點串聯(lián)起來形成一個中心會議結束時的要點重申會議成果：采取隨后行動和完成具體工作2345提供機會討論準備采取的行動的后果考察與會者的接受能力、和承擔責任的心理狀態(tài)確定與會者完全了解要采取的行動和由誰負責檢查和總結行動計劃的相互理解記錄會議結論，把會議記錄和管理責任掛上鉤行動意味著什么？方法是否顯示？對其他活動有什么關系和影響是否有人有保留或顧慮？行動的主要