如何開個(gè)有效率的會(huì)

如何開個(gè)有效率的會(huì)議一、何謂會(huì)議複數(shù)的人，集合於一定場(chǎng)所，以口頭交換各人的意見、想法、情報(bào)，並努力去達(dá)到某些共通的結(jié)論。

二、會(huì)議的種類(一)

以模式而言:1.正式的與非正式的會(huì)議2.定期的與不定期(臨時(shí))會(huì)議3.商量、協(xié)商型－報(bào)告、情報(bào)交換4.創(chuàng)意開發(fā)型－自由發(fā)表意見5.教育指導(dǎo)型－會(huì)議是實(shí)踐之場(chǎng)

(一)

以目的而言：1.

以傳達(dá)命令為真意2.

為了連絡(luò)協(xié)調(diào)而召開會(huì)議3.

以收集情報(bào)或聽取意見為目的4.

以作決策與起草為目的5.

委員會(huì)6.

機(jī)能中心會(huì)議三、為什麼要開會(huì)(一)

文書所不具有機(jī)動(dòng)性(二)

責(zé)任之明確化(三)

協(xié)力態(tài)勢(shì)之確立(四)

責(zé)任感的喚起(五)

相互啟發(fā)四、

為什麼開不好會(huì)(一)

組員不知適當(dāng)發(fā)問技巧(二)

推銷式領(lǐng)導(dǎo)行為(三)

內(nèi)部衝突(四)

可行方案不足(五)

不夠袒誠(六)

沒有議題的座談(七)

缺乏自我檢討(八)

未能將決策有效地轉(zhuǎn)達(dá)給執(zhí)行人員五、

會(huì)議的反省(一)

要有近代化意識(shí)與教養(yǎng)(二)

對(duì)民主主義的理解(三)

四不六、會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)人的資格要件(一)

豐富的人性(二)

公平與忍耐(三)

熱誠與幽默(四)

分析力、判斷力、綜合力與豐富的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)(五)

推銷員的精神(六)

具有好的一面之民主性七、會(huì)議的計(jì)劃(一)

議題之明確化1.

事實(shí)的收集、整理2.

判斷資料的提出3.

自己想法之整理(二)

目的之明確化1.

議題是什麼2.

是否要作決定3.是否要作協(xié)調(diào)4.是否要提建議(三)

必要性之檢討1.用文書不行嗎?2.以自己的責(zé)任與權(quán)限沒法處理嗎?3.不開會(huì)，用協(xié)商不行嗎?八、會(huì)議準(zhǔn)備之檢查(一)

會(huì)議參加人員的選定方法1.從與問題有關(guān)的人當(dāng)中選擇2.對(duì)該問題有豐富知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)且協(xié)力性的人3.在該問題上之處理上，最後必須取得該人同意者，須要求其參加4.上下階層的幅度盡量要小5.人選不以個(gè)人的或利害關(guān)係為中心6.人數(shù)以8至15人為適當(dāng)(二)

會(huì)議時(shí)日的決定方法1.

對(duì)特定人選不方便時(shí)，會(huì)議就失去意義2.

特別繁忙的人士或有力人士，提早交涉、預(yù)留時(shí)間3.

會(huì)議時(shí)間，須決定幾點(diǎn)到幾點(diǎn)，使參與人安心開會(huì)4.

會(huì)議中須無干擾的情況下進(jìn)行(三)

會(huì)議所需時(shí)間的決定方法1.

從生理及心理?xiàng)l件而言，二小時(shí)為限度2.

管理大師彼得杜拉克先生主張以五十五分鐘為限度(四)

會(huì)議場(chǎng)所的決定方法－適切的環(huán)境與大小(五)

會(huì)議的事前連絡(luò)－適時(shí)的正式通知(六)會(huì)議資料之整理與準(zhǔn)備－請(qǐng)參加者提供(七)

會(huì)議場(chǎng)地與設(shè)備1.

環(huán)境配合人數(shù)的大小逃離噪音空氣流通好施以色彩調(diào)整照明2.

設(shè)備桌椅－比辦公用者略為寬舒視聽器材其他小東西3.

席位的配置(八)

會(huì)議進(jìn)行的計(jì)劃九、會(huì)議成功的五大要素(一)

議題要和參與開會(huì)的人有關(guān)(二)

選定適當(dāng)?shù)某鱿藛T(三)

主持人(四)

會(huì)前要有充分的準(zhǔn)備(五)

參與開會(huì)人的態(tài)度十、會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)方法(一)

導(dǎo)入議題(二)

充分發(fā)言1.

指名發(fā)問2.

交替發(fā)問3.以全體人員為對(duì)象發(fā)問

(三)

獲得一致的結(jié)論1.

首先去掉一些大家沒有能力做到的一些想法2.刪除一些離題的意見3.剩下的一些可行高見，讓大家評(píng)估每個(gè)意見的優(yōu)劣點(diǎn)4.最後評(píng)估選出的意見是否能達(dá)到議題的目的(四)

對(duì)每個(gè)結(jié)論，確定負(fù)責(zé)實(shí)施的對(duì)象

十一、主持會(huì)議的要領(lǐng)(一)

製造良好的氣氛(二)

會(huì)議的目的要清楚(三)不要脫離會(huì)議主題

(四)

不要講得太多

(五)

要做無名英雄(六)

要會(huì)使用輔助材料

(七)

不要匆忙，不要急於作結(jié)論(八)

探索實(shí)現(xiàn)之可能性(九)

接受他人之助(十)

常遭遇的難題與應(yīng)對(duì)方法1.不發(fā)言的人2.發(fā)言太多的人3.習(xí)慣性的反對(duì)者4.脫離了主題5.提出的意見過於抽象時(shí)6.會(huì)場(chǎng)內(nèi)有人私自交談不斷7.有人打瞌睡十二、做好會(huì)議終了的追蹤工作(一)

會(huì)議記錄的作成(二)

決議事項(xiàng)的實(shí)施十三、會(huì)議參加者須知(一)

是否已有萬全的準(zhǔn)備(二)

出席會(huì)議時(shí)的基本態(tài)度(三)

積極的發(fā)言(四)

發(fā)言不要裝模作樣，不生硬(五)

不要獨(dú)佔(zhàn)發(fā)言(六)

整理自己的意見(七)

對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人的協(xié)力(八)

勿破壞人際關(guān)係(九)

不要成為唯唯諾諾的人(十)

不可鬧彆扭(十一)

說話的態(tài)度與方法(十二)

要有問題意識(shí)(十三)嚴(yán)守時(shí)間(十四)

不要出席會(huì)議而忽視會(huì)議(十五)

自我訓(xùn)練(十六)

會(huì)議終了之後十四、理想意見提出的方法(一)

先提結(jié)論(二)

整理得簡(jiǎn)潔正確(三)

龐大資料要割愛(四)

見人說法(五)

配合主題的意見，結(jié)合行動(dòng)的提案(六)

說話要合邏輯(七)

面對(duì)全體者講話(八)

配合會(huì)議的進(jìn)行階段(九)

發(fā)言時(shí)間自我控制(十)

一次提一案(十一)

眼睛嘴巴同樣要說話(十二)冷靜、誠實(shí)而熱忱十五、提意見的盲點(diǎn)

(一)

一時(shí)想到(二)

反射發(fā)言(三)

盲從附和(四)

話中有話(五)

自我意識(shí)(六)

自我宣傳(七)

利己本位的論陣(八)

退一步海闊天空(九)

斷定性發(fā)言，要有保留的講法(十)

打岔發(fā)言(十一)

脫線居士(十二)

討論非競(jìng)賽十六、

會(huì)議增加的背後(一)

工作的重複太多(二)

權(quán)責(zé)不明確(三)

命令系統(tǒng)未統(tǒng)一(四)

中間階層太多(五)

制度或手續(xù)不完備(六)

職能過於分散(七)上級(jí)主管無決斷力十七、會(huì)議效率化(一)

會(huì)議時(shí)間佔(zhàn)有你持有時(shí)間的四分之一為限度(二)

不作為逃避工作的手段(三)

確定處理問題的負(fù)責(zé)人(四)

遵守會(huì)議的進(jìn)行規(guī)則(五)

作不開會(huì)的打算(六)

廢止形式化的會(huì)議(七)

活用會(huì)議(八)

採取正攻法

十八、結(jié)言會(huì)議準(zhǔn)備檢查表1.寫出會(huì)議的目的

2.是否一定要開會(huì)才能達(dá)到上述的目的?□是□否3.會(huì)議的型態(tài)

□討論型會(huì)議□傳達(dá)型會(huì)議□共識(shí)型會(huì)議4.會(huì)議的時(shí)間5.會(huì)議的議程及主持人6.會(huì)議的地點(diǎn)7.會(huì)場(chǎng)如何佈置8.出席人數(shù)9.出席者名單(職稱)10.

出席者座位安排11.

是否準(zhǔn)備名牌

□是□否12.

是否安排出席人員往返會(huì)場(chǎng)的交通工具□是□否13.

是否安排出席人員住宿問題□是□否14.

會(huì)議通知單幾號(hào)前發(fā)出□是□否15.

是否有資料隨會(huì)議通知單預(yù)先發(fā)出?□是□否

會(huì)議準(zhǔn)備檢查表16.

準(zhǔn)備那些必要的輔助視聽器材17.

準(zhǔn)備那些文具18.

準(zhǔn)備會(huì)議場(chǎng)所周邊住置圖l電話地點(diǎn)l

洗手間l

茶水間l

餐廳l休息室l

安全門19.

是否要求參與開會(huì)者準(zhǔn)備資料及副本份數(shù)?20.

安排食膳及桌位21.

其它□

是否有人吃素□

是否有殘障者參加□是否需要翻譯會(huì)議主持人自我檢查表檢查項(xiàng)目檢

查

點(diǎn)1.準(zhǔn)備(1)開會(huì)通知單上是否充分說明了議題及會(huì)議的目標(biāo)。(2)會(huì)議場(chǎng)地是否理想。(3)會(huì)議使用的器具是否齊全。(4)會(huì)議的人選是否妥當(dāng)。2.導(dǎo)入議題

(1)是否在導(dǎo)入議題前能製造好的會(huì)議氣氛。(2)是否讓參加開會(huì)的人都秉持積極參與的態(tài)度。3.進(jìn)行討論(1)是否能讓大家踴躍發(fā)言。(2)是否能針對(duì)議題深入討論。(3)是否會(huì)議的發(fā)言被少數(shù)人主導(dǎo)。(4)時(shí)間是否控制妥當(dāng)。(5)是否能讓大家坦誠發(fā)表意見；意見相左時(shí)，彼此能徹底溝通，務(wù)必尋求最佳方案。(6)

會(huì)議氣氛是否生動(dòng)活潑，討論熱烈。4.導(dǎo)出結(jié)論(1)是否能扼要地綜合大家的意見。(2)是否能得到具有創(chuàng)意的結(jié)論。(3)每個(gè)結(jié)論是否都經(jīng)過充分的溝通。(4)是否大家附和少數(shù)主管的意見。(5)是否常用表決方式得出結(jié)論。(6)是否結(jié)論都能贏得大家的共識(shí)。(7)導(dǎo)出的結(jié)論是否指定專人負(fù)責(zé)執(zhí)行。(8)是否在預(yù)定時(shí)間內(nèi)結(jié)束會(huì)議。主持會(huì)議檢查表檢

查

項(xiàng)

目MEMO我主持這次會(huì)議要準(zhǔn)備那些資料及事項(xiàng)?我要如何導(dǎo)入議題?我要如何進(jìn)行討論?我要如何導(dǎo)出結(jié)論?會(huì)後的決議事項(xiàng)都有指定明確的人負(fù)責(zé)嗎?主持會(huì)議遭遇問題的對(duì)應(yīng)心得累積表主持會(huì)議遭遇的問題我的對(duì)應(yīng)技巧l

上級(jí)人員與部屬同時(shí)出席，部屬畏於說出自己的意見1.

2.l

面對(duì)習(xí)慣性的反對(duì)者1.

2.l

脫離會(huì)議主題1.

2.l

會(huì)場(chǎng)內(nèi)私自交談不斷1.

2.l

有人打嗑睡1.

2.l

與會(huì)人員過於內(nèi)向1.

2.l

提出過於抽象的意見1.

2.l

與會(huì)人員發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)1.

2.會(huì)議記錄表會(huì)議名稱地點(diǎn)時(shí)

間開會(huì)時(shí)間散會(huì)時(shí)間主

席紀(jì)錄會(huì)議目標(biāo)出席人員會(huì)議內(nèi)容及決議事項(xiàng)決議事項(xiàng)的實(shí)施實(shí)施項(xiàng)目負(fù)責(zé)人/協(xié)辦單位完成期限出席人簽章會(huì)議後決議事項(xiàng)追蹤表決議事項(xiàng)實(shí)施內(nèi)容負(fù)責(zé)人

協(xié)辦單位完成期限參加開會(huì)人員自我檢查表檢查項(xiàng)目檢

查

點(diǎn)1.準(zhǔn)

備(1)開會(huì)前對(duì)議題與目標(biāo)是否充分理解。(2)是否在會(huì)議前充分準(zhǔn)備好開會(huì)所需要的資料。(3)是否事先思考要表達(dá)的意見。(4)是否準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。2.會(huì)

議

進(jìn)

行

中(1)是否積極參與發(fā)言。(2)是否注意傾聽別人的意見。(3)是否注意發(fā)言不脫離主題。(4)是否喜歡否定別人的意見。(5)言辭用語是否傷害到他人。(6)是否人身攻擊。(7)是否對(duì)人不對(duì)事。(8)是否尊重主席