企業(yè)行政事務管理制度

行政事務管理制度編碼xzswgl版本1.0頁次1/6修改狀態(tài)0行政事務管理第一章總則第一條為了規(guī)范公司行政事務管理行為，理順內(nèi)部關系，提高辦事效率，特制定本制度。本制度匯編了公司內(nèi)部的行政事務類管理辦法，以加強行政管理的有效性，并在公司內(nèi)部形成辦事有程序，工作有標準，事事有人管，人人有專責的局面。第二條辦公室需協(xié)助總經(jīng)理做好各部門之間的綜合協(xié)調(diào)，加強對各項工作的督促和檢查，溝通內(nèi)外聯(lián)系，保證上情下達和下情上報；逐步建立并完善各項規(guī)章制度，促進公司各項工作的規(guī)范化管理。第三條辦公室應加強對外聯(lián)絡，拓展公關業(yè)務，促進公司與社會各界的廣泛合作和友好往來，樹立良好的企業(yè)形象。第四條本制度所指行政事務管理內(nèi)容是辦公室檔案管理；印章管理；辦公室設備管理、辦公用品管理、辦公室日常涉外公務及禮儀管理制度；辦公環(huán)境衛(wèi)生、辦公紀律管理；保密規(guī)定等。第二章辦公室檔案管理辦法第五條檔案管理范圍:.公司文件檔案：包括公司資質(zhì)、方針政策、決定、年度計劃等與公司整體發(fā)展相關的有長期保存價值的文件及資料。.人事檔案：勞動合同、員工檔案、社保資料、考勤記錄等。.行政檔案：辦公物資、設備、一般易耗品的購買、使用記錄等相關檔案、例會記錄等。.項目檔案：項目資料、項目會議記錄等具有參考價值的文件資料。.銷售檔案：合同、協(xié)議、對外宣傳資料等。第六條公司的檔案介質(zhì)可以為紙質(zhì)檔案和電子檔案，由公司辦公室負責管理。第七條管理職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。第八條檔案的收集與整理、借閱及銷毀的管理辦法詳見公司《檔案管理制度》。第九條以上未盡事宜，參照公司《檔案管理制度》執(zhí)行。第三章辦公室印章管理辦法第十條印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理，關系到公司正常的經(jīng)營管理活動的開展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護公司的利益，特制定本辦法。第十一條公司的印章由辦公室發(fā)放、回收，財務部負責印章的保管和監(jiān)督印章的使用。相關說明編制人員

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批準日期行政事務管理制度行政事務管理編碼行政事務管理編碼xzswgl版本1.0頁次2/6修改狀態(tài)0第十二條公司印章一律由總經(jīng)理或副總經(jīng)理在《用印申請單》上簽字批準后方可用印，印章應在財務室內(nèi)使用并由專管人員親自用印，力求做到印跡清晰、規(guī)范。第十三條財務部根據(jù)《用印申請單》建立用印臺賬，對印章使用情況進行登記備查。對各類介紹信存根，要妥善保管。第十四條公司一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或特殊情況需要，必須經(jīng)總經(jīng)理批示后方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須匯報情況，未使用必須交回。第十五條以上未盡事宜，參照公司《印章使用管理制度》執(zhí)行。第四章辦公設備管理第十六條辦公設備的采購.辦公設備的采購要本著節(jié)約、合理、適用的原則。采購大中型設備器具、大宗基建材料等，必須有兩人參加洽談，貨比三家，務求價廉質(zhì)優(yōu)。經(jīng)辦人在業(yè)務交往中嚴禁收受回扣、紅包及高額貴重饋贈；不得受賄，不得索取錢物。.各部門根據(jù)實際需要申請購買辦公設備，單位價值1000元以上的需經(jīng)總經(jīng)理批準，單位價值在1000元以下的由部門經(jīng)理批準，辦公室審核，原則上由辦公室安排購買，或經(jīng)辦公室同意由申購部門自行購買。第十七條辦公設備的發(fā)放、領用與保管.辦公設備（如計算機等）由辦公室統(tǒng)一安排發(fā)放，領用人簽字領用，并負責保證辦公設備的外觀整潔、功能完好。.辦公設備必須詳細備案紀錄，登記造冊，由辦公室統(tǒng)一保管。第十八條辦公設備與用品的借用.凡借用公司辦公設備、器材，需填寫《辦公設備借用單》，并由部門主管簽字認可。.借用辦公設備時限最長為1周，超時未還的，辦公室有責任督促歸還。第十九條辦公設備的歸還1.2.3.1.2.3.4.個人領用及長期借用的辦公設備需在該員工離崗或調(diào)崗時歸還辦公室，由辦公室檢查設備的使用狀態(tài)良好后為其辦理交接手續(xù)。領用或借用設備發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償。公共辦公設備如有故障或缺少相關配件，員工不得隨意自行拆裝修理，應由辦公室及時聯(lián)系安排維修或更新事宜。相關說明編制人員

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批準日期行政事務管理制度名稱行政事務管理編碼xzswgl版本1.0頁次3/6修改狀態(tài)0

第二十條公共辦公設備管理.公共辦公室設備是指公司空調(diào)、飲水機、沙發(fā)等由辦公室負責管理，辦公室應保證設備的安全、完整、整潔、衛(wèi)生。.使用人在使用公司公共設備時注意合理、安全使用，并愛護公共設備。.公司復印機、打印機、投影儀等由辦公室管理，由設備管理員負責配合具體保養(yǎng)與維護。第二十一條以上未盡事宜，參照公司《辦公設備及用品管理制度》執(zhí)行。第五章辦公用品管理辦法第二十二條公司辦公用品是指單位價值在100元以內(nèi)的低值易耗品，包括辦公文具、衛(wèi)生用品。第二十三條辦公用品的采購.辦公用品的采購應本著節(jié)約、合理、適用的原則，由辦公室根據(jù)庫存情況、實際使用情況，統(tǒng)一進行采購。.辦公用品采購由辦公室指定專人負責，并采取以下方式：1）定點：公司指定大型超市或指定的辦公用品專營店進行辦公用品采購。2）定量：動態(tài)調(diào)整，保證常備物資的庫存合理性。3）特殊物品：批量價值較高的物品，應選擇多方廠家的產(chǎn)品進行比較，擇優(yōu)選用。第二十四條辦公用品入庫應按照分類原則，及時登記入庫。第二十五條辦公用品的領用.辦公用品領用應由領用人填寫《辦公用品領用單》，辦公室負責核對發(fā)放。.辦公室有權根據(jù)辦公用品領用情況，控制員工的辦公用品領用總支出。第二十六條辦公用品的月度統(tǒng)計.辦公室負責每月底對庫存辦公用品進行盤存，要求做到帳實相符。.辦公室根據(jù)統(tǒng)計結果和庫存情況，對次月的辦公用品消耗進行預估，進行必要的增補。第二十七條辦公用品歸還1.員工在離職時，應將部分可再用的辦公用品進行歸還，如考勤卡、文件架、文件夾、計算器等。.員工領用的辦公用品不需再用，又不影響再次使用的，可以歸還至辦公室，由辦公室辦理相關手續(xù)。第二十八條以上未盡事宜，參照公司《辦公設備及用品管理制度》執(zhí)行。相關說明

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批準日期行政事務管理制度編碼xzswgl版本1.0頁次4/6修改狀態(tài)0行政事務管理第六章辦公環(huán)境、辦公紀律管理辦法第二十九條辦公環(huán)境管理.每個員工都有責任維護辦公環(huán)境，下班前將所有文件存檔，保證桌面整潔，保管好保密性文件，及時處理廢紙。.辦公室內(nèi)禁止吸煙。.員工應愛護公共設施、注意公共衛(wèi)生。第三十條辦公室安全.不得將易燃、易爆品帶入辦公室。.員工需注意用電用水安全，不得亂動人工警報器及其它滅火器材。第三十一條辦公秩序.遵守勞動紀律，不得遲到、早退、曠工。.離開辦公室前，將貴重物品、文件檔案柜和抽屜鎖好。.每天最后離開公司的人員應在離開辦公室時將門窗鎖好并切斷電源。.不要將私人訪客帶入辦公室。.不得在辦公室內(nèi)打鬧、嬉戲、大聲喧嘩。第三十二條電話管理.公司的電話主要作為方便與外界溝通、開展業(yè)務之用，員工不得使用公司電話服務于私人用途。.員工接聽電話應使用普通話及禮貌規(guī)范用語，接聽電話統(tǒng)一首語：您好！員工接聽電話應對重要電話做好記錄，記錄對方名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話及事由，并迅速傳達相關人員。.與客戶或公司領導及同事聯(lián)絡時，先問候?qū)Ψ剑⒆詧竽巢块T某人，簡明扼要的告之本次談話目的和要點，結束時禮貌道別，等對方放下電話后，自己再放電話。第七章員工禮儀第三十三條儀表.員工要保持頭發(fā)整潔、自然，指甲不能太長，并保持清潔，注意修剪。.員工應保持身體清潔，特別是在夏季需經(jīng)常洗澡；不要讓身體發(fā)出異味而影響他人工作和學習。.員工著裝須大方得體，與工作的環(huán)境相適應，男性職員不得穿奇裝異服，襯衣的領子不得有污穢。女性職員不穿過于暴露和性感的服裝。如遇正式場合或商務拜會須著職業(yè)裝。4.員工夏季著裝嚴禁穿背心、穿拖鞋。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期行政事務管理制度名稱行政事務管理編碼xzswgl版本1.0頁次5/6修改狀態(tài)0第三十四條工作中應注意的禮儀.上級交辦的事，立即去做，不得拖延，辦理結果需及時反饋，在辦理過程中主動向上級匯報進展情況。.經(jīng)辦機密事項時，不漏口風與他人，不得與公司內(nèi)外無關之人談論本公司機密。.承辦其它部門主管交辦的事情前，必須先報告自己的部門主管；承辦公司領導交辦的事情，辦理的同時通告自己的部門主管。.同事間未經(jīng)同意不得翻看對方的文件、資料等；遇緊急情況，經(jīng)上級主管同意可以查找。.關心并積極參與公司的集體活動，不得無故缺席。第三十五條公務接待禮儀.公務接待反映的不僅是接待個人的綜合素質(zhì)，也反映公司整體風貌，代表公司想形象，所以公務接待應遵循熱情、尊重、平等、適度的原則進行。.接待客戶需注意著裝、儀容、舉止、常用禮節(jié)等。.對于臨時來訪的人員，需做到文明、禮貌待客，主動、友善地和來訪者打招呼、問候，耐心應答，不厭其煩，在來訪者離開時，主動與其道別。第八章會議管理規(guī)定第三十六條公司各部門根據(jù)經(jīng)營管理的需要確定相應的會議，會議定期、定時、定人召開。第三十七條與會者必須對會議內(nèi)容貫徹執(zhí)行，做到有布置、有落實、有檢查。第三十八條會議不得無故缺席、遲到。第三十九條以上未盡事宜，參照《會議管理制度》執(zhí)行。第九章保密制度第四十條員工有責任嚴格遵守公司保密條例。第四十一條全體員工都應保護公司機密信息、文件及軟件，并有義務不向任何第三方或未經(jīng)授權的個人傳遞、透露、轉(zhuǎn)交、使用、出售、轉(zhuǎn)售、租借或其他任何形式使用相關保密資料，并確保所有能夠接觸到屬于公司的機密信息、文件和軟件的相關人員同樣遵守此條例。第四十二條機密信息包括：書面或口頭信息、資料、手冊、方法、工藝、合同與協(xié)議文本等不為公眾所知的信息；文件包括：備忘錄、筆記、信函、計劃、磁帶等；軟件指機器內(nèi)的任何程序包括：可讀密碼、數(shù)據(jù)、操作指令等。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期行政事務管理制度名稱行政事務管理編碼xzswgl版本1.0頁次5/6修改狀態(tài)0第四十三條發(fā)現(xiàn)其他員工有泄密行為或非本公司人員有竊取公司機密行為和動機時，應及時制止并向辦公室匯報。第四十四條其他保密內(nèi)容參照《保密競業(yè)限制協(xié)議》。第十章附則第四十五條以上未提及的行政事務處理（如來客就餐、水管煤氣報修等），統(tǒng)一由責任人填寫《內(nèi)部聯(lián)絡單》交辦公室協(xié)調(diào)安排處理。第四十六條行政部