費用管理學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)的制度

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花銷管理制度

第一章總則

第一條要旨和依照

為了加強北京知聯(lián)天下知識產(chǎn)權(quán)代理事務(wù)所（以下簡稱“知聯(lián)天下”）

花銷管理，本著節(jié)約、高效、規(guī)范流程、明確職責(zé)的原則，特制定本制度。

第二條花銷的界定

本制度所稱花銷，包括人工花銷、經(jīng)營變動花銷、經(jīng)營固定花銷三大方面

內(nèi)容。

第三條適用范圍

本制度適用于知聯(lián)天下的花銷管理活動。知聯(lián)天下各部門和個人從事與本制度相

關(guān)的活動，都應(yīng)當(dāng)遵守本制度。認(rèn)識并遵守花銷制度是每位員工的責(zé)任。

第二章管理方法

第四條花銷管理方式

公司花銷管理采用估量管理、額度管理、項目管理三種方法。嚴(yán)禁先列

支，后報銷。所有報銷的原始憑證不得涂改。

管理方法一：采用估量管理和額度管理相結(jié)合的花銷有：市內(nèi)交通費、

餐費。

管理方法二：采用估量管理和項目管理相結(jié)合的花銷有：招待費、會議

費、培訓(xùn)費。

管理方法三：除此之外的花銷采用估量管理。

第五條估量管理歡迎共閱

(一)財務(wù)部依照公司年度銷售目標(biāo)組織編制花銷估量表，以收定支，花銷估量

分年、季、月三個時間點。

(二)人工花銷、固定花銷由行政部一編制，與經(jīng)營活動親近相關(guān)的變動花銷由

各部門估量編制。

(三)銷售部的招待費（禮品除外）不得高出全年銷售任務(wù)的1%。

(四)所有花銷的累計支出都不應(yīng)高出當(dāng)前的累計估量，確因業(yè)務(wù)需要高出當(dāng)前

累計花銷估量，須經(jīng)財務(wù)部和總經(jīng)理結(jié)合審批，高出部分從后續(xù)月份的支出中扣回，以

保證不打破年度花銷估量。（高出估量需供應(yīng)書面報告,報財務(wù)部和總經(jīng)理結(jié)合審批）

第六條額度管理

(一)額度管理是指花銷支出需控制在必然額度范圍內(nèi)的管理方法，適用于市內(nèi)

交通費、餐費。

(二)個人花銷額度是指依照員工崗位、工作性質(zhì)等確定的每個月花銷可報銷上限。

(三)每一估量單元所有員工的個人花銷額度之和不得高出部門估量。

(四)花銷采用單項控制，各項之間不能調(diào)劑使用。

第七條項目管理

(一)推行項目管理的花銷需在某一事項進行前，以書面形式向其部門負(fù)責(zé)人提

交該事項申請及項目估量，經(jīng)總經(jīng)理審批后，報財務(wù)部立項后方可執(zhí)行。

(二)推行項目管理的花銷，如未經(jīng)早先審批和立項，財務(wù)部不予辦理借款和報

銷。

第三章花銷借款、報銷原則

第八條花銷借款規(guī)定

(一)公司不開放差旅費之外的個人花銷借款，嚴(yán)禁招待費借款。歡迎共閱

(二)所有借款均記入借款人名下，非正式員工不贊成借款，特別情況，由其直

接上級借款。

(三)借款單調(diào)定寫明借款的詳盡用途，借款單上必定為借款人親筆簽字，不允

許使用手簽章。

(四)財務(wù)部依照前款不清后款不借的原則辦理個人借款業(yè)務(wù)。對未能在規(guī)準(zhǔn)時

間內(nèi)辦理報銷和歸還借款且不能夠說明原因的，財務(wù)部將暫停支付個人報銷款項，直至報

銷款項沖抵借款達成。特別情況需經(jīng)部門相關(guān)負(fù)責(zé)人和財務(wù)部結(jié)合審批后方可辦理。

(五)借款3000元以上需提前一天通知財務(wù)，不提前通知財務(wù)如遇庫存現(xiàn)金不夠

將無法借款。

(六)關(guān)于相關(guān)部門申請的押金、保證金贊成高出一個月報銷。但每年年關(guān)結(jié)清

歸還，有需要的下年年初重新申請借款

第九條花銷借款和報銷審批權(quán)限

(一)所有備用金借支和花銷的報銷，由部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，財務(wù)部審察后報總經(jīng)

理審批；

(二)部門相關(guān)負(fù)責(zé)人花銷報銷由財務(wù)部審察后報總經(jīng)理審批。

第十條花銷報銷規(guī)定

(一)除支付薪水與勞務(wù)費外，花銷報銷須出具由稅務(wù)監(jiān)制的正式發(fā)票或財政部

門一致印制的收款收條。報銷人對其供應(yīng)的原始票據(jù)負(fù)責(zé)，若發(fā)現(xiàn)使用虛假發(fā)

票、破票，虛假發(fā)票所對應(yīng)金額的一律不予報銷。關(guān)于無法供應(yīng)或發(fā)票丟掉的，

且沒有刷卡記錄，財務(wù)部有權(quán)不予報銷，亦不得使用取代發(fā)票。

(二)報銷款3000元以上需提前一天通知財務(wù)，不提前通知財務(wù)如遇庫存現(xiàn)金不

夠?qū)o法報銷。歡迎共閱

(三)報銷項目花銷時，除填寫支出憑證外，需另附《報銷明細(xì)》注明詳盡項目

名稱，已便財務(wù)進行項目核算，否則不予報銷。

(四)報銷花銷供應(yīng)的發(fā)票仰頭應(yīng)當(dāng)為公司全稱，定額發(fā)票除外。關(guān)于無公司名

稱或公司名稱不完滿、發(fā)票內(nèi)容填寫不完滿、無發(fā)票日期的票據(jù)，一律不予報銷。

(五)花銷報銷采用實名制，任何人不得以他人名義報銷。報銷高出自己月度標(biāo)

準(zhǔn)的，原則上不予報銷；情況特其他，應(yīng)當(dāng)在報銷單上寫明原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同

意后予以報銷。

(六)招待費報銷：每次交際行為須單獨填寫一張《報銷明細(xì)》，并在“花銷描

述”里，寫明日期、客戶、招待地點、招待人數(shù)、票據(jù)張數(shù)。

(七)差旅費報銷：出差事項需填寫詳盡，住宿、城際、交際、途中交通費等需

分行填寫。

(八)報銷票據(jù)須用膠水（不履行用訂書針、曲別針、大頭針等金屬物品）橫向

粘貼支出憑證上。發(fā)票按花銷按種類分別填寫支出憑證，需準(zhǔn)時間序次呈魚鱗狀依次粘

貼，應(yīng)與花銷報告說明一一對應(yīng)。高出界線的部分須向內(nèi)折疊好，關(guān)于粘貼填寫不規(guī)范

的報銷單，財務(wù)人員能夠拒絕受理。

(九)發(fā)票粘貼時應(yīng)注意，不能夠?qū)⑵睋?jù)上相關(guān)信息掩飾。如：出租車票的時間、

金額；機票的趁便人姓名；發(fā)票上開具的品名、金額、時間等。

(十)除差旅費、勞務(wù)花銷、平常開支能夠用現(xiàn)金支付外，其他付款原則上以銀

行支付。

(十一)花銷報銷內(nèi)容與借款申請不一致的，發(fā)票開具單位與借款申請單上收款單

位不一致的，財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷。

第十一條花銷報銷時間歡迎共閱

為及時正確地反響各部門當(dāng)期花銷，原則上要求每周四為花銷報銷日，其他款項不

受此限制。詳盡要求以下：

(一)

發(fā)票報銷時限為發(fā)票開具日起

1周內(nèi)，高出規(guī)準(zhǔn)時間財務(wù)部一律不予報銷。

(二)

出差時期發(fā)生的交際費與差旅費一同報銷，

不受每周報銷時間的限制。

（回

來后一周內(nèi)報銷）

（三）如遇相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不在公司，可經(jīng)過郵件審批。經(jīng)過郵件審批的票據(jù)，財務(wù)能夠先報銷，后補簽字。

第四章關(guān)于市內(nèi)交通費的規(guī)定

第十二條市內(nèi)交通費規(guī)定

(一)市內(nèi)交通費指員工在工作日內(nèi)因公出門乘坐公共交通工具（含地鐵、出租

車、公交車等）而發(fā)生的花銷，不包括上下班通勤費。各部門依照“市內(nèi)交通費報銷標(biāo)

準(zhǔn)”（表一）確定員工報銷上限，不得打破，員工在其額度內(nèi)據(jù)實報銷。

(二)報銷市內(nèi)交通費時，需在發(fā)票反面用鉛筆注明初步地點，如：公司-交行，

未注明初步地的發(fā)票財務(wù)不予報銷。

(三)各部門依照“市內(nèi)交通費報銷標(biāo)準(zhǔn)”（表一）確定員工報銷上限，不得突

破，員工在其額度內(nèi)據(jù)實報銷。

(四)請假高出一個月并辦理工作移交的，請假時期的市內(nèi)交通費原則不允報銷。

表一市內(nèi)交通費報銷標(biāo)準(zhǔn)

交通費額度職位系列

職位/崗位

（上限）

管理崗

總經(jīng)理

1000

銷售崗

部門經(jīng)理

500歡迎共閱項目經(jīng)理300部門經(jīng)理300職能崗員工200

特別情況如：貨運性質(zhì)的由總經(jīng)理審批通過后方可到財務(wù)報銷。

第五章關(guān)于招待費的規(guī)定

第十三條關(guān)于招待費的規(guī)定

（一）業(yè)務(wù)招待費是指公司為加強與業(yè)務(wù)伙伴、客戶及政府部門的關(guān)系，為公司

生產(chǎn)、經(jīng)營優(yōu)秀的外面關(guān)系和社會環(huán)境而發(fā)生的招待餐費、住宿費、禮品

費等支出。公司各部門在業(yè)務(wù)活動和接到工作中，依照詳盡情況可安排招

待用餐，也可合適贈予紀(jì)念品或禮品。

（二）各部門需要嚴(yán)格控制招待費支出，嚴(yán)禁以招待費名義報銷個人花銷。

（三）招待費推行實名制，誰經(jīng)手誰報銷，嚴(yán)禁代他人報銷。

（四）各部門因工作需要贈予禮品時，應(yīng)先由部門書面申請，并注明原因，饋送

物品名稱、數(shù)量、價值、金額等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審察、財務(wù)部復(fù)核、總經(jīng)

理結(jié)合審批贊成后，部門方可填寫申請單或支款單，經(jīng)辦人憑批件執(zhí)行。

贈予公司統(tǒng)必然做的禮品，依照公司領(lǐng)用規(guī)定執(zhí)行，花銷將計入領(lǐng)用部門，

所贈予禮品計入部門花銷；銷售部舉辦市場活動所贈予的禮品，花銷計入

銷售部。

（五）禮品如需自行購買，須早先獲取部門經(jīng)理（疊加總經(jīng)理）審批贊成并報財

務(wù)部備案后，方可購買。報銷時須供應(yīng)商場、商場電腦打印的商品清單。

（六）招待用餐工作客飯，一般情況下每人每餐不高出100元，重點招待每人每

餐不高出200元，特別招待每人每餐不高出800元，重點招待和特別招待歡迎共閱

應(yīng)提前報部門經(jīng)理審批。招待費發(fā)票報銷須另填寫《報銷明細(xì)》，注明日

期、招待對象、人數(shù)、事由、金額等，單次招待費高出1500元的，需提

前申請并對詳盡情況詳盡說明，經(jīng)總經(jīng)理審批贊成后方可報銷。（銷售部

除外）

（七）銷售部招待費限額每人每個月5000元，如連續(xù)3月無業(yè)績的須供應(yīng)書面報

告，并詳盡說明原因。書面報告經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審察、總經(jīng)理審批后，方可

辦理后續(xù)的報銷。

（八）請假高出一個月并辦理工作移交的，請假時期發(fā)生的招待費原則上不贊成

報銷。

（九）業(yè)務(wù)招待費推行部門經(jīng)理負(fù)責(zé)制。當(dāng)月招待費超支能夠下月招待費估量額

度填充，但季度的招待費支出總數(shù)應(yīng)以季度招待費估量額度為限。

第六章關(guān)于加班報銷的規(guī)定

第十四條加班報銷規(guī)定

（一）節(jié)假日加班、工作日加班至20:00時后，職能部門人員能夠報銷加班餐費，發(fā)

票反面需要注明加班日期和共同就餐人員，并經(jīng)上級審批人簽字贊成后方可報銷，

加班餐費報銷標(biāo)準(zhǔn)不高出50元/人次。

（二）節(jié)假日加班、工作日加班至21:00點后能夠報銷回住所的出租車費。

第七章關(guān)于差旅費的規(guī)定

第十五條差旅費報銷規(guī)定

(一)差旅費指員工因公出差而發(fā)生的交通費、托運行李費、出差補助費、住宿

費等。歡迎共閱

(二)各部門人員出差，由其部門經(jīng)理安排。差旅費報銷時需打印出差申請審批

或?qū)徟]件，與原始票據(jù)一同交財務(wù)部。出差人預(yù)支差旅費應(yīng)填寫借款單，注明出差事

由、地點、人數(shù)、限時及交通工具，由財務(wù)部依照實質(zhì)情況贊成最后借款額。參加培訓(xùn)

的差旅花銷，在借款或報銷時需同時供應(yīng)培訓(xùn)通知。

(三)出差人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，工作結(jié)束及時返回，并在返回后一周內(nèi)

辦理報銷手續(xù)；超期不予報銷。未經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批的差旅費不得報銷

(四)原則上不贊成自駕車出差。如遇特別情況，需經(jīng)總經(jīng)理審批贊成。自駕車

報銷花銷以正常出差乘坐火車或汽車1人次城際交通的標(biāo)準(zhǔn)鑒定，供應(yīng)汽油費、過經(jīng)過

橋發(fā)票報銷花銷。

(五)出差時期餐費和車費報銷供應(yīng)發(fā)票原則上須與出差時間、地點相切合，不

得以異地或其他時間的發(fā)票為報銷憑證。標(biāo)準(zhǔn)見（表三）。因公參加會議、培訓(xùn)，食宿

由組織者一致安排并擔(dān)當(dāng)?shù)?，不再享受差旅餐補；食宿不一致安排的，視同差旅費報銷。

(六)因特別情況，出差人員住宿花銷支出高出標(biāo)準(zhǔn)的，必定說明原因，由總經(jīng)

理簽署審批建議，否則一律不予報銷。

(七)同性別兩人同地出差時，公司倡議入住同一房間，住宿費不高出2人住宿

標(biāo)準(zhǔn)。

(八)出差不報銷住宿費的，按100元/天予以補助，需供應(yīng)與出差地點和時間相

切合的相關(guān)憑證。

(九)出差時期若某天發(fā)生招待用餐花銷，則當(dāng)日該餐不再恩賜補助。

表二

差旅費標(biāo)準(zhǔn)表歡迎共閱

差旅餐費包出差地級別住宿費干管理層700元/天北京、上海、廣部門經(jīng)理400元/天州、深圳120元/天員工350元/天早餐：20其他省會城市直管理層650元/天元轄市及蘇州、東部門經(jīng)理350元/天午餐：50莞、大連、青300元/天員工元島、廈門、珠海晚餐：50管理層400元/天元其他城市部門經(jīng)理300元/天員工260元/天

特別情況需報副總審批通過后方可到財務(wù)報銷。

第十六條出差交通工具規(guī)定

(十)公司所有人員嚴(yán)禁乘坐優(yōu)等艙。特別情況需經(jīng)總經(jīng)理審批后方可乘坐。

(十一)其他員工出差，出差地點乘坐火車在1000KM以內(nèi)能夠到達的，一般只可乘

坐火車（含高鐵/動車）。

(十二)乘坐高鐵出差無特別原因，應(yīng)選擇二等座。特別情況需要乘坐飛機及高鐵

商務(wù)座/一等座的，須在提前申請并經(jīng)副總審批通過后方可乘坐；如若未經(jīng)贊成，擅自乘

坐飛機或高鐵商務(wù)座/一等座者，其花銷只能按二等座報銷，差價自理，但特價機票未超

過分車二等座價格的不屬于超標(biāo)。出差盡量選擇早班或晚班飛機，較少占用工作時間。

本著節(jié)約原則激勵選擇火車出行。歡迎共閱

(十三)飛機票由行政部一致預(yù)約，享受一致優(yōu)惠折扣。當(dāng)員工經(jīng)過其他路子獲取

的票價比公司一致訂票票價低時，能夠要求公司代為購買或經(jīng)訂票人（前臺助理）確認(rèn)

后自行購買。能夠以公司名義一致訂票,而員工自行購買票款高于公司同類票價款的，高

出部分由員工自己擔(dān)當(dāng)。

第八章關(guān)于辦公費的規(guī)定

第十七條辦公費

(十四)辦公費指平常辦公過程中發(fā)生的花銷，分為五大類核算：平常辦公、辦公

環(huán)境、招聘存檔、主機及軟件、年會等對外花銷等。

(十五)辦公用品原則上由采買部門負(fù)責(zé)。一般情況下各部門不贊成自行購買辦公

用品；特別情況下購買辦公用品的，報銷時除具備原始合法發(fā)票外還應(yīng)當(dāng)供應(yīng)采買清單。

(十六)辦公費采用誰受益誰擔(dān)當(dāng)?shù)脑瓌t，由行政部分配到各使用部門。

第九章關(guān)于培訓(xùn)費的規(guī)定

第十八條培訓(xùn)費

(十七)培訓(xùn)包括內(nèi)部培訓(xùn)和外面培訓(xùn)。內(nèi)部培訓(xùn)是指公司、部門自己組織承辦的

培訓(xùn)；外面培訓(xùn)是指外單位承辦的需我方擔(dān)當(dāng)花銷的培訓(xùn)。

(十八)內(nèi)部培訓(xùn)費指場租、交通、食宿、為培訓(xùn)準(zhǔn)備的資料費、外請培訓(xùn)機構(gòu)支

付服務(wù)費等花銷；外面培訓(xùn)費包括員工接受外面培訓(xùn)及培訓(xùn)外面人員所發(fā)生的花銷。

(十九)非行政部組織的培訓(xùn)需報行政部備案。

(二十)培訓(xùn)的食宿、交通由組織者一致安排的，不再享受差旅報銷；食宿不一致

安排的，培訓(xùn)時期所發(fā)生的花銷按差旅費規(guī)定執(zhí)行。

(二十一)培訓(xùn)費須提前申請并填寫“培訓(xùn)費審批表”（見附表三）。歡迎共閱

第十章關(guān)于會議費的規(guī)定

第十九條會議費

(二十二)會議包括內(nèi)部會講和外面會議兩類，內(nèi)部會議是指經(jīng)公司總經(jīng)理贊成

的會議；外面會議是指外單位舉辦的需我方擔(dān)當(dāng)花銷的非市場活動會議。

(二十三)會議費包括場所、設(shè)備租借費、一致食宿費、活動費、交通費、資料

印刷費等。

(二十四)內(nèi)部會議需要供應(yīng)會議經(jīng)費估量，原則上在公司內(nèi)部場所舉辦；外面

會議需要供應(yīng)會議邀請函；會議以承包形式舉辦的，需要供應(yīng)與承辦方簽署的協(xié)議。

(二十五)會議食宿由組織者一致安排的，不再享受差旅費報銷；食宿不一致安

排的，參加會議時期所發(fā)生的花銷按差旅費規(guī)定執(zhí)行。

(二十六)會議費須提前申請并填寫“會議費審批表”（見附表四）。

第十一章關(guān)于運雜費的規(guī)定

第二十條運雜費

運雜費是由于接受運輸商品服務(wù)而支付給承運單位的花銷，包括鐵路、公

路、航空、水運等花銷，以及為購買運輸包裝物而發(fā)生的花銷。

第十二章關(guān)于宣傳費的規(guī)定

第二十一條宣傳費

(二十七)宣傳費是為提高有名度，擴大社會影響，成立優(yōu)秀形象而發(fā)生的花銷。

分為廣告宣傳費、展覽顯現(xiàn)費、印刷費等。

(二十八)進行市場宣傳活動必定簽署合同，該合同需經(jīng)相關(guān)部門審察審批后交

財務(wù)部備案。歡迎共閱

(二十九)廣告宣傳費報銷時需供應(yīng)正式的廣告業(yè)專用發(fā)票，平面媒體廣告需提

供相應(yīng)的廣告樣張。

(三十)顯現(xiàn)展覽類活動（包括活動過程中發(fā)生的禮品支出）需早先供應(yīng)整體活動

估量，與參展方簽署的合同。依照估量和合同進行借款，報銷時需供應(yīng)活動明細(xì)清單。

(三十一)印刷類活動（包括各種宣傳資料印刷）借款時需供應(yīng)合同，報銷時需

供應(yīng)印刷資料樣品。

(三十二)收到廠商或其他單位分擔(dān)的市場費資本時，沖減當(dāng)期的市場費。

第十三章關(guān)于咨詢費

第二十二條咨詢費

咨詢費只公司因拓展業(yè)務(wù)、開發(fā)市場、獲守信息或可是等原因接受外面單位

服務(wù)而支付的花銷，這些外面單位包括顧問公司、會計師事務(wù)所、稅務(wù)咨詢事務(wù)

所、法律事務(wù)所、管理咨詢事務(wù)所等中介機構(gòu)。

第十四章認(rèn)證費規(guī)定

第二十三條認(rèn)證費

認(rèn)證費是指公司委托的外面機構(gòu)的證明、證件等而支付的花銷，如ISO9001

認(rèn)證費、產(chǎn)品認(rèn)可實驗費、、申請商注明冊、專利注冊等；驗資費計入“認(rèn)證費

“。

第十五章關(guān)于人工成本的規(guī)定

第二十四條薪水及獎金

薪水指依照薪水制度的規(guī)定，支付給正式編制員工（包括試用期員工）的勞

動酬金。公司依法代扣代繳個人所得稅。歡迎共閱

第二十五條政策類獎金

政策類獎金包括優(yōu)秀員工獎勵、專項獎以及依照必然政策恩賜員工的獎勵，

經(jīng)公司總經(jīng)理審批通過后，由行政部供應(yīng)人員名單及獎勵金額交財務(wù)備案。獲取

獎勵的人員直接到財務(wù)辦理支取手續(xù)，財務(wù)進行發(fā)放記錄管理。

第二十六條福利費

福利費包括法定性質(zhì)福利與公司性質(zhì)福利。

法定性質(zhì)福利是指按國家相關(guān)規(guī)定計提繳納的養(yǎng)老保險金、工傷保險、失業(yè)

保險金、醫(yī)療保險金（社會兼?zhèn)洌┮约爱?dāng)?shù)卣?guī)定需繳納的其他保險金。法定

性質(zhì)福利支付必定經(jīng)行政部、財務(wù)部審批。

公司性質(zhì)支出包括工作餐費，每人30元/次、體檢費、節(jié)假日禮金、團建費、

新年聯(lián)歡費等。依照行政部制度執(zhí)行，支付須經(jīng)財務(wù)部、行政部結(jié)合審批。

第二十七條勞務(wù)費

勞務(wù)費指支付給臨時招用的散工（計件工、定量包工等）、邀請的專家或顧

問以及各種應(yīng)恩賜酬金的外單位人員的花銷。支付給單位勞務(wù)費對方須供應(yīng)稅務(wù)

局認(rèn)可的正式發(fā)票，支付給個人的勞務(wù)花銷需要扣除個人所得稅，獲取個人簽字

的收條作為報銷依照。

第十六章關(guān)于租借、水電、裝修費的規(guī)定

第二十八條租借、水電費、裝修費、物業(yè)管理費

(三十三)租借費是指公司因經(jīng)營需要而向其他單位租用房屋、設(shè)備、一儀器等

支出的花銷。

(三十四)租借費主要包括：租借房屋的房租，租用設(shè)備、儀器等的租金。

(三十五)房租、水電費、裝修費由行政部一致負(fù)責(zé)簽署合同，一致申請支付。歡迎共閱

(三十六)房租是指因經(jīng)營需要而向其他單位租用房屋支出的花銷，包括房租租

金與物業(yè)管理花銷、停車費。房屋租借需要與出租方簽署租借協(xié)議，