高效會議秘訣

高效會議秘訣目錄一、組織干預與會議概述二、會議為什么低效三、如何提高會議效能組織發(fā)展是以組織有效性為前提，對于低效工作要積極采取干預策略組織發(fā)展干預，是指系統(tǒng)改善組織缺陷，對組織成員和團體采用各種干預措施的過程。一般在三個水平上進行。針對個人1針對群體2針對組織3如職業(yè)計劃與技能發(fā)展等如角色分析與團隊建設(shè)等調(diào)查反饋，方格組織的發(fā)展等會議習議學會討論、商議聚會、見面、集會會議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進行討論、交流的活動。會議是一種群體溝通的方式。會議是一種群體溝通方式會議起源人類開會的歷史可謂是源遠流長。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會稽山召集了全國的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國的財政問題。據(jù)說，會稽山原名茅山，因召開此會而更名。公元前681年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會盟，首開國際會議的先河。隨著齊國國力和國際地位的逐漸升高，齊國召開的國際會議的頻率和規(guī)模也越來越高。因此，齊桓公也被譽為是“文山會?！钡淖鎺煚敗h起源目錄一、組織干預與會議概述二、會議為什么低效三、如何提高會議效能會議恐懼癥《哈佛商業(yè)評論》調(diào)查結(jié)果400萬 1100小時

次英國每天大約有

400萬個小時被用

于團隊的會議美國平均每天要

舉行1100次的團隊會議3.5小時每個主管每天的正式會議時間1小時每個主管每天的非正式會議時間會議作用會 議群體決策、碰撞思路（招聘考核政策、每個項目50次成功）互動，提升、提煉并驗證某些觀點更直接、更清晰的參與交流，參會者更主動執(zhí)行（決策會議、會議策劃碰撞思路會議）面對面地溝通和交流互相學習找差距（基地成果展、主管經(jīng)理每周價值工作匯報）會議重要性成

功

的

捷

徑是

復

制

人

才

的

搖

籃（閃光人物、英雄報告會）倍 增 時 間用

最

短

的

時

間

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遞最 準 確 的 信 息解決困惑，感化引導，借力使力。加

油

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充

電突破瓶頸助推器止 痛 療 傷 的 良 藥成

長

鍛

煉

交

流經(jīng) 驗 的 地 方開會的時機問題需涉及不同崗位員工或多部門協(xié)調(diào)解決；有重要事情需要把參與人集中到一起傳達；領(lǐng)導者需要公開表彰先進以激勵士氣等。發(fā)起人想從參會者那里獲取信息或建議；發(fā)起人想讓參會者參與解決問題或制定決策；領(lǐng)導者需要聽取下屬的工作匯報并監(jiān)督進度；適于開會的情況123456已經(jīng)形成慣例的每周例會，卻沒有什么事情要討論；會議成本太大，或還有比開會更好的辦法；問題用電話、備忘錄或個別談話等方式解決起來更好；所談事務密級較高，不宜擴大知情范圍；發(fā)起人對要解決的問題已經(jīng)作出決定；大家之間怨氣大、敵對情緒濃，開會前需要時間平靜。123456開會的實際情況會議的成本一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。請看，“文山會海”的成本是：時間成本金錢成本效益成本機會成本會議成本時間成本＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準備時間＋與會者的旅行時間＋正式會議時間＋會議休息及耽擱時間）。金錢成本＝開會的時間成本×與會人員平均每小時的工資＋場地費、設(shè)施費、文件復印費、交通費、茶水費、餐飲住宿費等的成本。效益成本＝參會人員若不用參加會議，那么在這段時間可以為公司帶來的效益。機會成本＝開會過程中，因未及時接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶＋不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。低效會議的特點沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導致會議低效的根本原因。沒有明確的會議議程及時間分配規(guī)則，導致會議的進展和時間很難把控。參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴重，或該到的人未到。未指定主持人或主持人未能嚴格按照議程來控制會議，被參會者牽著鼻子跑。思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時，精神未能及時傳達。時間選擇不恰當，比如安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。地點選擇不合適，比如設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。主題議程參會人主持人記錄時間地點目錄一、組織干預與會議概述二、會議為什么低效三、如何提高會議效能日本的高效會議革命日本的大小企業(yè)都在熱烈地展開“會議革命”，強化自身競爭力，以期由此帶來利潤。在豐田汽車的辦公室里，處處可看到這樣的標題：“只開有實際效果的會議!”、“準時開始，最好一小時內(nèi)結(jié)束”、“重點在實際行動”。在日產(chǎn)被稱為“價值優(yōu)先”的跨部門會議，不請部長出席。因為部長是做最后決定的人，如果與會，可能影響討論方向的內(nèi)容。日本的會議革命日本的會議管理日本太陽工業(yè)公司每次開會時總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本＝每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×會議時間（小時）。公式中平均工資所以乘3，是因為勞動產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因為參加會議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會態(tài)度就會慎重，會議效果也十分明顯。不同類型會議的不同管理辦法思想教育會議思想教育主持人的選擇、教育典型事例的選擇、會議中人員的總結(jié)感悟分享，會議的專著重復教育。培訓會議培訓講師的選擇、培訓內(nèi)容及課件的準備、會議中知識點疑問的解答、會后培訓學習效果的考核檢查學習會議會議形式的確定、代表人物的確定及代表事例的準備、學到內(nèi)容的感悟分享。高效會議秘訣1議題明確一次會議，最好只有一個主題?？梢约袝r間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問題。綜合性會議，最多也不要超過三個議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。目錄2議程清晰要有明確的議程及時間分配規(guī)則，方好有效控制會議的進程和時間使用，確保會議高效。 注意：議程安排上，不要領(lǐng)導先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主按領(lǐng)導意見辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。目錄3精選參與人會議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會增加會議成本，延長會議時間，也會增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會議結(jié)論，也不利于會議控制。因此，要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加會議的人員，不要讓不相關(guān)的人參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象。目錄4指定主持人無論是何種形式的會議，必須要明確指定會議主持人。會議主持人要嚴格按照會議的議程、時間安排等做好會議的主持和控制。目錄5做好會議記錄參加會議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此，為了能夠?qū)叩陌l(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項能夠清晰地保留下來，必須要做好會議記錄。會議記錄的主要內(nèi)容包括會議的全部要素（議題、議程、時間、地點、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項、會議附件）等。同時，為了及時貫徹會議的精神，增強會議時效性，趁熱打鐵追蹤會后的待完成事項，會議記錄要在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成并發(fā)送到與會人員手中。目錄6合適的時間上午10-12點和下午1-3點是比較適合開會的時段。某項研究如下：心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。不太合適開會。最適合調(diào)動員工集思廣益、頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。員工進入工作狀態(tài)。最適合進行一對一的會談，也是進行業(yè)務會談的最佳時機。員工進入一天當中的倦怠期，希望馬上回家，這時會議往往會事倍功半。目錄7合適的地點1會議室大小要適當。會議室過大，人相對較少，氣氛容易變僵，會議難以活躍。相反，如果會議室過于狹小，就會令人煩悶、不舒服，無法營造良好的氣氛。23桌椅擺放要符合會議討論的要求。比如采用U型、圓形的會議桌擺放方式。要選擇安靜的會議場所，同時，要選擇隔音好的房間，避免影響他人或泄密。目錄會議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會前的準備。不要開沒有準備的會議，即便是細小的事情也要毫無遺漏地做好準備。提前準備好會議議題、議程、會議材料并確定參與人、主持人和記錄人等；會議議題、議程、時間、地點確定后，要提前告知參會人員并提前發(fā)放相關(guān)會議資料。提前準備好會場、開會設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。注意，會議不能僅僅郵件、短信的方式通知，為了表示對會議的重視并確保參會人員及時收到會議通知，必須要輔以電話的方式或當面再次通知，并提醒與會人員應做8會議前準備好哪些準備。目錄會議主持人應對會議過程進行良好的引導和控制，如主持人工作未到位，那么會議中的領(lǐng)導者應及時提醒，以防會議脫離控制。1）確保會議按時開始，并嚴格按照會議議程進行；2）嚴格把控會議時間和進度，避免會議的拖沓和冗長，并要按時結(jié)束；3）營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機會并引導大家積極發(fā)言或獻計獻策。4）保障與會者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護與會人員不受人身攻擊。5）控制會議秩序，避免過度爭吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應立即予以制止。6）對討論的結(jié)果及時進行匯總，并形成會議結(jié)論。9會議中做好控制目錄衡量一個會議是否有成效，一是要看會議是否能夠形成有效的決策，二是要會后的決策是否能在規(guī)定的時間內(nèi)實現(xiàn)。因此，會后的追蹤非常重要，會后有追蹤，才能把會議的決議形成生產(chǎn)力。會議記錄要明確記錄待追蹤事項。以下為待《××會議追蹤事項表》，可參考：10會議后跟蹤會議發(fā)起人要指定專人（會議主持人、記錄人或其他人員）來追蹤待完成工作的進度，并明確指出追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報的頻率（多久匯報一次），直至所有事項徹底完成。序號 待完成事項內(nèi)容 責任人 時限 資源需求備注1234會議禁忌會議前A1)準備不充分、會議形式單一、主題目標、想要達到效果不明確；2)會議通知/會場設(shè)備設(shè)置布置不到位；3)會議課件視頻/PPT的質(zhì)量及新穎性。會議中B1)不負責：一言堂或參會者只聽不互動分享見解2)議而不決：每個人都有自己的想法，但最后沒有總結(jié)決斷，沒有形成