緒論及職業(yè)素養(yǎng)

秘書理論與實(shí)務(wù)葛慧芳副教授1樹立幾個(gè)觀念教室是允許犯錯(cuò)的地方——提倡課堂展開討論，大膽發(fā)表自己的觀點(diǎn)。不要怕否定教材和老師的觀點(diǎn)。老師只是導(dǎo)游，教材只是導(dǎo)游圖，真正的風(fēng)景需要自己去探索——真正的秘書學(xué)常識(shí)要在生活中學(xué)，去社會(huì)上學(xué)，在實(shí)踐中學(xué)，不要放過每一個(gè)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。機(jī)會(huì)只鐘愛有準(zhǔn)備的人——不要以為我將來不打算做文秘工作，所以沒必要學(xué)這門知識(shí)，誰也說不定將來誰會(huì)有怎樣的機(jī)會(huì)。更何況，文秘知識(shí)的應(yīng)用面是非常的廣泛的。每一個(gè)成功者都是閱讀者——不管你將來做什么工作，一個(gè)人的知識(shí)面和人文素養(yǎng)是你事業(yè)最牢固的基石。2秘書學(xué)基本原理/呂發(fā)成,方國(guó)雄編著

.--2版.--蘭州:蘭州大學(xué)出版社,1996.10

296頁;20cm

ISBN7-311-00467-5:RMB13.80秘書技能教程/陸世泰，安世民主編

.--蘭州:蘭州大學(xué)出版社,1997.8

364頁;20cm全國(guó)高等院校文秘專業(yè)通用教材ISBN7-311-01203-1:RMB13.80怎樣做高級(jí)秘書/廖金澤著

.--廣州:廣東旅游出版社,2000

433頁:彩照;20cm.--(廖金澤高級(jí)職業(yè)訓(xùn)練教程叢書)

ISBN7-80653-097-5:RMB23實(shí)用文秘公關(guān)技巧/歐陽周主編

.--2版(修訂版).--長(zhǎng)沙:中南工業(yè)大學(xué)出版社,1996

296頁;19cm.--(現(xiàn)代文秘實(shí)用系列叢書)

ISBN7-81020-888-8:RMB10現(xiàn)代秘書指南/陳子典,葉春生主編

.--廣州:廣州文化出版社,1988.5

403頁;19cm.--(秘書學(xué)叢書)

ISBN7-5431-0071-1:RMB4.20秘書學(xué)概論/陸瑜芳編著

.--上海:復(fù)旦大學(xué)出版社,2001.7

250頁;23cm.--(新編秘書學(xué)教材系列)

ISBN7-309-02839-2:CNY24.00秘書學(xué)基本原理/呂發(fā)成,方國(guó)雄編著

.--2版.--蘭州:蘭州大學(xué)出版社,1996.10

296頁;20cm

ISBN7-311-00467-5:RMB13.803商務(wù)文秘教程/劉翔飛主編

.--長(zhǎng)沙:中南工業(yè)大學(xué)出版社,1995.12

369頁;19cm.--(商務(wù)文秘系列叢書)

ISBN7-81020-810-1:RMB12現(xiàn)代商務(wù)文秘/陳曉霞,張靜主編

.--青島:青島出版社,1995

268頁;20cm.--(現(xiàn)代文秘叢書)

ISBN7-5436-1183-X:RMB10.70全方位秘書實(shí)務(wù)圖解手冊(cè)/杜驍編著

.--廣州:廣東經(jīng)濟(jì)出版社,2001.10

334頁;21cm

ISBN7-80677-072-0:RMB22.00外資企業(yè)秘書實(shí)務(wù)/蒲麗田編著

.--廣州:華南理工大學(xué)出版社,1993.7

404頁;19cm蒲麗田,廣州外國(guó)語學(xué)院副教授ISBN7-5623-0544-7:RMB6秘書學(xué)新編/黃萬華，趙毓麟主編

.--北京:警官教育出版社,1994.9

373頁;20cm

ISBN7-81027-489-9:RMB16.00秘書訓(xùn)練課程/廖金澤著

.--深圳:海天出版社,2003.1

230頁;23cm.--(秘書職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)大全)

ISBN7-80654-887-4:RMB18.00涉外秘書學(xué)/詹銀才著

.--杭州:浙江大學(xué)出版社,1994.11

343頁:照片;20cm.--(秘書業(yè)務(wù)知識(shí)叢書)

ISBN7-308-02639-6:CNY14.004秘書文案格式范例與處理規(guī)范/丁曉楠，程默主編

.--廣州:廣東經(jīng)濟(jì)出版社,2002.11

442頁;20cm

ISBN7-80677-293-6:RMB25.00秘書文化論/何坦野著

.--北京:中國(guó)廣播電視出版社,2002.3

205頁;21cm.--(現(xiàn)代傳播系列叢書)

ISBN7-5043-3857-5:RMB13.00秘書寫作/楊元華，孟金蓉等編著

.--上海:復(fù)旦大學(xué)出版社,2001.8

421頁;23cm.--(新編秘書學(xué)教材系列)

ISBN7-309-02942-9:CNY36.00秘書心理學(xué)/季水河編著

.--長(zhǎng)沙:中南工業(yè)大學(xué)出版社,1997

280頁;20cm現(xiàn)代秘書系列教材ISBN7-81061-068-6:RMB13實(shí)用秘書學(xué)/張紹春主編

.--武漢:華中理工大學(xué)出版社,1998

271頁;20cm

ISBN7-5609-1797-6:RMB10秘書學(xué)/陳合宜編著

.--[3版]（增訂本）.--廣州:暨南大學(xué)出版社,1994,1996重印482頁;20cm陳合宜,暨南大學(xué)任教ISBN7-81029-210-2:RMB22.00現(xiàn)代秘書學(xué)/史玉嶠,陶菊懷主編

.--2版.--青島:青島出版社,1999

288頁;20cm.--(現(xiàn)代文秘叢書)史玉嶠,某大學(xué)任教.--陶菊懷,某大學(xué)任教ISBN7-5436-1180-5:RMB11.805秘書學(xué)相關(guān)網(wǎng)站6http:///78910http://11秘書的涵義秘書的類別秘書的層次秘書的職業(yè)特征秘書工作的性質(zhì)秘書工作的特征秘書的職能秘書的職責(zé)秘書的基本修養(yǎng)秘書的工作藝術(shù)秘書的事務(wù)處理藝術(shù)第一單元緒論

12一、秘書的來由與定義物人官職社會(huì)職業(yè)漢代宮禁里的秘籍讖緯圖箓

東漢末年秘書令不僅具有原先掌管圖書典籍的職能，而且還具有收發(fā)奏章、草擬和上傳下達(dá)的職責(zé)。13辛亥革命后：秘書的含義發(fā)生了質(zhì)的變化其一：秘書一詞已完全擺脫了"圖書"的含義，從原先指物轉(zhuǎn)變?yōu)樘刂笍氖旅貢ぷ鞯娜嘶蚵毼?。其二，?duì)秘書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞臺(tái)，對(duì)各級(jí)政府部門中從事秘書工作的人員或相關(guān)職位均以"秘書"相稱。14秘書的社會(huì)化職業(yè)化

我國(guó)的私人秘書始于清朝，稱幕客——幕客也稱“西席、館師、賓師”等，俗稱師爺，由地方長(zhǎng)官私人聘請(qǐng)，不拿官方俸祿,不占政府機(jī)構(gòu)編制，是地方長(zhǎng)官的私人秘書改革開放以前，我國(guó)的秘書主要是一種行政職位。

改革開放后，秘書開始由官職走向社會(huì)化、職業(yè)化。

15國(guó)內(nèi)關(guān)于秘書的解釋《辭?！返慕忉專骸奥殑?wù)名稱之一，是領(lǐng)導(dǎo)的助手。秘書工作是一項(xiàng)機(jī)要性工作，它的任務(wù)是收發(fā)文件，辦理文書、檔案和領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)。”我國(guó)勞動(dòng)與社會(huì)保障部2006年新版秘書國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，狹義秘書定義是：“從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員”。教育部全國(guó)自考辦２０００年出版的《秘書學(xué)概論》教材，廣義秘書定義是：“位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并為各方面的事務(wù)與信息助手”。16國(guó)際通用秘書的涵義全美秘書協(xié)會(huì)對(duì)秘書的定義是：高級(jí)官員的助手，掌握機(jī)關(guān)職責(zé)并具有在不同上司直接監(jiān)督下，承擔(dān)任務(wù)的才干，發(fā)揮積極主動(dòng)性，運(yùn)用判斷力在其職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)機(jī)關(guān)工作做出決定。國(guó)際秘書聯(lián)合會(huì)對(duì)秘書的定義是：秘書應(yīng)是上司的一位特殊助手，他們掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和判斷能力，并且在所給予的權(quán)利范圍內(nèi)做出決定。17男人和女人對(duì)秘書的普遍誤解是：秘書不是一個(gè)職業(yè)

秘書是一個(gè)填補(bǔ)漏洞的工作秘書不需要非常聰明，也不需要任何證書

秘書最適合非常年輕的婦女秘書是一個(gè)意味著婦女能遇到未來丈夫的工作

秘書是金發(fā)碧眼、帶著假睫毛、染著長(zhǎng)長(zhǎng)的紅指甲的"洋娃娃"做的工作18秘書的涵義秘書：是指以全面處理信息和事物的方式直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者（或雇主）實(shí)施管理的人員。該定義可從3個(gè)角度來理解:秘書服務(wù)的根本對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)者秘書活動(dòng)的基本方式是處理信息和事務(wù)秘書活動(dòng)的根本性質(zhì)是輔助性

19秘書人員的稱謂社會(huì)上對(duì)秘書人員的各種稱謂
打字員、文秘、內(nèi)勤、文書、文員、辦公室主任XX主管（培訓(xùn)主管、業(yè)務(wù)主管）XX助理（人事助理、執(zhí)行助理）初級(jí)秘書、高級(jí)秘書等等20秘書的種類秘書是一個(gè)統(tǒng)稱，從不同的角度，可分為不同的類別。（見表1）（一）從服務(wù)對(duì)象來分（二）從工作領(lǐng)域分21秘書的類別按秘書的從屬和服務(wù)對(duì)象的角度，可分公務(wù)秘書和私人秘書兩類以秘書在組織內(nèi)部的工作分工來分，可以分為：行政秘書、機(jī)要秘書、生活秘書、會(huì)議秘書、文字秘書、信訪秘書、公關(guān)秘書以秘書從事工作的行業(yè)特征來分，可分為法律秘書、醫(yī)藥秘書、教育秘書、體育秘書、軍事秘書等2223秘書的職業(yè)特征服務(wù)的直接性和穩(wěn)定性知識(shí)化和專業(yè)化年輕化和女性化24秘書工作的性質(zhì)

秘書的根本性質(zhì)：輔助性輔助性是秘書部門天生的屬性輔助性是領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)秘書工作的必然要求輔助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的25秘書工作的特征

1.中介性秘書部門的這種中介性特征一方面決定了秘書工作的"紐帶"和"橋梁"的作用，另一方面也決定了秘書工作是非獨(dú)立性的輔助工作。2.直接性秘書工作的直接性體現(xiàn)在：在行政組織上，在崗位設(shè)置上，在工作程序上3.全面性是體現(xiàn)在職能輔助的全面性上是體現(xiàn)在過程輔助的全面性上264.服務(wù)性人們把秘書工作比喻為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，把秘書工作說成“沒大沒小，沒完沒了”。5.被動(dòng)性秘書工作的的被動(dòng)性。要求秘書人員一定要不越權(quán)、不越職。秘書應(yīng)在輔助性被動(dòng)性的工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動(dòng)性。6.潛隱性秘書工作的潛隱性表現(xiàn)在三個(gè)方面：活動(dòng)名義的假借性活動(dòng)過程的幕后性勞動(dòng)成果的潛在性7.機(jī)密性27秘書的職能1.輔助決策在決策過程中，在知識(shí)（包括理論）、能力（包括技術(shù)）、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。2.協(xié)調(diào)關(guān)系秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程。283.處理信息信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出信號(hào)、消息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價(jià)值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號(hào)中的內(nèi)容。4.辦理事務(wù)事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作。29秘書的職責(zé)大致也有以下11個(gè)方面：日常事務(wù)管理（辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理）接待事務(wù)（來訪接待、安排服務(wù)等）會(huì)議事務(wù)（會(huì)議安排、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議文件的處理等）行政事務(wù)信訪事務(wù)（群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等）調(diào)查研究事務(wù)（搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇）文書檔案事務(wù)（文書撰寫、制作、處理和檔案管理）寫作事務(wù)（各種文體的寫作）協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)督察工作（督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實(shí)情況）其他領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)30上班第一天畢業(yè)于名牌大學(xué)的林英躊躇滿志地踏上了秘書的工作崗位，經(jīng)過一系列的面試競(jìng)爭(zhēng)，她終于獲得天駿公司的秘書一職。今天她上班的第一天，一路上林英想象著她的工作：在電腦桌前熟練地進(jìn)行腦操作；用流利的英文為總經(jīng)理書寫函件；聚光燈下，從容地主持對(duì)外活動(dòng)……她興沖沖地趕到辦公室報(bào)到，經(jīng)理淡淡地看了她一眼，然后吩咐說：“請(qǐng)林小姐先把辦公室收拾一下?！绷钟⒁汇?，但立即按照經(jīng)理的吩咐做了起來，將辦公桌上東一堆西一堆的文件整理歸位，將茶幾上喝過的杯子、裝滿煙蒂的煙灰缸洗干凈，然后對(duì)辦公室的地面進(jìn)行除塵，這一切做完以后，林英對(duì)經(jīng)理說：“辦公室收拾好了，請(qǐng)問經(jīng)理，還有什么吩咐？”林英心想，這下該讓我起草文件了吧?？墒菦]想到，經(jīng)理頭也不抬地說：“請(qǐng)幫我倒杯水。”于是林英泡了一杯熱的茶水端了過去，“對(duì)不起，要的是白開水?！苯?jīng)理揮了揮手說，林英趕忙又去換了一杯熱的白開水?！皩?duì)不起，林小姐，我要冷的水”，經(jīng)理有點(diǎn)不耐煩地說，她只好去換第三杯水，這才讓經(jīng)理滿意。這以后，經(jīng)理又吩咐她去做了很多的瑣事：寄信、購(gòu)買打印紙、煮咖啡，等等，一整天就這樣匆匆過去了。第一天的工作經(jīng)歷，讓林英很失落，苦讀了四年大學(xué)，為了提高英語水平，熟練操作電腦，甚至本末倒置，白天上課懶洋洋，晚上拼命讀夜校，為的就是能獲得體面的外企秘書職業(yè)，沒想竟然要像傭人那樣為別人打掃衛(wèi)生、端茶倒水、跑腿，這些不讀書也能干的事為什么要讓秘書來干，林英的心里充滿了困惑。31任務(wù)分析：這件事說明了秘書工作的性質(zhì)，具有專業(yè)性、服務(wù)性、繁雜性的特點(diǎn)。一個(gè)秘書，在領(lǐng)導(dǎo)工作需要時(shí)必須盡職盡責(zé)，不能對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)的工作視而不見，一味認(rèn)為自己是專業(yè)人才，服務(wù)性工作不是自己做的。如果你是林英，你該怎樣做好這件事？通過整理秘書工作內(nèi)容表，你認(rèn)識(shí)到了秘書工作的特性嗎？32秘書工作的基本內(nèi)容與秘書崗位職責(zé)分不開，秘書和秘書部門承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)層與被領(lǐng)導(dǎo)層、職能部門之間、本機(jī)關(guān)和外部有關(guān)公眾及本機(jī)關(guān)與上、下級(jí)機(jī)關(guān)中介溝通的任務(wù)，是上情下達(dá)，下情上報(bào)，聯(lián)系左右，溝通內(nèi)外的樞紐部門。33某外資企業(yè)秘書的一天

(大學(xué)英語系畢業(yè)，己做了一年的秘書工作，直接上司是公司副經(jīng)理，外國(guó)人)上司秘書

8：30到公司馬上將空調(diào)、電腦、打印機(jī)等設(shè)備的開關(guān)打開，查收E-mail，將傳真，信件等分類登記，澆花等

8：45沖咖啡，與上司簡(jiǎn)短會(huì)面，報(bào)告E-mail內(nèi)容(一邊喝咖啡)開始工作與公司的人一起開會(huì)處理國(guó)內(nèi)外的電話與接待國(guó)內(nèi)外的來賓空閑時(shí)間錄音回答傳真和E-mail9：00開始工作(利用耳機(jī))聽前一天上司的錄音信件并錄制，發(fā)送信件，復(fù)印，接聽，轉(zhuǎn)達(dá)電話等34

10：00對(duì)收到的郵件進(jìn)行分類，將需要上司處理的送給上司

12：00與上司和其他的外國(guó)人去外面吃飯(但通常是和日本女職員在一起)

13：00繼續(xù)錄制磁帶

14：00對(duì)收到的郵件進(jìn)行分類，將需要上司處理的送給上司

15：00沖咖啡，和上司一起商量上司出差時(shí)的要訂的飯店傳真，信件的錄音等等

15：30完成要發(fā)出的文件，錄音，整理文件，接聽電話等

18：30下班下班19：30其他主要工作：復(fù)印在外出差的上司發(fā)送回來的信件，并向國(guó)內(nèi)外發(fā)信，與上司保持電話聯(lián)系等。上司雖不在，但工作仍然很多。另外，要將文件翻譯成英文。如果上司準(zhǔn)備宴請(qǐng)客人，那么秘書要為宴會(huì)作準(zhǔn)備(如時(shí)間、地點(diǎn)和費(fèi)用等等)。此外，還要幫上司辦理買的轎車手續(xù)、上司的住宅物業(yè)管理費(fèi)自動(dòng)支付的手續(xù)等這樣一些工作范圍之外的工作。35在日本某企業(yè)秘書科工作的女秘書的一天

(大專文學(xué)系畢業(yè)在人事科工作1年后調(diào)到秘書科己3年，直接上司是公司常務(wù)董事)

8：00打掃上司的辦公室、接待室等房間，查點(diǎn)備用物品

8：30通過閉路電視進(jìn)行早上碰頭會(huì)

8：35為上司泡茶，確認(rèn)當(dāng)天的日程安排通知秘書科科長(zhǎng)在接待室接待預(yù)約好的客人

8：50有傳真的話，根據(jù)上司的指示回復(fù)

9：00接聽電話，將前一天來訪客人的數(shù)據(jù)輸入電腦中的顧客名錄，整理報(bào)紙雜志和剪報(bào)等等

9：45郵件到達(dá)后進(jìn)行分揀，將緊急的信件和包裹分發(fā)給收件人

10：30接待客人，給沏茶等

11：40上司外出，將上司交待的文件打完

12：00午休(秘書科有辦公室“午休輪流值班”的制度，但當(dāng)天輪休，所以與同事外出)

13：00回到辦公桌前，整理剪報(bào)，接聽電話等等

13：10上司回到公司，給上司沏茶，報(bào)告電話留言，領(lǐng)回上司上次出差是的單據(jù)，核算出差費(fèi)用36

14：00根據(jù)秘書科科長(zhǎng)的指示，復(fù)印并打印文件

14：30招待客人，給沏茶

15：10休息(秘書科有辦公室“午休輪流值班”的制度)

15：25回到辦公桌前繼續(xù)起草報(bào)告(計(jì)劃明天寫完)

15：30為公司常務(wù)會(huì)準(zhǔn)備咖啡

16：0016：30幫專務(wù)的信寫好之后，制作文件信封，并送到郵政局去寄走常務(wù)會(huì)結(jié)束后清理會(huì)場(chǎng)，打印出第二天上司的工作日程表，交給上司

17：10上司出門辦事，秘書整理未完成的文件

17：30下班其他主要工作：預(yù)訂飯店、為上司準(zhǔn)備午飯、從銀行提取現(xiàn)金，準(zhǔn)備婚喪禮品、按指示打掃秘書辦公室、給會(huì)議準(zhǔn)備茶水等從這兩個(gè)表中，可以發(fā)現(xiàn)這兩種秘書的工作有許多共同點(diǎn)，同時(shí)，也可以看出秘書工作也會(huì)由其上司的國(guó)籍、企業(yè)的規(guī)模、業(yè)務(wù)種類和與上司的協(xié)調(diào)程度等而又有許多不同?？偨Y(jié)上面2例，秘書日常工作程序可以用下表表示：3738項(xiàng)目訓(xùn)練某日上午約十一點(diǎn)左右，天駿公司總經(jīng)理秘書高明正在辦公室起草文件，接到李總電話。李總說下午兩點(diǎn)有重要客人來訪，客人喜愛龍井茶，叫行政部準(zhǔn)備一下。于是高明叫新來的秘書小娜去通知行政部的人準(zhǔn)備。小娜一開始打電話給行政部，沒人聽，于是就親自去行政部通知，不久回來了。下午下班前，李總把高明叫到辦公室臭罵一頓，問為什么不給客人泡龍井，只上普通的袋裝茶。高明回來問小娜怎么回事，小娜說，她去行政部時(shí)，那里沒人，她就在負(fù)責(zé)接待的人桌面留下便條。高明說：“既然負(fù)責(zé)接待的人員不在，你為什么不能自己給準(zhǔn)備一下客人用的龍井茶？”小娜脫口說：“我是秘書，不是泡茶的！”這話不久就傳到老總那里，幾天后，小娜被解聘了。（案例改編自《我是職業(yè)秘書》譚一平著）問題：小娜的做錯(cuò)了嗎？如果你是小娜，你會(huì)怎樣辦理這件事呢？39

第二講

秘書職業(yè)素養(yǎng)

事件回放：三月的一天，窗外春光明媚，但天駿公司的會(huì)議室里卻充滿了凝重、嚴(yán)肅的氣氛。會(huì)前，總經(jīng)理李豐給大家講了這樣一件事……肅靜的會(huì)議室里，公司與港方的談判即將進(jìn)行，雙方將就今后的合作達(dá)成協(xié)議。談判開始后，大家發(fā)現(xiàn)坐在李總一旁的薛秘書穿著非常休閑：一件胸前印有圖案的T恤衫，藍(lán)色的牛仔褲，白色的旅游鞋。負(fù)責(zé)送茶水的助理秘書更是花枝招展，耳環(huán)閃閃發(fā)光，手鐲晃來晃去，高跟鞋叮叮作響。每當(dāng)她進(jìn)來送水，會(huì)談不得不停歇片刻。香港客人開了個(gè)玩笑：“李總，最好讓這位漂亮小姐參加選美去?！备凵痰脑挘速澝?，還有別的意思嗎？李總把問題留給了大家。任務(wù)分析：一個(gè)職業(yè)秘書，不僅要是專才，更要是通才。必須在心里品質(zhì)、道德修養(yǎng)、專業(yè)技能、氣質(zhì)風(fēng)度等方面都有較高素質(zhì)。如果你參賽，你將會(huì)為完成項(xiàng)目任務(wù)做哪些準(zhǔn)備工作？40（一）秘書角色的復(fù)雜性1、角色：即社會(huì)身份。建立在它服務(wù)的方向性和目的性兩個(gè)特點(diǎn)上。2、秘書角色比喻說：代理主角；配角；耳目；心腹；智囊；秀才；雜家；通才。3、角色六說：助手說；參謀說；配角說；角色組說；補(bǔ)償說；仆從說。4、角色組說：領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀者；工作運(yùn)轉(zhuǎn)的協(xié)調(diào)者；事務(wù)處理的辦事員；信息傳遞的情報(bào)員；撰制公文的擬稿人；人際交際的活動(dòng)家。5、秘書工作的輔助性、服務(wù)性和綜合性特點(diǎn)決定秘書角色的共性；秘書角色的最終實(shí)現(xiàn)只能取決于每個(gè)秘書個(gè)人掌握每一個(gè)具體角色的程度，形成秘書角色的個(gè)性。41多重角色1、代理主角：代表單位；領(lǐng)導(dǎo)代辦；下派督研。2、業(yè)務(wù)主角：辦事；辦文；辦會(huì)。3、作家角色：起草講話稿——領(lǐng)導(dǎo)角色；草擬規(guī)章制度——判官角色；書寫函件——單位法人角色；寫作調(diào)查報(bào)告——專家角色；撰寫新聞稿件——記者角色。4、公關(guān)角色：?jiǎn)挝恍蜗蟠?；單位代言人；策劃人?2（二）秘書角色的心理品質(zhì)1、概念：心理品質(zhì)是由心理過程和個(gè)性心理特征表現(xiàn)出的經(jīng)常的、穩(wěn)定的的根本特點(diǎn)。角色期待：社會(huì)提出符合角色的身份期待；本人引導(dǎo)他人確立自我角色。秘書角色化：每個(gè)秘書根據(jù)自己的先天生理素質(zhì)、后天生活環(huán)境以及社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷培養(yǎng)自己秘書角色特殊的心理品質(zhì)。2、秘書心理品質(zhì)的內(nèi)容：智能品質(zhì)：認(rèn)識(shí)力的深度、廣度、速度、準(zhǔn)確度。個(gè)性品質(zhì)：世界觀；興趣；情感；意志；自我意識(shí)。行為品質(zhì)：準(zhǔn)則；規(guī)范。道德品質(zhì)：人類良知；政治品質(zhì)；社會(huì)意識(shí)。43秘書角色的心理意識(shí)1、角色意識(shí)的實(shí)質(zhì)：具有統(tǒng)馭各種心理活動(dòng)的特殊功能，對(duì)個(gè)體的活動(dòng)和行為起自覺的定向和調(diào)節(jié)作用。2、秘書角色意識(shí)的內(nèi)容：輔助意識(shí)；信息意識(shí)；效率意識(shí)；自我意識(shí)；責(zé)任意識(shí)；服從意識(shí)；服務(wù)意識(shí)；參與意識(shí)；公關(guān)意識(shí)；法規(guī)意識(shí)；保密意識(shí)；規(guī)諫意識(shí)。3、角色意識(shí)培養(yǎng)：銘記服務(wù)宗旨；明確輔助功能；堅(jiān)守平等的政治和人格地位；適應(yīng)綜合特性；端正近身意識(shí)。44秘書的非智力因素·興趣1、興趣是一種認(rèn)識(shí)傾向；以需要為基礎(chǔ)，分直接興趣和間接興趣兩種；有廣度、穩(wěn)定、效能三大特征。2、興趣是秘書活動(dòng)的推動(dòng)力；幫助培養(yǎng)職業(yè)素質(zhì)；促進(jìn)掌握相應(yīng)能力；減輕挫壓力；3、秘書良好興趣特征：形成廣而專的興趣特點(diǎn)；化間接興趣為直接興趣；培養(yǎng)鉆研實(shí)際問題的興趣；培養(yǎng)興趣的持久和穩(wěn)定性。45秘書的非智力因素·情感1、情感是態(tài)度體驗(yàn)；分情緒、情感、情操三種形式；具有兩極性；情境性；感染性；移情性。2、秘書活動(dòng)中的情感內(nèi)容：道德感；理智感；審美感。3、秘書活動(dòng)中的情緒狀態(tài)：心境；激情；應(yīng)急。心境：是一段時(shí)間內(nèi)的心情，是秘書提高自身效率的前提，是保持群體工作保證。培養(yǎng)方法：學(xué)會(huì)全面看問題；創(chuàng)造成功體驗(yàn)。激情：是猛烈、迅速、短暫的情緒狀態(tài)；其目的性和傾向性決定利弊?？刂品椒ǎ好骼矸?；轉(zhuǎn)移法；自制法。應(yīng)急：是意外情況的情緒狀態(tài)，會(huì)伴隨生理反映。應(yīng)對(duì)方法：積累經(jīng)驗(yàn)；預(yù)備心理；培養(yǎng)心理傾向。4、秘書穩(wěn)定、健康、開朗情感和情緒的培養(yǎng)：自我教育法；適應(yīng)生活法；言語暗示法；環(huán)境調(diào)節(jié)法；活動(dòng)轉(zhuǎn)移法。46秘書的非智力因素·意志1、意志是一個(gè)人自覺確定目的，并根據(jù)目的來支配、調(diào)節(jié)自己的行為、克服困難實(shí)現(xiàn)目的的心理過程。2、秘書良好意志的表征：自覺性：獨(dú)立行為；自知之明；不避困難；不盲從附會(huì)。果斷性：快斷于非常之際；快速高效；知錯(cuò)即改。堅(jiān)持性：抵制主客觀干擾；長(zhǎng)期堅(jiān)持目標(biāo)。自制力：控制情緒；約束言論；節(jié)制行為。3、鍛煉方法：痛苦法；激勵(lì)法；銘記法；實(shí)踐法。47秘書的非智力因素·氣質(zhì)類型神經(jīng)活動(dòng)類型動(dòng)作速度情緒強(qiáng)度性格傾向秘書工作特點(diǎn)多血質(zhì)強(qiáng)的平衡的靈活的活潑型快/靈活強(qiáng)/猛烈外傾/活潑工作主動(dòng)；不善始善終；不宜重大工作。膽汁質(zhì)強(qiáng)的不平衡的靈活的興奮型快/突發(fā)強(qiáng)/明顯外傾/大膽認(rèn)真；細(xì)心；專注；有條理；會(huì)惹事生非。粘液質(zhì)強(qiáng)的平衡的不靈活的安靜型慢/遲緩弱/安詳內(nèi)傾/沉著沉著；鎮(zhèn)靜；動(dòng)作遲緩；無動(dòng)于衷。抑郁質(zhì)弱的抑制型慢/呆滯弱/冷淡內(nèi)傾/憂郁耐性不足；行動(dòng)緩慢；愛生悶氣；不宜急事。2、秘書的“中行”氣質(zhì)：能動(dòng)能靜；服從而不盲從；靈活堅(jiān)持原則；保密而開朗；周密而果斷。3、秘書氣質(zhì)培養(yǎng)方法：環(huán)境改變法；工作促成法；行為相反法。48秘書的非智力因素·性格1、性格是個(gè)性的核心，是一個(gè)人對(duì)現(xiàn)實(shí)較穩(wěn)固的態(tài)度和習(xí)慣的行為方式。由態(tài)度特征、意志水平、情緒因素、理智因素構(gòu)成。2、秘書性格類型：自卑型；猶豫型；孤傲型；浮躁型；沖動(dòng)型；穩(wěn)健型；開拓型。3、秘書健全職業(yè)性格要求：堅(jiān)毅；隨和；機(jī)敏；幽默；合作。49思維方式1、思維方式是人們認(rèn)識(shí)客觀事物和把握客觀事物的工具和手段，它在很大程度上規(guī)定著人們的思維路線、過程、邏輯程序和具體形式，并常常轉(zhuǎn)化為人們觀察和處理問題的具體方法。2、思維方式四要素：知識(shí)結(jié)構(gòu)；思想觀念；思維習(xí)慣；情感狀態(tài)。3、思維方式的類型：一般性思維方式：經(jīng)驗(yàn)思維；比較思維；辨證思維。創(chuàng)造性思維方式：多向思維；側(cè)向思維；反向思維。消極思維方式的變革：片面式思維——整體式思維等加式思維——系統(tǒng)式思維封閉式思維——開放式思維50秘書心理衛(wèi)生1、心理健康的標(biāo)準(zhǔn)：有積極向上，面對(duì)現(xiàn)實(shí)和適應(yīng)環(huán)境的能力；能避免由于過度緊張或焦慮而產(chǎn)生的病癥狀態(tài)；與人相處時(shí)能保持和發(fā)展融洽互助的能力；能將其精力轉(zhuǎn)化為創(chuàng)造性的能力；有能力進(jìn)行工作，正常戀愛。2、影響秘書心理健康的主觀因素：焦慮；急躁；多疑；自卑；妒忌。3、影響秘書心理健康的客觀因素：工作負(fù)擔(dān)過重；人際關(guān)系失調(diào)；有職業(yè)困難或情緒；缺乏自我調(diào)控；政治生活余悸；社會(huì)輿論壓力；單位健康忽視。4、心理與生理關(guān)系：怒傷肝，喜傷心，思傷脾，憂傷肺，恐傷腎，焦慮傷腸胃。51秘書心理問題1、攀比2、壓抑3、依賴4、油滑5、怠工6、破壞7、自我膨脹52秘書的心理素質(zhì)1、培養(yǎng)堅(jiān)定地意志秘書人員要鍛煉和培養(yǎng)自己堅(jiān)定意志的毅力，在確定目的和接受任務(wù)時(shí)，要加強(qiáng)自覺性，克服盲目性；在遇到困難和挫折時(shí)，要堅(jiān)忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢；在復(fù)雜的情況下辦文辦事，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理問題時(shí)，在多出主意，有自信心，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題時(shí)要及時(shí)上報(bào)，做錯(cuò)事及時(shí)改正。對(duì)于一個(gè)既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)的秘書，如果不具有這種始終如一的中心意志，他的工作就會(huì)虎頭蛇尾，有始無終，難以令人滿意。有了這種貫穿始終的中心意志，他就能兢兢業(yè)業(yè)，滿懷信心，勝利到達(dá)理想的彼岸。532、養(yǎng)成隨和的性格性格是表現(xiàn)在人的態(tài)度和行為方面的比較穩(wěn)定的心理特征的總和。秘書作為“內(nèi)管家”，工作的特殊性，對(duì)秘書人員的性格要求也不同，必須具備以下方面：⑴豁達(dá)開朗：秘書的位置特殊，常常與各種各類人打交道，在處理事務(wù)中，常會(huì)引起誤解和不滿。因此，秘書人員的性格中很重要的一方面就是對(duì)人對(duì)事需要豁達(dá)、開朗，即在堅(jiān)持原則的前提下采取寬容、忍耐的態(tài)度。對(duì)于所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)者要多加體諒．主動(dòng)熱情，細(xì)致周到。對(duì)同志熱情、關(guān)心、樂于助人?；磉_(dá)、開朗還能給人以歡樂，給人以勇氣，團(tuán)結(jié)同事共同工作。⑵意志堅(jiān)強(qiáng)：秘書工作是一項(xiàng)十分繁重而復(fù)雜的勞動(dòng)，秘書必須具有堅(jiān)韌不拔、百折不回的毅力，克服各種困難，實(shí)現(xiàn)自己的職能。秘書要有較強(qiáng)的心理承受能力，對(duì)來自領(lǐng)導(dǎo)、基層和外界的種種壓力能夠從容應(yīng)付，任勞任怨。秘書在輔助領(lǐng)導(dǎo)的過程中，要能夠堅(jiān)持原則，實(shí)事求是．自覺抵制不正之風(fēng)，做領(lǐng)導(dǎo)忠實(shí)的參謀和助手。秘書還要嚴(yán)于自律，自制力強(qiáng)，努力克服自身的缺點(diǎn)和不足，成為一個(gè)意志堅(jiān)強(qiáng)的人。54⑶敏捷應(yīng)變：秘書不僅要有意志堅(jiān)強(qiáng)不屈的性格，還要有機(jī)敏靈活的性格。秘書工作涉及面廣、變化性強(qiáng)，秘書要有敏銳的觀察力和迅速的判斷力，善于溝通，長(zhǎng)于協(xié)調(diào)，既不喪失原則，又不激化矛盾。特別是在遇到突發(fā)事件和復(fù)雜情景時(shí)，能夠機(jī)警靈活，隨機(jī)應(yīng)變，使問題得到及時(shí)而恰當(dāng)?shù)慕鉀Q。可以說，現(xiàn)代秘書工作對(duì)秘書的適應(yīng)能力和應(yīng)變能力提出了很高的要求，那種墨守成規(guī)、反應(yīng)遲鈍、不講求效率的秘書已不能適應(yīng)現(xiàn)時(shí)代的需要了。⑷幽默風(fēng)趣：秘書工作內(nèi)容繁雜，壓力很大，有時(shí)不免產(chǎn)生煩躁、厭倦之情。具有幽默感的秘書，則能以出眾的機(jī)智和精美的語言化解困境，超越挫折，獲得良好的心境，保證工作的順利進(jìn)行。秘書在交往活動(dòng)中運(yùn)用幽默，可以使人感到輕松，易于溝通情感，取得理解，消除陌生和緊張，營(yíng)造和睦的交際氛圍。因此，秘書應(yīng)該具有幽默的性格。⑸友愛合作：秘書應(yīng)有友愛合作的性格，寬容待人，助人為樂，不與別人斤斤計(jì)較，不因小怨小隙而存嫌。對(duì)于所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)者要多加體諒，主動(dòng)熱情，細(xì)致周到。對(duì)于現(xiàn)代秘書部門的其他工作人員，要開誠(chéng)布公．謙遜虛心，嚴(yán)格要求自己，維護(hù)集體的團(tuán)結(jié)。553、保持興趣優(yōu)秀的秘書應(yīng)自覺培養(yǎng)對(duì)本職工作的興趣，以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。培養(yǎng)了良好的興趣，能使之在工作中產(chǎn)生愉快、興奮的積極情緒體驗(yàn)，自覺提高職業(yè)素質(zhì)，高效完成工作任務(wù)。另外，還應(yīng)培養(yǎng)業(yè)余興趣，以豐富生活、陶冶情操、增進(jìn)身心健康。4、調(diào)節(jié)和控制情感優(yōu)秀的秘書應(yīng)自覺培養(yǎng)自己良好的情感品質(zhì)，清醒把握自己的情緒狀態(tài)，保持穩(wěn)定的心境，能鎮(zhèn)靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要加強(qiáng)情操的修養(yǎng)，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感56（三）秘書必須具備的良好職業(yè)道德

以德為首，德在能先，是我國(guó)幾千年來衡量一個(gè)人的重要要求。傳統(tǒng)文化觀念如此，現(xiàn)代企業(yè)管理也是如此。秘書，因其崗位和工作內(nèi)容的特殊性，對(duì)職業(yè)道德要求尤為嚴(yán)格。所謂職業(yè)道德，是指擔(dān)負(fù)不同社會(huì)責(zé)任和服務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)遵循的道德準(zhǔn)則。它通過人們的信念、習(xí)慣和社會(huì)輿論而起作用，成為人們?cè)u(píng)判是非、辨別好壞的標(biāo)準(zhǔn)和尺度，從而促使人們不斷增強(qiáng)職業(yè)道德觀念，不斷提高服務(wù)水平。秘書人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，主要有以下幾個(gè)方面：一、忠于職守秘書人員應(yīng)忠于職守，大而言之是忠于國(guó)家和人民利益；小而言之，要忠于本職工作。忠于職守的另一個(gè)含義是對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、一絲不茍忠于職守還意味著恪守本分，甘當(dāng)助手、配角，甘當(dāng)無名英雄，不越權(quán)或?yàn)E用職權(quán)。二、嚴(yán)守機(jī)密秘書俗人員接觸內(nèi)部文件多，參加重要會(huì)議多，在領(lǐng)導(dǎo)身邊的機(jī)會(huì)多，總而言之，接觸機(jī)密多。秘書人員要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密，不利在任何場(chǎng)合向任何人炫耀和泄露，以免給黨和國(guó)家造成損失；企業(yè)的秘書人員，也要遵守企業(yè)制度，嚴(yán)守商業(yè)機(jī)密，以免給企業(yè)造成損失57三、講求效率秘書人員一定要注重工作效率，在日常工作中，當(dāng)場(chǎng)可以辦理的事，就不要說“研究研究”；當(dāng)日可以處理完的，就不要推到明天；急辦的事就要馬不停蹄地去辦?？傊?，要把公文處理的時(shí)間壓縮到最低限度?！袄讌栵L(fēng)行”應(yīng)該是秘書人員的工作原則和應(yīng)有作風(fēng)。四、善于合作秘書人員工作頭緒多、涉及面廣，又往往環(huán)環(huán)相扣，非單槍匹馬所能完成，如果一環(huán)疏忽，就會(huì)全功盡棄。秘書人員要善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致，才能順利完成任務(wù)。善于合作既要求對(duì)同事尊重和理解，也要求公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任。五、恪守信用秘書工作嚴(yán)謹(jǐn)慎密、責(zé)任重大。必須在工作中忠職守、人際交往中恪守信用。包括約定會(huì)晤、安排會(huì)議、組織聯(lián)絡(luò)、收發(fā)函件、傳遞文件都要準(zhǔn)時(shí)；接受任務(wù)如不能近期完成，必須及時(shí)匯報(bào)，不能拖延或擅自改變。恪守信用還包括決不輕而易舉允諾別人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允諾就應(yīng)該盡一切力量去辦到。六、文明禮貌秘書人員在工作中待人接物一定要文明禮貌，舉止大言、談吐文雅、常帶微笑。58(四）秘書的知識(shí)素養(yǎng)

領(lǐng)導(dǎo)視秘書為左膀右臂，一個(gè)職業(yè)秘書素質(zhì)的強(qiáng)弱高低，直接關(guān)系到工作的質(zhì)量與效率。現(xiàn)代秘書的職業(yè)化，要求從事這一行業(yè)的人員必須具備較高的素養(yǎng)。（一）知識(shí)結(jié)構(gòu)既博學(xué)多才又系統(tǒng)精深秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)通常被稱為“金字塔結(jié)構(gòu)”。如圖：5960具體而言，有：1．廣博、扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)常言道，秘書，要上知天文，下知地理；前知五百年秘書，后知五百年。這就是說秘書知識(shí)的廣博性。秘書應(yīng)該具備的基礎(chǔ)知識(shí)主要包括以下幾類：政治哲學(xué)和文化基礎(chǔ)類知識(shí)。這是從事秘書工作最起碼的知識(shí)。小學(xué)、初中乃至高中時(shí)就已學(xué)了這些基本方面的知識(shí)。當(dāng)然，還需要不斷更新、擴(kuò)展這些知識(shí)。法律政策類知識(shí)。包括憲法、法律、法規(guī)、政策。秘書工作政策性很強(qiáng)，秘書人員如果沒有較高法律政策方面的知識(shí)修養(yǎng)，就無法更好的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，嚴(yán)重的還會(huì)造成法律后果。因此，秘書人員學(xué)習(xí)和掌握必要的法律政策知識(shí)尤為重要。秘書人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要，在掌握一般的法學(xué)和政策理論基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地學(xué)習(xí)有關(guān)的法律政策知識(shí)。重點(diǎn)有兩個(gè)方面：一是同秘書工作有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策；二是同服務(wù)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策。612．精深系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)專業(yè)知識(shí)指秘書在工作范圍、工作職責(zé)和工作內(nèi)容內(nèi)應(yīng)掌握的知識(shí)。這部分知識(shí)是秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)體系中的核心部分，也是區(qū)別于其他專業(yè)人才知識(shí)結(jié)構(gòu)的標(biāo)志。主要有秘書學(xué)、文書學(xué)、公文寫作學(xué)、信訪學(xué)、會(huì)議學(xué)、調(diào)研學(xué)、檔案管理學(xué)以及現(xiàn)代通信知識(shí)、辦公自動(dòng)化知識(shí)等等。只有精通并能熟練運(yùn)用秘書學(xué)科專業(yè)知識(shí)，才能成為合格的秘書人才。3．多樣的輔助知識(shí)輔助知識(shí)對(duì)秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴(kuò)大思路、提高工作效率。主要包括：管理學(xué)知識(shí)，公共關(guān)系學(xué)知識(shí)，心理學(xué)知識(shí)，經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)等方面的知識(shí)。秘書所在部門的業(yè)務(wù)知識(shí)。秘書人員所服務(wù)的單位都有其特定的業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍，了解這些知識(shí)能使秘書人員寫材料不說外行話、提建議不當(dāng)門外漢，使自己工作更具有針對(duì)性和科學(xué)性，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。此外，秘書人員還應(yīng)掌握一些諸如決策學(xué)、咨詢學(xué)、預(yù)測(cè)學(xué)、人才學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、情報(bào)學(xué)、編輯學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)、社會(huì)學(xué)等發(fā)面的知識(shí)，擴(kuò)大自己的知識(shí)面，以便使自己在工作中更加得心應(yīng)手、揮灑自如。62（五）秘書的職業(yè)能力

1991年初，以美國(guó)的代表西方國(guó)家為聯(lián)合國(guó)秘書長(zhǎng)選定了協(xié)定的條件：具有領(lǐng)導(dǎo)，籌劃和組織眾多國(guó)家職員的管理能力，能流利使用聯(lián)合國(guó)兩種的工作語言，具有作為領(lǐng)導(dǎo)人物感人的魅力和有溝通人際交流思想的能力。以下所說的是一般秘書應(yīng)具備的能力。1、辦事能力。秘書活動(dòng)具有強(qiáng)烈的事務(wù)性特征，辦事成為秘書一項(xiàng)基礎(chǔ)和經(jīng)常性的工作，因此，精敏的辦事本領(lǐng)是秘書素質(zhì)之一。要具有一定的辦事能力，必須做到“知識(shí)面廣，頭腦清楚，思維敏捷，手腳勤快，經(jīng)驗(yàn)豐富”。這是基礎(chǔ)。辦事能力是多種能力綜合成的，如理解和領(lǐng)會(huì)能力，分析能力，應(yīng)變能力。2、交際能力。秘書部門是溝通上下左右的樞紐部門，秘書每天都要接觸各種人，與他們相處。秘書只有善于交際，才使人容易接近，也容易被人依賴，辦事的成功率才高。人的社會(huì)性決定了人際交往的必要性，人際關(guān)系是在雙向的、互惠的，積極主動(dòng)的交往中形成為發(fā)展。交往方法的正確與否往往影響工作的成敗，美國(guó)成人教育家戴爾卡耐基在調(diào)查了無數(shù)明顯巨商、軍政要員之后認(rèn)為，一個(gè)人事業(yè)的成功，只有15%是由于他的專業(yè)技術(shù)，另外85%要靠人際關(guān)系和處世技巧。633、表達(dá)能力。包括口頭表達(dá)能力與書面表達(dá)能力，能說會(huì)道是秘書的“看家本事”秘書雖然很少去演說，但卻經(jīng)常說話。上傳下達(dá)要說話，匯報(bào)情況要說話，接待來訪要說話，打電話要說話。4、操作能力。辦公自動(dòng)化、駕駛技術(shù)、攝影技術(shù)、多媒體操作等。見秘書職業(yè)能力綜合表：6465秘書的智力素質(zhì)·觀察力一、概念：觀察是有目的、有計(jì)劃、有組織的特殊形態(tài)的知覺。觀察力是人們發(fā)現(xiàn)事物典型特征的能力。二、秘書觀察力的類型：分析觀察型概括觀察型綜合觀察型三、秘書觀察對(duì)象的類型：人際公關(guān)觀察事故現(xiàn)場(chǎng)觀察調(diào)解現(xiàn)場(chǎng)觀察典型學(xué)習(xí)觀察資料閱覽觀察66秘書人際洞察力舉要1、由形體觀察對(duì)方心理：胖；瘦；高；矮；結(jié)實(shí)；松垮；區(qū)域。2、由問候洞察對(duì)方心理：視線；距離；觸碰；手溫；手力；用語。3、由坐姿洞察對(duì)方心理：擇座；對(duì)坐與旁坐；面門與背門；深坐；淺坐；蹺腿坐。4、由表情洞察對(duì)方心理：臉色與臉型；無表情；笑咪咪；不明微笑。5、由視線洞察對(duì)方心理：注視；避開；顧盼；方向大變；活動(dòng)激烈。5、由手足動(dòng)作洞察對(duì)方心理：交臂；摸頭；支腭；擊掌；卡指；交足。6、由癖性洞察對(duì)方心理：搔發(fā)；拉發(fā)；咬物；掩嘴；肉震眨眼與皺眉；搖晃；抖腿。7、由服裝洞察對(duì)方心理：異裝；大型；華美；樸實(shí)而講究；流行；突改。8、由話題洞察對(duì)方心理：偏重自己；探聽對(duì)方；樂于傳聞；抱怨待遇與上司；離題9、由措辭洞察對(duì)方心理：我；引用；母親說；恭敬語；粗話；關(guān)聯(lián)詞；怯意語。10、由說話方式洞察對(duì)方心理：語速、語調(diào)、節(jié)奏、聽話。67秘書智力的素質(zhì)·注意力1、概念注意就是人的心理活動(dòng)對(duì)一定客觀事物的指向和集中。注意力是一個(gè)人按預(yù)定的目的，在特定時(shí)間內(nèi)，把心理活動(dòng)指向特定對(duì)象的能力。2、秘書良好注意力的特征注意的穩(wěn)定性注意的廣闊性注意的轉(zhuǎn)移性3、秘書注意力的培養(yǎng)培養(yǎng)興趣的持久與濃厚克服分心現(xiàn)象培養(yǎng)注意的靈活性學(xué)會(huì)鬧中求靜68秘書智力的素質(zhì)·記憶力1、概念記憶就是人對(duì)客觀事物和自身經(jīng)歷的識(shí)記、保持和再現(xiàn)的心理過程。記憶力是指人對(duì)經(jīng)驗(yàn)過的事物、信息的貯存和再現(xiàn)能力。2、衡量秘書記憶力的指標(biāo)記憶的敏捷性記憶的持久性記憶的精確性記憶的準(zhǔn)備性3、記憶的方法理解記憶法；背誦記憶法；提綱記憶法；分類記憶法；列表記憶法；比較記憶法；規(guī)律記憶法；濃縮記憶法；口訣記憶法。69復(fù)述在秘書工作中的運(yùn)用1、復(fù)述體現(xiàn)秘書的注意力和記憶力。2、日常生活中的帳號(hào)、電話號(hào)碼等數(shù)字復(fù)述。3、復(fù)述的內(nèi)容：重復(fù)性復(fù)述舉要性復(fù)述概括性復(fù)述4、復(fù)述在秘書工作中的作用確認(rèn)性作用表現(xiàn)性作用時(shí)效性作用總結(jié)性作用印證性作用70秘書的能力結(jié)構(gòu)1、分析綜合能力：抓主要問題；綜合信息資料；尋找規(guī)律。2、組織協(xié)調(diào)能力：變通能力；區(qū)分輕重緩急；調(diào)研能力。3、獨(dú)立辦事能力：主動(dòng)性；獨(dú)立性；細(xì)致性。4、人際交往能力：工作人際與生活人際的區(qū)別；人際資源觀；人際分層觀；人際維持；人際攻堅(jiān)；人際間離；人際拉攏；人際回避；人際聲譽(yù)。5、語言表達(dá)能力：口頭；書面；體態(tài)。6、應(yīng)變創(chuàng)新能力：緊急應(yīng)變；結(jié)合實(shí)際應(yīng)變。7、自我控制能力：表現(xiàn)欲控制；惰性控制；情緒控制。8、時(shí)間支配能力：時(shí)間分配；時(shí)間控制；時(shí)間效率。9、特殊硬技能：通訊技術(shù)；復(fù)印技術(shù)；文字處理技術(shù)；攝影技術(shù)；駕駛技術(shù)等。10、特殊軟技能：系統(tǒng)方法；控制方法；數(shù)字（量的）方法。71（六）優(yōu)雅大方的職業(yè)形象

秘書部門是企業(yè)的窗口部門，秘書形象往往代表著單位的形象，形象對(duì)秘書人員至關(guān)重要。秘書的職業(yè)形象包括個(gè)人的儀容儀表，談吐舉止等方面。

72職業(yè)生涯規(guī)劃——秘書提升素質(zhì)技能的途徑秘書事業(yè)被稱為21世紀(jì)最廣泛的職業(yè)，是辦公室的黃金花瓶。但“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，作為秘書，同樣要進(jìn)行完美職業(yè)規(guī)劃，使自身事業(yè)走向成功。

第一步：提前確立未來發(fā)展方向

因?yàn)槊貢袠I(yè)的特殊性，一旦年齡過大易面臨諸多危機(jī)，尤其是女性朋友。那么及時(shí)確立未來的發(fā)展方向就變得勢(shì)在必行。眾多女秘書面臨困惑的根本原因是，對(duì)于未來的職業(yè)發(fā)展她們沒有提早做好準(zhǔn)備。職業(yè)方向是職業(yè)生涯規(guī)劃與發(fā)展的基礎(chǔ)，可以指導(dǎo)個(gè)人快速實(shí)現(xiàn)自己的職業(yè)目標(biāo)，少走彎路。第二步：及時(shí)充電為將來奠定基礎(chǔ)秘書的入職門檻較低，換言之，秘書大都不具明顯的核心競(jìng)爭(zhēng)力。這一點(diǎn)是造成從業(yè)多年的秘書學(xué)歷退化的根本原因。培根說過知識(shí)就是力量。運(yùn)用在職場(chǎng)上我們可以理解為“知識(shí)就是通往職業(yè)生涯發(fā)展的大道?！毕胍叱鲞@種困境，身為秘書必須及時(shí)充電，不斷地提高自身，用更專業(yè)的知識(shí)武裝頭腦，緊跟時(shí)代的步伐。73第三步：工作中注重人脈的積累雖然秘書的工作并不是一個(gè)發(fā)展空間巨大的職位，但是這項(xiàng)工作之中潛藏著一個(gè)優(yōu)勢(shì)：與人打交道的機(jī)會(huì)。企業(yè)中只有經(jīng)理及以上的人員才可以配備秘書，與他們工作往來的人大多身居要職。所以，作為領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言人，秘書就擁有了和這些人員交流的絕佳機(jī)會(huì)。留意這些人際資源就是把握了秘書一職的優(yōu)勢(shì)資源。他們或許就成為你明日的合作伙伴。第四步：創(chuàng)造機(jī)會(huì)，魚躍龍門秘書職業(yè)雖然是服務(wù)性、從屬性工作，但是由于時(shí)刻圍繞著領(lǐng)導(dǎo)者工作環(huán)境，不可避免與領(lǐng)導(dǎo)接觸密切，并能夠?qū)W會(huì)和掌握大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)及管理方法。這些都為秘書自身的發(fā)展創(chuàng)造了良好的客觀條件，只要秘書人員把握機(jī)會(huì)，提高能力與素質(zhì)，晉職前途一片光明。由于秘書工作范圍比較廣，需要自己隨機(jī)應(yīng)變處理的事情多，與公司高層領(lǐng)導(dǎo)人接觸的機(jī)會(huì)多，在激勵(lì)自我提高的同時(shí)，擴(kuò)充了自己的社會(huì)關(guān)系網(wǎng)絡(luò)；在從事多種業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上積累的秘書經(jīng)驗(yàn)，為自己將來轉(zhuǎn)到別的部門發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)提供了保證?，F(xiàn)在社會(huì)上很多有名的政治家和企業(yè)家，當(dāng)初都是以鯉魚跳龍門的方式從秘書崗位上脫穎而出的。

74知識(shí)鏈接：美國(guó)“全美秘書協(xié)會(huì)”章程提出的秘書必備的9個(gè)條件1．像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解人

2．像政治家一樣有靈敏的頭腦

3．像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度

4．有調(diào)查各種棘手問題的豐富經(jīng)驗(yàn)

5．有良好的速記能力及文字功夫

6．諳熟各種商業(yè)往來中的法律關(guān)系

7．能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化

8．具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識(shí)

9．能熟練地對(duì)各種文件資料進(jìn)行整理75

通過具體的例子了解秘書的任職資格與條件

例1：

誠(chéng)

聘

三盛集團(tuán)是一家跨區(qū)域、多元化的集團(tuán)公司，投資涉及塑料、化工制造、金融、房地產(chǎn)等多個(gè)領(lǐng)域。目前在福州已成功開發(fā)有“三盛·果嶺生活”、“三盛·巴厘島”、“麗景天成”等地產(chǎn)項(xiàng)目，并有50萬M2的地產(chǎn)儲(chǔ)備項(xiàng)目正在陸續(xù)開發(fā)?，F(xiàn)因業(yè)務(wù)發(fā)展迅速，誠(chéng)邀英才加盟。本公司提供富有競(jìng)爭(zhēng)力的薪酬福利待遇。

1、秘書

本科學(xué)歷，中文、工商管理或房地產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理專業(yè)，形象氣質(zhì)佳，綜合素質(zhì)較高；有二年以上大型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉辦公軟件。76例2：

工學(xué)院招聘啟事

因工作需要，北京大學(xué)工學(xué)院擬公開招聘教