歸檔軟件及信息化介紹

檔案管理信息系統(tǒng)介紹主講：焦作市檔案局技術保護科楊滿玲

內(nèi)容檔案信息化概述電子文件及電子檔案管理檔案管理系統(tǒng)介紹第一章信息化概述

信息化是指建立在IT產(chǎn)業(yè)發(fā)展與IT在社會經(jīng)濟各部門擴散的基礎之上，運用IT改造傳統(tǒng)經(jīng)濟、社會結構的過程。檔案信息化

檔案信息化——檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這是一個長期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。檔案信息化現(xiàn)狀行業(yè)信息化縱強橫弱信息孤島信息化三個階段檔案信息化建設內(nèi)容建設內(nèi)容BCDA信息資源軟件系統(tǒng)硬件設施保障體系信息資源建設1現(xiàn)有館室藏檔案的數(shù)字化工作2電子文件的產(chǎn)生和歸檔等全過程的管理軟件系統(tǒng)文檔一體化系統(tǒng)數(shù)字檔案館和網(wǎng)站系統(tǒng)軟件系統(tǒng)電子文件管理系統(tǒng)硬件設施保障體系建設保障體系人才培養(yǎng)標準規(guī)范安全管理第二章電子文件及電子檔案管理電子文件是通過數(shù)字計算機進行操作、傳遞和處理的文件；

電子文件是由計算機交流與維護的文件；以計算機可處理形式存儲的文件。國際檔案理事會電子文件委員會

澳大利亞國家檔案館

美國國家檔案與文件管理局

機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄電子文件依賴計算機系統(tǒng)存取、操作、傳遞和處理，并可在通訊網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?/p>

我國國家檔案局對電子文件的描述：

以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體種類劃分按文件構成特點按文件功能按信息存儲載體按文件來源途徑按存在目的按信息表達方式二、電子文件的種類按照文件功能劃分主文件——記錄信息內(nèi)容，傳達作者意圖，行使行政職能的文件支持性文件——生成和運行主文件必須的文件按照信息存儲載體劃分磁盤文件——以磁盤為存儲介質(zhì)磁帶文件——以磁帶為存儲介質(zhì)光盤文件——以光盤為存儲介質(zhì)利用文件——為利用而制作、流傳的文件保存文件——脫離流轉(zhuǎn)過程，作為母板保存的文件備份文件——作為保存文件的復本而備存的文件按照存在目的劃分按照文件來源途徑劃分

原生電子文件——直接生成于數(shù)字環(huán)境中的電子文件數(shù)字化的電子文件——由傳統(tǒng)文件通過數(shù)字化而形成的電子文件按照信息表達方式劃分文本文件（TEXT）數(shù)據(jù)文件（DATA）圖形文件（GRAPHIC）圖像文件（IMAGE）視頻文件（VIDEO）聲音文件（AUDIO）命令文件（PROGRAM）其他形式的電子文件：電子郵件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁、即時通信、博客等。三、電子文件的特點1、信息的非人工識讀性可以直接閱讀傳統(tǒng)紙質(zhì)文件必須借助計算機來閱讀

人們無法直接閱讀電子文件非人工識讀？計算機屏障

電子文件（客體）形成者管理者（主體）利用者計算機屏障帶來的結果：

計算機成為必需工具無法及時發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容的變化為什么人們無法直接閱讀電子文件？因為電子文件的記錄方式具有特殊性信息以數(shù)字代碼序列存在，隱含特定的編碼規(guī)則、壓縮方法和存儲邏輯。在物理層面上，信息是以磁電或光電信號等形式存在的。2、系統(tǒng)的依賴性電子文件應用軟件平臺（WORD、EXCEL、OA）系統(tǒng)軟件平臺硬件平臺（計算機、網(wǎng)絡）生存的技術環(huán)境對生成技術環(huán)境的依賴？電子文件只有在其生成的技術環(huán)境中才能最大限度地保持其原始面貌。生成環(huán)境的改變，可能導致文件信息的失真和處理、利用上的困難，甚至無法識讀。電子文件也會“水土不服”！

所以只有依靠相應的計算機系統(tǒng)（軟硬件）才能形成、保存、管理、利用電子文件。對其形成的最初環(huán)境有特殊依賴性，脫離有關環(huán)境就存在失真等風險。所以要保證電子文件可讀的一個必要條件就是，為電子文件配備合適的系統(tǒng)環(huán)境。

3、信息與特定載體的可分離性

信息對于記錄方式具有“游離性”，數(shù)字代碼序列對于載體具有“游離性”，內(nèi)容的邏輯結構與物理存儲結構具有“游離性”。可分離性應作以下認識：文件內(nèi)容與表達其內(nèi)容的數(shù)字代碼序列之間不具有固定關系數(shù)字代碼序列與其存儲載體之間具有不具有固定關系文件內(nèi)容數(shù)字代碼序列可改變載體不固定4、信息的易變性

內(nèi)容容易改動、載體容易改變、生成保存環(huán)境容易改變。

5、信息存儲的高密度性

自1957年硬盤誕生以來，其單位存儲密度已提高了5000萬倍；索尼開發(fā)的BWU-100A單面雙層藍光光盤，容量50G；存儲技術的新突破，一個硬幣大小的面積上將可存儲250張DVD的容量。電子文件的管理目標真實性可靠性完整性可用性第三章檔案管理系統(tǒng)介紹焦作市電子文件在線歸檔管理系統(tǒng)蘭星檔案管理軟件檔案管理軟件的發(fā)展單機版管理軟件

→

→

網(wǎng)絡版管理軟件目錄級檢索→

→

全文數(shù)據(jù)庫檢索單純的檔案目錄管理→

→

整個檔案管理流程形式檢索管理焦作市電子文件在線歸檔管理系統(tǒng)基于政府內(nèi)網(wǎng)固定網(wǎng)址登錄eg.用戶：ceshi_user密碼：000000專屬用戶密碼在地址欄中輸入該網(wǎng)址就可以進入登陸頁面4:8080/esoaisapp/login.jsp該軟件是通過政府內(nèi)網(wǎng)平臺來進行登錄管理操作，只要能聯(lián)上政府內(nèi)網(wǎng)的各單位都可以使用。蘭星歸檔管理系統(tǒng)軟件對比數(shù)據(jù)存儲在電腦本地磁盤上，需要檔案員自己進行數(shù)據(jù)備份，特別注意更換電腦時的數(shù)據(jù)安全性。數(shù)據(jù)存儲在網(wǎng)絡服務器上，與本機無關，通過管理員的維護，最大程度上保證數(shù)據(jù)的安全。單機版網(wǎng)絡版數(shù)據(jù)安全性運行環(huán)境簡單，僅需保證最基本的計算機硬件設備，但是共享操作較復雜，不能進行遠程指導。需要計算機聯(lián)網(wǎng)，方便信息傳遞可以根據(jù)實際要求實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，能夠?qū)崿F(xiàn)遠程