信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考-檔案管理論文

4/4信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考-檔案管理論文

采用科學(xué)的方案管理行政事業(yè)單位的檔案，能夠?yàn)闄n案的真實(shí)性提供保障，基于這一情況，伴隨計(jì)算機(jī)信息時(shí)代的到來，行政事業(yè)單位的檔案開展信息化、科學(xué)化管理具有十分重要的作用。信息化背景下，我國行政事業(yè)單位檔案管理工作中的問題逐漸暴露出來，由此，本文針對目前行政事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，其后，針對信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化工作的開展予以了探討。

1行政事業(yè)單位檔案管理工作中的問題

1.1管理制度缺乏完善性

各行業(yè)開展信息化管理、加強(qiáng)科技智能化管理這一大背景下，我國行政事業(yè)單位改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料辦公模式，引進(jìn)信息管理方法，并開始逐漸建立自身信息體系?，F(xiàn)階段，行政事業(yè)單位多采用的檔案管理制度是《文件檔案歸檔的制度》，并以此為基礎(chǔ)，結(jié)合本單位自身發(fā)展的實(shí)際情況制定與本單位實(shí)際情況相符合的檔案管理制度，盡管如此，但仍然缺乏有效的監(jiān)督管理制度和實(shí)際實(shí)施制度予以保障[1]。

1.2檔案管理人員問題

信息化背景下存在檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不足以及科學(xué)化意識(shí)淡薄等方面的問題。就業(yè)務(wù)素質(zhì)不足而言，檔案管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，對工作人員的專業(yè)性提出了較高的要求，面對不斷發(fā)展的科學(xué)技術(shù)，信息化運(yùn)用到檔案管理工作之后，還要求工作人員能夠科學(xué)化地管理檔案[1]。此外，檔案管理工作較為復(fù)雜，其對工作人員的工作態(tài)度以及工作專業(yè)素質(zhì)提高了較高的要求，但受到檔案管理工作多比較枯燥乏味，容易出現(xiàn)工作積極性不高以及檔案管理工作中存在諸多操作不規(guī)范的情況，進(jìn)而對檔案管理工作的效率形成較大影響。就科學(xué)化意識(shí)淡薄而言，傳統(tǒng)檔案管理工作的模式以及方法難以同新形勢下的工作要求向符合，尤其是在當(dāng)前信息技術(shù)得到顯著發(fā)展的大環(huán)境中。部分檔案管理人員在科學(xué)化管理方面的意識(shí)較為薄弱，亟需進(jìn)一步的提升。部分檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，不熟悉檔案歸檔的操作流程以及操作規(guī)范，管理人員習(xí)慣于原有工作方法二不遠(yuǎn)去做出改變，進(jìn)而導(dǎo)致在檔案管理過程中出現(xiàn)問題。

1.3資產(chǎn)運(yùn)作效率低

受到傳統(tǒng)理念的影響，目前，多數(shù)事業(yè)單位并未將檔案管理工作重心置于業(yè)務(wù)之中，其中部分檔案管理模塊被諸多事業(yè)單位忽視，如社保檔案等，工作人員認(rèn)為檔案管理工作并不能夠直接為事業(yè)單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。受到這一錯(cuò)誤理念的嚴(yán)重影響，事業(yè)單位并未在檔案管理工作中投入大量的人力以及物力，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作由于人手和物資不足出現(xiàn)工作效率低下的現(xiàn)象。對于行政事業(yè)單位而言，通常會(huì)采取多種方式獲取更多的可利用資金，占有較多的國有資產(chǎn)，但卻較少對行政事業(yè)單位的真實(shí)現(xiàn)狀以及實(shí)際需求進(jìn)行考慮。處于此類環(huán)境中，可能導(dǎo)致各行政要職人員、各部門之間出現(xiàn)相互攀比的情況，進(jìn)而呈現(xiàn)不合理的資產(chǎn)配置，與此同時(shí)，在開展信息化管理的過程中存在諸多不完善或者存在漏洞的地方，導(dǎo)致了各部門員工之間的交流和溝通不足，進(jìn)而阻礙檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。

2信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化探討

2.1建立健全檔案管理機(jī)制

通過對行政事業(yè)單位檔案管理工作中的諸多問題進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)建立信息化、科學(xué)化檔案管理機(jī)制，已經(jīng)成為開展行政事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵所在[2]。從行政事業(yè)單位發(fā)展的角度出發(fā)，開展科學(xué)化管理工作以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的熟練掌握為前提，進(jìn)而建立并健全檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化。面對不斷發(fā)展的電子計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，行政事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)了責(zé)任劃分不明、結(jié)構(gòu)松散以及流程混亂等多方面的情況。為防止在檔案管理工作中出現(xiàn)上述現(xiàn)象并保障檔案管理工作能夠有序進(jìn)行，建立科學(xué)化方案管理機(jī)制具有重要的意義。在行政事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建檔案管理工作條例規(guī)則、檔案管理安全機(jī)制以及檔案管理操作機(jī)制等內(nèi)容，借助于建立科學(xué)且合理的檔案管理機(jī)制的方式，全面提高工作人員的責(zé)任意識(shí)。新時(shí)期對于行政事業(yè)單位檔案管理工作提出了更高的要求，行政事業(yè)單位單位可以通過開展科學(xué)化檔案管理工作模式的方式，滿足信息化背景中檔案管理工作的要求[3]。

2.2提高科學(xué)化管理意識(shí)

現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展處于較快階段，其應(yīng)用范圍逐步擴(kuò)大，信息化時(shí)代背景下，為促使行政事業(yè)單位的檔案管理人員符合時(shí)代發(fā)展的要求，提高管理人員的信息化、科學(xué)化管理意識(shí)具有重要的意義。檔案管理工作人員作為檔案管理的主體，面對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的環(huán)境，不僅需要具有較高的專業(yè)知識(shí)而且需要具備較高的專業(yè)技能，因此，行政事業(yè)單位還需要采取多種方式提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)[4]。在人才培養(yǎng)方面，行政事業(yè)單位可借助于開展崗位培訓(xùn)的方式，不斷強(qiáng)化在職檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)以及技能，進(jìn)而真正實(shí)現(xiàn)有效推進(jìn)檔案科學(xué)化管理工作順利開展的目標(biāo)。

2.3增加檔案科學(xué)化管理的資金投入

在檔案管理范疇內(nèi)，快速發(fā)展的信息技術(shù)在創(chuàng)造良好轉(zhuǎn)型機(jī)遇的同時(shí)帶來了一定的沖擊和挑戰(zhàn)，如在開展行政事業(yè)單位檔案管理工作的過程中，我國依然存在許多單位的基礎(chǔ)設(shè)備處于落后狀態(tài)[5]。行政事業(yè)單位加強(qiáng)對于檔案管理部門的資金投入，如先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)、先進(jìn)技術(shù)的引入、先進(jìn)科學(xué)方法的使用等，在保障事業(yè)單位基礎(chǔ)設(shè)施的同時(shí)促進(jìn)單位信息化環(huán)境的形成，并在此基礎(chǔ)上為檔案管理工作開展提供便利。除此之外，檔案管理工作人?T的薪酬待遇較低在一定程度上影響了人員工作積極性，因此加大行政事業(yè)單位檔案管理工作的投入具有重要意義。這是因?yàn)?，充足的資金能夠給行政事業(yè)單位檔案管理工作提供資金支持，以保障檔案科學(xué)化管理工作順利開展。

3.結(jié)束語

在互聯(lián)網(wǎng)+信息化的時(shí)代背景環(huán)境中，檔案信息化、科學(xué)化管理一方面能夠?yàn)樾姓聵I(yè)單位自身開展檔案管理工作帶來便利，另一方面能夠?yàn)槿鐣?huì)共享法律資源帶來可能，故以信息技術(shù)作為支撐的檔案科學(xué)化管理系統(tǒng)被運(yùn)用于行政事業(yè)單位的檔案管理工作中。本文通過對信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，發(fā)