QEP-01文件控制程序A2 ok

.目的：為了規(guī)范公司的文件管理體系，確保與產(chǎn)品或服務(wù)有關(guān)的管理體系文件或資料的符合性、適宜性和有效性，防止作廢文件或資料的非預(yù)期使用，特擬制本程序。.適用范圍：公司所有與產(chǎn)品或服務(wù)有關(guān)的管理體系文件、資料、圖紙、電子文檔等，包括外來文件。.定義：一級文件：手冊類文件。該類文件是針對某項管理而制訂的綱領(lǐng)性、根本性文件。二級文件：程序類文件。該類文件是針對某項管理和作業(yè)而規(guī)定的工作過程和順序，它是對手冊類文件的支持。3三級文件：分技術(shù)文件、管理規(guī)定、外來文件三類。技術(shù)文件含工位作業(yè)指導(dǎo)書、工藝參數(shù)、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、圖紙、材料清單等；管理規(guī)定含二級程序文件引出的作業(yè)指引、各部門制訂的規(guī)章、規(guī)定、制度類。外來文件含各類公司批準(zhǔn)采用的國際、國家、部級、行業(yè)、地方的標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)和客戶或供應(yīng)商提供的文件等。四級文件：記錄、表格、聯(lián)絡(luò)單等。5外發(fā)文件：指公司向客戶、供應(yīng)商或者其他單位發(fā)放的公司內(nèi)部使用的文件。4.主要職責(zé)與權(quán)限總經(jīng)理：負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的審核和批準(zhǔn)。管理者代表：負(fù)責(zé)手冊編制、程序文件、外來文件和外發(fā)管理類文件的批準(zhǔn)。行政部：負(fù)責(zé)公司文件的統(tǒng)一管理，并進(jìn)行編碼、保管、分發(fā)、回收、控制等工作，對各部門的文件管理工作進(jìn)行稽核與監(jiān)督。4各職能部門：負(fù)責(zé)各部門程序文件的編制，及三級、四級文件的編制和審批。5各部門文員負(fù)責(zé)本部門的文件管理，文件管理應(yīng)根據(jù)本部門的文件特點(diǎn)對其進(jìn)行定期整理和歸檔，歸檔后的文件應(yīng)選擇合適的方式對其進(jìn)行分類、標(biāo)識和保管，以便于查閱。5.作業(yè)流程圖（參考附件）NO序號文件控制運(yùn)作流程責(zé)任部門流程說明相關(guān)記錄?制訂文件總裁辦；相關(guān)部門；一級文件總裁辦編寫，二、三級文件相關(guān)部門編《文件、表格發(fā)放/修改畝核

寫。申》文件編寫模板總經(jīng)理相關(guān)部門一級文件總裁審核，二級文件管理者代表審核，三級文件部門主管副審核。相關(guān)文件文控各部門編寫的文件在正式審核和批準(zhǔn)前，須先將文件電子檔提交給行政部，行政人員確認(rèn)文件的格式后編號?！叮ǎ┪募傆[表》總經(jīng)理相關(guān)部門一級文件總裁批準(zhǔn)，二級文件管理者代表批準(zhǔn)，三級文件部門主管副批準(zhǔn)?！段募傆[表》文控行政人員根據(jù)《文件、表格發(fā)放/修改申請單》，首先錄入《（）文件總覽表》?！叮ǎ┪募傆[表》文控下發(fā)文件時，應(yīng)填寫《文件發(fā)放回收登記表》?！段募l(fā)放回收登記表》文控需求部門文件下發(fā)時，行政人員需要求收文人簽名。如更換版本需先回收舊版本文件在發(fā)新版本文件?！段募l(fā)放回收登記表》需求部門文件使用部門應(yīng)將文件放置在固定的保管場所并妥善保存、防止遺失和損壞，保管場所環(huán)境條件要合理、適宜?！叮ǎ┪募傆[表》—總經(jīng)理相關(guān)部門當(dāng)使用部門（或內(nèi)審）發(fā)現(xiàn)文件有不適用之處時，由原編制部門提出更改或作廢，并應(yīng)該有修改內(nèi)容備注信息?！段募A格發(fā)放/修改申》文件接收部門文件接收部門保管好接收文件，保證使用最新版本文件。《（）文件總覽表》6.流程內(nèi)容：1文件的擬制、會簽、審核與核準(zhǔn)文件編寫要求依《文件編寫規(guī)則》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。公司管理體系文件的編制、審核、核準(zhǔn)按下述規(guī)定執(zhí)行:序號文件類別擬制審核批準(zhǔn)控制部門1管理手冊管理者代表總經(jīng)理總裁行政部2程序文件部門主管主管副總管理者代表行政部3技術(shù)性文件項目責(zé)任人部門主管主管副總行政部4非技術(shù)性文件主要負(fù)責(zé)人部門主管主管副總行政部5外來文件—主要使用部門主管管理者代表行政部6記錄、表單與相關(guān)文件同時進(jìn)行擬制、審核和批準(zhǔn)行政部外來文件只對其適用性和是否是有效版本進(jìn)行審核和批準(zhǔn)使用。6.1.4行政部只對文件的格式和編號進(jìn)行審核、確認(rèn)。6.1.5如有必要，作業(yè)指導(dǎo)類文件在核準(zhǔn)前應(yīng)由相關(guān)部門會審簽核。6.2文件的提交6.2.1各部門編寫的文件在正式審核和批準(zhǔn)前，須先將文件電子檔提交給行政部，行政人員對文件的格式和編號進(jìn)行審查和確認(rèn)，然后將已確認(rèn)的電子檔回發(fā)給編制部門，編制部門將首份文件打印會簽后提交給行政部。6.2.2編制部門在提交文件時還要填寫《文件、表格發(fā)放/修改申請單》。6.3文件的發(fā)放與回收3.1行政人員根據(jù)《文件、表格發(fā)放/修改申請單》，首先錄入《()文件總覽表》。3.2行政人員根據(jù)《文件、表格發(fā)放/修改申請單》將原文件復(fù)印，同時在復(fù)印件上加蓋紅色“受控文件”印章，以受控副本形式下發(fā)到收文部門。3.3行政人員下發(fā)文件時，應(yīng)填寫《文件發(fā)放回收登記表》，要求收文人簽名；對于下發(fā)更改換版的新文件時，應(yīng)先回收舊文件，并在舊文件上加蓋“作廢文件”印章，之后再下發(fā)新版文件。3.4行政部將各部門提交的原文件作為受控正本(也需蓋章)保存于行政部。.5行政部發(fā)放的所有受控文件必須加蓋“受控文件”印章，且受控文件不得復(fù)印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)由行政人員及時收回銷毀，并對責(zé)任人問責(zé)和培訓(xùn)。6.3.6外來文件的控制6.3.6.1各部門收到的與產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)有關(guān)的外來文件時，先交部門主管審核其適用性和有效性，同樣需要填寫《文件、表格發(fā)放/修改申請單》、《文件首頁》申請受控、發(fā)行，切不可直接使用。例如，新項目收到客戶的規(guī)格書、圖紙后，先到行政部申請受控、發(fā)行，然后再開始設(shè)計使用。6.3.6.2經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后及時提交到行政部。6.3.6.3由行政人員在《()外來文件登記表》上登記，并在復(fù)印分發(fā)時每一頁加蓋紅色“外來文件受控章”印章，發(fā)放時填寫《文件發(fā)放回收登記表》。6.3.6.4客戶封樣書只需填寫《文件、表格發(fā)放/修改申請單》即可，不需要加蓋“外來文件受控章”印章，但客戶封樣書必須要有客戶的簽名確認(rèn)?？蛻舴鈽訒l(fā)到各事業(yè)部研發(fā)部、品質(zhì)部、銷售部，行政部不需要保留，只需登錄在《外來文件登記表》。6.3.7外發(fā)文件的控制：6.3.7.1各部門因客戶、供應(yīng)商或者其他外部單位的需要，申請我司的文件外發(fā)時，需到文控/研發(fā)中心填寫外發(fā)文件審批領(lǐng)用表，并在外發(fā)文件審批領(lǐng)用表上注明外發(fā)文件是否受控。手冊、程序文件等管理類文件的外發(fā)由管理者代表批準(zhǔn)，技術(shù)類文件的外發(fā)由研發(fā)副總批準(zhǔn)。6.3.7.2外發(fā)的文件根據(jù)要求，加蓋“受控文件”或“非受控文件”章，同時登記在外發(fā)文件一覽表中。6.3.7.3申請部門將文件和外發(fā)文件簽收單一并發(fā)放到外部單位手中，并將簽收過的外發(fā)文件簽收單收回(特殊情況下，可以以其他有效的證據(jù)如郵件等來證明外部單位收到)，送至行政部備案。6.3.7.4對于受控狀態(tài)的外發(fā)文件，在原文件修改后，為使外部得到公司文件的最新有效版本，各對口管理部門應(yīng)將作廢的外發(fā)文件收回，送至行政部，加蓋“作廢”印章。更改后的文件外發(fā)，重新按照上述6.3.7.1?6.3.7.3的流程執(zhí)行6.3.7.5已發(fā)放給外部的非受控狀態(tài)文件不需要更新。6.3.8電子文檔的管理：6.3.8.1所有受控的一二級文件、三級管理類文件、四級表格均需在文件受控時由文件制訂部門提供電子檔，內(nèi)容須與文本檔保持一致。6.3.8.2如文件以電子文檔存在時，根據(jù)電子文檔更改時不會留下痕跡的特點(diǎn)，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)權(quán)限,以保證非授權(quán)人員不得進(jìn)入文件或只能閱讀而不能進(jìn)行任何更改、刪除等。6.3.8.3表格電子檔由行政部統(tǒng)一管理上傳到公司公共網(wǎng)，如有變更，需及時更新。6.3.9管理體系文件內(nèi)部發(fā)放原則序號文件類別發(fā)放部門/人1手冊總裁、管理者代表、各部門2程序文件總裁、管理者代表、直接使用部門（其它部門到文控查閱）3三級文件直接使用部門6.3.10行政人員將記錄表格登錄在《記錄控制一覽表》中，相關(guān)部門可根據(jù)《記錄控制程序》按實(shí)際需求列/復(fù)印或外包排版印刷；行政部按《記錄控制程序》對空白表單管控。6.4文件的更改和換版：6.4.1當(dāng)使用部門（或內(nèi)審）發(fā)現(xiàn)文件有不適用之處時，由原編制部門提出更改或作廢，且文件的更改或作廢必須由原編制部門填寫《文件、表格發(fā)放/修改申請單》。6.4.2文件條款內(nèi)容不適合時，由使用部門提出更改，更改的文件，應(yīng)作版本升級和填寫變更履歷記錄。更改批準(zhǔn)后，由行政人員按原分發(fā)名單將文件更換到位。6.4.3行政人員負(fù)責(zé)將文件修改內(nèi)容登錄《文件修訂履歷表》中。6.4.4行政人員在回收舊版文件時，應(yīng)填寫《文件發(fā)放回收登記表》；同時在舊版文件上加蓋“作廢文件”印章。文件更改后，其原編號應(yīng)予以保留，換版的新文件繼續(xù)沿用原來編號。作廢文件由行政部統(tǒng)一保存，且保存期限為一年；超過保存期后，應(yīng)集中銷毀并記錄。6.5文件作廢與銷毀：6.5.1文件作廢后，其原編號應(yīng)予以保留，換版的新文件繼續(xù)沿用原來編號。6.5.2作廢文件的原件應(yīng)加蓋“作廢文件”印章后隔離保存，并填寫《作廢文件清單》；舊版文件原件只可以在行政部保留一個版本以便追溯。6.5.3作廢文件的副本由行政人員按《文件發(fā)放/回收登記表》中名單逐件收回，加蓋“作廢文件”印章，由行政部統(tǒng)一保存，且保存期限為一年。6.5.4作廢文件超過保存期后，應(yīng)由行政人員集中銷毀。進(jìn)行銷毀時，行政人員要填寫《文件銷毀記錄表》，銷毀時必須有監(jiān)銷人。6.6文件編碼6.6.1手冊編碼JYH-QE-流水號

6.6.2程序文件編碼JYH-QEP-流水號6.6.3質(zhì)量作業(yè)指導(dǎo)編碼JYH-WI-流水號環(huán)境作業(yè)指導(dǎo)編碼JYH-EWI-流水號6.6