論-IT-項目團隊知識地圖與職責分配矩陣的構(gòu)建

4/4構(gòu)建以IT項目團隊知識地圖與職責安排矩陣的實踐摘要：在IT項目人力資源管理中，知識地圖扶植企業(yè)動態(tài)確定組織中符合所需知識條件的人員，而職責安排矩陣則可以有效明確所確定的人員在項目中的職責。本文深化探討了在IT項目團隊中知識地圖的作用，分析知識地圖的結(jié)構(gòu)，并結(jié)合知識地圖的構(gòu)建，探討其應用。更進一步，文章分別分析了三種不同類型的職責安排矩陣，對其各自特點,適用條件等綻開探討，以有利于IT項目依據(jù)自身特點進行選擇。最終，文章分析了知識地圖和職責安排矩陣在一個IT項目案例中的實際應用。關鍵字：IT項目；知識地圖；職責安排矩陣Abstract：InthefieldofhumanresourcesmanagementinITproject,theKnowledgeMaphelpstheenterprisestofindouttheproperemployeesdynamically,whoareequippedwithknowledgeandexperiencerequiredbycertaintask.Ontheotherside,theResponsibilityAssignmentMatrixcaneffectivelydeterminetheseemployees’specificdutiesandresponsibilitiesintheproject.ThisarticleanalyzesindepththeroleoftheKnowledgeMap,analyzingitsstructure,anddiscussinghowtobuildandapplytheKnowledgeMapintheITprojectteam.Furthermore,inordertofacilitatethechoicesofITprojectsmanagers,thisarticlestudiesthreedifferenttypesofResponsibilityAssignmentMatrix,includingtheirdiversefunctions,characteristics,andapplicationconditions.Finally,thisarticleputsforwardacase,whichembodiestheapplicationofKnowledgeMapandResponsibilityAssignmentMatrix.KeyWords：ITProject,KnowledgeMap,ResponsibilityAssignmentMatrix1．引言IT項目實施過程中，借鑒和學習已有的知識閱歷是特別必要的。這些知識閱歷既包括技術方面的積累，例如以往系統(tǒng)的需求調(diào)研報告,規(guī)劃分析報告,各種開發(fā)文檔,通用功能代碼,數(shù)據(jù)存儲方案,客戶服務常見問題等等；也包括項目管理方面的積累，例如獲得之前相像規(guī)模,相同難度系統(tǒng)建設的進度規(guī)劃,資源安排,成本限制等各種閱歷。明顯，如何描述團隊的什么成員駕馭了哪些知識，并將這些知識實力與團隊面臨的任務相對應，科學的為合適的人員指派適當?shù)墓ぷ?，對于信息系統(tǒng)項目具有重要作用。知識地圖和由此建立的職責安排矩陣，是目前解決此類問題的重要工具。2．IT項目團隊的知識地圖知識地圖（KnowledgeMap,KM）是描述企業(yè)所擁有知識資產(chǎn)的指南，刻畫了不同類別的各項知識在企業(yè)中所在位置或來源。一般而言，項目團隊的知識地圖中并不描述知識的具體內(nèi)容，而主要包含了項目成員,知識類別,流程之間的關系，其功能在于當須要某項專業(yè)知識時，幫助運用者快速而正確地找到所欲找尋知識的擁有者。2.1IT項目知識地圖的結(jié)構(gòu)如表1所示，信息系統(tǒng)項目中一個典型的知識地圖結(jié)構(gòu)由項目知識點和項目成員兩個坐標刻畫，常見的知識點包括：需求分析,系統(tǒng)設計,代碼編寫,測試調(diào)試,硬件配置,網(wǎng)絡規(guī)劃,數(shù)據(jù)管理,實施規(guī)劃,運行維護等。項目成員與項目知識點的聯(lián)系，地圖中從實力和愛好兩個方面進行描述。依據(jù)項目成員對不同知識點的駕馭程度，對成員的實力進行評價打分，然而成員在某一方面知識豐富,實力優(yōu)異，并不意味著肯定是完成相關任務的最佳人選。比如，多年從事某種功能測試的資深人員，積累了充分的閱歷實力，但由于感覺工作重復枯燥，缺乏挑戰(zhàn)，而丟失了對工作的愛好，甚至責任心，選擇這樣的人員，反而會導致工作的失敗。因此，項目地圖中引用愛好作為實力的補充，評價人員與知識點的聯(lián)系。尤其在人力資源有限的狀況下，當僅從實力角度無法選擇出相應的成員時，便選擇雖然實力值不是最高，但愛好值較高的人員，并在實際項目中漸漸培育和積累此類人員的實力，借助人員對相應知識的極大愛好，保障項目順當進行。表1某IT項目團隊知識地圖示例2.2IT項目知識地圖的構(gòu)建在建立IT項目團隊的知識地圖時，可以遵循以下步驟：（1）從項目積累和借鑒的文檔中，提取知識點，比如系統(tǒng)可行性報告,需求分析書,用戶調(diào)查表格,分析開發(fā)文檔,美工設計報告,常見功能代碼,測試報告,車輛運行報告,庫存成本報告等。在項目進展的每個階段都有相應的文檔進行總結(jié)，這些文檔涵蓋了項目所須要的知識技能，項目團隊須要分析項目具體需求特征，從中對項目的知識點進行提取。（2）利用專家對專業(yè)領域知識的熟識和部門領導對成員的了解，對項目成員在各知識點上的實力和愛好打分，分值可以為百分制或10分,5分制的肯定分值，也可以是1,3,5,7這樣的重要程度相對分值。不管是什么具體方法，都要避開其中可能的主觀性,沖突性，盡力保障數(shù)據(jù)獲得的真實性，并采納科學的技術方法對打分結(jié)果進行處理。（3）知識地圖須要常常維護與更新，當有人員離職,加入團隊時，公司有可能會失去或得到某項知識，當有員工參與培訓后，公司有可能會在某個知識點上增加人員儲備，甚至新增加知識點。這時的維護更新能夠保證地圖反映的是企業(yè)目前真實的知識狀況，從而發(fā)揮知識地圖的最大效益。2.3IT項目知識地圖的應用關于知識地圖，在應用中有一些須要留意的地方，包括：（1）利用專家對專業(yè)領域知識的熟識和部門領導對成員的了解，對成員在相應知識點的實力和愛好打分，為了避開其中可能的主觀性,沖突性，應盡力保障數(shù)據(jù)獲得的真實性，并采納科學的技術方法對打分結(jié)果進行處理。（2）知識地圖不是固定不變的，須要常常維護與更新，才能保證地圖反映的是企業(yè)目前真實的知識狀況，從而發(fā)揮知識地圖的最大效益。比如，某位高級工程師離職后，公司很可能會失去某項技術的深層知識，或是當員工接受了某個課程的培訓后，公司可能會在某個知識點上增加人員儲備，甚至新增加了知識點，同時，不同時期的知識地圖，可以反映企業(yè)知識資產(chǎn)與知識需求的變化。（3）不同類型的知識地圖，適用在不同的工作性質(zhì)上。比如，管理者因為須要開發(fā)某個網(wǎng)站組建項目團隊，假如企業(yè)建立了由知識概念分類為刻畫維度的知識地圖，則可以用來幫助管理者獲得在網(wǎng)站閱讀,搜尋檢索,主題學習,分類編目等方面較為擅長的人員；另一方面，假如企業(yè)建立了主要描述流程的知識地圖，則管理者可以在開發(fā)過程中獲得各環(huán)節(jié)最佳實踐,常見問題的推斷與解決等方面的知識支持。3．IT項目團隊的職責安排矩陣通過項目知識地圖，管理者可以依據(jù)所面臨的項目任務，動態(tài)確定組織中符合所需知識條件的人員。項目團隊的知識地圖建立之后，職責安排矩陣（ResponsibilityAssignmentMatrix）是進行成員職責安排的第二步。為了保證項目中各項工作順當進行，就必需將工作與人力資源的關系明確，每項工作安排到具體的個人（或小組），并指定負責人，同時假如是多人協(xié)作完成，還要明確不同的個人在這項工作中的職責。在IT項目管理中，這部分內(nèi)容最常運用的方法為職責安排矩陣。3.1未定義第二負責人的職責安排矩陣職責安排矩陣以活動（或工作包）和人員為兩個坐標，反映了與每個人員相關的全部活動，以及與每個活動相關的全部人員。依據(jù)知識地圖中不同人員所具備的知識和彼此之間的關系，將人員對于活動的影響分別用重要P（Primary）和次要S（Subordinary）表示，選擇的依據(jù)就是在知識地圖中各知識點上成員的實力和愛好得分。例如，表1表明，Ann在系統(tǒng)分析方面的技術實力和愛好是表現(xiàn)出眾的成員，因此可以作為項目系統(tǒng)分析活動的負責人，而依據(jù)Carlos所具備的條件，管理人員認為其不相宜作為系統(tǒng)分析活動參與者，而應當是系統(tǒng)測試活動的負責人。由此得到了如表2所示的職責安排矩陣。表2某IT項目職責安排矩陣3.2定義第二負責人的職責安排矩陣在實際應用中，人們發(fā)覺3.1中所描述的職責矩陣雖然可以明確成員的職責，但作為起從屬作用的成員，矩陣沒有體現(xiàn)他們彼此之間在實力和愛好方面的差異，團隊面臨重要任務時，假如須要選擇骨干成員擔當責任，或負責人短暫離開團隊，須要有人臨時代理時，表2所示的矩陣并不能協(xié)助決策。項目第二負責人概念的提出，可以有效的解決這個問題。在成員中，選擇那些具備肯定技術實力和發(fā)展?jié)摿Φ某蓡T，即實力得分達到標準要求，同時愛好得分較高，可以在團隊中明確地定義為項目第二負責人，得到表3所示的職責安排矩陣，其中S1即為項目第二負責人。表3定義項目第二負責人的職責安排矩陣第二負責人的存在，為項目管理帶來了如下的好處：第一，提高了項目的穩(wěn)定性，作為主要負責人的成員離職或休假時，第二負責人可以自然接替，不會出現(xiàn)不熟識項目狀況而阻礙項目進展的狀況；第二，為成員職業(yè)生涯發(fā)展創(chuàng)建良好條件，S1的存在肯定程度上對主要負責人造成了競爭壓力，同時也為主要負責人的升職掃除后顧之憂，假如某項工作只能由一個人擔當，雖然這個人可以漸漸成為專家技師，但也說明這個人不可取代，不能升職到其他崗位。3.3定義多種關系的職責安排矩陣以上分析了兩種項目團隊組成成員的職責安排過程，須要留意的是，有時為了進一步明確在項目進行過程中須要詢問意見，或須要將相關信息通報的人員關系，還可以用負責（Responsible）,有責（Accountable）,詢問（Consult）和通知（Inform）分別表示各種關系，即可得到PMBOK（項目管理知識體系）中描述的職責安排矩陣，如表4所示。表4某項目的職責安排矩陣在大型項目中，存在不同層次的職責安排矩陣。高層次的職責安排矩陣往往與工作分解結(jié)構(gòu)（WBS)相關，界定哪個個人或小組負責哪一部分工作；低層次的職責安排矩陣描述某個具體活動小組內(nèi)部每個人員的角色,職責和授權水平。除了職責安排矩陣，還可以借助文字描述更多相關信息。例如須要具體界定的職責，可以通過文字描述崗位人員職責,授權,實力和資格等方面的信息，而不僅僅用表中的字母來標示。4.案例：某學院網(wǎng)站建設團隊知識地圖與職責安排矩陣某學院網(wǎng)站項目組以WBS圖中沒有下一層的任務模塊為基準，依據(jù)工作的類似性確認崗位，以實力分和愛好分評價團隊成員。實力打分依據(jù)員工的技能對本職位的勝任程度，從以下幾方面評價：1．由項目經(jīng)理對該員工在各個崗位的實力打分；（權重1）2．本人對自己各個崗位的擅長程度進行打分；（權重2）3．由同事對員工在各個崗位的實力打分；（權重3）最終的加權平均和為得分。特殊說明的是項目經(jīng)理的實力分由（2）和（3）折合相應比例計算得到。愛好分打分由項目組成員自己完成。下面分別給出了實力分和愛好分的打分標準：1．實力分打分標準：5分：熟識運用此方面的知識，有豐富的實踐閱歷，能夠領導其他成員完成相應工作。4分：熟識此類知識，但閱歷不夠豐富。3分：對此類知識有肯定了解，須要進一步學習。2分：對此類知識有過少量接觸，不過缺乏深化了解。1分：對此類知識完全沒有了解。2．愛好分打分標準：5分：此類工作完全符合本人的愛好，對該工作抱有極大的熱忱。4分：對該工作比較有愛好，能夠比較開心地完成工作。3分：能夠以平常心態(tài)完成該項工作，談不上有愛好。2分：能夠牽強接受該工作，盡量完成任務。1分：特別厭惡此類工作。得到項目的知識地圖，如表5所示。表5學院網(wǎng)站建設項目組成員知識地圖得分表依據(jù)知識地圖得分表，制定本項目小組職責安排矩陣，所遵從的規(guī)則是：P（活動負責人）的選擇：（實力分*90%+愛好分*10%）最大者S1（活動第二負責人）的選擇：（實力分*70%+愛好分*30%）大于等于4分者須要說明的是，假如出現(xiàn)多人分值相同時，依據(jù)活動的工時支配隨機選取相宜人選；本項目中沒有詢問和通知職責的安排。職責安排矩陣如表6所示。表6學院網(wǎng)站建設項目成員職責安排矩陣5.結(jié)論以上探討了在IT項目人力資源管理中兩個重要的工具，即知識地圖和職責安排矩陣，通過它們IT項目團隊可以依據(jù)所面臨的任務，指派知識,實