商貿(mào)有限公司行政辦公制度匯編

商貿(mào)有限公司行政辦公制度匯編-26-目錄TOC\o"1-2"\h\u21150辦公用品管理制度 -2-29033會(huì)議管理制度 -4-5388公文管理制度 -7-21447檔案管理制度 -10-12842印章管理制度 -19-11628車輛管理制度 -24-辦公用品管理制度目的：為加強(qiáng)企業(yè)辦公用品管理，控制費(fèi)用開支，規(guī)范辦公用品的采購與使用，特制定本制度。本制度適用于對辦公及日常消耗品、宣傳品、設(shè)備耗材等的管理。辦公用品的采購采用集中采購、定量供應(yīng)的辦法。集中采購由總部行政部負(fù)責(zé)并管理。集中采購的辦公用品包括復(fù)印紙、傳真紙；計(jì)算機(jī)消耗的磁盤；打印機(jī)消耗的色帶、硒鼓、墨盒；日記本、各類筆墨等。特殊辦公用品可以經(jīng)公司總部同意授權(quán)各部門自行采購。各部門若臨時(shí)急需采購辦公用品，由部門專人填寫《辦公用品申購單》，并在備注欄內(nèi)注明急需采購的原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審定同意后，交店長室審批同意后，實(shí)施采購任務(wù)。必需品、采購不易或耗用量大者應(yīng)酌量庫存。結(jié)算辦法：店助理根據(jù)實(shí)際采購數(shù)量及單價(jià)，編制明細(xì)表經(jīng)確認(rèn)后報(bào)財(cái)務(wù)劃轉(zhuǎn)。辦公用品的分發(fā)領(lǐng)用總部/門店于每月10日前至總部行政部/店助理填寫《辦公用品申購單》。收到各部門經(jīng)審批后的《辦公用品申購單》之后，總部行政部/店助理要進(jìn)行核對，把申請所需全部用品備齊，分發(fā)給各部門。辦公用品管理新進(jìn)人員到職時(shí)由各部門提出辦公用品申請，向總部行政部/店助理請領(lǐng)辦公用品，并列入領(lǐng)用卡人員離職時(shí)，應(yīng)將剩余辦公用品一并繳交總部行政部/店助理。印刷品（如信紙、信封、表格等）除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由總經(jīng)辦/店助理統(tǒng)一印刷、保管。對決定報(bào)廢的辦公用品，由總部行政部/店助理做好登記，在《辦公用品報(bào)廢單》上填寫用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)，并報(bào)財(cái)務(wù)部審核及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)廢注銷手續(xù)。辦公用品正常使用發(fā)生的損壞時(shí)，要及時(shí)向總部行政部/店助理報(bào)告，由總部行政部/店助理安排修理，如不報(bào)告或擅自將損壞的辦公用品丟棄，使用者個(gè)人按非正常使用損壞照價(jià)賠償。企業(yè)對辦公用品的使用情況，實(shí)行年內(nèi)不定期檢查、年末普查的檢查制度，檢查工作由店助理及財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)。會(huì)議管理制度目的：為規(guī)范企業(yè)會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，降低會(huì)議成本，特制定本制度。會(huì)議類別總經(jīng)辦辦公會(huì)（1）總經(jīng)辦辦公會(huì)是由總經(jīng)理本人定期召開的工作例會(huì)。（2）參加人員為營運(yùn)中心店長、財(cái)務(wù)經(jīng)理、企劃經(jīng)理、行政經(jīng)理、資訊經(jīng)理等。（3）時(shí)間原則上定在每月財(cái)務(wù)績效公布后的一周內(nèi)。（4）例會(huì)由總經(jīng)理助理通知，并做好會(huì)議的相關(guān)準(zhǔn)備工作。（5）會(huì)議紀(jì)要由總經(jīng)理助理負(fù)責(zé)整理，并于次日呈總經(jīng)理審閱后發(fā)放至參會(huì)人員。部門例會(huì)（1）部門例會(huì)是由各部門負(fù)責(zé)人定期召開的工作例會(huì)。（2）例會(huì)時(shí)間由各部門根據(jù)部門工作特點(diǎn)合理安排，以不影響日常工作的正常進(jìn)行為原則。會(huì)議的準(zhǔn)備所有會(huì)議主持人和召集單位與會(huì)人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作（包括擬好會(huì)議議程、提案、工作計(jì)劃草案、決議決定草案、落實(shí)會(huì)場、備好座位、通知與會(huì)人等）。會(huì)議應(yīng)按規(guī)定時(shí)間準(zhǔn)時(shí)召開，組織會(huì)議的部門會(huì)前應(yīng)準(zhǔn)備好會(huì)議議程及有關(guān)內(nèi)容，并負(fù)責(zé)維護(hù)會(huì)議紀(jì)律。參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，準(zhǔn)備好與會(huì)議有關(guān)的資料，做好會(huì)議記錄，對要求傳達(dá)的會(huì)議內(nèi)容要及時(shí)進(jìn)行傳達(dá)。會(huì)議涉及機(jī)密事件，所有與會(huì)者要嚴(yán)守保密制度，不得外傳泄密，否則按有關(guān)規(guī)定處理。會(huì)議形成的決議應(yīng)由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)通知有關(guān)執(zhí)行部門，并負(fù)責(zé)監(jiān)督落實(shí)情況。會(huì)議記錄會(huì)議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時(shí)指定會(huì)議記錄員?？偨?jīng)理主持的企業(yè)例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議原則上由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄工作，總經(jīng)理另有規(guī)定的，依據(jù)總經(jīng)理指定的辦法實(shí)行。會(huì)議記錄員應(yīng)遵守的規(guī)定做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議的考勤記錄，根據(jù)需要整理《會(huì)議紀(jì)要》。對會(huì)議已決議事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號注明“決議”字樣。會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、《會(huì)議紀(jì)要》最遲不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽批。會(huì)議室管理會(huì)議室由總部行政部/店助理負(fù)責(zé)管理，各部門如因會(huì)議需要使用會(huì)議室，須事先向總部行政部/店助理申請，由總部行政部/店助理統(tǒng)籌安排。會(huì)議室衛(wèi)生由總部行政部/店助理安排人員保潔，在每次會(huì)議召開前后均要進(jìn)行衛(wèi)生打掃，并做好日常保潔。會(huì)議室電子設(shè)備的管理、使用和維護(hù)由專人負(fù)責(zé)，其他人不得隨意操作，否則造成設(shè)備損壞應(yīng)按價(jià)予以賠償。公文管理制度目的：為規(guī)范公司公文的體式、書寫、審核、發(fā)送等，保障信息暢通，特制定本制度。類別按內(nèi)容分，公文包括通知、報(bào)告、請示、決定、通報(bào)、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等；按行文方向公文分為上行文、平行文（公司/部門間的工作聯(lián)系函）和下行文；按公文的來源將公文分為外來公文、外發(fā)公文及內(nèi)部公文；按處理時(shí)間要求分為急件和平件；按密級程度分為機(jī)密件、秘密件和普通件（有關(guān)股權(quán)公司變更及高層管理探討的決議、紀(jì)要等屬機(jī)密公文；有關(guān)公司人員的任免、薪酬方面的公文屬秘密，其他因日常辦公而形成的管理事務(wù)性公文屬普通公文）。職責(zé)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)公文的起草，所屬部門經(jīng)理復(fù)核；公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)簽發(fā)。公司總部行政部負(fù)責(zé)公司對內(nèi)發(fā)文的發(fā)送以及對內(nèi)、對外公文的建檔、保管。公文的格式公文標(biāo)題公司內(nèi)部及對外發(fā)送的公文標(biāo)題統(tǒng)一按以下格式命名：（關(guān)于）事由（的）文體例：（關(guān)于）公文寫作考核（的）通知除法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題不加標(biāo)點(diǎn)符號，字體統(tǒng)一用宋體，標(biāo)題統(tǒng)一用小二號居中并加粗以明示，文件編號用小四號并居中，正文統(tǒng)一用四號字體，行間距統(tǒng)一用1.5倍間距；公文發(fā)文字號公司內(nèi)部及對外發(fā)送的公文必須統(tǒng)一編號，編號格式如下：內(nèi)部發(fā)文具體編號為：單位簡稱/（單位簡稱+部門簡稱第一個(gè)字）+發(fā)文類型+發(fā)文時(shí)間+發(fā)文序號例：三總行字【2010】001號對外發(fā)送的公文具體編號為：單位名稱+發(fā)文時(shí)間+發(fā)文序號例：三總【2007】001號公文結(jié)尾可視具體情況注明抄報(bào)和抄送單位。公文的寫作原則一般不得越級請示和報(bào)告；“請示”應(yīng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送單位；所有公文的發(fā)文日期應(yīng)該寫具體的年月日，正確的寫法為：如“二0一0年九月三日”；公文中序數(shù)的表述應(yīng)按層次使用，大小層次為：“一”“（一）”“1”“（1）”，如果只有一層，只能用第一層“一”，如果是兩層或兩層以上，第一層的使用可視具體情況選擇，但順序不能越層；公文管理所有對內(nèi)、外發(fā)送的公文經(jīng)辦人均要送一份公司總經(jīng)辦存檔；所有公文的發(fā)送包括以函件形式寄發(fā)，均由經(jīng)辦人/部門辦理；公司內(nèi)部發(fā)文由總經(jīng)辦進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放，接收部門要進(jìn)行簽收，該表應(yīng)同文件原件一并存檔。檔案管理制度目的：為規(guī)范公司檔案資料管理，促進(jìn)檔案資料工作為公司各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，特制訂本辦法。適用范圍：適用內(nèi)容：公司重要文件資料的建檔、保管、使用及銷毀管理；適用對象：公司行政主管、檔案室管理人員及各部門負(fù)責(zé)文書工作的助理或秘書。定義與概念說明：檔案：組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、完整的歷史記錄；資料：可參考作為根據(jù)的材料，包括圖書、影音等；財(cái)務(wù)檔案：指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)；電子檔案：具有保存價(jià)值的電子文件，是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)等處理的數(shù)碼序列。職責(zé)：總部行政部是公司檔案資料管理工作的監(jiān)督部門；總部行政部是公司檔案資料管理工作的主管部門；各部門負(fù)責(zé)日常檔案資料的保管，并定期移交至行政部檔案室；行政部檔案室按年度建檔立卷。基本原則：各部門分散管理，定期移交，集中建檔。歸檔范圍：涉及公司成立或正常經(jīng)營的前置合法性文件，如公司章程、股東名冊、組織規(guī)程及辦事細(xì)則、董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄、驗(yàn)資報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件或證照、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、工程設(shè)計(jì)圖、其他經(jīng)核定須永久保存的文書；公司與供應(yīng)商及相關(guān)單位的合同、各種協(xié)議書、來往信件等；公司會(huì)議原始記錄、紀(jì)要和決定；公司發(fā)布的通知、通報(bào)、規(guī)章制度；公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、工作總結(jié)；其他具有保存價(jià)值的文件、圖書、影音資料等。移交前文件資料保管：移交之前各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門的文件資料保管：文件資料存放應(yīng)規(guī)范有序，做好文字標(biāo)簽說明，以便查找；定期將需要?dú)w檔的文件資料移交至檔案室，并辦好交接簽收手續(xù)；做好部門的圖書資料管理，為部門工作人員提供有效的文件資料服務(wù)；做好臨時(shí)使用文件資料的登記手續(xù)。移交時(shí)間：歸檔時(shí)間可分為年終歸檔和及時(shí)歸檔：年終歸檔：各部門該年度普通類文件資料；即時(shí)歸檔：重要文件如機(jī)密或絕密文件及公司合同、證件證照、決議等。財(cái)務(wù)部當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后，由財(cái)務(wù)部整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，移交檔案室統(tǒng)一保管；工程建設(shè)檔案在其完工驗(yàn)收后，由工程建設(shè)部門整理成卷，在5個(gè)工作日內(nèi)交檔案室保管。建檔流程：點(diǎn)收：行政部檔案室工作人員負(fù)責(zé)檔案資料點(diǎn)收工作；認(rèn)真填寫“移交登記表”，注明文件資料名稱、數(shù)量、移交部門及移交人員署名等；檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入；文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦；與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。整理：文件裝訂以左方為準(zhǔn)，裝訂時(shí)應(yīng)對準(zhǔn)左上角、理齊釘牢；文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。同一文書應(yīng)裝訂于一個(gè)檔夾，一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并增設(shè)“卷次”編號，以便查考；每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)置索引、編排目錄，以提高查閱效率。分類（暫緩）：檔案分類原則為切合實(shí)用，結(jié)合公司實(shí)際，按大類、中類、小類三級分類；大類按目前公司部門來分，中類根據(jù)總部、門店來分，小類視實(shí)際而定；舉例說明：如華大店人事招聘店助文件，大類為人事部，中類為華大店，小類為人才招聘類；又如公司與供應(yīng)商簽訂的采購合同，應(yīng)歸在商品中心采購部總部合同類，大類為商品中心采購部，中類為總部，小類為合同類。密級劃分及確定公司檔案密級分為四類：絕密、機(jī)密、秘密、普通。絕密是指與公司生存、經(jīng)營、人事有重大利益關(guān)系，如果泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的檔案資料，主要包括：公司董事會(huì)形成的會(huì)議記錄；公司各種權(quán)利證照、可研報(bào)告、勘探報(bào)告、項(xiàng)目方案等。機(jī)密是指與公司的生存、經(jīng)營、人事有重要利益關(guān)系，泄露會(huì)使公司安全和利益遭到嚴(yán)重?fù)p害的檔案資料，主要包括：會(huì)計(jì)憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)表及其它應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料；公司大事記；經(jīng)營過程中形成的所有合同、協(xié)議；公司范圍內(nèi)工程項(xiàng)目圖紙、預(yù)、決算報(bào)告等。秘密是指與公司生存、經(jīng)營、人事有較大利益關(guān)系，如果泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受損害的檔案資料，主要包括：公司在全年工作中形成的文件、材料、總結(jié)；人事檔案；單價(jià)在２０萬元以上的設(shè)備儀器檔案；企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中所形成的聲像檔案；獲得政府部門頒發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗、榮譽(yù)證書等實(shí)物性檔案。普通是指與本公司生存、經(jīng)營、人事利益關(guān)系較小，如果泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受損害的可能性很小的檔案資料，主要包括：公司總部及下屬各門店在全年工作中形成的設(shè)備管理、設(shè)備配置、工作安排等方面的文件。各密級內(nèi)容知曉范圍：各級檔案公開應(yīng)當(dāng)遵循“知必所需”的原則，一般而言：絕密級檔案局限于董事、監(jiān)事或董事長確定的其他人員；機(jī)密級檔案局限于總經(jīng)理辦公會(huì)議成員或總經(jīng)理確定的其他人員；秘密級檔案局限于各部門負(fù)責(zé)人（經(jīng)理或以上級別）指定人員；普通級檔案局限于公司內(nèi)部相關(guān)工作人員。密級的確立與變更各部門在生成相應(yīng)檔案時(shí)，由其負(fù)責(zé)人確定、注明各類文件資料的密級劃分和保密期限的意見，加蓋相應(yīng)密級印章。不能確立密級時(shí)，則由檔案生成部門負(fù)責(zé)人提請行政中心確定。同一案卷內(nèi)有不同密級文件的，應(yīng)以高密級為本卷密級。不同密級檔案應(yīng)當(dāng)區(qū)別對待，分區(qū)存檔，確保其安全、保密。電子檔案：各部門移交文件資料時(shí)，若有對應(yīng)電子版文件，一并交與檔案室；檔案室管理人員負(fù)責(zé)將電子版文件分類打包，標(biāo)明入庫日期和文件名稱，保存電腦；年初檔案室管理人員申請將上一年電子版文件刻成光盤，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，資訊部執(zhí)行，刻完的光盤應(yīng)附有說明，以便查閱。檔案保管期限：類別密級程度保管期限文件范圍人事檔案重要隨員工在職時(shí)間變化員工個(gè)人檔案、勞動(dòng)合同、證件、反映員工工作情況文件行政檔案機(jī)密永久股東變更、股東會(huì)決議；刊物重要長期章程、商務(wù)證件、重要決策會(huì)議紀(jì)要、重要收發(fā)文；普通短期例行工作會(huì)議紀(jì)要、例行收發(fā)文財(cái)務(wù)檔案機(jī)密永久各種帳本、憑證及年度決算報(bào)表聲像檔案重要長期有紀(jì)念意義及價(jià)值等錄音、攝像資料一般短期例行一般活動(dòng)的音像資料合同檔案機(jī)密永久合作合同、融資合同、其他特殊合同重要長期重要事項(xiàng)所簽訂的專項(xiàng)合同普通短期例行工作所發(fā)生的一般業(yè)務(wù)合同檔案資料使用：檔案室管理人員必須做好檔案資料服務(wù)工作：在公司OA系統(tǒng)或內(nèi)部論壇定期公布入庫檔案及圖書資料信息；對入庫檔案編排目錄，標(biāo)明入庫日期、檔案名稱、內(nèi)容提要，以方便查閱；定期統(tǒng)計(jì)檔案使用情況，每年終統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案查閱人次，總結(jié)檔案使用效果。查閱檔案注意事項(xiàng)：公司檔案資料不得外借；工作人員因工作需要，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱檔案室文件，并作查閱登記；查閱機(jī)密文件須經(jīng)所屬中心副總批準(zhǔn)，查閱絕密文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；檔案資料必須現(xiàn)場查閱，特殊情況須辦理借出手續(xù)，并及時(shí)歸還；復(fù)印文件（僅限于普通類文件）必須申請，且經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、轉(zhuǎn)借或損壞；檔案交還時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，檢查有無遺失或損壞。銷毀處理：對于保管期滿的文件，每年銷毀一次；各部門對無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可自行銷毀；行政部門對于保管期滿的文件，在征求相關(guān)主管部門領(lǐng)導(dǎo)意見后可予以銷毀；保管期滿文件如還需使用，須書面申請，寫明原由及期限，由其部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；銷毀采用粉碎方式，銷毀時(shí)應(yīng)有防損部人員在場監(jiān)督公司檔案資料使用須知公司檔案資料不得外借；查閱檔案資料，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并作查閱登記；檔案資料必須現(xiàn)場查閱，特殊情況須辦理借出手續(xù)，并按時(shí)歸還；復(fù)印文件（僅限于普通類文件）必須申請，且經(jīng)行政部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱機(jī)密檔案、絕密檔案均須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、轉(zhuǎn)借或損壞；檔案交還時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，檢查有無遺失或損壞。印章管理制度目的：為規(guī)范公司印章的正確使用，確保印章的嚴(yán)肅性，避免出現(xiàn)失誤，減少損失，特制訂本辦法。印章種類分為：公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人印章、印鑒章、發(fā)票專用章、各部門印章，及其他因工作需要而使用的各業(yè)務(wù)印章。印章的使用公司公章管理及使用公司的公章由公司指定專人保管；公章管理者必須嚴(yán)守公司有關(guān)商業(yè)機(jī)密，并認(rèn)真審核需加蓋公章的文件資料及相關(guān)審批手續(xù)是否完整，對公章使用上出現(xiàn)的失誤負(fù)有間接責(zé)任；有關(guān)公司股權(quán)、股東等變更資料、公司成立、注銷資料，及有關(guān)財(cái)務(wù)上的特殊資料蓋章，須經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)方可蓋章；公司公章的使用流程：由經(jīng)辦人填寫《用印申請單》，按照公司核決權(quán)限審批后至公章管理員處辦理蓋章手續(xù)，否則公章管理者不允許給予辦理任何蓋章手續(xù)；公司所有的對外發(fā)文需公司總經(jīng)理審批，承諾函需總公司董事長或授權(quán)人審批，審批者因外出無法簽字批準(zhǔn)時(shí)，公章管理者可視情況給予延遲，如因特殊情況，則須致電審批人確認(rèn)，待審批人返回后補(bǔ)簽；公章的審批（除對外發(fā)文外）統(tǒng)一填寫《用印申請單》，該表由公章管理者保管、記錄各公章的使用情況，并將該表永久保存，以備查用；合同專用章的使用公司所有因業(yè)務(wù)關(guān)系而發(fā)生的對外簽訂的協(xié)議或合同，均統(tǒng)一使用合同專用章，該印章由專人負(fù)責(zé)；印章管理者在使用合同專用章時(shí)，須認(rèn)真核對合同的最終確認(rèn)稿，若發(fā)現(xiàn)與會(huì)簽意見有不符時(shí)，應(yīng)及時(shí)與合同經(jīng)辦部門經(jīng)理確認(rèn)，并確認(rèn)合同文本上有代表人簽字后方可予以蓋章，同時(shí)加蓋公司的騎縫專用章；所有合同蓋章前均須需按照相關(guān)管理辦法審批并填寫《合同審查會(huì)簽表》（詳見《合同管理辦法》），經(jīng)審批后，采用“公司用印登記表”進(jìn)行記錄，該表永久保存，以備查用。財(cái)務(wù)專用章、私人印鑒章的使用財(cái)務(wù)專用章僅限于公司財(cái)務(wù)印鑒及有關(guān)銀行帳務(wù)處理、發(fā)票的使用，私人印鑒章僅作為公司因帳務(wù)往來而產(chǎn)生的銀行支票的使用，該印章均有專人負(fù)責(zé)保管；印鑒蓋章除提總公司董事長或授權(quán)人特別書面授權(quán)外，均須有總公司董事長或授權(quán)人簽字方可蓋章，若臨時(shí)急用款項(xiàng)須經(jīng)口頭確認(rèn)后方能蓋章，事后應(yīng)補(bǔ)簽；有關(guān)銀行帳務(wù)處理及發(fā)票的使用均由財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)方能蓋章。印章保管者必須建立登記臺帳，認(rèn)真審核每筆款項(xiàng)的用途及金額，并做好記錄，永久保存，以便備查。法人代表印章的使用法人代表印章代表公司法定代表人的簽字，由專人負(fù)責(zé)保管；法人代表印章的使用范圍：財(cái)務(wù)及有關(guān)銀行帳務(wù)方面、業(yè)務(wù)合同法人簽訂、授權(quán)委托書等；若因工作需要須法人代表簽章的，必須先經(jīng)法人簽字后方可蓋章；有關(guān)業(yè)務(wù)合同須加蓋法人代表印章的，經(jīng)合同會(huì)簽定稿并有領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方能蓋章；財(cái)務(wù)及有關(guān)銀行帳務(wù)方面由財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)；特殊的授權(quán)委托書須經(jīng)公司董事長或授權(quán)人批準(zhǔn)；各專用章及其他印章的使用為方便業(yè)務(wù)開展，公司所開發(fā)項(xiàng)目、各部門經(jīng)批準(zhǔn)可啟用項(xiàng)目專用章及部門專用章。財(cái)務(wù)發(fā)票專用章僅限于財(cái)務(wù)開具票據(jù)使用，該印章由公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定專人進(jìn)行保管，所開具的票據(jù)是合法、有效的，并且是用于正常業(yè)務(wù)開展和需要的；各部門印章的啟用是為業(yè)務(wù)上的便利，該印章由部門指定專人保管，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方能蓋章，相應(yīng)的登記臺帳由各部門自行建立；公司對外簽訂的合同或有關(guān)文件須加蓋相應(yīng)公司的騎縫專用章或公章；若正式文件因筆誤需要修改而無法重新修訂時(shí)，應(yīng)加蓋相應(yīng)公司的校正章或公章；有關(guān)作廢的文件需進(jìn)行保留時(shí)，加蓋“作廢保留”章以便識別；公司商務(wù)證件或其他重要文件復(fù)印件的對外使用，須相關(guān)人員簽署有關(guān)使用用途限制的說明；印章的刻制所有的印章刻制均由需求部門提出申請，公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法人代表印章須經(jīng)總公司審批，其余印章由公司總經(jīng)理審批，各類印章均由總部行政部統(tǒng)一刻制，刻制完后通知相關(guān)人員前來領(lǐng)用，并作好領(lǐng)用登記。印章的啟用印章啟用須以通知形式發(fā)文告知，并由公司總經(jīng)理審批。印章的外帶公章原則上不外帶，若因特殊業(yè)務(wù)需要外帶時(shí)，則公章管理者應(yīng)請示公司總經(jīng)理批示并隨經(jīng)辦人員一并外出辦理；外帶所蓋的文件需及時(shí)補(bǔ)辦相應(yīng)登記手續(xù)；其他若印章不慎遺失，發(fā)現(xiàn)者應(yīng)及時(shí)向總部行政部報(bào)告，視情況做相應(yīng)的登報(bào)聲明工作，并及時(shí)補(bǔ)刻印章；公司若因注銷或業(yè)務(wù)結(jié)束，印章需進(jìn)行作廢時(shí)，由職能部門提出申請，報(bào)總司總經(jīng)理批準(zhǔn)后由印章管理者進(jìn)行作廢處理，并將作廢的印章交公司總部行政部保存。嚴(yán)禁把印章蓋在空白紙張上；若因特殊業(yè)務(wù)需要加蓋印章的空白文件或介紹信時(shí)，須進(jìn)行相關(guān)登記并說明使用用途，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，同時(shí)經(jīng)辦人員返回時(shí)，應(yīng)及時(shí)向印章管理者提交相應(yīng)文件的復(fù)印件；印章管理者應(yīng)做好印章的保護(hù)及清潔工作；所有印章管理者必須認(rèn)真審核把關(guān)所蓋印章的文件，并對印章使用的失誤負(fù)有間接責(zé)任；所有有關(guān)印章使用情況的登記表，總部行政部應(yīng)在年終時(shí)統(tǒng)一存檔。車輛管理制度目的：為了保障車輛的正常使用和規(guī)范管理，提高用車效率，降低各項(xiàng)成本的支出，特制定本規(guī)定，駕駛員及管理人員務(wù)必嚴(yán)格按此規(guī)定執(zhí)行。職責(zé)：公司所有公務(wù)車輛的申購均須報(bào)總公司審批，總部行政部負(fù)責(zé)車輛的調(diào)配、保險(xiǎn)、過戶及公司日常車輛派車等使用管理；司機(jī)負(fù)責(zé)所駕駛車輛的清潔、日常維護(hù)、保養(yǎng)等相關(guān)工作。管理規(guī)定：車輛的維護(hù)和保養(yǎng)：司機(jī)在每日出車前必須檢查車輛的各項(xiàng)指標(biāo)是否正常（包含氣壓、制動(dòng)、機(jī)油位、轉(zhuǎn)向、燈光、儀表、馬達(dá)、后視鏡、汽油等）；車輛在使用過程中應(yīng)確保外觀、駕駛室清潔保持清潔，正常一周洗車一次；行政主管每