《專門檔案管理（第三版）》課件 第4章

第四章

會計檔案與會計檔案管理會計檔案的概念會計檔案人員對現(xiàn)行會計記錄、會計資料的監(jiān)督與控制會計檔案的收集會計檔案的整理會計檔案的鑒定和處置會計檔案信息的利用服務電子會計檔案的管理第一節(jié)會計檔案的概念一、會計檔案的定義會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計歷史記錄，包括紙本會計檔案、電子會計檔案等種類這一定義指明了會計檔案的形成者、特定形成領域、價值屬性特征、本質屬性和存在形式特征第一節(jié)會計檔案的概念二、會計檔案的屬性和特征突出的專業(yè)性形成過程的序時性承載內容的嚴肅性（合規(guī)性）數(shù)據(jù)記錄的平衡性會計記錄與會計資料格式的規(guī)范性第一節(jié)會計檔案的概念三、會計檔案的價值、功能和作用會計檔案的價值概念及其構成會計檔案的價值，是指會計檔案對人類社會的現(xiàn)實實踐活動和長遠的歷史文化建設所具有的積極意義會計檔案的價值構成主要包括：會計檔案是制訂財務計劃的重要數(shù)據(jù)源會計檔案是進行科學經(jīng)濟決策的信息源會計檔案是維護正常經(jīng)濟、工作秩序的法定證據(jù)，是實施會計審計、會計監(jiān)督的必要條件，也是促成新經(jīng)濟活動的信息支持源泉會計檔案是研究社會經(jīng)濟文化存在與發(fā)展規(guī)律的重要文獻源會計檔案是開展歷史研究的記憶庫會計檔案是儲備會計工作經(jīng)驗、技術、智慧和教訓的知識庫第一節(jié)會計檔案的概念三、會計檔案的價值、功能和作用會計檔案的基本功能包括：原始憑證功能歷史查考功能歷史記憶功能維護經(jīng)濟秩序的功能促成新業(yè)務產(chǎn)生的功能第一節(jié)會計檔案的概念三、會計檔案的價值、功能和作用會計檔案的作用主要包括以下幾個方面：信息保障作用維系管理作用監(jiān)督檢查作用經(jīng)濟、歷史研究作用憑證、查考作用第二節(jié)會計檔案人員對現(xiàn)行會計記錄、會計資料的監(jiān)督與控制一、會計檔案人員對現(xiàn)行會計記錄（資料）監(jiān)督與控制工作的依據(jù)理論依據(jù)文檔一體化理論是會計檔案人員對會計記錄（資料）等會計信息實行有效管理控制的重要理論依據(jù)之一實踐依據(jù)法規(guī)制度依據(jù)第二節(jié)會計檔案人員對現(xiàn)行會計記錄、會計資料的監(jiān)督與控制二、信息化條件下的會計記錄（

資料）信息的有效前端控制會計記錄信息管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)相比具有的特點：會計記錄信息管理系統(tǒng)缺乏交易處理痕跡內部控制的程序化使得內部控制具有一定的依賴性，同時也增加了會計記錄信息管理系統(tǒng)差錯反復發(fā)生的可能性會計記錄信息管理系統(tǒng)的交易授權及其執(zhí)行與手工會計系統(tǒng)存在差異信息化條件下的會計檔案信息的控制范圍擴大了在會計記錄信息管理系統(tǒng)中，會計信息存儲數(shù)字化網(wǎng)絡技術的發(fā)展及其在會計活動中的進一步應用，帶來了許多新問題第二節(jié)會計檔案人員對現(xiàn)行會計記錄、會計資料的監(jiān)督與控制二、信息化條件下的會計記錄（

資料）信息的有效前端控制會計記錄信息管理系統(tǒng)環(huán)境下的內部控制，應當包括會計記錄信息管理系統(tǒng)的一般控制和應用控制第二節(jié)會計檔案人員對現(xiàn)行會計記錄、會計資料的監(jiān)督與控制二、信息化條件下的會計記錄（

資料）信息的有效前端控制會計記錄信息管理系統(tǒng)的一般控制組織與管理控制應用系統(tǒng)開發(fā)、建立和維護控制系統(tǒng)軟件控制系統(tǒng)操作控制數(shù)據(jù)和程序控制網(wǎng)絡的安全控制第二節(jié)會計檔案人員對現(xiàn)行會計記錄、會計資料的監(jiān)督與控制二、信息化條件下的會計記錄（

資料）信息的有效前端控制會計記錄信息管理系統(tǒng)的應用控制輸入控制采用的控制方法計算機處理與數(shù)據(jù)文件控制采用的控制措施輸出控制采用的控制措施第三節(jié)會計檔案的收集一、會計檔案收集的一般要求會計檔案收集必須貫徹執(zhí)行“統(tǒng)一領導、分級管理”的基本原則會計檔案的收集活動必須自覺地遵循會計檔案的形成規(guī)律會計檔案的收集工作必須保證會計檔案的齊全完整、信息準確會計檔案的收集工作要注意質量優(yōu)化、成分充實第三節(jié)會計檔案的收集二、會計文件（資料）的歸檔制度會計文件（資料）歸檔制度的一般內容設計會計文件（資料）的歸檔制度內容可以分為歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、歸檔份數(shù)和歸檔手續(xù)等歸檔范圍：就是哪些會計記錄和會計文件（

資料）可以作為會計檔案保存，哪些會計記錄、會計文件（

資料）不能作為會計檔案保存歸檔時間：就是會計人員或會計機構應當向本單位檔案人員或檔案部門移交整理好的會計檔案的時間歸檔要求：就是對會計文件（

資料）歸檔的職責，以及會計檔案保管單位的質量等所提出的相關要求歸檔份數(shù)：是指歸檔的會計文件（

資料）、會計記錄的實際份數(shù)歸檔手續(xù)：在移交會計檔案時，交接雙方必須按規(guī)定履行一定的移交手續(xù)第三節(jié)會計檔案的收集二、會計文件（資料）的歸檔制度會計文件（資料）歸檔制度的保證措施設計為了有效地保證上述各項規(guī)定事項能夠得到切實的貫徹施行應將有關類型的會計記錄或會計文件（

資料）的積累和歸檔，納入會計人員的崗位職責范圍，把歸檔工作落實到人，以保證歸檔的會計檔案的質量第三節(jié)會計檔案的收集二、會計文件（資料）的歸檔制度會計核算系統(tǒng)中電子會計檔案收集管理制度現(xiàn)金記賬憑證及日記賬的輸出及收集銀行記賬憑證、賬冊的輸出與收集轉賬憑證的輸入、輸出與收集科目匯總表、賬表打印時間打印輸出與簽章數(shù)據(jù)備份收集電子會計檔案的集中管理第四節(jié)會計檔案的整理一、會計檔案整理的內容會計檔案的分類會計檔案的組卷會計檔案的排列會計檔案的編目第四節(jié)會計檔案的整理二、會計檔案的分類分類要求：會計檔案的分類標準及分類方法的選擇與運用，應當具有一定的客觀性會計檔案的分類體系必須符合邏輯性要求會計檔案的分類體系和分類結果必須具有實踐性分類標準：來源標準時間標準內容標準形式標準第四節(jié)會計檔案的整理二、會計檔案的分類分類方法：會計年度-會計文件（資料）形式（憑證、賬簿、財務會計報告、其他會計資料）-保管期限分類法會計年度-保管期限-組織機構分類法會計年度-會計類型-文種（形式）-保管期限分類法保管期限-會計年度-文種分類法保管期限-文種-會計年度分類法第四節(jié)會計檔案的整理三、會計檔案的組卷紙本會計核算文件（資料）、記錄的立卷方法憑證的立卷方法賬簿的立卷方法財務報告的立卷方法紙本會計檔案的立卷編目擬制案卷題名填寫卷內目錄案卷封面其他項目的編目備考表的編目卷脊的編目第四節(jié)會計檔案的整理四、紙本會計檔案排列與案卷目錄的編制會計檔案的排列方法年度-類別-保管期限排列法年度-保管期限-組織機構分類排列法年度-會計類型分類排列法會計文件（資料）或會計記錄形式分類排列法會計檔案號的編制方法不需要向檔案館移交會計檔案的單位的會計檔案號高等院校財會檔案號需要向檔案館移交會計檔案的立檔單位會計檔案號第四節(jié)會計檔案的整理四、紙本會計檔案排列與案卷目錄的編制會計檔案案卷目錄的編制通常的做法：一個單位一個會計年度形成的會計檔案，應按會計核算與其他會計文件（資料）等大類各編一本目錄向檔案館移交會計檔案的立檔單位會計檔案號按會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計文件（

資料）四大類各編一本目錄一個單位一個會計年度形成的會計檔案，按保管期限降級排列編一本目錄第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置一、會計檔案鑒定的內容、意義和要求會計檔案鑒定工作的內容會計檔案價值的鑒定工作會計檔案質量的鑒別與審核工作會計檔案鑒定工作的意義有利于實現(xiàn)會計信息的優(yōu)化有利于合理地使用有限的人力、物力和財力資源有利于在發(fā)生突然事件時及時搶救重要的會計檔案有利于保證電子會計文件（資料）和記錄的證據(jù)價值第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置一、會計檔案鑒定的內容、意義和要求會計檔案鑒定工作的組織管理要求國務院財政部門和國家檔案行政管理部門主管全國會計檔案工作，共同制定全國統(tǒng)一的會計檔案鑒定工作制度，對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導縣級以上人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內的會計檔案工作，并對本行政區(qū)域內的會計檔案工作實行監(jiān)督和指導會計檔案鑒定工作應當由國家機關、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置二、會計檔案鑒定規(guī)則高齡規(guī)則客觀性規(guī)則整體性規(guī)則雙重價值規(guī)則當機立斷規(guī)則未結禁銷規(guī)則依附性規(guī)則可靠性規(guī)則第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置三、會計檔案鑒定標準和保管期限表會計檔案價值鑒定的一般標準會計檔案自身的屬性和保存狀況標準：來源標準、內容標準、時間標準、形式標準、完整性標準、依附價值標準、法律遵從標準會計檔案鑒定的社會利用需要標準：本單位財會工作、經(jīng)濟管理工作、經(jīng)濟決策工作的需要；審計單位檢查、核實有關經(jīng)濟事務的需要；公檢法部門依法調查有關經(jīng)濟案件的需要；單位員工的查詢需要；歷史研究的需要會計檔案的保管期限的劃分依據(jù)會計檔案的保管期限是依據(jù)會計檔案的價值大小及其發(fā)揮作用的時間的長短確定的第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置三、會計檔案鑒定標準和保管期限表各種保管期限會計檔案的構成第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置四、會計檔案的合理處置基本要求單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照程序銷毀第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置四、會計檔案的合理處置單位發(fā)生變動時會計檔案的處置要求單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關規(guī)定處置單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規(guī)定處置，各方可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置四、會計檔案的合理處置單位發(fā)生變動時會計檔案的處置要求單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案；對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業(yè)務單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應當由原各單位保管建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置四、會計檔案的合理處置單位發(fā)生變動時會計檔案的處置要求單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監(jiān)督第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置四、會計檔案的合理處置電子會計檔案的處置要求電子會計檔案應當與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交檔案接收單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環(huán)境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全第六節(jié)會計檔案信息的利用服務一、會計檔案信息的服務規(guī)則與要求會計檔案信息服務的基本原則：真實性原則可比性原則及時性原則公開公正性原則合理保密性原則會計檔案信息利用服務的基本要求：單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續(xù)，嚴禁篡改和損壞單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關規(guī)定必須借出的，應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內歸還第六節(jié)會計檔案信息的利用服務二、會計檔案信息利用服務的途徑與方式會計檔案信息利用服務的途徑：通過提供原件，滿足利用者的會計信息利用需要通過電子網(wǎng)絡平臺，滿足利用者的會計信息利用需要通過提供會計檔案副本或復制品，滿足會計信息利用者的利用需要通過提供會計信息加工品，滿足會計信息利用者的利用需要第六節(jié)會計檔案信息的利用服務二、會計檔案信息利用服務的途徑與方式會計檔案信息利用服務的方式：閱覽服務外借服務展覽與陳列制發(fā)復本制發(fā)會計檔案證明服務目錄信息服務咨詢服務第六節(jié)會計檔案信息的利用服務三、會計檔案內容的保密會計檔案內容泄密的渠道非法竊取單位會計檔案文件物質利誘、收買或恐嚇威脅會計檔案知密人會計人員或會計檔案管理人員流動帶走會計檔案機密信息會計人員從事第二職業(yè)假借合作名義，騙取重要財務信息宣傳人員缺乏保密意識，在對外宣傳過程中泄露機密會計信息在商業(yè)技術合作、洽談生意、座談交流等活動中，疏于防范而導致會計信息泄露會計檔案管理不善計算機網(wǎng)絡設施管理措施不善等會計檔案查詢使用權限失控等第六節(jié)會計檔案信息的利用服務三、會計檔案內容的保密OPSEC法的應用OPSEC（OpenPlatformforSecurity）