辦公自動(dòng)化實(shí)用教程

第1章辦公自動(dòng)化

辦公自動(dòng)化以先進(jìn)技術(shù)武裝辦公室為表現(xiàn)形式，以提高工作效率及管理水平，使辦公系統(tǒng)達(dá)到信息靈通、管理方便、決策正確為目的。辦公自動(dòng)化是一個(gè)多學(xué)科互相交叉、互相滲透的系統(tǒng)科學(xué)與工程，并以計(jì)算機(jī)、通信、自動(dòng)化技術(shù)作為支持技術(shù)，是現(xiàn)代信息社會(huì)的重要標(biāo)志。它涉及行為科學(xué)、社會(huì)學(xué)、管理科學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、人機(jī)工程學(xué)等多種學(xué)科.1.1辦公自動(dòng)化概述1.2辦公自動(dòng)化的模式1.3辦公自動(dòng)化的技術(shù)結(jié)構(gòu)1.4辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)1.5辦公自動(dòng)化的發(fā)展1.1辦公自動(dòng)化概述1.1.1什么是辦公自動(dòng)化1.1.2辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)1.1.3辦公自動(dòng)化的功能1.1.4辦公自動(dòng)化的意義1.1.5辦公自動(dòng)化的任務(wù)1.1.1什么是辦公自動(dòng)化辦公自動(dòng)化是一門綜合性技術(shù)，它能不斷地使人們的部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息系統(tǒng)。1.1.2辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)1．辦公自動(dòng)化是一門綜合性的學(xué)科2．辦公自動(dòng)化是一個(gè)人機(jī)信息系統(tǒng)3．辦公自動(dòng)化是對(duì)信息處理的一體化過(guò)程4．辦公自動(dòng)化可以提高辦公效率和辦公質(zhì)量1.1.3辦公自動(dòng)化的功能1．完善的文字處理功能2．較強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理功能3．語(yǔ)音處理功能4．圖像處理功能5．通信功能1.1.4辦公自動(dòng)化的意義1．實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的高效率、高質(zhì)量2．實(shí)現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度3．實(shí)現(xiàn)辦公過(guò)程的智能化1.1.5辦公自動(dòng)化的任務(wù)1．事務(wù)處理2．信息管理3．輔助決策1.2辦辦公公自動(dòng)化化的模式式傳統(tǒng)辦公公模式現(xiàn)現(xiàn)代辦辦公模式式傳統(tǒng)辦公公模式1．信息流流模式2．過(guò)程模模式3．?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)庫(kù)模式4．決策模模式5．行為模模式現(xiàn)現(xiàn)代辦辦公模式式辦公室的的分類1．確定型型事務(wù)處處理辦公公室2．非確確定型型決策策處理理辦公公室3．混合合型處處理辦辦公室室辦公自自動(dòng)化化系統(tǒng)統(tǒng)的層層次模模型1．事事務(wù)型型辦公公自動(dòng)動(dòng)化系系統(tǒng)（1））事務(wù)務(wù)型辦辦公自自動(dòng)化化系統(tǒng)統(tǒng)的功功能①文文字處處理功功能。。②個(gè)個(gè)人日日程安安排。。③行行文（（文件件）辦辦理。。④函函件處處理。。⑤文文檔資資料管管理。。⑥編編輯排排版。。⑦電電子報(bào)報(bào)表。。⑧其其他數(shù)數(shù)據(jù)處處理。。（2））事務(wù)務(wù)型辦辦公自自動(dòng)化化系統(tǒng)統(tǒng)的組組成事務(wù)型型辦公公自動(dòng)動(dòng)化系系統(tǒng)由由微機(jī)機(jī)配以以基本本辦公公設(shè)備備(復(fù)復(fù)印機(jī)機(jī)、打打印機(jī)機(jī)、傳傳真機(jī)機(jī)、印印刷系系統(tǒng)、、縮微微系統(tǒng)統(tǒng)、會(huì)會(huì)議用用各種種錄音音設(shè)備備和投投影儀儀等)、簡(jiǎn)簡(jiǎn)單的的通信信網(wǎng)絡(luò)絡(luò)、獨(dú)獨(dú)立支支持它它的具具有各各種基基本功功能的的軟件件(小小型關(guān)關(guān)系型型數(shù)據(jù)據(jù)庫(kù)軟軟件及及專用用軟件件等)等組組成。。2．管管理型型辦公公自動(dòng)動(dòng)化系系統(tǒng)（1））管理理型辦辦公自自動(dòng)化化系統(tǒng)統(tǒng)的功功能管理型型辦公公自動(dòng)動(dòng)化系系統(tǒng)除除擔(dān)負(fù)負(fù)事務(wù)務(wù)型辦辦公系系統(tǒng)的的全部部工作作外，，還要要完成成信息息管理理工作作。它它側(cè)重重于面面向信信息流流的處處理，，即工工業(yè)、、交通通、農(nóng)農(nóng)貿(mào)等等經(jīng)濟(jì)濟(jì)信息息流的的處理理，人人口、、環(huán)境境、資資源等等社會(huì)會(huì)信息息流的的處理理，以以及公公文文文件類類型的的信息息流的的處理理。（2））管理理型辦辦公自自動(dòng)化化系統(tǒng)統(tǒng)的組組成在事務(wù)務(wù)型辦辦公用用基本本設(shè)備備的基基礎(chǔ)上上，增增加高高檔微微機(jī)和和工作作站設(shè)設(shè)備、、通信信設(shè)備備。它它使用用的設(shè)設(shè)備比比事務(wù)務(wù)型的的設(shè)備備級(jí)別別要高高，而而且復(fù)復(fù)雜，，各部部門間間有很很強(qiáng)的的通信信能力力。除除通用用、專專用軟軟件外外，還還要求求有自自己的的信息息管理理系統(tǒng)統(tǒng)，在在事務(wù)務(wù)型辦辦公系系統(tǒng)的的基礎(chǔ)礎(chǔ)上加加入專專用數(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)庫(kù)。3．決決策型型辦公公自動(dòng)動(dòng)化系系統(tǒng)（1））決策策型辦辦公自自動(dòng)化化系統(tǒng)統(tǒng)的功功能決策型型辦公公自動(dòng)動(dòng)化系系統(tǒng)以以事務(wù)務(wù)處理理、信信息管管理為為基礎(chǔ)礎(chǔ)，主主要具具有決決策和和輔助助決策策的功功能。。其功功能的的強(qiáng)弱弱反映映了該該系統(tǒng)統(tǒng)水平平的高高低。。其數(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)庫(kù)還包包括模模型庫(kù)庫(kù)、方方法庫(kù)庫(kù)、知知識(shí)庫(kù)庫(kù)和專專家?guī)鞄?kù)等。。（2））決策策型辦辦公自自動(dòng)化化系統(tǒng)統(tǒng)的組組成設(shè)備在在綜合合通信信網(wǎng)的的支持持下工工作。。其軟軟件在在管理理型辦辦公自自動(dòng)化化系統(tǒng)統(tǒng)的基基礎(chǔ)上上，擴(kuò)擴(kuò)充了了決策策支持持功能能。它它具有有完善善的通通信網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)，，包括括本部部門的的專用用網(wǎng)絡(luò)絡(luò)和公公共網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)。?，F(xiàn)代辦辦公活活動(dòng)中中突出出地體體現(xiàn)了了“通通信化化”、、“計(jì)計(jì)算機(jī)機(jī)化””、““自動(dòng)動(dòng)控制制化””。它它將形形成一一個(gè)強(qiáng)強(qiáng)大、、高效效率的的信息息網(wǎng)，，是信信息社社會(huì)的的中樞樞。信信息經(jīng)經(jīng)處理理后服服務(wù)于于整個(gè)個(gè)辦公公領(lǐng)域域，大大大提提高了了工作作效率率。而而辦公公自動(dòng)動(dòng)化的的普及及和發(fā)發(fā)展，，使人人們從從重復(fù)復(fù)的簡(jiǎn)簡(jiǎn)單勞勞動(dòng)中中解放放出來(lái)來(lái)，將將精力力投入入到其其他有有創(chuàng)造造性的的工作作中，，促進(jìn)進(jìn)了整整個(gè)社社會(huì)的的發(fā)展展，最最終將將加快快全社社會(huì)的的自動(dòng)動(dòng)化（（生產(chǎn)產(chǎn)自動(dòng)動(dòng)化、、辦公公自動(dòng)動(dòng)化、、家庭庭自動(dòng)動(dòng)化））進(jìn)程程。1.3辦辦公公自動(dòng)動(dòng)化的的技術(shù)術(shù)結(jié)構(gòu)構(gòu)辦公自自動(dòng)化化的主主要技技術(shù)結(jié)結(jié)構(gòu)辦公自自動(dòng)化化的支支持技技術(shù)辦公自自動(dòng)化化的主主要技技術(shù)結(jié)結(jié)構(gòu)1．從從自動(dòng)動(dòng)化發(fā)發(fā)展水水平看看其技技術(shù)結(jié)結(jié)構(gòu)（1））任務(wù)務(wù)自動(dòng)動(dòng)化（2））運(yùn)行行自動(dòng)動(dòng)化（3））管理理自動(dòng)動(dòng)化2．從從自動(dòng)動(dòng)化發(fā)發(fā)展程程度看看其技技術(shù)結(jié)結(jié)構(gòu)（1））半自自動(dòng)化化技術(shù)術(shù)（2））綜合合自動(dòng)動(dòng)化技技術(shù)（3））高級(jí)級(jí)自動(dòng)動(dòng)化技技術(shù)辦公自自動(dòng)化化的支支持技技術(shù)1．計(jì)算算機(jī)技技術(shù)2．通信信技術(shù)術(shù)3．自動(dòng)動(dòng)化技技術(shù)1.4辦辦公公自動(dòng)動(dòng)化系系統(tǒng)的的建設(shè)設(shè)辦辦公公自動(dòng)動(dòng)化系系統(tǒng)的的建設(shè)設(shè)原則則辦公自自動(dòng)化化系統(tǒng)統(tǒng)的規(guī)規(guī)劃辦公自自動(dòng)化化系統(tǒng)統(tǒng)的管管理辦辦公公自動(dòng)動(dòng)化系系統(tǒng)的的建設(shè)設(shè)原則則辦公自自動(dòng)化化系統(tǒng)統(tǒng)的建建設(shè)原原則可可歸納納為積積極穩(wěn)穩(wěn)妥、、量力力而行行；統(tǒng)統(tǒng)籌規(guī)規(guī)劃、、分期期建設(shè)設(shè)；突突出應(yīng)應(yīng)用、、做好好服務(wù)務(wù)；因因地制制宜、、從簡(jiǎn)簡(jiǎn)到難難。辦公自自動(dòng)化化系統(tǒng)統(tǒng)的規(guī)規(guī)劃1．規(guī)規(guī)劃的的制定定（1）任務(wù)務(wù)需求求調(diào)查查（2）辦公公環(huán)境境調(diào)查查（3）系統(tǒng)統(tǒng)分析析（4）設(shè)備備選擇擇分析析（5）可行行性論論證2．規(guī)規(guī)劃的的可行行性分分析（1）技術(shù)術(shù)分析析（2））經(jīng)濟(jì)濟(jì)分析析（3））社會(huì)會(huì)分析析3．可可行性性報(bào)告告（1））目標(biāo)標(biāo)（2））資源源（3））結(jié)論論辦公自自動(dòng)化化系統(tǒng)統(tǒng)的管管理1．運(yùn)行行管理理（1）系統(tǒng)統(tǒng)的日日常管管理（2）系統(tǒng)統(tǒng)的日日志（3））系統(tǒng)統(tǒng)的修修改2．運(yùn)運(yùn)行檢檢查（1））系統(tǒng)統(tǒng)整體體功能能的檢檢查（2））系統(tǒng)統(tǒng)資源源利用用率的的檢查查（3））系統(tǒng)統(tǒng)評(píng)價(jià)價(jià)1.5辦辦公公自動(dòng)動(dòng)化的的發(fā)展展辦辦公公自動(dòng)動(dòng)化的的現(xiàn)狀狀辦公自自動(dòng)化化的未未來(lái)辦辦公公自動(dòng)動(dòng)化的的現(xiàn)狀狀一些發(fā)發(fā)達(dá)國(guó)國(guó)家已已實(shí)現(xiàn)現(xiàn)較高高程度度的自自動(dòng)化化。以以美國(guó)國(guó)和日日本為為例，，辦公公室已已高度度自動(dòng)動(dòng)化，，辦公公自動(dòng)動(dòng)化系系統(tǒng)已已實(shí)現(xiàn)現(xiàn)智能能化，，以網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)為為基礎(chǔ)礎(chǔ)將辦辦公自自動(dòng)化化與全全球范范圍的的信息息系統(tǒng)統(tǒng)結(jié)合合起來(lái)來(lái)，形形成統(tǒng)統(tǒng)一的的大型型信息息管理理系統(tǒng)統(tǒng)。但但是也也應(yīng)該該看到到，由由于政政治、、經(jīng)濟(jì)濟(jì)等方方面的的原因因，辦辦公自自動(dòng)化化在全全球范范圍的的發(fā)展展是不不平衡衡的，，在一一定程程度上上影響響了辦辦公自自動(dòng)化化的普普及和和發(fā)展展。辦公自自動(dòng)化化的未未來(lái)1．辦公公自動(dòng)動(dòng)化設(shè)設(shè)備不不斷涌涌現(xiàn)2．人機(jī)機(jī)界面面不斷斷改進(jìn)進(jìn)3．辦公公自動(dòng)動(dòng)化系系統(tǒng)集集成技技術(shù)4．辦公公自動(dòng)動(dòng)化系系統(tǒng)引引入了了多媒媒體技技術(shù)5．現(xiàn)代代化通通信技技術(shù)提提高了了辦公公自動(dòng)動(dòng)化系系統(tǒng)的的效能能辦公自自動(dòng)化化的發(fā)發(fā)展趨趨勢(shì)可可總結(jié)結(jié)為：：辦公公自動(dòng)動(dòng)化設(shè)設(shè)備向向高性性能、