城建檔案信息化與電子文件管理

城建檔案信息化與

建設電子文件管理

主要參考文獻

1.建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范CJJ/T117-2007；2.電子公文歸檔管理暫行辦法.國家檔案局6號令；3.CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理GB/T17678.14.電子文件歸檔與管理規(guī)范.GB/T18894-2002；5.企業(yè)檔案工作規(guī)范DA/T42—2009；6.劉家真等著：電子文件管理——電子文件與證據(jù)保留；7.教材第7章8.城建檔案業(yè)務管理規(guī)范CJJ/T158-2011第一節(jié)城建檔案信息化概述第二節(jié)《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》要點解讀第三節(jié)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》相關部分解讀

一、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》關于檔案信息化的規(guī)定

二、《城建檔案業(yè)務管理規(guī)范》相關部分解讀三、數(shù)字檔案館建設第一節(jié)城建檔案信息化概述

3.4檔案信息化archivesinformationization

運用信息技術對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務的檔案管理提升過程和工作方式。一、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》

關于檔案信息化的規(guī)定8.1檔案信息化目標與原則8.1.1企業(yè)檔案信息化應以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標。8.1.2企業(yè)檔案信息化應堅持技術與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調和同步的原則。8.1.3企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應充分考慮檔案管理的要求。

城建檔案信息化是指通過計算機管理軟件的開發(fā)或商品軟件的選用、硬件設備的配備、網(wǎng)絡體系的建設（包括局域網(wǎng)的建設、與政府網(wǎng)的連接、國際互聯(lián)網(wǎng)的利用）、管理方式的轉變，以及工作流程的規(guī)范，應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行全面收集、科學管理、系統(tǒng)開發(fā)，為社會提供方便、快捷、全面、系統(tǒng)的信息利用服務。二、《城建檔案業(yè)務管理規(guī)范》相關部分解讀

城建檔案數(shù)字化是指用計算機技術將傳統(tǒng)的檔案信息，包括文字、字符、數(shù)字、聲音、圖形、圖像等轉換為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字信號的處理過程。13．1．1城建檔案信息化建設的總體目標應以數(shù)字化城建檔案管理機構建設為方向，以城建檔案管理網(wǎng)絡化建設為基礎，以數(shù)字信息資源建設為核心，以城建檔案信息資源的集成、可視化利用為目的，逐步建立起物理分散、邏輯集中、數(shù)量充足、內容豐富、結構合理、質量優(yōu)化、富有特色的檔案信息資源體系和社會服務體系。13.1信息化建設的目標與要求13．1．2城建檔案信息化建設工作應與城鄉(xiāng)建設和經(jīng)濟發(fā)展相適應，應與本地區(qū)的信息化工作相協(xié)調。13．1．3城建檔案行業(yè)主管部門應制定信息化工作專項規(guī)劃，城建檔案管理機構應制定實施計劃，做到統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施。13．1．4信息化建設應做到應用技術先進、成熟，經(jīng)濟上合理可行，系統(tǒng)安全穩(wěn)定可靠。13.1.5信息化建設應積極采用國際、國家標準，逐步建立城建檔案信息化標準體系和管理規(guī)范。13．1．6城建檔案的形成、保管單位應根據(jù)信息化建設工作的需要配置計算機設備、軟件與網(wǎng)絡設施，設置相應的崗位和管理人員，并建立計算機網(wǎng)絡、設備、軟件和數(shù)據(jù)庫的運行管理制度以及計算機系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、保密制度。13．1．7計算機等設備的配置應符合下列要求：

1采用主流技術產(chǎn)品設備，性能穩(wěn)定可靠，有良好的市場聲譽和完善的售后服務；

2產(chǎn)品具有良好的通用性、兼容性和可擴展性，易于系統(tǒng)升級和擴容；3產(chǎn)品易于維護；

4關鍵硬件設備應有適當備份，主設備發(fā)生故障應不影響正常業(yè)務工作。13．1．8城建檔案的形成單位應建立收集和移交電子檔案的制度，并應明確專人負責電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證電子文件的原始、真實、完整、安全，及時整理形成電子檔案。13．1．9城建檔案管理機構應積極創(chuàng)造條件接收電子檔案，重視和做好電子檔案的保管和遷移工作，保證電子檔案在保管期限內完整、真實、可用。13.1.10城建檔案管理機構應定期對內部工作人員和城建檔案形成單位的檔案業(yè)務人員進行信息技術和相關法律法規(guī)及標準的培訓。13．1.11城建檔案管理部門應建立自己的檔案網(wǎng)站。網(wǎng)站應提供政策法規(guī)、辦事指南、開放檔案目錄查詢等基本功能。13．2．1城建檔案的形成、保管單位應逐步開發(fā)、引進城建檔案管理系統(tǒng)軟件，開展城建檔案工作管理和檔案管理，管理系統(tǒng)的建設應符合下列要求：

1城建檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)研制與功能設計應符合國家有關城建檔案工作和計算機信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務標準；

2城建檔案管理系統(tǒng)的研制、安裝和使用，必須符合國家有關安全、保密法規(guī)與標準；

3城建檔案管理系統(tǒng)應具有良好的實用性、通用性及可擴展性，井做到界面友好，用語規(guī)范，操作簡單，使用方便，功能齊全；13．2城建檔案管理系統(tǒng)4城建檔案管理系統(tǒng)應考慮檔案管理電子化。遠程化、協(xié)同化、圖文一體化的發(fā)展要求，加強系統(tǒng)開發(fā)集成，強化電子檔案管理、遠程管理、在線歸檔、與地理信息系統(tǒng)相結合等功能或預留相應接口；5.城建檔案管理系統(tǒng)應具備較強的數(shù)據(jù)獨立性，確保在軟、硬件環(huán)境發(fā)生變化時數(shù)據(jù)的完整、安全遷移及有效利用；6.城建檔案管理系統(tǒng)應具有完備的安裝與使用技術資料；7.城建檔案管理系統(tǒng)應能夠適應信息化工作的發(fā)展變化，其功能應逐步由單一的檔案管理向本單位辦公自動化、信息管理系統(tǒng)集成化發(fā)展；8.城建檔案管理系統(tǒng)應適應電子文件管理和數(shù)字城建檔案館建設的總體要求。1.具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、實體管理、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，覆蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計六大環(huán)節(jié)；2.具有對紙質、縮微、聲像等實體檔案輔助管理功能，實現(xiàn)業(yè)務過程控制和計算機輔助作業(yè)；3.具有接收電子文件和管理電子檔案的能力，并具有保證電子文件真實性、完整性、有效性和安全性的措施；13.2.2城建檔案管理系統(tǒng)軟件應具有以下基本功能：4.應能管理現(xiàn)行行業(yè)標準《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》CJJ/T117所列格式的數(shù)據(jù)；5.應能支持不同載體檔案的數(shù)字化，可通過數(shù)據(jù)接口導入數(shù)據(jù)，可對不同格式的數(shù)據(jù)進行編輯處理，支持拷貝、打印、繪圖等方式的數(shù)據(jù)輸出；6.城市地下綜合管線數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)應能管理城市基本比例尺地形圖數(shù)據(jù)、地下綜合管線圖形與屬性數(shù)據(jù)、規(guī)劃路的紅線數(shù)據(jù)、符號數(shù)據(jù)。其功能應以滿足用戶需要為標準，能實現(xiàn)地下管線數(shù)據(jù)更新，保證地下管線資料動態(tài)管理。13.3.3城建檔案管理機構應以數(shù)字信息資源建設為基礎，通過接收電子檔案、檔案著錄、信息摘錄、館藏檔案數(shù)字化等多種手段，逐步建立下列專題數(shù)據(jù)庫：

1城市基礎地理信息數(shù)據(jù)庫；

2地下綜合管線信息數(shù)據(jù)庫；

3建設用地規(guī)劃審批檔案數(shù)據(jù)庫；

4建設工程規(guī)劃審批檔案數(shù)據(jù)庫；

5房屋建筑工程檔案信息數(shù)據(jù)庫；

6市政工程檔案信息數(shù)據(jù)庫；

7城市規(guī)劃成果數(shù)據(jù)庫；

8城市應急（民生）信息數(shù)據(jù)庫；

9聲像資料數(shù)據(jù)庫。13.3信息資源建設檔案目錄數(shù)據(jù)庫、城建檔案目錄中心、專題數(shù)據(jù)庫建設

13．4．1城建檔案管理機構應制定館藏數(shù)字化計劃，根據(jù)實際需要和經(jīng)濟能力，采取重點選擇某類檔案數(shù)字化、珍貴檔案數(shù)字化等方式，把現(xiàn)有的實體檔案資源轉變成數(shù)字信息資源。13．4．5檔案數(shù)字化應包括下列基本程序：

1前期準備；

2轉換處理；

3后期數(shù)據(jù)整理；

4數(shù)據(jù)質檢；

5數(shù)據(jù)驗收。13．4城建檔案數(shù)字化

13．5．1采用計算機管理城建檔案的單位和部門，必須從組織制度、技術手段、管理手段上采取措施，保障城建檔案的信息安全。13．5．2各單位和部門應采取下列措施，從組織和制度上保障信息安全:1設立計算機系統(tǒng)安全保密領導小組，對計算機系統(tǒng)安全保密工作進行領導、檢查和監(jiān)督；

2建立、健全計算機系統(tǒng)運行與安全保密管理制度，有應突發(fā)事件的預案，對關鍵崗位和人員建立相應的管理辦法。

檔案工作突發(fā)事件處置辦法.doc13．5信息安全13．5．3各單位和部門應采取下列技術和管理手段確保信息安全：

1計算機機房建設應按國家有關標準進行設計、施工、安裝，經(jīng)有關部門驗收合格后投入使用；計算機房應具備防盜、防火、防水、防雷，防磁、防鼠害等措施；

2計算機機房應有出入管理制度，非機房管理人員進出應履行相關手續(xù)；

3應對計算機及網(wǎng)絡設備定期維護檢修，有設備檢修、維護記錄，保證設備處于最佳運行狀態(tài)；

4內部局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)要進行物理隔離，計算機應安裝殺毒軟件；

5軟件使用前應進行全面的測試，軟件應具備良好的容錯能力，以確保發(fā)生誤操作時計算機系統(tǒng)數(shù)據(jù)不被破壞和數(shù)據(jù)不發(fā)生丟失。

6主要業(yè)務服務器宜雙機熱備份；數(shù)據(jù)應定期進行多重備份和異地存放，保證在發(fā)生不可預見故障后能及時、完整地恢復；7系統(tǒng)應能對提供利用過程跟蹤監(jiān)控，自動進行相關記錄；

8對數(shù)據(jù)庫的用戶應實行權限等級管理，嚴禁越權操作；密碼應定期更換，對數(shù)據(jù)庫的所有操作應有記錄；機密數(shù)據(jù)應加密后傳輸；

9數(shù)據(jù)提供利用時不宜向利用者提供全部利用方式；制作拷貝時必須在有效的監(jiān)控丁進行，不完全開放的檔案數(shù)據(jù)不宜以拷貝方式提供利用。數(shù)字檔案館是以數(shù)字化的實體檔案館為基礎資源,以計算機網(wǎng)絡為基礎設施,面向社會提供數(shù)字化檔案信息和其他相關信息的開放系統(tǒng)。（1）數(shù)字檔案館是以數(shù)字化的實體檔案館為基礎資源而建立的開放系統(tǒng)。（2）數(shù)字檔案館是以計算機網(wǎng)絡為基礎設施，面向社會提供數(shù)字化檔案信息和其他相關信息的開放系統(tǒng)。

三、數(shù)字檔案館建設數(shù)字檔案館（續(xù)）

（1）數(shù)字檔案館是以數(shù)字化的實體檔案館為基礎資源而建立的開放系統(tǒng)。其一，數(shù)字檔案館既是一個總體上呈分布式的開放系統(tǒng)，又是建立在眾多的單個數(shù)字化實體檔案館基礎之上的，是多點分布與相對集中相結合的。換言之，建設數(shù)字檔案館的第一步，應該是實體檔案館的數(shù)字化。其二，數(shù)字化檔案資源主要有兩個來源，一是新接收進館的作為檔案保存的電子文件；二是傳統(tǒng)載體檔案經(jīng)數(shù)字化轉換而來。兩個方面都不可偏廢。（2）數(shù)字檔案館是以計算機網(wǎng)絡為基礎設施，面向社會提供數(shù)字化檔案信息和其他相關信息的開放系統(tǒng)。其一，數(shù)字檔案館是在計算機網(wǎng)絡上運行的。

其二，數(shù)字檔案館與公共檔案館建設密不可分。1106城建檔案信息化與電子文件管理打印稿.doc

數(shù)字檔案館（續(xù)2）1.0.1

為加強建設電子文件的歸檔與管理，建立真實、準確、完整、有效的建設電子檔案，保障建設電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用，制定本規(guī)范。

1.0.2

本規(guī)范適用于建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件和建設工程電子文件的歸檔和管理。1.0.3

建設電子文件歸檔與電子檔案管理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應執(zhí)行國家現(xiàn)行有關標準的規(guī)定。第二節(jié)

《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》要點解讀電子文件（ElectronicRecords）指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。[《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）3.1]

一、電子文件的概念

歸檔電子文件（ArchivalElectronicRecords）：指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件(3.1)。

歸檔電子文件的概念

在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設及其管理活動中通過數(shù)字設備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。主要包括建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件和建設工程電子文件兩大類。2.0.4

建設電子檔案electronicconstructionarchives

具有參考和利用價值并作為檔案保存的建設電子文件及相應的支持軟件、參數(shù)和其他相關數(shù)據(jù)。主要包括建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案和建設工程電子檔案。2.0.1

建設電子文件electronicconstructionrecords二、電子文件的特點海量存儲；便于共享；簡化管理。系統(tǒng)依賴性；不安全性；不穩(wěn)定性。一、信息的非人工識讀性二、系統(tǒng)依賴性三、信息與特定載體之間的可分離性四、信息的易變性五、信息存儲的高密度性六、多種信息媒體的集成性七、信息的可操作性1、全程管理原則2、前端控制原則3、真實性保障原則4、完整性保障原則5、有效性保障原則6、安全性保障原則

三、電子文件管理的原則

4.2應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。電子文件歸檔與管理規(guī)范.htm

1.全程管理原則

4.1：電子文件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。4.3：應明確規(guī)定電子文件歸檔的時間、范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質量。

電子文件歸檔與管理規(guī)范.htm

2.前端控制原則

2.0.5

真實性authenticity

電子文件的內容、結構和背景信息等與形成時的原始狀況一致。3.0.7

建設電子文件形成單位和建設電子檔案保管單位應采取措施，保證建設電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性，并應符合以下規(guī)定：1應建立規(guī)范的制度和工作程序并結合相應的技術措施，從建設電子文件形成開始不間斷地對有關處理操作進行管理登記，保證建設電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。2應采取安全防護技術措施，保證建設電子文件的真實性。

3.真實性保障原則

2.0.6

完整性integrity電子文件的內容、結構、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損。3.0.7

3

應建立建設電子文件完整性管理制度并采取相應的技術措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。

4.完整性保障原則

3.3背景信息

context：指描述生成電子文件(3.1)的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。

3.4元數(shù)據(jù)metadata：：指描述電子文件(3.1)數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。2.0.8

元數(shù)據(jù)metadata描述電子文件的背景、內容、結構及其整個管理過程的數(shù)據(jù)。2.0.7

有效性utility電子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。3.0.7

4應建立建設電子文件有效性管理制度并采取相應的技術保證措施。

5.有效性保障原則

3.0.7

5建設電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策。6.安全性保障原則

四、建設電子文件管理的規(guī)定3基本規(guī)定

3.0.1

建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件形成單位和建設工程電子文件形成單位應加強對電子文件歸檔的管理，將電子文件的形成、收集、積累、整理和歸檔納入文件管理工作程序，明確責任崗位，指定專人管理。3.0.2

建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件形成單位的檔案部門負責監(jiān)督和指導本單位建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件的收集、整理和歸檔，并定期向當?shù)爻墙n案館（室）移交建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案。3.0.3

在建設工程電子文件的整理歸檔與電子檔案的驗收移交工作中，建設單位應履行下列職責：1在建設工程招標及與勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，對工程電子文件的套數(shù)、質量、移交時間等提出明確要求；2

收集和積累工程準備階段、竣工驗收階段形成的電子文件，并進行整理歸檔；3

組織、監(jiān)督和檢查勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位工程電子文件的形成、積累和整理歸檔工作；4收集和匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位形成的工程電子檔案；5

在組織工程竣工驗收前，提請當?shù)亟ㄔO（城建）檔案管理機構對工程紙質檔案進行預驗收時，應同時提請對工程電子檔案進行預驗收；6對列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，按規(guī)定向當?shù)爻墙n案館（室）移交工程電子檔案。3.0.4

勘察、設計、施工、監(jiān)理及測量等單位應將本單位形成的工程電子文件整理歸檔后向建設單位移交。建設（城建）檔案管理機構應對建設工程電子文件的整理歸檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導和預驗收。3.0.5

對具有永久保存價值的可輸出打印型電子文件，建設電子文件形成單位必須將其制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品，并在內容、格式、相關說明及描述上保持一致，且二者之間必須建立關聯(lián)。3.0.6

建設電子文件形成單位應建立建設電子文件歸檔與管理系統(tǒng)，實現(xiàn)建設電子文件自形成到歸檔、保管、利用過程中電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)的連續(xù)管理。

2.0.13

建設電子文件歸檔與管理系統(tǒng)filingandmanagementsystemofelectronicconstructionrecords對建設電子文件進行整理歸檔及管理的信息系統(tǒng)，具有確定歸檔范圍與保管期限、登記、分類、著錄、存儲、保管、利用及數(shù)據(jù)交換等功能。該系統(tǒng)包括兩個類型，即建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件歸檔與管理系統(tǒng)和建設工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。3.0.7

建設電子文件形成單位和建設電子檔案保管單位應采取措施，保證建設電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性，并應符合以下規(guī)定：1應建立規(guī)范的制度和工作程序并結合相應的技術措施，從建設電子文件形成開始不間斷地對有關處理操作進行管理登記，保證建設電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。2

應采取安全防護技術措施，保證建設電子文件的真實性。3

應建立建設電子文件完整性管理制度并采取相應的技術措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。4應建立建設電子文件有效性管理制度并采取相應的技術保證措施。5

建設電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策。

5.1應建立規(guī)范的制度和工作程序并結合相應的技術措施，從電子文件形成開始不問斷地對有關處理操作進行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。電子文件歸檔與管理規(guī)范.htm

電子文件的真實性、完整性和

有效性保證

5.1.1登記處理過程中相互銜接的各類責任者(如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等)。

5.1.2登記處理過程中的各類操作者(打字者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者等)。

5.1.3登記處理過程中產(chǎn)生的責任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)。

5.1.4登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。

5.2應采取可靠的安全防護技術措施，保證電子文件的真實性。

5.2.1建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制。

5.2.2設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。

5.2.3對電子文件采用防錯漏和防調換的標記。

5.2.4對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。

5.3應建立電子文件完整性管理制度并采取相應的技術措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。

5.4應建立電子文件有效性管理制度并采取相應的技術保證措施。

5.5電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網(wǎng)絡設備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。

3.0.8

建設電子文件形成單位與建設（城建）檔案管理機構應對建設電子文件加強前端控制，實行全過程的管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。3.0.9

建設（城建）檔案管理機構應根據(jù)建設行業(yè)信息化現(xiàn)狀，及時提出建設電子文件歸檔的技術性指導意見。建設電子文件形成單位據(jù)此明確規(guī)定各類建設電子文件歸檔的具體要求，保證歸檔質量。4電子文件的代碼標識、格式與載體4.0.1

電子文件的代碼應包括稿本代碼和類別代碼。1稿本代碼應按表4.0.1-1標識。表4.0.1-1

稿本代碼稿本代碼草稿性電子文件M非正式電子文件U正式電子文件F2類別代碼應按表4.0.1-2標識。表4.0.1-2

類別代碼文件類別代碼文本文件（Text）T圖像文件（Image）I圖形文件（Graphics）G影像文件（Video）V聲音文件（Audio）A程序文件（Program）P數(shù)據(jù)文件（Data）D

4.0.2

各種不同類別電子文件的存儲應采用通用格式。通用格式應符合表4.0.2的規(guī)定。

表4.0.2

各類電子文件的通用格式文件類別通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件XLS、ET圖像文件JPEG、TIFF圖形文件DWG影像文件MPEG、AVI聲音文件WAV、MP3

4.0.3

各種不同類別電子文件的存儲亦可采用國務院建設行政主管部門和信息化主管部門認可的，能兼容各種電子文件的通用文檔格式。4.0.4

脫機存儲電子檔案的載體應采用一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。移動硬盤、優(yōu)盤、軟磁盤等不宜作為電子檔案長期保存的載體。

5建設電子文件的收集與積累

5.1收集積累的范圍5.1.1

凡是在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設及其管理等活動中形成的具有重要憑證、依據(jù)和參考價值的電子文件和數(shù)據(jù)等都應屬于建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件的收集范圍。5.1.2

凡是記錄與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀的具有重要憑證、依據(jù)和參考價值的電子文件和相關數(shù)據(jù)等都應屬于建設工程電子文件的收集范圍。各類建設工程電子文件的具體收集范圍應按照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）規(guī)定的收集范圍進行。5.2收集積累的要求5.2.1

建設電子文件形成單位必須做好電子文件的收集積累工作。5.2.2

建設電子文件的內容必須真實、準確。工程電子文件內容必須與工程實際相符合，且內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理、測量等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。5.2.3

記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有參考價值的建設電子文件的不同稿本均應保留。5.2.4

凡是屬于收集積累范圍的建設電子文件，收集積累時均應進行登記。登記時必須按照本規(guī)范附錄A、附錄B的要求，填寫建設電子文件（檔案）的案卷級和文件級登記表。5.2.5

應采取嚴密的安全措施，保證建設電子文件在形成和處理過程中不被非正常改動。積累過程中更改建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件或建設工程電子文件應按本規(guī)范附錄C的要求，填寫《建設電子文件更改記錄表》。5.2.6

應定期備份建設電子文件，并存儲于能夠脫機保存的載體上。對于多年才能完成的項目，應實行分段積累，宜一年拷貝一次。

5.2.7

對通用軟件產(chǎn)生的建設電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的建設電子文件應轉換成通用型建設電子文件。5.2.8

對內容信息是由多個子電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的建設電子文件，鏈接的電子文件或數(shù)據(jù)必須一并歸檔，并保證其可準確還原；當難以保證歸檔建設電子文件的完整性與穩(wěn)定性時，可采取固化的方式將其轉換為一種相對穩(wěn)定的通用文件格式。

2.0.11

固化fixing為避免電子文件因動態(tài)因素造成信息缺損的現(xiàn)象，而將其轉換為一種相對穩(wěn)定的通用文件格式的過程。2.0.12

遷移migration將源系統(tǒng)中的電子文件向目標系統(tǒng)進行轉移存儲的方法與過程。

5.2.9

與建設電子文件的真實性、完整性、有效性、安全性等有關的管理控制信息（如電子簽章等）必須與建設電子文件一同收集。5.2.10

對采用統(tǒng)一套用格式的建設電子文件，在保證能恢復原格式形態(tài)的情況下，其內容信息可不按原格式存儲。5.2.11計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及與建設電子文件處理有關的著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等必須與建設電子文件一同收集。5.3收集積累的程序5.3.1

收集積累建設電子文件，均需進行登記，并應符合以下規(guī)定。1工作人員應按本單位文件歸檔和保管期限的規(guī)定，從電子文件生成起對需歸檔的電子文件性質、類別、期限等進行標記。2應運用建設電子文件歸檔與管理系統(tǒng)對每份建設電子文件進行登記，電子文件登記表應與電子文件同時保存。5.3.2

對已登記的建設電子文件必須進行初步鑒定，并將鑒定結果錄入建設電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。5.3.3

對經(jīng)過初步鑒定的建設電子文件應進行著錄，并將結果錄入建設電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。5.3.4

對已收集積累的建設電子文件，應按業(yè)務案件或工程項目來組織存儲。5.3.5

對存儲的建設電子文件的命名，宜由三位阿拉伯數(shù)字或三位阿拉伯數(shù)字加漢字組成，數(shù)字是本文件保管單元內電子文件編排順序號，漢字部分則體現(xiàn)本電子文件的內容及特征或圖紙的專業(yè)名稱和編號。建設電子文件保管單元的命名規(guī)則可按照建設電子文件的命名規(guī)則進行。5.3.6

建設電子文件與相應的紙質文件應建立關聯(lián)，在內容、相關說明及描述上應保持一致。6.1.4

同一個保管單元內建設電子文件的組織和排序可按相應的建設紙質文件整理要求進行。6.1.5

建設電子文件的分類應按照《城建檔案分類大綱》進行。6.1.6

建設電子文件的著錄應按照《城建檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323-2001）進行，同時應按照保證其真實性、完整性、有效性的要求補充建設電子文件特有的著錄項目和其他標識信息與數(shù)據(jù)。

6.2

鑒定6.2.1

鑒定工作應貫穿于建設電子文件歸檔與電子檔案管理的全過程。電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定歸檔范圍和劃定保管期限。6.2.2

歸檔前，建設電子文件形成單位應按照規(guī)定的項目，對建設電子文件的真實性、完整性和有效性進行鑒定。6.2.3

建設電子文件的歸檔范圍、保管期限應按照國家關于建設紙質文件材料歸檔范圍、保管期限的有關規(guī)定執(zhí)行。建設電子文件元數(shù)據(jù)的保管期限應與內容信息的保管期限一致。6.3

歸檔6.3.1

建設電子文件形成單位應定期把經(jīng)過鑒定合格的電子文件向本單位檔案部門歸檔移交。6.3.2

歸檔的建設電子文件應符合下列要求：1

已按電子檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管要求的脫機載體上。2

必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映建設活動的全過程。

3.5邏輯歸檔logicalfiling

指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件(3.1)的管理權限向檔案部門移交的過程。

3.6物理歸檔physicalfiling

指把電子文件(3.1)集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

2.0.9

在線式歸檔on-linefiling通過計算機網(wǎng)絡，將電子文件及相關數(shù)據(jù)向檔案部門移交的過程。2.0.10

離線式歸檔off-linefiling將應歸檔的電子文件及相關數(shù)據(jù)存儲到可脫機存儲的載體上向檔案部門移交的過程。

6.3.3

建設電子文件的歸檔方式包括在線式歸檔和離線式歸檔?？筛鶕?jù)實際情況選擇其中的一種或兩種方式進行電子文件的歸檔。6.3.4

建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件的在線式歸檔可實時進行；離線式歸檔應與相應的建設系統(tǒng)業(yè)務管理紙質或其他載體形式文件歸檔同時進行。工程電子文件應與相應的工程紙質或其他載體形式的文件同時歸檔。6.3.4

建設電子文件形成單位在實施在線式歸檔時，應將建設電子文件的管理權從網(wǎng)絡上轉移至本單位檔案部門，并將建設電子文件及其元數(shù)據(jù)等通過網(wǎng)絡提交給檔案部門。6.3.5

建設電子文件形成單位在實施離線式歸檔時，應按下列步驟進行：1

將已整理好的建設電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等分案件（或項目）按要求從原系統(tǒng)中導出；2

將導出的建設電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等按照要求存儲到耐久性好的載體上，同一案件（或項目）的電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等必須存儲在同一載體上。3

對存儲的建設電子文件進行檢驗。4

在存儲建設電子文件的載體或裝具上編制封面。封面內容的填寫應符合本規(guī)范附錄D的要求，同時存儲載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。5

將存儲建設電子文件并貼好封面的載體移交給本單位檔案部門。6

歸檔移交時，交接雙方必須辦理歸檔移交手續(xù)。檔案部門必須對歸檔的建設電子文件進行檢驗，并按照本規(guī)范附錄E的要求，填寫《建設電子檔案移交、接收登記表》。交接雙方負責人必須簽署審核意見。當文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性時，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。6.4

檢驗6.4.1

建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件形成部門在向本單位檔案部門移交電子文件之前，以及本單位檔案部門在接收電子文件之前，均應對移交的載體及其技術環(huán)境進行檢驗，檢驗合格后方可進行交接。

6.4.2

勘察、設計、施工、監(jiān)理、測量等單位形成的工程電子檔案應由建設單位進行檢驗。檢驗審查合格后向建設單位移交。

6.4.3

在對建設電子檔案進行檢驗時，應重點檢查以下內容：1

建設電子檔案的真實性、完整性、有效性；2

建設電子檔案與紙質檔案是否一致、是否已建立關聯(lián)；3

載體有無病毒、有無劃痕；4

登記表、著錄數(shù)據(jù)、軟件、說明資料等是否齊全；

7.4檢測

在進行電子文件歸檔工作時，應對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測，檢測內容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等

9.2.2檢驗項目如下：

--載體有無劃痕，是否清潔；

--有無病毒；

--核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續(xù)；

--核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

--對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。

（文件形成部門與檔案保管部門交接前均應檢驗）

6.5

匯總6.5.1

建設單位應將勘察、設計、施工、監(jiān)理、測量等單位移交的工程電子檔案及相關數(shù)據(jù)與本單位形成的工程前期電子檔案及驗收電子檔案一起按項目進行匯總，并對匯總后的工程電子檔案按本規(guī)范6.4.3條的要求進行檢驗。

7

建設電子檔案的驗收與移交7.1

建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案的移交7.1.1

建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案形成單位應按照有關規(guī)定，定期向城建檔案館（室）移交已歸檔的建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案。移交方式包括在線式和離線式。7.1.2

凡已向城建檔案館（室）移交建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案的單位，如工作中確實需要繼續(xù)保存紙質檔案的，可適當延緩向城建檔案館（室）移交紙質檔案的時間。

7.2

建設工程電子檔案的驗收與移交7.2.1

建設單位在組織工程竣工驗收前，提請當?shù)亟ㄔO（城建）檔案管理機構對工程紙質檔案進行預驗收時，應同時提請對工程電子檔案進行預驗收。7.2.2

列入城建檔案館（室）接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館（室）移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。7.2.3

停建、緩建建設工程的電子檔案，暫由建設單位保管。7.2.4

對改建、擴建和維修工程，建設單位應當組織設計、施工單位據(jù)實修改、補充、完善原工程電子檔案。對改變的部位，應當重新編制工程電子檔案，并和重新編制的工程紙質檔案一起向城建檔案館（室）移交。

8

建設電子檔案的管理8.1

脫機保管8.1.1

建設電子檔案的保管單位應配備必要的計算機及軟、硬件系統(tǒng)，實現(xiàn)建設電子檔案的在線管理與集成管理。并將建設電子檔案的轉存和遷移結合起來，定期將在線建設電子檔案按要求轉存為一套脫機保管的建設電子檔案，以保障建設電子檔案的安全保存。8.1.2

脫機建設電子檔案（載體）應在符合保管條件的環(huán)境中存放，一式3套，一套封存保管，一套異地保存，一套提供利用。

8.1.3

脫機建設電子檔案的保管，應符合下列條件：1歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層；2環(huán)境溫度應保持在17～20℃之間；相對濕度應保持在35～45％之間；3存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離；4存放地點必須做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防光；5單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。8.1.4

建設電子檔案在形成單位的保管，應按照本規(guī)范8.1.3條的要求執(zhí)行。9.4保管要求

歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：

a)歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

b)單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。

c)存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。

d)環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35％～45％。

8.2

有效存儲8.2.1

建設電子檔案保管單位應每年對電子檔案讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，必須進行載體轉換。8.2.2

對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測及抽樣機讀檢驗，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。8.2.3

應根據(jù)載體的壽命，定期對磁性載體、光盤載體等載體的建設電子檔案進行轉存。轉存時必須進行登記，登記內容應按本規(guī)范附錄F的要求填寫。8.2.4

在采取各種有效存儲措施后，原載體必須保留三個月以上。

8.3

遷移8.3.1

建設電子檔案保管單位必須在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新前或電子文件格式淘汰前，將建設電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進行格式轉換，保證其在新環(huán)境中完全兼容。8.3.2

建設電子檔案遷移時必須進行數(shù)據(jù)校驗，保證遷移前后數(shù)據(jù)的完全一致。8.3.3

建設電子檔案遷移時必須進行遷移登記，登記內容應按本規(guī)范附錄G的要求填寫。8.3.4

建設電子檔案遷