一天干出兩天活教你做時(shí)間管理

時(shí)間管理II*如果您的余生只剩下三天,您會(huì)做那三件事情?請(qǐng)閉目一分鐘思考這個(gè)問題時(shí)間管理是什么?時(shí)間管理不是什么?時(shí)間本身不是問題.因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多所以時(shí)間管理的問題本身不在于時(shí)間,而是在于自己如何善用及分配你自己的時(shí)間時(shí)間管理是什么?時(shí)間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣,以令自己更富績(jī)效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對(duì)地做完,叫做效能時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計(jì)劃人,為何安于現(xiàn)狀?為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安于現(xiàn)狀1.無奈2.不確定改變之后會(huì)更好3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的當(dāng)你開始不滿于現(xiàn)狀時(shí),表示會(huì)有新的事物發(fā)生在你的身上…但是要用對(duì)“新的思考方式”請(qǐng)架設(shè)一座橋,使A至B

距離最短,但是橋不可歪斜100公尺300公尺AB河水有三片木條,

如何將它們圍成封閉三角形2cm10cm4cm你可知道為何會(huì)畫不出來?因?yàn)槟闾怀鲈瓉淼乃季S習(xí)慣但是假設(shè)你畫了出來.恭喜你,你可以用新的角度去思考一個(gè)舊有的問題.改變時(shí)間管理的第一步,從你自覺需要時(shí)間管理開始時(shí)間管理的的架構(gòu)緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請(qǐng)排出正確確的行事優(yōu)優(yōu)先級(jí)????ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事事優(yōu)先級(jí)緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體沖突顧客抱怨停電計(jì)劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會(huì)議之出列席有些無謂的請(qǐng)托有些臨時(shí)的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個(gè)人嗜好的沈迷陷阱一:時(shí)間的配置置不對(duì)Reaction消極回應(yīng)vsProaction積極掌握危機(jī)就是轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)機(jī)規(guī)劃重于做做事最好的控制制是預(yù)防預(yù)防勝于處處理不合理的時(shí)時(shí)間配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%明智的時(shí)間間配置III1.重要的事情情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情情要逐漸地地交給信任的部屬屬,這叫“灌能”陷阱二:拖延除了第四項(xiàng)項(xiàng)以外,其它的做起起來都不太太愉快不急的事情情一拖延之之后往往變變成緊急的的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th克服1.成本/效益分析法法成本..................好處..................克服2.思維習(xí)慣的的改變這件事令人人感到為難,但是它非做做不可,因此我將立立即做完它,以便盡早忘忘掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速速?zèng)Q的習(xí)慣慣將事情切切成好幾幾塊小塊塊任務(wù),快速地完完成每一一塊的任任務(wù)完成最關(guān)關(guān)鍵的部部份,讓事情看看起來像像做完80%一般陷阱三:事必親躬躬韓非子.八經(jīng)下君,盡已之能能中君,盡人之力力上君,盡人之智智諸葛亮凡凡事必親親躬,后來過勞勞而死.為何事必必親躬?因?yàn)榕虏坎繉偃〈环判牟坎繉?不信任部部屬要求標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)過高陷阱四:有求必應(yīng)應(yīng)會(huì)花太多多時(shí)間,時(shí)間不夠夠會(huì)犧第第二項(xiàng)受受人尊尊敬重要,還是受人人歡迎重重要不好意思思拒絕請(qǐng)請(qǐng)托的原原因接納請(qǐng)托托比拒絕絕請(qǐng)托容容易擔(dān)心觸怒怒請(qǐng)托者者想要做廣廣受愛戴戴之好人人不知如何何拒絕他他人之請(qǐng)請(qǐng)托每個(gè)人都都有一個(gè)個(gè)好朋友,叫“施小惠”,可以適當(dāng)當(dāng)?shù)鼐芙^絕.1.舍得2.勇于拒絕絕3.交待1.怡情養(yǎng)性性2.輕松一下下Conclusions:時(shí)間管理理架構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂亂麻1.決勝于廟廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事事不緊迫的的事重要的事事不重要的事如何提高高工作效效率如何提高高工作效效率1.了解自己己每天工工作時(shí)段段的特性,善用之.2.以PDCA分布周一一到周五五的工作作性質(zhì).3.保持良好好的體力力;養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)動(dòng)的習(xí)慣慣4.身心均衡衡地發(fā)展;培養(yǎng)良好好的嗜好好1.工作時(shí)段段分配法法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放松(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發(fā)球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中項(xiàng)目1.面對(duì)面FollowUp2.GoAround3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問題2.寫計(jì)劃/UpdateFollowup進(jìn)度(1hr)3.Update/Modify進(jìn)行中項(xiàng)目1.花1小時(shí)寫作2.每周工作作性質(zhì)分分配法則則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放鬆,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球2.組內(nèi)專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點(diǎn)4.創(chuàng)造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調(diào)整,Update計(jì)劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼?意義何在?2.有沒有辦法提升自己的價(jià)值?3.計(jì)劃/規(guī)劃如何管理理你的EMail葛洛夫:你的時(shí)間間是不是是被Email切成零零零碎碎的的片段?集中處理理它.先問自己己以下這這幾個(gè)問問題1.你一天花花多少時(shí)時(shí)間在看看Email?2.你進(jìn)Email會(huì)不會(huì)看看小品?3.你看Email的時(shí)間是是連續(xù)的,還是片斷斷的?4.你的Email有沒有做做分類?5.你回信時(shí)時(shí)是邊看看邊回,還是分類類后集中中回信?6.你進(jìn)Email信箱,是先看信信還是先先發(fā)信?如何提高高Email的處理效效率一進(jìn)信箱箱第一個(gè)個(gè)動(dòng)作就就是把所所有信件件的主題題瀏覽一一遍,然后做分分類的動(dòng)動(dòng)作養(yǎng)成習(xí)慣慣,一天只有有三個(gè)時(shí)時(shí)段看Email除了急件件以外,集中時(shí)段段回信看Email的時(shí)段分分配時(shí)段信箱回信備注09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人VEmail文件夾的的分類Reply:Private,公務(wù)FollowUp:Urgent,Boss,重要,向下,PrivateProject進(jìn)度有空再看看如何展開開你的計(jì)計(jì)劃一日之計(jì)計(jì)在昨天天下班前前一周之計(jì)計(jì)在于周周日一月之計(jì)計(jì)在于月月底1.舍得2.勇于拒絕絕3.交待1.怡情養(yǎng)性性2.輕松一下下良好的時(shí)時(shí)間管理理來自于于計(jì)劃1.兵貴速戰(zhàn)戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂亂麻1.決勝于廟廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事事不緊迫的的事重要的事事不重要的事PADC不好好耗用時(shí)間間花時(shí)間在在計(jì)劃上上才是最最節(jié)省省時(shí)間的的作法耗用時(shí)間間8.80/20法則1/2theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖法法則花最少的的力氣,獲得最多多的效益益你所完成成的工作作里,80%的成果,來自于20%的時(shí)間=>也就是說說80%的努力是是與成果果無關(guān)的的80/20原理意示示圖80%時(shí)間20%時(shí)間80%成效20%成效重要的少數(shù)事物物瑣碎的多數(shù)事物物目標(biāo)金字字塔長程目標(biāo)標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)周目標(biāo)日目標(biāo)如何列管管重要計(jì)計(jì)劃將自己短短中長期期的計(jì)劃劃依工作作,個(gè)人及生生活這三三個(gè)主軸軸一一列列舉出來,并算出每每個(gè)計(jì)劃劃的效益.(如下一頁頁所示)在同一個(gè)個(gè)時(shí)間點(diǎn)點(diǎn)進(jìn)行這這三個(gè)主主軸的前前3個(gè)專案(項(xiàng)目件數(shù)數(shù)依自己己能力而而定,紅線的右右手邊)有項(xiàng)目結(jié)結(jié)束之后后下一個(gè)個(gè)項(xiàng)目就就可以往往左遞補(bǔ)補(bǔ)每個(gè)計(jì)劃劃如何給給予評(píng)分分先將所有有計(jì)劃列列出來,分成短中中長期(自行定義義)分成三個(gè)個(gè)項(xiàng)目(也可依自自己的價(jià)價(jià)值觀調(diào)調(diào)整),依照:重要性,急迫性及及成功機(jī)機(jī)會(huì)來給給分?jǐn)?shù).最好給5分,最不好給給1分將三個(gè)分分?jǐn)?shù)相乘乘,分?jǐn)?shù)最高高者為最最優(yōu)先執(zhí)執(zhí)行的計(jì)計(jì)劃范例:項(xiàng)目評(píng)分分的范例例以Notes信箱管理理計(jì)劃的的分類執(zhí)行力:To-Do,記錄,Routine(最重要的的部份,下一章節(jié)節(jié)再講)自我成長長:Pareto,前3個(gè)計(jì)劃生活:Pareto,前3個(gè)計(jì)劃工作:Pareto,前3個(gè)計(jì)劃執(zhí)行能力力的強(qiáng)化化備忘錄時(shí)間管理理的利器器:to-doList備忘錄緊急的事事情1.老板今天天交待2.臨時(shí)狀況況重要的事事情1.工作計(jì)劃劃2.人生規(guī)劃劃3.家庭,健康,財(cái)富ScheduleList1.Meeting2.行事歷3.紀(jì)念日RoutineWork1.日常工作作2.定期約會(huì)會(huì)范例:備忘錄的的范例范例:周計(jì)劃的的范例善用NotesBookMark的功能鏈接書簽簽(BookMark)的建立可可以用來來建立一一系列相相關(guān)計(jì)劃劃的鏈接接在Notes里頭,點(diǎn)一以下下黃色書書簽即可可把該計(jì)計(jì)劃給打打開,并Update按Ctrl+V之后就會(huì)出現(xiàn)黃黃色書簽簽善用Notes顏色管理理的功能能紅色粗體體字體為為重要一一定完成成的部份份藍(lán)色斜體體字體為為已完成成的部份份黑色字體體為應(yīng)執(zhí)執(zhí)行事項(xiàng)項(xiàng)綠色字體體為RoutineSchedule良好工作作習(xí)慣的的養(yǎng)成兵貴速戰(zhàn)戰(zhàn)速?zèng)Q養(yǎng)成做備備忘錄的的習(xí)慣可以早上上做完的的事,決不拖到到下午完完成可可以一天天做完的的事,決不分成成兩天完完成每天至少少完成一一件事情情,特別是在在工作情情緒低潮潮時(shí)“執(zhí)行””的寫照照J(rèn)ustDoIt奉備忘錄錄的ToDo-CheckList如圣旨行動(dòng)才是是企劃的的開始把掌控著著力焦點(diǎn)點(diǎn)集中在在計(jì)劃最最緊要的的20%執(zhí)行能力力鋒利如如倚天劍.劍鋒到處處,刀折劍斷斷執(zhí)行不是是一成不不變的合理性Reasonable表示用心心試探一下下是不損損傷毫發(fā)發(fā)的平時(shí)基本本觀念(Sense)的建立,在臨場(chǎng)應(yīng)應(yīng)用時(shí)最最能顯現(xiàn)現(xiàn)效果執(zhí)行的速速度:兵貴速戰(zhàn)戰(zhàn)速?zèng)Q養(yǎng)兵千日日,用在一時(shí)時(shí)(資源珍貴貴)時(shí)機(jī)稍縱縱即逝將變量降降至最低低生米已煮煮成熟飯飯型(老公,來不及了了)自廢武功功型(成績(jī)已經(jīng)經(jīng)貼出去去了)客戶的感感受加速度,勢(shì)如破竹竹.兵貴速戰(zhàn)戰(zhàn)速?zèng)Q的的時(shí)機(jī)并不是每每一件事事情都需需要兵貴貴速戰(zhàn)速速?zèng)Q#1是項(xiàng)目的的要徑任任務(wù)或是是一群人人要等你你的決策策之后方方能動(dòng)作作(丟球)#2重要事件件的關(guān)鍵鍵任務(wù).通常要完完成此關(guān)關(guān)鍵任務(wù)務(wù)只占全全部項(xiàng)目目時(shí)間的的20%.#3時(shí)機(jī)稍縱縱即逝的的機(jī)會(huì).有時(shí)候機(jī)機(jī)會(huì)的有有效性僅僅限于某某段時(shí)間,甚至短到到幾分鐘鐘而已.HandCarry!讓程序進(jìn)進(jìn)行最迅迅速的方方法當(dāng)然需要要先了解解程序及及關(guān)鍵點(diǎn)點(diǎn)見面三分分情親自與關(guān)關(guān)鍵人物物(經(jīng)理)面對(duì)面溝溝通執(zhí)行的技技巧:KeySuccessFactor靈活如庖庖丁的刀刀,在牛的關(guān)關(guān)節(jié)中游游走(游刃有餘).分解完畢牛尚尚不自知已經(jīng)經(jīng)被解體由計(jì)劃階段時(shí)時(shí)即被簡(jiǎn)單勾勒出來做對(duì)的事情,并不會(huì)耗費(fèi)太太大的力氣.反而做不對(duì)的的事情,才需花時(shí)間東東補(bǔ)西補(bǔ).Buffer緩沖區(qū)并不是每件事事情都那么的的急如果我們每件件事情都要實(shí)實(shí)時(shí)地處理掉,相信我們會(huì)變變得神經(jīng)兮兮兮的所以應(yīng)該要有有一個(gè)地方讓讓我們放一些些比較不必馬馬上處理掉的的事情,但是時(shí)間到時(shí)時(shí)又要能提醒醒我們?nèi)绾翁幚砬榫w緒低潮每天至少完成成一件事情完成事情的定定義完整的相關(guān)的善后的記錄的文件通常完成一完完整任務(wù)就會(huì)會(huì)有力氣再做做第二件事情情9、靜靜夜夜四四無無鄰鄰，，荒荒居居舊舊業(yè)業(yè)貧貧。。。。1月月-231月月-23Saturday,January7,202310、雨雨中中黃黃葉葉樹樹，，燈燈下下白白頭頭人人。。。。14:04:5014:04:5014:041/7/20232:04:50PM11、以我獨(dú)獨(dú)沈久，，愧君相相見頻。。。1月-2314:04:5014:04Jan-2307-Jan-2312、故人江海別別，幾度隔山山川。。14:04:5014:04:5014:04Saturday,January7,202313、乍見翻翻疑夢(mèng)，，相悲各各問年。。。1月-231月-2314:04:5014:04:50January7,202314、他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生白白發(fā)，，舊國國見青青山。。。07一一月月20232:04:50下下午14:04:501月-2315、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。一月232:04下午午1月-2314:04January7,202316、行動(dòng)出出成果，，工作出出財(cái)富。。。2023/1/714:04:5014:04:5007January202317、做前，能夠夠環(huán)視四周；；做時(shí)，你只只能或者最好好沿著以腳為為起點(diǎn)的射線線向前。。2:04:50下午2:04下下午14:04:501月-239、沒有失失敗，只只有暫時(shí)時(shí)停止成成功！。。1月-231月-23Saturday,January7,202310、很多事事情努力力了未必必有結(jié)果果，但是是不努力力卻什么么改變也也沒有。。。14:04:5014:04:5014:041/7/20232:04:50PM11、成功就是日日復(fù)一日那一一點(diǎn)點(diǎn)小小努努力的積累。。。1月-2314:04:5014:04Jan-2307-Jan-2312、世間成事，，不求其絕對(duì)對(duì)圓滿，留一一份不足，可可得無限完美美。。14:04:5014:04:5014:04Saturday,January7,202313、不知香積寺寺，數(shù)里入云云峰。。1月-231月-2314:04:5014:04:50January7,202314、意志志堅(jiān)強(qiáng)強(qiáng)的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥塊一一樣任任意揉揉捏。。07一一月月20232:04:50下下午14:04:501月-2315、楚塞三湘接接，荊門九派派通。。。一月232:04下下午1月-2314:04January7,202316、少年十五二二十時(shí)，步行行奪得胡馬騎騎。。2023/1/714:04:5114:04:5107January202317、空空山山新新雨雨后后，，天天氣氣晚晚來來秋秋。。。。2:04:51下下午午2:04下下午午14:04:511月月-239、楊柳柳散和和風(fēng)，，青山山澹吾吾慮。。。1月-231月-23Saturday,January7,