企業(yè)管理資料范本-公司文件(資料)管理制度

文件管理管控規(guī)章制度第1章總則第1條目的。通過對(duì)公司內(nèi)部文件控制審批流程進(jìn)行管理管控，使文件管理管控控制工作更加系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、高效，以保證各部門機(jī)構(gòu)及相關(guān)人員及時(shí)、正確地使用有效文件，提高工作效率。第2條適用范圍。本規(guī)章制度中的“文件”包括公司日常運(yùn)營(yíng)過程中產(chǎn)生或所需的文件資料、公司業(yè)務(wù)往來公文以及公司對(duì)內(nèi)發(fā)布的所有審批流程、規(guī)章制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書等。根據(jù)公司各類文件的性質(zhì)進(jìn)行縱向?qū)蛹?jí)劃分，可分為下列五級(jí)文件。具體如下表所示。公司內(nèi)部文件各層級(jí)內(nèi)容范疇第3條管理管控職責(zé)劃分。文件等級(jí)文件內(nèi)容一級(jí)文件公司章程、基本法、質(zhì)量手冊(cè)等體系文件、公司營(yíng)運(yùn)資質(zhì)證照等二級(jí)文件公司核心的業(yè)務(wù)審批流程和管理管控審批流程等三級(jí)文件公司日常工作審批流程和規(guī)章制度四級(jí)文件各部門機(jī)構(gòu)、車間內(nèi)部文件五級(jí)文件各類記錄（1）各級(jí)主管副總主要相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目所轄職責(zé)范圍內(nèi)的文件進(jìn)行審核、批準(zhǔn)工作，其中，總經(jīng)理（或管理管控者代表）還承擔(dān)著對(duì)公司各類體系文件進(jìn)行定期評(píng)審的職責(zé)。（2）總經(jīng)理辦公室主要相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目公司一級(jí)文件的組織編制、審核，以及二級(jí)文件的會(huì)審組織工作。（3）綜合管理管控部相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目本規(guī)章制度的編制、解釋與修訂工作，并由其行政專員相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目公司營(yíng)運(yùn)、資質(zhì)類文件資料的保管；其中，綜合管理管控部下轄體系文件管理管控室，并由其文控員專職相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目公司各類體系文件的統(tǒng)一編號(hào)、收發(fā)、存檔、作廢等管理管控事宜。（4）各職能部門機(jī)構(gòu)相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目對(duì)各歸口職能和分管業(yè)務(wù)線的有關(guān)文件的編制和副本保管工作。第2章公司內(nèi)部文件編碼細(xì)則第4條公司內(nèi)部文件的編碼主要由以下五個(gè)部分組成。（1）第一部分：公司代號(hào)，代碼為XXX。（2）第二部分：層級(jí)分類代碼，代碼分別為1、2、3、4、5o（3）第三部分：大類代碼，代碼分別為綜（綜合管理管控類）、制（生產(chǎn)制造類）、市（市場(chǎng)營(yíng)銷類）、研（研發(fā)類）、其（其它類）等。（4）第四部分：小類分類代碼，代碼分別為目標(biāo)（目標(biāo)計(jì)劃類）、人力（人力資源類）、辦公（辦公類）、總務(wù)（總務(wù)后勤類）、保衛(wèi)（保衛(wèi)類）、生產(chǎn)（生產(chǎn)類）、質(zhì)管（質(zhì)管類）、項(xiàng)管（相關(guān)項(xiàng)目管理管控類）、產(chǎn)研（質(zhì)量本合同支付資金服務(wù)研發(fā)類）、其（其它類）等。（5）第五部分：文件流水號(hào)，代碼為001?999。第5條公司內(nèi)部各級(jí)文件編碼示例如下（以綜合管理管控部文件為例）。（1）一級(jí)文件：XXXI—（）01。（2）二級(jí)文件：XXX2—綜一0（）1。（3）三級(jí)文件：XXX3一綜一行政一001。（4）四級(jí)文件：XXX4一綜一行政一001。（5）五級(jí)文件：XXX5一綜一行政一001—001。第3章公司各級(jí)文件編制、審核、審批規(guī)定第6條公司一級(jí)文件，由公司總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)相關(guān)人員進(jìn)行編制。一級(jí)文件編制完成后，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任審核后，交由公司總經(jīng)理審批。第7條公司二級(jí)文件，由各業(yè)務(wù)歸口部門機(jī)構(gòu)協(xié)同審批流程協(xié)同作業(yè)部門機(jī)構(gòu)共同編寫。二級(jí)文件編制完成后，由總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)部門機(jī)構(gòu)及相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)審。經(jīng)會(huì)審后，二級(jí)文件需交總經(jīng)理審批。第8條公司三級(jí)文件，若其覆蓋范圍超過2個(gè)（含2個(gè)）職能部門機(jī)構(gòu)，其編制工作由各歸口管理管控職能部門機(jī)構(gòu)組織，并交主管副總審核后，交總經(jīng)理審批。具體分工如下。（1）目標(biāo)類、計(jì)劃類三級(jí)文件由總經(jīng)理辦公室相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目組織編制，交分管運(yùn)營(yíng)副總審核。（2）人事、行政、總務(wù)類三級(jí)文件由綜合管理管控部相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目組織編制，交分管行政副總審核。（3）財(cái)務(wù)類三級(jí)文件由財(cái)務(wù)部相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目組織編制，交分管的財(cái)務(wù)副總審核。（4）生產(chǎn)制造類三級(jí)文件由生產(chǎn)部組織編制，交分管的生產(chǎn)副總（或廠長(zhǎng)）審核。（5）市場(chǎng)營(yíng)銷類三級(jí)文件由營(yíng)銷部及相關(guān)部門機(jī)構(gòu)組織編制，交分管的營(yíng)銷副總審核。(6)供應(yīng)類三級(jí)文件由采購(gòu)部及相關(guān)部門機(jī)構(gòu)組織編制，交分管的運(yùn)營(yíng)副總審核。第9條公司四、五級(jí)文件的編制、審核、審批規(guī)定如下表所示。公司四、五級(jí)文件的編制、審核、審批規(guī)定表文件類別覆蓋范圍編制主管部門機(jī)構(gòu)審批相關(guān)人員部門機(jī)構(gòu)發(fā)文分管業(yè)務(wù)線的專業(yè)性文件，如設(shè)備部的《設(shè)備操作保養(yǎng)卡》及各類機(jī)械圖紙、技術(shù)部的《工藝作業(yè)指導(dǎo)書》、生產(chǎn)部的各工序《生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書》等歸口職能部門機(jī)構(gòu)分管各部門機(jī)構(gòu)的主管副總部門機(jī)僅限于本部門機(jī)構(gòu)、木車間，此類文各部門機(jī)構(gòu)、構(gòu)、車間件的內(nèi)容應(yīng)保證與公司各項(xiàng)審批流程各車間分管副總內(nèi)部文件和規(guī)章制度不相沖突內(nèi)安排部各類記錄參與質(zhì)量體系文件中的《記錄控制程序》第1()條除部門機(jī)構(gòu)、車間內(nèi)部文件外，其它公司內(nèi)部文件在內(nèi)容審核后,必須交綜合管理管控部或體系文件管理管控室進(jìn)行有關(guān)文檔格式、文件內(nèi)容重復(fù)性與沖突性的二次審核。二次審核合格后，各文件編制部門機(jī)構(gòu)方可送交相關(guān)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。第4章文件發(fā)放管理管控規(guī)定第11條所有公司內(nèi)部發(fā)布的文件均需由綜合管理管控部制定分發(fā)號(hào)，加蓋“受控”章才能發(fā)放。每份文件不同的復(fù)印件必須注明不同的分發(fā)號(hào)，以便追溯。第12條體系文件需由體系文件管理管控室文控員相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目發(fā)放管理管控工作，其它內(nèi)部文件的發(fā)放由綜合管理管控部行政專員相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目實(shí)施。第13條根據(jù)文件發(fā)放批量劃分，文件發(fā)放主要兩種情況：大批發(fā)放與零星發(fā)放。（1）大批發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立《公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表》，并報(bào)各文件歸口職能部門機(jī)構(gòu)的分管副總審批。（2）零星發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立《公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表》。第14條文件領(lǐng)用人應(yīng)在《公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表》或《公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表》上簽名后，方可領(lǐng)取注有分發(fā)號(hào)和“受控”狀態(tài)標(biāo)識(shí)的文件。第15條領(lǐng)用部門機(jī)構(gòu)領(lǐng)到文件后，應(yīng)及時(shí)建立《收文登記表》。第16條文件發(fā)放完畢后，綜合管理管控部行政專員或體系文件管理管控室文控員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類、歸檔保存，并更新《公司內(nèi)部文件清單》。第5章公司內(nèi)部文件使用與借閱規(guī)定第17條文件使用部門機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)向相關(guān)相關(guān)人員進(jìn)行文件內(nèi)容宣貫、培訓(xùn)，將文件放置在適當(dāng)?shù)奈恢茫▓?chǎng)所），確保相關(guān)相關(guān)人員能夠及時(shí)、正確地使用文件。第18條當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，使用部門機(jī)構(gòu)可填寫《文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表》，申請(qǐng)更換或增發(fā)。（1）文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)。（2）根據(jù)使用需要須新增、改版時(shí)。（3）文件丟失需重新領(lǐng)用時(shí)。第19條《文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表》需經(jīng)綜合管理管控部審批后方可實(shí)施更換或增發(fā)。更改或重新領(lǐng)用時(shí)，使用原文件分發(fā)號(hào)；增發(fā)時(shí)，應(yīng)按原分發(fā)號(hào)順序新增一個(gè)分發(fā)號(hào)。第20條公司內(nèi)部文件借閱規(guī)定如下。（1）當(dāng)其他公司或個(gè)人需借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)綜合管理管控部或體系文件管理管控室批準(zhǔn)后，行政專員或文控員方可辦理借閱手續(xù)，并相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目催討。（2）借閱時(shí)最長(zhǎng)時(shí)間不得超過半個(gè)月。（3）公司內(nèi)部各部門機(jī)構(gòu)、各車間需借閱文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)綜合管理管控部或體系文件管理管控室審批和登記后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱時(shí)，行政專員或文控員要相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目明確借閱期限與催討工作。第6章公司內(nèi)部文件更改、回收、作廢與評(píng)審規(guī)定第21條公司內(nèi)部文件在使用時(shí)若遇到下列情形之一的，應(yīng)進(jìn)行修改。（1）公司現(xiàn)行文件與有關(guān)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相沖突時(shí)。（2）文件內(nèi)容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時(shí)。（3）文件的內(nèi)容不正確、不適合或操作性不強(qiáng)時(shí)。（4）有更合適、更先進(jìn)的或更具可操作性的質(zhì)量本合同支付資金服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作方法、管理管控手段時(shí)。第22條文件修改程序規(guī)定如下。（1）公司一級(jí)文件修改或其它各級(jí)文件大批修改時(shí)，公司應(yīng)專門成立文件修改小組進(jìn)行運(yùn)作，修改完后的審核、批準(zhǔn)、發(fā)放使用以及舊文件回收均按本規(guī)章制度的相關(guān)條款執(zhí)行。（2）文件需要更改時(shí)，由文件編制部門機(jī)構(gòu)填寫《文件變更審批表》并附具體修改內(nèi)容，交文件原審核人審核、原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行文件更改。（3）文件更改由綜合管理管控部行政專員或文控員按《文件變更審批表》相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目組織實(shí)施。更改可采取劃（改）或換頁等正式正式生效，同時(shí)要做好修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應(yīng)覆蓋該文件發(fā)放的所有場(chǎng)所。如采取換頁的形式，應(yīng)將原未更改的頁面回收。第23條文件回收與作廢規(guī)定如下。（1）當(dāng)文件改版或修改時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應(yīng)做好作廢文件的回收、登記和標(biāo)識(shí)區(qū)分工作。（2）作廢文件應(yīng)進(jìn)行定期處理。行政專員或文控員應(yīng)填寫《作廢文件審批表》交部門機(jī)構(gòu)主管批準(zhǔn)后方可處理，將作廢文件保留一份，并另加蓋“作廢存留”標(biāo)識(shí)，歸檔保存一年備查，其他的進(jìn)行銷毀。第24條文件評(píng)審規(guī)定如下。（1）綜合管理管控部經(jīng)理應(yīng)定期組織行政主管、行政專員等相關(guān)相關(guān)人員做好文件評(píng)審工作。（2）文件評(píng)審的時(shí)間可與體系文件的管理管控評(píng)審相結(jié)合，評(píng)審內(nèi)容包括現(xiàn)有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續(xù)改進(jìn)文件的可操作性和科學(xué)性。第7章附則第25條本規(guī)章制度由綜合管理管控部編制，解釋權(quán)歸綜合管理管控部所

有。第26條本規(guī)章制度經(jīng)行政副總審核、總經(jīng)理審批后，自發(fā)布之日起開始執(zhí)行。一、文件目錄清單二、文件發(fā)放清單文件標(biāo)題文件類別口規(guī)范類口規(guī)格類