日常接待管理制度

日常接待管理制度第一節(jié) 日常接待管理崗位職責(zé)一、接待主管崗位職責(zé),2—1所示。表2—1 接待主管崗位職責(zé)工作大項工作大項工作細化1．制度文件的編寫幫忙行政部經(jīng)理制定前臺接待處的崗位職責(zé)、操作規(guī)程等制度和文件，并監(jiān)督執(zhí)行2．商務(wù)接待做好公司重要客人的接待工作,跟蹤客戶留言的落實狀況（1)檢查前臺辦公區(qū)域的安全、清潔和消防狀況（2)妥當(dāng)處理前臺接待中消滅的各種突發(fā)大事3．辦公事務(wù)管理（3）幫忙行政部經(jīng)理做好公司內(nèi)部的聯(lián)系與協(xié)調(diào)工作,以及公司外部公共關(guān)系的處理等工作(1)檢查前臺接待專員的儀容儀表、勞動紀(jì)律、接待禮儀及工作效率4．下屬人員管理（2）監(jiān)督直接下屬日常工作的開展?fàn)顩r（3）培訓(xùn)、考核前臺接待專員，不斷提高前臺接待專員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量二、接待專員崗位職責(zé)接待專員在接待主管的領(lǐng)導(dǎo)下,全面做好前臺的日常接待、電話函件的接轉(zhuǎn)、員工考勤的監(jiān)督及匯總、報刊雜志的收發(fā)等具體工作。其具體崗位職責(zé)如表2-2所示。工作大項工作細化1．接待管理負責(zé)來賓的登記及接待工作工作大項工作細化1．接待管理負責(zé)來賓的登記及接待工作2．文件管理(1）負責(zé)接聽、轉(zhuǎn)接電話、收發(fā)信函,并做好記錄、整理和建檔等工作（（2）負責(zé)分發(fā)公司文件、通知，并做好分發(fā)記錄（2）負責(zé)前臺辦公用品及辦公設(shè)備的清潔保養(yǎng)工作3．辦公事務(wù)管理（3）執(zhí)行公司考勤制度,負責(zé)員工的考勤記錄匯總和外出登記工作（4)掛念出差員工預(yù)訂機票、火車票和客房等，登記出差人員行程（5）接受、反饋并幫忙接待主管處理客戶及公眾投訴,維護公司形象4．環(huán)境管理保持前臺區(qū)域內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生第三節(jié) 日常接待管理表格一、客人來訪登記表客人來訪登記表（范本一）填寫日期： 年 月 日來訪來訪是否被訪人時間序號姓名所在單位事由備注人數(shù) 預(yù)約 姓名 部門 到達 離開123…編制人: 審核人:客人來訪登記表（范本二）來訪人來訪人來訪人來訪接待人姓名單位時間接待內(nèi)容簡況處理意見處理結(jié)果編制人： 審核:二、接待工作日記表日期日期記錄人姓名簽到時間姓名簽到時間考勤記錄收發(fā)記錄接待記錄電話記錄備注編制人： 審核:三、前臺來電備忘錄填寫日期： 年 月 日序號序號來電單位/人聯(lián)系方式來電事由被訪人處理結(jié)果備注123編制人： 審核人：來賓單位帶隊人姓名來賓單位帶隊人姓名帶隊人職務(wù)隨行人員名單隨行人員名單到達時間停留時間人數(shù)考察內(nèi)容接待方案支配車輛使用方案攝影禮品音響歡迎標(biāo)語用餐鮮花相關(guān)事項宣揚材料禮儀導(dǎo)游題詞水果其他負責(zé)接待簽字：部門意見領(lǐng)導(dǎo)意見簽字：填表人： 填寫日期: 年 月 日五、公司參觀申請表申請單位申請單位/團體參觀人數(shù)負責(zé)人職務(wù)聯(lián)系方式通信地址參觀時間參觀路線/場所公司審批來賓單位來賓人數(shù)來賓單位來賓人數(shù)接待日期帶隊人姓名職務(wù)停留時間來賓事由接待費用預(yù)算餐飲費用預(yù)算額住宿費用預(yù)算額其他費用預(yù)算額其他費用預(yù)算額合計預(yù)算