采購內(nèi)控的意義

關(guān)于企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制必要性的思考2010-08-16 分享此文(0)人內(nèi)部控制對保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動有效進(jìn)行起著十分重要的作用，一個(gè)合理完善的采購內(nèi)部控制制度的落實(shí)已成為實(shí)現(xiàn)企業(yè)降低成本、保證企業(yè)利益最大化的重要條件。文章從分析采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的必要性入手，強(qiáng)調(diào)了采購業(yè)務(wù)內(nèi)部會計(jì)控制的基本制度并對制度的流程進(jìn)行了設(shè)計(jì)，對完善企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度提出了新的看法。近年來，因?yàn)椴少彮h(huán)節(jié)內(nèi)部控制不得當(dāng)、不嚴(yán)密而產(chǎn)生貪污、受賄、浪費(fèi)的案例不勝枚舉，缺乏透明度的采購過程，產(chǎn)生了“以權(quán)謀私，暗箱操作，弄虛作假，收受回扣，跑冒滴漏”等問題，導(dǎo)致企業(yè)采購物品質(zhì)次價(jià)高， 資金使用效益低下， 故加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部會計(jì)控制，刻不容緩。采購業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部控制的必要性采購，是指單位為了滿足物品（原材料、固定資產(chǎn)、辦公用品等）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）等需要進(jìn)行的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動。 在社會化大生產(chǎn)的環(huán)境下， 任何單位要維持正常的生產(chǎn)或經(jīng)營，都必須進(jìn)行采購經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動，可以說，采購是各單位經(jīng)濟(jì)活動中最頻繁的、最常見的表現(xiàn)形式之一。 內(nèi)部會計(jì)控制是實(shí)施企業(yè)內(nèi)部管理一個(gè)重要的組成部分。 在采購業(yè)務(wù)的過程中內(nèi)部會計(jì)控制的目標(biāo)是： 合理經(jīng)濟(jì)的進(jìn)行各種采購業(yè)務(wù)； 支付款項(xiàng)后獲得相應(yīng)的物品或勞務(wù)；合理揭示企業(yè)應(yīng)享有的折扣、折讓；及時(shí)支付款項(xiàng)，維護(hù)良好信譽(yù)。所以在采購過程中恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用內(nèi)部會計(jì)控制， 有利于減少疏忽、錯誤及違法、違規(guī)行為，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。采購業(yè)務(wù)內(nèi)部會計(jì)控制的基本制度為了充分發(fā)揮采購業(yè)務(wù)內(nèi)部會計(jì)控制的作用，實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)， 應(yīng)針對采購業(yè)務(wù)的內(nèi)容，設(shè)計(jì)以下采購業(yè)務(wù)內(nèi)部會計(jì)控制的基本制度。2.1不相容職務(wù)分離在采購業(yè)務(wù)中，需要適當(dāng)職務(wù)分離的有：（1）物品或勞務(wù)需要部門，不能同時(shí)擔(dān)任采購職務(wù) ;（2）付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和索價(jià)業(yè)務(wù);（3）物品的采購人不能同時(shí)擔(dān)任物品的驗(yàn)收工作;（4）物品的采購、儲存和使用人不能同時(shí)擔(dān)任賬務(wù)的記錄工作;（5）接受各種物品或勞務(wù)的部門或主管人，適當(dāng)?shù)赝~簿記錄人分離;6）審核付款人應(yīng)同付款人職務(wù)分離;7）記錄應(yīng)付賬款的人不能同時(shí)擔(dān)任付款業(yè)務(wù);2.2正確的授權(quán)審批對于采購循環(huán)，一般應(yīng)予以關(guān)注的控制審批要點(diǎn)包括：1）企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃部門一般會根據(jù)顧客訂單或者對銷售預(yù)測和存貨要求的分析來決定生產(chǎn)授權(quán)；2）企業(yè)對資本支出和租賃合同通常會特別授權(quán)，只容許特定人員提出請購；3）采購合同的簽訂需經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批；4）采購款項(xiàng)的支付應(yīng)經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批；2.3訂貨報(bào)價(jià)控制訂貨報(bào)價(jià)是采購業(yè)務(wù)中的核心，其中對供應(yīng)商的選擇又是保證所購物品成本和質(zhì)量目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重中之重，控制措施有：1）定期審查供應(yīng)商的基本資料，如產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、供貨條件、信譽(yù)、售后服務(wù)以及供應(yīng)商的設(shè)備狀況、技術(shù)水平和財(cái)務(wù)狀況等，為企業(yè)采購決策提供可靠信息。2）對所有潛在供應(yīng)商應(yīng)就其質(zhì)量、技術(shù)、財(cái)務(wù)狀況的可行性進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容包括：企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部會計(jì)控制探討設(shè)備、 工藝能力、質(zhì)量記錄、運(yùn)輸記錄、勞動力情況、成本結(jié)構(gòu)、財(cái)務(wù)狀況、售后培訓(xùn)意向。3）對于一般和重要物品或勞務(wù)采購，應(yīng)建立由采購、技術(shù)等部門參與的比質(zhì)比價(jià)體系，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、供貨條件、信譽(yù)和售后服務(wù)等。2.4充分的憑證和記錄為實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部會計(jì)控制目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)建立以采購申請、經(jīng)濟(jì)合同、驗(yàn)收、入庫單和結(jié)算憑證為載體的控制系統(tǒng)。2.5稽核和監(jiān)督評價(jià)通過對采購業(yè)務(wù)的事前分析與評價(jià)和事后稽核、檢查和監(jiān)督評價(jià)采購業(yè)務(wù)的正確性、合理性起到把關(guān)、驗(yàn)收的作用。采購業(yè)務(wù)主要流程及其控制采購業(yè)務(wù)需要由供應(yīng)、采購、驗(yàn)收、財(cái)會各部門共同協(xié)助完成。為了充分發(fā)揮采購與付款的內(nèi)部會計(jì)控制的作用，實(shí)現(xiàn)采購與付款的內(nèi)部會計(jì)控制目標(biāo)，應(yīng)對企業(yè)主要的采購與付款業(yè)務(wù)流程進(jìn)行具體的內(nèi)部會計(jì)控制。請購提出物品和勞務(wù)的需要是采購環(huán)節(jié)的開始，企業(yè)可以根據(jù)不同的需要制定不同的請購制度。其中還包括詢價(jià)并確定供應(yīng)商。由企業(yè)指定的詢價(jià)人員對擬采購的物資進(jìn)行供應(yīng)商查詢,查詢內(nèi)容包括供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、可享受的折扣、付款條件、交貨時(shí)間和供應(yīng)商的信譽(yù)等,采購詢問比較清楚后 ,交由授權(quán)的主管人員對《請購單》或《訂貨單》進(jìn)行二次審批 ,確定供應(yīng)商。采購無論何種需要的請購，采購部門在收到經(jīng)過審批的請購單后都必須作出以下三方面的決定：應(yīng)訂購多少；向誰發(fā)出訂貨單； 什么時(shí)候發(fā)出訂貨單。驗(yàn)收為了達(dá)到控制目的，驗(yàn)收入庫的職能必須由獨(dú)立于請購、采購和會計(jì)部門的人員來承擔(dān)。質(zhì)量檢驗(yàn)也是驗(yàn)收工作很重要的一部分。采購物資運(yùn)抵企業(yè)后，首先應(yīng)由企業(yè)的質(zhì)量檢驗(yàn)部門對此批物資進(jìn)行質(zhì)量的驗(yàn)收和檢測，檢測的依據(jù)是《請購單》或《訂貨單》、 《購銷合同》和企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量管理要求，在確認(rèn)無誤后，質(zhì)量檢驗(yàn)部門填寫《驗(yàn)收單》，并簽名蓋章。審核對購貨業(yè)務(wù)的各種憑證進(jìn)行嚴(yán)格的審查，是保證業(yè)務(wù)的合法、合理性、內(nèi)部控制制度的嚴(yán)密性的重要手段。付款付款這一環(huán)節(jié)表示采購業(yè)務(wù)的結(jié)束。 對于現(xiàn)金支付的交易， 為了進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部控制，還應(yīng)當(dāng)提倡根據(jù)付款憑證而不是原始憑證支付現(xiàn)金的方式。 對于企業(yè)采用賒賬方式購買物品時(shí)，必然形成債務(wù)，由此而引發(fā)債務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)也必須對此加強(qiáng)控制。3.6 帳務(wù)處理財(cái)務(wù)部門在收集到采購單據(jù)齊全的情況下，應(yīng)按照《會計(jì)核算規(guī)定》及時(shí)、準(zhǔn)確地編制記帳憑證，并將上述支持性憑證 （請購單、訂購單、驗(yàn)收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票，若為進(jìn)口的還應(yīng)包括報(bào)關(guān)單）附在記帳憑證的后面，如資料較多， 也可另外裝訂成冊， 注明索引號后存檔。每月應(yīng)根據(jù)記帳憑證準(zhǔn)確、及時(shí)地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應(yīng)付帳款”分類明細(xì)帳中。3.7對帳財(cái)務(wù)部門應(yīng)于每月月末與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算的核對。 取得供應(yīng)商對帳單 ,審核其余額與企業(yè)“應(yīng)付帳款”余額是否一致 ,在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時(shí)間差等因素之后,企業(yè)與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致?？傊瑑?nèi)部控制制度貫穿于企業(yè)經(jīng)營活動的各個(gè)方面，企業(yè)應(yīng)在采購業(yè)務(wù)中實(shí)施內(nèi)部會計(jì)控制，對請購、審批、簽約、采購、驗(yàn)收、審核和付款等環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理程序； 健全以采購申請、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證、驗(yàn)收入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)；加強(qiáng)對請購、采購、驗(yàn)收、付款關(guān)鍵點(diǎn)的控制， 實(shí)施采購決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督機(jī)制。 只有這樣，才能有效的堵塞采購業(yè)務(wù)過程中的漏洞、 消除隱患、保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全、 防止舞弊行為的發(fā)生。相信隨著管理層對這項(xiàng)工作重視程度的加深， 企業(yè)一定會沿著各項(xiàng)制度良性循環(huán)的軌道健康發(fā)展。出師表兩漢：諸葛亮先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此誠危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣不懈于內(nèi)，忠志之士忘身于外者，蓋追先帝之殊遇，欲報(bào)之于陛下也。誠宜開張圣聽，以光先帝遺德，恢弘志士之氣，不宜妄自菲薄，引喻失義，以塞忠諫之路也。宮中府中，俱為一體；陟罰臧否，不宜異同。若有作奸犯科及為忠善者，宜付有司論其刑賞，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使內(nèi)外異法也。侍中、侍郎郭攸之、費(fèi)祎、董允等，此皆良實(shí)，志慮忠純，是以先帝簡拔以遺陛下：愚以為宮中之事，事無大小，悉以咨之，然后施行，必能裨補(bǔ)闕漏，有所廣益。將軍向?qū)櫍孕惺缇?，曉暢軍事，試用于昔日，先帝稱之曰愚以為營中之事，悉以咨之，必能使行陣和睦，優(yōu)劣得所。

“能”，是以眾議舉寵為督：親賢臣，遠(yuǎn)小人，此先漢所以興隆也；親小人，遠(yuǎn)賢臣，此后漢所以傾頹也。先帝在時(shí)，每與臣論此事，未嘗不嘆息痛恨于桓、靈也。侍中、尚書、長史、參軍，此悉貞良死節(jié)之臣，愿陛下親之、信之，則漢室之隆，可計(jì)日而待也 。臣本布衣，躬耕于南陽，茍全性命于亂世，不求聞達(dá)于諸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顧臣于草廬之中，咨臣以當(dāng)世之事，由是感激，遂許先帝以驅(qū)馳。后值傾覆，受任于敗軍之際，奉命于危難之間，爾來二十有一年矣。先帝知臣謹(jǐn)慎，故臨崩寄臣以大事也。受命以來，夙夜憂嘆，恐托付不效，以傷先帝之明；故五月渡瀘，深入不毛。今南方已定，兵甲已