檔案管理項(xiàng)目13

檔案借閱和機(jī)構(gòu)沿革與大事記的編寫編寫組織機(jī)構(gòu)沿革組織檔案大事記組織檔案借閱小組成員：陳姝麗趙婷劉星編寫組織機(jī)構(gòu)沿革組織沿革是一種主要依靠檔案記載編寫，系統(tǒng)記述一個機(jī)關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)、職能、體制、人員、編制及其發(fā)展變化沿襲變革情況的史料型參考材料，也叫組織機(jī)構(gòu)沿革。組織沿革這一概念包含“組織”和“沿革”兩個方面：概念記述的范圍組織“組織”是指一個單位（如一個機(jī)關(guān)、一個團(tuán)體或一個企業(yè)、事業(yè)單位）、一個地區(qū)（如一個省、一個市、一個縣）、一個專業(yè)系統(tǒng)（如衛(wèi)生系統(tǒng)、教育系統(tǒng)、金融系統(tǒng)等）的組織建制情況（包括內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、領(lǐng)導(dǎo)成員的組成及分工）以及主要職能、隸屬關(guān)系等等，這是組織沿革所要反映的主體對象；沿革“沿革”是指“組織”中各方面的沿襲、繼續(xù)或發(fā)展、變革的情況，它從屬于“組織”、反映“組織”的歷史狀況的。關(guān)系“組織”與“沿革”相互依存，不可分割，在編寫過程中，要把兩者有機(jī)地結(jié)合起來。組織沿革的種類

按照不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，可以將組織沿革分為許多不同的種類。這里，我們按組織沿革記述的范圍，將組織沿革分為單位組織沿革、地區(qū)組織沿革、系統(tǒng)組織沿革三種。

種

類記述的范圍舉

例（1）單位組織沿革（機(jī)關(guān)組織沿革）記述一個機(jī)關(guān)、單位（如黨委機(jī)關(guān)、政府機(jī)關(guān)、學(xué)校、工廠等）的建制、職能、隸屬關(guān)系及其內(nèi)部組織和人員演變情況?！丁痢辆纸M織機(jī)構(gòu)沿革》《××公司組織沿革》（2）地區(qū)組織沿革記述一個地區(qū)內(nèi)（省、市、地、縣、區(qū)、鎮(zhèn)等）所屬黨、政、群各級組織的設(shè)置、行政區(qū)劃、人口、建制沿革的發(fā)展情況?！丁痢潦薪M織沿革》《××縣組織沿革》（3）專業(yè)系統(tǒng)組織沿革記述一個專業(yè)系統(tǒng)（如工業(yè)系統(tǒng)、商業(yè)系統(tǒng)、文化系統(tǒng)、教育系統(tǒng)等）所屬組織的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等的沿襲變革情況。《××市金融系統(tǒng)組織沿革》《××縣衛(wèi)生系統(tǒng)組織沿革》組織沿革的特點(diǎn)

特

點(diǎn)記述的對象及要求從記述的對象來看1.在內(nèi)容上突出“組織系統(tǒng)”它著重記述和反映記述對象（單位、地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)）自身在組織系統(tǒng)方面的有關(guān)情況，如機(jī)構(gòu)成立、合并、撤銷、復(fù)建的情況，人員編制和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置情況等，至于它們做了哪些工作，開展了哪些活動，取得了怎樣的成績，則不作記述。2.在聯(lián)系上突出“沿襲變革”它以系統(tǒng)地反映記述對象自身發(fā)展、變化的歷史過程為主要目的，把記述對象在不同歷史時期和階段中自身組織的沿襲、發(fā)展、變革情況反映清楚，而不是片面、孤立、靜止地記載某一時間的情況。3.在取材上強(qiáng)調(diào)“真實(shí)準(zhǔn)確”由于組織沿革以機(jī)構(gòu)和人員情況作為記述的重點(diǎn)，必然牽涉到許多人，尤其是帶有現(xiàn)行性的組織沿革，有關(guān)當(dāng)事人往往都還健在，一旦在人員的任免、升遷、調(diào)轉(zhuǎn)等問題上記述不準(zhǔn)或出現(xiàn)錯誤，很容易引起“是非”。因此，組織沿革的取材要求真實(shí)準(zhǔn)確，出之有據(jù)。主要特點(diǎn)1.真實(shí)性能真實(shí)地反映該地區(qū)、該系統(tǒng)和該機(jī)關(guān)的組織機(jī)構(gòu)、人員編制等方面的沿襲變革情況；2．資料性所收錄的組織機(jī)構(gòu)沿革方面的資料豐富而全面，“一冊在手，全局了解”；3．地方性反映出一定的地方特色。組織沿革的內(nèi)容

序號內(nèi)容（1）單位、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的歷史概況；（2）行政區(qū)劃或建制變更情況；（3）機(jī)構(gòu)成立、合并、撤銷和復(fù)建的情況；（4）機(jī)構(gòu)名稱變更、辦公地點(diǎn)遷移情況；（5）機(jī)構(gòu)性質(zhì)、職權(quán)范圍、主要任務(wù)及其變化情況；（6）機(jī)構(gòu)隸屬關(guān)系、所轄機(jī)構(gòu)和地區(qū)范圍及其變化情況；（7）主要領(lǐng)導(dǎo)人的任免情況；（8）領(lǐng)導(dǎo)體制及其變化情況；（9）人員編制及其變化情況；（10）內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其變化情況；（11）主要內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的職能及其負(fù)責(zé)人的任免情況；（12）其他與所有“組織”有關(guān)的情況。五大要素：（1）機(jī)關(guān)性質(zhì)和主要職能；（2）隸屬關(guān)系；（3）人員編制；（4）內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置；（5）領(lǐng)導(dǎo)成員的組成。組織沿革的基本結(jié)構(gòu)

結(jié)構(gòu)位置內(nèi)容（1）封頁或總題名用作組織沿革封面的稱封頁，無封面而寫在組織沿革之首的稱總題名。包括組織沿革的標(biāo)題、起止時間、編者幾項(xiàng)內(nèi)容。（2）編者說明置于封頁之后（有扉頁的置于扉頁之后），目錄之前。主要說明組織沿革的編寫目的、體例、材料來源、組織沿革編寫工作的組織與參加人員等。（3）目錄置于編者說明之后，總序或概況之前。視內(nèi)容的繁簡和篇幅的長短，以階段名稱或問題名稱為條目；作為附錄的圖、表，也要編制目錄。適用于時間較長、階段（問題）較多的單位，時間短的可不設(shè)目錄。（4）總序或概況一般置于正文之前。綜合介紹本地區(qū)、本機(jī)關(guān)的基本情況和歷史沿革概況。對單位名稱、單位性質(zhì)、主要職能、隸屬關(guān)系、人員編制及其歷史沿革作一總體概述。如果是用階段法體休例編寫，還應(yīng)指出幾人階段的名稱及其起止時間。（5）正文由按照一定體例編寫而成的、主要包括“五要素”（機(jī)關(guān)性質(zhì)和主要職能；隸屬關(guān)系；人員編制；內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置；領(lǐng)導(dǎo)成員的組成）的內(nèi)容組成。（6）附錄一般置于正文之后，也可根據(jù)附錄的內(nèi)容插人相應(yīng)的位置（如封頁之后、每一階段之后），也可放在目錄之前，序言之后。與組織沿革有關(guān)的各種圖、表，可作附錄收于沿革之中。所有與正文有關(guān)的圖表，如行政區(qū)劃圖和機(jī)關(guān)組織系統(tǒng)圖。組織沿革的體例

體例編排形式與方法優(yōu)缺點(diǎn)適用范圍編年法■即按照年代先后順序，把單位領(lǐng)導(dǎo)成員、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及其主要負(fù)責(zé)人、人員編制、主要職能等，用條款或圖表逐年編列出來。■■這種體例的表述包含年代——系列（包括組織機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)成員）兩個層次?！霾捎镁幠攴軌虮容^清楚地反映出某單位各個年度的情況；■■缺點(diǎn)是內(nèi)容分散，重復(fù)較多，系統(tǒng)性不強(qiáng)。因?yàn)橐话銌挝坏臋C(jī)構(gòu)、人員在正常情況下都是相對穩(wěn)定的，因此每一年都編列出該單位內(nèi)部所有機(jī)構(gòu)和主要領(lǐng)導(dǎo)成員，會造成內(nèi)容重復(fù)?！鲞m用于機(jī)構(gòu)變動頻繁、組織系統(tǒng)經(jīng)常變化的單位。編年法，系列法，階段法系列法體例編排形式與方法優(yōu)缺點(diǎn)適用范圍系列法■即以單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為主線，每個機(jī)構(gòu)為一個系列，對每一個機(jī)構(gòu)的人員編制、主要負(fù)責(zé)人的沿襲、變化等情況，按時序進(jìn)行系列編寫?！觥黾磳γ恳粋€機(jī)構(gòu)及其領(lǐng)導(dǎo)成員的沿襲變化，按時序進(jìn)行系列編寫。一個單位有多少個機(jī)構(gòu)，就相應(yīng)地設(shè)多少個系列?！霾捎孟盗蟹軌蜉^清楚地反映一個單位的整個組織體系和每一個機(jī)構(gòu)及其主要領(lǐng)導(dǎo)成員沿襲變化的歷史線索，反映出機(jī)構(gòu)的縱向發(fā)展變化；■■缺點(diǎn)是當(dāng)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)復(fù)雜、變化頻繁時，用系列法就不好處理。因?yàn)榻^對穩(wěn)定的單位是不存在的，當(dāng)組織系統(tǒng)發(fā)生重大變革時，用系統(tǒng)法就很難處理?！鲞m用于機(jī)構(gòu)較穩(wěn)定、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)較少、組織系統(tǒng)比較穩(wěn)定的單位。階段法體例編排形式與方法優(yōu)缺點(diǎn)適用范圍階段法■即根據(jù)單位歷年來發(fā)展變化的特點(diǎn)，把單位的歷史分為若干階段，再在每一階段里分別記述和反映單位內(nèi)部各方面的情況及其沿革?！觥黾锤鶕?jù)單位發(fā)展史上的重要變化，把單位的歷史分為若干自然的階段，在每一個階段里采用以單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)（系列）為主線的方法進(jìn)行編寫?！觥觥鲞@種體例包括階段——系列兩個層次?！鲭A段法體例保留了編年法以時為序的原則和適應(yīng)多變的優(yōu)點(diǎn)，兼取了系列法以系列為主線，脈絡(luò)清楚的長處，而避免了它們的缺點(diǎn)。即階段法兼收了編年法時間性強(qiáng)和系列法脈絡(luò)清晰的優(yōu)點(diǎn)，階段法的優(yōu)點(diǎn)歸納起來有以下四點(diǎn)：①內(nèi)容比較完整，單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、人員編制、領(lǐng)導(dǎo)成員以及單位性質(zhì)、主要職能、隸屬關(guān)系等諸方面可以得到全面反映；②形式比較靈活，不論哪一級機(jī)關(guān)或企業(yè)、事業(yè)單位，不論單位大小都可以根據(jù)自身發(fā)展變化的特點(diǎn)或自身重大變革的環(huán)節(jié)，自然地劃分出幾個單位歷史發(fā)展的主要階段（歷史階段）；③通過劃分階段，按階段分別記述，單位（地區(qū)或系統(tǒng)）各方面的沿襲和變革的歷史線索及基本脈絡(luò)揭示清楚、清晰可辨。④可以使人對整個單位（地區(qū)或系統(tǒng)）在不同階段的組織體系一目了然?！鍪且环N適應(yīng)性較強(qiáng)、應(yīng)用范圍較廣的體例。組織沿革的形式

表達(dá)形式說

明（1）文章式就是用文章形式記述單位各方面情況及其沿襲變革情況；（2）表格式就是列表的方式將機(jī)構(gòu)、編制、負(fù)責(zé)人及其沿革情況反映出來；（3）圖示式就是用示意圖將組織機(jī)構(gòu)設(shè)置及演變情況反映出來，常見的為樹叉式示意圖。

備注為了使組織沿革既簡明扼要，又形象直觀，可以采取文章式為主，表格式和圖示式為輔，三種形式結(jié)合使用的辦法，即單位性質(zhì)、主要職能、隸屬關(guān)系變化等情況用文章形式介紹；其他要素用圖、表結(jié)合文字說明來介紹。上述三種形式，各有優(yōu)劣，可根據(jù)實(shí)際情況選擇使用或結(jié)合使用。組織檔案大事跡大事記的內(nèi)容結(jié)構(gòu)、編寫程序及要求：大事記一般由題名、前言、目錄、正文、附錄五部分內(nèi)容構(gòu)成，并按一定的順序成文。時間順序的排列應(yīng)注意以下3點(diǎn)：1）大事記內(nèi)容反映一個年度的，要按月、日的自然順序編列事件。2）反映年限較長的，可分幾個階段記述，每一個階段各設(shè)一個小標(biāo)題，注明起止年月。然后在每一個階段內(nèi)按年、月、日自然順序逐條編列事件。3）如果重要事件時間不詳，應(yīng)先考證準(zhǔn)確后，再按順序編列；無法考證的，年代不詳者排于本階段之末，月份不詳者排于本年之末；日期不詳者排于本月之末。組織檔案大事跡記述大事的要求：1）要一條一事，不要一條多事2）取材要真實(shí)、準(zhǔn)確，文字要言簡意賅，對事不加評論3）記事要完整，每條大事涉及的時間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)、發(fā)展過程、因果關(guān)系等均應(yīng)明確揭示出來。4）大事突出，要事不漏，小事不記。機(jī)關(guān)和地區(qū)性大事記的“大事”選材大事是指：涉及范圍廣，對社會的影響較大較深，在工作和歷史發(fā)展中起重要或決定作用的事件。反之，局部性的，只有一般意義的事件和活動都是小事。大事和小事是相對而言的，要受一定時間和空間的制約。所以選材必須堅(jiān)持歷史唯物主義觀點(diǎn)，一切從實(shí)際出發(fā)，真正做到大事、要事不漏，小事、瑣事不取。組織檔案大事跡重要會議簡介：重要會議簡介是扼要介紹一個地區(qū)、一個機(jī)關(guān)、團(tuán)體、專業(yè)部門重要會議基本情況的史料型參考資料，它能為系統(tǒng)地研究黨政機(jī)關(guān)。群眾團(tuán)體的工作和各種專業(yè)活動的發(fā)展歷史積累史料，為今后召開同類會議提供借鑒。（一）重要會議的標(biāo)準(zhǔn)和“簡介”的編寫程序重要會議的標(biāo)準(zhǔn)，以下列特征來鑒別：（1）全局性（2）綜合性（3）職能性（4）屆次性只要具備上述特征之一，即可作為簡介對象。此外也有一些會議雖然不具備這四個特征，但會議的內(nèi)容和影響對一個地區(qū)、一個部門機(jī)關(guān)工作具有歷史意義，也可作為簡介對象。編寫要求：1、分類繤輯，連續(xù)不斷2、實(shí)事求是，不加評判3、結(jié)構(gòu)完整，有所側(cè)重4、文字簡練，層次分明組織檔案大事跡專題概要“專題概要”是用文章敘述形式，簡要地說明和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或某種社會現(xiàn)象的產(chǎn)生、發(fā)展變化的史料型參考資料。（一）專題概要的基本結(jié)構(gòu)和編寫程序（二）編寫專題概要應(yīng)注意的問題：1）確定專題要從社會需要和室藏檔案資料的實(shí)際情況出發(fā)。內(nèi)容敘述要緊扣專題，全面系統(tǒng)，做到“概”而不漏，“詳”而不濫。征引、措詞要準(zhǔn)確貼切、簡練通達(dá)。2）表面形式上，要文字和照片、圖、表相結(jié)合，做到圖文互補(bǔ)，以增強(qiáng)“概要”的真實(shí)感和利用效果。3）對個體、群體對象，要分別采用不同的寫法，個體即以一人、一事、一物、一地為對象，敘述時可稍詳細(xì)。群體即以若干性質(zhì)相似的個體組成的系列為對象，則可在敘述共同點(diǎn)的前提下，分別介紹各個體的特征，以避免重復(fù)敘述。4）項(xiàng)目設(shè)置要從專題所反映的內(nèi)容實(shí)際出發(fā)。正文中所列三個層次的項(xiàng)目僅就一般情況而言，具體到某個專題對象，則要根據(jù)內(nèi)容實(shí)際，決定項(xiàng)目的設(shè)置，處理好項(xiàng)目的分、合、交叉和省略。組織檔案大事跡企業(yè)年鑒企業(yè)年鑒是記錄和匯集一個企業(yè)范圍內(nèi)一年中的生產(chǎn)、經(jīng)營、基本建設(shè)、科學(xué)研究等各類大事的有關(guān)文獻(xiàn)、照片和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等的綜合性參考資料。企業(yè)年鑒記錄和匯集的內(nèi)容有：1)生產(chǎn)和經(jīng)營工作總結(jié)。2）基本建設(shè)、設(shè)備購置、技術(shù)引進(jìn)與改造、科學(xué)研究等科技工作專題總結(jié)。3）各項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。4）重要會議的報(bào)告、總結(jié)和決議案等。5）重大外事活動材料。6）先進(jìn)、模范事跡材料。7）重要活動的照片。8）企業(yè)一年的大事記。組織檔案借閱◆組織閱覽的含義：◆組織閱覽是指檔案管理部門在指定場所（即稱閱覽室)接待用戶查閱使用檔案及其信息加工材料的提供利用工作方式?！艚M織閱覽有利于提高檔案的周轉(zhuǎn)率和利用率，在一定程度上也利于檔案內(nèi)容的安全性。有條件的單位，還可以根據(jù)用戶類型差異，建立不同的閱覽室供相應(yīng)類型或需求的用戶查閱使用，則更能充分發(fā)揮組織閱覽工作方式的效果，必要時，還可以利用檔案部門庫藏的重分文件及參考資料組織開架閱覽等。◆閱覽室的設(shè)置要求①采光。天然采光的窗地面積比不應(yīng)小于1：5，單面采光的閱覽室進(jìn)深與窗墻高度比不應(yīng)大于2:1，雙面采光不應(yīng)大于4:1；天然采光的窗戶應(yīng)當(dāng)設(shè)遮陽設(shè)施避免陽光直射和眩光，應(yīng)采取消除紫外線對檔案、資料的危害的相關(guān)措施；采用人工照明時，宜選乳白色燈罩的白熾燈，照度不低于150lx。②室內(nèi)應(yīng)有自然通風(fēng)，通風(fēng)換氣次數(shù)為每小時1～1.5次；室內(nèi)溫度應(yīng)當(dāng)控制在18～28℃的范圍內(nèi)。③閱覽座位使用面積。普通閱覽室每座不應(yīng)小于3.5㎡；專用閱覽室不應(yīng)小于4.0㎡。若采用單間時，房間面積不應(yīng)小于12.0㎡。④室內(nèi)應(yīng)設(shè)置自動監(jiān)控系統(tǒng)。閱覽室內(nèi)應(yīng)裝備必要的物資設(shè)施，并為檔案用戶準(zhǔn)備諸如檢索工具、工具書、參考資料等常用的參考或查尋資料。要建立旨在維護(hù)國家檔案完整與安全的有關(guān)的規(guī)章制度。⑤閱覽室內(nèi)應(yīng)配備熟悉館藏、了解有關(guān)專業(yè)知識或歷史知識、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作熱情的接待服務(wù)人員?！糸営[室接待要求做好接待工作應(yīng)深入了解用戶需要，幫助用戶準(zhǔn)確地表達(dá)利用需求，確定查閱檔案與資料的范圍，為用戶提供較為完整、系統(tǒng)的檔案信息材料，耐心講明不能向用戶提供有關(guān)檔案文件的原因。在清楚地了解檔案用戶需求后，接待人員應(yīng)首先考慮可否采用檔案副本或復(fù)制件、參考資料及檔案編撰成果等形式，滿足檔案用戶的需要，以便最大限度地保證檔案原件的安全。如若沒