電子文件與電子檔案管理

技術處：趙振宇檔案管理現(xiàn)代化

與電子檔案管理電子文件的法律效力1982年10月1日起施行的《中華人民共和國民事訴訟法》中規(guī)定可采納的證據(jù)有：1、書證2、物證3、視聽資料4、證人證言

5、當事人的陳訴6、鑒定結論7、勘驗筆錄其中“視聽資料”是指能顯示出圖形、聲音、符號、數(shù)字、影像等的材料。而電子文件可以在計算機終端上顯示出它所存儲的圖形、數(shù)字、符號、影像，因而被列入我國七種法定的證據(jù)之中。2檔案的種類有哪些？1、文書檔案（卷內(nèi)文書、歸檔文書。以2002年立卷改革劃分）2、財會檔案3、科技檔案4、聲像檔案（圖片、影像、聲音等）5、專業(yè)檔案（農(nóng)業(yè)區(qū)劃等）6、手跡、手稿檔案7、重大活動檔案（州慶檔案、北交會檔案、上海世博檔案等）8、民生檔案（婚姻登記檔案、招工檔案、復轉(zhuǎn)退伍軍人檔案）9、企業(yè)檔案3結合檔案軟件講解實際工作中遇到的問題常用的幾個模塊4文書檔案管理什么是文書檔案：文書檔案是指機關、團體、企事業(yè)單位及其他社會組織在領導和行政管理等項活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的文件。文書檔案管理分為：卷內(nèi)文件管理和歸檔文件管理卷內(nèi)文件管理：2002年以前形成的文書檔案，以卷為單位，一卷中有很多件，調(diào)其中一件時需整卷調(diào)出，查找不方便。歸檔文件管理：2002年以后施行了立卷改革，立卷方式發(fā)生了改變由原來的以卷為單位，變?yōu)橐约閱挝?，一事一件，方便利用和查找?/p>

2000年12月國家檔案局發(fā)布了《中華人民共和國檔案行業(yè)標準-歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）,自2001年1月1日起實施，吉林省自2002年起開始實施。5案卷級檔案管理什么是案卷級檔案：就是以“案卷”為單位進行整理的檔案，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。如：鄉(xiāng)財政所、計生辦、衛(wèi)生院、派出所等二級機構文書檔案按大多以“卷”進行整理歸檔。還有各單位的：業(yè)務檔案、科技檔案、財會檔案也多用案卷級整理6電子檔案形成包括那3個步驟：一、紙質(zhì)檔案的前期整理二、條目錄入（條目錄入時需要錄入的關鍵字段：）卷內(nèi)文件管理條目錄入格式：序號字段內(nèi)容備注序號字段內(nèi)容備注1全宗號001-003（州委組織部）2目錄號0013案卷號0014順序號（件號）0015文件題名1975年州委組織部大事記6責任者州委組織部7文件編號延州組[1975]1號8保管期限永久（長期）9文件時間197512159號頁1-1010頁數(shù)107歸檔文件管理文書檔案錄入格式：序號字段內(nèi)容備注序號字段內(nèi)容備注1全宗號001-003（州委組織部）2歸檔年度20083件號012（一個保管期限一個大流水）4保管期限永久（30年、10年）5文件題名2008年州委組織部大事記6責任者州委組織部7文件編號延州組[2008]1號8頁號1-259頁數(shù)258案卷級檔案管理檔案錄入格式：序號字段內(nèi)容備注序號字段內(nèi)容備注1全宗號001-003（州委組織部）2目錄號0013案卷號012（一個保管期限一個大流水）4保管期限永久、長期5案卷題名關于XX的案件6責任者州委組織部7案卷時間200901018頁數(shù)25案卷級檔案管理沒有件號和順序號，如是財會檔案還應有起止憑證號等相應字段。9電子檔案形成包括那3個步驟：三、紙質(zhì)文件電子化(存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化---紙質(zhì)文件電子化是未來發(fā)展趨勢)

文件格式要求：JPGTIFFBMPPDF等文檔格式

掃描分辨率要求：彩色200DPI以上

存儲文件路徑要求：歸檔：065-2006-永久-001【全宗號-歸檔年度-保管期限-件號】d:\電子件\001-2006-永久-001

卷內(nèi)：065-023-003-001【全宗號-目錄號-案卷號-順序號】

d:\電子件\001-023-003-001

其中全宗號、目錄號、案卷號、順序號前面需補零。

10第一節(jié)、檔案現(xiàn)代化管理檔案管理現(xiàn)代化與電子檔案管理第二節(jié)、利用計算機技術提高檔案管理效率第三節(jié)、電子文件與電子檔案管理（重要）第四節(jié)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及網(wǎng)絡技術在電子檔案管理中的應用它是以系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學為指導，應用現(xiàn)代管理方法和手段，積極采用先進的管理技術與設備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方式和做法進行改革，使檔案管理實現(xiàn)系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化，以取得檔案管理總目標的最佳效果。第一節(jié)：檔案管理現(xiàn)代化四個特征：系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化一、檔案管理現(xiàn)代化的含義121、要千方百計地保存保護好各類檔案實體，最大限度地延長檔案壽命；2、要充分開發(fā)檔案信息資源，最大限度地為社會各界服務，也就是要迅速、準確地提供一切可能提供的檔案信息為社會進步和經(jīng)濟發(fā)展服務。第一節(jié)：檔案管理現(xiàn)代化二、檔案管理現(xiàn)代化的目的檔案管理現(xiàn)代化的目的最大限度延長檔案壽命

更好的為社會服務為社會進步服務為經(jīng)濟發(fā)展服務131、是如何最大限度地延長檔案壽命；2、是如何利用計算機及其網(wǎng)絡技術開發(fā)檔案信息資源，為社會各界服務；3、是在電子文件日益成為社會主導形式時，如何收集、積累、整理形成檔案，豐富館藏。第一節(jié)：檔案管理現(xiàn)代化三、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容方向目標目的

相互關系：相互依存和相互制約的關系14（二）文件、檔案一體化管理

（一）檔案目錄信息計算機管理

第二節(jié)：利用計算機技術提高檔案管理效率1計算機在檔案部門的應用范圍15（四）多媒體檔案信息集中統(tǒng)一管理

（三）檔案全文存儲與檢索

第二節(jié)：利用計算機技術提高檔案管理效率1計算機在檔案部門的應用范圍16（六）檔案編研計算機輔助管理

（五）檔案業(yè)務計算機輔助管理

第二節(jié)：利用計算機技術提高檔案管理效率1計算機在檔案部門的應用范圍17（八）檔案辦公計算機化

（七）計算機用于檔案保護及庫房管理

第二節(jié)：利用計算機技術提高檔案管理效率1計算機在檔案部門的應用范圍18第二節(jié)：利用計算機技術提高檔案管理效率1、本單位內(nèi)部使用的局域網(wǎng)絡2、行業(yè)系統(tǒng)跨區(qū)域的廣域網(wǎng)絡3、全世界最大的網(wǎng)絡互聯(lián)網(wǎng)2檔案信息計算機管理網(wǎng)絡化、智能化如：OCR智能識別技術（一）檔案信息計算機網(wǎng)絡化管理（二）計算機智能技術在檔案部門應用19第二節(jié)：利用計算機技術提高檔案管理效率縱向(目錄--一體化、全文、多媒體）

1、發(fā)展方向橫向（實體-歸檔、標引、編研、防護）

2、規(guī)劃設想構建廣域的檔案信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案信息資源共享。3計算機在檔案部門應用的規(guī)劃設想及實現(xiàn)方針統(tǒng)籌考慮

科學規(guī)劃

穩(wěn)步推進

不能盲從（一）計算機在檔案部門應用的規(guī)劃設想（二）實現(xiàn)規(guī)劃設想應采取的方針政策20第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理1電子文件的形成1、電子文件：在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。2、電子文件的歸檔：就是通過計算機系統(tǒng)或計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，將整理好的電子文件及其生存環(huán)境一并轉(zhuǎn)存在磁性載體或光盤上保存。3、電子檔案：是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數(shù)和其它相關數(shù)據(jù)。電子文件的定義121第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理1電子文件的形成2、電子文件的形成：電子文件的形成222第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理1電子文件的形成電子文件的生命周期包括設計、形成、和使用維護三個階段檔案部門在電子文件的形成中的指導和監(jiān)督作用3檔案管理部門對電子文件生成系統(tǒng)的軟硬件和數(shù)據(jù)結構及維護要有明確要求；檔案管理部門要監(jiān)督電子文件生成系統(tǒng)是否滿足設計階段提出的各項要求，以保證形成的電子文件具有真實、完整、可用、可存取、可理解的屬性；檔案管理部門一定要對立檔單位電子文件的積累、保存、歸檔進行指導并參與維護。23第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理2電子文件的特性1、電子文件是數(shù)字化的信息形態(tài)：電子文件的特性116位二進制數(shù)字0101010101024第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理2電子文件的特性2、電子文件對設備的依賴性：（不能離開必要的軟硬件設備）

電子文件的特性125第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理2電子文件的特性3、電子文件載體的非直讀性：電子文件的特性126第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理2電子文件的特性4、電子文件的信息與載體相分離性：（文件和存儲設備可以分離，不像紙質(zhì)檔案文字不能脫離紙質(zhì)單獨處在）電子文件的特性1正文內(nèi)容圖形內(nèi)容27第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理2電子文件的特性5、電子文件物理結構與邏輯結構關系的復雜性：物理結構：是指內(nèi)容存儲在載體上的位置及其分布情況，如文件的正文、圖形批示、附件等各自在載體上的存儲位置。（如e:\辦公軟件）邏輯結構：是指自身的結構，如文件中的文字排列、章節(jié)構成、各頁的先后順序、插圖標號等。（物理結構經(jīng)常發(fā)生變化，而邏輯機構卻可保持不變）電子文件的特性128第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理2電子文件的特性6、電子文件對元數(shù)據(jù)的依賴性：元數(shù)據(jù)：是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。電子文件的特性129第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理2電子文件的特性7、電子文件信息的共享性及不安全性：電子文件的特性1

20世紀末，黑客向五角大樓網(wǎng)絡發(fā)動了“有史以來最大規(guī)模、最系統(tǒng)性的攻擊行動”，打入了許多政府保密性的敏感電腦網(wǎng)絡，查詢并修改了許多檔案報表和人員數(shù)據(jù)。五角大樓黑客攻擊事件30第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理2電子文件的特性8、電子文件的其他特性：高保真性易修改性對標準的依賴性非實體歸檔的可能性等電子文件的特性131第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理2電子文件的特性電子文件特性給管理帶來的方便與困難2（1）占用存儲空間小。（2）有利于人們的開發(fā)利用。（3）有利于實現(xiàn)信息共享。（4）促進了文檔一體化管理。（5）便于收集積累、整理歸檔。方便：（1）收集歸檔的方法不讓人放心。（2）長期保存非常困難。（3）文件安全無保障（如：病毒）（4）建立電子檔案管理方法、標準、技術和理論的任務相當艱巨。（5）需配置電子檔案管理設備，經(jīng)費投入高。（6）需要培養(yǎng)電子檔案管理人才和意識困難：32第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理3電子文件及電子檔案的管理原則（5個方面）確保電子文件和電子檔案的原始性、完整性、有效性、安全性1原始性即是經(jīng)過領導簽發(fā)的最終版本，而且從未修改過，我們就應承認它是原始的，不管它的形式如何變化。電子文件和電子檔案可用、可存取、可理解。電子文件和電子檔案的原文、生成它的軟硬件環(huán)境或記錄以及元數(shù)據(jù)、背景信息齊全。完整性是實現(xiàn)其價值的重要保證。完整性有效性有效性文件本身及其載體不含病毒，無物理損傷，內(nèi)容未被非法修改。33第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理3電子文件及電子檔案的管理原則對電子檔案實行全程管理2即對電子文件的形成、積累、鑒定、整理、歸檔及電子檔案的保存、保管、檢查、維護、有效性測試和開發(fā)利用、鑒定銷毀實行全程管理。建立環(huán)環(huán)相扣的責任鏈接，制定記錄電子文件一切變化信息的操作規(guī)程，有效地保證公文的真實性。34第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理3電子文件及電子檔案的管理原則電子文件至電子檔案是在紙質(zhì)文件至紙質(zhì)檔案管理環(huán)節(jié)的基礎上，增加了三個重要環(huán)節(jié)。紙質(zhì)文件至紙質(zhì)檔案的管理環(huán)節(jié)是由：

收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀增加的三個重要環(huán)節(jié)：電子文件形成階段明確任務，提出要求（如：電子件的格式，大小，圖像或影像的具體要求等）建立電子檔案數(shù)據(jù)庫（將所有數(shù)據(jù)集中到一個數(shù)據(jù)庫中管理）電子文件的長期保存（如：數(shù)據(jù)的定期備份，異地保存等）3電子文件至電子檔案的管理環(huán)節(jié)35明確歸檔時間和歸檔范圍；明確軟硬件環(huán)境、版本、數(shù)據(jù)類型、格式以及被操作數(shù)據(jù)和檢測數(shù)據(jù)等的歸檔要求與處置方法。與紙質(zhì)或其他載體形式的文件保持一致。永久保存的，必須制成紙質(zhì)拷貝件或縮微品。歸檔時，與紙質(zhì)拷貝件或縮微品一并歸檔。要保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理確保電子文件歸檔質(zhì)量3電子文件及電子檔案的管理原則436當今國際上對電子檔案的管理有多種模式，其中，常用的有三種情況：一是分散管理模式。電子檔案由文件形成單位保管，檔案行政管理部門只負責制定政策、監(jiān)督、檢查和審計等工作。二是統(tǒng)一領導、分級管理模式。文件形成部門按照檔案管理部門制定的電子文件歸檔要求和辦法，將經(jīng)過收集整理后的歸檔電子文件移交檔案管理部門集中管理。我們國家采用的就是這種方法。三是分散與集中相結合的管理模式。大量短期的電子檔案由文件形成部門保存，重要的需要長期保存的電子檔案移交檔案管理部門集中保存。第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理我國電子檔案應采取集中統(tǒng)一管理模式3電子文件及電子檔案的管理原則537第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理4電子文件管理和收集積累電子文件管理11、確保電子文件的真實性和有效性。（是電子文件管理的核心）2、確保電子文件的完整性。（是電子文件管理的重要任務）3、電子文件分類

電子文件的載體類型：光盤文件、硬盤文件、軟盤文件、磁帶文件電子文件的形態(tài)類型：文本文件；圖形文件；圖像文件;影像文件；聲音文件；電子文件的功能劃分：草稿性文件；輔助性文件；正式性文件；38第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理4電子文件管理和收集積累1、電子文件收集積累的范圍23制度性積累全面型積累概況起來41系統(tǒng)性積累建立電子文件積累制度（積累方案和歸檔不歸檔范圍及保管期限表）。不但要積累電子文件全文,而且要積累生成它的軟硬件環(huán)境或記錄、元數(shù)據(jù)和背景信息。立檔單位形成的所有最終稿本的電子文件都要先行登記造冊。一份電子文件的全文以及生成它的軟硬件環(huán)境或記錄、元數(shù)據(jù)和背景信息。39第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理4電子文件管理和收集積累2、電子文件收集積累的要求積累經(jīng)過審批的“最終版本”。12345在檔案部門的指導監(jiān)督下，指定專人負責積累。對積累起來的電子文件要進行登記。詳細記錄電子文件生成軟硬件信息，保證其能正常使用。對積累起來的電子文件要逐一備份。40第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理4電子文件管理和收集積累3、電子文件收集積累的時間和方法積累的時間：一般要求在電子文件形成或任務完成后及時進行。對多年才能完成的任務或項目，對其形成的電子文件可分階段積累。積累的方法：（1）及時積累（2）在檔案部門指導下制定積累方案（3）網(wǎng)絡傳輸積累（4）載體移送積累（5）在電子文件數(shù)據(jù)庫中進行標識

（6）收集積累的電子文件應集中保管，不得由個人分散保存。41第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理4電子文件管理和收集積累4、電子文件收集積累的審核是否屬于積累范圍。非最終稿本暫不積累。1是否完整。是否齊全（相關資料）。是否可利用、可存取、可理解。234是否符合規(guī)定格式。5有無病毒感染。642第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理4電子文件管理和收集積累5、電子文件的登記登記應包括的內(nèi)容：標題、內(nèi)容提要、文件形成日期、形成單位及責任者，形成電子文件的系統(tǒng)名稱、形成電子文件系統(tǒng)所采用的計算機型號、性能及操作系統(tǒng)、應用程序、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，背景信息、管理人員、文件編號、保密規(guī)定、相關文檔、資料的存放地點、存儲同樣信息內(nèi)容的其它載體存放地點、編制人的姓名、職務、編制日期等。43第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理5電子文件的歸檔電子文件歸檔前的鑒定、檢測11、電子文件歸檔前的鑒定：（1）內(nèi)容真實性鑒定。（2）結構完整性鑒定。（3）讀取有效性鑒定。（4）歸檔范圍的鑒定。（5）保管期限和密級劃分的鑒定。2、電子文件歸檔前的檢測：（1）存儲載體物理檢測（有無劃痕、矯變、斑點、霉變）（2）電子文件本身準確讀取檢測。（3）電子文件歸檔要求檢測。（格式、結構、算法等）（4）電子文件原文與軟硬件環(huán)境、元數(shù)據(jù)等一致性檢測。（5）電子文件、軟件平臺、載體有無病毒檢測。44第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理5電子文件的歸檔電子文件的歸檔2

1、歸檔時間：邏輯歸檔可實時進行。物理歸檔應按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。2、電子文件的歸檔：電子文件歸檔可分為邏輯歸檔和物理歸檔邏輯歸檔：即權限歸檔。網(wǎng)絡上進行，不改變存儲方式和位置，將電子文件的管理權限向檔案部門移交。物理歸檔：即脫機歸檔。把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交。電子文件歸檔的具體要求：

1、邏輯歸檔的電子文件均應定期完成物理歸檔。

2、要集中拷貝到耐久性好的載體上。

3、對于加密電子文件，則應解密后再制作挎貝。

4、相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附《電子文件登記表》，要區(qū)分盤、件。

5、歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。45第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理6歸檔電子文件的整理1、歸檔電子文件的整理要按《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定要求進行。2、歸檔電子文件以件為單位整理，同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度—保管期限—機構（問題）或保管期限—年度—機構（問題）等分類方案進行分類。3、電子文件應參照《檔案著錄規(guī)則》進行著錄，將著錄結果制成機讀目錄和紙質(zhì)目錄。4、紙質(zhì)或其他載體進行數(shù)字化，應按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》的要求進行。46第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理7歸檔電子文件的移交、接收與保管歸檔電子文件的移交、接收與保管要求1對歸檔電子文件，應按有關規(guī)定進行認真檢驗。在檢驗合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網(wǎng)絡上進行，但仍需履行相應手續(xù)。47第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理7歸檔電子文件的移交、接收與保管移交、接收檢驗2檔案保管部門在接收電子文件之前，應對歸檔的每套載體及其技術環(huán)境進行檢驗，合格率達到100%時方可進行交接。檢驗項目如下：——載體有無劃痕，是否清潔——有無病毒——核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性、相關手續(xù)——核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全——對特殊格式的電子文件，應核實其有關的軟件、版本、操作手冊等是否完整48第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理7歸檔電子文件的移交、接收與保管移交手續(xù)3檔案保管部門驗收合格，完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》的填寫、簽字、蓋章環(huán)節(jié)。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門自存。49第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理7歸檔電子文件的移交、接收與保管保管要求4

歸檔載體應作防寫處理。ad單片載體應盒裝，豎立存放，且避免擠壓存放時應遠離磁場、強熱源，并與有害氣體隔離bc溫度范圍：17℃--20℃濕度范圍：35%--45%50第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理7歸檔電子文件的移交、接收與保管有效性保證5A、形成單位和保管單位每年均進行一次檢查登記。B、設備環(huán)境更新時，要保證兼容。C、保留期滿后，可擦除重復使用。不可清除內(nèi)容的載體應按保密要求進行處置。D、磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽檢，抽檢率不低于10%，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。E、磁性載體上的歸檔電子文件，應每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體保留時間不少于4年。F、檔案保管部門應定期將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》51第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理8電子檔案的開發(fā)利用（一）電子檔案利用前的準備1、準備電子檔案基礎數(shù)據(jù)（背景信息和元數(shù)據(jù)）2、建立識別文件（描述存儲在載體上文件之間的關系以及電子檔案內(nèi)容的內(nèi)部結構和組成）3、提供計算機軟硬件平臺（二）電子檔案提供利用的方法1、提供拷貝件2、通信傳輸3、直接利用52第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理8電子檔案的開發(fā)利用（三）電子檔案提供利用的管理

1、使用權限的審核。2、提供利用拷貝件的管理及回收。3、利用中的安全措施。

A、特定用戶。

B、依密提供。

C、網(wǎng)絡傳輸，要加密處理。

D、全過程跟蹤。

E、具有應急處理能力。53第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理8電子檔案的開發(fā)利用（四）電子檔案提供利用的統(tǒng)計

1、電子檔案利用統(tǒng)計的信息采集

2、電子檔案利用統(tǒng)計的綜合指標體系

3、電子檔案利用統(tǒng)計的結果分析54第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理9電子檔案的長期保存電子檔案長期保存存在的問題1、載體壽命問題2、軟硬件技術更新問題3、真實性的維護問題各種媒介預計壽命表媒介名稱：保管期限：媒介名稱：保管期限：手工紙1000年或更長新聞紙50年微縮膠片300年微縮平片100年4MM磁帶10年磁光盤30年硬盤10年光盤5年55第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理9電子檔案的長期保存（一）電子檔案存儲載體壽命短的對策定期拷貝：在原來的技術環(huán)境下重寫信息數(shù)據(jù)，防止因物理變化而導致信息丟失。（二）電子檔案所依賴的計算機軟硬件更新的對策1、建立軟硬件技術館。2、應用仿真技術。3、數(shù)據(jù)遷移操作。4、再生性保存。5、多種方式結合。56第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理9電子檔案的長期保存從法制、技術、審查、管理、教育、培訓六管齊下。建立健全嚴格的電子檔案管理制度。12345采用多種技術，確保電子檔案的安全。采用全程實時記錄系統(tǒng)對電子檔案的使用維護進行跟蹤記錄。對涉及電子文件制作和電子檔案管理的人員進行審查。對涉及電子件制作和電子檔案管理人員進行管理、教育和培訓。（三）電子檔案信息真實性的維護57第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理10電子檔案的鑒定和銷毀（一）電子檔案的鑒定在電子文件歸檔時要進行真實性、合法性、價值性鑒定及有無必要歸檔的鑒定，并確定保管期限。到期后，要進行價值性檢測和是否銷毀的鑒定，要適度掌握，過寬和過嚴都有可能造成巨大的損失。（二）電子檔案的銷毀對于已沒有價值的電子檔案要銷毀，電子文件及電子檔案在銷毀前要進行1）編目造冊2）要有審批手續(xù)3）保留載體銷毀4）文件、載體同時銷毀5）網(wǎng)上清除銷毀58第四節(jié)：數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及網(wǎng)絡技術在電子檔案管理中的應用1數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在電子檔案管理中的應用（一）數(shù)據(jù)庫（DB）數(shù)據(jù)庫1數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)2數(shù)據(jù)庫管理員3在檔案管理中的應用4是指存儲在計算機內(nèi)、有組織、可共享的數(shù)據(jù)集合。是指設計、管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的專職人員。各種電子檔案都在數(shù)據(jù)庫里進行統(tǒng)一管理和使用。是在操作系統(tǒng)控制下對數(shù)據(jù)庫進行建立、使用和維護的一組軟件。59第四節(jié)：數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及網(wǎng)絡技術在電子檔案管理中的應用2計算機網(wǎng)絡技術在電子檔案管理中的應用（一）網(wǎng)絡體系結構與網(wǎng)絡協(xié)議計算機網(wǎng)絡中相互通信的、對等實體間交換信息時必須遵守的規(guī)則的集中，被稱為網(wǎng)絡協(xié)議（如：TCP/IP協(xié)議、IPX/SPX/NeTBIOS協(xié)議、PPP協(xié)議等）1978年國際標準化組織推出了OSI網(wǎng)絡體系結構，該體系結構共分7成分別是物理層、數(shù)據(jù)鏈路層、網(wǎng)絡層、運輸層、會話層、表示層、應用層。網(wǎng)絡結構網(wǎng)絡協(xié)議60第四節(jié)：數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及網(wǎng)絡技術在電子檔案管理中的應用2計算機網(wǎng)絡技術在電子檔案管理中的應用（二）網(wǎng)絡分類在5千米至10千米的地理覆蓋范圍內(nèi)，以高傳輸速率充分支持數(shù)據(jù)、聲像和綜合業(yè)務傳輸?shù)囊环N通信系統(tǒng)。它的傳輸速率更高，對內(nèi)是連接局域網(wǎng)的高速公路，對外可以接入廣域網(wǎng)。將小區(qū)域范圍內(nèi)的各種數(shù)據(jù)通信設備互連在一起，以高數(shù)據(jù)傳輸速率互相通信的一種數(shù)據(jù)通信系統(tǒng)。其特點是傳輸速率高、覆蓋范圍小、誤