商務(wù)交際英語(1) Chapter4

English&Communication

forColleges

ReviewofChapter3PlanningandOrganizingMessagesPlanningMessages策劃信息Fourstepstoplanamessageidentifytheobjective確定目的determinethemainidea確定主要內(nèi)容choosesupportinginformation選擇支持信息adjustthemessageforthereceiver為信息接收者調(diào)整信息內(nèi)容Identifytheobjective.

確定目的(1)promotegoodwill增進良好的關(guān)系(2)inform告知、傳遞信息(3)request提出要求(4)record記錄在案(5)persuade說服對方OrganizingMessages組織信息Directorder直接順序Indirectorder間接順序Direct-indirectorder直接-間接順序多數(shù)商務(wù)信息的組織采用三種順序：直接順序，間接順序或直接-間接順序。Directorder:themainidea–supportinginformation.Positiveandneutralmessagesareorganizedusingthedirectorder.Indirectorder:supportinginformation–themainidea.Negativeandpersuasivemessagesareorganizedusingtheindirectorder.Direct-indirectorder:thepositivemessage–thereasonsforthenegativemessages–thenegativemessage.Whenyouhavebothapositivemessageandanegativemessageforthereceiver,usedirect-indirectorder.Ideafirst followedbysupportinginformationGoodNewsReasonsfirst followedbybadnewsitselfBadNewsGood&BadNewsChoosingWords

詞語的選擇CourteousWords謙虛禮貌的用詞Positivewords積極的用詞Propertitles合適的頭銜Bias-freewords不帶偏見的用詞AppropriateWords得體的用詞Precisewords準確的用詞Up-to-datewords合乎時宜的用詞Concisewords簡潔的用詞CreatingVigorousSentences佳句的打造Concisesentences簡明的句子AvoidunnecessaryelementsAvoidpassivevoiceConcretesentences具體的句子specific明確的precise精確的necessaryinformation必要的信息BuildingStrongParagraphs

建構(gòu)強有力的段落SentencestructureinaparagraphBeginningsentence/topicsentenceMiddlesentencesEndingsentenceParagraphstructureinbusinesscommunicationOpeningparagraphDevelopmentalparagraphClosingparagraphEditingandProofreadingMessages

信息的編輯與校對Toeditistoreviewandreviseawrittenmessagetoimproveit.編輯是對寫好的信息進行重審和修改，以便完善該信息。Proofreadingistheprocessofreviewingandcorrectingthefinaldraftofwrittenmessage.校對是重審與更正書面信息的定稿這一過程。小練習Whichofthefollowingisareceiver-orientedstatement?A.IgrantyourrequestforvacationfromtheweekofAugust14th.B.Ourcompanyworkshardtomeettheneedsofourcustomers.C.Asourguest,youwillreceivetheattentionthatyoudeserve.D.Wemakeeveryefforttoserveourclientsefficientlyandattheirconvenience.KeyC小練習WhatisNOTincludedinthestageofplanningamessage?A.To

identify

the

objective.

B.To

determine

the

main

idea.

C.To

choose

supporting

information.

D.To

evaluate

the

message.KeyD小練習Positiveandneutralmessagesareorganizedin.

A.directorderB.indirectorderC.indirect-directorderKeyA小練習Whichofthefollowingisagender-biasedword?(page76)A.officeworkerB.employeeC.congressmanKeyC小練習Whatisthemainobjectiveofamessagethattellsthereceiveraboutanewproductthatwillsoonbeavailableinstores?A.

To

inform

B.

To

request

C.

To

record

D.

To

persuadeKeyDChapter4WritingMemosandE-mailsCasestudy:CommunicatingtoofastNancyDiMelio作為LloydEngineering公司計算機輔助設(shè)計（CAD）部門的一位經(jīng)理已經(jīng)取得了持續(xù)上升的好口碑。她的四名計算機操作員使用的是昂貴的、達到最新水平的計算機軟、硬件。公司里其它部門的人員對CAD部門使用的軟、硬件很是好奇，但是由于Nancy部門的工作量，她必須限制她的職員，讓他們不要花時間在說明或解釋CAD上。最近，正當Nancy閱讀她每天得到的40多份電子郵件時，她發(fā)現(xiàn)了來自她的高級雇員LanceChow的報告。Lance報告，來自“主機維護部”的ConnieReyes“借”了新的CAD軟件拷貝。這一借用破壞了LloydEngineering公司嚴格的軟件執(zhí)照規(guī)章。Nancy給她的上司寫了一份電子郵件。她寫道：“ConnieReyes是一名對自己希望過高的CAD藝術(shù)家。Connie應(yīng)該多關(guān)心她自己的工作，而不是要求借這價值970美元的軟件而破壞公司的法規(guī)。”Nancy同時還提到了Lance，認為他做了應(yīng)該做的事，把這件事報告了自己。Nancy把這份電子郵件發(fā)給了她的上司，同時作為附件，發(fā)給了Lance。Nancy開始接到來自主機維護部的憤怒的電子郵件。他們對于Nancy批評自己的雇員之一很憤怒。Nancy的聲譽由于主機維護部而受到了很大損害。后來，Lance困窘地到Nancy的辦公室，告訴Nancy他不小心把Nancy的電子郵件發(fā)給了Connie。Lance道歉了，Nancy使Lance安心道：“這個錯誤，也是我的?！盋omputer-AidedDesign(CAD)計算機輔助設(shè)計reputation

n.聲譽，名聲，名氣state-of-the-art

adj.最新式的；使用了最先進技術(shù)的；頂尖水準的workload

n.工作量demonstrate

v.證明；演示；示范senior

adj.地位較高的；高級的；年長的；資深的seniorworker高級工人MainframeSupportdepartment主機維護部copyn.復(fù)制品；抄本；副本softwaren.軟件hardwaren.硬件violatev.侵犯；違反；擾亂wannabeen.趕超崇拜者，趕超崇拜者的人bccBlindCarbonCopy密送cc

英文全稱是CarbonCopy(抄送)兩者的區(qū)別在于在BCC欄中的收件人可以看到所有的收件人名(TO,CC,BCC)，而在TO和CC欄中的收件人看不到BCC的收件人名4.1

UsesofInternalDocument

內(nèi)部文件的使用公司內(nèi)部經(jīng)常使用的文件有備忘錄，電子郵件等，像備忘錄、電子郵件這樣的信息交際，是上級和同事用來評價你工作表現(xiàn)的一種途徑。因此，學習如何在公司內(nèi)部使用備忘錄或電子郵件，就顯得十分重要了。本節(jié)的學習目標是：

1．了解如何在對內(nèi)交際中使用備忘錄。

2．了解如何在對內(nèi)交際中使用電子郵件。MemosandemailsThemostcommoninternaldocumentsarememosandemails.

Amemoisaquick,easywaytocommunicate.Itismoreconciseandlessformalthanaletter.最常見的對內(nèi)文件是備忘錄和電子郵件。備忘錄是迅捷、簡單的交際方式，比信函更簡單，沒有信函那么正式。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子郵件在迅速取代備忘錄。memo

n.備忘錄=memorandumMemosandemailsareefficientmediaofinternalbusinesscommunicationforseveralreasons:備忘錄和電子郵件是實現(xiàn)對內(nèi)商務(wù)交際的有效媒介。原因如下：1.Theycanbesenttomorethanonereceiver.能一次送達多位信息接收者。2.Theytakelesstimetoformatandkeythanletters.在格式和錄入的時間上比信函少3.Theyarelessexpensive,time-consumingandcomplexthanconferencecallsormeetings.與電話會議或真實會議比，備忘錄和電子郵件的造價低，節(jié)省時間，簡單不復(fù)雜。PurposesofusingmemosMemosareused(1)toprovidearecord(2)toadvise,directorstatepolicy(3)toinform(4)topromotegoodwill.像備忘錄這樣的信息交際，是上級和同事用來評價你工作表現(xiàn)的一種途徑。因此，要謹慎使用備忘錄，也要謹慎選擇其接收者和主題。備忘錄的使用目的有：（1）記錄備案；（2）建議，指導(dǎo)或發(fā)布政策；（3）告知；（4）提高信譽。小練習checkpoint1page104Keys1.tostatepolicyandtoinform2.toinform3.topromotegoodwill4.toprovidearecord4.2Formattingand

WritingEffectiveInternal

Documents

有效的對內(nèi)文件的格式與寫作如何讓你所撰寫的備忘錄或電子郵件能夠達到你的目的？如何讓對內(nèi)信息實現(xiàn)有效的交互、撰寫一封有效的對內(nèi)文件？在這一節(jié)里，我們將一起來學習有效的對內(nèi)文件的格式與寫作技巧。本節(jié)的學習目標是：

1．認識備忘錄的組成部分。

2．了解傳統(tǒng)和簡化的備忘錄格式。

3．了解組織備忘錄和電子郵件信息內(nèi)容的方式。

4．學習撰寫有效的備忘錄和電子郵件的指導(dǎo)策略。memo=memorandumInternal:

writtenmessagesaretransferredfromoneemployeeordepartmenttoothersFormat:

heading+messagesMEMOTO:receivers'namesandjobtitlesFROM:

sender'snameandjobtitleDATE:dateofissuingthememoSUBJECTspecificallywhatthememoisaboutOpening:

purposeorcontextofthememoBody:

detailsofthemainideaClosing:

anurgeforactionWhatismemo?MemoplanHeaderSubjectlineOpeningparagraphSupportingdetails/explanationClosing}}PartsofamemoMostmemoscontainaheading,abodyandoneormore

notations.大多數(shù)備忘錄由信頭、正文和附注組成。heading

信頭Heading:TO,FROM,DATE,SUBJECT備忘錄的信頭通常有四個組成部分：To,From,Date和Subject。TO:TheTOlinecontainsthenameofthepersonorpeoplewhowillreceivethememo,oraparticularpositionordepartment.FROM:Thesender’snameappearsontheFROMline.DATE:

PutthedatethatyouwritethememoontheDATEline,showingthefullnameofthemonth,thedayandtheyear.SUBJECT:

TheSUBJECTlineshowsthetopicofthememo.

To這一欄后跟備忘錄接收者的姓名，可以只寫其姓名全稱，也可以在其姓名后加上頭銜或其部門名稱。你還可以在To后面只寫某個具體職位或部門。From這一欄后跟信息發(fā)出者的名字，還可以在后面加上你的職位，部門，住所或電話分機號。在Date一欄后注明寫備忘錄的日期，一定要寫出日月年的全稱。在Subject一欄寫下備忘錄的主題，不要寫一個完整的句子，而是寫出一個短語，簡明扼要地展示主題。body

正文Body:Writeyourmessageinthebodyofthememo.Memosneednosalutation.Itshouldbeconciseandaccurate.備忘錄的正文包含了信息內(nèi)容，不用寫稱呼語，要保持備忘錄的簡潔精確。notations

附注Notations:thekeyboardoperator’sreferenceinitialsandanynotationsbelowtheinitials.在附注部分，在正文下寫出打字人姓名縮寫，然后加上其他附注。舉例說明，如果一個備忘錄有附件，那就在打字人姓名縮寫下加上“附件”二字。SampleStudyMemorandumTo:

AllStaffFrom:

AllenSmith,AdministrativeOfficerDate:May12,2012Subject:OperatingInstructionsforNewCopyingMachinesAnewphotocopier(復(fù)印機)hasbeeninstalledinthegeneraloffice.Allstaffiswelcometouseit.

receivers’name/jobtitlesender’sname/jobtitle

currentdate

whatthememoisaboutopeningtopicofthememotheissuingtimeintroducingthemainpointsSampleStudyMemorandumToensurethecopier’ssurvival,itisimportanttokeepthefollowingproceduresinmind.

Usethemachinefornolongerthan30minutesatatime.

Afteruse,allowthemachinetocoolforatleast5minutes.

Makesuretheswitchisturnedoffafteruse.

Pleasespeaktomeifyouhaveanyquestionsaboutthemachine.

bodyclosingrequestingactionsFormattingthememosTwostyles:traditionalorsimplified.

Page108備忘錄有兩種格式：傳統(tǒng)格式和簡化格式。Inthetraditionalstyle,theheadingappearsatthetopofthepage.在傳統(tǒng)格式里，備忘錄的信頭放在紙的上部分。Inthesimplifiedstyle,theheadingcomponentsareomitted.Thesimplifiedstyleismorefrequentwhenelectronicmemosarewritten.在簡化格式里，不用寫信頭。簡化格式更多地用于電子備忘錄即電子郵件中。Guidelinesfor

planningand

organizingmemosPlanningamemooranemailrequiresfoursteps:備忘錄或電子郵件的計劃需要四個步驟：1.Identifytheobjective.明確寫作目的。2.Identifythemainidea.明確主要內(nèi)容。3.Determinethesupportinginformation.選擇支持信息。4.Adjustthecontenttothereceiver.根據(jù)信息接收者調(diào)整內(nèi)容。Usethedirectorderinamemothatcontainsgoodnewsorroutinerequestsforthereceiver.在含有積極或中性信息的備忘錄中使用直接順序，即先說主要內(nèi)容，后加補充細節(jié)。

Usetheindirectorderinamemothatcontainsbadnewsorpersuasivemessageforthereceiver.在含有負面或說服性信息的備忘錄中使用間接順序，即先說細節(jié)，后說主要內(nèi)容。Afterplanningandorganizingamemo,writingandeditingbecomeyourfocus.Therearesomeguidelineswhichhelpyouwriteclear,concisememos.

113在對備忘錄進行計劃和組織以后，接下來的重點就是撰寫和編輯備忘錄。你可以采用一些指導(dǎo)策略，以便寫出清晰簡明的備忘錄來。1131.poseashort,ofreadyourmessageGuideline2Composeashort,clearsubjectline.Thesubjectlineofamemoshouldreflectthemainidea.Thesentencethatcontainsthemainideaandthesubjectlineofthememoshouldbesimilarandtheyshouldusethesamekeywords.策略2主題要簡短清晰。備忘錄的主題一欄應(yīng)當能夠反映出主要內(nèi)容，主題與主要內(nèi)容的句子要基本一致，使用同樣的關(guān)鍵詞。4.3

AbusesofInternal

Documents

對內(nèi)文件的濫用雖然備忘錄和電子郵件是實現(xiàn)內(nèi)部交際的有效手段，但并不意味著使用得越多越好，對內(nèi)文件的濫用不僅不能促進你和他人的交流，反而會阻礙交流、甚至有可能危害到你的人際關(guān)系。在這一節(jié)里，我們將來學習對內(nèi)文件的濫用，并學習如何解決這些問題。本節(jié)的學習目標是：

1．了解備忘錄和電子郵件的濫用。

2．掌握解決濫用問題的方法。Abuseoccurswhenmemosandemailsare(1)writtentoofrequently(2)writtentogainattention(3)writtenbyacommittee(4)rewrittenforeachlevelofmanagement.備忘錄尤其是電子備忘錄的便利性，有時會導(dǎo)致濫用，可能會有以下幾個方面：（1）寫得太頻繁，（2）為了引起關(guān)注，（3）撰寫者是整個委員會，（4）要寫給各層人員。(1)Writtentoofrequently

Communicationoverloadisamentalconditionthatoccurswhenapersonreceivessomanymessagesthatheorshefailstotakethetimenecessarytoreadorunderstand.Thesolutiontocommunicationoverloadisfewercommunications,notmore.

在備忘錄被濫用的時候，整個公司機構(gòu)都將因為超負荷交際而受到不良影響。超負荷交際指的是一種心理狀況，當一個人收到太多信息而抽不出時間來閱讀或只能草草瀏覽的時候，就出現(xiàn)了超負荷交際。解決的辦法是減少這種交際。(2)Writtentogainattention

Toooften,anambitiouspersonwillconsidermemosasawaytocallattentiontowhatheorsheisdoingforthecompanyorasawaytoreceiverecognitionfromasupervisor.Amemolikethisisoftenfullofwordslike“I,me,my”.

一個雄心壯志的員工往往會把備忘錄當做引起公司關(guān)注的方式，他希望能通過這樣的途徑獲得上級的認可。這種備忘錄里充滿了“我，我的”等類似的詞匯。在這樣的情況下，與其說這個員工是個人才，還不如說他是個問題。(3)Writtenbyacommittee

Amemoisoftenspoiledwhenitisacommitteewhowritesit.Thesolutiontothisproblemistoletonepersonrepresentthecommitteeandwritethememos.

廚子太多，反而壞了一鍋湯。這句話比喻的是人多誤事。在一個委員會的人都參與到撰寫備忘錄的時候，也會遇到這種情形。委員會的成員們在備忘錄的格式和內(nèi)容上爭論不休，讓撰寫的過程既困難又費時。解決辦法是由一個人代表委員會進行撰寫。(4)Rewrittenforeachlevelofmanagement

Sometimes,messagesneedtobesenttoeachemployeelevelofacompany–fromentry-levelworkerstothepresident.You’dbetterwritewhatisclearlydirectedtoandappropriateforitsreceivers.

有的時候，信息需要傳達到從基層到總裁的公司各層員工手中。在這種情況下，信息發(fā)出者可能會復(fù)寫很多封一模一樣的備忘錄。但是，這么做是不對的。最好是根據(jù)不同的信息接收者，有針對性的組織內(nèi)容。4.4

WritingMeetingCommunications

會議交際文件的寫作除了備忘錄和電子郵件，常見的內(nèi)部文件還有一些會議文件，如通知、議程、會議記錄等。它們在實現(xiàn)內(nèi)部有效交際的時候也起到了重要的作用。本節(jié)的學習目標是：

1．了解幾種會議類型。

2．學習會議文件的寫作。MeetingsMeetingsareanimportantmethodofinformationexchangeinanybusinesssetting.

Thereareboardmeetings,conferences,trainingsessionsandstaffmeetings.在現(xiàn)今的全球經(jīng)濟下，許多公司采取了團隊策略，不同部門的員工組成團隊、共同解決一些問題、交換意見、分擔責任。會議是商務(wù)環(huán)境下信息交換的重要手段，有董事會會議，新聞發(fā)布會，培訓會，員工大會等幾種。Notices,agendas

andminutesInmeetingcommunication,youmayuseseveralinternaldocumentslikenotices,agendasandminutes.

會議交際里常用的對內(nèi)文件有：通知，議程，會議記錄等。notices通知Notificationofameetingisusuallygivenbymemos,nomatterhard-copyonesoremails.Thenoticeshouldincludethedate,time,location,themeofthemeeting.會議通知往往以紙制或電子備忘錄的形式發(fā)出，通知應(yīng)該包括日期、時間、地址、主題等內(nèi)容。agendas議程Anagendaistheorderofbusinesstobediscussedduringaparticularmeeting.