公司進口物資采購供應制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔九、公司進口物資采購供應規(guī)定第一條根據各部門上報的年度工程、維護所需要的進口物資計劃，結合倉庫現有物資庫存情況，擬定年度進口物資采購計劃，上報公司領導審批下達進口物資的采購任務。表12-11材料驗收報告表材料編號收料單編號品名規(guī)格驗收部門質量規(guī)范編號送驗編號驗收項目驗收標準驗收結果合格不合格12345說明：采購處理結果總（副）經理批示分公司經理意見資材部門說明請購單編號：第二條加強進口物資采購工作的管理，切實做好公司引進小組確定的各項進口設備、物資的招標、詢價、合同起草、批文的申請、物資報關、到貨處理和貨款結算等各項工作。第三條認真執(zhí)行公司部門擬定的合同、單證審批會簽手續(xù)，增加進口物資在采購過程中的透明度。對進口物資的合同簽訂貨款預付、到貨后的檢查驗收，以及貨款支付各個環(huán)節(jié)的工作，做到認真負責，萬無一失。第四條執(zhí)行對大宗進口物資實行招標，小宗進口物資進行多家報價的詢價原則，選擇供貨時間短，產品質量優(yōu)良，價格條件合理的供應商，購買物美價廉的進口物資，保障工程和維護生產的需要。第五條嚴格執(zhí)行國家發(fā)布的關于進口物資管理規(guī)定，申報進口物資批文規(guī)定，以及進口物資報關管理制度等。遵守公司的各項規(guī)章制度，做到有令即行，有禁即止。全體進口物資采購員、辦事員、業(yè)務員必須牢固樹立主人翁的思想，盡職盡責，在業(yè)務工作中做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔公司物資采購治理制度一、釋義（一）采購物資的分類本制度所指采購物資分為三類：A類，包括主要原料、公用工程、輔助原料等。B類，包括設備、潤滑油、備品備件、工器具等。C類，包括化學三劑、分析儀器及試劑等。除上述物資外，其它物資的采購治理另文規(guī)定。（二）與采購物資治理相關聯的二級單位的分類1、需求使用單位2、主管部門3、采購部門（三）物資需求（采購）計劃的分類1、月度物資需求計劃2、緊急物資需求計劃（四）采購的方式分類1、招標采購2、固定廠商、長期報價采購3、即時詢價采購（五）采購部門和計劃部門的劃分1、A類、B類物資的計劃部門分別為生產部、設備部，采購部門為供給部。2、C類物資的計劃部門是生產部，采購部門為供給部。（六）采購物資付款方式分為1、預付部分款項。2、貨到憑發(fā)票報銷付款。3、貨到后分期付款。4、貨到延期付款。5、以上方式的結合。二、職責（一）公司供給領導小組負責1、審議批準《采購物資詢議價報告表》。2、審議決定采取公開招標方式的采購事項。（二）總經理負責1、采購合同的批準、簽訂。2、《物資采購審批表》的批準。3、采購付款的批準。（三）生產副經理負責1、A、B、C類物資需求（采購）的批準。2、公司首次更新或首次采用的生產各類采購物資的技術性能的確定、批準，及其《采購物資推薦廠家審批表》的批準。（四）經營副經理負責1、《物資采購審批表》的審核。2、長期物資供給廠家的選定。3、物資招標工作的組織。（五）總會計師負責采購付款的審核。（六）綜合辦公室負責采購合同的審查。（七）供給部負責1、負責填寫《物資采購審批表》、《采購物資詢議價報告表》。2、負責采購A、B、C類采購物資。（八）生產部、設備部負責1、A、B、C類物資需求（采購）計劃的審核。2、A、B、C類采購物資的入庫檢驗或驗證。（九）各二級單位負責1、提報物資需求（采購）計劃。2、參加物資領導小組會議，審議采購工作相關事宜。二、程序（一）物資需求計劃及發(fā)放程序1、需求使用單位根據生產經營治理需求每月20日前填寫《月度物資需求（采購）計劃》。對于確實急需不能列入《月度物資需求（采購）計劃》的物資，物資需求使用單位可隨時及時填寫《物資緊急需求計劃》。2、《月度物資需求計劃》或《物資緊急需求計劃》經本單位負責人審核，所需物資主管部門的審查，公司分管領導批準后，提報至需求物資的采購部門。3、供給部根據所需物資的庫存情況出庫發(fā)放物資。（1）庫存數量充足的，先行部分發(fā)放或隨時發(fā)放。（2）庫存數量不足的，執(zhí)行《物資采購審批程序》后發(fā)放。（3）庫存數量充足但發(fā)放后庫存數量不符合《物資基準庫存量明細》規(guī)定的庫存基準量的，先行全部或部分發(fā)放后執(zhí)行《物資采購審批程序》。（二）物資采購審批程序供給部根據按照《物資需求及發(fā)放程序》匯總的《月度物資需求計劃》或《物資緊急需求（采購）計劃》，結合《物資基準庫存量明細》和目前物資庫存情況，確定應采購物資的品名、數量和擬采取的采購方式，填寫《物資采購審批表》，經供給部部長審查，經營副經理審核，總經理批準后實施《物資采購實施程序》。（三）物資采購實施程序1、物資采購部門采購人員接到經批準的《物資采購審批表》，先核對采購內容，查閱《物資供給商登記臺帳》和其他有關資料后，根據采購物資的緩急程度，參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經批準的緊急非凡情況外，必須精選三家以上的供給商進行詢價。2、對于廠商的報價資料進行整理后，采購經辦人員應深入分析，擬訂議價方式及各種有利條件，和經批準的采購方式向廠商議價。3、采購經辦人員詢價、議價以及對有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成后填寫《采購物資詢議價報告表》，經供給部部長審核后，進行采購。必要時與供給商簽定《購貨合同》，按合同審批程序各級審批后再進行采購。4、召開采購領導小組會議審議批準。（四）采購物資驗收入庫工作程序1、采購物資到廠后，市場營銷科提請采購物資的主管部門對采購物資進行檢驗或驗證。2、檢驗或驗證合格后，由市場營銷科采購人員填寫各類《物資入庫驗收單》，經檢驗或驗證人員簽字后物資登記入庫。（五）采購物資付款工作程序1、采取預付款方式的采購物資，由采購人員憑《采購合同》或《采購物資詢議價報告表》，填寫《借款單》，經總會計師審核，總經理批準后辦理預付款手續(xù)。2、采取除預付款方式之外的方式付款的采購物資，在采購物資到廠入庫后，由采購人員憑《采購合同》或《采購物資詢議價報告表》，《物資入庫驗收單》，以及購貨發(fā)票根據公司財務報銷的有關規(guī)定經總會計師審核，總經理批準后辦理報銷付款手續(xù)。三、規(guī)定與標準（一）物資需求（采購）信息傳遞規(guī)定1、物資需求使用單位必須在《月度物資需求（采購）計劃》或《緊急物資需求（采購）計劃》上將所需物資的相關要求說明，非凡是品種、規(guī)格、型號、供貨日期以及對采購物資的其它非凡要求。2、所需物資需試用后方能結算付款的，物資需求單位應《月度物資需求（采購）計劃》或《緊急物資需求（采購）計劃》上注明相關事項。3、物資需求使用單位也要及時把握所需物資的市場信息情況，在《月度物資需求（采購）計劃》或《緊急物資需求（采購）計劃》上將所需物資的估計單價和金額情況列明。4、物資需求使用單位需要對所需物資的規(guī)格或數量進行變更時，必須立即通知供給部，雙方協(xié)商積極配合處理好有關事宜。（二）物資采購規(guī)定1、物資采購部門必須按照“質量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成本、保障生產經營”為目的，切實做好物資的采購供給工作。2、供給部要嚴格遵守《供貨商評價制度》，通過“同等條件，質優(yōu)優(yōu)選、價低優(yōu)選、近處單位優(yōu)選、老供貨單位優(yōu)選、直接生產單位優(yōu)選、信譽好單位優(yōu)選”的方式，綜合考慮“質量、價格、交貨期、售后服務”四個方面的內容，在“重質量、遵合同、守信用、看服務”的前提下，做好物資供給商的考察選擇工作。公司主要采購物資必須保證各有3-5家“資質完備、質量可靠、誠信度高、服務周道”的備選供貨商。3、對于采購單位提出的供貨商、供貨價格有疑義的物資需求使用單位，應在召開的物資采購領導小組會議上提出，并由會議做出決定。4、凡采購單價在3萬元以上的大型設備、10萬元以上的成套設備、5萬元以上的大宗物資，必須采取公開招標的采購方式，由招標小組（采購領導小組）確定相關事項。5、若廠商報價的采購物資規(guī)格與《物資采購審批表》所列的規(guī)格略有不同或屬代用品者，采購經辦人員應列出資料在《物資采購審批表》上，經主管審核后，物資需求使用單位或物資主管部門簽字同意后方可采購。6、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資采購，采購部門應及時通知物資需求使用單位，雙方積極協(xié)商處理好有關事宜。（三）采購物資驗收入庫、出規(guī)定1、采購物資到廠后，必須經物資主管部門組織使用單位檢驗或驗證合格后方可入庫。2、對于經檢驗或驗證不合格的采購物資，采購部門必須與供貨商進行協(xié)商，采取退貨、換貨或索賠措施。3、各類物資主管部門要對所有采購物資的質量標準和檢驗驗證方式方法進行規(guī)范和明確。4、各需求單位在物資驗收合格后按需求單位使用情況由營銷科辦理出庫手續(xù)。（四）采購物資付款規(guī)定下列情況財務科應拒絕支付采購款項：1、與《采購合同》或《采購物資詢議價報告表》規(guī)定的付款方式或付款金額不一致的款項。2、物資主管部門和物資使用單位未在《物資入庫驗收單》上簽字的款項。3、《物資入庫驗收單》中列出的采購物資的數量、品種與《采購合同》或《采購物資詢議價報告表》不符的款項。物資所需物資需試用后方能結算付款的，物資需求單位應《月度物資需求（采購）計劃》或《緊急物資需求（采購）計劃》上注明相關事項。（五）采購紀律規(guī)定1、各物資需求使用單位應根據生產經營治理需要，本著“節(jié)約、降本”的原則提報物資需求（采購）計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規(guī)違紀提報物資需求（采購）計劃的行為進行嚴厲處理。2、物資采購經辦人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司采購成本的最低化、采購質量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。3、采購人員都必須遵守公司規(guī)章制度的規(guī)定，按照規(guī)定的程序和標準采購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。4、采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現的回扣或酬金必須在三日之內上交。5、采購人員必須樹立服務意識，急生產經營所急，想生產經營所