庫房管理規(guī)定

8/8庫房管理規(guī)定1目的通過對物業(yè)管理工作所需物資的購入、貯存、保管以及領(lǐng)用方面有效地控制和管理，確保庫存物資的安全與質(zhì)量，避免庫存物資的損害與丟失，保障庫存物資與庫存帳之間帳實相符。2適用范圍適用于首旅酒店物業(yè)管理公司本部及各項目分公司物業(yè)管理工作所需物資、設(shè)備、工具等的購入、貯存、保管和領(lǐng)用的控制和管理。3職責(zé)3.1行政計劃部/辦公室是公司庫房管理的歸口管理部門，下設(shè)庫管員（兼）負責(zé)庫房的日常管理建立庫存臺帳，即時、準(zhǔn)確地登記出入庫情況，保證帳實相符。行政計劃部負責(zé)檢查各項目公司所有庫存管理手續(xù)是否真實、完整，檢查庫存管理工作流程是否按庫存管理制度貫徹執(zhí)行。3.2財務(wù)管理部負責(zé)每月核對庫存臺帳的登記情況，每季負責(zé)對庫房盤點一次，全面檢查帳實相符情況。3.3工程管理部負責(zé)審核工程耗材的用途、用量的合理性和必要性，堅守合理節(jié)約成本原則，杜絕任何浪費現(xiàn)象。4工作流程4.1貯存物資分類4.1.1材料配件1)水暖類：水龍頭、閥門、彎頭、鐵管、鑄鐵管、連接管、水膠布等；2)電氣類：開關(guān)、導(dǎo)線、接觸器、燈管、燈泡、保險、電工膠布等；3)五金類：鐵釘、鐵絲、螺絲釘、螺絲帽、鋼鋸條等；4)配件類：門窗配件、空調(diào)、水泵、電梯、發(fā)電機等設(shè)備備用配件；5)清潔類：垃圾袋、毛巾、衛(wèi)生紙、清潔劑、去污粉、潔廚靈等；6)綠化類：肥料、農(nóng)藥、種籽、花盆等；7)土建類：沙、石、磚、水泥、木材等；8)油料類：油漆、涂料、潤滑油、稀釋劑等。4.1.2工具裝置1)機械設(shè)備類：升降機、吸塵器、疏通器、剪草機、水泵、電鉆、電焊機等；2)易耗工具類：掃帚、地拖、玻璃刮、水桶、扳手、鉗子、螺絲批、修枝剪、鋤頭等；3)儀器儀表類：萬用表、鉗形表、場強儀、搖表、水平表、壓力表、水表、電表等。4.1.3勞保用品勞保用品包括：工作服、軍大衣、絕緣鞋、安全帽、安全帶、口罩、手套、防護面具等。4.1.4裝飾用品裝飾物品包括：節(jié)假日社區(qū)裝飾物、燈飾、舞臺布等。4.1.5辦公用品辦公用品包括：移動硬盤、移動U盤、墨盒、計算器等。4.1.6其它用品除以上幾類之外的物品。4.2物資入庫管理4.2.1由物資需求部門經(jīng)理嚴(yán)格按照《采購控制程序》根據(jù)實際需要上報采購申請，選擇合格供方，項目總經(jīng)理審批后方可進行采購。行政計劃部/辦公室應(yīng)設(shè)采購員（兼），采購員（兼）應(yīng)具備一定相關(guān)專業(yè)知識和經(jīng)驗。4.2.2物資采購到貨后，由行政計劃部/辦公室的采購員和庫管員依照供貨清單或發(fā)票共同對物資質(zhì)量和數(shù)量進行檢驗。成批購買物資必須有供貨明細清單，零星購買物資務(wù)必在發(fā)票上寫明物資名稱、單價、數(shù)量。4.2.3物資檢驗合格后，由行政計劃部/辦公室的采購員、庫管員及供貨方在供貨明細清單/發(fā)票上簽字，并由庫管員進行備份，原件送交財務(wù)進行帳務(wù)處理。4.2.4由庫管員根據(jù)供貨單辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，入庫單一式三聯(lián)，需經(jīng)采購人員和庫管員簽字，由庫管員和財務(wù)分別留存一份作為入帳憑據(jù)，存根聯(lián)由庫管員妥善保管備查。庫管員嚴(yán)格根據(jù)入庫單登記庫存臺帳，并在庫存臺帳摘要里注明入庫單號。4.2.5當(dāng)發(fā)現(xiàn)采購單據(jù)不齊、品種規(guī)格不符、數(shù)量短缺、包裝嚴(yán)重破損、經(jīng)檢驗不合格等情況，庫管員有權(quán)拒絕辦理入庫手續(xù)并及時反饋到行政計劃部經(jīng)理/辦公室主任進行處理。4.2.6屬于緊急需求的物資可經(jīng)部門經(jīng)理級確定，電話向公司常務(wù)副總經(jīng)理/項目總經(jīng)理請示同意后可先行購買使用，后補辦物資申請和出入庫手續(xù)。4.3物資貯存管理4.3.1庫房重地，非授權(quán)人員不得擅自出入。4.3.2庫存物資根據(jù)種類、用途、形狀、體積、重量、包裝、特性、型號、規(guī)格等特點進行合理的分類、分庫、分區(qū)存放，做好明顯標(biāo)識，要確保字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，所有物資包裝標(biāo)識一律向外，碼放要合理、牢固、整齊、安全，方便使用。4.3.3庫房內(nèi)設(shè)置：待檢、合格、不合格區(qū)域標(biāo)識。并將待檢、已檢驗出的不合格品或使用過程中發(fā)現(xiàn)的不合格物品隔離存放，并做好標(biāo)識。4.3.4對有毒、強酸、強堿、易燃、易爆、易腐蝕、易受潮、易揮發(fā)、易凝固等特殊物資要做好防護隔離，并須做好明顯的警示標(biāo)識，以防止誤用。4.3.5庫房環(huán)境應(yīng)保持干凈整潔、通風(fēng)良好、溫度適當(dāng)、嚴(yán)禁煙火，消防器材配備齊全，做好防火、防水、防潮、防曬、防凍、防蟲、防鼠、防盜、防變質(zhì)、防混雜、防破漏、防燃爆等防護措施，確保物資質(zhì)量和庫房安全。道路通暢，采取有效保護措施。4.3.6庫房內(nèi)須按照每30平方米配置一部滅火器的標(biāo)準(zhǔn)配置足夠、有效的滅火器。4.3.7建立并妥善管理、保存庫房資料，做到出入庫手續(xù)齊全、記錄齊全。發(fā)放材料按照“先入先出”的原則，合理利用降級物品的使用價值。4.3.8對檢驗不合格的物品應(yīng)單獨堆放置到不合格品區(qū)，填寫《不合格物資處理單》，并呈報相關(guān)部門處理。4.3.9庫管員應(yīng)經(jīng)常對庫房進行檢查，發(fā)現(xiàn)變質(zhì)、破損的材料或工具要及時進行修復(fù)、降級或報廢處理。4.4特殊物品的管理4.4.1有毒、強酸、強堿類物品的管理1)包括：鼠餌、農(nóng)藥、強腐蝕性的清潔劑等2)做好有效、準(zhǔn)確、醒目的標(biāo)識，以防止誤用。3)保持包裝完好、密封,采取適當(dāng)?shù)姆雷o措施，以防止物品泄漏損毀周圍設(shè)施。4.4.2易燃、易爆、易揮發(fā)、易凝固物品的管理1)包括：汽油、油漆、涂料、松節(jié)油、稀釋劑等2)最好直接放置在地面上，遠離火源，并做好防火措施,按規(guī)定配備足夠的滅火器.3)做好有效、準(zhǔn)確、醒目的標(biāo)識，以防止誤用。4）保持包裝完好、密封,采取適當(dāng)?shù)姆雷o措施，以防止物品揮發(fā)變質(zhì)，喪失功效及造成其它安全隱患。4.4.3易腐蝕、易生銹、易受潮物品的管理1)包括：銅制物品、鐵制工具、干燥劑、紙制品等2)銅制物品、鐵制工具應(yīng)經(jīng)常上潤滑劑和除銹，以確保良好的使用狀態(tài)。3)架空放置，不可直接放在地面上，以防止萬一出現(xiàn)跑水、返潮現(xiàn)象時損毀物品。4)保持包裝完好、密封,采取適當(dāng)?shù)姆雷o措施，以防止物品受潮變質(zhì)，喪失功效。4.4.4不規(guī)則形狀、無統(tǒng)一包裝、零散放置的物品的管理1）超長（如管材）或散裝物品（如水泥），可置放架空層上，防潮通風(fēng)；也可靠墻而立，體積重的應(yīng)在墻上預(yù)設(shè)固定鐵鉤，以防時間一長靠墻物品角度變化或取料時有傾倒傷人的隱患。2)沙石、磚類，可放置在露天的材料庫，應(yīng)碼放整齊，加蓋氈布；若放置室內(nèi)庫房時，必須用袋裝好，在地上碼放整齊。3)無包裝的零散材料，一般應(yīng)按品種規(guī)格分開、或隔離裝卸以免混雜。4)陰雨天裝卸水泥等材料時，應(yīng)加蓋棚布，防止淋雨受潮。5)重型機具設(shè)備放置干燥地上，并在擺放時考慮取放的方便性。4.4.5易破碎、易受損物品的管理1)體積較小的(如:瓷片)或瓶裝物品，可放置貨架底層或擺放在不常用的物品貨架上或整齊的擺放地上，但不可放置貨架較高的層，因體積小、不穩(wěn)固、易擺動。2)體積較大的物品（如：玻璃），或靠墻放置，一般不應(yīng)采用平放，應(yīng)考慮立放，且該位置的上方，一般不再懸掛物品。3)堆放地選擇人員活動量較少之地。4.5物資出庫管理4.5.1物資出庫必須做到發(fā)放有記錄，出庫有憑證。領(lǐng)用物資需由領(lǐng)用人根據(jù)實際工作需要先填寫《物資領(lǐng)用單》，經(jīng)部門經(jīng)理審批后到庫房辦理領(lǐng)用手續(xù)?！段镔Y領(lǐng)用單》必須寫明用途、品種、數(shù)量、領(lǐng)用時間，維修領(lǐng)用還需填寫相關(guān)派工單號，若是有償服務(wù)需在用途里注明，《物資領(lǐng)用單》一式兩份，領(lǐng)用部門和庫管員各自保存一份。4.5.2庫管員根據(jù)審核無誤的《物資領(lǐng)用單》填寫出庫單，出庫單需經(jīng)庫管員和領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，一式三份，領(lǐng)用部門和庫管員各自保留一份，底聯(lián)由庫管員保留備查。庫管員需嚴(yán)格按照出庫單登記庫存臺帳，并在庫存臺帳摘要里注明出庫單號。4.5.3常用工具類的領(lǐng)用由工程部主管統(tǒng)一填寫《物資領(lǐng)用單》，由工程部經(jīng)理審批后由工程部主管到庫房辦理領(lǐng)用手續(xù)。領(lǐng)用后由工程部主管負責(zé)部門內(nèi)部的領(lǐng)用，及時登記《工具使用備查簿》，詳細登記每件工具的領(lǐng)用人和保管人，并負責(zé)妥善保管備用工具。4.5.4大型設(shè)備類領(lǐng)用由領(lǐng)用人填寫《物資領(lǐng)用單》，由工程部經(jīng)理審批后到庫房辦理領(lǐng)用手續(xù)。如果只是在24小時內(nèi)借用，庫管員不必填寫出入庫單，直接在《設(shè)備借用備查簿》進行登記，備查簿需詳細登記用途，領(lǐng)用時間，歸還時間，并由領(lǐng)用人和歸還人簽字確認(rèn)。4.5.5在庫管員休息期間，應(yīng)將庫房備用鑰匙留給值班經(jīng)理專人保管，若發(fā)生緊急搶修或意外事故，值班經(jīng)理需向項目總經(jīng)理電話申請后，方可親自帶領(lǐng)相關(guān)人員進入庫房，并由值班經(jīng)理負責(zé)詳細登記發(fā)生情況和進出庫人員，庫管員當(dāng)班時應(yīng)及時完善相關(guān)手續(xù)。4.5.6庫管員負責(zé)每月25日前將本月對業(yè)主進行有償服務(wù)所用物資清單報與財務(wù)管理部，清單需包括所用物資數(shù)量、金額、業(yè)主名稱或房號，財務(wù)部根據(jù)此單據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)有償服務(wù)成本。4.6剩余物資退庫管理4.6.1物資領(lǐng)用部門應(yīng)本著節(jié)約的原則，根據(jù)具體工作使用物資，不得浪費。對于剩余物資應(yīng)及時退回庫房，由庫管員辦理退庫手續(xù)，同時在庫存臺帳上進行登記；4.6.2對于剩余的物資應(yīng)重新進行包裝，妥善存放。對于危險品應(yīng)注意安全和環(huán)保問題，防止出現(xiàn)漏、灑等現(xiàn)象。4.6.3物資領(lǐng)用后若發(fā)生損壞、過期、報廢等問題一律不得自行處理，必須退還庫房，由庫管員根據(jù)情況請示行政計劃部經(jīng)理/辦公室主任后再作處理，若屬于人為造成的物資損失應(yīng)該追究相關(guān)責(zé)任人。4.6.4工具要定期以舊換新，確保工作質(zhì)量和安全。工具的以舊換新必須由工程主管填寫《物資領(lǐng)用單》，經(jīng)工程部經(jīng)理簽字確認(rèn)后由工程主管到庫房先辦理退庫手續(xù)，再辦理新工具的領(lǐng)用程序。舊工具必須先在庫房妥善保管，由庫管員請示辦公室主任后再作處理。4.6.5水暖類和電氣類配件更換應(yīng)遵循以舊換新原則，杜絕任何浪費現(xiàn)象。換下的廢舊配件由庫管員統(tǒng)一保管到庫房不合格區(qū)，每月填寫《不合格物資處理單》上報辦公室主任后進行處理。庫管員負責(zé)檢查、核對水暖類和電氣類配件是否遵循以舊換新原則，根據(jù)出庫情況核對換下來的廢舊配件是否與領(lǐng)取的配件相匹配，發(fā)現(xiàn)問題及時向辦公室主任匯報。4.7備用物資管理4.7.1為保障能夠?qū)I(yè)主及時進行物業(yè)服務(wù)，避免維修工作滯后，工程部可準(zhǔn)備適量常用物資。每次領(lǐng)用備用物資的種類、數(shù)量由工程部經(jīng)理根據(jù)實際情況核定簽字，每月領(lǐng)用一次，在《物資領(lǐng)用單》上需注明備用物資。4.7.2工程部應(yīng)設(shè)立專人(兼)負責(zé)備用物資的保管與領(lǐng)用，并負責(zé)及時登記《備用物資使用記錄表》，詳細登記每次領(lǐng)用的用途、數(shù)量、時間、維修對象。庫管員負責(zé)建立備用物資臺帳，根據(jù)《物資領(lǐng)用單》登記入庫情況，根據(jù)《備用物資使用記錄表》登記出庫情況，每月對備用物資進行盤存一次，并及時和備用物資臺帳核對，做到帳實相符。4.7.3備用物資的貯存應(yīng)嚴(yán)格遵循庫存管理管理規(guī)定里有關(guān)物資貯存規(guī)定，工程部需有專人（兼）負責(zé)備用物資管理，避免備用物資損壞和丟失。4.7.4公司工程管理部負責(zé)審查項目公司工程部備用物資的種類、數(shù)量和用途之合理性與實操性，并應(yīng)及時向項目總經(jīng)理提出合理化建議與意見。4.8物資的搬運4.8.1采購物品進貨搬運應(yīng)遵循輕取輕放的原則，經(jīng)相關(guān)人員驗收合格后方可入庫。4.8.2物品出庫搬運時，由庫房管理員或領(lǐng)取人搬運，搬運前須根據(jù)《出庫單》的物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量進行核對無誤后方可搬運。4.8.3針對物品自身特性，庫房管理員應(yīng)采取適宜的搬運方式，如：電梯、車輛、人力或其它工具。4.8.4在搬運過程中保護好標(biāo)識，當(dāng)物品有破損、差錯，須做到現(xiàn)場記錄，向行政計劃部經(jīng)理/辦公室主任報告。4.8.5搬運中防止物品破損或碰壞墻、窗、門，愛護搬運工具和車輛，由于操作不當(dāng)，損壞物品，應(yīng)及時報告行政計劃部經(jīng)理/辦公室主任，并做好記錄。4.9物資的盤查4.9.1庫管員至少每月對所有庫存物資和備用物資進行全面盤點一次，同時登記《庫存盤點表》，并與物資臺帳進行核對，如實記錄盤存情況，若有盤盈、盤虧現(xiàn)象寫明原因上報行政計劃部經(jīng)理/辦公室主任處理。4.9.2對庫存時間較長的物資，若發(fā)現(xiàn)霉變、破損或超保質(zhì)期應(yīng)及時填寫《不合格物資處理單》，寫明不合格原因，由行政計劃部經(jīng)理/辦公室主任加簽處理意見，對不能及時處理的物資，應(yīng)統(tǒng)一放置于庫房的“不合格品區(qū)”內(nèi)。4.9.3財務(wù)管理部每季度至少對庫存物資全面盤點一次，并將盤點結(jié)果直接上報公司常務(wù)副總經(jīng)理/項目總經(jīng)理。財務(wù)管理部每月負責(zé)審核庫管員庫存臺帳登記情況，檢查是否按照出入庫單真實、完整地進行登記。4.9.4品質(zhì)管理員在日常檢查和內(nèi)審時負責(zé)