工程公司檔案管理制度(3篇)

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名目第1篇工程公司檔案管理崗位職責(zé)第2篇工程公司檔案管理方法第3篇礦山工程公司檔案管理制度

【第1篇】工程公司檔案管理崗位職責(zé)

建筑工程公司檔案管理崗位職責(zé)

崗位概述:負(fù)責(zé)公司文件、檔案、資料的立卷、歸檔及管理工作。

崗位職責(zé)

1.負(fù)責(zé)公司檔案的完整性、平安性和保密性;

2.負(fù)責(zé)公司檔案的建立、整理、保管和借閱等有關(guān)事務(wù);

3.負(fù)責(zé)文件與資料有效性的監(jiān)控,負(fù)責(zé)公司過期無效文件的收回、作廢、銷毀及暫留文件的保管;

4.負(fù)責(zé)編制檔案的各種檢索工具;

5.負(fù)責(zé)公司工商登記、房產(chǎn)證及商標(biāo)注冊證等公司重要資料原件及復(fù)印件的保管和維護(hù);

6.編制檔案工作狀況統(tǒng)計(jì)年報(bào)并報(bào)送上級主管部門檔案管理部門;

7.負(fù)責(zé)公司各類文件、資料、信函的登記、傳閱、催辦、整理和歸檔;

8.負(fù)責(zé)對公司其他部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo);

9.負(fù)責(zé)公司圖書、雜志和有關(guān)技術(shù)資料的選購、登記、保管和借閱;

10.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作,做到干凈、平安、保密;

11.仔細(xì)努力、如期完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

【第2篇】工程公司檔案管理方法

**工程有限公司檔案管理方法

第一章總則

第一條為了規(guī)范和嚴(yán)厲?公司檔案管理,依據(jù)國家檔案法有關(guān)規(guī)定結(jié)合公司的詳細(xì)狀況,制定本規(guī)章制度。

其次條檔案工作的宗旨:收集齊全、準(zhǔn)時(shí)歸檔、完好保存,便利利用。

第三條檔案管理的基本原則及要求:

一、歸檔原則

1.集中保管:公司各檔案材料由辦公室集中保管。

2.主動(dòng)上交和樂觀催收相結(jié)合:各部門主動(dòng)上交和辦公室主動(dòng)催收相結(jié)合。

3.具體登記:各部門將原文或其他各種介質(zhì)的預(yù)歸材料整理完好,4.標(biāo)5.著清晰,6.以便分類歸檔。

二、交接原則

員工離職或請假超過15個(gè)工作日,當(dāng)事人必需主動(dòng)將經(jīng)辦的檔案材料向接辦人員交接清晰,不得擅自帶走或銷毀。檔案材料有損壞或缺失的,依據(jù)檔案材料的重要性,每損壞或缺失一份,在考核結(jié)果中對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任處理;

檔案材料交接單是員工辦理離職或請假時(shí)必需具備的文件,沒有合法的檔案材料交接單,公司不予辦理相關(guān)手續(xù)。(檔案交接單見附表六)

第四條檔案管理的組織機(jī)構(gòu)及責(zé)任劃分

檔案管理實(shí)行集中管理。

辦公室集中統(tǒng)一管理,各部門負(fù)責(zé)部門檔案工作,維護(hù)檔案的完整與平安。

一、辦公室

辦公室全面負(fù)責(zé)公司檔案的收集、歸檔和借閱。其主要職責(zé)包括:

收集、整理、立卷和歸檔公司的檔案材料。

檔案材料的保管和銷毀;

檔案材料的借閱、催還;

指導(dǎo)部門檔案管理人員的工作;

領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作。

二、部門檔案管理人員

各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作。

部門檔案管理人員在辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下,負(fù)責(zé)本部門檔案材料的詳細(xì)管理工作。其主要職責(zé)見附件一、部門檔案管理人員職責(zé)。

第五條檔案管理分類

對檔案的管理,根據(jù)載體分為紙質(zhì)檔案、聲像檔案。

其次章紙質(zhì)檔案管理

第六條紙質(zhì)檔案的內(nèi)容

紙質(zhì)檔案指一切以紙質(zhì)形式存在的檔案資料,對應(yīng)于聲像檔案資料。

第七條檔案的收集

檔案的收集根據(jù)以下兩種狀況執(zhí)行:

1、需要經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)的文件資料收集,正式文件一經(jīng)產(chǎn)生,在流出辦公室之前,先交辦公室歸檔(詳細(xì)見“發(fā)文管理方法”和“收文管理方法”)。

2、公司各部門在工作中形成后,不需要行文,不經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)文件、檔案(如工程圖紙、技術(shù)資料等)的收集,采到以下方法收集:

事先登記

a.部門在每年制定工作方案時(shí)均要同b.時(shí)注明各項(xiàng)任務(wù)要產(chǎn)生的檔案名目清單,c.并不d.得消失明顯漏報(bào),e.在制定完工作方案3天內(nèi)必需報(bào)送辦公室,f.辦公室秘書依據(jù)部門上報(bào)的狀況,g.結(jié)合以往工程或工作狀況和歷史閱歷,h.編制當(dāng)年各部門應(yīng)當(dāng)上交的檔案材料名目并確定上交時(shí)間,i.下發(fā)各部門執(zhí)行;

j.公司各項(xiàng)目部在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收結(jié)束后2個(gè)月之內(nèi)上交檔案材料;

k.對于公司部門會(huì)議文件,l.各部門在召開會(huì)議前須到辦公室申請會(huì)議室借用登記,m.辦公室根據(jù)登記向相關(guān)部門催收會(huì)議文件。辦公室秘書依據(jù)會(huì)議登記表向各部門催收文件;

事后查收

辦公室秘書依據(jù)各部門上報(bào)的檔案名目清單和既定時(shí)間,準(zhǔn)時(shí)向相關(guān)部門催收檔案;

各部門須嚴(yán)格按規(guī)定主動(dòng)、準(zhǔn)時(shí)向辦公室上交檔案材料;

對不按要求準(zhǔn)時(shí)提交資料或提交資料不齊全的,除要求限時(shí)補(bǔ)齊外,依據(jù)資料重要性,在考核結(jié)果中對相關(guān)部門經(jīng)理進(jìn)行責(zé)任處理;

對于辦公室秘書催收不力或工作疏忽造成文件漏收的,在考核結(jié)果中對辦公室秘書進(jìn)行責(zé)任處理。

第八條檔案的立卷、整理和歸檔,詳細(xì)見附件二,“檔案資料立卷歸檔規(guī)章”。

第三章聲像檔案管理

第九條聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、光盤和文字說明兩部分組成。

第十條聲像檔案資料的收集

一、收集范圍

反映公司主要職能活動(dòng),業(yè)務(wù)、工程等工作成果和存在問題的聲像資料;

各級領(lǐng)導(dǎo)人參與的與公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料;

公司有關(guān)人員組織或參與的重要會(huì)議、會(huì)見以及外事活動(dòng)的聲像資料;

其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料;

其它具有保存價(jià)值的聲像資料。

二、收集方法及要求

事先確認(rèn)

制作、使用錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(合底片)的部門和人員,在借用聲像器材時(shí),經(jīng)辦人仔細(xì)填寫《聲像器材借用申請表》,具體說明本次制作所要形成的聲像檔案所制作的內(nèi)容,數(shù)量和質(zhì)量要求,完成時(shí)間。(見附表八、聲像器材借用申請表)

嚴(yán)格審核

經(jīng)辦人經(jīng)部門經(jīng)理審核后,交辦公室主任審批后,辦公室即轉(zhuǎn)交《聲像器材借用申請表》至辦公室秘書,辦公室秘書登記后借出器材;

樂觀催收、嚴(yán)格檢查、驗(yàn)收

對到期未準(zhǔn)時(shí)交還器材并同時(shí)上交所制作的聲像檔案的,辦公室秘書樂觀催收。

辦公室原則上只接收原版、原件。

經(jīng)辦人按規(guī)定上交的歸還器材時(shí),必需同時(shí)上交制作的聲像檔案資料及其它載體形態(tài)的檔案,凡涉及公司重大大事的,相關(guān)部門和人員應(yīng)向辦公室報(bào)送名目和必要的文字說明。

辦公室秘書嚴(yán)格按規(guī)定檢查經(jīng)辦人員上交的聲像資料,聲像資料要齊全,文字說明內(nèi)容要真實(shí);底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。

假如因特別緣由未能按規(guī)定提交聲像資料,除非經(jīng)部門經(jīng)理、辦公室主任審核,總經(jīng)理審批,否則視為私用公司財(cái)物,其形成費(fèi)用不予報(bào)銷,在考核結(jié)果中對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。

第十一條聲像檔案的整理和保管(見附件三、聲像檔案整理、保管規(guī)章)

第四章檔案查借閱管理制度

第十二條公司員工可以依據(jù)公司確定的查閱權(quán)限,查閱有關(guān)文件。

第十三條由辦公室秘書按相應(yīng)的查閱權(quán)限原則上執(zhí)行,如需越權(quán)查閱,需上一級主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

序號

職位

查閱權(quán)限

(a級―絕密,b級―機(jī)密,c級―隱秘,d級―公開)

1

董事長、總經(jīng)理

a、b、c、d級文件資料

2

公司高層管理人員

b級(含)以下文件資料

3

部門經(jīng)理

c級(含)以下文件資料

4

一般員工

d級文件資料

a級文件(絕密):指最重要的公司隱秘,一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到重大損害的文件資料,包括:財(cái)務(wù)分析報(bào)告、工程決算材料;合同、協(xié)議文本;對高層管理者的考核報(bào)告、評議等;對工資安排方案及所屬文件;涉及項(xiàng)目成本、利潤的報(bào)告或論證材料;如投資方案與分析、項(xiàng)目可研報(bào)告等;公司尚未實(shí)施或正在實(shí)施的經(jīng)營戰(zhàn)略決策、公司項(xiàng)目技術(shù)的核心資料;公司其它認(rèn)為應(yīng)列入絕密范疇內(nèi)的文件資料及聲像材料。

b級文件(機(jī)密):指重要的公司文件,一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到損害的文件資料,包括:公司注冊及相關(guān)文件;技術(shù)資料、工程建設(shè)的重要圖紙;立項(xiàng)報(bào)告、業(yè)務(wù)進(jìn)度分析報(bào)告;各種末正式批復(fù)或?qū)嵭械姆桨?、方?涉及公司尚未公開或不宜公開情報(bào)的來往文書,政府部門對公司的懲罰打算等;公司其它認(rèn)為應(yīng)列入機(jī)密范疇內(nèi)的文件材料及聲像材料。如經(jīng)濟(jì)糾紛、工程招投標(biāo)文件等。

c級文件(隱秘),包括:各種證明材料;工程方面的洽商等;公司其它應(yīng)列為隱秘的文件資料及聲像材料,如給領(lǐng)導(dǎo)的函件、竣工圖、竣工資料等。

d級文件(一般):指一般性的,可以供應(yīng)給全部的員工查考利用的文件資料,包括:

平常各種工作條例、規(guī)章制度;一般業(yè)務(wù)工作來往文件(不涉及絕密、機(jī)密的文件);各類一般性的請示、通知、會(huì)議紀(jì)要,簡報(bào)、狀況反映等;行政管理工作的方案、總結(jié)、報(bào)告;一般性的月、季工作方案與總結(jié)報(bào)告;有關(guān)干部任免、調(diào)配、定級等的文件;財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等各類行政交接手續(xù)憑證,其它。

查(借)閱檔案(包括資料、文件、光盤)必需在檔案查(借)閱登記簿登記后方可查(借)閱;

密級檔案在辦公室查閱,不能帶出,必需帶出辦公室查閱的,需辦公室主任審核報(bào)總經(jīng)理簽字才可。

第十四條檔案原件一般不外借,如必需借閱,一般檔案時(shí)間不超過十天,密級檔案不超過一星期。并且必需得到辦公室主任審批并辦理相關(guān)手續(xù)(見附表二)。

第十五條借閱檔案的人必需愛惜檔案,要愛護(hù)檔案的平安與保密,不得擅自涂改、勾畫、裁減、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。

第十六條借檔人確因工作緣由需要打印、復(fù)印、摘抄文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)并辦理相關(guān)手續(xù)。(見附表四)并由辦公室秘書負(fù)責(zé)打印、復(fù)印。但須進(jìn)行技術(shù)處理,保證復(fù)印件與原件有明顯的區(qū)分,并且只復(fù)印文件上相關(guān)的部分,其他與其查閱無關(guān)的內(nèi)容在復(fù)印時(shí)必需進(jìn)行遮擋???處理;

第十七條借用的檔案,當(dāng)事人必需在規(guī)定時(shí)間歸還辦公室;如確需延期,當(dāng)事人必需提前一個(gè)工作日辦理續(xù)借手續(xù)(見附表三)。否則視為無故不準(zhǔn)時(shí)歸還,在考核結(jié)果中對責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任處理。

第十八條借閱檔案交還時(shí),必需當(dāng)面點(diǎn)交清除,與發(fā)覺遺失或損壞,應(yīng)馬上報(bào)告領(lǐng)導(dǎo),并依據(jù)文件性質(zhì)、損壞程度在考核結(jié)果中對責(zé)任人進(jìn)行處理。

第十九條外部合作單位查閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能查閱,但不能將檔案帶離辦公室。

其次十條外部合作單位摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意,對摘抄的資料要進(jìn)行審查、簽章。

【第3篇】礦山工程公司檔案管理制度

礦山工程有限公司檔案管理制度

一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、平安制度,確保檔案和案卷機(jī)密平安。

二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。

三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。

四、各類規(guī)章制度、方法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作方案和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資進(jìn)展部負(fù)責(zé)歸檔。

六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。

七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資進(jìn)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。

八、歸檔資料必需符合下列要求:

①文件材料齊全完整;

②依據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

③依據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)分保存價(jià)值、分類、整理、立卷,案卷標(biāo)題簡明準(zhǔn)確,便于保管和利用。

九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。

十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定,提交檔案報(bào)告,并依據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。

十一、加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。

【導(dǎo)語】工程公司檔案管理制度怎么寫受歡迎？本為整理了3篇優(yōu)秀的工程公司檔案檔案管理制度范文，為便于您查看，點(diǎn)擊下面《名目》可以快速到達(dá)對應(yīng)范文。以下是我為大家收集的工程公司檔案管理制度，僅供參考，盼望對您有所關(guān)心。

名目第1篇工程公司檔案管理崗位職責(zé)第2篇工程公司檔案管理方法第3篇礦山工程公司檔案管理制度

【第1篇】工程公司檔案管理崗位職責(zé)

建筑工程公司檔案管理崗位職責(zé)

崗位概述:負(fù)責(zé)公司文件、檔案、資料的立卷、歸檔及管理工作。

崗位職責(zé)

1.負(fù)責(zé)公司檔案的完整性、平安性和保密性;

2.負(fù)責(zé)公司檔案的建立、整理、保管和借閱等有關(guān)事務(wù);

3.負(fù)責(zé)文件與資料有效性的監(jiān)控,負(fù)責(zé)公司過期無效文件的收回、作廢、銷毀及暫留文件的保管;

4.負(fù)責(zé)編制檔案的各種檢索工具;

5.負(fù)責(zé)公司工商登記、房產(chǎn)證及商標(biāo)注冊證等公司重要資料原件及復(fù)印件的保管和維護(hù);

6.編制檔案工作狀況統(tǒng)計(jì)年報(bào)并報(bào)送上級主管部門檔案管理部門;

7.負(fù)責(zé)公司各類文件、資料、信函的登記、傳閱、催辦、整理和歸檔;

8.負(fù)責(zé)對公司其他部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo);

9.負(fù)責(zé)公司圖書、雜志和有關(guān)技術(shù)資料的選購、登記、保管和借閱;

10.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作,做到干凈、平安、保密;

11.仔細(xì)努力、如期完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

【第2篇】工程公司檔案管理方法

**工程有限公司檔案管理方法

第一章總則

第一條為了規(guī)范和嚴(yán)厲?公司檔案管理,依據(jù)國家檔案法有關(guān)規(guī)定結(jié)合公司的詳細(xì)狀況,制定本規(guī)章制度。

其次條檔案工作的宗旨:收集齊全、準(zhǔn)時(shí)歸檔、完好保存,便利利用。

第三條檔案管理的基本原則及要求:

一、歸檔原則

1.集中保管:公司各檔案材料由辦公室集中保管。

2.主動(dòng)上交和樂觀催收相結(jié)合:各部門主動(dòng)上交和辦公室主動(dòng)催收相結(jié)合。

3.具體登記:各部門將原文或其他各種介質(zhì)的預(yù)歸材料整理完好,4.標(biāo)5.著清晰,6.以便分類歸檔。

二、交接原則

員工離職或請假超過15個(gè)工作日,當(dāng)事人必需主動(dòng)將經(jīng)辦的檔案材料向接辦人員交接清晰,不得擅自帶走或銷毀。檔案材料有損壞或缺失的,依據(jù)檔案材料的重要性,每損壞或缺失一份,在考核結(jié)果中對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任處理;

檔案材料交接單是員工辦理離職或請假時(shí)必需具備的文件,沒有合法的檔案材料交接單,公司不予辦理相關(guān)手續(xù)。(檔案交接單見附表六)

第四條檔案管理的組織機(jī)構(gòu)及責(zé)任劃分

檔案管理實(shí)行集中管理。

辦公室集中統(tǒng)一管理,各部門負(fù)責(zé)部門檔案工作,維護(hù)檔案的完整與平安。

一、辦公室

辦公室全面負(fù)責(zé)公司檔案的收集、歸檔和借閱。其主要職責(zé)包括:

收集、整理、立卷和歸檔公司的檔案材料。

檔案材料的保管和銷毀;

檔案材料的借閱、催還;

指導(dǎo)部門檔案管理人員的工作;

領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作。

二、部門檔案管理人員

各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作。

部門檔案管理人員在辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下,負(fù)責(zé)本部門檔案材料的詳細(xì)管理工作。其主要職責(zé)見附件一、部門檔案管理人員職責(zé)。

第五條檔案管理分類

對檔案的管理,根據(jù)載體分為紙質(zhì)檔案、聲像檔案。

其次章紙質(zhì)檔案管理

第六條紙質(zhì)檔案的內(nèi)容

紙質(zhì)檔案指一切以紙質(zhì)形式存在的檔案資料,對應(yīng)于聲像檔案資料。

第七條檔案的收集

檔案的收集根據(jù)以下兩種狀況執(zhí)行:

1、需要經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)的文件資料收集,正式文件一經(jīng)產(chǎn)生,在流出辦公室之前,先交辦公室歸檔(詳細(xì)見“發(fā)文管理方法”和“收文管理方法”)。

2、公司各部門在工作中形成后,不需要行文,不經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)文件、檔案(如工程圖紙、技術(shù)資料等)的收集,采到以下方法收集:

事先登記

a.部門在每年制定工作方案時(shí)均要同b.時(shí)注明各項(xiàng)任務(wù)要產(chǎn)生的檔案名目清單,c.并不d.得消失明顯漏報(bào),e.在制定完工作方案3天內(nèi)必需報(bào)送辦公室,f.辦公室秘書依據(jù)部門上報(bào)的狀況,g.結(jié)合以往工程或工作狀況和歷史閱歷,h.編制當(dāng)年各部門應(yīng)當(dāng)上交的檔案材料名目并確定上交時(shí)間,i.下發(fā)各部門執(zhí)行;

j.公司各項(xiàng)目部在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收結(jié)束后2個(gè)月之內(nèi)上交檔案材料;

k.對于公司部門會(huì)議文件,l.各部門在召開會(huì)議前須到辦公室申請會(huì)議室借用登記,m.辦公室根據(jù)登記向相關(guān)部門催收會(huì)議文件。辦公室秘書依據(jù)會(huì)議登記表向各部門催收文件;

事后查收

辦公室秘書依據(jù)各部門上報(bào)的檔案名目清單和既定時(shí)間,準(zhǔn)時(shí)向相關(guān)部門催收檔案;

各部門須嚴(yán)格按規(guī)定主動(dòng)、準(zhǔn)時(shí)向辦公室上交檔案材料;

對不按要求準(zhǔn)時(shí)提交資料或提交資料不齊全的,除要求限時(shí)補(bǔ)齊外,依據(jù)資料重要性,在考核結(jié)果中對相關(guān)部門經(jīng)理進(jìn)行責(zé)任處理;

對于辦公室秘書催收不力或工作疏忽造成文件漏收的,在考核結(jié)果中對辦公室秘書進(jìn)行責(zé)任處理。

第八條檔案的立卷、整理和歸檔,詳細(xì)見附件二,“檔案資料立卷歸檔規(guī)章”。

第三章聲像檔案管理

第九條聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、光盤和文字說明兩部分組成。

第十條聲像檔案資料的收集

一、收集范圍

反映公司主要職能活動(dòng),業(yè)務(wù)、工程等工作成果和存在問題的聲像資料;

各級領(lǐng)導(dǎo)人參與的與公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料;

公司有關(guān)人員組織或參與的重要會(huì)議、會(huì)見以及外事活動(dòng)的聲像資料;

其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料;

其它具有保存價(jià)值的聲像資料。

二、收集方法及要求

事先確認(rèn)

制作、使用錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(合底片)的部門和人員,在借用聲像器材時(shí),經(jīng)辦人仔細(xì)填寫《聲像器材借用申請表》,具體說明本次制作所要形成的聲像檔案所制作的內(nèi)容,數(shù)量和質(zhì)量要求,完成時(shí)間。(見附表八、聲像器材借用申請表)

嚴(yán)格審核

經(jīng)辦人經(jīng)部門經(jīng)理審核后,交辦公室主任審批后,辦公室即轉(zhuǎn)交《聲像器材借用申請表》至辦公室秘書,辦公室秘書登記后借出器材;

樂觀催收、嚴(yán)格檢查、驗(yàn)收

對到期未準(zhǔn)時(shí)交還器材并同時(shí)上交所制作的聲像檔案的,辦公室秘書樂觀催收。

辦公室原則上只接收原版、原件。

經(jīng)辦人按規(guī)定上交的歸還器材時(shí),必需同時(shí)上交制作的聲像檔案資料及其它載體形態(tài)的檔案,凡涉及公司重大大事的,相關(guān)部門和人員應(yīng)向辦公室報(bào)送名目和必要的文字說明。

辦公室秘書嚴(yán)格按規(guī)定檢查經(jīng)辦人員上交的聲像資料,聲像資料要齊全,文字說明內(nèi)容要真實(shí);底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。

假如因特別緣由未能按規(guī)定提交聲像資料,除非經(jīng)部門經(jīng)理、辦公室主任審核,總經(jīng)理審批,否則視為私用公司財(cái)物,其形成費(fèi)用不予報(bào)銷,在考核結(jié)果中對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。

第十一條聲像檔案的整理和保管(見附件三、聲像檔案整理、保管規(guī)章)

第四章檔案查借閱管理制度

第十二條公司員工可以依據(jù)公司確定的查閱權(quán)限,查閱有關(guān)文件。

第十三條由辦公室秘書按相應(yīng)的查閱權(quán)限原則上執(zhí)行,如需越權(quán)查閱,需上一級主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

序號

職位

查閱權(quán)限

(a級―絕密,b級―機(jī)密,c級―隱秘,d級―公開)

1

董事長、總經(jīng)理

a、b、c、d級文件資料

2

公司高層管理人員

b級(含)以下文件資料

3

部門經(jīng)理

c級(含)以下文件資料

4

一般員工

d級文件資料

a級文件(絕密):指最重要的公司隱秘,一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到重大損害的文件資料,包括:財(cái)務(wù)分析報(bào)告、工程決算材料;合同、協(xié)議文本;對高層管理者的考核報(bào)告、評議等;對工資安排方案及所屬文件;涉及項(xiàng)目成本、利潤的報(bào)告或論證材料;如投資方案與分析、項(xiàng)目可研報(bào)告等;公司尚未實(shí)施或正在實(shí)施的經(jīng)營戰(zhàn)略決策、公司項(xiàng)目技術(shù)的核心資料;公司其它認(rèn)為應(yīng)列入絕密范疇內(nèi)的文件資料及聲像材料。

b級文件(機(jī)密):指重要的公司文件,一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到損害的文件資料,包括:公司注冊及相關(guān)文件;技術(shù)資料、工程建設(shè)的重要圖紙;立項(xiàng)報(bào)告、業(yè)務(wù)進(jìn)度分析報(bào)告;各種末正式批復(fù)或?qū)嵭械姆桨?、方?涉及公司尚未公開或不宜公開情報(bào)的來往文書,政府部門對公司的懲罰打算等;公司其它認(rèn)為應(yīng)列入機(jī)密范疇內(nèi)的文件材料及聲像材料。如經(jīng)濟(jì)糾紛、工程招投標(biāo)文件等。

c級文件(隱秘),包括:各種證明材料;工程方面的洽商等;公司其它應(yīng)列為隱秘的文件資料及聲像材料,如給領(lǐng)導(dǎo)的函件、竣工圖、竣工資料等。

d級文件(一般):指一般性的,可以供應(yīng)給全部的員工查考利用的文件資料,包括:

平常各種工作條例、規(guī)章制度;一般業(yè)務(wù)工作來往文件(不涉及絕密、機(jī)密的文件);各類一般性的請示、通知、會(huì)議紀(jì)要,簡報(bào)、狀況反映等;行政管理工作的方案、總結(jié)、報(bào)告;一般性的月、季工作方案與總結(jié)報(bào)告;有關(guān)干部任免、調(diào)配、定級等的文件;財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等各類行政交接手續(xù)憑證,其它。

查(借)閱檔案(包括資料、文件、光盤)必需在檔案查(借)閱登記簿登記后方可查(借)閱;

密級檔案在辦公室查閱,不能帶出,必需帶出辦公室查閱的,需辦公室主任審核報(bào)總經(jīng)理簽字才可。

第十四條檔案原件一般不外借,如必需借閱,一般檔案時(shí)間不超過十天,密級檔案不超過一星期。并且必需得到辦公室主任審批并辦理相關(guān)手續(xù)(見附表二)。

第十五條借閱檔案的人必需愛惜檔案,要愛護(hù)檔案的平安與保密,不得擅自涂改、勾畫、裁減、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。

第十六條借檔人確因工作緣由需要打印、復(fù)印、摘抄文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)并辦理相關(guān)手續(xù)。(見附表四)并由辦公室秘書負(fù)責(zé)打印、復(fù)印。但須進(jìn)行技術(shù)處理,保證復(fù)印件與原件有明顯的區(qū)分