怎樣做好會議的預算

第怎樣做好會議的預算

組織會議是文秘的主要工作之一,會議場地預算與會議預算不是一個概念,通常而言,會議預算里包括會議場地預算.有些企業(yè)開會,通常只會涉及到會議場地.本文是小編為大家整理的怎樣做好會議的預算,僅供參考

預算

會議及展覽的預算不是一個概念.通常而言,會議預算包括以下幾個方面：

1、交通費用

交通費用可以細分為：

(1)、出發(fā)地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪,以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用,包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通.

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用.

2、會議室/廳費用

具體可細分為：

(1)、會議場地租金——通常而言,場地的租賃已經包含某些常用設施,譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等,但一些非常規(guī)設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等,需要加裝非臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預算.

(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用.值得注意的是,在租賃時應對設備的各類功效參數(shù)作出具體要求(通?？上驅I(yè)的會議服務公司咨詢,以便獲得最適宜的性價比),否則可能影響會議的進行.另外,這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同,租賃的價格可能相差很大.

(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求,通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中.如果有特殊要求,可以與專業(yè)的會議服務商協(xié)商.

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等.基于這些支持均為臨時性質,如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話,其成本費用可能比市場行價要高,如果讓專業(yè)會議服務商代理,將獲得價格相對比較低廉且服務專業(yè)的支持.

對于這些單項服務支持,主辦方應盡可能細化各項要求,并單獨簽訂服務協(xié)議.

3、住宿費用

住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格,而有點是需要另外加收政府稅金的.對于會議而言,住宿費可能是主要的開支之一.找專業(yè)的會展服務商通常能獲得較好的折扣.

正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外,還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務是否開放有關.會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍.

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單,也可以很復雜,這取決于會議議程需要及會議目的.

(1)、早餐

早餐通常是自助餐,當然也可以采取圍桌式就餐,費用按人數(shù)計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備,所以預計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15%,否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結算——而改為按預定人數(shù)收取費用)

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐,可以采取人數(shù)預算——自助餐形式,按桌預算——圍桌式形式.如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供,餐館可能會收取一定數(shù)量的服務費用.

(3)、酒水及服務費

通常,如果在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,如果可以外帶酒水消費,餐廳通常需要加收服務費.在高星級酒店舉辦會議宴會,通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費.

(4)、會場茶歇

此項費用基本上是按人數(shù)預算的,預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合.承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用,如果主辦方需要非程序服務,可能需要而外的預算.通常情況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主.

(5)、聯(lián)誼酒會/舞會

事實上,聯(lián)誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜,宴會只要設定好餐標與規(guī)模,預算很容易計算.但酒會/舞會的預算設計到場地與節(jié)目支持,其預算可能需要比較長的時間確認：

6、視聽設備

除非在室外進行,否則視聽設備的費用通?？梢院雎?如果為了公共關系效果而不得不在室外進行,視聽設備的預算就比較復雜,包括：

●設備本身的租賃費用,通常按天計算

●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用,可讓會展服務商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦者可自帶,也可委托代理

c、演員及節(jié)目

d、其他——點心、水果及調制色酒

5、雜費

雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用,包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等.雜費的預算很難計劃,通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理.

那么,展覽的預算與會議預算相比有什么不同呢?

展覽預算與會議預算有相同的地方,也有不同的地方——

相同的地方：住宿費、餐飲費、商務考察費用(如果有考察計劃的話).

不同的地方：展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會或者酒會.

展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進行,那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算.國際標準展位面積通常為3mx3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間.標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源.展館業(yè)主通常有下列設備可供租賃：展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等.

如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等),那么場地租賃的預算就很難預測了——通常面議,按日計算,價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關.

如何做好會議場地預算

在做會議場地預算時,應考慮到以下幾方面的費用：

一、會議場地租賃費用

會議場地租賃費用是整個會議場地費用的最大支出,一般費用的多少與場地酒店星級,會議規(guī)模,會議場地的地理位置等有關.至于要租怎樣的會議場地,要根據(jù)公司的會議性質來定.

通常而言,場地的租賃已經包含某些常用設施,譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等,但一些非常規(guī)設施并不涵蓋在內,比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等,需要加裝非臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預算.

二、會議設施租賃費用

此部分費用主要是租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用.值得注意的是,在租賃時應對設備的各類功效參數(shù)作出具體要求,否則可能影響會議的進行.

三、會場布置費用

如果不是特殊要求,一般會場布置費用是包含在會場租賃費用中的.如果有特殊要求,需要和場地方溝通,談具體的費用.

四、其他支持費用

這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等.基于這些支持均為臨時性質,如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的