溝通課件合成版(技能篇)第五版

第5章筆頭溝通：報(bào)告寫作本章基本要點(diǎn)筆頭溝通的作用、類型、特點(diǎn)及局限性受眾導(dǎo)向的信息組織原則筆頭溝通的語言組織和邏輯、結(jié)構(gòu)筆頭溝通的寫作過程1筆頭溝通的作用和類型筆頭溝通的作用(1)信息易于記錄和永久保存(2)使不在溝通現(xiàn)場(chǎng)的受眾能得到真實(shí)的信息(3)信息傳遞速度快(4)可以更多關(guān)注細(xì)節(jié)方面的信息(5)比口頭表達(dá)采用更為精確的用詞2受眾導(dǎo)向的信息組織原則筆頭溝通的重要前提——對(duì)受眾的分析受眾導(dǎo)向的文字組織原則（1）受眾對(duì)信息的第一反應(yīng)會(huì)是什么（2）受眾到底需要多少信息（3）以何種方式編輯信息以激發(fā)受眾興趣如何讓受眾對(duì)信息感興趣用主體句或首段顯示信息的重要性和相關(guān)性把應(yīng)付諸實(shí)施的內(nèi)容盡量簡(jiǎn)化對(duì)信息內(nèi)容的實(shí)施，設(shè)定可行的截止日期信息越短越好分析受眾到底需要多少信息受眾對(duì)于討論主題知道多少受眾對(duì)信息主題的常識(shí)來自平時(shí)閱讀還是個(gè)人經(jīng)驗(yàn)要受眾接收你的觀點(diǎn)，他們需要你提供哪些信息如何編輯信息以激發(fā)受眾興趣站在受眾的立場(chǎng)為他們提供積極信息向受眾提供你們共同的經(jīng)歷、興趣、目標(biāo)和價(jià)值觀，用一致的感覺加強(qiáng)說服力注意受眾對(duì)于文章的語言、結(jié)構(gòu)和格式的偏好4筆頭溝通的寫作過程（1）收集材料文獻(xiàn)材料第一手調(diào)查材料（2）組織觀點(diǎn)觀點(diǎn)分組選擇觀點(diǎn)和素材歸納標(biāo)題論據(jù)和結(jié)論編排（3）提煉材料概括主要觀點(diǎn)選擇論證材料快速說服對(duì)方惜字如金（4）起草文稿電腦寫作一氣呵成避免邊改邊寫不拘泥寫作順序（5）修改文稿注意時(shí)間間隔層次性修改寫作過程的五階段圖5報(bào)告的書寫報(bào)告的概念報(bào)告是一種搜集研究事實(shí)的人與由于某種目的而要求看報(bào)告的人之間的信息或建議的交流形式。報(bào)告的最終作用通常是作為行動(dòng)和決策的基礎(chǔ)。報(bào)告的類型成功報(bào)告要具備的條件（1）報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一（2）報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該完整（3）所有的信息應(yīng)該準(zhǔn)確（4）基于邏輯分析和材料分類的寫作（5）內(nèi)容表述方式應(yīng)使計(jì)劃清楚（6）報(bào)告寫作風(fēng)格應(yīng)簡(jiǎn)單精煉，便于閱讀（7）盡量使所有可能的讀者都易于了解Understanding:

聽取領(lǐng)導(dǎo)的要求；Thinking:

結(jié)合自己理解，再與領(lǐng)導(dǎo)溝通Viewpoints:

高屋建瓴、領(lǐng)會(huì)意圖、提煉核心、把握主要思想Evidences:

平時(shí)積累、資料收集、建立數(shù)據(jù)庫(kù)、歸類整理Structuring:

正敘、倒敘、插敘、演繹、歸納、例證（枚舉）、反證（排除）5.1UnderstandingandThinking5.2PreparationforWriting思想準(zhǔn)備：一般提前1-1.5個(gè)月做準(zhǔn)備材料準(zhǔn)備：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，平時(shí)有心收集材料，豐富數(shù)據(jù)庫(kù)，讓辦公室起樞紐作用明確性質(zhì)：階段性、半年、年度報(bào)告明確受眾：誰來聽報(bào)告明確目的：老總要講什么？達(dá)到什么目的和期望？5.3OutlineLayout

——確定標(biāo)題和主體

——可以由一個(gè)班子來討論題目設(shè)計(jì) 報(bào)告題目、一級(jí)子標(biāo)題、二級(jí)子標(biāo)題； 其中一級(jí)子標(biāo)題可以的單層式，也可以是復(fù)合式的。素材初步考慮設(shè)計(jì)報(bào)告框架思路

——不要求有很詳細(xì)的設(shè)計(jì)，但有計(jì)劃OutlineLayout常規(guī)年度工作報(bào)告的一般性框架A過去一年的工作回顧：充分肯定成績(jī)、鼓舞士氣、以必要的數(shù)據(jù)說明，篇幅約整個(gè)報(bào)告的1/3）B內(nèi)、外部環(huán)境分析，提出下年度工作總體思路C確定工作目標(biāo)和工作任務(wù)（B+C約占1/2強(qiáng)）D完成上述目標(biāo)和任務(wù)的措施：人、財(cái)、物、黨、政、工、團(tuán)、婦，盡量面面俱到，盡管篇幅不多，但對(duì)各個(gè)部門都應(yīng)提到。內(nèi)容與表達(dá)匹配 ——報(bào)告的不同風(fēng)格相同內(nèi)容用不同的表達(dá)風(fēng)格

如上述報(bào)告框架也可改為：(A)現(xiàn)狀分析;(B)目標(biāo)確定;(C)對(duì)策建議表達(dá)與風(fēng)格整合----惜墨如金----揮毫潑墨5.4StyleandExpression5.5

報(bào)告寫作過程聆聽構(gòu)思選材草稿反饋提煉修改編輯復(fù)查對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)提出的修改意見，自己不要再修改；在給領(lǐng)導(dǎo)審閱之前可交給有關(guān)部門提供反饋；上述過程可以根據(jù)自身特點(diǎn)，選擇自己風(fēng)格。如何起草公司年度工作報(bào)告

常見年度報(bào)告的一般性框架：第一部分：過去一年的工作回顧。第二部分：提出下年度工作總體思路。第三部分：確定本年度的工作目標(biāo)和工作任務(wù)。第四部分：明確完成上述目標(biāo)和任務(wù)的措施。第五部分：簡(jiǎn)要總結(jié)，發(fā)出號(hào)召。（一）功夫在詩外，做個(gè)有心人（二）理解和思考是靈魂條理和提綱是骨架形式和表達(dá)是血肉實(shí)踐和體念是根本

結(jié)論筆頭溝通練習(xí)與案例分析（1）筆頭溝通練習(xí)。就P138的ABB公司的質(zhì)量循環(huán)這個(gè)例子，完成一篇書面報(bào)告。（2）案例分析：就P142的案例5－2，根據(jù)案例后所附的問題要求，完成一篇書面報(bào)告。要求：結(jié)合本章所學(xué)的報(bào)告寫作技能，完成脈絡(luò)清晰、邏輯清晰、具有較強(qiáng)說服力的書面報(bào)告。本章學(xué)習(xí)要求本章基本要點(diǎn)把握面談的管理屬性與面談特征制定良好的面談?dòng)?jì)劃，有效管理面談?dòng)行?shí)施面談，掌握面談進(jìn)程掌握不同類型的面談?lì)愋退枰募记?/p>

“引題”啟示:

如何正確看待面談的重要性

案例6.1

——羅蕓應(yīng)該如何和老陳談話？什么是面談？目的性：參與面談的一方或雙方有明確的目的。計(jì)劃性：談什么(What)？何處談(Where)？何時(shí)談(When)？與誰談(Who)？如何談(How)？等都要有預(yù)先的計(jì)劃?？刂菩裕褐辽儆幸环教幱诳刂频匚唬蛘哂呻p方共同控制。雙向性：面談必須是雙向的而非單向教訓(xùn)和批評(píng)。即時(shí)性：面談一般要求溝通雙方即時(shí)對(duì)溝通信息作出反應(yīng)，反應(yīng)速度快。面談的計(jì)劃以P146的郭靖與袁曉悟的對(duì)話為例子，討論這個(gè)對(duì)話的失敗之處？確立面談目的設(shè)計(jì)好的問題以鼓勵(lì)信息共享安排面談信息結(jié)構(gòu)安排好環(huán)境以增進(jìn)關(guān)系預(yù)期對(duì)方問題并準(zhǔn)備回答實(shí)施面談(第五步)(第四步)(第三步)(第一步)(第二步)確立面談目的信息的傳播。如教師與學(xué)生的面談，新聞?dòng)浾吲c采訪對(duì)象的面談；尋求信念或行為的改變。如產(chǎn)品推銷、訓(xùn)導(dǎo)、勸告、績(jī)效評(píng)估；解決問題和對(duì)策。如招聘面試、績(jī)效評(píng)估、看病、勸告、申訴、父母與教師討論孩子的學(xué)習(xí)問題；探求與發(fā)現(xiàn)新信息。如學(xué)術(shù)團(tuán)體、社會(huì)團(tuán)體對(duì)個(gè)例的調(diào)查，市場(chǎng)調(diào)查，民意測(cè)驗(yàn)，學(xué)術(shù)討論和記者調(diào)查等。設(shè)計(jì)好的問題以鼓勵(lì)信息共享封閉式問題適用場(chǎng)合：節(jié)省時(shí)間、精力和金錢維持、控制面談的形勢(shì)從被訪者處獲取非常特定的信息鼓勵(lì)被訪者完整描述一個(gè)特定事件鼓勵(lì)靦腆的人說話避免被訪者泛泛而談開放式問題使用場(chǎng)合：了解被訪者優(yōu)先考慮的事找出被訪者參照的結(jié)構(gòu)讓被訪者無拘束地討論他的看法明確被訪者的知識(shí)深度弄清被訪者表述能力怎樣安排面談結(jié)構(gòu)漏斗型：從一般到特殊有關(guān)在大樓內(nèi)吸煙的規(guī)章，你認(rèn)為怎么樣？這些規(guī)章公平嗎？這些規(guī)章是否限制了員工中的抽煙，實(shí)施狀況如何？倒漏斗型：從特殊到一般這些規(guī)章怎樣限制了員工的抽煙狀況？這些規(guī)章公平嗎？對(duì)于有關(guān)在大樓內(nèi)吸煙的規(guī)章，你認(rèn)為究竟怎么樣？使用漏斗型順序的背景：試圖發(fā)現(xiàn)被訪者的總體看法避免誘導(dǎo)被訪者想竭盡所能去探求問題被訪者愿意討論這個(gè)話題使用倒漏斗型順序的背景：在總體反應(yīng)之前了解特定事實(shí)想鼓勵(lì)一個(gè)不愿開口的被訪者想喚起被訪者的記憶面談實(shí)施開始面談主體內(nèi)容的組織實(shí)施面談的階段實(shí)施面談的階段階段一：引子面談的目的他或她將怎樣有助于達(dá)到那個(gè)目的將怎樣利用面談中獲得的信息階段二：面談主體詳細(xì)的深究澄清式深究反射式深究重復(fù)式深究階段三：結(jié)束面談明確表示面談即將結(jié)束總結(jié)檢查幾種常見的面談?lì)愋秃兔嬲劶记尚畔⑹占嬲劰蛡蜻x聘面談績(jī)效評(píng)估面談雇傭選聘面談話題：以前的工作經(jīng)歷；教育和培訓(xùn)的背景；面談對(duì)象的個(gè)性特征；面談對(duì)象參加過的相關(guān)活動(dòng)以及對(duì)方的興趣。信息渠道：運(yùn)用工作描述了解任務(wù)型技能和個(gè)性特征。運(yùn)用評(píng)價(jià)表評(píng)價(jià)求職者的特征。運(yùn)用求職者簡(jiǎn)歷了解求職者的特殊技能和以前工作經(jīng)歷雇傭選聘面談建議多涉及具體經(jīng)歷性問題注意詢問問題的平衡性注意面談過程的“PEOPLE”原則績(jī)效評(píng)估面談績(jī)效面談的準(zhǔn)備績(jī)效面談方式的選擇

告知—說服型面談告知—傾聽型面談問題解決型面談混合型面談管理者與下屬的面談技巧——個(gè)人管理計(jì)劃面談為定期的、私人性質(zhì)的；面談的主要目的是幫助個(gè)人發(fā)展、搞好人際關(guān)系、提高組織業(yè)績(jī)；管理者與下屬共同準(zhǔn)備會(huì)談議程；有充裕的時(shí)間進(jìn)行相互交流；建設(shè)性溝通用于共同問題的解決，不斷提高工作成就與人際關(guān)系；面談的第一項(xiàng)條款為，對(duì)前一次面談行動(dòng)條款的執(zhí)行進(jìn)行檢查；面談主要議程包括：管理問題與組織問題；組織價(jià)值與前景；信息共享；關(guān)注良性的人際關(guān)系；下屬發(fā)展與提高的障礙；關(guān)注管理技能培訓(xùn)；對(duì)工作表現(xiàn)的反饋；私人問題與關(guān)注點(diǎn)解決問題同時(shí)會(huì)受到嘉獎(jiǎng)；小結(jié)本次面談的行動(dòng)條款。情景模擬訓(xùn)練第一步：以P161的情景“關(guān)于新員工崗前培訓(xùn)”的訪談為背景下，設(shè)計(jì)情景模擬的計(jì)劃議程、有關(guān)問題、提問方式與措辭、問題深究形式、環(huán)境安排等。第二步：三人為小組，輪流擔(dān)任訪談?wù)?、被訪談?wù)吆陀^察者。其中被訪談?wù)叻謩e為三個(gè)角色：角色1：受訓(xùn)者角色2：部門經(jīng)理角色3：輔導(dǎo)師傅第三步：觀察者對(duì)訪談模擬進(jìn)行評(píng)價(jià)。案例6.2研修生的選派討論問題：在第一次決定選派袁安付和劉敏去日本松下研修的決定被透露后，“我”應(yīng)該采取什么策略與陳壽春進(jìn)行面談？面談的目的是什么？在面談過程中要注意自身哪些問題？當(dāng)?shù)谝淮紊蠄?bào)名單沒有被領(lǐng)導(dǎo)采納后，“我”決定換上陳壽春。在這樣的背景下，我與陳文戎、袁安付又如何面談？面談的目的是什么？采取怎樣的溝通策略？在與陳文戎、袁安付面談時(shí)，我如何安排溝通的信息內(nèi)容？第7章傾聽技能本章學(xué)習(xí)要求本章基本要點(diǎn)傾聽的重要性傾聽中的障礙提高有效傾聽的技巧積極傾聽1傾聽技能的引入用7－8分鐘時(shí)間做以下簡(jiǎn)單模擬請(qǐng)同桌就某個(gè)話題說3分鐘。然后你進(jìn)行概括并把要點(diǎn)復(fù)述給他（她）聽，盡可能使其滿意。然后交換角色并重復(fù)該練習(xí)。對(duì)你們的練習(xí)進(jìn)行評(píng)估。

2傾聽的重要性兼聽則明，偏信則暗?！赫魑抑慌瓮苷业揭凰軌蚪虒?dǎo)人們?cè)鯓勇爠e人講話的學(xué)院。畢竟，一位優(yōu)秀的管理人員需要聽到的至少與他需要說的一樣多，許多人不能理解溝通是雙方面的。

——亞科卡40%傾聽35%交談9%16%書寫閱讀傾聽的重要性：溝通行為比例傾聽的重要性

﹡獲取重要的信息

﹡掩蓋自身的弱點(diǎn)

﹡善聽才能善言

﹡激發(fā)對(duì)方談話欲

﹡發(fā)現(xiàn)說服對(duì)方的關(guān)鍵

﹡獲得友誼和信任自我測(cè)試

1、我常常試圖同時(shí)聽?zhēng)讉€(gè)人的交談。

2、我喜歡別人只給我提供事實(shí)，讓我自己作出解釋。

3、我有時(shí)假裝自己在認(rèn)真聽別人說話。

4、我認(rèn)為自己是非言語溝通的好手。

5、我常常在別人說話之前就知道他要說什么。

6、如果我沒興趣和別人交談，我常常通過注意力不集中的方式結(jié)束談話

7、我常常用點(diǎn)頭、皺眉的方式讓說話人了解我對(duì)他所說內(nèi)容的感覺。

8、常常聽別人剛說完，我就緊接著談自己的看法。

9、別人說話的同時(shí)，我也在評(píng)價(jià)他的內(nèi)容。

10、別人說話的同時(shí)，我常常在思考接下來我要說的內(nèi)容。

11、說話人的談話風(fēng)格常常影響到我對(duì)內(nèi)容的傾聽。

12、為了弄清對(duì)方所說的內(nèi)容，我常常采取提問方法，而不是進(jìn)行猜測(cè)。

13、為了理解對(duì)方的觀點(diǎn)，我總會(huì)很下工夫。

14、我常常聽到自己希望聽到的內(nèi)容，而不是別人表達(dá)的內(nèi)容。

15、當(dāng)我和別人意見不一致時(shí)，大多數(shù)人認(rèn)為我理解了他們的觀點(diǎn)和想法。計(jì)算您的傾聽能力4，12，13，15是；其余為否。把錯(cuò)誤的答案?jìng)€(gè)數(shù)相加，乘以7。用105相減，得最后得分。91—105，有良好傾聽習(xí)慣；77—90，還有很大程度提高可以；低于76，傾聽能力較差，要多下工夫3傾聽過程傾聽過程的四要素聽取Hearing過濾Filtering解釋Interpreting回憶RecallHearing

PhysicalprocessFiltering

EliminationofunwantedstimuliInterpreting

MindassignsmeaningtostimuliRecall

Rememberatlatertimeinformationwhichwaspresentedearlier4

傾聽中的障礙環(huán)境障礙傾聽者障礙4.1環(huán)境障礙

干擾信息傳遞過程，消減、歪曲信號(hào)影響溝通者的心境環(huán)境三因素

—封閉性

—氛圍

—對(duì)應(yīng)關(guān)系環(huán)境類型封閉性氛圍對(duì)應(yīng)關(guān)系主要障礙源辦公室封閉嚴(yán)肅、認(rèn)真一對(duì)一一對(duì)多不平等造成的心理負(fù)擔(dān)，緊張，他人或電話打擾會(huì)議室一般嚴(yán)肅、認(rèn)真一對(duì)多對(duì)在場(chǎng)他人的顧忌，時(shí)間限制現(xiàn)場(chǎng)開放可松可緊、較認(rèn)真一對(duì)多外界干擾，事前準(zhǔn)備不足談判封閉緊張、投入多對(duì)多對(duì)抗心理；說服對(duì)方愿望強(qiáng)烈討論會(huì)封閉輕松，友好積極投入多對(duì)多一對(duì)多缺乏從大量散亂信息中發(fā)現(xiàn)閃光點(diǎn)的洞察力非正式場(chǎng)合開放輕松，舒適散漫一對(duì)一一對(duì)多外界干擾，易走題環(huán)境類型特征及傾聽障礙源

—非威脅環(huán)境

—適應(yīng)的地點(diǎn)

—反饋和行動(dòng)

—時(shí)間因素

—正確的態(tài)度創(chuàng)造良好的傾聽環(huán)境4.2傾聽者障礙急于發(fā)言排斥異議心理定勢(shì)厭倦消極的身體語言生理差異選擇傾向聽得太費(fèi)力武斷太注重演講方式與個(gè)人外表如何克服傾聽者的障礙

﹡避免粗心大意導(dǎo)致的溝通失誤—列出問題；核實(shí)；記下要點(diǎn)

﹡克服誤解障礙—核對(duì)

—消除成見

—考慮背景

—解釋核實(shí)如何成為更好的傾聽者認(rèn)真對(duì)待傾聽排除分心的事不要因外表或演講方式而分心擱置判斷專心聽講培養(yǎng)記筆記的技巧5提高傾聽的效果5.1有效傾聽的原則專心原則移情原則客觀原則完整原則5.2提高有效傾聽的技巧

保持良好的精神狀態(tài)

排除外界干擾

建立信任關(guān)系

明確傾聽目的

使用開放性動(dòng)作

及時(shí)呼應(yīng)

適時(shí)適度的提問傾聽中的提問技巧

理解

時(shí)機(jī)

提問內(nèi)容

提問的速度傾聽中的沉默

不感興趣

支持和信任

受到打動(dòng)6我們?nèi)绾蝺A聽﹡用一只耳朵去聽﹡表情呆滯地聽﹡感謝式傾聽﹡積極傾聽積極傾聽五種積極傾聽技巧

﹡

解釋

﹡

反射感覺

﹡

反饋意思

﹡

綜合處理

﹡

大膽的設(shè)想情景練習(xí)：積極傾聽（1）目標(biāo)：提高傾聽、反應(yīng)、總結(jié)、探察和鼓勵(lì)的技能要求：3-4人為一組，各成員角色分配：

﹡甲方：談?wù)搨€(gè)人的一個(gè)實(shí)際問題。

﹡乙方：傾聽并提出建議。

﹡丙方：觀察，為乙方提供指導(dǎo)，并為雙方提供反饋信息。

10-15分鐘后輪換角色重復(fù)進(jìn)行。評(píng)價(jià)：請(qǐng)觀察員作評(píng)價(jià)。注意事項(xiàng)：

﹡甲方：談?wù)撘粋€(gè)實(shí)際問題，即使不重復(fù)也無妨；不要期望問題的解決方法。

﹡乙方：傾聽關(guān)鍵的句子，通常是隨便說出的。使用短句插話或保持沉默。傾聽對(duì)方的需要和動(dòng)情的語言。

﹡丙方：說明哪些是切實(shí)可行的，陳述的哪些要點(diǎn)和行為舉止需要糾正。例如：甲方表述不太明確，乙方應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步探察。乙方應(yīng)總結(jié)聽到的內(nèi)容，以便繼續(xù)傾聽。情景練習(xí)：積極傾聽（2）案例討論與非VIP客人的糾紛討論題：分析在對(duì)話過程中：

—運(yùn)用了哪些傾聽的技巧

—取得了怎樣的效果

—哪些方面可以再提高以及如何提高傾聽效果。

第8章演講與輔助手段本章學(xué)習(xí)要求本章基本要點(diǎn)能較好把握演講內(nèi)容組織、演講材料提煉、內(nèi)容結(jié)構(gòu)安排等把握演講心理技能、克服心理障礙，提升演講中的快速反應(yīng)能力能正確應(yīng)用非語言技巧與視覺輔助手段1演講技能的引入案例討論：文化問題通過觀看楊瀾在TED的演講，請(qǐng)討論：（1）演講的語言上有什么技巧？（2）演講的語言結(jié)構(gòu)有何特點(diǎn)？（3）演講內(nèi)容組織的獨(dú)特之處？（4）材料選取與組合有何特點(diǎn)？情景模擬背景：現(xiàn)公司內(nèi)部存在兩種觀點(diǎn)，第一種觀點(diǎn)認(rèn)為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益不好，關(guān)鍵原因之一是冗員嚴(yán)重，因此，建議公司要有30%員工下崗；第二種觀點(diǎn)認(rèn)為，冗員本身并不是問題，根源還是在于企業(yè)的激勵(lì)制度，因此，企業(yè)應(yīng)對(duì)內(nèi)部員工進(jìn)行分流，并樹立“以人為本”的管理思想，建立和健全企業(yè)激勵(lì)制度?，F(xiàn)在你是公司工會(huì)主席，從保護(hù)員工利益角度，針對(duì)上述兩種觀點(diǎn)，在公司行政辦公會(huì)議上作一次演講。請(qǐng)您為全班同學(xué)作模擬演講。1演講技能的引入成功演講基本要素

演講準(zhǔn)備 信息結(jié)構(gòu) 組織安排 視覺輔助手段

TOEDUCATE（教育）

TOINFORM（告知）

TOPERSUADE（說服）

TOMOTIVATE（激勵(lì)）

TOENTERTAIN（娛樂）PREPARATION:

OBJECTIVES2演講準(zhǔn)備的技能HOWMUCHTIMEDOYOUHAVEWHEREWILLITBEWHOELSEISPRESENTINGFORMALORINFORMALVISUALAIDSFACILITIESNEEDFORHANDOUTSPREPARATION:BASICSWHOARETHEY:POSITION(DECISION-MAKER),ATTITUDE,CULTURE,AGEWHATDOTHEYKNOW:EXPERIENCE,UNDERSTANDINGOFTHESUBJECTWHATDOTHEYWANTTOKNOWORNEEDTOKNOW:(1)WHATARETHEIREXPECTATION(2)WHATDOUNEEDTOACHIEVEUROBJECTIVE

PREPARATION:AUDIENCEANALYSISSURROUNGDINGSOFPRESENTATION（演講環(huán)境）AUDIENCEAMOUNT（聽眾數(shù)量）LAYOUTOFPRESENTINGHALL（演講廳設(shè)計(jì)）VISUALAIDSFACILITIES（設(shè)施裝備）PREPARATION:SETTINGSCHECKTHEROOM----ENSUREEQUIPMENTISWORKING----MAPSETC.WHICHCANHELPIMAGINEPRESENTATIONINURMIND----USEOFVISUALAIDS----HOWLOUDTOSPEAK----HOWTOENGAGETHEQUDIENCECONFIDENCECARDSANDREHEARSALSPresentation:Beginning3演講的語言結(jié)構(gòu)INTRODUCTION（開頭）“TELLTHEMWHATWILLWANTTOSAY”MIDDLE（中間）“TELLTHEM”END（結(jié)尾）“TELLTHEMWHATYOUHAVESAID，WHATTODO”3.1演講的開頭演講開場(chǎng)白內(nèi)容組織策略：以說明主題或者標(biāo)題開頭以提問的方式開頭以敘述演講目標(biāo)與內(nèi)容安排入手以非正式話題入手以趣聞?shì)W事開頭以事例、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)開頭以印證材料開頭以講述笑話、時(shí)事故事開頭3.2演講主體部分演講主體部分組織策略：

幫助受眾預(yù)覽演講的主要論點(diǎn)

遵循演講預(yù)覽展開闡述

要限制主要論點(diǎn)的數(shù)量

使用清晰的承接詞

做階段性的小結(jié)SUMMARISETHEPRESENTATION----KEYPOINTS----STATECONCLUSIONENSURETHEREISACLEARUNDERSTANDINGOFTHEOUTCOMEWHATARETHENEXTSTEPS3.3演講結(jié)尾

MOSTIMPORTANTTHREETHINGSFORBUSINESSPRESENTATIONWHOPRESENTINGHOWPRESENTINGWHATHESAID1STWHO;2NDHOW;3RDWHATFIRSTTHINGSHOULDTODOISTOBEFELTYOURHONESTY,KINDNESS,LOVELINESS4演講的心理技能4.1提升演講資格、優(yōu)化自我形象討論

當(dāng)你走向講臺(tái)時(shí)會(huì)感到非常緊張，甚至講的過程會(huì)忘記接下去的內(nèi)容，你可以采取哪些策略解決這些問題？4.2克服恐懼和焦慮，展現(xiàn)充分的自信----PREPARATIONANDREHEARSALS----SELFALLUSION----GOAHEAD&CHATWITHAUDIENCES----CONFIDENCECARDS----PAUSEANDSMILE----DEEPBREATH----CHECKFORUMFACILITIES4演講的心理技能4.3機(jī)智應(yīng)答聽眾，提升快速反應(yīng)應(yīng)答聽眾提問過程中提高快速反應(yīng)能力的參照模式4演講的心理技能仔細(xì)聆聽把問題分類停頓且思考復(fù)述、澄清或證實(shí)回答提問檢查是否理解TALKCLEARLY,SLOWLYANDLOUDLYSMOOTHLYLINKPOINTSINTHESLIDES----DONOTREADSLIDEENGAGETHEAUDIENCE----AVOIDDISTRACTINGMOVEMENT(BODYLANGUAGE)----KEEPUPEYECONTACT----ASKQUESTIONSPresentation:MainBody三要點(diǎn)5演講的非語言技巧BodyLanguage（1）Posture：——Relax、Standingbyprofessionalcustom——Nottoshiverorshakebackandforth——KeepnaturalandcomfortableGesture：——Tomovefreely——Toavoidthehandscrossbeforebreastorbehindtheback；grasplefthandwithrightone;capturethetable;scratchyourheadorears

5演講的非語言技巧BodyLanguage（2）

Bodymovement----Tomovenaturally,tobendforwardslightly；----Toavoidrandomly,nervously,quicklywalkaround

Facialexpression----relax,concrete,changeablewithsituationtransfer----notstiff，unsuitablefacialexpression5演講的非語言技巧BodyLanguage(3）：Eyecontact兩種特別無益的眼神交換真人不露相蜻蜓點(diǎn)水式四種眼神交流方式：環(huán)視搜索掃視凝視

5演講的非語言技巧Tone----Clear----SlowRhythm----upanddown----Musicrhythm----RisingandLoweringtune例子1慢速的30000元和快速30000元感覺差別2“我和三洋”中對(duì)1兆的描述5演講的非語言技巧6POWERPOINT制作基本原則WHATARETHEKEYPOINTS?----TEXT;DATANEEDSCREATEALOGICFLOWSIMPLERTHEBETTER----NOMORETHAN4MASSAGES----1SLIDESTHAKES2-3MINUTESPowerpoint是給受眾看的，不是給你自己看的POWERPOINT:

KISS&KILLRULESKEEPITSIMPLEKEEPITSHORTKEEPITLARGEKEEPITLOGICPOWERPOINT:

FIGURESANDTABLESAFDBGECPOWERPOINT:

FIGURESANDTABLESVisualAidsDesign:演講進(jìn)度的描述東北地區(qū)市場(chǎng)開發(fā)現(xiàn)狀和對(duì)策西北東北兩地環(huán)境比較分析西北地區(qū)的市場(chǎng)開發(fā)經(jīng)驗(yàn)東北地區(qū)的市場(chǎng)開發(fā)狀況東北地區(qū)下階段工作重點(diǎn)東北地區(qū)的市場(chǎng)開發(fā)情況該地區(qū)市場(chǎng)特點(diǎn)該地區(qū)市場(chǎng)總量和潛力估計(jì)該地區(qū)同行競(jìng)爭(zhēng)者狀況分析公司已開發(fā)的市場(chǎng)狀況潛在市場(chǎng)開發(fā)的障礙VisualAidsDesign:文字型支持性圖表市場(chǎng)占有率公司A公司B公司C我公司東北地區(qū)現(xiàn)階段市場(chǎng)開發(fā)狀況9899989998999899VisualAidsDesign:圖形型支持性圖表主題標(biāo)題：由受眾自己去得出結(jié)論市

20場(chǎng)占15有率10(%)519951996199719981999年份東北市場(chǎng)的市場(chǎng)占有率變動(dòng)曲線VisualAidsDesign:信息標(biāo)題信息標(biāo)題：由演講者自己提出結(jié)論市

20場(chǎng)占15有率10(%)519951996199719981999年份目標(biāo):到1999年東北市場(chǎng)占有率達(dá)到20%VisualAidsDesign:信息標(biāo)題東北地區(qū)市場(chǎng)開發(fā)現(xiàn)狀和對(duì)策1西北地區(qū)市場(chǎng)開發(fā)經(jīng)驗(yàn)2東北地區(qū)市場(chǎng)開發(fā)情況3東北地區(qū)下階段工作重點(diǎn)2東北地區(qū)市場(chǎng)開發(fā)情況2.1東北地區(qū)市場(chǎng)特點(diǎn)2.2東北地區(qū)競(jìng)爭(zhēng)狀況分析2.3公司已開發(fā)市場(chǎng)情況…...2.2東北地區(qū)競(jìng)爭(zhēng)狀況:市場(chǎng)占有率2.2.1公司A市場(chǎng)占有率及其分析2.2.2公司B市場(chǎng)占有率及其分析2.2.3公司C的市場(chǎng)占有率及其分析2.2.4我公司市場(chǎng)占有率狀況…...VisualAidsDesign:圖表聯(lián)結(jié)魏江浙江大學(xué)管理學(xué)院教授博導(dǎo)第9章溝通環(huán)境與策略本章學(xué)習(xí)要求本章基本要點(diǎn)從內(nèi)外環(huán)境兩方面分析相應(yīng)的溝通策略分析內(nèi)環(huán)境中存在的主觀障礙、客觀障礙和方式障礙利用內(nèi)部非知識(shí)溝通渠道提高溝通績(jī)效的策略從內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)環(huán)境方面把握內(nèi)環(huán)境與相應(yīng)策略案例分析：5－6分鐘閱讀案例P225。問題1：家族企業(yè)的內(nèi)部溝通環(huán)境有哪些共同點(diǎn)？問題2：做好與家族成員溝通要避免哪些陷阱？應(yīng)采取什么措施做好與總經(jīng)理、下屬員工之間的溝通？1溝通環(huán)境分析的引入2外部溝通環(huán)境要素與溝通外部溝通環(huán)境因素

全部與企業(yè)溝通活動(dòng)相關(guān)的、處于組織外部的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、終端顧客、中間商、供應(yīng)商、政府、社會(huì)團(tuán)體等利益相關(guān)者客戶因素分析與溝通策略把握客戶的需求特點(diǎn)和心理特點(diǎn);了解客戶利益與客戶建立良好的關(guān)系2外部溝通環(huán)境要素與溝通與政府溝通策略正確認(rèn)識(shí)政府的地位與功能;認(rèn)真準(zhǔn)備溝通的信息;措詞謹(jǐn)慎、態(tài)度謙虛;充分了解溝通對(duì)象的背景和信息需求;適當(dāng)?shù)暮罄m(xù)跟蹤

與社會(huì)團(tuán)體溝通策略積極主動(dòng)與媒體溝通；開放企業(yè)讓社會(huì)團(tuán)體與組織來參觀；通過社會(huì)回報(bào)形式，展示良好社會(huì)責(zé)任；重視社區(qū)服務(wù)，與社會(huì)團(tuán)體建立良好溝通關(guān)系。3內(nèi)部溝通環(huán)境的障礙分析（1）主觀障礙——個(gè)人的性格、氣質(zhì)、態(tài)度、情緒差別；——經(jīng)驗(yàn)水平和知識(shí)結(jié)構(gòu)差距；——信息逐級(jí)傳遞中的效率降低；——對(duì)信息態(tài)度的差異；——主管人員和下級(jí)之間相互不信任；——下級(jí)人員畏懼感障礙。3內(nèi)部溝通環(huán)境的障礙分析（2）客觀障礙——信息發(fā)送者和接收者空間距離障礙；——社會(huì)文化背景障礙；——組織結(jié)構(gòu)層級(jí)化帶來障礙。（3）溝通聯(lián)絡(luò)方式障礙——溝通方式選擇不當(dāng)；——原則方法不靈活造成的障礙；——語言系統(tǒng)所造成的障礙。

（1）優(yōu)化組織內(nèi)部信息控制系統(tǒng)。包括：——信息收集過程的控制：信息人員素質(zhì)和能力提升、建立和完善信息網(wǎng)絡(luò)、保證信息的準(zhǔn)確性。——信息加工處理的控制：保證信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和反饋性。——信息傳遞過程的控制：選擇合適的信息傳遞對(duì)象；適當(dāng)控制信息傳遞的數(shù)量；控制越級(jí)傳遞和非正式渠道溝通。

4內(nèi)部信息控制和溝通策略（2）內(nèi)部角色分析和溝通策略。包括：——組織內(nèi)部角色定位。對(duì)自身角色的清醒認(rèn)識(shí)，對(duì)他人角色的正確認(rèn)知；——組織角色定位對(duì)溝通影響。要正確處理好上下級(jí)之間的溝通。（3）組織內(nèi)部溝通渠道網(wǎng)絡(luò)。包括：——正式溝通渠道。包括下向溝通、上向溝通和橫向溝通；正式溝通形態(tài)一般有五種：鏈?zhǔn)綔贤?、環(huán)式溝通、Y式溝通、輪式溝通、輪式溝通和全通道式溝通。——非正式溝通渠道。正式組織途徑以外的信息流通程序。非正式溝通的形態(tài)有四種：群體鏈?zhǔn)?、密語鏈?zhǔn)?、隨機(jī)鏈?zhǔn)?、單線鏈?zhǔn)健?/p>

4內(nèi)部信息控制和溝通策略案例討論

內(nèi)部溝通環(huán)境案例。根據(jù)P249的“市場(chǎng)部經(jīng)理的故事”分析一個(gè)組織的內(nèi)部溝通環(huán)境。外部溝通環(huán)境案例。根據(jù)P251的“山泉水與純凈水之戰(zhàn)”分析組織的外部溝通環(huán)境。要求：以小組為單位，整個(gè)班級(jí)的一半小組分析內(nèi)部溝通環(huán)境；一半小組分析外部溝通環(huán)境。以PPT方式完成報(bào)告，在全班作交流。本章學(xué)習(xí)要求本章基本要點(diǎn)群體溝通的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)群體溝通的影響因素會(huì)議組織技能問題討論

某服裝廠決定進(jìn)行再造流程，但以前每次工藝流程的變革都會(huì)引起員工非常強(qiáng)烈的抗議。因此，公司采取三種策略：策略一：向員工解釋新的標(biāo)準(zhǔn)，再造流程的目的、必要性和必然性；給員工反饋的期限；策略二：告知員工現(xiàn)工藝流程中存在的問題，進(jìn)行討論，找出辦法，請(qǐng)員工代表參與制定標(biāo)準(zhǔn)和流程；策略三：要求全體員工共同討論，并參與建立和實(shí)施新標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施流程改造。討論三種策略的優(yōu)缺點(diǎn)。1群體溝通的引入優(yōu)點(diǎn)：

——產(chǎn)生更多的承諾

——產(chǎn)生更好的決策缺點(diǎn)：

——時(shí)間和效率

——群體壓力：從眾心理

——專家和領(lǐng)導(dǎo)壓力

——推卸責(zé)任：說而不做

2群體溝通的優(yōu)缺點(diǎn)不可控因素

——群體變量：規(guī)模、個(gè)性和目標(biāo)、身份和角色

——環(huán)境變量：自然位置、群體間關(guān)系、群體期望

——任務(wù)變量：性質(zhì)、困難程度、特殊要求可控因素

——領(lǐng)導(dǎo)者風(fēng)格：民主型、獨(dú)裁型、自由放任型

——群體對(duì)任務(wù)的激勵(lì)

——成員間友好關(guān)系

——成員參與的方式與程度

——溝通網(wǎng)絡(luò)與渠道設(shè)計(jì)影響群體溝通的因素

4會(huì)議準(zhǔn)備

確定會(huì)議目的確定會(huì)議議題

確定會(huì)議場(chǎng)地選定會(huì)議時(shí)間確定與會(huì)人員制定會(huì)議計(jì)劃制定會(huì)議議程

4.1確定會(huì)議目的

—信息共享

—?jiǎng)訂T激勵(lì)

—信息傳播

—問題解決和決策制定

4.2確定會(huì)議議題

—緊扣目標(biāo)

—有機(jī)聯(lián)系

—明確時(shí)間

4.3確定會(huì)議場(chǎng)地

—會(huì)場(chǎng)的選定

交通便利原則、經(jīng)濟(jì)適用原則

—會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)備準(zhǔn)備

—會(huì)場(chǎng)布置

4.4確定與會(huì)人員

—會(huì)議主席

—會(huì)議成員

—會(huì)議工作人員會(huì)議秘書、記錄員、服務(wù)人員構(gòu)成信息研討：30人；正式報(bào)告：不限研討培訓(xùn)：15人； 問題識(shí)別：10人關(guān)鍵問題解決和決策制定：5人結(jié)構(gòu)

——同質(zhì)性和異質(zhì)性的平衡

——競(jìng)爭(zhēng)性和合作性的平衡

——任務(wù)導(dǎo)向和過程導(dǎo)向的平衡

與會(huì)者安排4.5制定會(huì)議議程—時(shí)間

—地點(diǎn)

—目的

—議題順序會(huì)議議程實(shí)例:M計(jì)算機(jī)公司一號(hào)項(xiàng)目檢查會(huì)議日期：1994年12月4日（星期五）時(shí)間：下午2:00—3:45地點(diǎn)：B大廈第二會(huì)議室議程1、

公司第四季度銷售情況；2、

上次會(huì)議記錄；3、

上次會(huì)議記錄中提出的問題；4、

杜敏做關(guān)于CPU進(jìn)展報(bào)告；5、

史強(qiáng)做關(guān)于Case設(shè)計(jì)進(jìn)展報(bào)告；6、

李輝做關(guān)于軟件進(jìn)展報(bào)告；7、

下次會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)。附件1、

軟件進(jìn)展報(bào)告，第7號(hào)；2、

Case設(shè)計(jì)進(jìn)展報(bào)告，第2號(hào)；3、

關(guān)于軟件問題的短文。5會(huì)議組織明確與會(huì)者角色會(huì)議開始討論主題會(huì)議收尾會(huì)議備忘錄會(huì)議主席類型：社會(huì)領(lǐng)導(dǎo)型、決策型會(huì)議主席職責(zé)

——社會(huì)領(lǐng)導(dǎo)型：促進(jìn)討論、會(huì)議引導(dǎo)、 會(huì)議控制、應(yīng)付隱秘議程、作出決策

——決策型：作出決策、會(huì)議控制、應(yīng)付 隱秘議程、會(huì)議引導(dǎo)、促進(jìn)討論

會(huì)議主席

有效與會(huì)者的技能決定是否必要出席準(zhǔn)備準(zhǔn)時(shí)與會(huì)給出精確信息傾聽支持他人公平參與檢核表我清楚什么會(huì)議不必出席；若出席，則準(zhǔn)備好所有信息；出席會(huì)議從不遲到；會(huì)議過程不說太多的廢話；我在傾聽他人意見后才提出不同觀點(diǎn)；我能客觀地肯定他人的觀點(diǎn)；我能鼓勵(lì)每個(gè)人講自己觀點(diǎn)。一般與會(huì)者

會(huì)議開始

介紹

自我介紹互相介紹主席介紹名片介紹討論主題—營(yíng)造氣氛

—組織討論

—提問

—協(xié)調(diào)不同意見

—總結(jié)回顧與會(huì)者介紹制定規(guī)則大會(huì)報(bào)告參與討論演示總結(jié)組織和參加會(huì)議技能：議程步驟情景練習(xí)：人員選拔會(huì)議練習(xí)目的：訓(xùn)練開會(huì)技能要求：6－8人為一個(gè)會(huì)議組。參加模擬會(huì)議的人員中應(yīng)該有1－2名充當(dāng)觀察員，參加會(huì)議的人員不能少于4人，每一個(gè)與會(huì)人員代表各自不同的部門。分配各小組成員的角色，閱讀練習(xí)情景，并按要求開始練習(xí)。觀察者按照最后提出的問題對(duì)會(huì)議做出反饋。

案例討論

會(huì)議組織案例10.2:城市合作銀行討論：本次特別會(huì)議的目的、參加對(duì)象，并設(shè)計(jì)會(huì)議議程。要求：以小組為單位，以PPT方式完成報(bào)告，在全班作交流。本章學(xué)習(xí)要求本章基本要點(diǎn)確立建設(shè)性溝通過程要把握溝通倫理的必要性能正確地判斷管理溝通過程中的倫理道德問題理解并運(yùn)用管理溝通中的倫理決策過程能正確地處理好換位思考過程的倫理道德沖突1管理溝通中倫理問題的引入自我倫理態(tài)度的評(píng)價(jià)用P295的測(cè)試表對(duì)自我倫理態(tài)度進(jìn)行測(cè)試，認(rèn)識(shí)自身在倫理中問題，為隨后學(xué)習(xí)并修正自身的態(tài)度提供目標(biāo)。案例討論：閱讀P283的案例“強(qiáng)生公司在全球范圍內(nèi)召回泰諾”，討論該案例后面所附的問題。對(duì)照國(guó)內(nèi)外其他企業(yè)（如東芝筆記本事件），說明管理溝通中倫理的必要性。2管理溝通中倫理道德的判斷小案例討論：就P287關(guān)于修建水電站的例子，討論近些年來我國(guó)企業(yè)的倫理道德觀的變化。你認(rèn)為應(yīng)該如何對(duì)管理溝通中的倫理道德觀進(jìn)行判斷？2管理溝通中倫理道德的判斷管理溝通中倫理道德觀判斷維度個(gè)人目標(biāo)：不同個(gè)體對(duì)事物結(jié)果期望判斷的差異。個(gè)人規(guī)范：不同個(gè)體在特定場(chǎng)合對(duì)行為期望的差異。個(gè)人信仰：不同個(gè)體對(duì)特定情況的思想期望的差異。不同