小型貿(mào)易公司管理系統(tǒng)規(guī)章制度

實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文檔小型貿(mào)易公司管理制度制度完善現(xiàn)企業(yè)管理制度的四個(gè)主要管理對(duì)象：人、財(cái)、物、信息，后三者都需要人去管理和操作，人是行為的主體。因此，人的管理工作是企業(yè)管理的核心，人力資源管理的戰(zhàn)略性作用十分突出。一、建立回（匯）報(bào)機(jī)制1、當(dāng)上級(jí)下達(dá)工作任務(wù)后，任務(wù)受領(lǐng)人須在公司明確完成時(shí)間內(nèi)或受領(lǐng)人自定預(yù)期完成的工作時(shí)間內(nèi)，督促相關(guān)工作人員合作完成。在工作進(jìn)程中可實(shí)時(shí)請(qǐng)示匯報(bào)，同時(shí)要求在規(guī)定完成的時(shí)間內(nèi)必須回報(bào)工作完成情況。未完成的必須說(shuō)明未完成的原因及下一步的工作計(jì)劃。2．上級(jí)負(fù)有監(jiān)管執(zhí)行、協(xié)調(diào)各資源幫助下屬完成任務(wù)的責(zé)任。3．下屬在工作進(jìn)程中有任何超出職權(quán)及能力范圍等的問(wèn)題可即時(shí)向上級(jí)回（匯）報(bào)以求得協(xié)助。 通過(guò)“下達(dá)—?受領(lǐng)—?回報(bào)”形成一個(gè)完整的回路溝通機(jī)制。以提升貫徹執(zhí)行力，從而達(dá)到追求更高工作效率的目的。二、工作內(nèi)容及客戶資料規(guī)范化及檔案管理1、針對(duì)業(yè)務(wù)及采購(gòu)的客戶資料的資料歸檔尤為重要，存檔的客戶資料除須體現(xiàn)客戶基本信息外，還須體現(xiàn)目標(biāo)及成交客戶的成交情況、后續(xù)跟進(jìn)情況、生日、性格、興趣愛(ài)好、價(jià)值觀。如果條件允許，還須體現(xiàn)其客戶的家庭成員的組成及上述內(nèi)容（不做硬性指標(biāo)要求） 。2．拜訪客戶資料表則須體現(xiàn)拜訪途徑、開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間、地點(diǎn)、此次談話內(nèi)容簡(jiǎn)要、下次拜訪議題和時(shí)間、預(yù)期達(dá)成的目標(biāo)等。文案大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文檔3．目的在于公司可實(shí)時(shí)監(jiān)管對(duì)上述兩部門(mén)的人員因工作內(nèi)容、工作時(shí)間的彈性造成的監(jiān)管盲區(qū)，特別是出外勤后的工作監(jiān)管容易進(jìn)入盲區(qū)的跟蹤。同時(shí)，未防備相關(guān)客戶聯(lián)絡(luò)人的離職，此類(lèi)表格能為后續(xù)的工作人員提供一些信息，使有跡可循、有跡可查，縮短新晉人員與離職人員對(duì)應(yīng)客戶的導(dǎo)入期時(shí)長(zhǎng)。三、總結(jié)制度1、公司員工每周進(jìn)行一次總結(jié)，總結(jié)內(nèi)容為上周工作亮點(diǎn)，不足之處。2．工作亮點(diǎn)的分享，不足之處的改進(jìn)。3．下周工作計(jì)劃的一個(gè)安排。4．總結(jié)報(bào)告按級(jí)呈報(bào)批復(fù)并遞交至行政部保管。四、會(huì)議制度增設(shè)早會(huì)，午餐會(huì)等短會(huì)。1．早會(huì)總時(shí)長(zhǎng)不超過(guò)半個(gè)小時(shí)。公司主管級(jí)早會(huì) 10-15分鐘，部門(mén)早會(huì)10-15分鐘。主要內(nèi)容為總結(jié)昨天的工作，明確今天的工作內(nèi)容和計(jì)劃。2．午餐會(huì)由各部門(mén)自行組織，主要內(nèi)容為部門(mén)內(nèi)及工作人員當(dāng)前遇到的問(wèn)題通過(guò)大家集思廣益，共同探討以尋求解決問(wèn)題的最佳方案； 成功經(jīng)驗(yàn)的分享，促進(jìn)部門(mén)團(tuán)隊(duì)人員的工作能力的全面提升。五、制定公司未來(lái)的發(fā)展目標(biāo)并明確近一年的發(fā)展規(guī)劃1、公司目標(biāo)不明確間接的讓公司員工失去工作動(dòng)力， 簡(jiǎn)單的為工作而工作。明確公司目標(biāo)讓員工了解自己的工作目的和意義。通過(guò)愿景目標(biāo)的激勵(lì)來(lái)實(shí)現(xiàn)公司目標(biāo)進(jìn)而達(dá)成員工自身的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)和成就感。2．在工作中，盡可能讓員工參與公司年度規(guī)劃內(nèi)目標(biāo)的中短期目標(biāo)的制定。使他們有為自己制定的目標(biāo)在奮斗的快感和有參與公司決策權(quán)力的被認(rèn)同感。文案大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文檔六、晉升與發(fā)展1、公司建立自己的人才儲(chǔ)備系統(tǒng)和人才梯隊(duì)。 在出現(xiàn)職位空缺及新職位時(shí)，優(yōu)先考慮公司職工并發(fā)布內(nèi)部招聘，執(zhí)行競(jìng)爭(zhēng)上崗的做法。2．各層管理崗位的主要競(jìng)聘項(xiàng)為：2.1、競(jìng)聘人除專(zhuān)業(yè)專(zhuān)長(zhǎng)外有無(wú)全面統(tǒng)籌的能力，2.2、公司需要專(zhuān)業(yè)能手，銷(xiāo)售明星。但在主管級(jí)以上的崗位，公司更看重競(jìng)聘者的德、賢、智。公司需要能制造更多銷(xiāo)售（采購(gòu)）明星的推手來(lái)?yè)?dān)綱管理重任。2.3、競(jìng)聘成功的培養(yǎng)對(duì)象，公司將在 1到3個(gè)月內(nèi)對(duì)上述方面為培養(yǎng)者著重培養(yǎng)和考核。在主管部門(mén) 60%以上的員工業(yè)績(jī)由于新晉主管的努力得到提升可考慮轉(zhuǎn)正，在未轉(zhuǎn)正前薪資福利待遇不變。2.4、競(jìng)聘上崗的人員必須符合一個(gè)前提要求：在本部門(mén)或公司內(nèi)自行培養(yǎng)一個(gè)接班人能全面接管競(jìng)聘者的本職工作。、競(jìng)聘者申請(qǐng)及接班人安排情況以報(bào)告形式一并遞交人事部。3．公司及人事部將對(duì)公司內(nèi)部競(jìng)聘者的競(jìng)聘情況進(jìn)行保密。4．由于公司內(nèi)部管理崗位有限，為增加員工的榮譽(yù)感及某種虛榮心的滿足，建議在原有薪資待遇的前提下增設(shè)一些崗位職稱(chēng)，如：見(jiàn)習(xí)采購(gòu)員、采購(gòu)員、高級(jí)采購(gòu)員、見(jiàn)習(xí)采購(gòu)經(jīng)理、采購(gòu)經(jīng)理、見(jiàn)習(xí)采購(gòu)部經(jīng)理、采購(gòu)部經(jīng)理。業(yè)務(wù)部及其他部門(mén)以此類(lèi)推采取崗位梯隊(duì)制。七、完善企業(yè)合理化建議制度合理化建議制度是管理的民主化制度，是一種較為成熟和規(guī)范化的企業(yè)內(nèi)部溝通制度。主要作用是鼓勵(lì)在職職工直接參與管理，并可以通過(guò)上情下達(dá)讓企文案大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文檔業(yè)管理和員工保持經(jīng)常性的溝通。1．設(shè)立意見(jiàn)箱2．員工及各層管理可采取匿名和署名的方式提供建議。公司每周六統(tǒng)一歸納交總經(jīng)理審批，在下星期一以板報(bào)等形式公布批復(fù)內(nèi)容及建議采納情況。3、被采納的建議提供者（有署名的），視建議的重要性給予人民幣 50元—100元的獎(jiǎng)勵(lì)，此項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)不設(shè)封頂，獎(jiǎng)金隨薪資一并發(fā)放。八、充分授權(quán)，樹(shù)立企業(yè)與員工是合作伙伴關(guān)系的理念1、通過(guò)完全授權(quán)的方式，可以訓(xùn)練員工處理問(wèn)題的應(yīng)變能力，而且可以將員工的創(chuàng)意、潛能激發(fā)出來(lái)，同時(shí)也是對(duì)員工信賴的表現(xiàn)。這種做法會(huì)使員工感受到企業(yè)的尊重與重視，有助于建立企業(yè)內(nèi)的信賴關(guān)系，達(dá)成員工有主人翁精神的養(yǎng)成目標(biāo)及要求。2．監(jiān)管方式：實(shí)時(shí)向主管上級(jí)會(huì)（匯）報(bào)工作進(jìn)程。3．主管上級(jí)應(yīng)更多的從側(cè)面引導(dǎo)、激發(fā)員工創(chuàng)意，以經(jīng)驗(yàn)分享的形式適可的給予協(xié)助，營(yíng)造充裕發(fā)揮能力的氛圍和空間。九、娛樂(lè)活動(dòng)1、在節(jié)假日，休息時(shí)間有目的的組織一些娛樂(lè)（競(jìng)賽）活動(dòng)。以部門(mén)或小集體形式參加競(jìng)賽。目的在于緩解工作壓力的同時(shí)提升員工的團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，對(duì)集體團(tuán)隊(duì)精神的進(jìn)一步領(lǐng)悟。力求將義陽(yáng)打造擁有一榮俱榮犧牲精神，一損俱損團(tuán)隊(duì)意識(shí)的有凝聚力的團(tuán)隊(duì)。十、其他。制度要求沒(méi)有完善的管理制度，任何先進(jìn)的方法和手段都不能充分發(fā)揮作用。為了保文案大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文檔障信息管理系統(tǒng)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，我們必須建立一整套信息管理制度，作為信息工作的章程和準(zhǔn)則，使信息管理規(guī)范化。建立完善的信息管理制度主要包括以下幾個(gè)方面：建立原始信息收集制度一切與組織活動(dòng)有關(guān)的信息，都應(yīng)準(zhǔn)確毫無(wú)遺漏地收集。為此，要建立相應(yīng)的制度，安排專(zhuān)人或設(shè)立專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)從事原始信息收集的工作。在組織信息管理中，要對(duì)工作成績(jī)突出的單位和個(gè)人給予必要的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)那些因不負(fù)責(zé)任造成信息延誤和失真，或者出于某種目的胡編亂造、提供假數(shù)據(jù)的人，要給予必要的處罰。規(guī)定信息渠道在信息管理中，要明確規(guī)定上下級(jí)之間縱向的信息通道，同時(shí)也要明確規(guī)定同級(jí)之間橫向的信息通道。建立必要的制度，明確各單位、各部門(mén)在對(duì)外提供信息方面的職責(zé)和義務(wù)，在組織內(nèi)部進(jìn)行合理地分工，避免重復(fù)采集和收集信息。提高信息的利用率信息的利用率，一般指有效的信息占全部原始信息的百分率。這個(gè)百分率越高，說(shuō)明信息工作的成效越大。反之，不僅在人力、物力上造成浪費(fèi)，還使有用的信息得不到正常的流通。因此，必須加強(qiáng)信息處理機(jī)構(gòu)和提高信息工作人員的業(yè)務(wù)水平，健全信息管理體系，通過(guò)專(zhuān)門(mén)的訓(xùn)練，使信息工作人員具有識(shí)別信息的能力。同時(shí)，必須重視用科學(xué)的定量分析方法，從大量數(shù)據(jù)中找出規(guī)律，提高科學(xué)管理水平，使信息充分發(fā)揮作用。建立靈敏的信息反饋系統(tǒng)文案大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文檔信息反饋是指及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)劃和決策執(zhí)行中的偏差，并且對(duì)組織進(jìn)行有效地控制和調(diào)節(jié)，如果對(duì)執(zhí)行中出現(xiàn)的偏差反應(yīng)遲鈍，在造成較大失誤之后才發(fā)現(xiàn)，這樣就會(huì)給工作帶來(lái)?yè)p失。因此，組織必須把管理中的追蹤檢查、監(jiān)督和反饋擺在重要地位，嚴(yán)格規(guī)定監(jiān)督反饋制度，定期對(duì)各種數(shù)據(jù)、信息作深入地分析，通過(guò)多種渠道，建立快速而靈敏的信息反饋系統(tǒng)。管理監(jiān)督體系1、通過(guò)稽核，提高執(zhí)行力：通常講到執(zhí)行力，是被迫的使我們每一個(gè)人要把應(yīng)該做的事情執(zhí)行起來(lái)，被迫記住這句話，被迫使你提升執(zhí)行力。首先將通過(guò)稽核專(zhuān)員的稽核來(lái)使我們每一個(gè)人的工作計(jì)劃達(dá)成率提高，這僅針對(duì)我們做還是沒(méi)做，還沒(méi)有考慮到我們所做事情的質(zhì)量或效果。2．通過(guò)稽核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、讓問(wèn)題無(wú)處可藏：我們企業(yè)里面第一件事要做的是打假，打假不僅是一些假數(shù)據(jù)、假動(dòng)作；還包括企業(yè)里通常發(fā)現(xiàn)不了的問(wèn)題，在很多情況下問(wèn)題被掩藏掉了，或者是我們還沒(méi)有把問(wèn)題的真相找到。所以我們要通過(guò)稽核、通過(guò)檢查讓問(wèn)題真實(shí)的暴露出來(lái)。3．通過(guò)稽核，客觀公正處理問(wèn)題、劃分責(zé)任：通過(guò)稽核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，同時(shí)必須要對(duì)問(wèn)題進(jìn)行處理和進(jìn)行責(zé)任的劃分?；梭w系的建立，最終是一定要讓責(zé)任人為此買(mǎi)單，而責(zé)任的劃分，必須保證客觀、公平；例如在《品質(zhì)管理制度》中涉及到賠償?shù)牡胤?，把公司從一?jí)到六級(jí)的所有的人員都列入到這個(gè)賠償?shù)姆秶?，也就是說(shuō)有可能我們的一個(gè)員工所造成的損失，最終要追究到總經(jīng)理頭上去。所以根據(jù)賠償責(zé)任劃分標(biāo)準(zhǔn)、按照不文案大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文檔同的賠償比例，即使在無(wú)法了解真相的時(shí)候，也會(huì)按照不同的比例去劃分責(zé)任。4．通過(guò)稽核，促進(jìn)目標(biāo)、計(jì)劃的達(dá)成：這里講的計(jì)劃更多的是指公司經(jīng)營(yíng)和管理的工作計(jì)劃， 通過(guò)稽核、通過(guò)檢查、通過(guò)監(jiān)督確保公司年度目標(biāo)和我們的月度、周度、日度的工作計(jì)劃有效達(dá)成。5．通過(guò)稽核，促進(jìn)流程、制度的落實(shí)：企業(yè)花費(fèi)大量的人力、財(cái)力制定了許多管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)，這些流程是企業(yè)管理中的基本法。雖然每個(gè)企業(yè)都希望制度的制度得到有效的落地執(zhí)行，但往往由于新人的加入、不能堅(jiān)持等原因，導(dǎo)致企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化工作效果甚微。因?yàn)槊恳粋€(gè)人都是有惰性的，當(dāng)人遇到流程、制度約束，當(dāng)你自己很不舒服很痛苦的時(shí)候，就需要通過(guò)稽核，這樣一股外力促使你一定按照流程制度來(lái)執(zhí)行。有了流程制度的落實(shí)最終你的目標(biāo)、計(jì)劃達(dá)成才有保障。如果計(jì)劃達(dá)成并不按照我們的流程制度運(yùn)作得到的，恐怕這種達(dá)成也只是偶爾為之吧！試問(wèn)明年、后年呢？6．通過(guò)稽核，形成內(nèi)部制約機(jī)制和控制體系：企業(yè)中，既有一張看得見(jiàn)的行政控制網(wǎng)，還有一張看不到的制約控制網(wǎng)，制約控制體系是在行政控制網(wǎng)范圍以外的一套管理模式，由于它的隱蔽性和每個(gè)人身上具有的人情，在管理中并沒(méi)有引起管理者的太多注意。就算企業(yè)有上述兩套控制體系存在，也多半會(huì)因?yàn)槠髽I(yè)自身原因致使兩套體系不能緊密結(jié)合，縫隙太大，不能發(fā)揮同力作用。通過(guò)稽核體系的導(dǎo)入將企業(yè)兩套體系進(jìn)行重新組合，將內(nèi)部制約和控制變成一套完整的管理體系。7．通過(guò)稽核，打造人才培養(yǎng)基地，為公司輸送人才：通過(guò)稽核為公司輸送人才，輸送什么樣的人才呢？作為稽核人員，以前可能文案大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文檔是部門(mén)經(jīng)理、也可能是職員，甚至是一名現(xiàn)場(chǎng)的作業(yè)人員，但這些都不重要，只要你在稽核的崗位上真正的把整個(gè)公司的流程制度包括年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、工作計(jì)劃、年度預(yù)算等全部了解清楚之后，你就可以在公司做真正的高層了，就是“批量的培養(yǎng)總經(jīng)理”。通過(guò)稽核，關(guān)注過(guò)程、控制細(xì)節(jié)：這幾個(gè)字的重點(diǎn)就是在過(guò)程中反復(fù)強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)。通過(guò)稽核，形成雷厲風(fēng)行的執(zhí)行文化：很多公司的企業(yè)文化有一條是：“絕不找任何借口”，用我的理解就是雷厲風(fēng)行；執(zhí)行的核心：就是說(shuō)到就要做到。當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，首先從自己開(kāi)始查找原因，當(dāng)需要承擔(dān)責(zé)任時(shí)，首先想想自己有哪方面的過(guò)錯(cuò)，而不是把問(wèn)題或者責(zé)任推給別人。在企業(yè)里，我們必須要打造出這種文化：就像軍隊(duì)一樣。通過(guò)稽核，解放領(lǐng)導(dǎo)：在稽核體系建設(shè)中，最終的目的讓每一個(gè)人學(xué)會(huì)檢查，學(xué)會(huì)互相檢查；讓領(lǐng)導(dǎo)脫離我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)的處理，當(dāng)人人都能在流程體系下進(jìn)行自我與相互檢查時(shí)，目就達(dá)到了，領(lǐng)導(dǎo)從日常的事務(wù)中脫離出來(lái)，做領(lǐng)導(dǎo)該做的事情。在澤亞企管輔導(dǎo)的項(xiàng)目調(diào)研報(bào)告里面寫(xiě)過(guò)一句話：“各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都在降級(jí)使用”，大家還記得嗎？領(lǐng)導(dǎo)做的不是領(lǐng)導(dǎo)的活，領(lǐng)導(dǎo)干的不是領(lǐng)導(dǎo)的事，領(lǐng)導(dǎo)天天去解決異常問(wèn)題，變成了救火隊(duì)長(zhǎng)。所以我們現(xiàn)在通過(guò)體系打造讓領(lǐng)導(dǎo)真正的能成為嚴(yán)格意義上的領(lǐng)導(dǎo)，做更重要的事情。檔案管理制度一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行清交手文案大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文檔續(xù)。三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人（檔案員）對(duì)本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。四、各類(lèi)規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。六、各類(lèi)承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門(mén)備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、