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文檔簡介
4/4加強干部檔案管理的思考-檔案管理論文
干部檔案記載了干部個人的成長經歷、德能勤績,是考察了解和選拔任用干部的重要依據。干部檔案管理工作是組織人事工作的基礎,是干部工作的重要組成部分。隨著社會經濟的發(fā)展和人事制度的改革,對干部檔案管理工作提出了更高的要求。但是,目前干部檔案管理工作仍然存在著一些弊端,需要采取一些措施,不斷加以完善,從而適應新形勢下干部工作的需求,充分發(fā)揮干部檔案的基礎性作用。
一、干部檔案管理工作的重要性
做好干部檔案管理工作,具有重要意義,它是考察了解和選拔任用干部的重要依據。干部檔案是組織人事等有關部門在干部成長過程中形成的文件材料,可以準確反映干部的成長經歷、德才表現(xiàn)、工作實績等,為考察了解和選拔任用干部提供重要依據。同時,它也是維護干部合法權益的重要憑證。干部檔案材料是由干部本人形成或所屬單位及其主管部門形成的,涵蓋了干部的履歷、自傳、考核、學歷、專業(yè)技術、政審、政治面貌、獎懲、工資待遇、錄用、任免、(離)退休等方方面面的內容,為維護干部合法權益提供重要憑證。
二、干部?n案管理工作存在的弊端
(一)思想上不夠重視。由于對干部檔案重要性認識不足,往往導致硬件設施配置比較落后、更新較慢,人員配備不足,制約了干部檔案管理工作的發(fā)展。一旦遇到上級檢查,才臨時抽調人手搞突擊,檢查過后,又只剩原來的管檔人員。此外,對干部檔案管理工作不夠了解,有時甚至會出現(xiàn)外行指導內行的現(xiàn)象,不利于干部檔案管理工作的開展。
(二)工作隊伍力量薄弱。1.人手不足,工作滯后。干部檔案管理工作通常被認為時效性不強,比較簡單輕松,只要一兩名管檔人員就可以開展的工作。但是,在實際工作中,管檔人員任務繁重,甚至要兼職,耗費大量的時間和精力去完成其他工作任務,既增加了管檔人員的工作負擔,也在很大程度上影響干部檔案管理工作的進度。有時,收集的零星材料越積越多,甚至堆積如山,沒有及時裝入檔案中,既降低干部檔案日常管理的工作效率,耗時費力在查找材料上,又不利于干部檔案的查閱利用,檔案材料不齊全,不能準確全面地反映一個干部的全貌。2.干部檔案管理業(yè)務方面大都是經驗的傳授,缺乏系統(tǒng)的干部人事檔案專業(yè)培訓。近年來,調整了干部檔案材料分類標準,但是,仍然沒有相關的學習文件,只有內部傳閱資料,導致在檔案材料分類時有些茫然,存在分類有疑義以致分類不夠準確的問題。另外,干部檔案專業(yè)人才相對較少,從業(yè)人員知識結構和人員構成不合理,不能適應新形勢下干部檔案管理工作需求,制約了干部檔案管理工作的成效。
(三)干部檔案管理體系不完善。在干部檔案的收集、借閱、保密等工作中還存在一些漏洞,盡管制定了相關制度,但是,沒有嚴格落實,部分制度流于形式。1.歸檔材料把關不嚴格。一是歸檔材料的文字不夠清楚,對象不明確。比如,有的考核表“姓名”一欄字跡潦草,有的有曾用名,檔案裝具的“姓名”與其歸檔材料的“姓名”不同,有的是職工的材料并不屬于管理范疇,有的檔案已經轉出,這些材料往往是在歸檔過程中因無法歸入檔案而被“剩余”下來。每次遇到這些歸不進去的材料都要花不少時間去確認,如果沒有及時處理的話,這些材料就會被“擱置”,甚至長期沒有找到“主人”。二是歸檔的材料手續(xù)不完備。有的沒有組織審查蓋章或本人簽字,有的沒有注明任免職務的批準機關、時間和文號。由于在材料收集時沒有嚴格鑒別,往往是在檔案專項審核或者檔案轉入上級主管部門之后才被發(fā)現(xiàn)。三是收集不夠齊全,有遺漏。在干部檔案專項審核中,發(fā)現(xiàn)有些檔案存在材料不完整的情況,缺少的材料主要包括:年度考核表、用編審批表、調動表、入黨材料、職稱材料,等等。檔案材料不齊全,影響干部檔案的完整性,使干部檔案不能全面地反映一個干部的全貌,不利于對干部的考察。四是存在“裝錯材料”的情況。有的干部檔案中錯裝入其他人的檔案材料,存在張冠李戴的情況。錯裝的材料不僅不能起到依據作用,而且會給干部工作提供錯誤的信息,同時使他人的檔案中因為檔案材料錯裝而缺少相應的材料,這些會對干部工作造成負面影響。2.部分制度流于形式。盡管干部檔案管理機構建立了規(guī)章制度,但是,在實際工作中,沒有嚴格執(zhí)行。比如,在借閱干部檔案時,存在手續(xù)不全的問題,沒有經過主管部門負責人審批,也沒有嚴格按照在借閱的期限內歸還。這使原本只要查閱沒必要借出的干部檔案都被輕易的“借出”,而且大多數被借出的檔案都是超過借閱期限,甚至長期未還,這不利于干部檔案的安全與保密。
(四)干部檔案信息化滯后,工作效率低下。干部檔案信息化系統(tǒng)建設滯后,大部分只是停留在檔案目錄的電子化,采用的干部檔案管理軟件的功能較少,大多只是用于目錄及職務變動等信息的簡單輸入。干部檔案日常管理工作仍沿用傳統(tǒng)的手工操作模式,工作效率低下。
三、干部檔案管理工作的改進措施
(一)提高思想認識,加強組織領導。對干部檔案工作要予以關心和加強領導,增強干部檔案管理意識,充分認識到干部檔案工作的特點、地位和作用,從人、財、物等各方面給予支持。(下轉第124頁)(上接第122頁)
(二)加強工作隊伍建設,提高專業(yè)素養(yǎng)。1.配足人手,充實工作力量。要按照《干部檔案工作條例》中規(guī)定的管檔數量與管檔人員的比例去配備工作人員,壯大干部檔案工作隊伍。干部檔案管理人員要作為專職人員,不得兼職,確保管檔人員的工作時間和精力都用到本職工作,以保障干部檔案管理工作的進度和成效。2.加強管檔人員的專業(yè)培訓,提高專業(yè)素養(yǎng)。通過舉辦相關培訓,提高管檔人員的業(yè)務能力,使他們對新的分類標準有清晰的認識,確保分類準確。另外,在配備管檔人員時,要充分考慮到從業(yè)人員的知識結構和人員構成,以適應新形勢下干部檔案管理工作的需求。
(三)建立規(guī)范化管理機制,實現(xiàn)干部檔案日常制度化管理。1.歸檔材料把關要嚴格。一是要嚴格審核歸檔材料,保證材料對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備;對填寫不規(guī)范,手續(xù)不完整的材料,要責成形成材料的有關部門重新填寫、補辦手續(xù)。二是要及時處理“裝錯材料”的問題。在歸檔過程中,要力求準確,盡量避免張冠李戴。在查閱檔案和整理檔案時,對發(fā)現(xiàn)的“裝錯材料”要仔細核對,明確歸檔對象,歸入相應人員的檔案中,以保證其檔案的完整性。2.嚴格執(zhí)行干部檔案管理的各項規(guī)章制度。在提供利用干部檔案時,要嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。查閱單位應填寫《查閱干部檔案審批表》,按規(guī)定辦理審批手續(xù),不得憑介紹信查閱干部檔案;干部檔案一般不外借,必須借出時,要經主管部門負責人批準,并嚴格履行借閱登記手續(xù),限期歸還,不得擅自轉借他人。
(四)加強干部檔案信息化建設,提高工作效率。1.設立干部檔案信息化建設專項經費,做到??顚S?,為干部檔案信息化建設提供資金保障。2.建立干部檔案數據管理系統(tǒng),形成干部信息數據庫,實現(xiàn)干部檔案日常管理的電子化,提高工作效率。3.建立干部檔案信息維護
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