秘書的文書與檔案工作

第六章秘書的文書與檔案工作知識(shí)要求：掌握文書的處理程序。了解文書整理歸檔的相關(guān)內(nèi)容。掌握檔案工作的相關(guān)內(nèi)容第一節(jié)秘書的文書工作公務(wù)文書私人文書是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在處理公務(wù)活動(dòng)中按照規(guī)范的體式形成與使用的，具有法定效用的各種信息記錄，簡稱公文。是個(gè)人、家庭或宗族在與他人交往或處理私人事務(wù)中形成和使用的信息記錄。如日記、手稿、遺囑等。文書是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中，為了憑證、記載、公布、傳遞的需要，在一定載體材料上表達(dá)思想意圖的一種信息記錄，包括公務(wù)文書和私人文書。廣義黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及一切依法成立的組織在各自的政務(wù)、公務(wù)、商務(wù)等工作和活動(dòng)中代表本組織形成的規(guī)范的文書信函均可稱公文。專指行政公文，是國家機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。狹義公文1、按公文的使用范圍，可分為通用公文和專用公文和事務(wù)文書。2、按公文的行文關(guān)系和方向，可以分為上行文、平行文和下行文。3、按公文的機(jī)密程度，可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、內(nèi)部公文和公布公文。4、按公文的處理時(shí)限要求，可分為平件公文、急件公文和特急件公文。5、按公文的來源分，可分為收來公文和本機(jī)關(guān)制成公文。其中，本機(jī)關(guān)制成公文又可分為對(duì)外公文和內(nèi)部公文。公文的分類公司企業(yè)中各種文書的分類序號(hào)文書種類具體分類1禮儀性文書

邀請(qǐng)函、歡迎詞、歡送詞、致謝信、致歉信、問候信、祝詞、賀信、賀電、講演稿、慶唁函稿、尋求幫助或協(xié)助的信、謝絕書、推薦信請(qǐng)柬、聘書。2涉外文書

涉外經(jīng)濟(jì)合同、國際貿(mào)易會(huì)談紀(jì)要、電報(bào)、電傳、索賠書、迎送辭3商務(wù)文書

經(jīng)濟(jì)合同、市場預(yù)測報(bào)告、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、廣告、查賬報(bào)告書、審計(jì)報(bào)告書、催款信、意向書，招標(biāo)和投標(biāo)書4事務(wù)文書

計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、簡報(bào)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、建議書行政文書的分類國務(wù)院于2000年8月24日發(fā)布，2001年1月1日起實(shí)施的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確規(guī)定了13種國家行政機(jī)關(guān)公文：（1）命令（令）（2）決定（3）公告（4）通告（5）通知（6）通報(bào)（7）議案（8）報(bào)告（9）請(qǐng)示（10）批復(fù)（11）意見（12）函（13）會(huì)議紀(jì)要文書工作是圍繞著文書的撰制、處理和管理而展開的一系列具體工作。“文書”工作是圍繞“文”而展開的一切工作，簡稱辦文。是秘書人員一項(xiàng)十分重要的日?；顒?dòng)。包括起草撰制文書；收發(fā)、傳遞和處理文書；以及針對(duì)文書內(nèi)容辦理各種事務(wù)工作?！肮霓k理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序?！?/p>

——國務(wù)院辦公廳修訂的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第5章第22條公文處理程序示意圖注辦簽收

登記審核擬辦批辦承辦立卷

↓

歸檔↓銷毀分發(fā)登記用印繕印復(fù)核

簽發(fā)擬稿審核

催辦查辦發(fā)文處理程序1．草擬（1）交擬。交擬是指單位、單位的領(lǐng)導(dǎo)或秘書部門的負(fù)責(zé)人向準(zhǔn)備擬寫稿件的人交待擬寫稿件的任務(wù)。（2）起草。文稿的起草要了解領(lǐng)導(dǎo)交待的事情始末，做好調(diào)查研究，認(rèn)真分析各類情況和需要，然后再起草。2.審核審核又稱核稿，是指草擬好的文稿在送出去前，由秘書部門負(fù)責(zé)人對(duì)文稿的內(nèi)容、文種、用詞等方面進(jìn)行全面的檢查。審核主要把好行文關(guān)、政策關(guān)和文字關(guān)。3.簽發(fā)

“簽發(fā)”又稱為“會(huì)簽”，是指單位的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)審核過的文稿進(jìn)行最后的審查，審查無誤在發(fā)文稿紙上簽署意見并注明簽發(fā)人的姓名及年月日。

4.復(fù)核

復(fù)核是發(fā)文辦理過程中的第二次審核，是在正式的公文印制出來之前，秘書部門對(duì)簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核審查。復(fù)核內(nèi)容主要包括：審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否安全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。復(fù)核的重點(diǎn)在于文書的形式和程序。5.繕印

繕印，是根據(jù)復(fù)核好的文件定稿進(jìn)行謄清或印制文件?？樣∈歉鶕?jù)發(fā)文定稿制成文件正本的過程。秘書對(duì)繕印要做到準(zhǔn)確、清晰、整潔、規(guī)格統(tǒng)一，印刷及時(shí)。要對(duì)原稿負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)疑誤，應(yīng)與核稿人員研究，不得擅自改動(dòng)。6.用印

用印是在文件的正本落款的地方蓋上發(fā)文單位的公章。發(fā)文用印注意4點(diǎn)：確認(rèn)有領(lǐng)導(dǎo)人簽字并且適合規(guī)定；蓋印份數(shù)必須與原稿上標(biāo)明的相同；印章應(yīng)蓋在落款中央，上不壓正文，下要壓日期（“騎年蓋月”）；蓋印必須端正清晰，忌“歪、傾、斜、偏、花”。7.登記

登記，是對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行記錄，以便日后核查。登記即對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的公文作統(tǒng)一記載，以便于日后對(duì)公文進(jìn)行清點(diǎn)、控制、查找和回收。一般應(yīng)使用《發(fā)文登記簿》，一文一頁登記表，其項(xiàng)目有：發(fā)文日期、文號(hào)、標(biāo)題、發(fā)往機(jī)關(guān)、份數(shù)、秘密等級(jí)等。發(fā)文登記簿小知識(shí)8.分發(fā)分發(fā)，是指對(duì)印制完畢、需要發(fā)出的文件按發(fā)放范圍進(jìn)行分裝和發(fā)送的環(huán)節(jié)。分發(fā)的程序包括：寫好文件、文書封套或函件信封；填好并檢查所有封套標(biāo)記；檢查發(fā)文登記。9.注辦注辦是對(duì)發(fā)出的文書的辦理情況做出必要的說明，注明辦理結(jié)果的環(huán)節(jié)。

收文的處理程序1.簽收對(duì)所收文件進(jìn)行正確分類。

收文分類b.下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、平行及不相隸屬機(jī)關(guān)商洽件c.上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)件及平行、不相隸屬機(jī)關(guān)復(fù)函d.內(nèi)部各部門調(diào)查性及下級(jí)機(jī)關(guān)陳述性來件e.內(nèi)部刊物、工作簡報(bào)等類文書a.上級(jí)機(jī)關(guān)指令性和指導(dǎo)性文件2.登記需要登記的文件有：（1）上級(jí)單位的指導(dǎo)性的、參閱性的或需要辦理的文件；（2）下級(jí)單位的請(qǐng)示性、報(bào)告性的文件；（3）帶有密級(jí)的重要資料；（4）單位內(nèi)部使用的文件、會(huì)議文件和音像文件。不需要登記的文件有：（1）領(lǐng)導(dǎo)人的親啟件；（2）事務(wù)性的通知、便函等；（3）一般性的簡報(bào)；（4）公開的和內(nèi)部不保密的出版物；（5）已經(jīng)被其他綜合性質(zhì)的文件包括的文件。3.審核

審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，內(nèi)容是否合法，是否已經(jīng)過協(xié)商、會(huì)簽，文種的使用、公文格式是否規(guī)范。4.擬辦

秘書人員或經(jīng)授權(quán)的部門在領(lǐng)導(dǎo)批辦之前對(duì)文件的問題提出如何辦理的初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參閱。

5.批辦指機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和擬辦意見，對(duì)文件的辦理作出批示。它是承辦的主要依據(jù)。批辦屬于文書處理中的決策活動(dòng)，一般由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)；有些文件的批辦也可由秘書長或辦公廳（室）主任負(fù)責(zé)。6.承辦

承辦——秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者或秘書部門負(fù)責(zé)人針對(duì)一份來文應(yīng)當(dāng)如何處理而做出的指示性意見，也可以是對(duì)擬辦情況的肯定或否定。這是辦文過程中最重要的環(huán)節(jié)之一，是落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示的關(guān)鍵一環(huán)。

秘書承辦公文的范圍主要有5種：

a.對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)來文的承辦。3種方法：

——傳達(dá)；

——轉(zhuǎn)發(fā)；

——翻印。

b.對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人批件的承辦——收到批件后，立即呈送本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人閱示，并按照本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的批示意見，迅速轉(zhuǎn)交有關(guān)部門、單位或人員辦理。大事、急事應(yīng)提出辦理時(shí)限，并將辦理結(jié)果報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。

C.對(duì)本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人批件的承辦——秘書應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)人批示的意見辦理，或?qū)⑴D(zhuǎn)交、傳達(dá)給有關(guān)單位。批示的辦理落實(shí)情況，要及時(shí)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。做到件件有著落、有回音。

d.對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示件的承辦——根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示：或擬文批復(fù)請(qǐng)示單位和部門（轉(zhuǎn)入公文制發(fā)程序）；或電話回復(fù)請(qǐng)示單位和部門（準(zhǔn)確傳達(dá)和解釋領(lǐng)導(dǎo)的批示意見并做好電話記錄）；或口頭答復(fù)請(qǐng)示單位和部門（在請(qǐng)示件或呈批簽中將口頭答復(fù)情況詳加注明）。

對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示，上級(jí)機(jī)關(guān)的秘書部門和秘書人員務(wù)必快辦、快復(fù)，不得延誤！

e.對(duì)其他需要回復(fù)的來文的承辦。包括：

——上級(jí)機(jī)關(guān)布置、詢問和要求辦理的事項(xiàng)；

——平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間需作出答復(fù)的公文等等。秘書部門應(yīng)交由業(yè)務(wù)部門研究提出意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后作出安排和回復(fù)。

承辦單位應(yīng)抓緊辦理，不得延誤。若發(fā)現(xiàn)該件不屬于本單位職權(quán)范圍或不宜由本單位辦理的，應(yīng)迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。7.催辦催辦是指對(duì)文件承辦工作的檢查和督促的過程，防止文件處理的漏辦和延誤。文書的整理歸檔

“公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報(bào)隨同文件一起立卷?！?/p>

——《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》文書整理歸檔是指將處理完畢的，具有一定參考價(jià)值、應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^程中的聯(lián)系，以“件”為單位，分類整理，并進(jìn)行裝盒、歸檔的過程。文卷歸檔的基本原則遵循文件的形成規(guī)律保持文件之間的聯(lián)系區(qū)分不同的價(jià)值便于保管和利用文件的歸檔范圍1.反映本機(jī)關(guān)主要職能和歷史面貌的，并對(duì)本機(jī)關(guān)、國家和歷史研究有較大的利用價(jià)值。2.機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等的憑證材料。3.貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要材料。4.其他有參考價(jià)值的材料。文件不歸檔的范圍與本機(jī)關(guān)關(guān)系不大的材料。無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。同級(jí)機(jī)關(guān)中不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報(bào)、情況反映。文卷歸檔的要求歸檔的文書必須辦理完畢有一定的參考價(jià)值文書材料的介質(zhì)文書的分類整理文書的保管電子文件的收集與整理電子文件指的是能被電子計(jì)算機(jī)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。第二節(jié)秘書的檔案工作檔案管理是機(jī)關(guān)或單位的文書部門將立卷歸檔好的文件移交給檔案部門，檔案部門對(duì)于處理完畢并具有保存價(jià)值的文件實(shí)體及信息進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、開發(fā)和提供利用等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)。檔案的收集檔案的收集是指檔案館接收和征集檔案的總稱，包括檔案室對(duì)本單位歸檔案卷的接收，檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)或撤銷機(jī)關(guān)移交檔案的接收，對(duì)社會(huì)各界人士捐贈(zèng)檔案的接收，對(duì)流散在社會(huì)上的珍貴檔案的征集。檔案室收集工作的職責(zé)監(jiān)督文件的形成過程督促歸檔制度的落實(shí)開展零散文件的收集工作指導(dǎo)文書部門的立卷歸檔工作檔案的整理（一）檔案整理工作的內(nèi)容

檔案整理是將零散文件分門別類地組成檔案有機(jī)體的一項(xiàng)工作。包括分類、立卷、案卷的排列、案卷目錄的編制等一系列工作程序。（二）檔案整理工作的原則

第一，保持文件間的歷史聯(lián)系；第二，便于保管和利用；第三，充分尊重和利用原有的整理成果。檔案的鑒定（一）檔案價(jià)值鑒定工作的內(nèi)容

第一，制定鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)；第二，判定檔案的價(jià)值，確定保管期限；第三，剔除無保存價(jià)值和保管期滿的檔案（二）檔案價(jià)值鑒定工作的程序

第一，文件歸檔鑒定；第二，劃定文件的保管期限；第三，檔案價(jià)值復(fù)審；第四，銷毀無價(jià)值檔案。（三）鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)

1．分析文件的內(nèi)容；2．分析文件的來源和時(shí)間；3．文件的完整性和有效性；4．分析文件的名稱、稿本和外形特征。檔案的保管

保管，是維護(hù)檔案在庫房中的存放秩序并保護(hù)檔案不受損害，是確保檔案完整安全的重要基礎(chǔ)性工作。檔案的檢索

檢索，是采用一定的手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行加工，并編制檢索工具，使利用者更加方便地利用檔案。常用的檔案檢索工具的編制方法有：案卷文件目錄；分類目錄；主題目錄；文號(hào)索引；人名索引；全宗指南案卷文件目錄微型案例檔案的編研編研，為了更好地利用、研究檔案信息，對(duì)具有較高利用價(jià)值的檔案內(nèi)容進(jìn)行研究、選擇、編輯、出版等。編研的成果主要有：檔案文獻(xiàn)匯編；檔案文摘匯編；檔案參考資料；年鑒。檔案的統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)，通過記錄和量化的數(shù)據(jù)研究、分析檔案及其管理中的規(guī)律和發(fā)展趨勢，為管理工作提供真實(shí)可靠的原始數(shù)據(jù)，增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化。檔案的利用檔案的利用即檔案信息的輸出，是通過多種信息傳輸渠道和媒介，將檔案信息傳遞給利用者的工作過程。檔案工作的基本原則統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理檔案工作

一、各單位各種門類和載體的檔案，均有本單位檔案室集中管理；檔案中需長期保存的，由各級(jí)檔案館集中保管。二、全國檔案工作，由各級(jí)檔案行政管理部門統(tǒng)一地、分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。三、實(shí)行黨政檔案工作的統(tǒng)一管理。維護(hù)檔案的完整和安全維護(hù)檔案的完整包括：從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，不使應(yīng)該集中保存的檔案殘缺短少。從質(zhì)量上，要維護(hù)檔案