檔案管理實(shí)務(wù) 02 檔案收集

項(xiàng)目二檔案收集學(xué)習(xí)目標(biāo)通過(guò)本項(xiàng)目單元的學(xué)習(xí)，掌握檔案收集范圍、收集方法，明確歸檔制度和要求。知識(shí)要求能力要求通過(guò)本項(xiàng)目單元的學(xué)習(xí)與任務(wù)訓(xùn)練，能夠按照檔案收集方法和程序，進(jìn)行立卷歸檔工作。任務(wù)一了解檔案收集內(nèi)容與地位

1、掌握檔案收集歸檔的含義。2、明確檔案收集工作的內(nèi)容以及要求

知識(shí)目標(biāo)：1、能夠分析檔案收集歸檔在檔案整體工作中的地位；2、能夠根據(jù)檔案收集要求判斷具體做法是否規(guī)范.能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

某某職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室檔案材料收集、整理制度

一、綜合檔案室每年定期對(duì)上一年度應(yīng)歸檔的檔案材料及時(shí)進(jìn)行收集和接收，檢查、驗(yàn)收后填寫檔案材料移交清單，一式兩份。

二、特殊文件材料原單位暫需繼續(xù)使用的，視情況最多可緩期一年后整理移交歸檔。

三、明確文件歸檔范圍，積極搜集，保證歸檔文件材料的齊全完整。

四、做好歸檔文件材料的初期鑒定工作，對(duì)具有保管價(jià)值的文件材料不能隨意堆放，要及時(shí)進(jìn)行科學(xué)整理、分類、編目、上架。

五、財(cái)會(huì)檔案在接收歸檔時(shí)，一律保持原卷、原冊(cè)，如有特殊情況，需會(huì)同財(cái)務(wù)人員共同研究決定。

六、按照《某某省檔案征集辦法》，定期征集散存在個(gè)人和社會(huì)有關(guān)本校的檔案材料。檔案收集就是按照檔案形成的規(guī)律，把分散的材料接收、征集、集中起來(lái)。從上述案例中我們可知檔案收集包含接收和征集檔案兩層意思，檔案收集工作就是按照規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各機(jī)關(guān)、部門、個(gè)人手中和散失在社會(huì)上的檔案，集中到機(jī)關(guān)檔案室和國(guó)家檔案館進(jìn)行科學(xué)管理的一項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。任務(wù)訓(xùn)練

活動(dòng)目標(biāo)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案收集歸檔的含義及內(nèi)容；能按照我國(guó)檔案法規(guī)的相關(guān)規(guī)定對(duì)具體檔案收集行為進(jìn)行判斷。

活動(dòng)組織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；調(diào)查了解某單位檔案室或檔案館收集的歸檔制度、歸檔文件的要求以及檔案收集途徑，代表介紹他們的調(diào)查情況，并總結(jié)分析我國(guó)檔案收集工作的實(shí)際現(xiàn)狀。

活動(dòng)內(nèi)容與要求

理論支撐

檔案收集工作的內(nèi)容主要包括三方面：一是檔案室對(duì)本機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門需要?dú)w檔檔案的接收工作。二是各級(jí)國(guó)家綜合檔案館對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作。三是對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。一、檔案收集工作內(nèi)容二、檔案收集歸檔的地位

1．檔案收集工作是檔案工作的起點(diǎn)。2．檔案收集工作是貯存檔案信息資源的重要途徑。3．檔案收集工作是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段。三、檔案收集工作的要求

1．歸檔材料應(yīng)當(dāng)齊全、完整、優(yōu)化。2．加強(qiáng)檔案調(diào)查和指導(dǎo)。3．保持全宗不可分散性。4．加強(qiáng)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化。任務(wù)二檔案室歸檔流程

1、掌握單位檔案歸檔時(shí)間、歸檔范圍的具體規(guī)定。2、明確檔案室收集歸檔工作的組織與具體流程。

知識(shí)目標(biāo)：1、能夠設(shè)計(jì)機(jī)關(guān)檔案室收集歸檔工作方案；2、能夠根據(jù)檔案收集歸檔的具體要求進(jìn)行檔案歸檔仿真訓(xùn)練能力目標(biāo)：【案例導(dǎo)入】

小王剛被分配到某公司檔案室就遇到了公司收集去年的檔案資料，幾個(gè)部門都陸續(xù)將本部門整理好的文件材料，移交到檔案室，只有研發(fā)處遲遲不送來(lái)。業(yè)務(wù)主管就叫小王去研發(fā)處催要，當(dāng)他向相關(guān)人員說(shuō)明來(lái)意后，不料，那人說(shuō)：“還沒(méi)有到時(shí)間呢？我們還沒(méi)有整理好”。小王解釋說(shuō)，早一點(diǎn)收上來(lái)是為了便于檔案整理歸檔，這是制度。不料那人又說(shuō)：“便于你們整理了，就不便于我們利用了?！闭f(shuō)完，就不理小王了。企業(yè)科技檔案收集工作是檔案管理的基礎(chǔ)，收集工作的質(zhì)量會(huì)對(duì)企業(yè)的技術(shù)儲(chǔ)備能力、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和檔案服務(wù)于科研生產(chǎn)的能力產(chǎn)生重要影響。小王就是出于此點(diǎn)，才督促研發(fā)處上交檔案材料的。但是研發(fā)處的人不原意給他檔案，也有自己的理由，研發(fā)處不同于公司其他部門，他們產(chǎn)生的檔案具有其自身特點(diǎn)，研發(fā)處不愿意上交檔案，是因?yàn)閾?dān)心不便于自己利用。檔案室在制定歸檔時(shí)，應(yīng)該根據(jù)各部門的特點(diǎn)，而有區(qū)別的對(duì)待。對(duì)于研發(fā)處，可以根據(jù)其研究項(xiàng)目的特點(diǎn)，按項(xiàng)目完成時(shí)間歸檔，可以適當(dāng)?shù)赝涎託w檔時(shí)間，而不要硬搬歸檔制度，不講究靈活性，造成不必要的麻煩，以致影響公司整體工作。任務(wù)訓(xùn)練

活動(dòng)目標(biāo)設(shè)計(jì)機(jī)關(guān)檔案室收集歸檔工作方案；仿真訓(xùn)練某某單位檔案歸檔移交工作?；顒?dòng)組織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；分配角色；1、學(xué)生分組進(jìn)行實(shí)地調(diào)查了解某某單位歸檔與不歸檔文件的范圍、歸檔時(shí)間以及檔案收集的途徑與方法，然后各組綜合他們的調(diào)查情況，設(shè)計(jì)檔案室收集歸檔流程；2、對(duì)比分析，學(xué)生討論“檔案室檔案如何做好檔案收集工作？”。3、分角色模擬仿真訓(xùn)練——文書部門與檔案室進(jìn)行檔案移交歸檔工作（預(yù)先各相應(yīng)角色設(shè)計(jì)好相關(guān)移交的表格和待歸檔的文件材料若干）活動(dòng)內(nèi)容與要求

【理論支撐】

收集歸檔流程圖：?jiǎn)挝桓鞑块T按歸檔范圍收集應(yīng)歸檔材料，整理分類輸入目錄質(zhì)量檢查鑒定移交接收填寫移交清單一、歸檔與歸檔制度

各單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，由單位的文書部門或業(yè)務(wù)部門整理立卷，定期移交給檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的人員集中保存，這項(xiàng)工作稱為“歸檔”。我國(guó)歸檔已經(jīng)成為國(guó)家明文規(guī)定的一項(xiàng)制度，即通常所說(shuō)的“歸檔制度”。收集工作主要是依靠建立健全歸檔制度來(lái)完成的，歸檔制度對(duì)各機(jī)關(guān)文件歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔份數(shù)、歸檔要求以及歸檔手續(xù)作了詳細(xì)地規(guī)定。二、歸檔范圍與歸檔流程

（一）明確歸檔范圍1．上級(jí)來(lái)文2．本單位形成的各種文件3．下級(jí)報(bào)送的文件4．相關(guān)文件（二）確定歸檔時(shí)間

1．管理性文件：一般在形成的第二年上半年內(nèi)向檔案部門移交歸檔。2．科技性文件：根據(jù)文件形成的具體情況有不同的要求，科技性文件資料可以分以下五類：按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔、按工作階段歸檔、按子項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔、按年度歸檔和隨時(shí)歸檔。項(xiàng)目性突出的科技文件可以按照按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔；項(xiàng)目較大或延續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)的按工作階段歸檔；一般來(lái)講，對(duì)活動(dòng)和形成周期長(zhǎng)的科技文件或作為科技案保存的科技管理性文件，一般按年度歸檔。有時(shí)因文件的機(jī)密性強(qiáng)或購(gòu)設(shè)備的隨機(jī)材料也可以隨時(shí)歸檔。而對(duì)于大型項(xiàng)目或研究課題，往往按子項(xiàng)結(jié)束時(shí)間歸檔。因?yàn)榇笮晚?xiàng)目是由若干子項(xiàng)組成，這些子項(xiàng)相對(duì)獨(dú)立，工作進(jìn)程也不盡相同，當(dāng)一個(gè)子項(xiàng)工程結(jié)束后，所形成的文件可先行歸檔。3．會(huì)計(jì)文件：依據(jù)《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿后移交給檔案部門保管，但是有些工作中常用的企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件也可適當(dāng)延遲。（三）歸檔份數(shù)

歸檔份數(shù)是指文件歸檔數(shù)量?？偟膩?lái)說(shuō)。紙質(zhì)檔案凡是需要?dú)w檔的文件一般歸檔一份，重要的、使用頻繁的則需多歸檔若干份。而磁性載體檔案一般要有備份。但是規(guī)定不宜過(guò)于籠統(tǒng)，也不能做出過(guò)于簡(jiǎn)單劃一的標(biāo)準(zhǔn)。比如工程檔案的份數(shù)一般不少于兩套，但是其中某套工程檔案中有些材料由于利用比較頻繁出于保護(hù)原件的需要而在歸檔的時(shí)候多要幾份以提供利用，具體的可以按照實(shí)際情況各單位自行決定沒(méi)有強(qiáng)制的規(guī)定。（四）歸檔程序

一般由文書部門整理完畢后，按規(guī)定時(shí)間和要求向檔案室移交。具體程序如下：1．按移交清單移交雙方點(diǎn)清楚。移交清單一式兩份。檔案移交目錄格式大體如表1：表1檔案移交目錄部門：序號(hào)案卷標(biāo)題起止日期卷

內(nèi)保管期限備注件數(shù)頁(yè)數(shù)123移交人：接收人：交接日期：2．確保清單無(wú)誤后，雙方簽字，各留一份，以備查考。3．科技文件歸檔時(shí)，還需編寫歸檔文件簡(jiǎn)要說(shuō)明。由歸檔人員編寫。一般包括以下內(nèi)容：項(xiàng)目的名稱和代號(hào)、項(xiàng)目的任務(wù)來(lái)源、工作依據(jù)和實(shí)施過(guò)程，項(xiàng)目的科技水平、質(zhì)量評(píng)價(jià)和技術(shù)經(jīng)濟(jì)效益、科技檔案質(zhì)量情況，項(xiàng)目主持人及參加者姓名和分工，文件整理者和說(shuō)明書撰寫人姓名、日期等。表2：會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)編號(hào)檔案種類所屬年月數(shù)量保存年限保存起訖期限原經(jīng)手人備

注年份月份單位數(shù)量接收單位經(jīng)辦人移交單位經(jīng)辦人年月日4．歸檔目錄：歸檔文件移交完畢后，檔案部門要將每年移交的檔案登記造冊(cè)，并編制封面。歸檔文件目錄封面及內(nèi)頁(yè)如表3.1：

表3.1歸檔文件目錄封面表3.2歸檔文件目錄（內(nèi)頁(yè)）歸檔文件目錄全宗名稱年

度保管期限機(jī)

構(gòu)（問(wèn)題）件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注示例：JX11歸檔文件目錄

件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注001教務(wù)處浙教通知[2005]73號(hào)關(guān)于做好2005-2006學(xué)年第一學(xué)期期中教學(xué)質(zhì)量檢查工作的通知200511073長(zhǎng)期002某學(xué)院浙教[2006]1號(hào)關(guān)于印發(fā)《關(guān)于深化教學(xué)改革、全面提高教學(xué)質(zhì)量的意見(jiàn)》的通知2006010215長(zhǎng)期任務(wù)三

電子文件的歸檔

1、掌握電子文件與電子檔案的含義；了解電子檔案的歸檔時(shí)間、歸檔范圍的具體規(guī)定。2明確電、檔案歸檔流程。

知識(shí)目標(biāo)：1、能夠設(shè)計(jì)電子檔案歸檔流程；能夠根據(jù)電子檔案2、收集歸檔的具體要求填寫移交的相關(guān)手續(xù)，如《歸檔電子文件登記表》等。能力目標(biāo)：【案例導(dǎo)入】

國(guó)內(nèi)首個(gè)專門的電子文件元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)2000年，浙江省電力公司研制了文件管理與檔案管理真正融為一體的浙江電力辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)文件管理和檔案管理合一，實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子文件的全程管理和前端控制。這個(gè)電子文件管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)在浙江省電力系統(tǒng)多家單位投入試運(yùn)行以來(lái)，反映良好，提高了工作效能，體現(xiàn)出了元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)在保證電子文件的關(guān)聯(lián)性、真實(shí)性、憑證性、長(zhǎng)期有效性上的作用。隨著電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位在社會(huì)活動(dòng)中形成的電子文件日益增多，電子文件越來(lái)越被政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人廣泛認(rèn)識(shí)和應(yīng)用，電子文檔的處理和電子檔案的管理已經(jīng)成為檔案工作者一項(xiàng)新的任務(wù)。任務(wù)訓(xùn)練

活動(dòng)目標(biāo)調(diào)查了解某單位電子文件收集歸檔工作（包括物理歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔）；利用文檔管理系統(tǒng)軟件仿真訓(xùn)練某某單位電子檔案歸檔移交工作，并根據(jù)電子檔案收集歸檔的具體要求填寫移交的相關(guān)手續(xù)。

活動(dòng)組織根據(jù)情況分組調(diào)查；上機(jī)登陸文檔管理軟件（如創(chuàng)奇、泰宇文檔管理軟件等）模擬訓(xùn)練電子檔案的歸檔；1、學(xué)生分組進(jìn)行實(shí)地調(diào)查了解某單位電子文件收集歸檔工作（包括物理歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔），然后各組綜合他們的調(diào)查情況，設(shè)計(jì)電子檔案收集歸檔流程；2、上機(jī)登陸文檔管理軟件（如創(chuàng)奇、泰宇文檔管理軟件等）模擬訓(xùn)練電子檔案的歸檔；預(yù)先提供相關(guān)移交的表格和待歸檔的文件材料若干）

活動(dòng)內(nèi)容與要求

【理論支撐】

一、電子文件與電子檔案電子文件（ElectronicRecords）是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以代碼形式記錄于磁盤、磁帶、光盤等載體中，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。電子檔案是具有保存價(jià)值已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持文件。電子文件這種新型信息載體給日常工作帶來(lái)了極大的便利，同時(shí)也改變了我們長(zhǎng)久以來(lái)的傳統(tǒng)辦公方式。電子檔案特點(diǎn)1．操作簡(jiǎn)單，自動(dòng)分類，便于管理。2．容量大，體積小，節(jié)省存儲(chǔ)空間。3．對(duì)載體和系統(tǒng)的依賴性較強(qiáng)。4．信息與載體是可分離的。二、電子文件的歸檔流程

各部門各單位按歸檔范圍收集，整理分類計(jì)算機(jī)輸入目錄鑒定、檢測(cè)、復(fù)制備份填寫電子文件歸檔說(shuō)明通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或磁盤向檔案部門移交電子文件歸檔的程序1．確定電子文件是經(jīng)過(guò)審批的最終“版本”；

2．積累整理，編制目錄；

3．鑒定和檢測(cè)歸檔的電子文件；附：歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表檢驗(yàn)項(xiàng)目單位名稱移交單位接收單位真實(shí)性檢驗(yàn)完整性檢驗(yàn)有效性檢驗(yàn)技術(shù)方法與相關(guān)軟件說(shuō)明登記表、軟件、說(shuō)明資料檢驗(yàn)填表人（簽名）年

月

日年

月

日審核人（簽名）年

月

日年

月

日單位（印章）年

月

日年

月

日4．編制電子文件歸檔說(shuō)明；5．存入存儲(chǔ)載體，復(fù)制備份。6．確定載體標(biāo)識(shí)，向檔案部門移交。7、移交保管。表：歸檔電子文件交換文據(jù)

移交單位名稱接收單位名稱電子文件所屬年度

歸檔電子文件類別代碼

歸檔電子文件格式

移交總件數(shù)

檔號(hào)范圍真實(shí)性檢測(cè)

完整性檢測(cè)

有效性檢測(cè)

無(wú)病毒檢測(cè)

移交單位說(shuō)明接收單位意見(jiàn)交接時(shí)間移交單位簽章接收單位簽章歸檔時(shí)間一般在年度或任務(wù)完成之后，或一個(gè)階段之后的一段時(shí)間內(nèi)進(jìn)行歸檔（也稱為階段歸檔），具體視情況而定。歸檔份數(shù)一般是拷貝兩套，一套封存。另一套提供利用。即使是在網(wǎng)絡(luò)上歸檔，也要拷貝一套封存，必要時(shí)應(yīng)封存兩套，一套異地保存。1．明確收集范圍，落實(shí)收集責(zé)任。

2．電子文件在歸檔之前，要進(jìn)行認(rèn)真的鑒定。3．選擇適宜的歸檔方法。

4．必須由電子文件的形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，從而保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。5．電子文件采取“雙軌制”歸檔。歸檔電子文件登記表

檔號(hào)題名責(zé)任者文件形成時(shí)間文件編號(hào)稿本代碼電子文件類別代碼保管期限登記時(shí)間注：以件為單位填寫此表，一個(gè)載體一份，附在相關(guān)的首頁(yè)后。1．文件編號(hào)：文件在案卷中的自然順序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“16”；2．題名：文件上的原標(biāo)題，如“XX系統(tǒng)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)未成年人思想道德建設(shè)的實(shí)施計(jì)劃”，如果文件上的標(biāo)題過(guò)于簡(jiǎn)略，可根據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題，加[]以示區(qū)別。3．責(zé)任者、保管期限：和紙質(zhì)文件一樣；4．文件格式：是指電子文件存儲(chǔ)格式，如文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、影像文件或聲音文件等；電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈結(jié)文件；P——程序文件；D——數(shù)據(jù)文件。5．軟件環(huán)境：是指電子文件生成的軟件環(huán)境，是電子檔案保存的一部分，包括軟件開發(fā)環(huán)境和軟件運(yùn)行環(huán)境，是指支持目標(biāo)軟件開發(fā)或運(yùn)行的硬件、操作系統(tǒng)、工具集合所組成的平臺(tái)。什么樣的文件就要求在什么樣的目標(biāo)軟件環(huán)境上運(yùn)行才可以操作和使用。常見(jiàn)的如“word”。6.電子文件稿本代碼：電子文件稿本代碼：M——草稿性電子文件；U——非正式電子文件；F——正式電子文件。示例：

檔號(hào)題名責(zé)任者文件形成時(shí)間文件編號(hào)保管期限稿本代碼電子文件類別代碼登記時(shí)間XX系統(tǒng)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)未成年人思想道德建設(shè)的實(shí)施計(jì)劃XX區(qū)XX局200606081永久FT20070502任務(wù)四綜合檔案館接收與征集

1、掌握綜合檔案館收集的含義。2、明確綜合檔案館接收和征集工作的內(nèi)容、范圍以及要求。

知識(shí)目標(biāo)：1、能夠分析綜合檔案館接收和征集工作的重要性；2、能夠掌握綜合檔案館的接收程序和標(biāo)準(zhǔn)；3、能夠根據(jù)綜合檔案館征集檔案的相關(guān)規(guī)定對(duì)具體案例進(jìn)行分析。能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

浙江省檔案館向社會(huì)征集新中國(guó)成立60年來(lái)檔案資料2009是中華人民共和國(guó)成立60周年，為豐富館藏，更好地為社會(huì)各界服務(wù)，浙江省檔案館特向社會(huì)征集反映浙江60年風(fēng)雨歷程的各種檔案資料。一、征集范圍：1.散存在社會(huì)上的新中國(guó)成立以來(lái)浙江各級(jí)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、民間團(tuán)體、個(gè)人形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的檔案資料；2.新中國(guó)成立以來(lái)浙江各行各業(yè)知名人士；3.新中國(guó)成立以來(lái)反映浙江社會(huì)面貌的各種史志等，二、征集方式

1.捐贈(zèng)。對(duì)于主動(dòng)捐贈(zèng)檔案資料的單位和個(gè)人，本館除向捐贈(zèng)者頒發(fā)捐贈(zèng)證書外，視檔案數(shù)量的多少及珍貴程度，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。

2.收購(gòu)。對(duì)于個(gè)人所有對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案資料，個(gè)人自愿出售，本館視其價(jià)值，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收購(gòu)。

3.寄存。個(gè)人保存的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案資料，根據(jù)意愿，本館可提供檔案寄存服務(wù)。寄存期間，本館負(fù)責(zé)檔案資料的安全和保密。

4.復(fù)制。單位或個(gè)人愿提供對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值檔案的復(fù)制件的，本館可上門復(fù)制。

檔案館的征集檔案資料是豐富館藏的補(bǔ)充形式，要根據(jù)具體情況靈活操作，合法征集。檔案館的基本職責(zé)是：集中統(tǒng)一地管理黨和國(guó)家需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保管的檔案和史料，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，為現(xiàn)實(shí)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和歷史的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要服務(wù)。檔案館收集工作的指導(dǎo)思想是：在維護(hù)和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的前提下，根據(jù)檔案分級(jí)管理的原則，將應(yīng)該由本館收集的一切具有歷史憑證作用和科學(xué)研究?jī)r(jià)值的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案，完整齊全地收集進(jìn)館，建立內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理的館藏體系。

任務(wù)訓(xùn)練

活動(dòng)目標(biāo)調(diào)查了解地方綜合檔案館的收集工作（包括正常接收和零散征集）；明確檔案館接收范圍與接收時(shí)間、征集方式等具體要求和相關(guān)手續(xù)?；顒?dòng)組織根據(jù)情況分組調(diào)查（根據(jù)實(shí)際情況可采用網(wǎng)絡(luò)查閱或?qū)嵉卣{(diào)查）1、學(xué)生分組進(jìn)行實(shí)地或網(wǎng)絡(luò)調(diào)查了解地方綜合檔案館收集歸檔工作（包括接收和征集），然后各組綜合他們的調(diào)查情況，設(shè)計(jì)綜合檔案館收集工作流程；2、對(duì)比分析。案例輔助；

活動(dòng)內(nèi)容與要求

【理論支撐】

檔案館的收集工作任務(wù)，主要是接收和征集本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值的檔案以及有關(guān)資料，科學(xué)地管理。資料是檔案館館藏的重要組成部分，檔案館資料收集工作是彌補(bǔ)檔案不足、延伸和擴(kuò)展檔案內(nèi)容、填補(bǔ)某些檔案空白的需要。綜合檔案館是集中保管黨和國(guó)家重要檔案的基地，是社會(huì)各方面利用檔案信息資源的中心，檔案館工作是我國(guó)檔案事業(yè)的主體。根據(jù)《檔案法》和有關(guān)文件的規(guī)定，檔案館屬于黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。我國(guó)多數(shù)檔案館是統(tǒng)一保管黨和政府機(jī)關(guān)檔案的管理部門，所以它既是黨的機(jī)構(gòu)，又是國(guó)家機(jī)構(gòu)。一、綜合檔案館接收檔案的范圍綜合檔案館分為國(guó)家、省、市、縣四級(jí)檔案館，（本節(jié)以市級(jí)綜合檔案館為例介紹），檔案館接收檔案的范圍包括中華人民共和國(guó)成立前后的檔案，主體是建國(guó)后的檔案：（1）本級(jí)中共委員會(huì)、顧問(wèn)委員會(huì)、紀(jì)律檢查委員會(huì)、人民代表大會(huì)及常設(shè)機(jī)構(gòu)、人民法院、人民檢察院、人民政府、人民政協(xié)、工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)等機(jī)構(gòu)及其工作部門和直屬的臨時(shí)性單位形成的檔案；經(jīng)協(xié)商同意，接收或代存同級(jí)民主黨派機(jī)構(gòu)形成的檔案；縣級(jí)檔案館同時(shí)接收鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委和政府及工作部門所形成的檔案。（2）本級(jí)人民政府直屬工作部門的派出性單位形成的檔案；（3）本級(jí)人民政府直屬工作部門所屬的獨(dú)立分管某一方面工作或從事某項(xiàng)事業(yè)的機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，如文化館、圖書館、醫(yī)院、學(xué)校等。一般工廠、普通中小學(xué)、商店及村民委員會(huì)，只選擇一些有代表性的單位的檔案進(jìn)館。（4）屬于地方和上級(jí)主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位形成的以反映地方某項(xiàng)事業(yè)或建設(shè)活動(dòng)為主的檔案。（5）協(xié)商收集或代存生產(chǎn)地方傳統(tǒng)名優(yōu)產(chǎn)品或具有特種生產(chǎn)工藝的鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和典型村（街道）、個(gè)體戶、專業(yè)戶以及地方著名人物的檔案；

（6）撤銷單位的檔案和破產(chǎn)企業(yè)的檔案。

此外，綜合檔案館還收集中華人民共和國(guó)成立前的檔案資料：包括收集保管地方建國(guó)前的革命歷史檔案；收集保管舊政權(quán)機(jī)關(guān)和其他單位的檔案；收集保管地方志、地方史和一些家譜檔案。二、綜合檔案館的接收檔案的時(shí)間

地、市級(jí)以上（含地、市級(jí)）機(jī)關(guān)檔案部門向本地同級(jí)檔案館移交自形成之時(shí)起滿二十年的文書檔案（永、長(zhǎng)）；地、市級(jí)以下機(jī)關(guān)檔案部門向本地同級(jí)檔案館移交自形成之時(shí)起滿十年的文書檔案（永、