芻議審計檔案存在的問題與對策-檔案管理論文

4/4芻議審計檔案存在的問題與對策-檔案管理論文

隨著改革開放以來我國市場經(jīng)濟的深化發(fā)展，公司企業(yè)規(guī)模變得越來越大，業(yè)務(wù)也變得愈發(fā)復雜，加之伴隨著多種所有制下公司企業(yè)管理權(quán)和所有權(quán)的分離，各方面影響下帶來了越來越多對審計工作的需求，這同時對審計檔案工作提出了更高的要求。

本文主要就公司企業(yè)獨立審計（外審）和內(nèi)部審計存在的問題與對策進行探討。

一、人才培養(yǎng)

（一）審計檔案管理人才匱乏。相比其他類型檔案，審計檔案因其特殊的形成過程具有相當程度的專業(yè)性，需要從審計角度理解審計檔案，從檔案角度管理審計檔案。但當前審計檔案的從業(yè)人員總體學歷水平和理論水平都未達到應有的層次，在專業(yè)的培訓方面尚顯匱乏。較好的從業(yè)者一般也僅單方面具備檔案專業(yè)知識或?qū)徲媽I(yè)知識，這給審計檔案的管理工作帶來了很大的影響。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)復合型審計檔案管理人才。審計檔案行業(yè)要大力培養(yǎng)專業(yè)人才。只有存在一支擁有新穎思想觀念、較強研究能力、樂于奉獻精神的審計檔案管理人才隊伍，才能給予審計檔案行業(yè)生生不息的人才支撐和智力支持，這也是審計檔案持續(xù)發(fā)展的不竭源泉，是審計檔案行業(yè)不斷發(fā)展的必要保障。

基于審計檔案的專業(yè)性要求，當前應進一步加強對審計檔案從業(yè)人員在檔案和審計兩方面專業(yè)知識的培訓，培養(yǎng)檔案、審計復合型人才，從而提高審計檔案從業(yè)人員素質(zhì)，促進審計檔案的管理工作。培養(yǎng)完成的相關(guān)從業(yè)人員也要定期進行繼續(xù)教育，促進有關(guān)人員不斷學習，從而及時更新從業(yè)人員知識架構(gòu)，以更好地進行審計檔案編研，在工作中創(chuàng)造更多新方法、新技術(shù)，推進審計檔案發(fā)展。

二、檔案利用

（一）審計檔案利用現(xiàn)狀。在當前審計行業(yè)中，審計檔案的作用實質(zhì)上仍主要作為審計工作成果考評、經(jīng)濟事件中審計責任劃分等依據(jù)性證明文件，其更多從證明審計人員勤勉盡責、凸顯審計人員工作成果，以在經(jīng)濟事件中從法律層面上保護審計人員等相對被動方面發(fā)揮作用。

（二）加深拓寬審計檔案利用深度廣度。審計檔案除了傳統(tǒng)概念中可以幫助審計業(yè)務(wù)在傳統(tǒng)的責任劃分、績效考評等被動領(lǐng)域發(fā)揮作用，起合規(guī)、監(jiān)察等功能；也應跟進當前審計業(yè)務(wù)發(fā)展，發(fā)掘?qū)徲嫏n案的其他潛在職能。

在當前發(fā)揮作用僅止于相對被動的現(xiàn)狀下，審計檔案應就提高審計效率、強化審計質(zhì)量、促進咨詢治理等方面發(fā)揮更重要作用。審計檔案行業(yè)及其從業(yè)人員應該認識到自身所具有的重大潛力，通過進一步拓展與加強自身服務(wù)，拓寬審計檔案的利用方式、加深對審計檔案利用深度，在效率、質(zhì)量控制和咨詢治理等方面發(fā)揮審計檔案的主動性作用，使審計乃至審計檔案行業(yè)能在公司企業(yè)治理等更多場景充當新角色，在公司企業(yè)的價值提升中作出更大貢獻。而這也正如上文所述，對從業(yè)人員從業(yè)水平提出了相比以往更高的要求。

三、歸檔質(zhì)量

（一）審計檔案案卷質(zhì)量有待加強。在整個審計項目進行的過程中，收集、起草的相關(guān)底稿往往僅基于審計理論編制，忽視了檔案理論的要求。這容易導致出現(xiàn)如：文件材料案卷排列不規(guī)范、各單元劃分不準確等問題。導致極大程度上影響審計檔案案卷質(zhì)量，使相當一部分審計檔案實質(zhì)上并不符合有關(guān)標準。

（二）審計檔案歸檔檢查流于形式。審計檔案歸檔工作進行時，審計檔案管理人員對檔案檢查往往流于形式，通常做法是對審計業(yè)務(wù)人員上交部分照單全收。其關(guān)注點往往僅止于卷冊和清單是否相符等等表面問題，難以從審計及檔案兩方面檢查出問題。這也正是上文所述，因同時具備審計與檔案專業(yè)知識的高素質(zhì)復合型審計檔案人才匱乏而帶來的不利影響。

（三）加強審計檔案相關(guān)質(zhì)量控制。審計檔案既要符合審計理念的專業(yè)性，又要考慮檔案行業(yè)的標準性，要注意同時兼顧審計理論與檔案理論對審計檔案的理論指導。

審計檔案作為極為關(guān)注內(nèi)控的審計業(yè)務(wù)的重要一環(huán)，更要關(guān)注自身業(yè)務(wù)過程中的內(nèi)部控制。審計機構(gòu)應注重對審計檔案質(zhì)量的要求，建立保障審計檔案質(zhì)量的適當內(nèi)部控制，在歸檔過程中，對有關(guān)檔案嚴格檢查，就其內(nèi)容真實性、完整性及案卷排列、單元劃分的規(guī)范性認真把關(guān)，合理保證歸檔的審計檔案符合相關(guān)質(zhì)量要求，避免審計檔案歸檔流于形式。

四、意識薄弱

當前審計檔案的形成主要源于?ι蠹乒?程中產(chǎn)生的底稿進行恰當整理歸檔。其形成標準主要基于審計理論指導下的邏輯證據(jù)鏈條，即其形成過程的初衷主要為服務(wù)于審計過程中得出相應審計結(jié)論、出具相應審計報告。與之相對，對審計檔案最終需要歸檔、就檔案層面的歸檔需要的考慮相對薄弱。形成過程往往缺乏基于檔案理論指導下檔案需要的意識。其主要表現(xiàn)為以下情況：

（一）檔案人員制度遵守意識松懈。由于包括上文提到的原因在內(nèi)的因素，使得審計檔案工作的價值通常需要較長時間體現(xiàn)，其往往得不到審計檔案人員自身足夠重視。相關(guān)業(yè)務(wù)人員通常不愿意嚴格遵守相關(guān)審計檔案工作制度，這將影響內(nèi)部控制制度的有效性，產(chǎn)生審計檔案乃至整個審計業(yè)務(wù)管理上的控制薄弱環(huán)節(jié)，增大審計風險，最終嚴重影響審計工作的可信度與審計檔案的價值。

（二）審計機構(gòu)重視審計檔案不足。并且，審計機構(gòu)往往不重視審計檔案歸檔工作。審計工作計劃中常常沒有對歸檔工作作出具體安排甚至沒有安排，審計檔案歸檔往往不在年度審計計劃之中，且一般沒有在項目組中指定人員去負責具體歸檔工作。

如筆者曾考察過的幾家國內(nèi)超大型（均為2023年中注協(xié)全國綜合排名TOP12）會計師事務(wù)所，其通常把歸檔工作交給未參與審計項目、對審計項目具體情況缺乏必要了解的內(nèi)勤人員甚至是缺乏相關(guān)審計理論基礎(chǔ)的行政文秘人員。顯然，缺乏對該項審計項目的業(yè)務(wù)了解的人員負責整理歸檔一方面容易影響審計檔案包括完整性在內(nèi)的檔案質(zhì)量；另一方面也會產(chǎn)生控制薄弱環(huán)節(jié)發(fā)生審計質(zhì)量下滑或增加審計舞弊風險。（三）加強對相關(guān)制度和理論遵循。審計檔案形成過程中，審計機構(gòu)應對審計檔案的重要性有充分認識，在審計計劃訂立之初就充分考慮到審計檔案歸檔的各項需求，作出妥善安排；有關(guān)人員也應該在保證遵照審計理論和相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，關(guān)注對檔案理論的遵循。

審計機構(gòu)與相關(guān)從業(yè)人員要強化在審計檔案形成過程中的檔案意識，加強對相關(guān)制度和理論依據(jù)的遵循，改善審計檔案的工作質(zhì)量，促進審計工作對公司企業(yè)的增值作用。

五、細化標準

當前，審計檔案雖然在全球有諸如財政部和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)的《會計師事務(wù)所審計檔案管理辦法》（財會〔2023〕1號）、中國內(nèi)部審計協(xié)會發(fā)布《第2308號內(nèi)部審計具體準則――審計檔案工作》等相關(guān)文件指導，但往往僅從宏觀角度上確定審計檔案在審計工作中的地位。

以會計師事務(wù)所為主的獨立審計和以單位內(nèi)審部門為主的內(nèi)部審計在相關(guān)審計檔案歸檔方面通過范式標準文件等方式規(guī)范化、統(tǒng)一化上有待加強，較少就審計檔案的格式、內(nèi)容、保存方式等作出微觀指導與規(guī)范。使得不同時期或（和）不同審計機構(gòu)的審計檔案往往缺乏可比性與可讀性。這給獨立審計與內(nèi)部審計的協(xié)調(diào)過程設(shè)置了障礙，不利于審計檔案發(fā)揮包括本文第二章所述在內(nèi)的各種有利影響，也在當前獨立審計強制輪換制推行的形勢下顯得不合時宜。

相關(guān)政府機關(guān)或行業(yè)組織應出臺有關(guān)指導文件，規(guī)范審計檔案歸檔流程控制，細化審計檔案形成形式，以促進審計檔案更好服務(wù)于包括審計工作在內(nèi)的各種合理需求。

六、結(jié)語

現(xiàn)代商業(yè)高速發(fā)展下帶來的管理經(jīng)營權(quán)與企業(yè)所有權(quán)