Project項目管理（從菜鳥到實戰(zhàn)高手）

10天精通Project項目管理從菜鳥到實戰(zhàn)高手目錄\h第1章Project軟件概述\h1.1Project基本特點\h1.2Project軟件界面介紹\h1.3Project功能介紹\h1.4Project主流版本的主要區(qū)別\h1.5Project與Excel的本質區(qū)別\h第2章Project背后的項目管理原理及基本設置\h2.1Project背后蘊含的項目進度管理以及成本管理思想\h2.1.1項目進度管理思想和原理\h2.1.2項目成本管理思想和原理\h2.2使用Project軟件前的基本選項設置\h2.2.1將任務模式改為自動計劃\h2.2.2將任務類型改為固定工期\h2.3Project選項設置的常見問題\h2.3.1日期格式的設置\h2.3.2設置工期的顯示形式\h2.3.3顯示編輯欄\h2.3.4每周工時與每月工作日的真實含義\h2.3.5將單個命令加入快速訪問工具欄\h2.4Project中英文界面的切換\h第3章項目啟動\h3.1項目概況\h3.2對項目和項目管理的基本認識\h3.3項目的范圍\h3.4項目的資源及資源費率\h3.5項目的假設與成功要素\h3.6關于本案例學習的建議\h第4章制訂項目計劃\h4.1設置項目信息及原理解釋\h4.2設置日歷\h4.2.1在“標準”日歷的基礎上設置特定的假日和調休\h4.2.26天工作制、7天工作制、全年365天無休日歷\h4.2.3大小周（一周單休一周雙休）交替日歷的設置\h4.2.4檢查日歷設置是否正確\h4.2.5保存設置的日歷永久使用、刪除或重命名日歷\h4.2.6設置項目日歷以及讓時間刻度的非工作時間顯示項目日歷\h4.3創(chuàng)建工作分解結構WBS\h4.3.1創(chuàng)建任務清單\h4.3.2通過升級和降級設置任務之間的層級關系\h4.3.3通過大綱級別設置或者修改任務之間的層級關系\h4.3.4使用任務備注記錄更多的任務信息\h4.4設置任務之間的依賴關系（關聯(lián)關系）\h4.4.1設置任務之間的依賴關系的目的\h4.4.2任務之間存在的4種依賴關系及其設置方法\h4.4.3巧用【后續(xù)任務】列\(zhòng)h4.4.4設置項目中依賴關系的思路與方法\h4.4.5設置任務依賴關系的注意事項和建議\h4.5估算和設置任務的工期\h4.5.1估算工期的常用方法\h4.5.2輸入并設置任務的工期\h4.5.3估算工期的建議：警惕帕金森定律\h4.5.4將任務的工期單位設置為周或者月\h4.5.5查看整個項目的工期和時間\h4.5.6摘要任務的工期、開始時間、完成時間的計算原理\h4.6做進度計劃時設置任務的工期而不是時間的原因\h4.7將Excel計劃導入Project中\(zhòng)h4.8設置任務日歷的兩種方法\h4.8.1在任務信息窗口中設置任務的特定日歷\h4.8.2插入【任務日歷】列設置任務的特定日歷\h4.9設置里程碑任務的3種方法\h4.9.1工期為零的任務默認為里程碑任務\h4.9.2在任務信息窗口中設置里程碑任務\h4.9.3在【里程碑】列中設置里程碑任務\h4.10設置周期性任務及其注意事項\h4.10.1設置周期性任務\h4.10.2注意事項\h4.11拆分任務和取消任務拆分\h4.11.1拆分任務\h4.11.2取消任務拆分\h4.12修改列名稱\h4.13插入自定義列顯示任務更多信息\h4.13.1插入文本列\(zhòng)h4.13.2插入特定數據類型的列\(zhòng)h4.14制作下拉菜單\h4.15文本樣式的設置\h4.15.1對選定單元格設置文本樣式\h4.15.2批量設置某類文本的樣式\h4.15.3使用【已標記】列篩選任務并為已標記任務設置文本樣式\h4.15.4修改每次編輯所更改內容的文本樣式\h4.16條形圖（甘特圖）樣式的設置\h4.16.1修改某個任務的條形圖樣式\h4.16.2批量修改某類任務的條形圖樣式及注意事項\h4.16.3修改條形圖上的文本樣式\h4.16.4修改條形圖上的日期格式\h4.16.5不顯示條形圖上代表任務依賴關系的箭頭\h4.17時間刻度的設置\h4.17.1設置時間刻度及注意事項\h4.17.2快速顯示所有任務的條形圖\h4.17.3快速顯示某個特定任務的條形圖\h4.17.4快速顯示某些特定任務的條形圖\h4.17.5快速顯示某個時間段內任務的條形圖\h4.18網格線的設置\h4.18.1巧用網格線，避免將條形圖和任務名稱看串行\(zhòng)h4.18.2在甘特圖區(qū)域添加當前時間線或者狀態(tài)日期線\h4.18.3在甘特圖區(qū)域顯示時間刻度的豎線\h4.19巧用甘特圖區(qū)域的繪圖功能\h4.20使整個計劃只顯示某個大綱層級的任務\h4.21打印設置\h4.21.1打印設置要點\h4.21.2把Project計劃存為PDF文件\h4.21.3減少圖例中的條形圖種類\h4.21.4打印整個計劃中的特定任務\h4.22批量修改多個任務的任務信息\h4.22.1在對應的列中修改任務的信息\h4.22.2在多任務信息窗口中修改選定任務的信息\h4.22.3在多任務信息窗口中修改所有任務的信息\h4.23用好有提示功能的【標記】列\(zhòng)h4.24日程表的設置與妙用\h4.25任務路徑\h4.25.1查找某個任務的前置任務與后續(xù)任務\h4.25.2快速查找所有的前置任務鏈條與后續(xù)任務鏈條\h4.25.3驅動前置任務與后續(xù)任務\h4.26篩選器\h4.26.1對列進行篩選\h4.26.2使用預置的篩選器\h4.26.3自定義篩選器并永久使用\h4.27突出顯示\h4.27.1使用預置的突出顯示\h4.27.2自定義突出顯示并永久使用\h4.28分組\h4.28.1使用預置的分組\h4.28.2自定義分組并永久使用\h4.29限制類型與限制條件\h4.29.1計劃中“自動”出現(xiàn)限制條件的原因\h4.29.2限制類型及使用建議\h4.29.3刪除某個任務或者多個任務的限制條件\h4.29.4限制條件對進度計算的影響\h4.30制訂計劃中的一些常見問題及解決方法\h4.30.1任務的開始時間不隨前置任務變化\h4.30.2任務工期的天數不等于完成時間和開始時間的跨度\h4.30.3工期出現(xiàn)小數點的原因\h4.30.4使用手動計劃的弊端\h4.31Project常見bug及解決辦法\h4.31.1通過右擊新建Project文件后未出現(xiàn)默認時間\h4.31.2輸入日期時提示“此域不支持您輸入的日期”\h4.31.3打印預覽只顯示一行任務\h4.32不同Project版本生成的文件之間的保存\h4.32.1Project各版本生成的文件之間的支持關系\h4.32.2保存為Project低版本支持的文件\h4.32.3將Project文件設置成默認保存為低版本\h4.33給Project文件加密\h4.34用Project生成和設置單代號網絡圖\h4.34.1網絡圖視圖及基本設置\h4.34.2網絡圖中摘要任務的顯示與隱藏\h4.34.3在網絡圖中顯示任務之間的關聯(lián)關系\h4.34.4使用折疊方框\h4.34.5自定義網絡圖中的方框樣式\h4.34.6設置單個方框的樣式\h4.34.7設置網絡圖計劃的版式\h第5章制訂初始資源和成本計劃\h5.1創(chuàng)建資源基本信息\h5.1.1案例中項目直接成本的構成\h5.1.2Project中的3個資源類型\h5.1.3在資源工作表中創(chuàng)建資源\h5.1.4工時類資源需要設置的信息\h5.1.5材料類資源需要設置的信息\h5.1.6成本類資源需要和可以設置的信息\h5.1.7不同類型的資源設置小結\h5.2設置資源可用性\h5.3分配資源\h5.3.1任務類型的原理解釋及使用建議\h5.3.2統(tǒng)一更改當前文件中任務類型的兩種方法\h5.3.3分配資源的常用視圖\h5.3.4成本類資源的分配\h5.3.5工時類資源的分配\h5.3.6材料類資源的分配\h5.3.7為摘要任務分配資源及其注意事項\h5.4查看資源的任務計劃\h5.4.1在【工作組規(guī)劃器】視圖中查看并調整資源的任務計劃\h5.4.2在【資源使用狀況】視圖中查看資源的任務計劃\h5.4.3自定義分組查看團隊成員每周的任務計劃\h5.5創(chuàng)建成本計劃\h5.5.1任務成本的構成\h5.5.2設置任務的固定成本\h5.5.3摘要任務和項目總成本的構成\h5.6預算類資源及設置項目預算\h5.6.1預算類資源\h5.6.2設置項目預算\h第6章優(yōu)化項目計劃\h6.1查看資源的負荷情況\h6.1.1在【資源使用狀況】視圖中查看資源的負荷情況\h6.1.2在【資源圖表】視圖中查看資源的負荷情況\h6.1.3【資源圖表】視圖的其他用途\h6.2資源沖突與調配\h6.2.1資源出現(xiàn)沖突的原因\h6.2.2處理辦法1：檢查任務工時的合理性并調整\h6.2.3處理辦法2：增加資源供給\h6.2.4處理辦法3：資源替換\h6.2.5處理辦法4：忽略輕微的沖突\h6.2.6處理辦法5：資源調配\h6.3關鍵路徑\h6.3.1關鍵路徑的定義及計算原理\h6.3.2對計劃中的重要節(jié)點設置期限\h6.3.3查找關鍵路徑的常用方法\h6.3.4查看任務的拖延余地：最晚開始和最晚完成時間\h6.3.5總浮動時間與自由浮動時間的區(qū)別\h6.4壓縮工期\h6.4.1項目工期壓縮到什么程度才能設定基準\h6.4.2在Project中壓縮工期的3種方法\h6.4.3壓縮工期的注意事項和建議\h6.5壓縮成本\h6.5.1成本壓縮到什么程度才能設定基準\h6.5.2壓縮任務的成本\h6.6計劃做好后如何整體順延\h第7章設定項目基準\h7.1基準的含義及設置基準的目的\h7.2設置基準和清除基準\h7.3設定基準所包含的信息\h7.4正確理解多個項目基準\h7.5基準與中期計劃的區(qū)別\h第8章項目更新與監(jiān)控（僅含進度、不含成本）\h8.1更新計劃的頻率及狀態(tài)日期\h8.2基準計劃、當前計劃和實際狀態(tài)之間的關系\h8.3更新實際狀態(tài)與當前計劃\h8.3.1更新已開始并完成的任務\h8.3.2更新已開始但未完成的任務\h8.3.3檢查當前計劃與基準計劃的差異并更新尚未開始的任務\h8.3.4【完成百分比】與【實際完成百分比】的區(qū)別\h8.3.5修改任務工期后，任務完成百分比會自動變化\h8.3.6正確理解和使用【實際工期】\h8.3.7更新進度計劃需要注意的事項\h8.3.8第二次更新計劃\h8.4對比當前計劃與基準之間的差異\h8.4.1完成時間差異、開始時間差異、工期差異等\h8.4.2計算完成時間差異時用當前計劃和基準比較的原因\h8.4.3使用突出顯示和篩選器查看進度落后的任務\h8.4.4設置警示燈顯示計劃是否延遲\h8.5更新計劃后發(fā)現(xiàn)延遲的處理方法\h8.5.1重新尋找關鍵路徑\h8.5.2已完成的任務不再計算為關鍵路徑\h8.5.3壓縮工期\h8.6正確理解【狀態(tài)】列的含義及“延遲的任務”\h8.7定期手動更新每個任務\h8.8用任務備注記錄執(zhí)行過程中的更多信息\h8.9快速查詢某個時間段要開展的任務\h8.10創(chuàng)建自定義表格并快速從不同視角查看項目計劃\h8.10.1使用內置的表格并對其進行編輯\h8.10.2創(chuàng)建自定義表格并保存為模板永久使用\h8.11Project中的視圖\h8.11.1常用視圖\h8.11.2任務類視圖與資源類視圖\h8.11.3創(chuàng)建復合視圖的3種方法\h8.11.4創(chuàng)建新的自定義單一視圖的兩種方法\h8.11.5修改Project默認的視圖\h8.12項目報表\h8.12.1使用Project中的內置報表并編輯和保存\h8.12.2自定義報表1：新建“任務的完成時間差異”報表\h8.12.3自定義報表2：新建“關鍵路徑清單”報表\h8.13項目范圍變更管理\h8.13.1計劃執(zhí)行過程中增加新任務\h8.13.2增加新任務后需要注意的問題\h8.13.3處理原來計劃中已經無效的任務\h8.14計劃暫停后重新啟動如何更新Project計劃\h8.15計劃嚴重推遲時保存新的基準\h8.16計劃嚴重推遲更新基準后再更新關鍵節(jié)點的期限\h8.17在甘特圖區(qū)域顯示新基準的條形圖\h8.18對比當前計劃與新基準之間的差異\h8.18.1當前計劃與新基準之間在完成時間、開始時間上的差異\h8.18.2當前計劃與新基準之間在工期和成本上的差異\h8.18.3將自定義列保存到Project模板庫中\(zhòng)h第9章項目更新與監(jiān)控（進度+成本）\h9.1更新實際已經完成的任務\h9.1.1更新任務的實際開始和實際完成時間\h9.1.2更新任務調用的工時類資源的實際工時和剩余工時\h9.1.3更新任務分配的成本類資源的實際成本與剩余成本\h9.1.4更新任務分配的材料類資源的實際工時與剩余工時\h9.1.5更新摘要任務所分配資源的時間與成本\h9.1.6更新任務的（實際）固定成本\h9.2更新實際已經開始但尚未完成的任務\h9.2.1更新任務的實際開始時間和工期\h9.2.2更新任務分配的工時類資源的實際工時與剩余工時\h9.2.3更新任務分配的成本類資源的實際成本與剩余成本\h9.2.4更新任務分配的材料類資源的實際工時與剩余工時\h9.2.5更新任務的固定成本\h9.2.6工時完成百分比與完成百分比\h9.3對比當前計劃與基準之間的差異\h9.3.1檢查進度的完成時間差異\h9.3.2檢查成本差異\h9.4使用突出顯示和篩選器查看成本超支的任務\h9.5設置警示燈顯示成本超支的任務\h9.6對項目資源和成本進行分組統(tǒng)計\h9.7項目報表\h9.7.1使用Project內置報表：項目現(xiàn)金流量表\h9.7.2自定義報表1：新建現(xiàn)金流量表\h9.7.3正確理解Project中的現(xiàn)金流量表\h9.7.4自定義報表2：新建：工時報表\h9.7.5自定義報表3：新建成本報表\h9.8Project中的掙值分析\h9.8.1掙值分析基本解釋\h9.8.2計劃值BCWS\h9.8.3掙值BCWP\h9.8.4實際成本ACWP\h9.8.5衡量進度績效的指標：SV和SPI\h9.8.6衡量成本績效的指標：CV和CPI\h9.8.7Project中完工估算的兩種方法\h9.8.8掙值分析在實際應用中的注意事項和建議\h第10章項目收尾及多項目管理\h10.1項目收尾\h10.1.1分析歷史數據，總結經驗教訓\h10.1.2保存常用日歷、篩選器、視圖、報表等\h10.2共享資源庫及多項目管理\h10.2.1創(chuàng)建共享資源庫文件\h10.2.2其他項目文件調用共享資源庫中的資源\h10.2.3查看共享資源的整體負荷情況\h10.2.4插入子項目并設置不同項目中任務的依賴關系\h10.2.5多項目管理中需要注意的問題注：原文檔電子版，非掃描，需要的請下載本文檔后留言謝謝。第1章Project軟件概述Project項目管理軟件是世界上最流行的項目管理軟件之一，它已經成為項目管理者的通用語言和通用技能。使用Project管理真實的項目，可以大大提高項目管理的效率和專業(yè)度。1.1Project基本特點Project是微軟公司推出的一款專業(yè)的項目管理軟件，它在各行業(yè)得到廣泛應用，成為項目管理者的一大利器和不可或缺的基本技能。圖1-1總結了為什么微軟的Project軟件能夠成為世界上最主流的項目管理軟件之一。1.用戶最多微軟Project在全球有幾千萬名用戶，可以稱得上是最主流的項目管理軟件。用戶多必將產生馬太效應，也會越來越有利于軟件的推廣。這就像微信支付一樣，當身邊越來越多的人用微信支付時，你就會潛移默化地被影響，從而綁定銀行卡開始使用微信支付，一旦用的人多了，就形成了依賴，想擺脫都難。所以，當Project逐漸變成項目管理同行的基本工具和技能后，我們就不得不去學習和使用它了。圖1-12.功能強大Project在項目管理三大核心功能上的表現(xiàn)非常好，可以非常便捷、專業(yè)地管理項目的進度、資源和成本，是一款不可多得的項目管理工具，而且仍在持續(xù)迭代改進中。關于Project的功能，后面會詳細介紹，看完那部分介紹后，相信大家會對Project的功能有一個更全面的認識和理解。3.界面友好打開Project軟件，你會發(fā)現(xiàn)它的界面與Office其他軟件非常類似，這大大降低了新用戶對新軟件的適應難度，非常容易上手，操作界面非常友好。反觀一些其他的項目管理軟件，首先會讓大家覺得比較陌生，從而導致學習的興趣直接下降。4.成本低Project軟件能夠普及得這么廣的原因之一就是它的低成本，它的上線成本對于一般的企業(yè)甚至小企業(yè)來講都能承擔得起。作為一個相對輕量化的項目管理系統(tǒng)，它得到很多企業(yè)，尤其是中小企業(yè)的青睞。5.適用于各個行業(yè)Project是一款通用的項目管理軟件，沒有行業(yè)的限制，現(xiàn)在幾乎在各行各業(yè)都能看到項目管理者在使用Project。相信隨著項目管理模式在國內企業(yè)的重視程度日漸提高，將來會有越來越多的企業(yè)和行業(yè)會使用Project作為其項目管理軟件。1.2Project軟件界面介紹Project目前只支持Windows操作系統(tǒng)，從1995年開始已經停止對Mac操作系統(tǒng)版本的支持。Project2010可以在WindowsXP以及更高版本的操作系統(tǒng)上運行，而Project2013和Project2016需要Windows7或更高版本的操作系統(tǒng)。打開如圖1-2所示的Project軟件界面，首先有一種似曾相識的感覺，實際上，同為微軟家族的Project，其操作界面已經演化得與Excel等Office軟件的界面非常相似，這就增加了用戶對Project的親切感。圖1-2圖1-2是Project2016的截圖，它與Project2013的界面幾乎完全一樣，只是色彩主題略有差異。在軟件界面的上方是菜單選項，Project2016和Project2013都有6個選項卡：任務、資源、報表、項目、視圖、格式，而Project2010則有5個選項卡，沒有“報表”。每個選項卡下方會有很多工具按鈕，這些工具按鈕的布局與Office軟件非常類似。圖1-2顯示的是一個【甘特圖】視圖，或者準確地說，這是一個【包含日程表的甘特圖】視圖。在圖1-2中間部分工具按鈕的下方顯示的是日程表，在【視圖】選項卡→【拆分視圖】中取消勾選【日程表】復選框后，就不會在中間位置顯示日程表了。如果打開自己的Project軟件后沒有在默認的甘特圖視圖中顯示日程表，也可以在【視圖】選項卡→【拆分視圖】中勾選【日程表】復選框，這樣就會在甘特圖視圖的基礎上顯示日程表。如圖1-2所示，日程表的下方區(qū)域被分隔成了左、右兩部分，左側叫作【工作表區(qū)域】，右側叫作【甘特圖區(qū)域】。工作表區(qū)域看起來非常像Excel，但是有本質的區(qū)別，后面會進行介紹。工作表區(qū)域有很多列，每一列都有列標題。甘特圖區(qū)域是生成和顯示任務的甘特圖（或者叫橫道圖）的地方，其上方是一個時間軸，在Project里面叫作【時間刻度】。在圖1-2的左側有一個【視圖欄】，如果軟件界面中暫時沒有顯示出來，可以在工作表區(qū)域的最左側部分右擊，然后在彈出的快捷菜單的最下方單擊“視圖欄”，如圖1-3所示，就可以像圖1-2那樣顯示視圖欄。圖1-3提示在本書中，如果提到某個選項卡，就是指5個選項卡：任務、資源、項目、視圖、格式，在Project2013和Project2016中還多了一個選項卡，就是“報表”。當本書后續(xù)章節(jié)提到“工作表區(qū)域”時，就是指如圖1-2中類似Excel單元格的那部分區(qū)域。1.3Project功能介紹Project的功能非常之多，但歸納起來，Project主要有三大項目管理的核心功能，分別是進度管理、資源管理和成本管理。圖1-4是對Project的功能做的一個全面歸納。圖1-4之所以把這三個核心功能畫成金字塔結構是有原因的，進度是一切的基礎，資源和成本都是依附在進度之上的，不能脫離進度計劃去用Project管理項目的資源和成本，但是可以只用Project來管理項目進度計劃而不管理資源和成本，也可以同時用Project來管理進度和資源（而不管理成本）。資源要依附在進度計劃之上，這是因為我們的工作范圍（任務）都體現(xiàn)在進度計劃中，可以為任務分配資源，從而實現(xiàn)對資源的管理。同時，用Project進行資源管理的一個重要的目的，就是進行項目的成本管控。當然，即使不用Project去管控項目成本，也可以使用Project里面的資源管理功能去管理資源工作量或者團隊工作負荷。成本的管理必須同時依附在進度和資源之上才能實現(xiàn)。通過圖1-4，希望大家能掌握這三個核心的項目管理功能之間的關系。下面將具體介紹Project的一些突出功能。關于這些功能，本節(jié)僅概括性地介紹，在本書后續(xù)章節(jié)會結合案例講解如何使用這些功能以及如何服務于項目管理的實際需要。1.功能篇之WBS（見圖1-5）在Project中設置任務之間的層級關系非常簡單，通過簡單的升級和降級操作就可以實現(xiàn)。而且，可以選中多個任務再批量設置任務之間的層級關系，一旦設置好后，通過勾選【格式】選項卡下的【大綱數字】，就可以自動在任務名稱前加上任務對應的大綱數字了。設置好任務的層級關系后，母任務（在Project中稱之為“摘要任務”）的開始時間、完成時間、工期、成本等就可以根據子任務的信息自動計算或匯總了。圖1-52.功能篇之甘特圖很多人使用Project的初衷是使用它的甘特圖功能，的確，甘特圖是Project眾多非常出色的功能之一。甘特圖也叫橫道圖，這個工具已經在項目管理和計劃管理領域廣泛地使用。它之所以能如此流行，就是因為橫道圖計劃非常直觀，最上方是第一個時間軸，橫道圖的長度就代表該任務的工期長度，用橫道圖表示的進度計劃簡單明了，不用任何專業(yè)知識都能看懂，比網絡圖計劃更加直觀。在Project中，其實甘特圖是不需要“畫”的，它是根據任務的信息自動生成的，當然也可以對甘特圖繼續(xù)進行更多的設置使其更加簡捷、美觀。對于Project中不同類型的任務，其甘特圖是不同的，還可以根據這些不同的類型批量設置任務的甘特圖樣式。除了可以設置甘特圖顯示的形狀、顏色等，還可以在甘特圖的上、下、左、右、內部共5個位置顯示不同的任務信息。在設置好基準計劃后，在【跟蹤甘特圖】視圖中，每個任務對應兩個條形圖，如圖1-6所示，上面的藍色或紅色條形圖代表了當前計劃和當前狀態(tài)，當前計劃是動態(tài)的，下方那個灰黑色條形圖代表了基準計劃，基準計劃是靜止的。通過對比甘特圖就可以一眼看出當前計劃相對于基準計劃或者目標計劃是提前的還是滯后的。圖1-63.功能篇之日歷（見圖1-7）在排定進度計劃時，一個令人頭疼的問題就是要考慮到各種假期、調休、不同的作息時間等，在一個大型的計劃中可能牽扯到不同的事業(yè)部且作息時間也不同，某些團隊成員甚至還有休假或者出國計劃，這些都會影響進度計劃的排定，使其變得更加復雜。如果不借助工具，就很麻煩。圖1-7Project非常完美地解決了這個問題，它的日歷功能非常強大，有Project的輔助，再也不用掰著手指頭看著日歷本去排計劃了。它在排計劃時會自動計算（自定義）日歷里面的工作時間，也會自動避開（自定義）日歷里面的非工作時間。本書將為大家講解三種典型的日歷形式?！镌跇藴嗜諝v的基礎上添加假期以及調休。所謂“標準”日歷就是Project默認的日歷，每周工作5天，每天工作8小時，但是現(xiàn)實中還要考慮法定假期或者公司特殊假期的影響，比如國慶節(jié)放7天假，但是同時也需要調休?！锪旃ぷ髦?、七天工作制、全年無休日歷。這三種日歷的設置方法相同，所以我把它歸結為一類。在這種日歷下，可能星期六、星期天都要上班，甚至在全年無休日歷下，連國家法定假日都要工作?！锎笮≈芙惶嫒諝v，一周單休一周雙休。也有些公司采用這種作息時間。通過對以上三種日歷形式的講解，基本上就把設置日歷時會用到的技能、技巧都講到了，而且對于每一種日歷形式，設置的方法可能還不止一種。如果大家能掌握這三種日歷的設置，那么基本上可以舉一反三地處理現(xiàn)實中遇到的所有復雜日歷了。在Project中，日歷一旦被設置好，還可以將其保存到“管理器”模板中，這樣今后所有項目都可以調用這些日歷，并且，只要有一個人設置好，其他人都可以輕松地使用這些已經設置好的日歷，一勞永逸！還沒有結束，在Project中，除了可以給整個項目設置一個通用的日歷，還可以為每個任務設置日歷，這樣就解決了不同任務由不同部門來執(zhí)行，但不同部門的日歷可能不一樣的問題。4.功能篇之任務間的依賴關系項目的各個任務之間往往有很多實際的邏輯關系，這些都會影響到進度計劃的排定。在Project中可以輕松設置任務之間的關聯(lián)關系，主要體現(xiàn)在【前置任務】和【后續(xù)任務】列中，這個設置非常簡單。那么，為什么要設置任務之間的關聯(lián)關系？目的就是使任務變成一個整體的計劃，如果某個任務出現(xiàn)變化或延遲，我們就能看到它對其他任務和整個項目的影響了，所謂牽一發(fā)而動全身。如果不去設置這些關聯(lián)關系，或者比如像在Excel中無法設置這些關聯(lián)關系，就很容易忽略某個關系而使制訂的計劃不合理甚至無法執(zhí)行。設置了任務之間的關聯(lián)關系后，不僅在【前置任務】和【后續(xù)任務】列中能看到，還可以在甘特圖中看到，Project會以箭線的形式在甘特圖上體現(xiàn)任務之間的關聯(lián)關系，非常直觀，如圖1-8所示。圖1-8理論上，任務之間的關聯(lián)關系有4種：完成開始（FS）、開始開始（SS）、完成完成（FF）、開始完成（SF）。但是由于每種關系還存在提前量和滯后量，這又會衍生出更多的形式，這部分內容在第4.4節(jié)會詳細介紹。5.功能篇之資源管理在Project中既可以利用資源管理功能實現(xiàn)對團隊成員工作量負荷的管理，還可以結合進度和資源去實現(xiàn)對項目成本的管控。圖1-9顯示了在【資源工作表】視圖中創(chuàng)建的資源，圖1-10顯示了給任務分配資源以后在【資源圖表】視圖中自動生成的資源直方圖。當然還有更多的視圖可以展示資源工作量負荷情況的視圖。圖1-9圖1-10注意，現(xiàn)實中某個團隊成員可能是在一個矩陣式的組織環(huán)境中，也可能同時服務于多個項目，那么投入到某個項目的工作時間不一定是恒定的，有可能這個月可以投入100%的時間，下個月就只能投入60%的時間了。這在Project中都是可以進行設置的，一旦設置了資源在不同時段的可用性，在圖1-10中生成的資源直方圖中，那條黑色的線將不再是水平的，就會變成階梯狀的。另外，在現(xiàn)實中，某個部門的人力資源費率也可能會發(fā)生變化，比如工程師在本財年的工時費率是100元/工時，到下一個財年可能會調整為120元/工時，這種分時段費率在Project中是可以設置的。設置好之后，哪怕是跨年度的同一個任務，比如開始時間是2017年12月20日，完成時間是2018年1月10日，也會根據分時段費率計算任務的成本。6.功能篇之成本大家在現(xiàn)實的項目管理實踐中，經常苦于沒有合適的工具來輔助進行成本管控，Project就是一個很好的解決方案，而且這一個工具就把進度、資源和成本同時涵蓋了，不用再為成本管理而切換到其他工具上。我們不僅可以使用Project規(guī)劃項目的成本，而且Project能更新成本的進展，以及隨時查看成本偏差，實現(xiàn)預警。此外，當我們使用成本功能時，可能需要向領導匯報，此時只需使用Project里面的報表功能生成各種自己需要的報表，然后展示給管理層就可以了。如圖1-11所示，這里只展示一個最簡單的報表樣式，在Project中，只要有數據就可以做出像Excel一樣的、各種豐富的報表樣式，這在后續(xù)章節(jié)將會詳細介紹。圖1-11當然，在實踐中，很多項目管理者對成本管控還缺少必要的知識和經驗，有可能大部分的時間都花在項目進度、質量等其他方面了，成本管控可能還沒有成為項目管理的重點。然而，項目按時交付只是項目管理的基本目標，能夠控制住項目預算、實現(xiàn)項目預期的毛利率才應該是絕大部分項目最重要的目標。通過本書對Project成本管理的講解，相信會讓大家對現(xiàn)實中的項目成本管控有一個更直觀、更深刻的認識和理解。7.功能篇之關鍵路徑進度管理中需要用到的工具、方法與技術有很多，但最重要的莫過于關鍵路徑，這是我在過去多年的培訓課程中經常強調的內容。做一個計劃很容易，如何按照項目的目標去優(yōu)化計劃則要求項目管理者掌握更多的知識、經驗和技能。比如我們經常遇到需要壓縮項目工期的情況，壓縮工期的方法可以多有種，比如加班、增加資源、快速跟進、更改任務日歷和資源日歷等，但最重要的前提是，首先要找到關鍵路徑。那么如何找出關鍵路徑呢？如果我們使用Excel做計劃，那么找關鍵路徑只能憑經驗了，而當任務的數量比較多時，僅憑經驗就無法找出關鍵路徑了，尤其是關鍵路徑可能有多條，甚至是交叉的。Project就是一個完美的解決方案，掌握了Project關鍵路徑的計算原理后，無論項目多復雜，我們都可以輕松在Project中找出它的關鍵路徑，而且可以分析出它形成的原因。在Project中顯示關鍵路徑的方法也有很多種，本書至少要講到常用的六種，圖1-12就是通過分組的方式將整個計劃中的關鍵路徑和非關鍵路徑分成兩組，這樣就很直觀了。圖1-12同時我想強調的是，在大多數的項目管理理論書籍和培訓中，只會講到關鍵路徑的最簡單形式，就是只和最長的路徑（其實準確地說，應該是“最晚的路徑”）比較，然而，現(xiàn)實中有許多更復雜的形式，比如某些關鍵任務節(jié)點的完成時間對關鍵路徑的影響，本書的后續(xù)章節(jié)會詳細為大家講解。8.功能篇之設置基準與跟蹤計劃為了讓項目能夠按照預期的時間和成本來完成，我們通常會設定一個目標計劃或者基準計劃，將其作為整個項目在執(zhí)行過程中的控制依據，這在Project中叫作基準計劃?；鶞适菧y量進度績效和成本績效的依據，通過對比當前計劃與基準計劃之間的差異，我們可以隨時發(fā)現(xiàn)進度偏差和成本偏差，從而可以及早地進行干預、控制和改善。當用Excel做進度計劃時，設置基準計劃以及跟蹤計劃非常困難，不便于隨時監(jiān)控進度和成本的偏差，但在Project中設置基準計劃幾乎是一鍵操作，特別簡單，而且進度和成本實際上是一起設置的，不需要分別設置。當有了基準計劃后，就可以隨時監(jiān)控項目是否是按照目標來推進的。如圖1-13所示，在甘特圖上可以看到，當前計劃的甘特圖和基準計劃的甘特圖都在什么位置，從而判斷任務是否有延遲。也可以在工作表區(qū)域定量地查看進度差異（完成時間差異、開始時間差異、工期差異等）和成本差異。圖1-13在圖1-13中能看到，還可以在Project中設置警示燈，便于我們更快地識別項目的狀態(tài)，比如延遲5天以上的用紅燈來顯示，按時或提前完成的用綠燈來顯示，延遲5天以內的任務用黃燈來顯示，這樣跟蹤計劃就更加直觀、高效了。9.功能篇之視圖使用過Project的讀者可能會發(fā)現(xiàn)，Project中的視圖非常多，但實際上，這里需要給大家解釋一下，常用的視圖就那么幾個，其余的視圖實際上是Project基于項目計劃中的數據自動加工，以不同視圖的形式展示出來的，之所以有這么多視圖，是想讓大家從不同的角度去查看和分析項目計劃。所以，并不是每個視圖都需要設置，很多視圖是基于計劃中的數據自動生成的，無須額外設置或編輯。在Project中至少有27個自帶的視圖，如圖1-14所示，后續(xù)章節(jié)將詳細講解Project中的視圖。圖1-141.4Project主流版本的主要區(qū)別Project目前最流行的版本是Project2010、Project2013和Project2016，也有少量用戶仍然在使用Project2007，不論哪個版本在本質上都無實質變化，只是軟件的操作界面越來越人性化，也和Office其他軟件的界面越來越相似，當然每個新版本都會增加一些貼心的小功能。目前Project版本的發(fā)布進度與微軟Office系列的基本同步，也就是說，當發(fā)布新一版的Office軟件時，微軟公司會同時發(fā)布該版本的Project軟件。表1-1總結了這三個主流版本在功能上的主要區(qū)別，注意，表1-1總結的主要是各版Project單機版之間的區(qū)別，并不涉及與Server版有關的功能。在此建議大家盡量使用Project2013或者Project2016，因為它的報表功能的確非常好用。表1-1續(xù)表如果要說這三者最大的區(qū)別，應該是報表功能在Project2013以及更高版本中得到了極大的改善，從此以后再也不必先把Project里面的數據拷貝到Excel中再生成報表了。上面表格中提到的“查看任務路徑”和“設置前置任務”，這些都是在Project2013和Project2016中加入的新功能，這些小功能確實給項目管理工作帶來了不少便利。如果只看Project2013和Project2016在功能上的區(qū)別，主要就是“設置前置任務”了，其他功能基本差不多。另外，Project2016增加了有關敏捷項目管理的部分功能，本書將不涉及這部分內容。另外，關于上面表格中提到的“最大日期格式”，雖然在Project2013和Project2016中增加了100年，但是實際上一個計劃也就是跨度幾年而已，很少有跨度超過10年的計劃，因此這個功能上的變化對用戶來講，幾乎沒有影響和幫助。提示本書所講的內容同時適用于Project2010/2013/2016，如果是三個版本都有的功能，在截圖時將采用Project2016的界面，如果某章節(jié)的部分內容不適用于Project2010或Project2013版本，會有相應提示。1.5Project與Excel的本質區(qū)別Project甘特圖視圖的左側就是一個工作表區(qū)域，看起來非常像Excel，同時，很多人在使用Project之前是使用Excel做項目計劃的，因此會用操作Excel時的一些固有習慣和固有思維來使用Project，結果就會出現(xiàn)很多困惑。本節(jié)將介紹這兩者的本質區(qū)別，講到這里，也就必然要講清楚如何正確理解Project里面的列?！鹃喿x建議】：關于Project與Excel的本質，不論是對Project初學者還是資深用戶，這部分內容對今后用好Project都大有裨益，想深入研究的讀者請認真閱讀和理解。首先，從功能上來看，Project和Excel本來就不是為了相同的目的而開發(fā)的工具，所以在功能上自然就有本質的區(qū)別。Project是一款專業(yè)的項目管理軟件，側重于管理項目的進度、資源和成本。而Excel是一款專業(yè)的數據處理軟件，在數據處理方面的功能非常強大。其次，來看一下如何正確理解Project的列，將列理解透了，就能看出Project和Excel完全不是一回事兒。表1-2歸納和總結了Project與Excel的列的不同點。表1-2★Project的列有400多個，但是每個列所能接收和識別的數據類型已經固定下來了，比如【名稱】這一列，它是一個文本列，可以接收任何輸入；但是比如【開始時間】這一列，它就是一個日期列，只能輸入日期，不能輸入其他類型的數據。而恰恰是這一點使得Project每一列的數據類型更加統(tǒng)一，更便于后期生成報表。這和Excel的區(qū)別相當大，Excel的每個單元格、每個列可以接受的數據類型都是不固定的。★Project有400多列，分成兩類，預置列和自定義列，如圖1-15所示。預置列就是說這些列的數據類型和用途已經被Project設置好了，不能再修改，這和Excel就嚴重不同了，Project的大部分列都是預置列，正是因為有這么多的預置列，才使得Project的項目管理功能更加系統(tǒng)化、標準化和簡單化。而自定義列則是只規(guī)定了其數據類型，比如文本、日期、數字、成本等，用戶可以根據自己的需要去使用這些自定義列，Project一共有9種類型，共計140個自定義列。圖1-15★使是自定義列，也只能為某一列設置一個統(tǒng)一的公式，不能為某個單元格設置公式，這和Excel也有本質的區(qū)別?？傊覀儾荒苣肞roject和Excel進行比較，也千萬不要把在Excel中做計劃的思路帶到Project，否則會出現(xiàn)各種各樣的問題，更關鍵的是，如果用Excel的思路來使用Project，也就只能發(fā)揮它的一小部分功能，比如橫道圖，而Project在項目管理方面的其他更強大的功能則完全體現(xiàn)不出來了。第2章Project背后的項目管理原理及基本設置本章主要為大家講解Project軟件背后所蘊含的項目進度管理和成本管理的思想、原理，以及在使用前的一些基本設置。2.1Project背后蘊含的項目進度管理以及成本管理思想【閱讀建議】：本章所講的內容是首次在Project書籍中系統(tǒng)為大家講解這些進度管理和成本管理的原理及思想，對初學者來講可能感覺比較陌生，建議在系統(tǒng)地學習完本書后再返回本章細細品味。對于有一定基礎的Project用戶，建議仔細閱讀和體會本章所講的內容，希望會讓你對Project的認識得到升華。筆者不斷強調Project的原理，就是為了讓大家知其然并且知其所以然，并引導大家去思考這些原理與實際項目的結合。關于這些原理將抽絲剝繭地體現(xiàn)在后續(xù)章節(jié)對案例的深入講解中，本章首先為大家鋪墊一些預備知識，大家也可以直接路過本章，從第3章開始學習，最后再回顧本章的內容。2.1.1項目進度管理思想和原理1.所有任務越早開始越好進度管理的第一原則就是今天能做的事情絕不推到第二天，拒絕拖延癥，拒絕“學生綜合征”，體現(xiàn)在進度排定過程中就是盡量讓所有任務越早開始從而越早結束。這其實是一種風險管理的思維，不要把任務推到明天，因為明天還有明天的事情，而且明天可能突然出現(xiàn)更緊迫的任務而打亂原來的計劃。在Project中處處體現(xiàn)了這種思維，但是可能絕大多數用戶并沒有意識到，比如在項目信息窗口中就有“所有任務越快開始越好”的提示，如圖2-1所示。如果所有任務都遵循這個原則，實際上做一個進度計劃只需要輸入一個項目的開始時間和工期就能把進度計劃做出來了。而如果不遵循這個原則，直接輸入任務的開始時間或者完成時間，Project就會默認為你可能有一些難言之隱無法遵從這個原則，因此Project會顯示這些任務有“不得早于……開始”或者“不得早于……完成”的限制條件。圖2-1這個“任務越早開始越好”的原則還會影響到什么呢？就是總浮動時間和關鍵路徑的計算。如果按照“任務越早開始越好”的原則來排計劃，那么任務的總浮動時間是最大的，而一旦沒有這樣做，就會導致Project出現(xiàn)了限制條件，通常都會使總浮動時間縮短。2.基準“凡事預則立，不預則廢”，這是項目管理的基本理念，就是做什么事情首先要有個計劃，有個目標，然后才有實現(xiàn)的可能，如果沒有方向，項目一開工就稀里糊涂地直接干活，項目注定會失敗。基準就是項目的目標，也是測量進度績效和成本績效的依據和標尺。在Project中，可以輕松地一鍵設置進度和成本基準，有了基準后，就使跟蹤和監(jiān)控計劃變得有的放矢。3.關鍵路徑在進度管理的工具與技術中，關鍵路徑是最重要、最需要掌握的方法。當我們需要壓縮工期時，首先要去找關鍵路徑，然后再想辦法在關鍵路徑上壓縮工期。如果在非關鍵路徑上壓縮工期，則是在做無用功，影響關鍵路徑計算的根本參數是總浮動時間，總浮動時間小于等于零的路徑就是關鍵路徑，這是比較學術的定義，如果用通俗的話說，如果某條路徑延遲，必然會引起整個項目完成時間的延長或者導致關鍵節(jié)點完成時間的延遲，那么這條路徑就被認為是關鍵路徑。影響總浮動時間的兩個重要條件是：第一，項目中最晚的路徑；第二，關鍵節(jié)點/里程碑的完成時間要求，如果還有一個條件的話，那就是限制條件。后續(xù)章節(jié)將會詳細講解這部分內容。Project軟件里面的關鍵路徑功能是非常完善的，建議讀者認真學習和領悟這部分內容。4.關鍵節(jié)點/里程碑的完成時間要求（期限）對關鍵路徑的影響在一般的項目管理書籍和培訓中，往往只講關鍵路徑的最簡單形式，就是只考慮整個項目中最長的路徑（準確地說，是“最晚的路徑”），而現(xiàn)實中還需要考慮某些關鍵節(jié)點及里程碑節(jié)點可能也有完成時間的強制要求，這也會影響關鍵路徑的計算。Project在計算關鍵路徑或者總浮動時間時，已經將這一點考慮在內了，從這一點上講，Project也是眾多項目管理軟件中做得比較完善的。關于如何讓關鍵節(jié)點或里程碑的強制完成時間去影響總浮動時間及關鍵路徑的計算，后續(xù)章節(jié)將結合案例為大家詳細講解。5.甘特圖/橫道圖甘特圖也叫作橫道圖，已經是一個非常有歷史的工具，它是1917年由亨利·甘特先生提出來的，因此被稱為甘特圖，在各行各業(yè)的項目管理中都有非常廣泛的使用。Project里面的甘特圖基本上是根據任務的信息自動生成的，當然還可以進行個性化的設置讓甘特圖顯示得更為漂亮、直觀。6.進度計劃要考慮到資源的可用性任務都是由團隊或者某個團隊成員完成的，那么假如這個成員在某個時間段不可用或者安排的工作量太多，就會影響到任務的按時完成。這在Project中主要通過兩種方式體現(xiàn)：第一，資源日歷，可以設置這個團隊成員在某個時間段完全不可用，從而提醒你不能在這個時間段安排任務；第二，資源在不同時間段能夠貢獻的工時數量，這個可以在【資源信息】→【資源可用性】中進行設置。7.任務工期受資源配置數量的影響在一般情況下，資源越多，越有可能使工期變短，但也不絕對。在Project中，可通過設置任務類型（固定單位、固定工期、固定工時）來體現(xiàn)任務工期與（工時類）資源數量之間的關系。但是這不意味著Project把任務類型默認為固定單位就是合理的，因為【固定單位】就是假設當把（工時類）資源的數量增加到2倍時，工期就會縮短為原來的1/2，也就是說【固定單位】這種任務類型是假定任務，工期與配置的（工時類）資源數量呈嚴格的反比例關系。但是，需要特別提醒大家的是，這種嚴格的反比例關系在現(xiàn)實中幾乎是不存在的，人員增加一倍工期就一定縮短一半嗎？很少有這樣的情況，一般的情形是，人員增加，工期非常有可能縮短，但不見得是按照反比例關系來縮短。所以，建議大家采用【固定工期】作為默認的任務類型，當工時類資源的數量調整時，我們人為地控制工期的變化。但無論如何，Project已經考慮到了任務工期受配置資源數量的影響，而且基于兩者的關系，Project也給用戶提供了選擇的機會。表2-1首先給讀者一個初步的認識，讓讀者了解在不同任務類型下工期與資源數量之間的關系。表2-18.做計劃要留有余量（風險思維）“取法乎上，僅得乎中”，這就告誡我們做事一定要留有余地，如果想讓項目在年底的12月31日前完成，那么定目標時就應該把時間稍微提前一些，比如12月15日或者更早。這主要是為了應對風險，尤其是未知風險。這一點不只體現(xiàn)在進度管理上，還體現(xiàn)在成本管理上，在Project中不僅有成本基準，還有一個【預算成本】的功能，通常預算成本要大于成本基準（或者叫基準成本，也叫基線成本），這也體現(xiàn)了安排計劃時要留有余地的風險思維。2.1.2項目成本管理思想和原理【閱讀建議】：初學者對于本節(jié)的內容可能感覺比較陌生，建議在學習完本書后再返回本節(jié)細細品味。對于有一定基礎的Project用戶，建議仔細閱讀和體會本節(jié)所講的內容，希望會讓你對Project的認識得到升華。1.項目直接成本劃分成三類：工時、材料、其他一次性費用一般情況下，項目管理主要關注項目的直接成本，而不去關注那些間接或者分攤的費用，因此項目成本管理更關注項目的毛利率，而非凈利率。項目的直接成本一般劃分成三類：工時類成本、材料類成本、其他一次性費用。在Project中，成本是通過分配到任務上的資源來實現(xiàn)的，而資源被看作項目直接成本的構成要素，因此把資源劃分成三個類型：工時類、材料類、成本類。這里說的成本類就是項目上所發(fā)生的一次性費用。2.項目成本管控要有目標或者基準與進度管理的原理一樣，項目成本管理首先要有目標成本或者基準成本，Project在設置基準的同時就保存了進度和成本基準。通過對比實時變化的當前成本與靜止的基準成本，就可以時刻監(jiān)控項目成本的偏差情況，如果Project發(fā)現(xiàn)了偏差或者潛在可能的偏差，就會提醒我們及時采取一些措施控制項目的成本開支。3.成本估算采用自下而上的方式在Project中，項目的總成本是逐級匯總各個任務而生成的，同理，母任務（摘要任務）的成本也是根據子任務逐級向上匯總而成的。圖2-2比較清晰地展示了成本自下而上匯總的邏輯，需要說明的是，這里提到的資源成本就是，該任務所調用或者分配的工時類資源、材料類資源、成本類資源各自所產生的成本之和，固定成本將在后續(xù)章節(jié)中講解。圖2-22.2使用Project軟件前的基本選項設置單擊【文件】→【選項】，就會出現(xiàn)如圖2-3所示的【Project選項】設置窗口，這個操作和Office其他軟件的非常類似。Project要進行的所有軟件設置都在這個窗口中，當然，其實絕大部分的默認設置是可以直接用的，無須進行特別的設置。圖2-3但是，有兩個選項是筆者建議大家更改的：一個是默認的任務模式；另一個是默認的任務類型。2.2.1將任務模式改為自動計劃如圖2-3所示，在“該項目的日程排定選項”的后面，選擇“所有新項目”，而不是“僅針對當前文件”。然后，把“新任務創(chuàng)建于”從“手動計劃”改成“自動計劃”，把“默認任務類型”從“固定單位”改成“固定工期”。通過這樣的設置后，關閉本文件，再打開新的文件時，任務模式就默認為自動計劃，任務類型就默認為固定工期了。注意，一定要再打開新項目文件才有效。建議與提醒在選項中修改設置時，很多人覺得已經修改過了為什么還不生效呢？這里需要特別提醒大家一定要注意兩點?！镌谶x項中修改設置時，一定要注意選擇的是“僅針對當前文件”還是針對“所有新項目”。如果選擇的是當前文件，那在選項里面做的修改只適用于當前文件，而不適用于以后再創(chuàng)建的Project文件；如果選擇的是“所有新項目”，那一定要注意，這個時候所做的設置只適用于今后再新建的Project文件，而不適用于當前文件。★如果有必要修改選項設置，請一定要在剛打開空白項目時就開始設置選項，如果已經創(chuàng)建了一些任務后再打開選項進行修改，很多設置對于已經創(chuàng)建的任務是無效的，僅對新創(chuàng)建的任務有效。舉個例子，默認的任務模式是手動計劃，如果剛開始沒有修改選項設置，創(chuàng)建了10個任務后又想起來在選項里面把【任務模式】從手動計劃改成自動計劃，那么此時只有新任務的任務模式是自動計劃，而以前的那10個任務的任務模式還是手動計劃。那要怎么解決呢？可以在工作表區(qū)域右擊，在彈出的快捷菜單中選擇插入【任務模式】列，然后手動對之前的10個任務進行修改。為什么要把任務模式改成自動計劃而不用默認的手動計劃呢？在Project2007以及更早的版本中是沒有任務模式這個選項的，從Project2010開始增加了這個新功能，為了讓用戶看到這個新功能，微軟Project團隊直接把【任務模式】這一列顯示在了甘特圖視圖中，并且把默認的任務模式直接默認為“手動計劃”。Project2007沒有任務模式這個選項，實際上所有任務的任務模式都是“自動計劃”。那么“手動計劃”到底有什么作用呢？它的本意是，我們開始做計劃時可能對有些任務的了解還不夠多，比如工期、時間等都無法確定，但是又想體現(xiàn)在計劃中，等任務信息明確了以后再更新這個任務。“手動計劃”就是給那些任務信息暫時還不充分的任務做個標記，可以通過篩選“手動任務”把這些任務都找出來，以便后期進行補充和更新。等任務信息明確了以后，還是需要把這些任務再改成“自動計劃”模式。所以，這個操作的本意其實并不是讓大家使用“手動計劃”，而是可以選擇使用“手動計劃”為一些暫時不明確的任務做標記，這體現(xiàn)了項目“漸進明細”的特點。但是，使用“手動計劃”會有一些弊端。比如可能會造成摘要任務的時間和子任務不匹配而不易令人察覺，甚至在使用手動計劃時，一些不當的設置會對關鍵路徑的計算造成干擾從而使用戶造成錯誤的結論，這在第4.30.4節(jié)將進行詳細的講解。2.2.2將任務類型改為固定工期Project中有三種任務類型，分別是固定單位、固定工時、固定工期。任務類型的本意是為了體現(xiàn)任務的工期與投入的（工時類）資源數量之間的關系，在第5.3.1節(jié)中將詳細講解三者的區(qū)別以及影響。在這里，筆者建議大家首先在選型中把默認的任務類型從固定單位改為固定工期，設置方法請參照上一小節(jié)和圖2-3。2.3Project選項設置的常見問題建議與提醒本節(jié)的內容對初學者來講可能還用不到，可以快速瀏覽本節(jié)在大腦中留個印象，等需要使用這些功能時再返回本節(jié)繼續(xù)尋找答案。在選項中可以對很多默認設置進行修改，通常情況下默認設置是有道理的，除了上文中提到的【任務模式】和【任務類型】。此外，還有幾個關于選項設置的問題是很多Project用戶可能會遇到的。2.3.1日期格式的設置在Project中做進度計劃就離不開日期，每個用戶偏好的日期格式可能不同，有些人習慣將日期顯示為2017年11月9日，有些人則習慣顯示為2017/11/9，那該怎么設置日期的格式呢？在【Project選項】→【常規(guī)】中可以看到修改日期格式的位置，如圖2-4所示，在此就可以從下拉菜單中選擇自己喜歡的日期格式。圖2-42.3.2設置工期的顯示形式在編制計劃時，大家會發(fā)現(xiàn)Project中文版默認的工期顯示單位是“個工作日”，有些用戶想讓它顯示為英文的day該怎么辦呢？在【Project選項】→【高級】里面也可以設置，如圖2-5所示。圖2-5【知識點】：Project中的工期都是工作日，那什么是工作日呢？工作日是與日歷天或者自然天對應的概念，如果是日歷天，就是每一天都算進去，如果是工作日就不一定了，這與Project里面的日歷設置有關系，在默認的“標準”日歷下，星期六和星期日都不算工作日，假如在日歷中把星期六也設置成工作時間，那么在計算任務時間時，也會把星期六作為工作日。這個概念將在后續(xù)章節(jié)結合實例進行深入講解。2.3.3顯示編輯欄如圖2-6所示，當我們在Project的工作表區(qū)域單擊某個單元格時，上方就會顯示一個類似Excel界面的“編輯欄”，對單元格進行修改或者編輯時比較方便。如果讀者的Project軟件界面沒有顯示這個，也沒有關系，可以在【Project選項】里進行設置。如圖2-7所示，可以在【Project選項】→【顯示】里可以勾選【數據編輯欄】，這樣的話在編輯工作表區(qū)域的單元格時就會像圖2-6那樣顯示一個編輯欄了。圖2-6圖2-72.3.4每周工時與每月工作日的真實含義在編制進度計劃時，會用到日歷的概念，比如每星期工作6天等，很多不太熟悉Project的人可能會認為應該在【Project選項】里面設置，如圖2-8所示，很多人都誤以為這里是設置每周工作時間的地方。其實不然，設置每周工作作息時間屬于日歷的設置，應該在【更改工作時間】窗口進行設置。圖2-8如圖2-8所示，在【Project選項】中的每周工時和每月工作日有什么含義呢？工期的默認單位是“工作日”，比如在【工期】列中輸入5，代表了5個工作日，實際上【工期】列也可以按照周或者月來輸入，比如說在【工期】列的某個單元格中輸入5w、5wk或者5week時，它代表多長時間呢？這就和【Project選項】里面的每周工時有關系。即使我們設置的工作日歷是7天工作制（星期一到星期日都上班），假如你在【工期】列中輸入5w，那么它仍然按照選項里面的設置（圖2-8）來計算，5周=5周×40工時/周=200個工時，除非你在選項里面手動修改了默認設置，另外需要注意Project實際上都是按照工期換算出來的小時數計算進度的，而不是按照天數來計算。所以，這里就給大家澄清一個絕大部分用戶的理解誤區(qū)，【Project選項】里面的每周工時和每月工作日，是只有當用戶在【工期】列中輸入的單位帶周（比如w、wk、week、周工時）或者帶月（比如mon、month、月工時）時才有用，與工作日歷沒有任何關系。提醒當在【工期】列中輸入的單位是m時，比如輸入“1m”，意味著1分鐘而不是1個月（工時），因為Project會自動將工期單位中的m識別為分鐘（minute），此時可以輸入“1mon”“1month”，或者“1月工時”（注意不要輸入"1月"，因為“月”是自然月的意思，這樣Project在計算進度時就不能按照日歷自動避開非工作時間了）。2.3.5將單個命令加入快速訪問工具欄如圖2-9所示，Project軟件界面的左上角位置有快速訪問工具欄，如果想把某個命令加在這里應該如何設置呢？單擊【Project選項】→【快速訪問工具欄】，如圖2-10所示，就可以把左側的某個命令或者多個命令選中，然后單擊中間的【添加（A）>>】按鈕，就可以把這些命令添加到快速訪問工具欄。圖2-9圖2-102.4Project中英文界面的切換只要按照本書的講解，掌握了Project的原理和操作技巧，使用Project中文版或者英文版都會很熟練。如果當前使用的是Project中文版，下載安裝英文語言包后就可以讓軟件在中英文界面之間自由切換，如果當前使用的是Project英文版，也可以下載中文語言包。在本書背面（封底）的下載地址中，提供了Project軟件中英文語言包（注意不是軟件本身，而是語言包）以及安裝說明，并且提供了Project常用列的中英文對照表。此外，大家也可以去微軟的官方網站上（）搜索“Office語言配件包”，自行下載中英文語言包。假如已經在Project中文版中安裝了英文語言包，想讓軟件界面變成英文的，需先打開Project中文版軟件，如圖2-11所示，單擊【文件】→【選項】→【語言】，在【選擇顯示語言】中單擊【英語】，然后單擊【設為默認值】按鈕，最后單擊【確定】按鈕即可。此時Project會提示你重新啟動，當再次打開后，Project軟件的界面內容就以英文顯示了。圖2-11同理，如果想從Project英文版界面切換回中文版，則參照圖2-12，單擊【File】→【Options】→【Language】，在【ChooseDisplayLanguage】中單擊【Chinese】，然后單擊【SetasDefault】按鈕，最后單擊【OK】按鈕即可。圖2-12第3章項目啟動自序中曾提到本書的講授特點：以原理為中心，以案例為主線，以Project項目管理實戰(zhàn)五部曲（制訂計劃、優(yōu)化計劃、設定基準、更新與監(jiān)控、項目收尾）為輔線。本書將圍繞一個案例從頭貫穿到尾，讓大家了解在項目不同的生命階段應該去管理哪些問題，用Project又可以幫項目經理做什么。本章重點講解案例本身，在隨后的章節(jié)中希望大家?guī)е鴨栴}去學習。在選擇案例時，本書特意選擇了一個裝修的案例，因為這樣的案例既通俗易懂，同時又是典型的項目，不論從事哪個行業(yè)的讀者都對此不陌生，憑常識就能大概理解本書介紹的內容、任務之間的邏輯關系等，這樣學習起來更有代入感。同時為了模擬公司項目管理的環(huán)境，本書介紹的裝修案例并不是為自己的新房裝修，而是假設你是一個裝修公司的項目經理，去為客戶裝修房子，這樣設置主要是為了讓讀者理解在項目管理中，在調用公司內的資源時是如何產生或者計提項目成本的。但是，本書只是以這個裝修案例來講解Project項目管理實戰(zhàn)的原理和方法，所以，重要的不是案例本身，而是本書一直強調的原理和方法。相信通過本書的學習，讀者一定能熟練運用Project管理工作和學習中的真實項目。3.1項目概況小王是某裝修公司的一名項目經理，他有多年的項目管理經驗，管理項目時有成熟的思路，并且善于使用新的工具去輔助提高項目管理的效率，深得領導信任。最近公司簽訂了一個新的客戶，將裝修一套新房，領導對小王比較放心，決定讓小王擔任該項目的項目經理。在對項目進行了必要的了解之后，小王開始著手準備啟動和規(guī)劃這個項目了。在小王所在的公司中，基本是按照項目制來進行管理和運營的，公司有專職的項目經理，每個項目都會指派一個項目經理全程負責項目的實施和交付。項目經理為項目的最終交付結果負責，參與和支持項目的部門主要有設計部、采購部、質檢部、財務部成本核算科。公司采取平臺化管理，不管哪個項目，只要調用公司內部資源都是要內部計提成本的，比如項目經理需要讓某個設計師為項目工作，那么設計師參與到本項目的工時是需要收費并計提到項目成本中的。3.2對項目和項目管理的基本認識我們工作中、生活中的很多事情都是項目，比如為領導寫一份報告、為公司組織一次聚會活動、為客戶交付一個具體的合同等，這些都是項目。可以說，我們身處各種項目組合的環(huán)境中。那么項目到底是什么呢？項目是為創(chuàng)造一個獨特的產品、服務或者輸出（結果）而進行的臨時性工作。這是一個全世界所公認的關于項目的定義。由此可見，項目可以說是無處不在，小到為自己的新房裝修，大到國家工程（比如三峽水電站），都算是項目。我們知道了項目的定義，那什么是項目管理呢？美國項目管理協(xié)會（PMI）給出的定義是，項目管理是指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限的資源限定條件下，實現(xiàn)設定的需求和期望的過程。簡單來說，項目就是一個實現(xiàn)需求的過程，或者說是一個把需求轉換成可交付成果的過程。那要如何去實現(xiàn)呢？這可能要用到一些專業(yè)的知識和技能，以及工具和方法。其實，除此之外，由于我們絕大部分的項目是依靠團隊來完成的，因此，項目管理者還需要有對團隊的管理能力，尤其是項目經理可能只是因某個項目而被臨時授權的領導和負責人，并不是團隊成員的直接領導，而是間接領導，這更需要項目經理或者項目負責人具有很強的組織協(xié)調能力和領導力。項目管理自2000年后在中國可以說是蓬勃發(fā)展，這種理念、體系和方法從早期的理論導入，到后來的摸索實踐和發(fā)展升華，目前已經在無數的組織中得到應用和普及。而項目管理要落地，還需要一些更接地氣的工具和方法。前兩章已經介紹到，微軟開發(fā)的Project項目管理軟件，正是一個非常好的、可以幫助項目經理進行專業(yè)化管理的工具。小王將在后續(xù)的項目管理工作中借助Project對他新接手的項目進行一步步的規(guī)劃、實施和監(jiān)控，在這個過程中，我們也將逐漸看到Project的功能與魅力。3.3項目的范圍通俗地講，對于一個項目，該做什么，不該做什么，這就是項目的范圍。什么決定了項目的范圍呢？是需求！需求是項目產生的根本原因，項目的需求范圍實際上決定了項目的范圍，包括可交付成果的范圍、產品的范圍和工作的范圍等。對于小王的新項目來說，項目的需求就是為客戶裝修好房子并使其滿意，當然還有其他干系人的需求，比如，小王所在公司的領導還希望小王能控制住項目的預算，如果實現(xiàn)了這些主要需求，項目基本就是成功的。所以，在項目的啟動和規(guī)劃過程中，一個很重要的工作就是確定好項目的范圍，而這又要從啟發(fā)、識別需求并確定需求范圍開始?？山桓冻晒凸ぷ鞣秶际菄@項目需求范圍展開的。該項目的起點是交房，然后是裝修方案的設計及確定、包含輕工輔料在內的施工，以及客戶的特定需求——裝修氣體檢測，這些都在小王的項目范圍中，其中，一些主要裝修材料的采購也在小王的項目范圍內，客戶則只負責家具、家電的選購。圖3-1大致展示和劃定了項目的范圍和邊界。圖3-1項目的啟動和規(guī)劃過程是非常重要的，項目管理的一個重要理念也是規(guī)劃比執(zhí)行（埋頭苦干）更重要。小王的項目管理經驗較為豐富，他相信，好的開始是成功的一半，因此他帶領項目團隊進行了全面規(guī)劃。為實現(xiàn)項目的需求，小王帶領項目團隊對工作范圍進行了分解，確定了項目的工作范圍和工作任務清單，如表3-1所示，同時根據以往管理項目的經驗，小王帶領團隊對每個任務或者活動估算了工期。為使工作范圍更加直觀，小王的團隊還制作了一個該項目的工作分解結構（WBS），如圖3-2所示。范圍可能會在項目執(zhí)行過程中發(fā)生變化，表3-1和圖3-2展示了在項目初期確定的工作范圍。表3-1續(xù)表圖3-23.4項目的資源及資源費率要完成該項目，除了要調用公司內部各部門的資源，還需要大量的外部資源，比如，需要從建材市場采購輔料、建材，從人才市場雇用具有各種技能的裝修工人等。前文已經講過，小王所在的公司實行較為正規(guī)的項目成本管控，只要調用公司內部的資源，都要將相應費用計提在該項目的成本中。小王的團隊經過分析，認為可能會用到如表3-2所示的資源。除此之外，可能還有一些其他費用，比如，打車費用等一次性項目支出。表3-2續(xù)表3.5項目的假設與成功要素每個項目在立項時都有一些假設和前提，在項目啟動后要持續(xù)地管理這些假設與前提，因為這些條件可能會發(fā)生變化，從而帶來風險。1.項目開始日期在小王的項目中，預計業(yè)主的交房時間大概在2018年3月1日，也就是說，項目工作范圍的起始時間是2018年3月1日。注意，可能該項目的啟動時間要早于這個日期，但是本案例講解時將以工作范圍中最早的任務“交房”作為項目的開始時間。2.項目工作日歷考慮到裝修行業(yè)的特點，在該項目中，我們采用“全年無休”的工作日歷，也就是說，在該項目的整個期間，沒有周末，也沒有節(jié)假日，每一天都是工作時間。3.項目里程碑節(jié)點要求根據客戶的要求和最終協(xié)商結果，該項目有兩個主要的時間節(jié)點必須保證：第一，在裝修施工完畢后有個業(yè)主驗收的環(huán)節(jié)，這個節(jié)點要求不晚于2018年4月20日；第二，具備入住條件，也就是整個項目的完工時間不晚于2018年5月31日。4.項目的成本預算該項目在公司內部的成本預算是10萬元，所以小王的目標之一就是控制項目的總成本不超過10萬元。3.6關于本案例學習的建議本書的目的是借助一個真實的案例來講解用Project管理項目的原理、思路和技能，在編寫時首先考慮能否借助該案例把Project的原理和知識點融合進去，這是案例的最大目的，至于案例中的時間、任務的工期或者依賴關系是否合理，大家不必為此糾結。大家也可以將案例中的時間改成其他時間，比如將項目開始日期改為2019年的某一天。為什么選擇裝修的案例呢？首先，它是一個典型的項目，其次，裝修的案例和我們的實際生活很貼近，即使沒有裝修經驗，憑常識也可以參與項目，大家對這樣的案例不會感到很陌生，更有代入感。另外，為了讓大家學會Project中的資源和成本相關知識，本書將案例模擬成一個裝修公司的項目，而不是給自己的新房裝修，主要是為了體現(xiàn)調用公司內部資源時計提項目成本。第4章制訂項目計劃前面講過，做項目管理時，規(guī)劃比埋頭苦干更重要。了解了案例以后，接下來要做的就是制訂一個初始的進度和成本計劃，這是規(guī)劃過程中的一部分。本書把制訂初始計劃分成兩章來講解，第4章講解如何制訂一個初始的進度計劃，第5章講解如何在進度計劃的基礎上制訂資源和成本計劃。當然，制訂的初始計劃未必能符合