如何管理外貿(mào)公司

如何管理外貿(mào)公司如何管理外貿(mào)公司（一）組成人員老板——追過程，求結果望遠鏡——追求結果的同時，注重培育良好業(yè)務員良好的操作習慣；外貿(mào)助理——做輔助、盯過程、勤匯報平面鏡——協(xié)助業(yè)務員做好后勤工作，及時向老板匯報操作進展；外貿(mào)業(yè)務員——強有力地正確執(zhí)行顯微鏡——把事情做細，從小處入手，精細的做好每一件事情！阿里客戶專員：幫助監(jiān)督過程、協(xié)調(diào)各部門、引導、激勵；共同的關鍵詞：開心、付出有回報（個人能力提升和經(jīng)濟收入）！（二）崗位職責與操作規(guī)范——業(yè)務員準備報價單：A報價單采用文本形式，其優(yōu)點文件小，不易受電腦病毒感染，海外買家更愿意接受。B報價單的確定需有生產(chǎn)部門和銷售部門的協(xié)助，大家經(jīng)過詳細分析，最后確定。爭取同一產(chǎn)品能有針對不同地區(qū)或特點客戶的多種報價，如一般來講中東和東南亞地區(qū)的客戶對價格特別敏感，要求第一次報價就有競爭力，而美國的客戶對產(chǎn)品的附加值和服務比較關心，報價時就要考慮這部分的成本，同時要向客戶說明。準備電子樣本、圖片：由于您公司的產(chǎn)品目錄上的產(chǎn)品圖片攝影已非常專業(yè)，因此我們將對其進行掃描處理，當然如有需要我們還可進行拍攝。您公司需對每份產(chǎn)品進行詳細表述，產(chǎn)品描述應該包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、最小定單量、關鍵人、價格、國際認證和技術參數(shù)等信息。準備實物樣本：需由設計和生產(chǎn)部門配合，每件產(chǎn)品要提供高質量的樣品，便于寄樣。接收客戶詢盤：具體操作人員每天至少三次收發(fā)email（早中晚各一次），出差時請指定有關人員代為接收和處理查詢。詢盤回復：確保回復每一個查詢，不要覺得希望不大就忽略查詢，重要的是和潛在的'買家建立良好的溝通，而不是立即有訂單。及時報價：一般無特殊情況，客戶的每次詢價提問確保在一天內(nèi)完成，盡量爭取在兩小時內(nèi)完成，同時要確保報價準確，如果需要，報價時連同電子樣本、報價單一起發(fā)出?；貜蜁r盡量告訴買家我們能為他做什么，扼要介紹公司并強調(diào)優(yōu)勢所在,完整填寫公司名稱、創(chuàng)辦年份、總資產(chǎn)、年銷售額、獎項、聯(lián)系人、電話和傳真等，讓買家感覺我們是一家很正規(guī)的公司。詢盤整理：由第三方提供專業(yè)的客戶管理工具。具體操作人員每天在買家發(fā)出查詢后，第一步：接收和評級，將所有詢盤按A、B、C、D級進行分組保存，第二步：建立買家數(shù)據(jù)庫：定期向買家發(fā)送市場資訊，行業(yè)動態(tài)，公司新聞；隔些日子，向買家發(fā)送最新的產(chǎn)品或最熱門的產(chǎn)品，并通知買家到網(wǎng)站上去看；新產(chǎn)品開發(fā)：尋求買家對新產(chǎn)品的要求和建議，或按照買家的要求定做新產(chǎn)品；出差拜訪客戶；利用買家數(shù)據(jù)庫找出目的地的客戶，并查看每次聯(lián)系的記錄，與買家約時間溝通；參加商展；利用買家數(shù)據(jù)庫通知買家攤位號，帶上商展的最新樣品，追蹤表格。按照買家反饋與買家約見面；利用買家數(shù)據(jù)庫寄送最新的樣本，樣品和節(jié)日問候及正常性商務問候；利用買家數(shù)據(jù)庫進行統(tǒng)計工作；了解客戶源實力，地域，性質和最受歡迎的產(chǎn)品。注：A級：有明確意向，成交可能性較大的客戶。B級：有意向，但有些猶豫，需要通過努力才能爭取的客戶。c級：有意向，但屬于長線采購，周期較長，不確定因素較多。D級：意向不明確，但也有可能成交。如果需要，每月由具體操作人員將所有A級客戶名單及具體情況提交給企業(yè)營銷負責人。7?客戶跟進：按ABCD級進行。A級：每周2次；B級：每周一次；C級：每半月一次；D級：每月一次；將所有的客戶資料(如老客戶、展覽會認識的客戶)放入CRM客戶管理系統(tǒng)中，而不只是來自阿里巴巴的郵件查詢。每次收到一個陌生的郵件查詢、電話或傳真時，先在客戶管理系統(tǒng)中查找他以前有沒有和您聯(lián)系過，問過產(chǎn)品，如果以前有過聯(lián)系，當時的進展如何？在對該客戶的情況有一個基本的判斷，進行更有效的后續(xù)跟進；如果該客戶以前沒有聯(lián)系過，則將他的資料錄入到系統(tǒng)中。系統(tǒng)地跟蹤每一個查詢，一般每半個月至少和客戶聯(lián)系一次，如果有參展、新產(chǎn)品發(fā)布或促銷活動，通知客戶，有可能的話盡量邀請客戶去會展現(xiàn)場面談。經(jīng)常利用客戶管理系統(tǒng)來發(fā)直郵給所有問過產(chǎn)品的買家。常發(fā)新產(chǎn)品附件給買家。從節(jié)省成本角度出發(fā)，合理利用電話、傳真、郵件。TEL電話：針對A級客戶了解詳細的情況；FAX傳真：傳真查詢用傳真回復(12小時以內(nèi))；POST:給買家提供最完整的資料，用特快專遞寄資料，設計一個反查詢表格隨信件一起發(fā)過去。8.客戶要求寄樣品：a.電子樣本。先寄電子樣本給客戶，因為速度快而且成本為零，還有樣本可隨時更新。b.真實樣品。樣品郵寄費一般采用樣品免費，快件費倒付方式，如果客戶對產(chǎn)品確有誠意，他會主動提出到付，這樣的客戶希望很大，關鍵就取決于樣品質量了。如果樣品量大，可以讓買家先由T/T方式匯到貴司帳號?！赓Q(mào)助理建立產(chǎn)品樣品圖片庫并編號登記供業(yè)務員人員更新產(chǎn)品信息，防止圖片引用沖突。為業(yè)務員開通并分配外貿(mào)管理軟件子帳戶，新人員上崗要及時開通軟件帳戶。員工離職立刻將帳戶凍結，轉移該帳戶下的客戶資源并分配給其他業(yè)務員，提醒業(yè)務員做好客戶跟進、解釋工作。新人員上崗培訓，培訓內(nèi)容為外貿(mào)軟件日常操作。產(chǎn)品信息發(fā)布和更新，引導外貿(mào)人員使用公司統(tǒng)一外貿(mào)報價模板。將新同事介紹給其他外貿(mào)同事和其他部門同事。做好配合。協(xié)助外貿(mào)人員制作公司統(tǒng)一對外宣傳電子模板、電子報價單、產(chǎn)品目錄，做好備份和更新工作。組織學習和培訓，接待阿里巴巴服務人員，組織外貿(mào)人員座談，將操作問題及時反饋出來，并做好記錄。當收到阿里巴巴外貿(mào)業(yè)務培訓和管理培訓時，及時將培訓內(nèi)容通知外貿(mào)業(yè)務員，無特殊情況一律參加培訓。管理培訓信息報告老板。監(jiān)督與匯報：通過外貿(mào)軟件監(jiān)督外貿(mào)業(yè)務員日常操作情況。每周六下班前以書面的形式將一周的工作情況和相關數(shù)據(jù)匯報老板，包括一周跟進的客戶，重點客戶情況等等（見附件）；營造良好的工作和學習氛圍，要與每個業(yè)務員保持相對獨立關系，不搞小團體，向老板負責。——老板關注結果的同時，更加關注過程。每周（原則上是每周三和周六下午）抽