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文檔簡介

(一)函的概念

函是平級或不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問或答復(fù)問題、向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)的公文。函也叫信函,作為公文的函是指機(jī)關(guān)使用的公函,不是個人信函。1、商洽事宜函

中國科學(xué)院研究所關(guān)于建立全面協(xié)作關(guān)系的函××大學(xué): 近年來,我所與你校雙方在一些科學(xué)研究項目上互相支持,取得了一定的成績,建立了良好的協(xié)作基礎(chǔ)。為了鞏固成果,建議我們雙方今后能進(jìn)一步在學(xué)術(shù)思想、科學(xué)研究、人員培訓(xùn)、儀器設(shè)備等方面建立全面的交流協(xié)作關(guān)系,特提出如下意見:一、定期舉行所、校之間學(xué)術(shù)討論與學(xué)術(shù)交流。(略)二、根據(jù)所、校各自的科研發(fā)展方向和特點,對雙方共同愛好的課題進(jìn)行協(xié)作。(略)

三、根據(jù)所、校各自人員配備情況,校方在可能的條件下對所方研究生、科研人員的培訓(xùn)予以幫助。(略)四、雙方科研教學(xué)所需要高、精、尖儀器設(shè)備,在可能的條件下,予對方提供利用。(略)五、加強(qiáng)圖書資料和情報的交流。以上各項,如蒙同意,建議互派科研主管人員就有關(guān)內(nèi)容進(jìn)一步磋商,達(dá)成協(xié)議,以利工作。特此函達(dá),務(wù)希研究見復(fù)。中國科學(xué)院研究所(蓋章)一九九五年×月×日2、通知事宜函

國務(wù)院辦公廳關(guān)于羊毛產(chǎn)銷和質(zhì)量等問題的函國辦函[1993]2號國家計委、經(jīng)貿(mào)辦、農(nóng)業(yè)部、業(yè)部、經(jīng)貿(mào)部、紡織部、技術(shù)監(jiān)督局:為進(jìn)一步發(fā)展我國羊毛生產(chǎn),搞活羊毛流通,提高羊毛質(zhì)量,根據(jù)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的批示,現(xiàn)就有關(guān)問題通知如下:一、要切實抓緊抓好草場改造和羊種改良工作。(略)二、技術(shù)監(jiān)督局要加強(qiáng)羊毛的質(zhì)量監(jiān)督和檢驗工作。(略)三、要盡快組織直接進(jìn)入國際羊毛拍賣市場。(略)四、為了促進(jìn)國內(nèi)養(yǎng)羊業(yè)的發(fā)展,支持紡織工業(yè)生產(chǎn)和擴(kuò)大出口創(chuàng)匯。(略)上述有關(guān)政策,請有關(guān)部門、各羊毛生產(chǎn)地區(qū)認(rèn)真研究落實,執(zhí)行中的問題,由國家計委和經(jīng)貿(mào)辦協(xié)調(diào),并督促落實。國務(wù)院辦公廳(蓋章)一九九三年一月三日3、征求意見函國務(wù)院辦公廳關(guān)于征求《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法(草案)》意見的函國辦函[1999]×號各省、市、區(qū)人民政府、國務(wù)院各部門辦公廳(室):現(xiàn)將我們草擬的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法(草案)》送給你們,請組織有關(guān)同志討論修改,并將修改意見于十一月底前告訴我們。國務(wù)院辦公廳(蓋章)一九九九年×月×日

4、請求批準(zhǔn)函

廣州××局銷售公司請求批準(zhǔn)函××局銷辦函[1996]5號廣州×局:我銷售公司從去年十月成立以來,國內(nèi)業(yè)務(wù)活動日益增多,經(jīng)常有許多文件、合同、契約、技術(shù)資料需要復(fù)印,為便于工作,我們擬購買一臺復(fù)印機(jī),請給予批準(zhǔn)??煞?,請批復(fù)。廣州××局銷售公司(蓋章)一九九六年一月十日

5、答復(fù)事宜函

××市人民政府辦公廳關(guān)于臨時工、合同工能否執(zhí)罰問題請示的復(fù)函市政辦函[1996]40號市市容環(huán)境衛(wèi)生治理局:你局《關(guān)于明確臨時工、合同工能否執(zhí)罰問題的請示》收悉?,F(xiàn)復(fù)函如下:《中華人民共和國行政處罰法》于1996年10月1日起執(zhí)行。該法對行政執(zhí)法主體及執(zhí)法人員作出了明確而嚴(yán)格的規(guī)定。按照行政處罰法和國務(wù)院《關(guān)于貫徹實施〈中華人民共和國行政處罰法〉的通知》,從今年10月1日起,合同工、臨時工再不能從事行政處罰工作。……你局應(yīng)按照上述精神,對全市市容衛(wèi)生執(zhí)罰人員進(jìn)行清理,理順執(zhí)罰體制,保證行政處罰法的貫徹實施,促進(jìn)市容衛(wèi)生治理工作。此復(fù)××市人民政府辦公廳一九九六年十月七日6、報送材料函

關(guān)于上報《××公司二期改造項目評估報告》的函××工銀字[199×]×號××市××分行: 現(xiàn)呈報《××公司二期改造項目評估報告》,請審閱。附件:××公司二期改造項目評估報告。(略)××工銀行(蓋章)一九九×年十一月五日7、轉(zhuǎn)辦函

××省人民代表大會常務(wù)委員會關(guān)于轉(zhuǎn)辦提案的函×人函[1999]2號省人民政府: 省九屆人大三次會議已經(jīng)閉幕。會間,省人民代表以主人翁精神,對改進(jìn)省人民政府的工作提出了許多寶貴建議,同時提出了一些應(yīng)當(dāng)解決的問題和要求。根據(jù)大會決定現(xiàn)將責(zé)成省人民政府研究辦理的二百二十七件提案轉(zhuǎn)去,望抓緊認(rèn)真處理,并及時將處理結(jié)果報來。在處理社會治安等有關(guān)提案時,可請省高級人民法院和人民檢察院密切配合。附:〈省第九屆人民代表大會第三次會議提案及審查意見〉(抄送單位附件各二冊)附件:(略)××省人民代表大會常務(wù)委員會(蓋章)一九九九年×月日

8、催辦函交通部廣州救撈局催辦函××造船廠:貴廠××年為我局建造的2640馬力拖輪“穗救202”輪,出廠至現(xiàn)在已經(jīng)三年了,可是當(dāng)時欠裝的拖纜機(jī)至今尚未安裝。為此我局曾多次去函催貴廠盡快給予解決,但貴廠一直未明確答復(fù)。該輪由于缺少拖纜機(jī),長期無法正常執(zhí)行生產(chǎn)任務(wù),經(jīng)濟(jì)上已造成了很大的損失。為此特再次函請貴廠盡快為我局“穗救202”輪安裝拖纜機(jī),以免再延誤該輪的正常生產(chǎn)。敬禮交通部廣州救勞局(蓋章)××年×月×日9、邀請函關(guān)于出席××研討會的邀請函××秘書長: 最近,國家××部××科學(xué)研究院批準(zhǔn)關(guān)于課題研究的項目。經(jīng)議,定于三月下旬在××省××市召開該項課題第一次研討會?,F(xiàn)將有關(guān)事項函告如下:一、會議報到時間(略)二、會議地址(略)三、聯(lián)系人及電話(略)特邀請您屆時出席?!痢裂芯恐行模ㄉw章)××年×月×日(二)函的特點

1、平等性和溝通性

2、靈活性和廣泛性

函對發(fā)文機(jī)關(guān)的資格要求很寬松,高層機(jī)關(guān)、基層單位;黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位,均可發(fā)函。函的內(nèi)容和格式也比較靈活,而且不限于平行行文,所以運(yùn)用得十分廣泛。

3、單一性和實用性

函的內(nèi)容必須單純,一份函只能寫一件事項。函不需要在原則、意義上進(jìn)行過多的闡述,不重務(wù)虛重務(wù)實。(三)函的類型

1、公函與便函

公函是正式的公文,像一般公文一樣,有文件頭、有發(fā)文字號、有標(biāo)題、有公章,總之,嚴(yán)格按照公文格式撰寫制作。便函不屬于正式公文,格式可以比較隨意,沒有文件頭,沒有發(fā)文字號,甚至可以沒有標(biāo)題。但正文之后,要有機(jī)關(guān)署名、日期和公章。我們在本章介紹的,主要是作為正式文件的公函。

2、發(fā)函和復(fù)函

主動制發(fā)的函為發(fā)函,回復(fù)對方來函的函稱為復(fù)函。一般情況下,對方發(fā)來的是函,回復(fù)的也應(yīng)該是函,但有時可以靈活處理。3、商洽函、詢問函和請批函

按內(nèi)容和目的分類,函可以分為多種類型。主要是商洽函、詢問和答復(fù)函、請批函。此外,還有通知事項的函、催辦事宜的函、轉(zhuǎn)送材料的函等等。(四)函的寫法

1、標(biāo)題

作為正式公文的函,其標(biāo)題和一般公文的寫法一樣,由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+主要內(nèi)容(事由)+文種組成。較完全的寫法如《國務(wù)院辦公廳對國家工商行政管理局關(guān)于貫徹〈食用鹽加碘消除碘缺乏危害管理條例〉有關(guān)問題請示的復(fù)函》、《國務(wù)院辦公廳關(guān)于羊毛產(chǎn)銷和質(zhì)量等問題的函》等。也可以采用省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的寫法,如《關(guān)于請求批準(zhǔn)××市節(jié)約能源中心編制的函》。

2、發(fā)文字號

公函要有正規(guī)的發(fā)文字號,寫法與一般公文相同,由機(jī)關(guān)代字、年號、順序號組成。大機(jī)關(guān)的函,可以在發(fā)文字號中顯示“函”字。如《國務(wù)院公報》2000年第10號同時發(fā)表了國務(wù)院辦公廳以“國辦函〔2000〕××號”為發(fā)文字號的七篇復(fù)函。

3、主送機(jī)關(guān)

函的行文對象一般情況下是明確、單一的,所以多數(shù)函的主送機(jī)關(guān)只有一個。但有時內(nèi)容涉及部門多,也有排列多個主送機(jī)關(guān)的情況,如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于羊毛產(chǎn)銷和質(zhì)量等問題的函》(國辦函〔1993〕2號)的主送機(jī)關(guān),有七個之多:“國家計委、經(jīng)貿(mào)辦、農(nóng)業(yè)部、商業(yè)部、經(jīng)貿(mào)部、紡織部、技術(shù)監(jiān)督局”。

4、正文

(1)緣由

這是函的開頭部分,主要用來說明發(fā)函的根據(jù)、目的、原因等。如果是復(fù)函,則先引用對方來函的標(biāo)題、發(fā)文字號,然后再交代根據(jù),說明緣由。這部分結(jié)束時,常用一些習(xí)用的套語轉(zhuǎn)入下一部分,如“現(xiàn)將有關(guān)情況說明如下”、“現(xiàn)就有關(guān)問題函復(fù)如下”等。

(2)事項

這是函的主體部分,有關(guān)某項工作展開商洽、有關(guān)某一事件提出詢問或作出答復(fù)、有關(guān)事項提請批準(zhǔn)等主要內(nèi)容,都在這一部分予以表達(dá)。

(3)希望請求

這是結(jié)尾部分,向?qū)Ψ教岢鱿M蛘埱蟆;蛳M麑Ψ浇o予支持和幫助,或希望對方給予合作,或請求對方提供情況,或請求對方給予批準(zhǔn)等等。最后,另起一行以“特此函商”、“特此函詢”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等慣用結(jié)語收束。

函的寫作要注意用語的分寸,因是平行文,語言要平和禮貌,但要避免阿諛逢迎,還要注意針對性和時效性。

(五)函的寫作要求

1、針對性。函有鮮明的針對性,主要表現(xiàn)在:一是緊緊圍繞函中所提出的問題和公務(wù)事項來寫。二是往來機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)與函中所提出的問題和公務(wù)事項相稱。也就是,函中所提出的問題和公務(wù)事項應(yīng)該是函往來機(jī)關(guān)有可能解決的。三是除特殊情況外,應(yīng)堅持一函一事。

2、分寸感。函的用語,力求平和禮貌,特別忌諱命令語氣,但是也不能為了謀求問題解決,極盡恭維逢迎之能事。

3、開門見山。無論來函還是復(fù)函,在寫作中都應(yīng)該開門見山,盡快接觸主題,力戒漫無邊際,故意繞彎子,忌諱那些不必要的客套,盡量少講空泛抽象的大道理。(六)函與請示的區(qū)別

第一,請示是上行文,函是平行文。第二,請示的制發(fā)單位和受

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