庫(kù)房管理規(guī)定

8/8庫(kù)房管理規(guī)定1目的通過(guò)對(duì)物業(yè)管理工作所需物資的購(gòu)入、貯存、保管以及領(lǐng)用方面有效地控制和管理，確保庫(kù)存物資的安全與質(zhì)量，避免庫(kù)存物資的損害與丟失，保障庫(kù)存物資與庫(kù)存帳之間帳實(shí)相符。2適用范圍適用于首旅酒店物業(yè)管理公司本部及各項(xiàng)目分公司物業(yè)管理工作所需物資、設(shè)備、工具等的購(gòu)入、貯存、保管和領(lǐng)用的控制和管理。3職責(zé)3.1行政計(jì)劃部/辦公室是公司庫(kù)房管理的歸口管理部門，下設(shè)庫(kù)管員（兼）負(fù)責(zé)庫(kù)房的日常管理建立庫(kù)存臺(tái)帳，即時(shí)、準(zhǔn)確地登記出入庫(kù)情況，保證帳實(shí)相符。行政計(jì)劃部負(fù)責(zé)檢查各項(xiàng)目公司所有庫(kù)存管理手續(xù)是否真實(shí)、完整，檢查庫(kù)存管理工作流程是否按庫(kù)存管理制度貫徹執(zhí)行。3.2財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)每月核對(duì)庫(kù)存臺(tái)帳的登記情況，每季負(fù)責(zé)對(duì)庫(kù)房盤(pán)點(diǎn)一次，全面檢查帳實(shí)相符情況。3.3工程管理部負(fù)責(zé)審核工程耗材的用途、用量的合理性和必要性，堅(jiān)守合理節(jié)約成本原則，杜絕任何浪費(fèi)現(xiàn)象。4工作流程4.1貯存物資分類4.1.1材料配件1)水暖類：水龍頭、閥門、彎頭、鐵管、鑄鐵管、連接管、水膠布等；2)電氣類：開(kāi)關(guān)、導(dǎo)線、接觸器、燈管、燈泡、保險(xiǎn)、電工膠布等；3)五金類：鐵釘、鐵絲、螺絲釘、螺絲帽、鋼鋸條等；4)配件類：門窗配件、空調(diào)、水泵、電梯、發(fā)電機(jī)等設(shè)備備用配件；5)清潔類：垃圾袋、毛巾、衛(wèi)生紙、清潔劑、去污粉、潔廚靈等；6)綠化類：肥料、農(nóng)藥、種籽、花盆等；7)土建類：沙、石、磚、水泥、木材等；8)油料類：油漆、涂料、潤(rùn)滑油、稀釋劑等。4.1.2工具裝置1)機(jī)械設(shè)備類：升降機(jī)、吸塵器、疏通器、剪草機(jī)、水泵、電鉆、電焊機(jī)等；2)易耗工具類：掃帚、地拖、玻璃刮、水桶、扳手、鉗子、螺絲批、修枝剪、鋤頭等；3)儀器儀表類：萬(wàn)用表、鉗形表、場(chǎng)強(qiáng)儀、搖表、水平表、壓力表、水表、電表等。4.1.3勞保用品勞保用品包括：工作服、軍大衣、絕緣鞋、安全帽、安全帶、口罩、手套、防護(hù)面具等。4.1.4裝飾用品裝飾物品包括：節(jié)假日社區(qū)裝飾物、燈飾、舞臺(tái)布等。4.1.5辦公用品辦公用品包括：移動(dòng)硬盤(pán)、移動(dòng)U盤(pán)、墨盒、計(jì)算器等。4.1.6其它用品除以上幾類之外的物品。4.2物資入庫(kù)管理4.2.1由物資需求部門經(jīng)理嚴(yán)格按照《采購(gòu)控制程序》根據(jù)實(shí)際需要上報(bào)采購(gòu)申請(qǐng)，選擇合格供方，項(xiàng)目總經(jīng)理審批后方可進(jìn)行采購(gòu)。行政計(jì)劃部/辦公室應(yīng)設(shè)采購(gòu)員（兼），采購(gòu)員（兼）應(yīng)具備一定相關(guān)專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。4.2.2物資采購(gòu)到貨后，由行政計(jì)劃部/辦公室的采購(gòu)員和庫(kù)管員依照供貨清單或發(fā)票共同對(duì)物資質(zhì)量和數(shù)量進(jìn)行檢驗(yàn)。成批購(gòu)買物資必須有供貨明細(xì)清單，零星購(gòu)買物資務(wù)必在發(fā)票上寫(xiě)明物資名稱、單價(jià)、數(shù)量。4.2.3物資檢驗(yàn)合格后，由行政計(jì)劃部/辦公室的采購(gòu)員、庫(kù)管員及供貨方在供貨明細(xì)清單/發(fā)票上簽字，并由庫(kù)管員進(jìn)行備份，原件送交財(cái)務(wù)進(jìn)行帳務(wù)處理。4.2.4由庫(kù)管員根據(jù)供貨單辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《入庫(kù)單》，入庫(kù)單一式三聯(lián)，需經(jīng)采購(gòu)人員和庫(kù)管員簽字，由庫(kù)管員和財(cái)務(wù)分別留存一份作為入帳憑據(jù)，存根聯(lián)由庫(kù)管員妥善保管備查。庫(kù)管員嚴(yán)格根據(jù)入庫(kù)單登記庫(kù)存臺(tái)帳，并在庫(kù)存臺(tái)帳摘要里注明入庫(kù)單號(hào)。4.2.5當(dāng)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)單據(jù)不齊、品種規(guī)格不符、數(shù)量短缺、包裝嚴(yán)重破損、經(jīng)檢驗(yàn)不合格等情況，庫(kù)管員有權(quán)拒絕辦理入庫(kù)手續(xù)并及時(shí)反饋到行政計(jì)劃部經(jīng)理/辦公室主任進(jìn)行處理。4.2.6屬于緊急需求的物資可經(jīng)部門經(jīng)理級(jí)確定，電話向公司常務(wù)副總經(jīng)理/項(xiàng)目總經(jīng)理請(qǐng)示同意后可先行購(gòu)買使用，后補(bǔ)辦物資申請(qǐng)和出入庫(kù)手續(xù)。4.3物資貯存管理4.3.1庫(kù)房重地，非授權(quán)人員不得擅自出入。4.3.2庫(kù)存物資根據(jù)種類、用途、形狀、體積、重量、包裝、特性、型號(hào)、規(guī)格等特點(diǎn)進(jìn)行合理的分類、分庫(kù)、分區(qū)存放，做好明顯標(biāo)識(shí)，要確保字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，所有物資包裝標(biāo)識(shí)一律向外，碼放要合理、牢固、整齊、安全，方便使用。4.3.3庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置：待檢、合格、不合格區(qū)域標(biāo)識(shí)。并將待檢、已檢驗(yàn)出的不合格品或使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的不合格物品隔離存放，并做好標(biāo)識(shí)。4.3.4對(duì)有毒、強(qiáng)酸、強(qiáng)堿、易燃、易爆、易腐蝕、易受潮、易揮發(fā)、易凝固等特殊物資要做好防護(hù)隔離，并須做好明顯的警示標(biāo)識(shí)，以防止誤用。4.3.5庫(kù)房環(huán)境應(yīng)保持干凈整潔、通風(fēng)良好、溫度適當(dāng)、嚴(yán)禁煙火，消防器材配備齊全，做好防火、防水、防潮、防曬、防凍、防蟲(chóng)、防鼠、防盜、防變質(zhì)、防混雜、防破漏、防燃爆等防護(hù)措施，確保物資質(zhì)量和庫(kù)房安全。道路通暢，采取有效保護(hù)措施。4.3.6庫(kù)房?jī)?nèi)須按照每30平方米配置一部滅火器的標(biāo)準(zhǔn)配置足夠、有效的滅火器。4.3.7建立并妥善管理、保存庫(kù)房資料，做到出入庫(kù)手續(xù)齊全、記錄齊全。發(fā)放材料按照“先入先出”的原則，合理利用降級(jí)物品的使用價(jià)值。4.3.8對(duì)檢驗(yàn)不合格的物品應(yīng)單獨(dú)堆放置到不合格品區(qū)，填寫(xiě)《不合格物資處理單》，并呈報(bào)相關(guān)部門處理。4.3.9庫(kù)管員應(yīng)經(jīng)常對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)變質(zhì)、破損的材料或工具要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)、降級(jí)或報(bào)廢處理。4.4特殊物品的管理4.4.1有毒、強(qiáng)酸、強(qiáng)堿類物品的管理1)包括：鼠餌、農(nóng)藥、強(qiáng)腐蝕性的清潔劑等2)做好有效、準(zhǔn)確、醒目的標(biāo)識(shí)，以防止誤用。3)保持包裝完好、密封,采取適當(dāng)?shù)姆雷o(hù)措施，以防止物品泄漏損毀周圍設(shè)施。4.4.2易燃、易爆、易揮發(fā)、易凝固物品的管理1)包括：汽油、油漆、涂料、松節(jié)油、稀釋劑等2)最好直接放置在地面上，遠(yuǎn)離火源，并做好防火措施,按規(guī)定配備足夠的滅火器.3)做好有效、準(zhǔn)確、醒目的標(biāo)識(shí)，以防止誤用。4）保持包裝完好、密封,采取適當(dāng)?shù)姆雷o(hù)措施，以防止物品揮發(fā)變質(zhì)，喪失功效及造成其它安全隱患。4.4.3易腐蝕、易生銹、易受潮物品的管理1)包括：銅制物品、鐵制工具、干燥劑、紙制品等2)銅制物品、鐵制工具應(yīng)經(jīng)常上潤(rùn)滑劑和除銹，以確保良好的使用狀態(tài)。3)架空放置，不可直接放在地面上，以防止萬(wàn)一出現(xiàn)跑水、返潮現(xiàn)象時(shí)損毀物品。4)保持包裝完好、密封,采取適當(dāng)?shù)姆雷o(hù)措施，以防止物品受潮變質(zhì)，喪失功效。4.4.4不規(guī)則形狀、無(wú)統(tǒng)一包裝、零散放置的物品的管理1）超長(zhǎng)（如管材）或散裝物品（如水泥），可置放架空層上，防潮通風(fēng)；也可靠墻而立，體積重的應(yīng)在墻上預(yù)設(shè)固定鐵鉤，以防時(shí)間一長(zhǎng)靠墻物品角度變化或取料時(shí)有傾倒傷人的隱患。2)沙石、磚類，可放置在露天的材料庫(kù)，應(yīng)碼放整齊，加蓋氈布；若放置室內(nèi)庫(kù)房時(shí)，必須用袋裝好，在地上碼放整齊。3)無(wú)包裝的零散材料，一般應(yīng)按品種規(guī)格分開(kāi)、或隔離裝卸以免混雜。4)陰雨天裝卸水泥等材料時(shí)，應(yīng)加蓋棚布，防止淋雨受潮。5)重型機(jī)具設(shè)備放置干燥地上，并在擺放時(shí)考慮取放的方便性。4.4.5易破碎、易受損物品的管理1)體積較小的(如:瓷片)或瓶裝物品，可放置貨架底層或擺放在不常用的物品貨架上或整齊的擺放地上，但不可放置貨架較高的層，因體積小、不穩(wěn)固、易擺動(dòng)。2)體積較大的物品（如：玻璃），或靠墻放置，一般不應(yīng)采用平放，應(yīng)考慮立放，且該位置的上方，一般不再懸掛物品。3)堆放地選擇人員活動(dòng)量較少之地。4.5物資出庫(kù)管理4.5.1物資出庫(kù)必須做到發(fā)放有記錄，出庫(kù)有憑證。領(lǐng)用物資需由領(lǐng)用人根據(jù)實(shí)際工作需要先填寫(xiě)《物資領(lǐng)用單》，經(jīng)部門經(jīng)理審批后到庫(kù)房辦理領(lǐng)用手續(xù)?！段镔Y領(lǐng)用單》必須寫(xiě)明用途、品種、數(shù)量、領(lǐng)用時(shí)間，維修領(lǐng)用還需填寫(xiě)相關(guān)派工單號(hào)，若是有償服務(wù)需在用途里注明，《物資領(lǐng)用單》一式兩份，領(lǐng)用部門和庫(kù)管員各自保存一份。4.5.2庫(kù)管員根據(jù)審核無(wú)誤的《物資領(lǐng)用單》填寫(xiě)出庫(kù)單，出庫(kù)單需經(jīng)庫(kù)管員和領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，一式三份，領(lǐng)用部門和庫(kù)管員各自保留一份，底聯(lián)由庫(kù)管員保留備查。庫(kù)管員需嚴(yán)格按照出庫(kù)單登記庫(kù)存臺(tái)帳，并在庫(kù)存臺(tái)帳摘要里注明出庫(kù)單號(hào)。4.5.3常用工具類的領(lǐng)用由工程部主管統(tǒng)一填寫(xiě)《物資領(lǐng)用單》，由工程部經(jīng)理審批后由工程部主管到庫(kù)房辦理領(lǐng)用手續(xù)。領(lǐng)用后由工程部主管負(fù)責(zé)部門內(nèi)部的領(lǐng)用，及時(shí)登記《工具使用備查簿》，詳細(xì)登記每件工具的領(lǐng)用人和保管人，并負(fù)責(zé)妥善保管備用工具。4.5.4大型設(shè)備類領(lǐng)用由領(lǐng)用人填寫(xiě)《物資領(lǐng)用單》，由工程部經(jīng)理審批后到庫(kù)房辦理領(lǐng)用手續(xù)。如果只是在24小時(shí)內(nèi)借用，庫(kù)管員不必填寫(xiě)出入庫(kù)單，直接在《設(shè)備借用備查簿》進(jìn)行登記，備查簿需詳細(xì)登記用途，領(lǐng)用時(shí)間，歸還時(shí)間，并由領(lǐng)用人和歸還人簽字確認(rèn)。4.5.5在庫(kù)管員休息期間，應(yīng)將庫(kù)房備用鑰匙留給值班經(jīng)理專人保管，若發(fā)生緊急搶修或意外事故，值班經(jīng)理需向項(xiàng)目總經(jīng)理電話申請(qǐng)后，方可親自帶領(lǐng)相關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房，并由值班經(jīng)理負(fù)責(zé)詳細(xì)登記發(fā)生情況和進(jìn)出庫(kù)人員，庫(kù)管員當(dāng)班時(shí)應(yīng)及時(shí)完善相關(guān)手續(xù)。4.5.6庫(kù)管員負(fù)責(zé)每月25日前將本月對(duì)業(yè)主進(jìn)行有償服務(wù)所用物資清單報(bào)與財(cái)務(wù)管理部，清單需包括所用物資數(shù)量、金額、業(yè)主名稱或房號(hào)，財(cái)務(wù)部根據(jù)此單據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)有償服務(wù)成本。4.6剩余物資退庫(kù)管理4.6.1物資領(lǐng)用部門應(yīng)本著節(jié)約的原則，根據(jù)具體工作使用物資，不得浪費(fèi)。對(duì)于剩余物資應(yīng)及時(shí)退回庫(kù)房，由庫(kù)管員辦理退庫(kù)手續(xù)，同時(shí)在庫(kù)存臺(tái)帳上進(jìn)行登記；4.6.2對(duì)于剩余的物資應(yīng)重新進(jìn)行包裝，妥善存放。對(duì)于危險(xiǎn)品應(yīng)注意安全和環(huán)保問(wèn)題，防止出現(xiàn)漏、灑等現(xiàn)象。4.6.3物資領(lǐng)用后若發(fā)生損壞、過(guò)期、報(bào)廢等問(wèn)題一律不得自行處理，必須退還庫(kù)房，由庫(kù)管員根據(jù)情況請(qǐng)示行政計(jì)劃部經(jīng)理/辦公室主任后再作處理，若屬于人為造成的物資損失應(yīng)該追究相關(guān)責(zé)任人。4.6.4工具要定期以舊換新，確保工作質(zhì)量和安全。工具的以舊換新必須由工程主管填寫(xiě)《物資領(lǐng)用單》，經(jīng)工程部經(jīng)理簽字確認(rèn)后由工程主管到庫(kù)房先辦理退庫(kù)手續(xù)，再辦理新工具的領(lǐng)用程序。舊工具必須先在庫(kù)房妥善保管，由庫(kù)管員請(qǐng)示辦公室主任后再作處理。4.6.5水暖類和電氣類配件更換應(yīng)遵循以舊換新原則，杜絕任何浪費(fèi)現(xiàn)象。換下的廢舊配件由庫(kù)管員統(tǒng)一保管到庫(kù)房不合格區(qū)，每月填寫(xiě)《不合格物資處理單》上報(bào)辦公室主任后進(jìn)行處理。庫(kù)管員負(fù)責(zé)檢查、核對(duì)水暖類和電氣類配件是否遵循以舊換新原則，根據(jù)出庫(kù)情況核對(duì)換下來(lái)的廢舊配件是否與領(lǐng)取的配件相匹配，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向辦公室主任匯報(bào)。4.7備用物資管理4.7.1為保障能夠?qū)I(yè)主及時(shí)進(jìn)行物業(yè)服務(wù)，避免維修工作滯后，工程部可準(zhǔn)備適量常用物資。每次領(lǐng)用備用物資的種類、數(shù)量由工程部經(jīng)理根據(jù)實(shí)際情況核定簽字，每月領(lǐng)用一次，在《物資領(lǐng)用單》上需注明備用物資。4.7.2工程部應(yīng)設(shè)立專人(兼)負(fù)責(zé)備用物資的保管與領(lǐng)用，并負(fù)責(zé)及時(shí)登記《備用物資使用記錄表》，詳細(xì)登記每次領(lǐng)用的用途、數(shù)量、時(shí)間、維修對(duì)象。庫(kù)管員負(fù)責(zé)建立備用物資臺(tái)帳，根據(jù)《物資領(lǐng)用單》登記入庫(kù)情況，根據(jù)《備用物資使用記錄表》登記出庫(kù)情況，每月對(duì)備用物資進(jìn)行盤(pán)存一次，并及時(shí)和備用物資臺(tái)帳核對(duì)，做到帳實(shí)相符。4.7.3備用物資的貯存應(yīng)嚴(yán)格遵循庫(kù)存管理管理規(guī)定里有關(guān)物資貯存規(guī)定，工程部需有專人（兼）負(fù)責(zé)備用物資管理，避免備用物資損壞和丟失。4.7.4公司工程管理部負(fù)責(zé)審查項(xiàng)目公司工程部備用物資的種類、數(shù)量和用途之合理性與實(shí)操性，并應(yīng)及時(shí)向項(xiàng)目總經(jīng)理提出合理化建議與意見(jiàn)。4.8物資的搬運(yùn)4.8.1采購(gòu)物品進(jìn)貨搬運(yùn)應(yīng)遵循輕取輕放的原則，經(jīng)相關(guān)人員驗(yàn)收合格后方可入庫(kù)。4.8.2物品出庫(kù)搬運(yùn)時(shí)，由庫(kù)房管理員或領(lǐng)取人搬運(yùn)，搬運(yùn)前須根據(jù)《出庫(kù)單》的物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量進(jìn)行核對(duì)無(wú)誤后方可搬運(yùn)。4.8.3針對(duì)物品自身特性，庫(kù)房管理員應(yīng)采取適宜的搬運(yùn)方式，如：電梯、車輛、人力或其它工具。4.8.4在搬運(yùn)過(guò)程中保護(hù)好標(biāo)識(shí)，當(dāng)物品有破損、差錯(cuò)，須做到現(xiàn)場(chǎng)記錄，向行政計(jì)劃部經(jīng)理/辦公室主任報(bào)告。4.8.5搬運(yùn)中防止物品破損或碰壞墻、窗、門，愛(ài)護(hù)搬運(yùn)工具和車輛，由于操作不當(dāng)，損壞物品，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政計(jì)劃部經(jīng)理/辦公室主任，并做好記錄。4.9物資的盤(pán)查4.9.1庫(kù)管員至少每月對(duì)所有庫(kù)存物資和備用物資進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)一次，同時(shí)登記《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》，并與物資臺(tái)帳進(jìn)行核對(duì)，如實(shí)記錄盤(pán)存情況，若有盤(pán)盈、盤(pán)虧現(xiàn)象寫(xiě)明原因上報(bào)行政計(jì)劃部經(jīng)理/辦公室主任處理。4.9.2對(duì)庫(kù)存時(shí)間較長(zhǎng)的物資，若發(fā)現(xiàn)霉變、破損或超保質(zhì)期應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《不合格物資處理單》，寫(xiě)明不合格原因，由行政計(jì)劃部經(jīng)理/辦公室主任加簽處理意見(jiàn)，對(duì)不能及時(shí)處理的物資，應(yīng)統(tǒng)一放置于庫(kù)房的“不合格品區(qū)”內(nèi)。4.9.3財(cái)務(wù)管理部每季度至少對(duì)庫(kù)存物資全面盤(pán)點(diǎn)一次，并將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果直接上報(bào)公司常務(wù)副總經(jīng)理/項(xiàng)目總經(jīng)理。財(cái)務(wù)管理部每月負(fù)責(zé)審核庫(kù)管員庫(kù)存臺(tái)帳登記情況，檢查是否按照出入庫(kù)單真實(shí)、完整地進(jìn)行登記。4.9.4品質(zhì)管理員在日常檢查和內(nèi)審時(shí)負(fù)責(zé)