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制度名稱原材料供應(yīng)管理制度制度編號(hào)WNJT/ZD-GY-06撰寫(xiě)人文字校對(duì)部門(mén)審核制度頁(yè)碼數(shù)總經(jīng)理簽發(fā)原材料采購(gòu)管理制度?原材料采購(gòu)合同管理制度物資采購(gòu)合同管理制度第一章總則第一條目的。為了規(guī)范采購(gòu)合同簽訂H勺管理,保證交易日勺可靠有效,減少采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),最大限度維護(hù)公司利益,特制定本管理制度。第二條合用范疇。本制度合用于生產(chǎn)所需U勺多種原材料、外協(xié)加工、設(shè)備及備件、辦公用品等采購(gòu)。第三條權(quán)責(zé)劃分。.采購(gòu)部負(fù)責(zé)合同條款的商討、草擬和合同11勺履行跟蹤。.生產(chǎn)總管、質(zhì)量管理人員、技術(shù)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部、庫(kù)管和班組參與合同條款的公審。.總經(jīng)理或其授權(quán)人負(fù)責(zé)合同簽訂的批準(zhǔn)。.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同資金的準(zhǔn)備與結(jié)算、資料員負(fù)責(zé)合同原件的保管。第二章合同擬定、審批和簽訂第四條合同擬訂。.合同擬訂必須在進(jìn)行供應(yīng)商調(diào)查和詢價(jià)、比價(jià)日勺基本上進(jìn)行。.采購(gòu)合同部門(mén)主管應(yīng)根據(jù)對(duì)方資信狀況,起草符合本制度規(guī)定H勺采購(gòu)合同。3、采購(gòu)合同應(yīng)本著先A級(jí)后B級(jí),特出狀況下經(jīng)批準(zhǔn)才干啟動(dòng)C級(jí)供應(yīng)商。第五條合同必要條款。.交貨地點(diǎn)、方式。.交貨期。.產(chǎn)品包裝規(guī)定。.規(guī)格、特性指標(biāo)含量。對(duì)于有特殊品質(zhì)規(guī)定或內(nèi)在性能較為復(fù)雜的原料和設(shè)備,如設(shè)備、非原則件、原料的特殊性規(guī)定等,應(yīng)做具體規(guī)定,必要時(shí)簽訂技術(shù)指標(biāo)含量必備合同書(shū)。.驗(yàn)收。(1)供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格遵守合同商定,按期、如數(shù)、保質(zhì)于指定地點(diǎn)交貨。(2)供應(yīng)商供應(yīng)的貨品必須為完好合格品并符合合同規(guī)定。(3)驗(yàn)收工作由工地總負(fù)責(zé)、技術(shù)負(fù)責(zé)、材料員和庫(kù)管聯(lián)合進(jìn)行,供應(yīng)商可提供必要的技術(shù)支持,但對(duì)工程工地聯(lián)合驗(yàn)收小組的最后判決不得持有異議。對(duì)長(zhǎng)期合伙H勺供應(yīng)商可將抽樣方式、樣品實(shí)驗(yàn)、鑒定基準(zhǔn)與對(duì)方溝通清晰。并且可以邀請(qǐng)供應(yīng)商參與抽樣和檢查。.標(biāo)記規(guī)定。對(duì)不同批號(hào)混用也許導(dǎo)致品質(zhì)問(wèn)題或帶來(lái)生產(chǎn)不便日勺貨品如鋼筋或易于混淆日勺貨品如加氣塊應(yīng)規(guī)定明確標(biāo)記,以便進(jìn)行辨別管理。.不合格品解決。(I)不合格品應(yīng)由供應(yīng)商取回,并由公司另定期限補(bǔ)齊。(2)鑒別不合格品時(shí)所產(chǎn)生的人工費(fèi)用由供應(yīng)商承當(dāng)。(3)減少驗(yàn)收水準(zhǔn)接受供應(yīng)商的貨品時(shí),貨款應(yīng)酌情折讓。(具體原則見(jiàn)附件)(4)因貨品不合格所產(chǎn)生的)一切損失及費(fèi)用由供應(yīng)商承當(dāng)。(5)不合格產(chǎn)品應(yīng)及時(shí)告知供應(yīng)商,告知發(fā)出后在規(guī)定期間內(nèi)公司不收取保存費(fèi)用,超過(guò)告知時(shí)間的倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)按照每噸每天20元的J費(fèi)用收取保存費(fèi)。此項(xiàng)費(fèi)用應(yīng)交財(cái)務(wù)部門(mén)另立財(cái)務(wù)科目歸帳。.保密條款。供應(yīng)商不得泄露訂購(gòu)物品或估價(jià)的材料規(guī)格、設(shè)備型號(hào)、數(shù)量、貨品及其她業(yè)務(wù)機(jī)密。.付款方式。(1)貨款支付結(jié)算采用貨到后每月按特定期間段按比例付款的方式;(2)按雙方協(xié)商擬定H勺合同執(zhí)行。(3)款到發(fā)貨日勺方式應(yīng)盡量避免,不得已時(shí)也應(yīng)以此為條件爭(zhēng)取折扣。第六條合同審批。.針對(duì)大日勺供應(yīng)合同或資金較高H勺供應(yīng)合同,材料部將擬訂的合同草稿交有關(guān)部門(mén)審核并使之提出建議。.公司財(cái)務(wù)部重要負(fù)責(zé)對(duì)合同價(jià)款的形成根據(jù)、款項(xiàng)收取或支付條件等條款進(jìn)行審查并提出意見(jiàn)。.公司法律顧問(wèn)重要對(duì)合同內(nèi)容條款的合法性進(jìn)行審查并提出審查意見(jiàn)。.授權(quán)負(fù)責(zé)人對(duì)合同所涉內(nèi)容進(jìn)行全面審查并提出審查意見(jiàn)。.公司總經(jīng)理根據(jù)有關(guān)部門(mén)所提意見(jiàn)、辦理程序的規(guī)范性以及其她覺(jué)得需要審查的內(nèi)容對(duì)合同進(jìn)行審視并簽訂意見(jiàn)。也可以授權(quán)審核簽發(fā)。.材料部根據(jù)公司總經(jīng)理或授權(quán)人H勺審查意見(jiàn)修改合同文本,并將審查意見(jiàn)、合同簽訂有關(guān)附件等文獻(xiàn)再次報(bào)送審查后,由公司總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托授權(quán)的的合同簽訂代理人正式簽訂合同。第七條長(zhǎng)期合同。.對(duì)于長(zhǎng)期、穩(wěn)定的供應(yīng)商,可采用簽訂一份總合同(如一年期),此后以每一采購(gòu)單作為合同附件H勺方式進(jìn)行交易。.采購(gòu)經(jīng)辦人與供應(yīng)商談妥合同條款后,應(yīng)擬訂合同,將合同評(píng)審表提請(qǐng)公司合同審核辦公室審核,后報(bào)總經(jīng)理總經(jīng)理或授權(quán)人審核、批準(zhǔn)。第三章合同履行第八條合同履行。.合同生效即具有法律約束力,公司必須按合同商定全面履行規(guī)定的I義務(wù),遵守誠(chéng)實(shí)信用原則,根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行告知、協(xié)助、保密等義務(wù)。.在合同履行過(guò)程中,合同承辦單位應(yīng)對(duì)合同口勺履行狀況以履約管理臺(tái)賬形式做具體、全面FI勺書(shū)面記錄,并保存有關(guān)可以證明合同履行狀況H勺原始憑證。如合同履行困難,必須及時(shí)向有關(guān)參與合同管理的I部門(mén)通報(bào)和報(bào)告有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)。第九條合同變更。嚴(yán)格按照合同商定維護(hù)公司權(quán)利和履行有關(guān)義務(wù)。在合同履行中浮現(xiàn)下列狀況之一H勺,執(zhí)行機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司,并按照國(guó)家法律法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定及合同商定與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商變更或解除合同。.由于不可抗力致使合同不能履行H勺。.由于對(duì)方在合同商定的期限內(nèi)沒(méi)有履行合同所規(guī)定的義務(wù)。.因狀況變更,致使我方無(wú)法按商定履行合同,或雖能履行但會(huì)導(dǎo)致我方重大損失H勺。.其她合同商定H勺或法律規(guī)定H勺情形浮現(xiàn)。第十條合同發(fā)生糾紛時(shí),會(huì)同法律顧問(wèn)與合同對(duì)方協(xié)商解決,協(xié)商不成需進(jìn)行仲裁或訴訟的,協(xié)助法律顧問(wèn)辦理有關(guān)事宜。第四章合同保管第十一條材料部簽訂合同后,應(yīng)將合同原件送檔案室和財(cái)務(wù)部進(jìn)行分別保管。第十二條材料部留存采購(gòu)合同H勺復(fù)印件備查,同步將合同復(fù)印件送工地總管、質(zhì)量管理部、預(yù)決算部、技術(shù)部各一份。2.原材料采購(gòu)作業(yè)實(shí)行措施原材料采購(gòu)實(shí)行措施第一章總則第?條目的。為加強(qiáng)我司的采購(gòu)工作管理,規(guī)范物資采購(gòu)作業(yè)事務(wù),提高物資采購(gòu)效率,特制定本措施。第二條采購(gòu)基本規(guī)定。.采購(gòu)對(duì)象。采購(gòu)前對(duì)廠方材料質(zhì)量、性能、供應(yīng)商報(bào)價(jià)水平、交貨期限、售后服務(wù)等作出評(píng)價(jià),以供選擇時(shí)參照。.價(jià)格、質(zhì)量。以合理價(jià)格采購(gòu)較高品質(zhì)的材料。.時(shí)限。配合使用部門(mén)需要口期及需要量,聯(lián)系廠方即時(shí)供應(yīng)。第三條采購(gòu)方式。材料部門(mén)應(yīng)根據(jù)材料使用狀況、用最低、采購(gòu)頻率、市場(chǎng)供需狀況、交易習(xí)慣及價(jià)格穩(wěn)定性等因素,選擇最有利的采購(gòu)作業(yè)方式辦理采購(gòu)作業(yè)。.定期合同采購(gòu):對(duì)于常常使用且生產(chǎn)過(guò)程中不可或缺H勺或常常使用且市場(chǎng)價(jià)格穩(wěn)定的材料,應(yīng)選用本方式辦理。.特約廠商采購(gòu):對(duì)于用量、費(fèi)用不太高的單項(xiàng)材料,可簡(jiǎn)化采購(gòu)作業(yè),由材料部門(mén)擇定特約廠商,簡(jiǎn)介使用部門(mén)徑向該廠洽購(gòu)。但在付款前應(yīng)送材料部門(mén)審核。.一般采購(gòu):材料部門(mén)按請(qǐng)購(gòu)部門(mén)提出的請(qǐng)購(gòu)單,逐筆詢價(jià)、議價(jià),并理解交易條件后訂購(gòu)。第二章擬定采購(gòu)需求第四條請(qǐng)購(gòu)單。.請(qǐng)購(gòu)應(yīng)按照存量管制基準(zhǔn)和用料預(yù)算,并參照庫(kù)存情形開(kāi)立請(qǐng)購(gòu)單,在請(qǐng)購(gòu)單上逐項(xiàng)注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng),經(jīng)本工程主管審核后按規(guī)定逐級(jí)呈核并編號(hào),最后送材料部門(mén)。.來(lái)源與需用日期相似II勺物品材料,可以一單多品方式提出請(qǐng)購(gòu)。.特殊狀況需按緊急請(qǐng)購(gòu)辦理時(shí),可在《請(qǐng)購(gòu)單》“備注”欄注明因素,以急件遞送。.公務(wù)用品由財(cái)務(wù)部按月實(shí)際耗用狀況,并考慮庫(kù)存條件,填《請(qǐng)購(gòu)單》辦理請(qǐng)購(gòu)。.如下物品可免開(kāi)清單,而以《辦公用品申請(qǐng)單》委托材料部門(mén)辦理,例如招待用品、書(shū)報(bào)、名片、文具、報(bào)表,以及小額采購(gòu)的材料等。第五條期限。.材料部門(mén)應(yīng)按照請(qǐng)購(gòu)部門(mén)提出的“需要日”辦埋采購(gòu)。為達(dá)到這一規(guī)定,掌握合適采購(gòu)時(shí)機(jī),材料部門(mén)應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際狀況,按項(xiàng)目部進(jìn)度大綱,以預(yù)算測(cè)算為根據(jù)進(jìn)行合理采購(gòu),杜絕資金壓貨、揮霍及損壞。.原訂采購(gòu)作業(yè)解決期限變更時(shí),采購(gòu)部門(mén)應(yīng)專函報(bào)告具體因素,呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后,告知各有關(guān)單位,以利于存量管制及適時(shí)提出請(qǐng)購(gòu)。第三章實(shí)行采購(gòu)第六條權(quán)限。特約廠家或A類原材料采購(gòu)項(xiàng)bl合同書(shū)需申報(bào)給總經(jīng)理核批,辦公用品波及資金超過(guò)元的采購(gòu),需呈總經(jīng)理審批。第七條供應(yīng)商選擇。.各項(xiàng)材料的供應(yīng)商至少應(yīng)有三家(獨(dú)家供應(yīng)或總代理等特殊狀況下除外),各家背景及交易資料應(yīng)記載于《供應(yīng)廠商資料卡》上存檔備用。對(duì)于未達(dá)我司原則R勺材料,材料部門(mén)應(yīng)開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商,或報(bào)送主管部門(mén)擬訂開(kāi)發(fā)籌劃。.新供應(yīng)商的開(kāi)發(fā),由技術(shù)部、工地總管、質(zhì)量管理部會(huì)同材料部實(shí)地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等后來(lái),填制《供應(yīng)廠商資料卡》(若由于采購(gòu)時(shí)效而由采購(gòu)人員自行開(kāi)發(fā),則由采購(gòu)人員填制)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后,列為備選廠商。.對(duì)于交貨質(zhì)量不良、無(wú)法按期交貨或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤銷設(shè)定。屆時(shí)由材料部門(mén)以簽呈方式闡明因素,送工地總管復(fù)查,并呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后,告知對(duì)方。第八條詢價(jià)。.材料部收件人員收到《請(qǐng)購(gòu)單》或《外購(gòu)單》時(shí),即加蓋收件章,轉(zhuǎn)采購(gòu)經(jīng)辦人員辦理詢價(jià)作業(yè),原則上誰(shuí)詢價(jià)誰(shuí)負(fù)責(zé)的辦事原則進(jìn)行考核。.各采購(gòu)經(jīng)辦人員收到《請(qǐng)購(gòu)單》或《外購(gòu)單》,應(yīng)先判斷請(qǐng)購(gòu)材料品名、規(guī)格、需求日期、數(shù)量等與否填寫(xiě)明確,有無(wú)供應(yīng)廠商報(bào)價(jià)。對(duì)于資料填寫(xiě)不全或規(guī)格不詳者,注明“填單異常,闡明欠詳”等字樣后退請(qǐng)材料部修訂。.詢價(jià)程序。(1)由采購(gòu)經(jīng)辦人員參照過(guò)去采購(gòu)記錄或供應(yīng)廠商資料擬定至少三家詢價(jià)對(duì)象(特殊因素如獨(dú)家制造,獨(dú)家代理、原廠牌零配件無(wú)法替代等并報(bào)經(jīng)主管核準(zhǔn)者除外),并填寫(xiě)在《請(qǐng)購(gòu)單》上。(2)對(duì)于加工合同采購(gòu)項(xiàng)目,材料部門(mén)應(yīng)規(guī)定廠商填具《成本分析表》連同《報(bào)價(jià)單》一并送來(lái),作為議價(jià)參照。(3)采購(gòu)經(jīng)辦人員詢價(jià)時(shí),應(yīng)將詢價(jià)截止口期填注于《請(qǐng)購(gòu)單》內(nèi)以便告知供應(yīng)廠商。(4)采購(gòu)經(jīng)辦人員于告知廠商報(bào)價(jià)后,應(yīng)緊跟催進(jìn)度。.詢價(jià)完畢后,采購(gòu)辦理人員應(yīng)將詢價(jià)、報(bào)價(jià)的所有資料整頓報(bào)送材料部,據(jù)以議價(jià)。.若報(bào)價(jià)材料規(guī)格較復(fù)雜或與請(qǐng)購(gòu)規(guī)格不盡相似,采購(gòu)辦理人員可將所有資料填制《采購(gòu)事務(wù)征詢單》,連同有關(guān)報(bào)價(jià)資料送請(qǐng)購(gòu)部門(mén)簽注意見(jiàn)。簽注完畢后,送交采購(gòu)經(jīng)辦人員按請(qǐng)購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)解決,必要時(shí)重新詢價(jià)。第九條議價(jià)。.采購(gòu)經(jīng)辦人員收到不需會(huì)簽或已會(huì)簽完畢日勺詢、報(bào)價(jià)資料時(shí),應(yīng)結(jié)合會(huì)簽成果、各廠商報(bào)價(jià),查閱前購(gòu)記錄及《供應(yīng)商資料卡》、市場(chǎng)行情,經(jīng)成本分析后,擬訂議價(jià)對(duì)象、議價(jià)方略及擬購(gòu)底價(jià)(并報(bào)告有關(guān)主管),以供議價(jià)之用。.議價(jià)。(1)議價(jià)時(shí)除注意質(zhì)量、價(jià)格外,還應(yīng)注意交貨期有無(wú)保證,并向廠商爭(zhēng)取最大限額的付款等。(2)議價(jià)應(yīng)采用多種形式進(jìn)行。議價(jià)完畢后,由采購(gòu)經(jīng)辦人員擬定合伙對(duì)象,呈請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核批。第十條訂購(gòu)。.由采購(gòu)經(jīng)辦人員于《請(qǐng)購(gòu)單》上填寫(xiě)訂購(gòu)日及商定日,再交由采購(gòu)辦理人員填制采購(gòu)聯(lián)系函,報(bào)送廠商。將《請(qǐng)購(gòu)單》第二聯(lián)送材料倉(cāng)庫(kù)以待收料。.預(yù)付定金或采購(gòu)金額較大,或有附帶條件H勺采購(gòu)項(xiàng)目,采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)先與廠商訂定供銷合同書(shū)。合同書(shū)正本兩份,一份存材料部門(mén)。一份存供應(yīng)廠商;副本若干,分存請(qǐng)購(gòu)部門(mén)、材料倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)部門(mén)及檔案室。第四章采購(gòu)進(jìn)度控制第十一條采購(gòu)經(jīng)辦人員對(duì)于每一采購(gòu)項(xiàng)目,均應(yīng)根據(jù)實(shí)際狀況擬定作業(yè)進(jìn)度管制點(diǎn),預(yù)定作業(yè)進(jìn)度,制定《采購(gòu)進(jìn)度控制表》。第十二條預(yù)定作業(yè)進(jìn)度應(yīng)能配合請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目緩急,且各作業(yè)進(jìn)度須在預(yù)定日期前完畢。第十三條采購(gòu)經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完畢采購(gòu)時(shí),應(yīng)填制《采購(gòu)交貨延遲狀況表》,并注明“異常因素”及“預(yù)定完畢口期”,經(jīng)主管批示后轉(zhuǎn)送請(qǐng)購(gòu)部門(mén),與請(qǐng)購(gòu)部門(mén)共同擬定解決對(duì)策。第五章特殊狀況解決第十四條請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目撤銷解決。各采購(gòu)經(jīng)辦人員收到原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)送來(lái)《撤銷請(qǐng)購(gòu)單》后按下列方式辦理。.若原請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目尚未辦理,由采購(gòu)經(jīng)辦人員在原請(qǐng)購(gòu)單據(jù)上加蓋“撤銷”章,再交由材料部將原請(qǐng)購(gòu)單與《撤銷請(qǐng)購(gòu)單》第二聯(lián)退原請(qǐng)購(gòu)部門(mén),第一聯(lián)自存,按一般請(qǐng)購(gòu)單據(jù)存檔方式解決。.若原請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目已向廠商訂購(gòu),由采購(gòu)經(jīng)辦人員與供應(yīng)廠商接洽撤銷訂購(gòu),經(jīng)供應(yīng)廠商批準(zhǔn)撤銷后,向供應(yīng)廠商取回采購(gòu)聯(lián)系函,然后依笫1項(xiàng)方式辦理。若供應(yīng)廠商堅(jiān)持不能撤銷,采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)于《撤銷請(qǐng)購(gòu)單》上注明因素,呈總經(jīng)理核簽后,由材料部將《撤銷請(qǐng)購(gòu)單》返回原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)。第十五條緊急請(qǐng)購(gòu)解決。采購(gòu)經(jīng)辦人員接到緊急請(qǐng)購(gòu)告知后,應(yīng)立即查明請(qǐng)購(gòu)材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、請(qǐng)購(gòu)單號(hào)及交貨地點(diǎn)等資料,并以電話詢議價(jià)格,待收到正式的《請(qǐng)購(gòu)單》時(shí),補(bǔ)入詢議價(jià)成果,按急件方式解決。第十六條交貨質(zhì)量異常解決。各采購(gòu)經(jīng)辦人員收到質(zhì)量管理部驗(yàn)收不合格口勺《材料檢查報(bào)告表》時(shí),應(yīng)盡快與供應(yīng)廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜,并將交涉成果記錄于《材料檢查報(bào)告表》H勺“采購(gòu)解決成果”欄內(nèi),并呈總經(jīng)理核簽后,送I可材料庫(kù)。L對(duì)于需退料、換料或補(bǔ)交者,采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)于《材料檢查報(bào)告表》的“采購(gòu)解決成果”欄內(nèi)注明廠商電話及預(yù)定H勺解決日期。.因質(zhì)量不合格而退貨、換料,可按逾期交貨解決。而逾期口數(shù)應(yīng)從采購(gòu)經(jīng)辦人員告知廠商換料之次日起計(jì)算。.采購(gòu)經(jīng)辦人員如未能按請(qǐng)購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)解決時(shí),應(yīng)將與廠商交涉成果記入采購(gòu)解決成果欄,送原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)簽注意見(jiàn),或會(huì)同原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)共同解決。.交期延誤罰扣解決:采購(gòu)人員收到交貨延誤(木地廠商延交1日、外埠廠商延交3日以內(nèi)可不按延誤論)或統(tǒng)一發(fā)票逾7天未送財(cái)務(wù)部日勺擬整頓付款事務(wù)反饋時(shí),應(yīng)按下列方式解決。(1)計(jì)算逾期罰扣金額(定期合同采購(gòu)按每天5%。計(jì)扣,定有買賣合同時(shí)按合約所訂比例計(jì)扣,其他按每天3%。計(jì)扣),并告知廠商罰扣因素與金額。(2)在供貨方批準(zhǔn)扣款或補(bǔ)足發(fā)票時(shí),由材料部在收料單及發(fā)票上填記實(shí)付金額或發(fā)票號(hào)碼,呈總經(jīng)理核簽后,連同原《請(qǐng)購(gòu)單》第二聯(lián)、收料單、材料檢查報(bào)告表等資料送財(cái)務(wù)部整頓付款。(3)如廠方不批
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