文件管控培訓(xùn)教材

文件管理培訓(xùn)XXXXX有限公司2014年8月15日

培訓(xùn)大綱：1、文件的定義2、文件的作用3、文件的類型4、文件的編碼5、文件的控制6、文件使用中通常存在的幾個(gè)現(xiàn)象一、文件的定義:文件(document)：承載信息的媒介。例如：程序文件、圖紙、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、

報(bào)告、記錄等；◆媒介可以是紙張、光盤或其他電子媒體、照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或它們的組合?！粜畔ⅲ?.7.1）是“有意義的數(shù)據(jù)”，定義中的數(shù)據(jù)是一個(gè)廣義的概念，是指有意義、有價(jià)值的音訊或消息，有意義的數(shù)據(jù)以上述媒介方式存在時(shí)，就是文件。二、文件作用1.有利于溝通意圖，統(tǒng)一行動(dòng),是體系建立和運(yùn)

行必需的:

a)滿足顧客要求和質(zhì)量改進(jìn)；b)提出適宜的培訓(xùn)；c)重復(fù)性和可追溯性；d)提供客觀的證據(jù)；e)評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系的持續(xù)適宜性和有效性。2.實(shí)現(xiàn)增值:

a)文件的形成本身并不是目的，它應(yīng)當(dāng)是一項(xiàng)

增值的活動(dòng)

；b)文件能使一個(gè)過(guò)程增值，文件才有價(jià)值。一個(gè)組織為識(shí)別、管理好文件，通常對(duì)文件進(jìn)行分層管理,通常對(duì)體系文件分層:二階文件三階文件四階文件——質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量計(jì)劃——程序文件——作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)規(guī)范、操作規(guī)程…——表單、記錄等三、文件的類型:一階文件討論：外來(lái)文件應(yīng)劃分為幾階文件？（1）向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于質(zhì)量管理體系符合性信息的文件，這類文件稱為質(zhì)量手冊(cè)。（2）表述質(zhì)量管理體系如何應(yīng)用于特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同的文件，這類文件稱為質(zhì)量計(jì)劃。（3）是指闡明要求的文件，這類文件稱為規(guī)范。（4）闡明推薦的方法或建議的文件，這類文件稱為指南。（5）提供使過(guò)程能夠始終如一完成的信息文件，這類文件包括形成文件的程序、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、圖樣。

（6）為完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件，這類文件稱為記錄質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量計(jì)劃、規(guī)范、指南形成文件的程序、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、圖樣、表格、記錄、三、文件的類型:

一個(gè)組織的文件的數(shù)量、詳略及采用的媒

介，取決于：◆組織類型、規(guī)模；◆過(guò)程的復(fù)雜性和相互作用；◆產(chǎn)品的復(fù)雜性；◆顧客要求；◆人員的能力；◆適用法規(guī)的要求；◆以及滿足質(zhì)量管理體系要求所需證實(shí)的程度三、文件的類型:四、文件編碼：4.1文件類型代碼：文件類別文件分類代碼一階文件品質(zhì)手冊(cè)QM二階文件程序文件QP三階文件見(jiàn)定義W四階表單4.2制定部門代碼：部門代碼部門代碼部門代碼總經(jīng)辦QMD品管部QD倉(cāng)儲(chǔ)課CK五金課PD采購(gòu)部MD組裝課ZJ市場(chǎng)部SD財(cái)務(wù)部FD計(jì)劃部JH行政部HRD（人事：HRD；總務(wù)：HRD1）工程部RD財(cái)務(wù)部CW廠長(zhǎng)辦CZB總經(jīng)理GM副總經(jīng)理VGM四、文件編碼：4.3文件編碼原則:（一、二、三階文件編碼）

CT—QM/QP/W—＊＊—000流水號(hào)制定部門代碼一、二、三階文件代碼公司代碼四、文件編碼：4.3文件編碼原則:（四階文件編碼）

QR—＊＊—001—＊＊4.4文件編碼原則:（外來(lái)文件編碼）

2014—＊＊—＊＊—＊＊

比如說(shuō):2007010312代表:2007年1月3日外來(lái)文件的第12份文件。版本號(hào)（A1、A2…B3）流水號(hào)制定部門代碼四階文件代碼當(dāng)月接收份數(shù)日月年五、文件控制a)為使用文件是充分與適宜的,文件發(fā)布前得到批準(zhǔn);b)必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新,并再次批準(zhǔn);c)文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別;d)確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本;e)確保文件保持清晰、易于識(shí)別;f)…外來(lái)文件得到識(shí)別,并控制其分發(fā);g)…保留的作廢文件,進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)文件控制是指對(duì)文件的編制、評(píng)審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)、回收和作廢等全過(guò)程活動(dòng)的管理，目的是確保文件的使用現(xiàn)場(chǎng)獲得有關(guān)文件的適用版本，防止作廢文件被使用。

ISO9001：2008標(biāo)準(zhǔn)4.2.3中有明確要求:五、文件控制5.1、文件流通過(guò)程文件制訂審核、批準(zhǔn)文件發(fā)行文件修訂再審核、批準(zhǔn)回收、分發(fā)作廢銷毀↓↓

注意文件編碼、版本編文件清單受控簽收修改版本號(hào)

編文件清單回收舊文件受控簽收新文件銷毀舊文件↓↓↓↓

a)文件的編制應(yīng)按照本公司的實(shí)際作業(yè)要求和改進(jìn)措施的落實(shí)情況進(jìn)行編寫，并使之在文件中得到充分體現(xiàn)，使文件具有可操作性。b)文件編寫應(yīng)注意到上下過(guò)程之間的銜接，同時(shí)須避免重復(fù)或不一致的描述。五、文件控制5.2、文件制訂l

批準(zhǔn)時(shí)機(jī):文件發(fā)布前→目的:確保文件的適宜性、充分性（文件的適宜性:是指文件內(nèi)容適合于組織及產(chǎn)品情況等;

文件的充分性:是指文件所闡述的要求完整、無(wú)漏項(xiàng)等）

。l

批準(zhǔn)人:

→不同類型的文件，編制人可能不可，批準(zhǔn)人也

可能不同。→批準(zhǔn)人:可以一人,也可以多人.

批準(zhǔn)人應(yīng)了解文件要求；注：文件編寫ISO沒(méi)有明確要求。一般來(lái)說(shuō)不同類型的文件可由不同人員來(lái)編寫,編寫人需要熟悉工作要求,文件表達(dá)能力較強(qiáng)。五、文件控制5.3、文件審批1.一階文件、二階文件、三階檔、外來(lái)文件由電子文件或文本形式發(fā)行；作業(yè)類文件依文本形式發(fā)放。2.加蓋紅色“受控文件”章的文件分發(fā)至各部門；原稿文件作為存檔，不蓋“受控”章。（電子文件發(fā)行不設(shè)此項(xiàng)）3.填寫“受控文件發(fā)放/回收一覽表”并由接收單位簽收；五、文件控制5.4、受控分發(fā)l

文件評(píng)審:→必要時(shí),非必須.→組織的結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、顧客要求等的變化，對(duì)原發(fā)布的文件進(jìn)行評(píng)審，看有哪些要求不適合目前組織的現(xiàn)狀

。

→評(píng)審形式:定期/不定期評(píng)審;會(huì)簽…五、文件控制5.5、文件評(píng)審l

修訂時(shí)，須再次得到批準(zhǔn)。l

修訂狀態(tài)得到識(shí)別?！纾盒抻喦鍐?、修訂一覽表、

……

根據(jù)具體需要進(jìn)行五、文件控制5.6、文件修訂l

文件的字跡清晰可辨，尤其是重要崗位的得到的文件。l

文件編號(hào)：便于不同內(nèi)容的文件應(yīng)易于識(shí)別；l

目錄、清單：便于對(duì)文件的查找。

五、文件控制5.7、文件清晰、易識(shí)別l

防止作廢文件的非預(yù)期使用，及時(shí)從所有發(fā)放和使用場(chǎng)所回將收作廢文件。l

作廢文件的處理；l

因某種需要而保留作廢文件，應(yīng)對(duì)這些文件進(jìn)行適當(dāng)標(biāo)識(shí)，如加蓋“作廢”標(biāo)識(shí)；五、文件控制5.8、作廢文件l包括與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)、顧客提供的圖樣、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等

。l

得到識(shí)別；l

控制分發(fā)，以確保使用的外來(lái)文件是適用版本。（尤其是顧客的圖樣等）五、文件控制5.9、外來(lái)文件1.編碼2.版本3.書(shū)寫4.保存期限《表單管制一覽表》5.標(biāo)識(shí)6.作廢五、文件控制5.10、表單、記錄控制1聯(lián)絡(luò)單；1變更通知單；1公