參賽課件之一福建省信息職業(yè)技術(shù)學院應(yīng)用語言系秘

制作人:文秘教研室林雙琴

福建省信息職業(yè)技術(shù)學院應(yīng)用語言系《秘書實務(wù)》教程課件

“誰掌握了信息,控制了網(wǎng)絡(luò)，誰就掌握了整個世界?！?/p>

——世界著名未來學家阿爾溫·托夫勒第八講信息工作

本講內(nèi)容及要點信息與信息工作的含義；信息工作的特點、意義和要求；秘書部門和秘書人員獲取、加工、提供和存儲信息的要領(lǐng)和方法；高層次信息的開發(fā)。8-1信息工作概述8-1-1信息與信息工作A.廣義信息與狹義信息：狹義信息，是指通過一定的物質(zhì)載體反映出來的新的有用知識。廣義信息，是指對各種事物運動特征和變化的客觀描述。

課堂討論：1，報紙、電臺、電視臺以及網(wǎng)絡(luò)等所傳播的新聞是不是信息？如果是，屬廣義還是狹義信息？2，氣象信息屬廣義信息還是狹義信息？信息的七種特性：1，客觀性；2，無限性；3，時效性；4，共享性；5，可傳輸性；6，可加工性；7，可擴散性。B.信息的特征C.信息工作我們這里講的信息工作，特指秘書獲取、加工、傳遞、儲存和利用信息的一系列活動。秘書部門既是各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公機構(gòu)，又是承上啟下、聯(lián)系各方的信息中心。對領(lǐng)導(dǎo)來說，它又是參謀、助手和“耳目”。秘書部門的這些功能，哪一條都離不開信息。為領(lǐng)導(dǎo)工作提供全面、準確、對路的信息，是秘書義不容辭的重要職責。8-1-2信息工作的作用（上）A.輔助領(lǐng)導(dǎo)者正確決策

信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)決策過程實際上是一個對信息的處理過程。

[案例]

“新疆金石集團”開發(fā)“改性瀝青”生產(chǎn)并將產(chǎn)品逐步推向全國的決策過程中信息的作用。B.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者科學管理

科學管理的實質(zhì)：按一定的目標，對一個管理系統(tǒng)進行有效的控制。[過程]各方信息→領(lǐng)導(dǎo)者→信息處理→發(fā)出指令→控制管理系統(tǒng)→達到既定目標8-1-2信息工作的作用（下）C.開闊領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的思路

信息社會·現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)者的“信息饑餓”。秘書自身也極需通過信息工作來開闊視野和思路，提高信息捕捉能力、創(chuàng)新思維能力、分析判斷能力、綜合概括能力、參謀咨詢能力和應(yīng)用寫作能力。D.提高秘書工作效率

秘書部門和秘書人員的絕大部分工作如撰寫公文、辦理公文、立卷歸檔、調(diào)研、辦會等等，實質(zhì)上都是在處理信息。8-1-3信息工作的特點“四性特點”——A.服務(wù)性秘書部門信息服務(wù)的多向性。其中最直接最主要的是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)B.綜合性秘書部門提供信息種類非常廣泛；其內(nèi)容具有綜合性C.針對性同一信息對于不同的對象，其有用性即價值各不相同D.適時性秘書部門提供信息要選擇最佳時機以取得最高的吸收率8-1-4信信息息工工作作的的要要求求信息息工工作作6項項要要求求：：A.敏敏銳銳B.準準確確C.及及時時D.全全面面E.適適用用F.經(jīng)經(jīng)濟濟[案案例例]某企企業(yè)業(yè)抓抓住住APEC(亞亞太太經(jīng)經(jīng)濟濟合作作組組織織)峰峰會會在在滬召召開開這這一一信信息息開發(fā)發(fā)唐唐裝裝生生產(chǎn)產(chǎn)大大賺一一把把取取得得成成功功8-2信信息息的的獲獲取取信息息獲獲取取————秘書書利利用用各種種渠渠道道和和方方法法獲獲得得領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)工工作作所所需需要要的的信信息息。。這是是信信息息工工作作的的基基礎(chǔ)礎(chǔ)性性環(huán)環(huán)節(jié)節(jié)。。領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)者者秘書書上級級信息息內(nèi)部部信息息社會會信信息息同業(yè)業(yè)信息息歷史史信息息國際際信息息8-2-1信信息息獲獲取取的的范范圍圍8-2-2信信息息獲獲取取八八渠渠道道秘書領(lǐng)導(dǎo)者信息息網(wǎng)絡(luò)絡(luò)渠道道文書書渠道道書刊刊渠道道調(diào)查查渠道道會議議渠道道信訪訪渠道道科研研渠道道檔案案渠道道各種種信信息息8-2-3信信息息獲獲取取的的方方法法怎樣樣捕捕捉捉信信息息？？““八八法法””。。B.文文字字閱讀讀法法A.網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)查詢詢法法C.收收看看收聽聽法D.會會議議記錄錄法E.相相互互交流流法F.專專題題調(diào)查查法法G.觀觀察察體驗驗法法H.索索取取求購購法8-3信息息的的加加工工8-3信信息息的的加加工工信息息從從初初始始狀狀態(tài)態(tài)到到具具有有可可用用性性，，必必須須經(jīng)經(jīng)過過加加工工處處理理。。信息息加加工工————將獲獲取取的的原原始始信信息息進進行行鑒鑒別別、、篩篩選選、、綜綜合合、、分分析析和和編編制制，，使使之之成成為為完完整整、、有有用用的的信信息息資資料料，，以以便便提提供供使使用用。。信息息加加工工既既是是一一種種工工作作過過程程，，更更是是一一種種創(chuàng)創(chuàng)造造性性思思維維活活動動；；加加工工的的成成果果是是科科學學方方法法與與智智力力勞勞動動的的結(jié)結(jié)晶晶，，具具有有比比原原始始信信息息更更大大的的使使用用價價值值。。8-3-1信信息息加加工工的的方方法法（上上））A.歸歸納納法法：：篩選選→→合合并并同同類類項項→→專專題題信信息息此法法便便于于領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)深深入入了了解解研研究究某某一一方方面面問問題題。。B.濃濃縮縮法法。。在保保證證信信息息量量不不變變的的前前提提下下，，將將長長信信息息壓壓縮縮成成簡簡短短信信息息。。通通常常動動態(tài)態(tài)性性信信息息宜宜短短，，調(diào)調(diào)研研、、經(jīng)經(jīng)驗驗等等信信息息材材料料可可長長些些。。C.縱縱深深法法。?！按虼蚱破粕成冲佸亞枂柕降降椎住薄?。。沿沿縱縱向向，，一一層層層層、、一一步步步步、、一一環(huán)環(huán)環(huán)環(huán)深深透透揭揭示示問問題題。。D.擴擴充充法法。。對殘殘缺缺不不全全的的原原始始信信息息加加以以補補充充，，使使之之成成為為完完整整有有用用的的信信息息資資料料。。E.對對比比法法。?？v向向比比較較；；橫橫向向比比較較；；兩兩種種比比較較結(jié)結(jié)合合起起來來。。此此法法反反差差鮮鮮明明、、印印象象強強烈烈。。F.轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換換法法。。將較較抽抽象象的的內(nèi)內(nèi)容容轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換換成成人人們們?nèi)萑菀滓桌砝斫饨獾牡氖率吕?。。此此法法一一是是轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換換對對象象之之間間要要有有可可比比性性，，二二是是轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換換對對象象要要通通俗俗易易懂懂。。G.圖圖表表法法。。一目目了了然然，，易易傳傳易易用用。。H.剪剪接接法法。。多用用于于動動態(tài)態(tài)性性信信息息的的加加工工。。要要求求確確定定好好信信息息主主題題，，并并正正確確選選材材、、剪剪接接。。8-3-1信信息息加加工工的的方方法法（下下））8-3-2信信息息簡簡報報（信信息息內(nèi)內(nèi)刊刊））記載載和和傳傳遞遞、、報報送送信信息息的的文文字字材材料料。。特點點：：““新新、、深深、、實實、、短短””。秘書書編編寫寫信信息息簡簡報報6點點要要領(lǐng)領(lǐng)：：標題題醒醒目目；；主題題集集中中；；內(nèi)容容新新鮮鮮；；結(jié)構(gòu)構(gòu)簡簡單單；；篇幅幅簡簡短短；；語言言簡簡潔潔。。討論論————信息息的的加加工工與與信息息簡簡報報的的編編寫寫之間間有有著著什什么么樣的的關(guān)關(guān)系系？？案例一A.為為本本級級領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)了了解解情情況況、、正正確確決決策策、、指指導(dǎo)導(dǎo)工工作作提提供供信信息息；；B.為為上上級級領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)了了解解情情況況、、正正確確決決策策、、指指導(dǎo)導(dǎo)工工作作提提供供高高層層次次信信息息；；C.為為下下級級機機關(guān)關(guān)和和基基層層單單位位提提供供信信息息。。8-4信信息息的的提提供供與與存存儲儲8-4-1秘秘書書信信息息提提供供的的對對象象————““三三個個提提供供””14-4-2信信息息提提供供的的要要求求和和方方式式A.秘秘書書機機構(gòu)構(gòu)提提供供信信息息服服務(wù)務(wù)必必須須符符合合““四四性性””要要求求a.有很強的的針對性；b.在內(nèi)容上上要有多樣性性；c.在時間上上要把握適時時性；d.十分注意意信息提供的的保密性。B,信息提供供方式——簡報傳真電報網(wǎng)絡(luò)音像制品電話8-5高高層次信息開開發(fā)8-5高高層次信息開開發(fā)[案例]衡衡量經(jīng)濟濟增長的若干干有趣指標衡量經(jīng)濟增長長狀況,除了了用GDP（（國內(nèi)生產(chǎn)總總值）等指標標外，還有沒沒有一些非數(shù)數(shù)字的乃至人人性化的指標標呢？請看：：——英國《經(jīng)經(jīng)濟學家》提提出的6項““民間指標””：1，新車車銷售量大增增；2，司機機需求量大增增；3，房地地產(chǎn)熱；4，，赴海外度假假者大增；5，純種狗與與純種狗主人人數(shù)量俱增；；6，女性做做隆胸手術(shù)者者與女性胸圍圍尺碼俱增。。（這些信息息反映經(jīng)濟狀狀況？）[案例]（續(xù)續(xù)）——“美聯(lián)儲儲”主席格林林斯潘：“GDP變輕了了！”（（用重量量來衡量經(jīng)濟濟增長？）——一些經(jīng)濟濟學家提出的的“垃圾指標標”（用垃垃圾量的變動動來衡量經(jīng)濟濟狀況？）——“股市→道·瓊斯、、標準普爾指指數(shù)→女士裙裙子長短（上上個世紀四五五十年代）”（是否很離奇奇？）經(jīng)濟學家們從從上述本來非非常不起眼的的和似乎毫無無關(guān)聯(lián)的信息息中開發(fā)了什什么？高層次信信息要要素有分析有情況有建議情況:明晰性典型性分析:中肯性深刻性建議:可行性創(chuàng)見性高層次信息秘書秘書領(lǐng)導(dǎo)決策全面嚴密導(dǎo)向準確超前8-5-2高高層次信信息的開發(fā)途途徑初級信息零散信息積累信息高層次信息重點調(diào)研綜合歸納升華突破秘書機構(gòu)秘書人員8-5-3高高層次信信息的開發(fā)方方法要領(lǐng):