公文處理流程

公文處理流程2023/1/191第一頁，共一百零四頁，2022年，8月28日第一節(jié)發(fā)文處理通過學習，了解發(fā)文處理工作的一般流程和文件的主要傳遞渠道，掌握審核、簽發(fā)、復核、校對、登記、用印、發(fā)出或公布等工作環(huán)節(jié)的基本概念，以及各主要工作環(huán)節(jié)的內(nèi)容、要求、工作規(guī)范和實際操作方法，及其在OA系統(tǒng)中的實現(xiàn)方式等。2023/1/1922第二頁，共一百零四頁，2022年，8月28日什么是發(fā)文處理程序？發(fā)文處理是機構(gòu)為履行職能制發(fā)公文的過程。程序具體包括醞釀、擬稿、審核、簽發(fā)、復核、校對、用印、登記、發(fā)出等環(huán)節(jié)。2023/1/1933第三頁，共一百零四頁，2022年，8月28日發(fā)文處理程序2023/1/1944第四頁，共一百零四頁，2022年，8月28日一、醞釀擬稿（一）醞釀1.含義

醞釀，指文稿撰寫者根據(jù)寫作目的和意圖，廣泛收集、閱讀、選擇材料，設(shè)計表達文稿主旨的一系列思維活動的過程。2.醞釀的實施步驟首先，準確領(lǐng)會領(lǐng)導交辦寫作任務(wù)的意圖。其次，在收集材料的過程中醞釀結(jié)構(gòu)。第三，采用各種思維方法設(shè)計文稿框架。2023/1/1955第五頁，共一百零四頁，2022年，8月28日（二）擬稿1.含義擬稿，是指按照構(gòu)思或者寫作提綱撰寫文件草稿的活動。2.草擬文稿的要求首先，撰寫者應(yīng)站在發(fā)文機關(guān)的立場，從法定作者角度起草文稿。其次，按照構(gòu)思或?qū)懽魈峋V撰擬文稿。3.草擬文稿的注意事項首先,體現(xiàn)領(lǐng)導意圖,依法制文其次,反映現(xiàn)實工作需要和實際情況第三,符合文件寫作規(guī)范第四,樹立時間觀念,及時成文2023/1/1966第六頁，共一百零四頁，2022年，8月28日二、審核簽發(fā)（一）審核（掌握的重點）1.審核（核稿）的含義

審核,又稱核稿,是由機構(gòu)綜合辦公部門對文稿質(zhì)量進行全面系統(tǒng)地檢查、修正的活動。2.審核的作用對文件來說,審核起到了質(zhì)量把關(guān)的作用;對文件工作來說,審核能夠促進發(fā)文辦理程序的高效運轉(zhuǎn)。

2023/1/1977第七頁，共一百零四頁，2022年，8月28日2023/1/1983.承擔者通常由機構(gòu)綜合辦公部門的負責人（秘書長或辦公室主任）或?qū)Ｂ毢烁迦私y(tǒng)籌組織或負責公文的審核工作。4.掌握審核的重點

◎行文關(guān):明確是否有發(fā)文必要

◎內(nèi)容關(guān)

:確定文稿內(nèi)容是否符合要求是保證文件內(nèi)容信息有效性的關(guān)鍵◎文面關(guān)

:核查文稿文面是否符合規(guī)范

◎規(guī)則關(guān):檢查文稿是否符合行文規(guī)則

8第八頁，共一百零四頁，2022年，8月28日5.審核文稿常規(guī)順序

業(yè)務(wù)部門——綜合辦公部門——會商會商的兩種形式

（1）一般會商

（2）聯(lián)合行文的會商6.

對審核后文稿不同的處理方法（1）局部問題審核人直接修改

（2）大范圍內(nèi)容調(diào)整的問題,審核人提出意見，退還擬稿人修改（3）專業(yè)性強的文稿，審核人與擬稿人共同修改

2023/1/1999第九頁，共一百零四頁，2022年，8月28日2023/1/19107.OA系統(tǒng)的審核文稿功能審核人可以對原文進行圈閱和批注;系統(tǒng)自動記錄審批的詳細過程,起草人也可隨時查詢追蹤自己的送審文稿的審核狀況,將不合規(guī)范和要求的文稿退給撰稿人,由其重新提交,有的系統(tǒng)還允許指定文件審核的時間界限,規(guī)定時間到期后自動提醒審核人盡快完成工作等等10第十頁，共一百零四頁，2022年，8月28日（二）簽發(fā)

1.含義簽發(fā),是發(fā)文機關(guān)領(lǐng)導人對已經(jīng)審核的文稿進行核查并簽注意見的活動。2.簽發(fā)的作用(1)再次全面核查文稿(2)正式賦予文件法定效用(3)為印制正式文本提供依據(jù)2023/1/191111第十一頁，共一百零四頁，2022年，8月28日2023/1/19123.簽發(fā)的種類由于簽發(fā)人身份、地位及工作程序的不同，簽發(fā)有正簽、代簽、核簽、會簽之分。（1）正簽，指簽發(fā)人在自身法定職權(quán)范圍內(nèi)簽發(fā)文件。（2）代簽，指根據(jù)授權(quán)代他人簽發(fā)文件。（3）核簽，又稱加簽，指上級領(lǐng)導人簽發(fā)下級機關(guān)或部門的重要文件。（4）會簽，指兩個或兩個以上機關(guān)聯(lián)合行文時，由各機關(guān)的領(lǐng)導人共同簽發(fā)文件。12第十二頁，共一百零四頁，2022年，8月28日2023/1/19134.簽發(fā)的原則簽發(fā)的基本原則是分層簽發(fā),即簽發(fā)人必須根據(jù)其職權(quán)范圍的規(guī)定,簽發(fā)屬于自身法定權(quán)限內(nèi)的文件。各個層次的領(lǐng)導人應(yīng)各負其責，簽發(fā)自身職權(quán)范圍內(nèi)的文件，不得越權(quán)簽發(fā)。越權(quán)簽發(fā)的文件，不具有法定效用。13第十三頁，共一百零四頁，2022年，8月28日5.分層簽發(fā)的主要內(nèi)容（1）以機關(guān)名義制發(fā)的文件,由單位領(lǐng)導人簽發(fā)，部分公文可授權(quán)綜合辦公部門負責人代簽；

（2）以內(nèi)設(shè)部門名義的發(fā)文,由該機構(gòu)領(lǐng)導人簽發(fā)，其中重要的公文可由單位有關(guān)領(lǐng)導人核簽；

(3)會議通過的決議以及會議紀要等由主持人簽發(fā)(4)聯(lián)合行文時，簽發(fā)人級別層次應(yīng)具備足夠的權(quán)威；原則上主辦單位由哪一級領(lǐng)導簽發(fā)，其他單位也應(yīng)對等由同一級領(lǐng)導會簽

2023/1/191414第十四頁，共一百零四頁，2022年，8月28日2023/1/19156.簽發(fā)要求

（1）正確選用簽發(fā)類型，明確簽發(fā)責任。

（2）堅持先核后簽，有助于經(jīng)濟、高效地制發(fā)公文

（3）保證簽發(fā)的有效性和合法性（OA系統(tǒng)的簽發(fā)功能）

（4）規(guī)范簽發(fā)意見的位置15第十五頁，共一百零四頁，2022年，8月28日三、復核校對2023/1/1916（一）復核1.復核的含義復核是指由文秘部門在制作文件正本之前對文件定稿及其生成過程再次進行核查。16第十六頁，共一百零四頁，2022年，8月28日2023/1/19172.文秘部門復核的重點

1）檢查審批簽發(fā)手續(xù)是否完備：核查文稿的審核人、簽發(fā)人是否合法，有無越權(quán)或侵權(quán)情況，是否規(guī)范地簽注了發(fā)文意見、姓名和日期。17第十七頁，共一百零四頁，2022年，8月28日2023/1/19182）檢查文件管理信息是否準確：文件的具體發(fā)授范圍是否必要、是否明確；主送和抄送的范圍是否恰當清楚；緊急程度、保密等級是否合理；印制份數(shù)、發(fā)文字號是否有誤；主題詞標注是否準確規(guī)范等。18第十八頁，共一百零四頁，2022年，8月28日2023/1/19193）檢查附件材料是否齊全：附件材料的件數(shù)、頁數(shù)是否與附件說明一致，是否有遺漏，其內(nèi)容是否完整無缺。4）檢查格式是否統(tǒng)一規(guī)范：文件書寫格式是否統(tǒng)一，字體字號、標點符號、數(shù)字、公式層次序數(shù)、頁碼、表格、注釋的表達格式是否符合國家有關(guān)規(guī)定等。19第十九頁，共一百零四頁，2022年，8月28日（二）校對校對的含義校對，指以定稿和規(guī)范格式為基準，對排版后的印版校樣所做的全面核對檢查，旨在發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯漏，確保文件質(zhì)量的活動。校對三種方法：對校法折校法讀校法2023/1/192020第二十頁，共一百零四頁，2022年，8月28日四、用印登記發(fā)出（一）用印用印，指為了表明對文件承擔法律責任和對文件法律效力的認可，由發(fā)文機關(guān)在文件上加蓋機關(guān)印章的活動。2023/1/192121第二十一頁，共一百零四頁，2022年，8月28日2023/1/1922簽署也是公文生效的標志,通過法定簽署人在文件正本上親筆簽注自己的姓名和日期,確定文件的法定效用。用印和簽署都是文件生效標志，二者區(qū)別：

（1）適用范圍不同:以機構(gòu)名義的發(fā)文,通常以加蓋其印章確認法定效用;而以機構(gòu)領(lǐng)導人名義的發(fā)文,由該領(lǐng)導人在文件正本上簽署姓名,正本中無生效時間規(guī)定的還需簽注時間。

（2）職權(quán)層級不同:用印權(quán)不受職權(quán)層級的影響,而簽署權(quán)一般只由單位的正職領(lǐng)導專有。22第二十二頁，共一百零四頁，2022年，8月28日2023/1/1923

簽發(fā)和簽署的不同

（1）承擔人不同:簽發(fā)人可以是不同層級的負責人,簽署人只能是一個法定單位的正職領(lǐng)導人。

（2）作用不同:簽注同意發(fā)出意見后，文稿即成為法定效用的定稿，成為制定正式文本的基準：簽署則直接確定文件的有效性。

（3）內(nèi)容不同:簽發(fā)通常是對文稿是否發(fā)出簽注意見、建議、看法和姓名；簽署是在文件的正本上簽注姓名（或者代以簽名章）和日期（不簽注意見）。

（4）位置不同:簽發(fā)意見填寫在簽發(fā)意見欄內(nèi),簽署是在文件正本上。23第二十三頁，共一百零四頁，2022年，8月28日用印原則——分層、分職為順利實現(xiàn)發(fā)文的目的、保障文件的效用，用印時應(yīng)遵循分層、分職用印的原則，以保證用印的規(guī)范性和有效性。所謂分層，即按照組織機構(gòu)的層次，各個層次負責人在各自的法定權(quán)限內(nèi)簽發(fā)的文件應(yīng)使用相應(yīng)的印章，不得借用其他機關(guān)的印章，尤其是下級機關(guān)不得使用自己的印章代替上級機關(guān)用印。特殊情況下，上級機關(guān)可為下級機構(gòu)的文件代章，代章時應(yīng)注明“（代章）”字樣。所謂分職，即按照不同的工作職能需要選用相應(yīng)的印章。2023/1/192424第二十四頁，共一百零四頁，2022年，8月28日2023/1/1925機關(guān)印章通常可以分為：（1）公章（2）業(yè)務(wù)專用章（3）簽名章（4）鋼印用印的要求指定專人保管監(jiān)管用印過程印跡必須端正、清晰、完整（中套方式、下套方式）電子印章或電子簽名25第二十五頁，共一百零四頁，2022年，8月28日2023/1/1926（二）登記發(fā)文登記，指將擬出的文件正本中的信息和發(fā)送對象、發(fā)送范圍等情況登錄在案的活動。發(fā)文登記的作用主要是為了便于對發(fā)文的統(tǒng)計和檢查。參看發(fā)文登記表281頁26第二十六頁，共一百零四頁，2022年，8月28日2023/1/1927（三）發(fā)出發(fā)出，指通過一定的方式將文件信息傳遞給受文者的情況。紙質(zhì)文件可選用機要郵遞、文件交換、快遞、傳真等方式傳遞。27第二十七頁，共一百零四頁，2022年，8月28日2023/1/1928完成課后第1題（307頁）28第二十八頁，共一百零四頁，2022年，8月28日發(fā)文處理程序示意圖

29第二十九頁，共一百零四頁，2022年，8月28日

30第三十頁，共一百零四頁，2022年，8月28日第二節(jié)收文處理流程

通過學習，了解收文處理工作的一般流程，掌握文件的接收、收文審核、擬辦、批辦、承辦、傳閱等工作環(huán)節(jié)的基本概念，以及各種主要工作環(huán)節(jié)的內(nèi)容、要求、工作規(guī)范和實際操作方法。需要掌握的重點：□操作者□操作步驟□操作要求31第三十一頁，共一百零四頁，2022年，8月28日收文處理程序概述

收文處理是指機構(gòu)伴隨公務(wù)活動接受外單位發(fā)來的文件并對其進行運轉(zhuǎn)和辦理的過程?？煞譃槲募氖者M階段和閱辦階段，具體包括接收、登記、審核、分發(fā)、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔查詢等程序。

322023/1/1932第三十二頁，共一百零四頁，2022年，8月28日收文處理程序332023/1/1933第三十三頁，共一百零四頁，2022年，8月28日在OA系統(tǒng)中：

審核不合格——退文收文簽收

審核合格進入收文辦理在OA處理系統(tǒng)中設(shè)置

辦理時限、限時催辦、來文提示、急件提醒、退文警示等多項功能342023/1/1934第三十四頁，共一百零四頁，2022年，8月28日一、接收、登記（一）接收

接收的含義：

接收是收取并對外機關(guān)發(fā)送來的文件從內(nèi)容到形式進行全面的檢查和核對，確保接收的信息是對開展本機關(guān)業(yè)務(wù)和管理活動有用的文件信息。

352023/1/1935第三十五頁，共一百零四頁，2022年，8月28日1.接收工作的步驟與方法

在紙質(zhì)文件接收工作中的內(nèi)收發(fā)和外收發(fā)的主要職責和工作內(nèi)容

(兩次完成

)第一次是由本機關(guān)的收發(fā)室人員負責接收外來公文，審核信封或包封外標記，確認收文機關(guān)、清點數(shù)量，核對無誤之后，在對方的發(fā)文簿或回執(zhí)單上簽字。

第二次是收發(fā)室人員與機關(guān)的文件工作人員之間針對已收入的公文進行清點、核對與檢查，履行簽收手續(xù)。362023/1/1936第三十六頁，共一百零四頁，2022年，8月28日

在OA平臺上的文件接收途徑

(1)通過OA系統(tǒng)中的收發(fā)文系統(tǒng)。

(2)通過操作系統(tǒng)提供的郵件服務(wù)接收系統(tǒng)。372023/1/1937第三十七頁，共一百零四頁，2022年，8月28日（1）如何對來文進行安全性檢查（2）怎樣篩選鑒別信息①區(qū)別電子文件和電子信息②對接收的電子文件的處理

內(nèi)容的檢查

處理（拒收、退回、刪除）③接收文件的解密如何認證（3）確認收文情況2.接收工作的主要內(nèi)容（OA環(huán)境下接收文件過程中應(yīng)注意問題）教材282頁

382023/1/1938第三十八頁，共一百零四頁，2022年，8月28日（二）登記(282頁——283頁)1.收文登記含義：指收到來文后，文件工作人員對文件進行分門別類的登錄活動。392023/1/1939第三十九頁，共一百零四頁，2022年，8月28日2.收文登記作用：通過對收文信息的管理，方便平時核對、統(tǒng)計、催辦、查找、利用公文，同時還有助于文件工作人員掌握公文運轉(zhuǎn)過程中的有關(guān)情況，明確公文辦理的各類人員的責任，提高公文辦理的效率。40第四十頁，共一百零四頁，2022年，8月28日3.收文登記的范圍包括機關(guān)間正式往來的各種收文。如上級機關(guān)的政策性、指導性、交辦性、參閱性公文，下級機關(guān)的呈請性公文，平行或不相隸屬機關(guān)的商洽性、詢問性公文，參加會議的通知及其他材料等，重要的、帶有密級的資料，人民來信等。412023/1/1941第四十一頁，共一百零四頁，2022年，8月28日424.與手工登記方式比較OA平臺上的登記方式的明顯優(yōu)勢（1）可以方便及時地登錄收文中的各種數(shù)據(jù),不需要一一錄入相關(guān)信息,大大提高了工作效率（2）根據(jù)”一次輸入,多次輸出”的特點,可以多種途徑檢索和利用文件（3）可輸入公用數(shù)據(jù)庫或文件夾,實現(xiàn)信息共享（4）可打印成紙質(zhì)登記表,作為紙質(zhì)檢索的工具（5）為歸檔文件整理以及日后檔案部門管理文件提供數(shù)據(jù),實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享2023/1/1942第四十二頁，共一百零四頁，2022年，8月28日收文登記的主要數(shù)據(jù)項目

收文登記簿43第四十三頁，共一百零四頁，2022年，8月28日二、審核、分發(fā)（一）審核

收文的審核，主要是指按照有關(guān)規(guī)定和規(guī)范對收文進行檢查核實的活動。

442023/1/1944第四十四頁，共一百零四頁，2022年，8月28日45文秘部門對收文的審核重點：

是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商妥當；文種使用、公文格式是否規(guī)范。

對上級機關(guān)、平級或不相隸屬機關(guān)的來文的審核，主要檢查來文內(nèi)容是否屬于本機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)應(yīng)辦理的公文。

經(jīng)審核，不符合有關(guān)規(guī)定和規(guī)范的公文，經(jīng)收文單位辦公廳（室）負責人同意后，可退回呈報單位，但應(yīng)說明退文的原因和理由。2023/1/1945第四十五頁，共一百零四頁，2022年，8月28日46（二）分發(fā)1.分發(fā)的含義分發(fā),又稱分流,即按照機構(gòu)內(nèi)部業(yè)務(wù)分工和來文的內(nèi)容與要求,將其分送到各主管部門予以辦理的活動。2.分發(fā)的目的

根據(jù)職能分工,實現(xiàn)文件的分工處理,實現(xiàn)行文目的。2023/1/1946第四十六頁，共一百零四頁，2022年，8月28日473.分發(fā)工作的要求（1）分門別類處理

根據(jù)辦文程序、規(guī)定、慣例區(qū)分

閱知件與辦理件急件與平件涉密件與非密件2023/1/1947第四十七頁，共一百零四頁，2022年，8月28日對一些內(nèi)容重要、緊急、篇幅較長或表意不夠清晰明了的文件進行加工編輯醒目標識重要內(nèi)容或關(guān)鍵句撰寫提要匯編摘報，如《一周來文摘報》編寫綜合信息482023/1/1948第四十八頁，共一百零四頁，2022年，8月28日（2）預先建立文件分發(fā)系統(tǒng)（3）不同來源、不同內(nèi)容的收文應(yīng)采用不同的分流處理方法分發(fā)應(yīng)遵循的處理原則①領(lǐng)導親收件

(親啟件)②業(yè)務(wù)性文件——各業(yè)務(wù)部門③綜合性文件——綜合辦公部門④閱知件——組織傳閱⑤直接批辦件492023/1/1949第四十九頁，共一百零四頁，2022年，8月28日50三、辦理、傳閱根據(jù)處理文件的不同方式,可以將收文分為兩大類:辦理件(辦件)和閱知件(閱件)。

辦理件，指需要由具體的業(yè)務(wù)部門或人員通過一定方式貫徹實施信息內(nèi)容的文件；

閱知件，指需要機構(gòu)負責人、部門負責人或相關(guān)業(yè)務(wù)人員閱讀了解信息內(nèi)容的文件。

辦件的處理過程常按照擬辦——批辦——承辦的流程進行；閱件的處理過程通常按照擬辦——（批辦）——組織傳閱的流程進行。2023/1/1950第五十頁，共一百零四頁，2022年，8月28日

辦件閱件擬辦批辦承辦擬辦批辦組織傳閱

收文常規(guī)文件或一般資料文件人員按慣例和有關(guān)規(guī)定直接組織傳閱512023/1/1951第五十一頁，共一百零四頁，2022年，8月28日

（一）擬辦（掌握的重點）

擬辦的含義擬辦范圍擬辦要求對擬辦人員的素質(zhì)要求

不同情況下擬辦意見的撰寫對上級來文，

對下級機關(guān)或平行、不相隸屬機關(guān)來文，

對會辦文件，對難以提出辦理意見的文件

522023/1/1952第五十二頁，共一百零四頁，2022年，8月28日531.擬辦的含義擬辦，指由綜合辦公部門或業(yè)務(wù)部門的負責人及有關(guān)人員對需要辦理的公文提出建議性處理意見的參謀性活動。2023/1/1953第五十三頁，共一百零四頁，2022年，8月28日542.擬辦的范圍：

要求貫徹落實或辦理的公文，或重要的需本機關(guān)領(lǐng)導或有關(guān)部門閱知的公文；下級機關(guān)的請示及重要的報告；要求本機關(guān)辦復的公文；幾個業(yè)務(wù)部門聯(lián)合辦理的公文；重要的人民來信等。2023/1/1954第五十四頁，共一百零四頁，2022年，8月28日553.擬辦作用的具體表現(xiàn)

從擬辦人的角度看，通過擬辦，能充分發(fā)揮文秘部門及其人員的工作積極性和主觀能動性，提高其綜合處理各種事務(wù)的能力，履行其輔助決策和參謀助手的職責；

從領(lǐng)導人的角度看，切實可行的擬辦意見能夠方便領(lǐng)導人批辦公文時參考，能使領(lǐng)導的批辦意見在擬辦意見的基礎(chǔ)上高度明確而具體，有助于節(jié)省領(lǐng)導人大量的時間和精力。

2023/1/1955第五十五頁，共一百零四頁，2022年，8月28日563.擬辦的要求（1）對擬辦人員的素養(yǎng)要求A.擬辦人員應(yīng)具有較高的理論水平,能夠運用理論分析問題、研究問題,站在全局高度,提出高質(zhì)量的擬辦意見。B.深入了解黨的有關(guān)方路線、方針、政策，以及國家的相關(guān)法律法規(guī)。C.熟悉本機關(guān)組織機構(gòu)的構(gòu)成、領(lǐng)導人的分管范圍、各部門的業(yè)務(wù)范圍以及本單位與相關(guān)單位的業(yè)務(wù)關(guān)系等，所提擬辦意見應(yīng)有具體的針對性，切合實際。2023/1/1956第五十六頁，共一百零四頁，2022年，8月28日（2）對擬辦活動的要求A.認真研讀公文，真正弄清對方的意圖、問題的性質(zhì)與實際情況。B.掌握有關(guān)的方針政策及相關(guān)規(guī)定，必要時查閱有關(guān)公文資料。57第五十七頁，共一百零四頁，2022年，8月28日58(3)對擬辦意見的撰寫要求應(yīng)針對不同情況有區(qū)別的提出擬辦意見：

A.對上級來文的擬辦，應(yīng)提出要求辦理、貫徹落實的具體人員或部門，如擬送哪位領(lǐng)導批辦意見，可寫為“請××同志批示”；由哪個單位承辦的具體意見，可寫為“擬請××局研究辦理”；需某位或幾位領(lǐng)導閱知的公文，可寫為“請×××長閱”、“請××、××、××同志閱”。

2023/1/1958第五十八頁，共一百零四頁，2022年，8月28日

B.對下級機關(guān)或平行、不相隸屬機關(guān)來文的擬辦，需要明確指定負責復文的業(yè)務(wù)部門或業(yè)務(wù)人員，必要時注明時限。如：“擬請××處在×月×日辦復”，“擬請××處××同志負責辦理”。

59第五十九頁，共一百零四頁，2022年，8月28日60C.對需要聯(lián)合辦理的公文的擬辦，應(yīng)明確指定牽頭單位，以免機構(gòu)之間互相爭辦或者相互推諉。可寫為“擬請××局牽頭，××局會同辦理”；此外，必要時，在指定牽頭單位的同時還可講明如此安排的原因，便于主辦和協(xié)辦單位明確責任，相互協(xié)作，共同完成工作。

2023/1/1960第六十頁，共一百零四頁，2022年，8月28日D.對難以提出具體意見的公文的擬辦，在擬辦前可先和有關(guān)部門聯(lián)系，聽取意見后再提出擬辦方案。如各部門意見不一，應(yīng)分述各種分歧意見，認真研究其可行性，提出自己的傾向性意見，并說明理由，供領(lǐng)導批辦時參考或定奪。

擬辦意見的書寫，應(yīng)工整地書寫在《公文處理單》的擬辦欄內(nèi)，并簽注擬辦人的姓名和時間。61第六十一頁，共一百零四頁，2022年，8月28日文件處理單樣式年月日年月日年月日62第六十二頁，共一百零四頁，2022年，8月28日(二)批辦（掌握的重點）

批辦的含義

批辦的作用嚴格控制批辦范圍批辦的要求

劃定批辦范圍（1）無既定辦理方案的業(yè)務(wù)性文件（2）非固定性來源的重要文件（3）本機構(gòu)無處理文件業(yè)務(wù)對口機關(guān)的文件（4）依職權(quán)確需領(lǐng)導決策處置的文件632023/1/1963第六十三頁，共一百零四頁，2022年，8月28日64(一)批辦的含義批辦，是指由機關(guān)（部門）領(lǐng)導人對公文辦理提出最終處理意見的決策性活動。2023/1/1964第六十四頁，共一百零四頁，2022年，8月28日652.批辦的作用有三點：（1）批辦是各級領(lǐng)導行使職權(quán)、履行職責的重要手段。

領(lǐng)導通過對公文的批示，指出其采取行動的原則，提出解決問題的方法和措施，領(lǐng)導人在這一過程中既依法行使其決策權(quán)、處置權(quán)，同時又依法履行其職責，完成各項管理活動。

2023/1/1965第六十五頁，共一百零四頁，2022年，8月28日（2）批辦是領(lǐng)導人及時閱示重要收文，了解有關(guān)情況途徑。批辦公文，可以使領(lǐng)導人接觸到來自不同單位、不同機關(guān)、不同人員的大批量的信息，為其正確的做出決策提供充分的廣泛的數(shù)據(jù)信息支持。66第六十六頁，共一百零四頁，2022年，8月28日（3）批辦有利于加強對公文辦理的領(lǐng)導，防止失誤，提高辦文質(zhì)量。批辦對公文辦理做出“終審判決”，是對擬辦工作的把關(guān)，避免不應(yīng)有的失誤，保證辦文、辦事的順利進行。

67第六十七頁，共一百零四頁，2022年，8月28日683.批辦的范圍

批辦的范圍主要包括：上級頒發(fā)的重要指示、決定、工作部署，針對本機關(guān)的批示、批復、通報等；平行或其他不相隸屬機關(guān)重要的協(xié)調(diào)性工作的公文；下級機關(guān)重要的請示、報告等。2023/1/1968第六十八頁，共一百零四頁，2022年，8月28日694.批辦的要求（1）批辦工作中應(yīng)遵循集中統(tǒng)一原則與分工負責制的原則。

A.集中統(tǒng)一原則，是指針對本機關(guān)重大的、涉及全局性的問題，應(yīng)由領(lǐng)導集團全體成員集體討論、通過，而后做出批辦意見。

B.合理分工原則，是指不同組織機構(gòu)層次的負責人，根據(jù)自身的職權(quán)范圍，各負其責，各司其職地審批有關(guān)業(yè)務(wù)公文與行政事務(wù)性公文，不要代下級批辦公文，盡量減少集體批辦，對多頭主送的來文，必須根據(jù)各位領(lǐng)導的分工，送交真正的負責人閱批。同時，對法定負責人已有合法、明確、有效批辦意見的，不再送其他人重復批辦

2023/1/1969第六十九頁，共一百零四頁，2022年，8月28日70(2)靈活處理批辦順序

對于按常規(guī)傳送的例行公文，應(yīng)在年初做一次性批辦，以后來文依此辦理，簡化重復性批辦手續(xù)；領(lǐng)導人因故不能批辦時，應(yīng)及時委托或授權(quán)其他領(lǐng)導人批辦，以免積壓公文，影響運轉(zhuǎn)。如遇緊急文件,可靈活處理將文件徑送業(yè)務(wù)承辦部門的承辦人或有關(guān)業(yè)務(wù)負責人盡快獲悉文件內(nèi)容,做好先期準備,一旦領(lǐng)導批辦,立即辦理。2023/1/1970第七十頁，共一百零四頁，2022年，8月28日71(3)規(guī)范撰寫批辦意見

批辦意見直接影響公文辦理的質(zhì)量，直接關(guān)系著機關(guān)管理的效率。工作中，應(yīng)準確、及時地批辦公文。有四點：

A.對于已有具體請示事項或擬辦意見中已提出具體方案的公文，主批人應(yīng)當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

2023/1/1971第七十一頁，共一百零四頁，2022年，8月28日72B.對于隨機傳送的非常規(guī)性公文，必須根據(jù)公文的內(nèi)容，提出相應(yīng)的、準確的批辦意見：對需要貫徹執(zhí)行的上級公文要提出貫徹執(zhí)行的具體指示；對需要具體辦理的公文應(yīng)批示承辦的部門及承辦的要求與時限等；對需要兩個或兩個以上部門會辦的公文，應(yīng)批明主辦單位與協(xié)辦單位以及承辦要求等；對需要閱知的公文應(yīng)批示傳閱或傳達的范圍與時間。

2023/1/1972第七十二頁，共一百零四頁，2022年，8月28日73C.批辦的意見應(yīng)高度明確、肯定、具體，前后必須保持一致，批示的執(zhí)行方案必須是切實可行的，應(yīng)避免只閱不批，僅畫圈而不簽署意見，語言表達模棱兩可。批辦的意見通常寫為：“同意擬辦意見”“請××辦理”、“請××審閱（閱示）”“請××查復’等；或在確定承辦部門的同時，對如何辦理提出原則性的意見（要件、急件還應(yīng)規(guī)定具體時限），并簽署姓名與日期。

2023/1/1973第七十三頁，共一百零四頁，2022年，8月28日74

D.批辦意見應(yīng)規(guī)范地書寫在《公文處理單》的批辦欄內(nèi)，一般不要寫在公文的白邊區(qū)上以保持公文的清潔與莊重，便于歸檔保存。2023/1/1974第七十四頁，共一百零四頁，2022年，8月28日文件處理單樣式75第七十五頁，共一百零四頁，2022年，8月28日(三)承辦（掌握的重點）

承辦的含義與作用（承辦是文件

辦理工作的中心環(huán)節(jié)）需要承辦的公文的范圍做好承辦工作應(yīng)注意的問題

（1）確認承辦責任

（2）處理好承辦原則性和靈活性的關(guān)系

（3）區(qū)別不同情況確定承辦時限762023/1/1976第七十六頁，共一百零四頁，2022年，8月28日771.承辦的含義承辦，是指通過對公文的閱讀、貫徹執(zhí)行與辦理（或回復）而使公文內(nèi)容所針對的事務(wù)與問題得以處理和解決的活動。2023/1/1977第七十七頁，共一百零四頁，2022年，8月28日782.承辦的作用承辦在收文辦理工作中有重要作用(1)承辦是收文辦理工作的重要環(huán)節(jié)。就收文過程來說,擬辦是準備,批辦是依據(jù),承辦是結(jié)果,領(lǐng)導的批辦意見能否真正落實,是否完成文件內(nèi)容要求關(guān)鍵在于文件承辦工作的質(zhì)量和效率。(2)承辦工作是檢驗批辦意見是否正確的唯一標準。承辦工作真正實現(xiàn)公文的實際效用。承辦使批辦意見最終落到實處,在承辦過程中可以修正、補充和完善批辦意見。文件承辦環(huán)節(jié)既是辦文又是通過辦文完成辦事的功能。2023/1/1978第七十八頁，共一百零四頁，2022年，8月28日79

（三）確認承辦范圍

部門（人員）接到收文后，首先要確認是否屬于自己的承辦范圍，對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的公文，應(yīng)當及時退回交辦的文秘部門，并說明理由。通常需承辦的公文有：上級機關(guān)或本機關(guān)的指示，有的需向下傳達貫徹，有的在本機關(guān)內(nèi)部執(zhí)行；上級領(lǐng)導交辦的事項或需要辦復的公文；來自下級機關(guān)的請示或重要的報告；平行機關(guān)或其他不相隸屬機關(guān)要求協(xié)作的函電、合同等；人大代表的議案、建議和政協(xié)委員的提案。

2023/1/1979第七十九頁，共一百零四頁，2022年，8月28日804.承辦的要求(1)確認承辦責任部門(人員)接到收文后,首先要確定自己的承辦范圍,對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的公文,應(yīng)當及時退回交辦的文秘部門并說明理由。

承辦工作要實行崗位責任制對公文承辦人員要明確職責提出具體的要求與指標，做到目標準確、各司其職、權(quán)責相符、賞罰分明，以保證承辦工作準確、及時、安全。凡被指定為牽頭單位者，具有主辦職責，應(yīng)在法定職權(quán)范圍內(nèi)召集會議，組織協(xié)調(diào)，并負責將有關(guān)單位提出的意見歸納整理，擬定辦理意見。2023/1/1980第八十頁，共一百零四頁，2022年，8月28日81(2)處理好承辦原則性和靈活性的關(guān)系

承辦部門（人員）應(yīng)認真閱讀，掌握公文內(nèi)容、發(fā)文意圖及領(lǐng)導的批示意見，按照批辦意見認真組織辦理，不得自行其是，或者尋找理由推諉。但當遇到批辦意見與實際情況不一致，或隨機出現(xiàn)了新情況而不能按批辦意見執(zhí)行時，可以請示后按批示意見辦理；情況緊急的，可在一定的條件下，采取相應(yīng)措施。兩個或兩個以上部門聯(lián)合辦理公文時，被定為牽頭單位者，應(yīng)擔負起主辦責任，并負責將有關(guān)單位提出的意見歸納整理，報請本單位領(lǐng)導審批。協(xié)辦單位要積極配合，不得借故推諉。2023/1/1981第八十一頁，共一百零四頁，2022年，8月28日82(3)及時快捷辦理公文

任何公文都具有時效性，對需要承辦而本身沒有明確規(guī)定辦理時限的公文，承辦人員應(yīng)根據(jù)公文的性質(zhì)與重要程度及以往慣例，確定辦理的時限；對于緊急公文，應(yīng)當按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當及時予以說明。通常，特急件應(yīng)隨到隨辦。盡快在當時或在一日之內(nèi)辦理完畢；急件原則上也是隨到隨辦，最遲不超過三天；對于限時完成的公文，應(yīng)在限定的時間范圍內(nèi)必須辦理完畢，不能延誤。

2023/1/1982第八十二頁，共一百零四頁，2022年，8月28日83(4)規(guī)范簽注公文的承辦結(jié)果

為了日后查考公文承辦的過程、方式、結(jié)果以及承辦的責任者，便于維護正常的承辦工作秩序，防止出現(xiàn)重復辦文的現(xiàn)象，需簡要注明公文的辦理經(jīng)過與結(jié)果，包括發(fā)文承辦的，注明復文號、復文日期；會議承辦的，注明會議名稱、會議時間、議定事項；電話回復的，注明時間、地點、人員、主要內(nèi)容；當面解決的，注明時間、地點、解決方式方法，措施與結(jié)果等。

在公文辦理完畢之后，承辦人員應(yīng)清晰、工整地在《公文處理單》的相應(yīng)欄目內(nèi)，填寫承辦的經(jīng)過與結(jié)果，并應(yīng)填寫承辦人姓名與日期，以備日后查詢。2023/1/1983第八十三頁，共一百零四頁，2022年，8月28日(四)組織傳閱（掌握的重點）組織傳閱的含義和作用傳統(tǒng)文件工作中的樹型傳閱方式的做法與利弊在OA系統(tǒng)中文件傳閱的主要方式

（1）利用OA系統(tǒng)點對點、面對面地同步即時組織傳閱

（2）利用建立公共文件夾（庫）組織傳閱

（3）利用傳真設(shè)備組織傳閱842023/1/1984第八十四頁，共一百零四頁，2022年，8月28日851.組織傳閱的含義組織傳閱是由文書處理部門負責組織,按照有關(guān)規(guī)定和順序?qū)⒔?jīng)過處理或加工整理的文件在多個部門或多位領(lǐng)導(工作人員)之間傳遞、運轉(zhuǎn)，使其了解知悉文件內(nèi)容的活動。2023/1/1985第八十五頁，共一百零四頁，2022年，8月28日862.組織傳閱的作用一個機構(gòu)的文件傳閱組織工作對輔助領(lǐng)導決策和保證文件信息有序、有效運行有著重要的作用，表現(xiàn)在：(1)為領(lǐng)導決策和有關(guān)管理人員執(zhí)行決策提供重要的信息支持。(2)有效控制機構(gòu)中文件信息的流動方向。2023/1/1986第八十六頁，共一百零四頁，2022年，8月28日873.組織傳閱的方式在傳統(tǒng)文書工作中，傳閱文件應(yīng)以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳

閱”，也叫樹型傳閱方式。

在OA環(huán)境中，主要的方式有：(1)利用OA系統(tǒng)點對點、點對面地組織傳閱。(2)利用公共文件夾組織傳閱。(3)利用傳真設(shè)備組織傳閱。

2023/1/1987第八十七頁，共一百零四頁，2022年，8月28日884.傳閱的要求(1)準確篩選閱件(2)合理安排閱文順序(3)保證閱件的安全(4）科學組織文件傳閱

294頁——295頁2023/1/1988第八十八頁，共一百零四頁，2022年，8月28日合理安排閱文順序安排文件閱文順序時應(yīng)考慮的因素（1）文件自身信息（2）閱文者的條件（3）閱文效率機構(gòu)可對常規(guī)文件制定相對穩(wěn)定的閱文順序表傳閱閱文的一般順序

主要領(lǐng)導人主管領(lǐng)導人及其他副職領(lǐng)導人業(yè)務(wù)部門負責人

一般工作人員892023/1/1989第八十九頁，共一百零四頁，2022年，8月28日2023/1/1990（五）注辦注辦,

是指對公文承辦結(jié)束后，由經(jīng)辦人在公文處理單上對文件辦理的經(jīng)過和結(jié)果所作的簡要注明。

注辦一般包括以下內(nèi)容：

1.一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期。

2.需要辦理復文的文件，辦理后要注明“已復文”，并注上復文的日期和文號。

3.用口頭或電話答復的要注明時間、地點或電話主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。

4.不需復文的文件要注明“已閱”、“已辦”、“已摘記”等字樣。

90第九十頁，共一百零四頁，2022年，8月28日91第三節(jié)收發(fā)文管理環(huán)節(jié)一、催辦、查辦（一）催辦1.催辦的含義催辦，指根據(jù)文件的承辦時限和內(nèi)容要求對部分公文承辦情況進行的督促與檢查，防止辦文的積壓與延誤，促進公文效用盡快而有效地實現(xiàn)。2023/1/1991第九十一頁，共一百零四頁，2022年，8月28日922.催辦范圍：主要限于有承辦時限規(guī)定的公務(wù)文書。需要催辦的公文有：上級領(lǐng)導、本機關(guān)領(lǐng)導交辦的事項或需要辦復的公文；同級或其他不相隸屬機關(guān)要求答復與辦理的事項；下級機關(guān)的請示；會議決議中需要辦理落實的重要事項；人大代表的議案和政協(xié)委員的提案；重要事故、事件、人物等專案的處理；人民群眾來信來訪要求答復與處理的重要事項。針對這些不同種類的公文可以采取不同的方式方法。2023/1/1992第九十二頁，共一百零四頁，2022年，8月28日933.催辦的形式可以多種多樣：

（1）就催辦對象而言，催辦的形式可分為以下兩種：對內(nèi)催辦，是指針對收文，對本機關(guān)各承辦部門的公文辦理工作進行督促與檢查；對外催辦，是指針對本機關(guān)的發(fā)文，是對本機關(guān)的發(fā)文在受文機關(guān)進行辦理情況所進行的催詢或檢查和督促。2023/1/1993第九十三頁，共一百零四頁，2022年，8月28日94（2）就催辦手段而言，催辦的形式可分為以下幾種：文字催辦，即以發(fā)催辦單或便函的形式進行催辦；登門催辦，指催辦人員登門走訪口頭催詢;會議催詢；通訊催辦，利用電話、電報、電傳等手段進行催辦。2023/1/1994第九十四頁，共一百零四頁，2022年，8月28日95

（3）依據(jù)公文緊急和重要程度，可將催辦形式劃分為：跟蹤催辦，對緊急公文緊隨其后督促辦理；重點催辦，

對重要公文應(yīng)將其放在突出位置重點催促辦理；定期催辦，對一般公文設(shè)定固定的時限按時督促辦