第7章書面商務(wù)文件-外部溝通文件

第7章書面商務(wù)文件外部溝通文件學(xué)習(xí)內(nèi)容：致意便條商務(wù)信函商業(yè)計(jì)劃年度報(bào)告?zhèn)髡婧碗娮余]件短信服務(wù)（SMS)學(xué)習(xí)目標(biāo)：區(qū)分內(nèi)部和外部書面溝通理解外部溝通文件的主要形式能夠使用這些溝通形式外部溝通文件指組織內(nèi)部的人員與其組織外部的利益相關(guān)者進(jìn)行溝通時所采用的書面形式。這些利益相關(guān)者可能包括銀行、供應(yīng)商、客戶等。7.1致意便條沒必要寫信時用；只包含公司名稱及一條禮節(jié)性短信；具體經(jīng)辦人還會加上他的名字和一條短信（手寫）7.2商務(wù)信函信函：外部溝通文件最常見的形式。用途：1、安排會議2、確認(rèn)已安排的會議的日期和時間3、申請工作4、回復(fù)申請信5、廣告或推銷函件6、核查潛在客戶的信用7、投訴有缺陷的商品或其他問題8、回復(fù)客戶投訴9、提供成本或合同標(biāo)的核算10、詢價11、提交訂單發(fā)送商務(wù)信函的原因提供或?qū)で笮畔⒋_保一些事情已經(jīng)完成與客戶及供應(yīng)商保持或者發(fā)展良好的關(guān)系商務(wù)信函的標(biāo)準(zhǔn)清楚簡潔、句子段落簡短對讀者應(yīng)該是具體和特定的必須準(zhǔn)確和完整禮貌而得體信函應(yīng)當(dāng)及時處理信函應(yīng)包含具有企業(yè)風(fēng)格的信息公司名稱、地址、電話；可能有公司標(biāo)志；有便于識別和存檔的歸檔號；收件人的姓名和地址；日期；對收件人的問候；使用標(biāo)題以表明這封信的主題；8、內(nèi)容應(yīng)仔細(xì)編排；9、應(yīng)以恭敬的方式結(jié)尾；10、應(yīng)有寫信人簽名；11、簽名下面應(yīng)印有其姓名的印刷體，以防讀者無法讀懂其簽名；12、如果將來會有作者之外的其他人來處理該信，應(yīng)清楚說明；13、若有附件，也應(yīng)清楚說明。

P113課堂練習(xí)1寫一份商務(wù)信函7.3商業(yè)計(jì)劃公司制定商業(yè)計(jì)劃的原因：闡明他們的想法及目標(biāo)支持資金申請通過將進(jìn)展與計(jì)劃作對比，來監(jiān)測公司的業(yè)績設(shè)定銷售及利潤目標(biāo)明確所需資源以及涉及的成本商業(yè)計(jì)劃包含的要件解釋你的商業(yè)構(gòu)想概述能夠被滿足的潛在市場列出有關(guān)競爭者及其優(yōu)勢劣勢，進(jìn)行分析說明你將如何營銷產(chǎn)品或服務(wù)及其涉及的成本多少有關(guān)房屋和附屬場地及所需資本方面計(jì)劃6、提供有關(guān)個人背景、資質(zhì)和業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的詳細(xì)信息7、說明你需要投入資金的多少8、說明你需要資助資金的數(shù)量及償還計(jì)劃9、概述你所能提出的貸款抵押10、列出詳盡的財(cái)政預(yù)算，其中包括月現(xiàn)金流及第1年的利潤預(yù)算。商業(yè)計(jì)劃通常包含的五部分經(jīng)營目標(biāo)銷售與市場預(yù)測生產(chǎn)資源需求資金支持方面的數(shù)據(jù)7.4年度報(bào)告◆大多數(shù)國家都要求公司提供年度財(cái)務(wù)報(bào)表。◆1985年，英國的《公司法》規(guī)定：每個公司必須提供其年度賬目，其中包括利潤表、資產(chǎn)負(fù)債表，連同相關(guān)的賬目附注以及包含董事會報(bào)告和審計(jì)報(bào)告在內(nèi)的年度報(bào)告。它是董事會的職責(zé)。7.5傳真和電子郵件

◆傳真能通過電話線路以電子方式傳送書面信息。

◆發(fā)送完后幾分鐘之內(nèi)送達(dá)收件人。使用傳真機(jī)的禮儀利用的先后問題忌發(fā)私人傳真稿件檢查設(shè)備問題并處理完畢后勿落東西電子郵件好的電子郵件不僅是個人職業(yè)素養(yǎng)的體現(xiàn)，更是保障正常商務(wù)交流的前提。那么發(fā)電子郵件時應(yīng)該注意哪些問題呢？搞清發(fā)送郵件對象、郵箱地址發(fā)送郵件之前，必須搞清楚發(fā)送郵件的對象、職位(以便稱呼對方)以及郵箱地址。2、明確郵件目的一般來講，商務(wù)電子郵件分為以下幾種：表達(dá)感謝、答復(fù)消息、表達(dá)歉意、通知、提醒、確認(rèn)信息、提出要求、詢問原因、提出建議等。3、正文內(nèi)容直奔主題4、注意語氣和措辭5、檢查無誤后發(fā)送發(fā)送禮儀注意事項(xiàng)總結(jié)主題明確內(nèi)容簡潔多