物業(yè)公司公文及檔案管理辦法模板

14/14物業(yè)公司公文及檔案管理方法公文管理方法一、總則1.本制度中所稱的公文是指依據(jù)工作需要以集團(tuán)名義向本集團(tuán)內(nèi)部、各分子公司或向行政機(jī)關(guān)、行業(yè)主管部門、客戶等報(bào)送的非因律師提供法律服務(wù)而形成的、以及以本集團(tuán)為收文人的各種紙介、電子資料文件的總稱。2.為規(guī)范本集團(tuán)公文的起草、傳遞、簽收、登記、審核、分發(fā)、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀及報(bào)送、收文等程序，提高公文處理效率，特制定本制度。3.本集團(tuán)公文的處理工作應(yīng)當(dāng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確原則。二、公文種類1.本集團(tuán)公文的種類為：1）報(bào)告本集團(tuán)向行政機(jī)關(guān)、行業(yè)主管等部門匯報(bào)工作、反映狀況和問題，以及回復(fù)詢問時(shí)所用的陳述性公文。2）請示本集團(tuán)向政府行政機(jī)關(guān)、行業(yè)主管等部門請求指示或要求批準(zhǔn)某一事項(xiàng)或批準(zhǔn)對某事項(xiàng)的處理建議或意見的公文。3）決議本集團(tuán)董事會(huì)會(huì)議對所審議事項(xiàng)作出確定的公文。4）確定本集團(tuán)全體職工或員工大會(huì)、管理層會(huì)議審議、通過的事項(xiàng)的最終確定。5）通知本集團(tuán)傳達(dá)或轉(zhuǎn)發(fā)行政機(jī)關(guān)、行業(yè)主管部門指示或公文，以及發(fā)布本集團(tuán)規(guī)章制度，要求本集團(tuán)職工或員工知悉、辦理或執(zhí)行的事項(xiàng)，聘用和任開除工或員工等所適用的公文。6）通報(bào)本集團(tuán)對職工或員工、部門進(jìn)行表彰、批判或處罰，傳達(dá)重要精神或狀況的公文。7）會(huì)議紀(jì)要用于概括本集團(tuán)全體職工或員工大會(huì)的確定和其他關(guān)于會(huì)議的決議內(nèi)容，作為會(huì)議之后傳達(dá)、執(zhí)行的依據(jù)而制作的公文。8）函件用于行業(yè)之間或同其他單位聯(lián)系工作、商洽事項(xiàng)、詢問或答復(fù)問題的公文。三、公文格式及公文的印制、裝訂1.公文格式1）公文的格式包括文頭部分、行文部分和文尾部分。2）文頭部分一般由版頭、發(fā)文字號、橫間隔線、公文編號、密級程度幾部分組建。版頭是發(fā)文單位的標(biāo)志，版頭的結(jié)構(gòu)方式由本集團(tuán)全稱加“資料文件”構(gòu)成。發(fā)文字號由本集團(tuán)代字、年度和挨次號三部分組建。橫間隔線是在發(fā)文字號之下，公文標(biāo)題之上的一條橫線，它將文頭部分與行文部分隔開，使公文眉目清晰。密級程度是公文的隱秘等級，需在左上角標(biāo)注。涉及集團(tuán)隱秘的公文均應(yīng)標(biāo)注隱秘等級和相應(yīng)的保密期限。隱秘等級分為“絕密、隱秘和隱秘”三種，其中涉及董事會(huì)決議等的相關(guān)內(nèi)容為絕密；涉及集團(tuán)各類會(huì)議紀(jì)要及確定的內(nèi)容為隱秘；涉及對外聯(lián)絡(luò)、匯報(bào)的資料文件資料內(nèi)容為隱秘；其余為一般。保密期限由企管部負(fù)責(zé)人確定。3）行文部分一般由公文標(biāo)題、主送單位、正文、發(fā)文單位、成文時(shí)間和印章、附件標(biāo)注組建。公文標(biāo)題由本集團(tuán)名稱、事由和文種三要素構(gòu)成。主送單位一般標(biāo)注在標(biāo)題之下，正文之前，提行頂格書寫。正文要包括行文的原因、要達(dá)到的目的、事項(xiàng)以及具體要求等。附件標(biāo)注是對附件名稱和件數(shù)的說明。公文如有附件，要在正文之后左下方注明附件挨次、名稱和份數(shù)等。注：如本集團(tuán)為發(fā)文單位，要用全稱標(biāo)注在公文尾部右下側(cè)。嚴(yán)禁在無正文內(nèi)容的空白頁上落款。成文時(shí)間一般標(biāo)注在發(fā)文單位名稱下面。成文時(shí)間以簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)；會(huì)議通過的公文，以會(huì)議通過的時(shí)間為準(zhǔn)，成文時(shí)間應(yīng)以公文通用的形式標(biāo)注。注：本集團(tuán)公文如需加蓋印鑒，參見本集團(tuán)《印信管理方法》。文尾部分一般由主題詞、抄送（抄報(bào)）單位和印刷版記組建。主題詞是指反映特定主題的概念、規(guī)范化的名詞或名詞性詞組。主題詞標(biāo)注抄送、抄報(bào)單位的上部，頂格書寫。抄送（抄報(bào)）單位是需要了解公文內(nèi)容的單位。對上級單位用“抄報(bào)”；對同級和無隸屬關(guān)系的單位用“抄送”。抄送（抄報(bào)）單位標(biāo)注在主題詞之下，印刷版記之上。印刷版記包括：公文的印發(fā)單位、印發(fā)時(shí)間和印發(fā)份數(shù)。2.公文印制、裝訂1）公文的書寫、排版，應(yīng)當(dāng)從左至右橫寫、橫排。書寫和排版時(shí)，要在公文左側(cè)留出2.5厘米的裝訂線，右側(cè)留出2厘米空白邊，上端留出3.5—4厘米的空白“眉頭”，下端留出2.5厘米的底邊。2）公文用紙一律采納A4型。公文的書寫、修改以及草擬、審核、簽發(fā)，要使用藍(lán)黑、碳素墨水或墨汁，禁止使用鉛筆、圓珠筆、水彩筆和純藍(lán)墨水、紅墨水。對電子設(shè)備為載體的公文文稿應(yīng)當(dāng)在資料文件中標(biāo)明資料文件起草時(shí)間、起草人、修改時(shí)間、修改人等，以免混淆。3）公文的書寫和排版，必需使用規(guī)范的簡化漢字和法定的計(jì)量單位。4）公文標(biāo)題的字號為二號字，正文用四號宋體字排印。5）公文應(yīng)在左側(cè)裝訂。四、發(fā)文處理程序發(fā)文處理是指公文擬稿到發(fā)出和歸檔的整個(gè)過程。發(fā)文處理程序包括：擬搞、審核、簽發(fā)、編號、打印、校對、用印、登記、傳閱、投送、歸檔。1.擬稿1）公文的草擬由本集團(tuán)董事會(huì)、法律咨詢顧問、行政助理及綜合部指派的人員負(fù)責(zé)。2）草擬公文應(yīng)注意：n符合國家法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策及關(guān)于規(guī)定。n狀況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清晰，文字精練，書寫工整。n請示應(yīng)當(dāng)一文一事。n人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用法律、法規(guī)、規(guī)范性資料文件的應(yīng)注明全稱、頒布機(jī)關(guān)、文號等內(nèi)容。2.審核1）公文文稿的審核由確定起草人負(fù)責(zé)。以集團(tuán)名義行文，在簽發(fā)之前，應(yīng)送交審核。2）審核內(nèi)容包括：n必要性。確定是否需要行文，以何名義行文。n真實(shí)性。審查材料是否真實(shí)、準(zhǔn)確，觀點(diǎn)是否準(zhǔn)確。n合法性。審查文稿內(nèi)容是否符合黨和國家的現(xiàn)行方針、政策、法律、法規(guī)；與集團(tuán)內(nèi)已經(jīng)公布、仍在執(zhí)行的規(guī)定有無沖突。n規(guī)范性。審查擬定公文文種、標(biāo)題、主送單位、抄送單位、主題詞等是否符合規(guī)定。審核文字是否條理清晰、合乎邏輯；遣詞造句、標(biāo)點(diǎn)符號、數(shù)字及計(jì)量單位、人名、地點(diǎn)、專用術(shù)語是否準(zhǔn)確、規(guī)范。3.簽發(fā)1）本集團(tuán)公文的簽發(fā)由董事會(huì)、總經(jīng)理或企管部負(fù)責(zé)。草擬的文稿一經(jīng)簽發(fā)即成定稿。2）公文簽發(fā)：n集團(tuán)董事會(huì)會(huì)議決議由董事會(huì)簽發(fā)。n集團(tuán)對內(nèi)發(fā)文及職工或員工大會(huì)會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議確定由企管部（綜合管理部）簽發(fā)。n集團(tuán)對外發(fā)文，應(yīng)由總經(jīng)理和企管部兩級審核簽發(fā)。4.編號、打印企管部（綜合管理部）檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，是否合乎規(guī)定，在確認(rèn)無誤后，對資料文件進(jìn)行編號并打印清樣。5.校對文稿清樣打印完畢，由擬稿人進(jìn)行校對后正式打印成文。6.用印1）制成的公文如需加蓋印章的，應(yīng)經(jīng)相關(guān)審批流程后，參照《印鑒管理方法》在落款處加蓋公章。2）本集團(tuán)董事會(huì)會(huì)議決議和全體職工或員工大會(huì)確定應(yīng)當(dāng)由與會(huì)董事、監(jiān)事、本集團(tuán)職工或員工及記錄人員簽字后生效。7.登記1）發(fā)文登記是對籌備發(fā)出的公文進(jìn)行統(tǒng)一記載，以便對公文進(jìn)行清點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)、監(jiān)控、查找和回收。發(fā)文登記由企管部負(fù)責(zé)并制作《發(fā)文登記表》（見附表1）。2）登記項(xiàng)目包括：按發(fā)文挨次具體登記發(fā)文的登記日期、簽發(fā)人、發(fā)往部門、資料文件編號、資料文件標(biāo)題、份數(shù)、簽收人、歸檔等事項(xiàng)。8.投送公文投送由本集團(tuán)企管部（綜合管理部）負(fù)責(zé)。相關(guān)人員應(yīng)對比原稿對文稿的報(bào)頭、文號、報(bào)送及發(fā)放范圍及份數(shù)進(jìn)行逐項(xiàng)檢查后，按發(fā)放范圍及限定時(shí)間發(fā)送。9.歸檔公文發(fā)送完畢后，應(yīng)及時(shí)對公文進(jìn)行整理、歸檔。歸檔應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，依照《檔案管理方法》辦理。五、收文處理收文處理是指對收進(jìn)的公文進(jìn)行辦理和保管的整個(gè)過程。收文處理程序包括簽收、拆封、登記、審批、傳閱、承辦、辦復(fù)、歸檔等環(huán)節(jié)。本集團(tuán)的收文工作由企管部負(fù)責(zé)。1.簽收：企管部（綜合管理部）收到各種函件，應(yīng)對所收函件履行檢查、清點(diǎn)手續(xù)，經(jīng)核對無誤后予以簽收。1）對所收函件的外觀進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容應(yīng)包括：函件外部有無破損；函件是否己被拆封；來件收件人名稱、辦公地址有無涂改現(xiàn)象。收件人員如發(fā)覺有任何問題應(yīng)馬上與寄送單位聯(lián)系，明確所收函件寄送前相應(yīng)狀況，反映材料目前狀況。2）本集團(tuán)職工或員工以本集團(tuán)名義取得的相關(guān)資料文件，回集團(tuán)后應(yīng)按本制度規(guī)定履行登記上報(bào)手續(xù)。2.資料文件的拆封1）凡簽收的資料文件只寫明收文單位名稱，即以“集團(tuán)化”為收件人的，由企管部相關(guān)人員負(fù)責(zé)拆封；凡收到的資料文件指明收件人為集團(tuán)職工或員工或集團(tuán)負(fù)責(zé)人的，企管部簽收后，應(yīng)原封轉(zhuǎn)送收件人，由收件人自行拆封。收件人拆封后發(fā)覺是集團(tuán)內(nèi)資料文件的，應(yīng)及時(shí)交還企管部，由企管部進(jìn)行相應(yīng)處理。2）企管部對來件拆封后，應(yīng)對封內(nèi)資料文件進(jìn)行初步檢查：n拆封人員應(yīng)小心啟封，剪口時(shí)要注意避開損毀封內(nèi)的資料文件；n啟封時(shí)應(yīng)取凈袋內(nèi)資料文件，防止遺漏；n封內(nèi)如有附件，要按附件名目認(rèn)真核對，如不相符或漏裝，應(yīng)及時(shí)與來文單位聯(lián)系處理。n發(fā)覺無固定版頭、無公章或其他手續(xù)不全及不符合行文關(guān)系的資料文件時(shí)，經(jīng)確認(rèn)后應(yīng)由企管部單獨(dú)存放并歸檔。3.收文登記1）企管部應(yīng)當(dāng)對收到的資料文件進(jìn)行登記。2）收文應(yīng)建立《收文登記表》（見附表2），登記內(nèi)容包括：挨次號、收到日期、來文單位、來文字號、密級、份數(shù)、資料文件標(biāo)題、處理狀況。3）登記完畢，企管部應(yīng)在所收資料文件上加附《資料文件處理單》（見附表3），寫明來文單位、來文字號、份數(shù)、資料文件標(biāo)題、收文日期、收文編號、批辦建議或意見、承辦狀況等?！妒瘴牡怯洷怼贰ⅰ顿Y料文件處理單》及收文備注上的收文日期和文號要保證全都?？偨?jīng)理秘書在接到各部門上報(bào)資料文件后應(yīng)逐個(gè)登記，依照緊急程度上報(bào)總經(jīng)理批示，并按批復(fù)建議或意見做相關(guān)處理，下發(fā)資料文件時(shí)應(yīng)由相關(guān)接受部門簽字確認(rèn)，防止丟失。4.資料文件檢送1）由企管部將己登記完畢的資料文件按下列方式進(jìn)行處理：業(yè)務(wù)資料文件：送交承辦該業(yè)務(wù)的部門，由該部門依照本集團(tuán)相關(guān)業(yè)務(wù)操作的規(guī)定，作相應(yīng)處理；非業(yè)務(wù)資料文件：送交企管部經(jīng)理，由其依據(jù)具體狀況交董事會(huì)審批或自行處理。5.資料文件處理1）董事會(huì)或總經(jīng)理、企管部負(fù)責(zé)人依據(jù)來文性質(zhì)提出批辦建議或意見。批辦建議或意見要填寫在《資料文件處理單》的“批辦建議或意見”欄內(nèi)，并簽署姓名和時(shí)間。2）依據(jù)批辦建議或意見在一定范圍內(nèi)傳閱的資料文件，由總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)將資料文件依次送呈傳閱，對傳閱過程進(jìn)行督辦。閱件人在閱讀完畢后，應(yīng)在《資料文件處理單》上簽署姓名、傳閱日期，必要時(shí)可填寫建議或意見。資料文件傳閱過程參照下列要求執(zhí)行。3）資料文件的傳閱與催辦n傳閱資料文件應(yīng)填寫《資料文件傳閱單》（見附表4），包括送呈部門、人員，傳閱時(shí)間、資料文件標(biāo)題、發(fā)文部門、緊急程度、隱秘程度、傳閱事由、批復(fù)建議或意見等。n傳閱資料文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，對尚未傳達(dá)的資料文件不得向外泄露內(nèi)容。n應(yīng)依據(jù)資料文件的緊急程度及資料文件所述事件的緊急狀況閱批資料文件，加急件為自資料文件送到后的2-4小時(shí)，急件為4-8小時(shí)，一般件不得超過兩天，閱後應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。因個(gè)人原因致使資料文件傳閱超時(shí)，相關(guān)后果由個(gè)人負(fù)責(zé)n閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走資料文件夾內(nèi)任何資料文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。n資料文件閱完後，應(yīng)送交總經(jīng)理秘書，切忌橫傳。n資料文件傳閱挨次為：6.資料文件承辦1）需承辦的資料文件，應(yīng)依據(jù)董事會(huì)或總經(jīng)理、相關(guān)負(fù)責(zé)人的批辦建議或意見及時(shí)移送承辦人員進(jìn)行相關(guān)處理，處理完畢后交企管部行政助理存檔。2）承辦事項(xiàng)完結(jié)后，承辦人員將承辦狀況和結(jié)果及時(shí)呈報(bào)批辦人員，并在《資料文件處理單》的“處理結(jié)果”欄內(nèi)填寫辦復(fù)的結(jié)果、辦復(fù)的形式及辦復(fù)人的姓名、辦復(fù)時(shí)間等。7.資料文件傳達(dá)1）對于不需要進(jìn)行相應(yīng)處理，可由全體職工或員工閱知的資料文件，如內(nèi)部資料文件資料、刊物，參閱材料、工作簡報(bào)、信息等，由企管部負(fù)責(zé)處理。2）需要在集團(tuán)董事會(huì)及職工或員工大會(huì)等會(huì)議中傳達(dá)的資料文件，由董事會(huì)或總經(jīng)理、企管部負(fù)責(zé)人確定并傳達(dá)。8.整理、歸檔資料文件的整理、借閱、銷毀、歸檔等，參照集團(tuán)《檔案管理方法》執(zhí)行。六、附則6.1.本方法草案由企管部負(fù)責(zé)說明。6.2.本方法草案需經(jīng)董事會(huì)爭論??通過后實(shí)施。6.3本方法自頒布之日起執(zhí)行。檔案管理方法總則第一條為了搞好公司檔案的管理，加強(qiáng)物業(yè)管理工作的運(yùn)作，依據(jù)《檔案法》和《省物業(yè)管理?xiàng)l例》、《市物業(yè)管理?xiàng)l例》的規(guī)定特制定本方法。第二條物業(yè)項(xiàng)目檔案是指：為了從事物業(yè)項(xiàng)目管理接收或在管理活動(dòng)形成的資料文件材料（包括小區(qū)規(guī)劃詳圖、竣工總平面圖、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備的竣工圖[安裝圖]、綠化平面圖、附屬配套設(shè)備、地下管網(wǎng)工程竣工圖等基礎(chǔ)管理資料文件材料以及房屋管理與修理修繕養(yǎng)護(hù)等業(yè)務(wù)管理中形成的資料文件材料），依照資料文件形成的自然規(guī)律、保持資料文件之間的歷史聯(lián)系、便于保管和利用的原則，經(jīng)過分類、組合起來的案卷。第三條為了便于管理和妥善保管物業(yè)項(xiàng)目檔案，依據(jù)檔案管理原則，凡在物業(yè)項(xiàng)目管理工作中形成的資料文件材料都應(yīng)按其形成的規(guī)律立卷歸檔，定時(shí)向檔案室移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，項(xiàng)目單位和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。項(xiàng)目檔案的分類與歸檔第四條物業(yè)項(xiàng)目檔案的歸檔范圍包括：基礎(chǔ)管理資料文件材料、房屋管理與修理修繕養(yǎng)護(hù)、共用設(shè)備設(shè)備管理和公共秩序維護(hù)、消防、車輛管理以及環(huán)境衛(wèi)生管理、綠化管理、社區(qū)文化管理、項(xiàng)目管理效益等資料文件材料。第五條物業(yè)項(xiàng)目檔案的歸檔時(shí)間規(guī)定在第二年由所有目單位兼職檔案人員整理立卷月底前向檔案室移交歸檔。第六條物業(yè)項(xiàng)目檔案分類是依照資料文件材料的來源與形成結(jié)合載體的不同分為“基礎(chǔ)管理類”和“業(yè)務(wù)管理類”兩個(gè)二級類目，結(jié)合資料文件材料的形成過程在二級類目下設(shè)置若干個(gè)三級類目，如下表：二級類目三級類目歸檔內(nèi)容分類號名稱代號名稱代號基礎(chǔ)管理類1建筑類1小區(qū)規(guī)劃詳圖、竣工總平面圖、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備的竣工圖（安裝圖）、綠化平面圖、附屬配套設(shè)備、地下管網(wǎng)工程竣工圖等基礎(chǔ)管理資料文件材料自定義設(shè)備類2公用設(shè)備使用說明書、質(zhì)量驗(yàn)收資料文件、合格證、年檢報(bào)告及修理修繕期限等業(yè)主檔案3入住單、業(yè)主公約、鑰匙發(fā)放單及關(guān)于協(xié)議、基本狀況登記表、房屋交接手續(xù)、物業(yè)確認(rèn)書、協(xié)議書及相關(guān)介紹信存根等業(yè)務(wù)管理類2房屋管理與修理修繕養(yǎng)護(hù)1巡查記錄、報(bào)修與修理修繕記錄、回訪記錄等關(guān)于房屋管理與修理修繕養(yǎng)護(hù)及修理修繕基金使用狀況等資料文件材料共用設(shè)備設(shè)備管理2共用設(shè)備設(shè)備管理規(guī)定、維護(hù)與保養(yǎng)記錄、日常運(yùn)行狀態(tài)檢查記錄、停水停電及各類事故處理記錄等公共秩序維護(hù)、消防、車輛管理3巡邏值班記錄、應(yīng)急處理預(yù)案、防范措施及關(guān)于管理規(guī)定、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、車輛管理資料文件資料等環(huán)境衛(wèi)生管理4環(huán)衛(wèi)工作制度、環(huán)衛(wèi)設(shè)備登記、日常衛(wèi)生檢查記錄等綠化管理5綠化設(shè)備登記、綠化巡查養(yǎng)護(hù)記錄、綠化施工資料文件等社區(qū)文化管理6社區(qū)文化活動(dòng)方案與實(shí)施、精神文明、獲獎(jiǎng)證書獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)杯等資料文件材料項(xiàng)目管理綜合7物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)收繳記錄、開展多種經(jīng)營服務(wù)項(xiàng)目狀況的資料文件及項(xiàng)目管理年度工作總結(jié)、專題報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、制度規(guī)定、簡報(bào)信息、職工或員工管理與績效管理資料文件、與業(yè)主委員會(huì)來往資料文件、專項(xiàng)協(xié)議協(xié)議書等綜合管理性資料文件材料接待服務(wù)管理8指公建項(xiàng)目在接待服務(wù)工作中形成的記錄、業(yè)主確認(rèn)單、業(yè)主滿意度調(diào)查等其他業(yè)務(wù)管理9其他業(yè)務(wù)管理工作中形成的應(yīng)歸檔的資料文件材料項(xiàng)目檔案的整理第七條物業(yè)項(xiàng)目類檔案依照三級類結(jié)合資料文件材料內(nèi)容和數(shù)量分別組卷。第八條基礎(chǔ)管理類檔案的組卷與編目基礎(chǔ)管理類檔案分為3個(gè)三級類目，組卷的方法有所不同：（一）建筑類是指接收物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目的竣工圖資料文件及竣工驗(yàn)收報(bào)告、交付使用證與接管驗(yàn)收手續(xù)等基礎(chǔ)管理資料文件。1、圖樣資料文件參照工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。區(qū)分專業(yè)的不同結(jié)合圖紙名目組合成一個(gè)或若干個(gè)案卷，案卷內(nèi)資料文件依照圖號的挨次排列并編制卷內(nèi)名目。2、文字材料實(shí)行“卷”、“件”結(jié)合的方法組卷。即：按單件資料文件或多件資料文件組合的整理方法。（1）單份資料文件整理是指以“件”為保管單位整理，逐份資料文件編制“件號”，按件號的挨次編制卷內(nèi)名目。（2）多件資料文件整理是指一組密不行分的相關(guān)資料文件組合立卷，卷內(nèi)資料文件要編制頁號，以確定資料文件在案卷內(nèi)的位置并編制卷內(nèi)名目，用統(tǒng)一的軟卷皮裝訂成冊裝入檔案盒內(nèi)保管。（二）設(shè)備類是指共用設(shè)備的使用說明書、合格證及質(zhì)量驗(yàn)收資料文件等。其組卷方法依照基建類第2條的規(guī)定執(zhí)行。（三）業(yè)主檔案是指為每個(gè)業(yè)主建立的檔案包括：業(yè)主公約、業(yè)主購房協(xié)議、鑰匙發(fā)放單、業(yè)主基本狀況登記及關(guān)于協(xié)議書等。1、業(yè)主檔案要以每戶業(yè)主為保管單位，組建一卷，卷內(nèi)以“件”為單位按資料文件造成或產(chǎn)生的先后挨次排列，每件蓋檔號章。整理完結(jié)后裝入檔案袋，檔案袋封面填寫項(xiàng)目名稱、樓棟號、房間號及業(yè)主名稱。2、檔案袋按樓棟樓層排列編寫卷號，裝入檔案盒，盒內(nèi)視檔案袋材料多少，可裝入若干檔案袋，檔案盒外填寫項(xiàng)目名稱、樓棟號、房間及案卷起止號等內(nèi)容。第九條業(yè)務(wù)管理類檔案的組卷與編目業(yè)務(wù)管理類檔案是指項(xiàng)目管理過程中形成的關(guān)于業(yè)務(wù)資料文件共分為7個(gè)三級類目，一般均屬于文字材料，其立卷方法可依照基建類第2條的規(guī)定執(zhí)行。即：在二級類目下區(qū)分三級類目所造成或產(chǎn)生的資料文件材料分別組卷。第十條物業(yè)項(xiàng)目類檔案的排列與編號物業(yè)項(xiàng)目檔案的案卷編號是：在每個(gè)項(xiàng)目單位下，依照二級類目的挨次分別進(jìn)行排列并編制案卷挨次號，其檔號是由項(xiàng)目代號——二級類目號——案卷挨次號組建。第十一條項(xiàng)目檔案整理標(biāo)準(zhǔn)（一）案卷的編目與裝訂要求1、卷內(nèi)資料文件材料頁號的編寫案卷內(nèi)資料文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。單面書寫的資料文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的資料文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標(biāo)題欄外。成套圖樣印刷成冊的資料文件材料，自成一卷的，原名目可代替卷內(nèi)名目，不必重新編寫頁號；與其他材料組建一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)資料文件材料最后，將其作為一份資料文件填寫卷內(nèi)名目，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。卷內(nèi)名目、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。2、案卷封面的編制案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)資料文件材料的內(nèi)容，主要包括項(xiàng)目名稱或代字、代號及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫。立卷單位：填寫負(fù)責(zé)資料文件材料組卷的項(xiàng)目管理單位。起止日期：填寫案卷內(nèi)資料文件材料形成的起止日期。保管期限：依據(jù)關(guān)于規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限。密級：應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)資料文件材料的最高密級。檔號：應(yīng)填寫全宗號、分類號、案卷號。全宗號可為空；分類號是指按分類方案規(guī)則劃分該卷檔案類別名；案卷號指檔案按一定挨次排列后的流水號。3、案卷脊背的編制案卷脊背的項(xiàng)目有保管期限、檔號、案卷題名。4、卷內(nèi)名目的編制（由所有目單位依照統(tǒng)一電子版格式編制）序號：用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)資料文件材料的挨次。資