Word文檔高級(jí)編排

第七章Word文檔高級(jí)編排了解分隔符的作用，掌握為文檔設(shè)置分隔符及添加頁眉和頁腳的方法。了解書簽的作用，掌握在文檔中添加書簽的方法了解域的作用，掌握在文檔中設(shè)置域的方法了解題注腳注尾注的作用，掌握為文檔設(shè)置解題注腳注尾注的方法了解樣式的作用，掌握在文檔中創(chuàng)建并應(yīng)用樣式的方法。掌握為文檔添加批注以及修訂文檔的方法。了解郵件合并功的作用，掌握其應(yīng)用方法。知識(shí)目標(biāo)能夠根據(jù)需要將文檔分成不同的節(jié)，并為不同的節(jié)設(shè)置頁眉和頁腳。能夠添加書簽，編輯書簽以及定位書簽。能夠快速創(chuàng)建域，更新域能夠通過添加題注腳注和尾注對(duì)文檔中某些文本進(jìn)行注釋。能夠在文檔中通過交叉引用題注腳注等能夠利用樣式快速設(shè)置文檔的字符和段落格式。能夠在審閱文檔時(shí)為文檔添加批注，以及使用修訂突出顯示對(duì)文檔所做的修改。能夠使用郵件合并功能批量創(chuàng)建內(nèi)容相同，但抬頭和地址等不同的公文、信件等。能力目標(biāo)本章任務(wù)列表任務(wù)一設(shè)置分隔符及添加頁眉和頁腳任務(wù)二使用書簽任務(wù)三

使用域任務(wù)四

使用題注、腳注與尾注任務(wù)五應(yīng)用樣式任務(wù)六審閱文檔任務(wù)七應(yīng)用郵件合并任務(wù)一設(shè)置分隔符及添加頁眉和頁腳一、設(shè)置分隔符二、添加頁眉、頁腳和頁碼三、修改與刪除頁眉和頁腳四、設(shè)置首頁不同或奇偶頁不同的頁眉和頁腳

當(dāng)文檔內(nèi)容滿一頁時(shí)，Word會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)到下一頁，但在實(shí)際應(yīng)用中經(jīng)常會(huì)遇到需要強(qiáng)制換頁的情況。此外，在編排長(zhǎng)文檔時(shí)經(jīng)常需要將文檔分節(jié)，以滿足不同的頁面設(shè)置。利用Word提供的分隔符功能，用戶可以輕松實(shí)現(xiàn)這些操作。一、設(shè)置分隔符Word的分隔符包括分節(jié)符和分頁符。通過為文檔分頁和分節(jié)，可以靈活安排文檔內(nèi)容。節(jié)是文檔格式化的最大單位，只有在不同的節(jié)中，才可以對(duì)同一文檔中的不同部分進(jìn)行不同的頁面設(shè)置，如設(shè)置不同的頁眉、頁腳、頁邊距、文字方向或分欄版式等格式。此外，通常情況下，用戶在編輯文檔時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)分頁。如果要對(duì)文檔進(jìn)行強(qiáng)制分頁，可通過插入分頁符實(shí)現(xiàn)。

確定插入點(diǎn)“連續(xù)”選項(xiàng)，表示新節(jié)與其前面一節(jié)同處于當(dāng)前頁中?！芭紨?shù)頁”選項(xiàng)，表示新節(jié)中的內(nèi)容顯示在下一偶數(shù)頁上。如果該分節(jié)符已經(jīng)在一個(gè)偶數(shù)頁上，則其下面的奇數(shù)頁為一空頁。“奇數(shù)頁”選項(xiàng)，表示新節(jié)中的內(nèi)容顯示在下一個(gè)奇數(shù)頁上。二、添加頁眉、頁腳和頁碼

頁眉和頁腳分別位于頁面的頂部和底部，常用來插入頁碼、時(shí)間和日期、作者姓名或公司徽標(biāo)等內(nèi)容。

選擇系統(tǒng)內(nèi)置頁眉樣式后輸入頁眉文本此處顯示了當(dāng)前章節(jié)添加系統(tǒng)內(nèi)置的頁腳樣式

添加頁碼三、修改與刪除頁眉和頁腳

要修改頁眉和頁腳內(nèi)容，只需在頁眉或頁腳位置雙擊鼠標(biāo)進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)，此時(shí)可參考修改正文的方法修改頁眉或頁腳。要更改系統(tǒng)內(nèi)置的頁眉或頁腳樣式，可在“頁眉和頁腳工具設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡的“頁眉和頁腳”中重新選擇一個(gè)樣式。步驟

1雙擊文檔首頁中的頁眉區(qū)，進(jìn)入頁眉編輯狀態(tài)。步驟

2為避免修改該節(jié)的頁眉和頁腳時(shí)影響下一節(jié)的頁眉和頁腳，將插入點(diǎn)置于第

2節(jié)中的頁眉和頁腳區(qū)，單擊“導(dǎo)航”組中的“鏈接到前一條頁眉”按鈕，取消該節(jié)的頁眉和和頁腳與前一節(jié)的鏈接。

步驟3單擊“頁眉和頁腳工具設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上“頁眉和頁腳”組中的“頁眉”和“頁腳”按鈕，在展開的列表中選擇“刪除頁眉”和“刪除頁腳”選項(xiàng)，將該節(jié)中的頁眉和頁腳刪除。步驟4刪除頁眉后，有可能還會(huì)留下頁眉線，為此，可選中頁眉線上方的段落標(biāo)記，然后單擊“開始”選項(xiàng)卡“段落”組中的“邊框”右側(cè)的三角按鈕，從展開的列表中選擇“無邊框”選項(xiàng)，將頁眉線刪除，

刪除頁眉線四、設(shè)置首頁不同或奇偶頁不同的頁眉和頁腳

使用Word編排長(zhǎng)文檔（1節(jié)或多節(jié)）時(shí)，每節(jié)的首頁通常不要頁眉和頁腳，并且奇數(shù)頁和偶數(shù)頁的頁眉和頁腳內(nèi)容和位置有時(shí)候也不相同。

選中“選項(xiàng)”組中的“奇偶頁不同”和“首頁不同”復(fù)選框，此時(shí)在文檔中以不同文字標(biāo)識(shí)每節(jié)頁眉和頁腳，在相應(yīng)的地方輸入頁眉和頁腳即可可在此設(shè)置頁碼的格式任務(wù)實(shí)施——設(shè)計(jì)雜志內(nèi)頁頁眉和頁腳對(duì)文檔進(jìn)行分節(jié)，然后設(shè)置奇偶頁不同的頁眉和頁腳。操作步驟見視頻7-1任務(wù)二使用書簽一、設(shè)置書簽二、編輯書簽三、定位書簽在Word2007文檔中，用戶也可以利用書簽功能來記錄修訂位置與選定的文本。在使用書簽時(shí)，首先需要根據(jù)文檔內(nèi)容設(shè)置新的書簽，然后將書簽顯示在文檔中并利用【書簽】對(duì)話框與【編輯】選項(xiàng)組定位書簽。選擇設(shè)置書簽的對(duì)象，然后將光標(biāo)放置于需要添加書簽的位置，在【插入】選項(xiàng)卡【鏈接】選項(xiàng)組中單擊【書簽】按鈕，彈出【書簽】對(duì)話框。在【書簽名】文本框中輸入書簽名稱，在【排序依據(jù)】選項(xiàng)組中單擊【位置】單選按鈕，單擊【添加】按鈕即可。一、設(shè)置書簽二、編輯書簽

設(shè)置完書簽之后，由于默認(rèn)情況下文檔中不會(huì)顯示所設(shè)置的書簽，所以用戶需要通過【W(wǎng)ord選項(xiàng)】對(duì)話框來顯示文檔中的書簽。同時(shí)，對(duì)于多余與過期的書簽，用戶需要利用刪除功能對(duì)其進(jìn)行刪除。三、定位書簽在文檔中無法像刪除文本一樣刪除書簽，只能打開【書簽】對(duì)話框進(jìn)行刪除。任務(wù)實(shí)施對(duì)文檔進(jìn)行添加書簽，然后編輯書簽以及定位書簽。添加書簽【書簽】對(duì)話框定位書簽【查找和替換對(duì)話框】定位書簽刪除書簽任務(wù)三使用域一、創(chuàng)建域二、設(shè)置域顯示三、設(shè)置域更新域是文檔中的一些字段，是一個(gè)變量，每個(gè)域具有唯一的名字不同的取值。在Word中使用域可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)插入日期和時(shí)間、自動(dòng)創(chuàng)建目錄、關(guān)鍵詞索引、實(shí)現(xiàn)郵件的自動(dòng)合并與打印等功能。一、創(chuàng)建域

選擇【插入】選項(xiàng)卡，單擊【文本】選項(xiàng)組中的【文檔部件】下拉按鈕，在列表中選擇“域”選項(xiàng)，彈出【域】對(duì)話框，在【域】對(duì)話框中，主要包括類別、域名、域?qū)傩耘c域代碼。二、設(shè)置域顯示

在文檔或打印頁面中，可以顯示域代碼或域結(jié)果，而兩者之間的顯示方法需要用戶進(jìn)行手動(dòng)切換。鎖定域：選擇需要鎖定的域，按Ctrl+F11組合鍵即可鎖定域。另外，按Ctrl+Shift+F11組合鍵可以取消鎖定。三、設(shè)置域更新更新域鎖定域任務(wù)四使用題注、腳注與尾注一、使用題注二、使用腳注與尾注在制作文檔時(shí)，往往需要講解文檔中部分文字的內(nèi)容，同時(shí)對(duì)于引用名人或某文章中的語句，還需要對(duì)其進(jìn)行標(biāo)注或注釋。Word2007為用戶提供了解決上述問題的腳注與尾注功能。使用題注可以使文檔中的編號(hào)能自動(dòng)按順序的進(jìn)行排列，使用腳注可以注釋文檔中特殊的內(nèi)容，而使用尾注則可以注釋文檔內(nèi)容或標(biāo)注文檔中所引用的語句。一、使用題注

選擇需要插入題注的文本、圖片等對(duì)象，在【引用】選項(xiàng)卡【題注】選項(xiàng)組中，單擊【插入題注】按鈕，彈出【題注】對(duì)話框交叉引用二、使用腳注與尾注

使用腳注與尾注是指在文檔中插入、瀏覽與轉(zhuǎn)換腳注與尾注。插入的腳注一般位于頁面低端，而插入的尾注則位于文檔的結(jié)尾處。在Word2007中不僅可以插入與瀏覽腳注與尾注，而且還可以相互轉(zhuǎn)換腳注與尾注。添加腳注添加尾注題注，腳注，尾注都可以進(jìn)行交叉引用任務(wù)五應(yīng)用樣式一、樣式的分類二、創(chuàng)建和應(yīng)用樣式三、修改和清除樣式

樣式是一系列格式的集合，它是Word中最強(qiáng)有力的工具之一，使用它可以快速統(tǒng)一或更新文檔的格式。例如，一旦修改了某個(gè)樣式，所有應(yīng)用該樣式的內(nèi)容格式會(huì)自動(dòng)更新。同時(shí)，利用樣式還可輔助提取目錄。一、樣式的分類

在Word2007中，樣式有三類，一類是段落樣式，一類是字符樣式，還有一類是鏈接段落和字符樣式。

字符樣式只包含字符格式，如字體、字號(hào)、字形等，用來控制字符的外觀。要應(yīng)用字符樣式，需要先選中要應(yīng)用樣式的文本。

段落樣式既可包含字符格式，也可包含段落格式，用來控制段落的外觀。當(dāng)需要對(duì)一個(gè)段落應(yīng)用段落樣式時(shí)，只需將插入點(diǎn)置于該段落中即可。用戶可以對(duì)一段文本應(yīng)用段落樣式，對(duì)其中的部分文字應(yīng)用字符樣式。

鏈接段落和字符樣式，這類樣式包含了字符格式和段落格式設(shè)置，它既可用于段落，也可用于選定字符。二、創(chuàng)建和應(yīng)用樣式

在Word2007中，系統(tǒng)為用戶提供了多種內(nèi)置樣式，如“正文”、“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”和“標(biāo)題3”等，用戶在編排文檔時(shí)可直接套用這些樣式，也可以根據(jù)需要?jiǎng)?chuàng)建或修改樣式。

應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)置的樣式創(chuàng)建（自定義）樣式應(yīng)用自定義樣式三、修改和清除樣式

在列表中選擇“刪除XXX”，會(huì)將所選樣式刪除（但不能刪除系統(tǒng)內(nèi)置的樣式）；選擇“清除X個(gè)實(shí)例的格式”，會(huì)將應(yīng)用該樣式的文本或段落的格式清除；選擇“選擇所有X個(gè)實(shí)例”選項(xiàng)，可選中文檔中應(yīng)用該樣式的所有文本。其中，清除樣式和刪除樣式后，所有應(yīng)用該樣式的文本將應(yīng)用正文樣式修改樣式任務(wù)實(shí)施——設(shè)置故事文檔格式

先對(duì)段落應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)置標(biāo)題樣式，然后修改系統(tǒng)副標(biāo)題和正文樣式。其他故事也應(yīng)用”標(biāo)題”樣式應(yīng)用于第2段的“張博”修改后的文本樣式任務(wù)六審閱文檔一、為文檔添加批注二、修訂文檔Word2007提供了審閱文檔的功能，它主要包括兩方面，一是文檔審閱者可通過為文檔添加批注的方式，對(duì)文檔的某些內(nèi)容提供自己的看法和建議，而文檔原作者可據(jù)此決定是否修改文檔；二是文檔審閱者在文檔修訂模式下修改原文檔，而文檔作者可決定是拒絕還是接受修訂。

利用Word中的批注功能，審閱者可以方便地在文檔中插入對(duì)某些內(nèi)容的說明或建議。同時(shí)，Word2007還可以不同的底紋顏色和用戶名稱對(duì)不同審閱者的批注加以區(qū)別。一、為文檔添加批注如果多人用同一臺(tái)電腦為文檔添加批注，為標(biāo)識(shí)批注者的身份，可設(shè)置Office用戶名稱。批注者名稱默認(rèn)為安裝Office軟件時(shí)注冊(cè)的用戶名為文檔添加批注選中要添加批注的文字，或直接將插入點(diǎn)置于要添加批注的地方查看批注刪除批注二、修訂文檔

使用Word2007的文檔修訂功能可以突出顯示審閱者對(duì)文檔所做的修改，而文檔創(chuàng)建者可以選擇接受或拒絕審閱者對(duì)文檔進(jìn)行的修改。修訂文檔查看修訂內(nèi)容接受某處修訂單擊““拒絕”按鈕，可拒絕修訂，并且插入點(diǎn)移至下一處修訂接受所有修訂拒絕所有修訂任務(wù)實(shí)施——審閱學(xué)習(xí)指導(dǎo)說明文檔

打開文檔，進(jìn)入修訂狀態(tài)，閱讀文檔并進(jìn)行修訂操作，然后相應(yīng)地接受或拒絕修訂。修訂后的文檔效果任務(wù)七應(yīng)用郵件合并一、創(chuàng)建主文檔二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)源三、郵件合并

在日常辦公事務(wù)處理中，經(jīng)常會(huì)遇到把一些內(nèi)容相同的公文、信件或通知發(fā)送給不同的地址、單位或個(gè)人，這時(shí)我們就可以利用Word中的“郵件合并”功能來方便地解決這個(gè)問題。執(zhí)行郵件合并操作時(shí)涉及兩個(gè)文檔，主文檔文件和數(shù)據(jù)源文件。主文檔是郵件合并內(nèi)容中固定不變的部分，即信函中通用的部分。數(shù)據(jù)源文件主要用于保存聯(lián)系人的相關(guān)信息。在執(zhí)行郵件合并操作之前首先要?jiǎng)?chuàng)建這兩個(gè)文檔，然后將它們關(guān)聯(lián)起來，也就是標(biāo)識(shí)數(shù)據(jù)源文件中的信息在文檔的什么位置出現(xiàn)。完成后“合并”這兩個(gè)文檔，就可以為每個(gè)收件人創(chuàng)建郵件。一、創(chuàng)建主文檔

創(chuàng)建主文檔的方法與創(chuàng)建普通文檔相同。用戶還可對(duì)其頁面和字符等格式進(jìn)行設(shè)置。二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)源

用戶可以在郵件合并中使用多種格式的數(shù)據(jù)源，如MicrosoftOutlook聯(lián)系人列表，Access數(shù)據(jù)庫，或Word文檔等。下面以一個(gè)現(xiàn)成的Excel數(shù)據(jù)源為例進(jìn)行介紹。

三、郵件合并數(shù)據(jù)源和主文檔都創(chuàng)建好了，接下來就可以進(jìn)行郵件合并。打開主文檔選擇數(shù)據(jù)源

插入各域Word將根據(jù)設(shè)置自動(dòng)合并文檔并將全部記錄存放到一個(gè)新文檔中，合并完成的文檔的份數(shù)取決于數(shù)據(jù)表中記錄的條數(shù)任務(wù)實(shí)施——制作家庭報(bào)告書