信息經(jīng)濟學(xué) 7 信息管理控制課件

7信息管理控制7.1信息管理控制及其方法7.2信息管理控制系統(tǒng)7.3信息管理控制制度7.1信息管理控制及其方法概念信息管理控制是指為了確保組織的信息管理目標以及為此而制定的信息管理計劃能夠順利實現(xiàn)，信息管理者根據(jù)事先確定的標準或因發(fā)展需要而重新調(diào)整的標準，對信息管理工作進行衡量、測量和評價，并在出現(xiàn)偏差時進行糾正，以防止偏差繼續(xù)發(fā)展或今后再度發(fā)生；或者，根據(jù)組織內(nèi)外環(huán)境的變化和組織發(fā)展的需要，在信息管理計劃的執(zhí)行過程中，對原計劃進行修訂或制定新的計劃，并調(diào)整信息管理工作的部署。7.1信息管理控制及其方法信息管理控制工作一般分為兩類一類是糾正實際工作，減小實際工作結(jié)果與原計劃及標準的偏差，保證計劃的順利實施；另一種是調(diào)整組織已經(jīng)確定的目標及計劃，使之適應(yīng)組織內(nèi)外環(huán)境的變化，從而糾正實際工作結(jié)果與目標和計劃的偏差。7.1信息管理控制及其方法信息管理控制工作涉及所有信息管理者，包括原始信息生產(chǎn)者、信息加工者和信息再生產(chǎn)者。有些信息管理者常常忽略了這一點，認為實施控制主要是上層和中層管理者的職能，基層部門的控制就不大需要了。其實，各層管理者只是所負責(zé)的控制范圍各不相同，但各個層次的管理者都負有執(zhí)行計劃實施控制之職責(zé)。因此，所有信息管理者包括基層管理者都必須承擔(dān)實施控制工作這一重要職責(zé)，尤其是協(xié)調(diào)和監(jiān)督組織各部門的信息工作，保證信息獲取的質(zhì)量和信息利用的程度。7.1信息管理控制及其方法預(yù)算控制方法審計法目標管理方法項目管理方法預(yù)算控制方法在管理控制中使用最廣泛的一種控制方法就是預(yù)算控制。企業(yè)在未來的幾乎所有活動都可以利用預(yù)算進行控制。預(yù)算就是用數(shù)字，特別是用財物數(shù)字的形式來描述企業(yè)未來的活動計劃，它預(yù)估了企業(yè)在未來時期的經(jīng)營收入或現(xiàn)金流量，同時也為各部門或各項活動規(guī)定了在資金、勞動、材料、能源等方面的支出不能超過的額度。預(yù)算控制就是根據(jù)預(yù)算規(guī)定的收入與支出標準來檢查和監(jiān)督各個部門的生產(chǎn)經(jīng)營活動，以保證各種活動或各個部門在充分達成既定目標、實現(xiàn)利潤的過程中對經(jīng)營資源的有效利用，從而使費用支出受到嚴格有效的約束。預(yù)算控制方法不同企業(yè)，由于生產(chǎn)活動的特點不同，預(yù)算表中的項目會有不同程度的差異，但一般來說，預(yù)算內(nèi)容要涉及以下幾方面：收入預(yù)算支出預(yù)算現(xiàn)金預(yù)算資金支出預(yù)算生產(chǎn)負債預(yù)算預(yù)算控制方法收入預(yù)算和支出預(yù)算提供了關(guān)于企業(yè)未來某段時期經(jīng)營狀況的一般說明，即從財物角度計劃和預(yù)測了未來活動的成果以及為取得這些成果所需付出的費用?，F(xiàn)金預(yù)算是對企業(yè)未來生產(chǎn)與銷售活動中現(xiàn)金的流入與流出進行預(yù)測，通常由財務(wù)部門編制。上面三個預(yù)算通常只涉及某個經(jīng)營階段，是短期預(yù)算，而資金支出預(yù)算則可能涉及好幾個階段，是長期預(yù)算（比如用于更新改造或擴充包括廠房、設(shè)備在內(nèi)的生產(chǎn)設(shè)施的支出；用于增加品種、完善產(chǎn)品性能或改進工藝的研究與開發(fā)支出等）。預(yù)算控制方法資產(chǎn)負債預(yù)算是對企業(yè)會計年度末期的財務(wù)狀況進行預(yù)測。它通過將各部門和各項目的分預(yù)算匯總在一起，表明如果企業(yè)的各種業(yè)務(wù)活動達到預(yù)先規(guī)定的標準，在財務(wù)末期企業(yè)資產(chǎn)與負債會呈現(xiàn)何種狀況。高層管理部門的支持要使預(yù)算的編制和管理最有效果，就必須得到高層管理部門全心全意的支持。首先要給下屬編制預(yù)算的工作提供在時間、空間、信息及資料等方面的方便條件。另一方面，如果公司的高層管理部門積極地支持預(yù)算的編制工作，并將預(yù)算建立在牢固的計劃基礎(chǔ)之上，要求各分公司和各部門編制和維護他們各自的預(yù)算，并積極地參與預(yù)算審查，那么，預(yù)算就會促使整個公司的管理工作完善起來。管理者的參與要使預(yù)算發(fā)揮作用的另一種方法就是高層部門的直接參與，也就是希望那些按預(yù)算從事經(jīng)營管理的所有管理者都置身于預(yù)算編制工作。多數(shù)預(yù)算負責(zé)人和總會計師都有這樣的感覺，即真正地參與預(yù)算編制工作是保證預(yù)算成功的必要條件。確定各種標準提出和制定各種可用的標準，并且能夠按照這種標準把各項計劃和工作轉(zhuǎn)換為對人工、經(jīng)營費用、資本支出、廠房場地和其他資源的需要量，這是預(yù)算編制的關(guān)鍵。許多預(yù)算就是因為缺乏這類標準而失效的。一些管理者在審批下屬的預(yù)算計劃時之所以猶豫不決，就是因為擔(dān)心下屬供審查的預(yù)算申請額度缺乏合理的依據(jù)。如果管理者有了合理的標準和適用的換算系數(shù)就能審查這些預(yù)算申請，并提出是否批準這些預(yù)算申請的依據(jù)，而不至于沒有把握地盲目削減預(yù)算。審計法審計是對反映企業(yè)資金運動過程及其結(jié)果的會計記錄及財務(wù)報表進行審核、鑒定，以判斷其真實性和可靠性，從而為控制和決策提供依據(jù)。審計是一種常用的控制方法，財務(wù)審計與管理審計是審計控制的主要內(nèi)容。審計法所謂財務(wù)審計是以財務(wù)活動為中心內(nèi)容，以檢查并核實賬目、憑證、財務(wù)、債務(wù)以及結(jié)算關(guān)系等客觀事物為手段，以判斷財務(wù)報告中所列出的綜合的會計事項是否正確無誤。通過這種審計還可以判明財務(wù)活動是否符合財經(jīng)政策和法令。所謂管理審計是檢查信息管理部門管理工作的好壞，評價人力、物力和財力的組織及利用的有效性。其目的在于通過改進管理工作來提高管理績效。審計法此外，審計還有外部審計和內(nèi)部審計之分外部審計是指由組織外部的人員對組織的活動進行審計；內(nèi)部審計是組織自身專門設(shè)有審計部門，以便隨時審計本組織的各項活動。項目管理方法信息管理中經(jīng)常采用項目管理來完成某項特定的任務(wù)，而在項目計劃執(zhí)行過程中，往往會出現(xiàn)項目的實際進度早于或晚于計劃進度，或者已發(fā)生的實際成本高于或低于計劃成本。此時，就需要對原項目計劃進行必要的調(diào)整，即項目控制與變更管理，其過程如圖項目管理方法在項目執(zhí)行過程中需要變更調(diào)整時，一般從以下三個方面著手：對近期內(nèi)即將發(fā)生的活動加強控制，積極挽回時間和成本，以期做到早控制早主動；對工期估計較長或預(yù)算較大的活動進一步研究，以期減少這些活動的時間和成本消耗；進一步細化可細分的未來活動，加強細化活動的并行或知識重用，以期有效壓縮時間和費用。項目管理方法項目成本的增加與活動進展的加快密切相關(guān)。通過投入更多的資源即增加成本(例如增派更多的人員或換上高技術(shù)人員、延長員工工作時間、使用更多的設(shè)備、支付加急費用等)，可以使某活動的工期從正常時間減至應(yīng)急時間。應(yīng)急時間是確?；顒影促|(zhì)量完成的時間下限。即當(dāng)?shù)竭_某項活動的應(yīng)急時間時無論對該項活動投入多少額外的資源，也不可能在比應(yīng)急時間更短的時間內(nèi)完成該項活動。如果需要將活動的預(yù)計工期從正常時間縮至應(yīng)急時間，則必須有足夠的資源保證。項目管理方法在活動的正常時間點和應(yīng)急時間點之間，時間和成本之間呈線形比例關(guān)系。如果將每項活動的預(yù)計工期從正常時間縮至應(yīng)急時間，則各項活動都有自己的單位時間加急成本。如果將活動(i,j)的單位時間加急成本記為CT(i,j)，則：案例A6C7B5D4E6某項目的網(wǎng)絡(luò)圖下圖是一個項目的網(wǎng)絡(luò)圖，下表列出了其各項活動的時間、成本和單位時間加急成本。案例項目總工期(周)被加速的被加速增加的成加速后的總說明加速前加速后路線的活動本(千元)成本(千元)案例項目總工期(周)被加速的被加速增加的成加速后的總說明加速前加速后路線的活動本(千元)成本(千元)15

Ⅱ

120正常估計1514ⅡB4124活動B已到應(yīng)急時間1413ⅡD5129活動B、D已到應(yīng)急時間1312Ⅰ、ⅡC、E13142

1211Ⅰ、ⅡC、E13155活動B、C、D、E已到應(yīng)急時間1111Ⅰ、ⅡA10165只增加成本1111Ⅰ、ⅡA10175所有活動已到應(yīng)急時間7.2信息管理控制系統(tǒng)信息管理控制系統(tǒng)的基本概念信息管理控制系統(tǒng)就是對組織信息進行收集、分類、存儲、加工處理、檢索、傳遞、輸出和銷毀等以及對組織信息技術(shù)和信息生產(chǎn)者的信息職能進行管理的管理信息系統(tǒng)，是信息管理控制的重要工具。組織利用信息管理控制系統(tǒng)可以有效地管理組織的信息資源，縮短信息從產(chǎn)生到利用的時間，提高信息處理的準確性和時效性，提高信息管理工作效率和效用。7.2信息管理控制系統(tǒng)信息管理控制系統(tǒng)的功能一個較為完善的信息管理控制系統(tǒng)，應(yīng)具備四項基本功能。首先，確定信息的需求，即按照組織工作的要求正確確定需要的信息的類型和類別，以及需要的時間和數(shù)量；其次，按照信息的需求，對信息進行的收集、加工等處理；第三，向信息用戶提供信息服務(wù)；第四，對信息進行系統(tǒng)管理。7.2信息管理控制系統(tǒng)7.2信息管理控制系統(tǒng)組織的信息管理控制系統(tǒng)主要包括以下子系統(tǒng)：信息需求管理子系統(tǒng)信息資源采集子系統(tǒng)信息資源組織子系統(tǒng)信息資源檢索子系統(tǒng)信息資源開發(fā)子系統(tǒng)信息資源利用子系統(tǒng)7.2信息管理控制系統(tǒng)組織的信息管理控制系統(tǒng)主要包括以下子系統(tǒng)：信息資源傳遞子系統(tǒng)信息資源反饋子系統(tǒng)信息用戶與權(quán)限管理子系統(tǒng)信息管理監(jiān)控子系統(tǒng)信息需求管理子系統(tǒng)信息需求指人們在從事各種社會活動過程中，為了解決不同問題所產(chǎn)生的信息需要。它是引發(fā)信息行為的原動力。既具備信息需求又具有信息行為的人稱為信息用戶。信息用戶包括個人用戶和團體用戶。個人信息需求包括生活信息需求和職業(yè)信息需求；組織信息需求是指實現(xiàn)組織目標和宗旨的需要。不同管理層次的信息用戶其信息需求的特征不同。例如專業(yè)技術(shù)人員的信息需求表現(xiàn)為偏愛原始數(shù)據(jù)、專業(yè)性；管理人員的信息需求則側(cè)重于計劃、管理控制、關(guān)鍵問題分析、領(lǐng)導(dǎo)和禮儀活動、直接監(jiān)督、業(yè)務(wù)控制和人事管理等。建立信息需求管理的目標是為信息用戶尋找合適的信息源。信息資源采集子系統(tǒng)信息采集子系統(tǒng)是指人們?yōu)榱怂鸭?、處理、儲存和提供信息服?wù)而建立的人工或計算機系統(tǒng)。其功能包括信息源獲取、信息源評價、信息收集等。信息資源組織子系統(tǒng)信息組織是利用一定的規(guī)則、方法和技術(shù)對信息的外部特征和內(nèi)容特征進行揭示和描述，并按給定的參數(shù)和序列公式排列，使信息從無序集合轉(zhuǎn)換為有序集合，將信息轉(zhuǎn)為信息資源或?qū)撛诘男畔①Y源轉(zhuǎn)為顯性的信息資源的過程。信息組織子系統(tǒng)的功能包括：信息選擇、信息描述與揭示、信息加工、信息序化和信息存儲。信息資源組織子系統(tǒng)信息資源檢索子系統(tǒng)信息檢索是指從大量相關(guān)信息中利用人-機系統(tǒng)等各種方法加以有序識別與組織以便及時找出用戶所需信息的過程。信息資源開發(fā)子系統(tǒng)信息資源開發(fā)子系統(tǒng)包括信息的生產(chǎn)、表示、搜集、整序、組織、存儲、檢索、重組、轉(zhuǎn)化、傳播、評價、應(yīng)用等功能。該子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)有功能交叉。信息資源利用子系統(tǒng)信息資源利用行為就是人類有目的性地、有選擇性地、能動地利用信息資源以滿足個人或組織需要的行為，是信息資源管理的目的。信息資源利用子系統(tǒng)信息資源傳遞子系統(tǒng)以信息提供者或儲存的信息資源(如數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站等)為起點，通過傳輸媒介或者載體，將信息資源傳遞給信息接收者或信息用戶的過程。功能包括信息查詢、信息發(fā)布、文件傳輸和Email等。信息資源反饋子系統(tǒng)信息資源反饋是指施控系統(tǒng)將信息資源輸出，輸出的信息資源對受控系統(tǒng)作用的結(jié)果又返回施控系統(tǒng)，并對施控系統(tǒng)的信息資源再輸出產(chǎn)生影響的這樣一種過程。主要目的是提高信息資源的質(zhì)量和可利用程度，功能包括檢測、評價、維護、吸收、補全等。信息用戶與權(quán)限管理子系統(tǒng)該子系統(tǒng)的目的是限制系統(tǒng)的訪問用戶和信息用戶的訪問權(quán)限，以保證信息資源利用產(chǎn)生好的效果。功能包括用戶定義、角色劃分、權(quán)限設(shè)置、權(quán)限管理等。信息管理監(jiān)控子系統(tǒng)該子系統(tǒng)的目的是保證信息系統(tǒng)有序、高效運行，提高信息資源采全率、采準率、及時率、查全率、查準率、利用率等，降低費用率和勞動耗費率。功能包括信息系統(tǒng)運行日志管理、信息資源評價指標統(tǒng)計、信息管理流程控制、信息系統(tǒng)使用監(jiān)督、信息系統(tǒng)使用評比和獎懲、信息系統(tǒng)使用計劃和指令下達等。7.3信息管理控制制度信息管理控制制度的概念所謂信息管理控制制度是指為了確保組織的信息資源的準確可靠和及時性，貫徹信息管理方針和計劃，提高信息管理效率和效用，以職責(zé)分工為基礎(chǔ)所設(shè)計實施的對組織內(nèi)部各種業(yè)務(wù)活動的信息進行制約和協(xié)調(diào)的一種管理制度。7.3信息管理控制制度信息管理控制制度的概念理解該概念應(yīng)注意以下幾點：信息管理控制的主體信息管理控制的主體是信息管理者（CIO或信息管理部門經(jīng)理）。信息管理控制的客體是指其控制的對象，即組織內(nèi)各種業(yè)務(wù)活動和組織外相關(guān)活動所產(chǎn)生和需要的信息資源。7.3信息管理控制制度信息管理控制制度的概念理解該概念應(yīng)注意以下幾點：信息管理控制的目標確保組織的信息資源的準確性、可靠性和及時性，保證組織內(nèi)管理部門方針政策和指令的貫徹執(zhí)行，促進組織經(jīng)營管理規(guī)范化和效率的提高。信息管理控制的本質(zhì)從系統(tǒng)論的觀點看，信息管理控制是組織的整個管理系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)。因此，從本質(zhì)上講，信息管理控制制度是組織管理制度的一部分。7.3信息管理控制制度信息管理控制制度的作用保證組織目標的順利實現(xiàn)信息資源是組織的重要資源之一，健全的和有效執(zhí)行的信息管理控制制度是保證達到組織目標的強有力手段。保證組織內(nèi)各項業(yè)務(wù)活動高效而有序地進行通過信息管理控制制度所規(guī)定的各種程序和手續(xù)，可以將組織內(nèi)部各職能部門和人員執(zhí)行管理部門方針政策、計劃定額以及其他管理制度的情況反饋給管理部門，及時發(fā)現(xiàn)和糾正所發(fā)生的偏差，從而保證組織各項活動的順利進行。7.3信息管理控制制度信息管理控制制度的作用有利于提高組織管理的規(guī)范性和效率嚴格的信息管理控制制度能夠牽引各職能部門和各工作人員按照制度規(guī)定的流程及時地完成自己的本職工作。保證和提高組織的管理信息質(zhì)量管理工作涉及組織的各個方面。管理決策和日常管理所需要的信息都來自于組織的管理信息系統(tǒng)。準確可靠的管理信息是組織的管理部門評價過去、控制現(xiàn)在和把握未來的重要條件。信息管理控制制度可使組織的各項業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生和需要的信息得到有效控制，盡量避免差錯和弊端的發(fā)生，從而可以保證和提高管理信息的質(zhì)量水平。7.3信息管理控制制度信息管理控制制度的作用有利于提高信息工作效率健全的信息管理控制制度，明確了各職能部門及工作人員的信息職責(zé)和權(quán)限，各司其職，各負其責(zé)，減少不必要的請示、匯報、避免相互推諉。同時，合理的信息管理控制制度，有利于組織CIO協(xié)調(diào)和監(jiān)督各部門、各環(huán)節(jié)的信息工作，從而提高信息工作效率。7.3信息管理控制制度信息管理控制制度的內(nèi)容組織信息資源的特征決定了組織信息管理控制制度內(nèi)容的豐富性，涉及組織管理的很多方面。組織的信息管理控制制度可以根據(jù)組織的實際情況部分自成一體，部分融于組織的其他管理制度之中。綜合起來，這些內(nèi)容主要包括：信息責(zé)任制度信息統(tǒng)計制度信息質(zhì)量控制制度信息管理流程控制制度信息系統(tǒng)開發(fā)控制制度信息系統(tǒng)使用監(jiān)控與評價制度信息系統(tǒng)日志管理制度信息責(zé)任制度根據(jù)“組織機構(gòu)職責(zé)和權(quán)限必須明確界定”和“不相容職務(wù)必須分離”的原則，應(yīng)建立具有預(yù)防控制功能的信息責(zé)任制度。組織的所有部門和員工都是組織的信息管理控制系統(tǒng)的用戶，不同用戶對該系統(tǒng)職責(zé)和權(quán)限不同，因此為保障系統(tǒng)的穩(wěn)定有序運行，必須規(guī)定信息用戶的權(quán)限、責(zé)任、激勵和處罰措施，即建立完善的信息責(zé)任制度，它是組織信息資源管理的首要制度。信息責(zé)任制度建立信息責(zé)任制度必須注意以下幾個方面：從橫向看，組織內(nèi)部各個部門或分支機構(gòu)，都應(yīng)根據(jù)其信息活動的內(nèi)容和性質(zhì)，明確界定各自的信息職責(zé)和權(quán)限。從縱向看，組織內(nèi)部從高層管理領(lǐng)導(dǎo)到每個員工都應(yīng)明確其信息活動的職責(zé)范圍，形成責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的信息管理機制。從系統(tǒng)層次看，各分支機構(gòu)的上下級之間應(yīng)形成一種層次化或網(wǎng)絡(luò)化的信息責(zé)權(quán)制約機制。對不相容職務(wù)由不同職能部門或人員分工處理。信息統(tǒng)計制度組織為了及時準確地對信息資源進行收集、加工、整理、存儲和利用，就必須建立、健全信息統(tǒng)計控制制度。這樣就能保證組織活動過程中涉及的信息資源按照規(guī)定的程序進行采集、統(tǒng)計、分類和加工整理，從而減少不必要和無關(guān)的信息對決策的干擾。信息統(tǒng)計制度信息及時性統(tǒng)計統(tǒng)計指標包括：信息采集時差和信息利用時差。信息采集時差=信息進入信息系統(tǒng)的時間-信息發(fā)生的時間信息利用時差=信息被利用的時間-信息進入信息系統(tǒng)的時間理論上希望信息采集時差和信息利用時差都趨于0。信息統(tǒng)計制度信息利用度統(tǒng)計統(tǒng)計指標包括信息利用次數(shù)和信息利用率。信息利用次數(shù)=某信息年被訪問人次信息利用總次數(shù)=信息利用率=年被利用信息量/信息系統(tǒng)信息總量信息統(tǒng)計制度信息采集效率統(tǒng)計統(tǒng)計指標包括采準率、采全率、及時率等。采準率用來衡量信息搜集的針對性，指某一信息系統(tǒng)（信息庫）所含的全部切題信息（對該系統(tǒng)全體用戶而言）在當(dāng)時該系統(tǒng)所有信息中所占的比例。用E表示采準率，r表示該系統(tǒng)中切題的信息，Q表示系統(tǒng)內(nèi)所有的信息，信息采準率可表示為：信息統(tǒng)計制度信息采集效率統(tǒng)計統(tǒng)計指標包括采準率、采全率、及時率等。采全率用來衡量切題信息搜集的完整程度，指某一信息系統(tǒng)（信息庫）所含的全部切題性信息（對該系統(tǒng)全體用戶而言）在當(dāng)時系統(tǒng)內(nèi)外所有切題信息中所占的比例。如果用P表示采全率r表示該信息系統(tǒng)中切題的信息，R表示當(dāng)時系統(tǒng)內(nèi)外全部切題的信息，信息采全率可表示為：信息統(tǒng)計制度信息采集效率統(tǒng)計統(tǒng)計指標包括采準率、采全率、及時率等。及時率用來衡量信息搜集的速度，即在最短的時間內(nèi)完成信息搜集過程的能力。它由搜集過程的每一環(huán)節(jié)（從信息的產(chǎn)生到其被輸入到信息庫）所花費的總時間來計算。每一環(huán)節(jié)的花費時間為ti，T為總花費時間，則表示為：式中，i=1，2，…，n，表示搜集過程的環(huán)節(jié)數(shù)。信息統(tǒng)計制度信息檢索效果統(tǒng)計統(tǒng)計指標包括查準率、查全率等。查準率是衡量某一檢索系統(tǒng)的信號噪聲比的一種指標，即檢出的相關(guān)文獻與檢出的全部文獻的百分比。普遍表示為：查準率=檢索出的相關(guān)信息量/檢索出的信息總量。查全率是衡量某一檢索系統(tǒng)從文獻集合中檢出相關(guān)文獻成功度的一項指標，即檢出的相關(guān)文獻與全部相關(guān)文獻的百分比。普遍表示為：查全率=檢索出的相關(guān)信息量/系統(tǒng)中的相關(guān)信