11應(yīng)用英語秘書實務(wù)(共152張)

秘書實務(wù)案例：王秘書的一天那是一個秋天的星期一，王秘書早早來到單位上班。上周因辦公室李主任要趕在星期日下午外出開會，他倆便在周末加了一天半的班，趕寫好了領(lǐng)導(dǎo)交辦的4位局領(lǐng)導(dǎo)的講話稿，并交給張副局長審閱。今天上班時，王秘書便感到輕松，認(rèn)為只要等張副局長審?fù)旮?，交文印室印發(fā)就沒事了。但當(dāng)?shù)綇埜本珠L處取文稿時，張副局長卻認(rèn)為還要做些加工，增加些內(nèi)容，并要王秘書修改后再交他審閱。

王秘書回辦公室趕緊修改。8點30分左右，趙副局長要王秘書去見他，說剛接到電話通知，市委督查組要求本周三上午下班前報送一份關(guān)于小康區(qū)建設(shè)的綜合匯報材料。王秘書是2001年才來機關(guān)工作的，而小康區(qū)建設(shè)始于1996年，2002年基本建成，許多情況不熟悉，必須查閱大量的資料，并取得有關(guān)部門支持。王秘書接受了任務(wù)，立即打電話到有關(guān)部門索要材料，并親自去檔案局查閱有關(guān)資料。等到他心中有了一點數(shù)，回辦公室準(zhǔn)備擬稿時，已經(jīng)快11點了。當(dāng)他撰寫好提綱，到局長室請趙副局長審定時，卻被一把手鄭局長“逮”了個正著，鄭局長要王秘書陪同，去基層看一看企業(yè)改制工作進(jìn)展情況。

他們先后看了5家企業(yè)，聽取廠長匯報，深入車間聽取意見，并具體了解生產(chǎn)與銷售情況，對企業(yè)改制后的發(fā)展提出一些指導(dǎo)性的意見，這些王秘書都認(rèn)真做了記錄。

午餐后，王秘書將自己鎖在辦公室內(nèi)，先就鄭局長視察5家企業(yè)改制情況寫了一篇通訊稿。接著修改張副局長的要求審閱的4位領(lǐng)導(dǎo)的講話稿，一直到下午2點30分才改好。王秘書把文稿交到張副局長處審閱，張副局長說3點鐘有個會要開，他邊開會邊看文稿，要王秘書下班時去他那兒取文稿，連夜付印。王秘書把一些好的通訊稿交報社刊發(fā)后，回到辦公室。接下來的時間，他根據(jù)自己收集的材料，將趙副局長審閱通過的提綱充實調(diào)整，并進(jìn)行了必要的細(xì)化。他打算靜坐構(gòu)思，晚上動手一氣呵成。下班時，王秘書取回張副局長的審定稿，趕緊交文印室印制，并組織了幾位同事突擊裝訂。待他吃過晚飯回到辦公室要收看“新聞聯(lián)播”時，“新聞聯(lián)播”已經(jīng)結(jié)束了。王秘書泡了一杯濃茶，面對那尺把高的資料，專心致志地起草那篇大塊頭文章。初稿結(jié)束，已是次日凌晨3點鐘。那種如釋重負(fù)的感覺，至今都難以忘懷。星期一從7點40分進(jìn)辦公室，到第二天凌晨3點，大約19小時，王秘書都處于高度緊張狀態(tài)。放在平時，肯定由李主任承擔(dān)，而自己只是個配角罷了。但以后工作的經(jīng)歷卻告訴王秘書，秘書這種“拼命三郎”式的工作狀態(tài)實在是太正常了。思考：

1.星期一對秘書部門來說，有何特殊之處？

2.王秘書上班后共接受了哪些任務(wù)？說明了什么？

3.王秘書為什么不向一把手鄭局長說自己很忙，不能陪同？

4.王秘書撰寫局長視察企業(yè)改制情況的通訊稿，有無領(lǐng)導(dǎo)安排？王秘書此舉說明了什么？

5.19小時連續(xù)工作，再加上前面一天半加班，這說明秘書工作在時間上有何與眾不同？緒論學(xué)習(xí)目標(biāo)：

1、理解秘書的含義、秘書工作的主要特征以及秘書學(xué)的學(xué)科特征；

2、了解不同層次秘書的異同、不同類型的秘書機構(gòu)以及秘書工作的主要內(nèi)容。學(xué)習(xí)重點：秘書工作的主要內(nèi)容及特征、應(yīng)用秘書的基本

屬性分析案例、秘書學(xué)的概念、研究對象及方法。第一節(jié)秘書

“秘書”一詞在我國最早出現(xiàn)于漢代，最初的涵義不是指人，而是指物：一是指宮中秘藏之書。二是指用隱語預(yù)卜吉兇或未來作出預(yù)言的讖諱、圖箓之書。到了公元2世紀(jì)，東漢桓帝時，“秘書”一詞才開始用來作為官員職務(wù)的名稱。三、輔臣：西方社會的國務(wù)大臣四、行政職位：各級政府機關(guān)、大型國企及事業(yè)單位

都設(shè)有辦公室主任和秘書長。秘書成為管理和處

理日常行政事務(wù)的重要人員。五、社會職位

歷代封建王朝雖然大都設(shè)有名為“秘書”的官職（如“秘書監(jiān)”、“秘書郎”、“秘書丞”等），但其職能主要是掌管圖書典籍，都不是現(xiàn)代意義上的秘書。而那些替封建王朝真正從事秘書工作的官員，卻不冠以“秘書”的稱謂，而分別冠以“中書令”、“中書舍人”、“記室史”、“掌書記”、“主簿”等稱謂。

曹操曾設(shè)秘書令，是我國歷史上第一次出現(xiàn)的現(xiàn)代“秘書”一詞涵義基本相同的古代秘書官職。不久，魏文帝曹丕即位，“置中書令，典尚書奏事；而秘書改令為監(jiān)”（《晉書·百官志》）“秘書”這個字眼可以說是一個翻譯名詞，即英文Secretary這個詞又是從羅馬時代的Secretarius而來，意為守密的人(thekeeperofsecret)。到了十五及十六世紀(jì)，開始有所謂的國際貿(mào)易，秘書的地位也顯著地提升。到了1880年末期，由于“寫字機”的發(fā)明，許多婦女才因此有了機會進(jìn)入這一行。

1930年代以后，男性秘書逐漸減少，女性秘書越來越多。秘書的定義：

1.國際秘書聯(lián)合會：秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊助手，他（她）掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實際行動顯示出主動性和判斷能力，并且在所給與的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定。

2.《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》職業(yè)定義：從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施提供服務(wù)的人員。

3.秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助者和公務(wù)服務(wù)人員，他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦公、辦會、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、決策者的參謀和助手。二、秘書的層次及分類從秘書服務(wù)對象的性質(zhì)來劃分，可分為公務(wù)秘書和私人秘書兩類。1、公務(wù)秘書

公務(wù)秘書是指為黨政機關(guān)、軍隊、社會團(tuán)體、國營（或集體）企事業(yè)單位服務(wù)的秘書。公務(wù)秘書是國家工作人員，由組織或人事部門選調(diào)，從國家或所在單位（集體企事業(yè)）領(lǐng)取工薪，在編制上屬于所服務(wù)的機關(guān)或單位。我國的秘書人員，多數(shù)屬于公務(wù)秘書。（1）集體秘書。指為整個機關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)班子整體服務(wù)而不是為某一個領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)的的秘書。我國各級黨政機關(guān)、軍隊、企事業(yè)單位和社會團(tuán)體的秘書，大都屬于集體秘書。（2）專職秘書。指專門為某個領(lǐng)導(dǎo)者、專家服務(wù)的秘書（有時也稱為某某領(lǐng)導(dǎo)者或?qū)＜业乃饺嗣貢?。專職秘書服?wù)的對象雖然是某個領(lǐng)導(dǎo)者或?qū)＜遥詫儆趪腋刹烤幹频墓ぷ魅藛T，同樣是從國家或所在單位（集體）領(lǐng)取工薪（這與私人出資聘用的私人秘書不同）。二、秘書的層次及分類2、私人秘書（非公務(wù)秘書）

私人秘書是指由私人出資聘請并為聘請者服務(wù)的秘書。這類秘書又可分為外資企業(yè)秘書、中外合資企業(yè)秘書、中外合作企業(yè)秘書、民辦企事業(yè)秘書、民辦團(tuán)體秘書、專業(yè)戶或個體戶秘書以及其他個人聘用的秘書等。這類秘書不屬于國家編制的工作人員，其工薪由聘用者支付。二、秘書的層次及分類按照秘書人員所從事的行業(yè)來劃分，可分為黨務(wù)秘書行政秘書軍事秘書司法秘書外交秘書新聞秘書教學(xué)秘書科研秘書等。二、秘書的層次及分類按照秘書人員所從事的工作內(nèi)容劃分1、行政秘書：指負(fù)責(zé)機關(guān)日常行政管理工作以及總務(wù)后勤事務(wù)的秘書人員。2、文字秘書

:指以撰擬、處理文稿為主要工作的秘書人員，即人們通常所說的機關(guān)或單位的“筆桿子”、“秀才”。3、機要秘書

:指在黨、政、軍機關(guān)從事機密文電的翻譯、處理及保管的秘書。機要秘書通常包括譯電員、機要保密員等。4、信訪秘書:指辦理人民群眾來信來訪工作的秘書人員。其職責(zé)是通過辦信、接訪，溝通領(lǐng)導(dǎo)與人民群眾的聯(lián)系，加速政策的貫徹落實。5、通訊秘書：指負(fù)責(zé)管理通訊事務(wù)以及各種通訊設(shè)備（如電話總機、電傳、傳真等）的秘書人員。6、生活秘書：指在生活方面給領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)和幫助的秘書人員。生活秘書通常是專為較高級的領(lǐng)導(dǎo)人配備的。二、秘書的層次及分類按秘書承擔(dān)職責(zé)范圍大小和工作任務(wù)輕重，在縱向上分為三個層次。1、高級秘書：指秘書長、辦公廳（室）主任。雖然他們工作的機關(guān)、單位不同（在中央機關(guān)或地方機關(guān)),但都是領(lǐng)導(dǎo)者的重要助手，日常行政工作的負(fù)責(zé)人，有的人本身就是領(lǐng)導(dǎo)成員。如政府的秘書長，同時也是政府的領(lǐng)導(dǎo)成員之一。其職責(zé)是“參與政務(wù)，管理事務(wù)”，協(xié)助首長綜合情況、研究政策、掌握機要、推行工作，以及主持日常行政事務(wù)工作等。2、中級秘書：指辦公廳（室）主任以下及下屬的秘書處長或秘書科長、秘書股長、文字秘書。他們負(fù)責(zé)起草文稿、辦理公文、調(diào)查研究、收集和整理信息資料等工作。其工作成效，對領(lǐng)導(dǎo)者的決策有重要作用。3、初級秘書：指在辦公廳（室）、秘書處（科）內(nèi)從事操作性、服務(wù)性工作的秘書，如打字、印校、速記、接待、應(yīng)對電話、文件收發(fā)保管和其它事務(wù)工作是其主要任務(wù)。他們不一定有秘書的職稱，但通常也被稱為秘書工作人員。

一、官員秘書是以秘書命名的官員。如英國的外交秘書、國防秘書；瑞士、奧地利各部設(shè)有部長的同時還設(shè)有國務(wù)秘書等；大型組織的秘書長等。其擁有法定的專門職權(quán)，屬國家高級官員，只是對政府首腦而言，帶有一定的輔助性質(zhì)。

我國和其他國家高級官員和企業(yè)首腦身邊，設(shè)有助理或特別助理，也是政府和企業(yè)首腦身邊的官員秘書。有些大型組織設(shè)有秘書長。也屬于官員秘書。高級秘書二、秘書部門負(fù)責(zé)人是領(lǐng)導(dǎo)者身邊的高級助手，是機關(guān)日常事務(wù)的具體組織者、設(shè)計者和推動者，是各種公務(wù)往來關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)者。一般是指各級政府辦公廳（室）、企事業(yè)單位的辦公廳、辦公室的負(fù)責(zé)人。特征：全面的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作技能，實踐中參謀助手的作用體現(xiàn)的最充分；2.管理和辦事能力以及人際交往溝通能力；3.與領(lǐng)導(dǎo)人工作有良好的配合關(guān)系；4.由卓越工作才干或較高文化素養(yǎng)的基層負(fù)責(zé)人擔(dān)當(dāng)；5.是培養(yǎng)全面領(lǐng)導(dǎo)人的重要臺階；6.不同的組織系統(tǒng)中，秘書部門負(fù)責(zé)人的職權(quán)、職位職能差異較大。高級秘書三、領(lǐng)導(dǎo)人的專職秘書這類秘書直接對特定領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)，工作圍繞特定領(lǐng)導(dǎo)人展開并直接受特定領(lǐng)導(dǎo)人指揮。特征：1.特定的服務(wù)對象；2.主輔配合的一一對應(yīng)性；3.影響力和工作范圍有一定的彈性；4.與特定領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)系更為密切。各國政界要員、企事業(yè)單位及社會團(tuán)體的領(lǐng)導(dǎo)者，一般都配有專門為自己公務(wù)服務(wù)的秘書。高級秘書二、秘書的層次及分類國外秘書人員，根據(jù)各人承擔(dān)責(zé)任大小和資歷條件等方面的不同，也在縱向上分為不同的層次。例如英國，把屬于政府文官系統(tǒng)的秘書，分為行政級、執(zhí)行級、文書級、助理文書級四個層次；日本企業(yè)界的秘書，則分為見習(xí)秘書、初級秘書、中級秘書、高級秘書四個層次。全國秘書職業(yè)資格考試申報條件

具備下列條件之一者均可申報

初級：

1、從事秘書職業(yè)一年以上；

2、職業(yè)學(xué)校秘書專業(yè)畢業(yè)；

3、經(jīng)過本職業(yè)初級正規(guī)培訓(xùn)。

中級：

1、取得初級秘書資格職業(yè)證書，從事秘書工作兩年以上并經(jīng)本職業(yè)中級正規(guī)培訓(xùn)；

2、取得初級秘書資格職業(yè)證書并從事秘書工作三年以上；

3、從事秘書工作四年以上并未經(jīng)本職業(yè)中級正規(guī)培訓(xùn)；

4、秘書專業(yè)大學(xué)?？飘厴I(yè)。全國秘書職業(yè)資格考試申報條件高級：

1、取得中級秘書資格職業(yè)證書，從事秘書工作兩年以上并經(jīng)本職業(yè)高級正規(guī)培訓(xùn)；

2、取得中級秘書資格職業(yè)證書并從事秘書工作三年以上；

3、從事秘書工作十年以上并經(jīng)本職業(yè)正規(guī)培訓(xùn)；

4、大學(xué)?？泼貢鴮I(yè)畢業(yè)后并從事秘書工作三年以上；

5、大學(xué)本科秘書專業(yè)后并從事秘書工作兩年以上。考試內(nèi)容：職業(yè)道德、文書基礎(chǔ)、辦公自動化、速記基礎(chǔ)、法律與法規(guī)、企業(yè)管理基礎(chǔ)、商務(wù)溝通、辦公環(huán)境管理、常用文書寫作、會議與商務(wù)活動、信息與檔案全國秘書職業(yè)資格考試考試形式及時間

秘書資格認(rèn)證考試時間一般為每年的5月和11月第三個周末，考試前一個半月結(jié)束報名

國家秘書職業(yè)資格證書由國家勞動和社會保障部推出。考試內(nèi)容分秘書（涉外）、秘書（普通）兩個種類，每個種類分國家職業(yè)資格五級、四級、三級和二級共四個級別。其中，秘書（涉外）專業(yè)外語考核設(shè)英語、日語、俄語3個語種，報考人員可根據(jù)自己的專業(yè)語種，任選一種語言應(yīng)試。成績計算：（一）各級秘書考試的整體及其中各組成部分均按滿分的60%計算及格分?jǐn)?shù)線，有一項不及格即視為秘書總成績不及格。（二）總成績不及格，且僅一項成績不及格者，其合格成績保留一年有效，保留期內(nèi)可自愿申請參加一次不及格科目所在考試段的補考。（三）證書成績計算按理論知識成績和操作技能成績兩部分折算，即五級、四級和三級秘書中的各項及格成績相加÷2后的分?jǐn)?shù)為理論知識成績和操作技能成績。秘書二級中的各項及格成績相加÷3后的分?jǐn)?shù)為理論知識成績和操作技能成績。涉外秘書的外語成績單獨計算。第二節(jié)秘書機構(gòu)地位和功能：在各類管理機關(guān)內(nèi)，秘書機構(gòu)是領(lǐng)導(dǎo)決策層的綜合辦事機構(gòu)和公務(wù)服務(wù)的部門，在領(lǐng)導(dǎo)決策層和執(zhí)行層之間發(fā)揮著橋梁和紐帶的作用。構(gòu)建原則：精簡、效能、適應(yīng)需要的原則工作任務(wù)：辦文、辦會、辦事；輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、處理信息、督促檢查、處理來信來訪、操辦公關(guān)事等。第三節(jié)秘書工作秘書工作的涵義：廣義和狹義即一般意義上的秘書工作與嚴(yán)格意義上的秘書工作。一般意義上的秘書工作,既服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作，又服務(wù)于機關(guān)工作，服務(wù)的對象與范圍較為廣泛；嚴(yán)格意義上的秘書工作，主要服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作，側(cè)重于為領(lǐng)導(dǎo)者的決策與管理服務(wù)。本課程采用一般意義上的秘書工作，是指秘書機構(gòu)和秘書人員圍繞領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)人提供輔助服務(wù)過程中所展開的一系列近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)活動。包括政務(wù)和事務(wù)，內(nèi)容十分繁雜多樣。一、秘書工作的主要內(nèi)容簡單地說：參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)。就我國而言，大致有以下15項：（1）文書撰寫（2）文書制作（3）文書處理（4）檔案管理（5）會議組織、會展工作（6）調(diào)查研究（7）信息資料工作（8）信訪工作（9）接待工作（10）協(xié)調(diào)工作（11）督查工作（12）日程安排（13）日常事務(wù)（14）辦公室管理（15）其他臨時交辦事項也可分為政務(wù)性工作和事務(wù)性工作兩大類，具體如下：政務(wù)性工作：調(diào)查研究、輔助決策、信息工作、組織協(xié)調(diào)工作、督察工作；事務(wù)性工作：文書檔案工作、會務(wù)工作、信訪接待工作、值班印信工作、機要保密工作、機關(guān)事務(wù)管理及辦公室管理、領(lǐng)導(dǎo)日程安排和其他臨時交辦事項等。一、秘書工作的主要內(nèi)容一、秘書工作的主要內(nèi)容秘書工作的主要內(nèi)容中介溝通文書及檔案工作信息工作事務(wù)辦理督促檢查綜合協(xié)調(diào)參謀輔助會務(wù)操辦二、秘書工作的基本屬性和主要特征（一）秘書工作的基本屬性：

1.近身輔助性（指秘書工作的位置）

2.綜合，是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對全局工作的整合，政務(wù)和事務(wù)；例行和突發(fā)

3.輔助，即秘書在與領(lǐng)導(dǎo)配合中的作用是輔助而非主持。相對于主導(dǎo)，助手和配角，從屬與被動

4.服務(wù)性：屬于第三產(chǎn)業(yè)，服務(wù)的直接性、穩(wěn)定性、廣泛性

5.機密性：保守秘密和看管文書綜上所述，秘書工作的屬性可以概括為：近身綜合輔助。（二）秘書工作的主要特征領(lǐng)導(dǎo)近身綜合輔助性（基本屬性）角色意識多重性（人）公共事務(wù)操辦性（事）職能活動中介性（空）作息邊界模糊性（時）主輔運作協(xié)同性（關(guān)系）工作績效隱透性（效果）第四節(jié)秘書學(xué)秘書學(xué)的內(nèi)涵:是一門研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的綜合性、應(yīng)用性的科學(xué)。通俗地說，秘書學(xué)就是研究秘書人員如何作好秘書工作的科學(xué)。秘書學(xué)研究的目的:

指導(dǎo)秘書工作，提高秘書工作效率，優(yōu)化秘書工作效果，培養(yǎng)秘書人才。秘書學(xué)研究的對象：

以研究秘書、秘書機構(gòu)和秘書工作為對象一、秘書學(xué)的誕生與發(fā)展秘書工作歷史悠久，十分古老；而我國當(dāng)代秘書學(xué)誕生于20世紀(jì)80年代初。原因：

古代文獻(xiàn)存于宮禁之中，研究難度大建國后，受“左”干擾，沒有引起重視改革開放后，現(xiàn)實的迫切需要，應(yīng)運而生

條件：

悠久的歷史，客觀的事實和經(jīng)驗；

國家重視，宏觀指導(dǎo)；

寬松的環(huán)境，實踐工作者和理論工作者共同

攜手研究。二、我國當(dāng)代秘書學(xué)的學(xué)科特征秘書學(xué)作為一門綜合性的應(yīng)用學(xué)科，其學(xué)科特征主要體現(xiàn)在實踐的應(yīng)用性、理論的兼容性和時代的發(fā)展性三個方面。與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系：管理和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)理論服務(wù)的對象社會、經(jīng)濟(jì)、政治、文化、科技、法律等活動的環(huán)境決策學(xué)、運籌學(xué)、信息論、文書學(xué)、寫作學(xué)等業(yè)務(wù)內(nèi)容第二章秘書職能范疇思考：

秘書工作包含哪些范圍？你認(rèn)為秘書職能有哪些？辦公室文員的一天06:30起床，07:00從家里出發(fā)，站在擁擠的公交車上奔赴單位。

07:40到單位（上班時間為08:30），邊放下包邊啟動電腦。等待電腦開機的這段時間，拿起抹布和拖把，簡單地擦一下辦公室和地面，然后打開窗戶。

08:00回到電腦前，查看電子郵箱，然后查看今天的備忘錄及日志安排表。

08:20到一樓收發(fā)室，取回報紙和信件分好。然后瀏覽報紙主要新聞，發(fā)現(xiàn)一則行業(yè)新聞，找到報紙的PDF版下載保存。然后把報紙送到領(lǐng)導(dǎo)辦公室。

08:40接到第一個電話，是工程部的，要求取A4紙。放下電話，寫昨天沒有寫完的月末總結(jié)。

08:45工程部的劉工程師來領(lǐng)紙，申請單差他們領(lǐng)導(dǎo)的簽名，讓他去不前。他說他們工程部經(jīng)理不在，而他急用。我讓他找我的上司。5分鐘后，劉工程師簽好字，發(fā)了5包紙。

辦公室文員的一天09:10月末總結(jié)剛寫完第二部分，第二個電話響了。是公司陳副總的電話，要求行政部安排一輛車去南山。

09:15填好派車單，請上司簽字，然后交給司機，并告訴陳副總出車的車號與司機。辦完事后又回辦公室寫總結(jié)。

10:15終于寫完總結(jié)初稿，。這是上司來了，要我去復(fù)印幾份材料，然后將原件歸檔。

11:00文件復(fù)印好后連同總結(jié)稿一同交給上司，請他審核。

12:00做好總結(jié)匯報PPT。

12:15去食堂吃自助午餐。

12:30回到辦公室休息，打開電腦，進(jìn)入美國MSNBC網(wǎng)站，收聽網(wǎng)站英語視頻新聞。

13:30開始下午的工作，接聽了兩個電話。

14:00銷售部需要送一份合同到本韻公司。銷售部助理休假，上司讓我去送。

16:00返回公司。

16:30安排明天的工作，填寫工作日程表。

17:00下班回家。

國際秘書協(xié)會確定的秘書工作內(nèi)容1.以速記機下上司交代的事項2.執(zhí)行上司在錄音留言中交辦的事項3.檔案管理4.閱讀并分類信件5.以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系6.替上司訂約會并做好記錄7.接上司口頭或書面指示完成信函8.在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函9.接待來訪賓客10替上司接洽外界人士11.自動處理例行的事務(wù)12.為上司安排旅行或考察13.替公司賓客訂飯店、機票等14.準(zhǔn)備好公司要公開的資料15.替上司收集演講或報告資料16.協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告17.整理并組織好粗略的資料18.替上司保管私人的、財務(wù)的或其他記錄19.協(xié)助上司申報所得稅及辦理退稅20.督導(dǎo)一般職員或速記員21.安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要22.復(fù)印資料第一節(jié)辦公事務(wù)輔助辦公事務(wù)輔助在秘書職能活動中是大量的、經(jīng)常性的、基礎(chǔ)性的，主要包括辦文、辦會、辦事以及辦公環(huán)境管理等，是領(lǐng)導(dǎo)活動和管理組織運轉(zhuǎn)不可缺少的輔助和服務(wù)環(huán)節(jié)。文稿撰擬文書運行文書整理文獻(xiàn)材料的保管和利用辦文文稿撰擬文稿撰擬應(yīng)該注意的問題：1.要明確自己代筆者的地位；2.要準(zhǔn)確使用規(guī)范的文種；3.要選用準(zhǔn)確而不含混、莊重不易產(chǎn)生歧義的語言表達(dá)；4.要反復(fù)進(jìn)行認(rèn)真修改；5.要有可靠依據(jù)；6.要有精益求精認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。草擬文書應(yīng)注意的問題1.內(nèi)容要符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定2.主題正確、務(wù)實、集中、鮮明3.觀點要明確、條理要清楚，表達(dá)要準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)。注意結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層用“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。4.語言準(zhǔn)確嚴(yán)密、簡練明了、莊重得體，直述不曲，篇幅力求簡短。5.詞語要規(guī)范，標(biāo)點要準(zhǔn)確，書寫要工整，文稿中的人名、地點、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。引用某份公文，應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號；日期應(yīng)寫明具體年、月、日。6.文稿中涉及計量單位時，必須使用國家法定的標(biāo)準(zhǔn)計量單位。穩(wěn)重點餓數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。7.文內(nèi)如果要使用簡稱，首先要用全稱，然后注明簡稱8.公文文中應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定9.擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。10.有些文稿內(nèi)容涉及其他部門的職責(zé)權(quán)限，必須征求相關(guān)部門單位的意見，做好會商工作，以達(dá)成共識。協(xié)商不成，不能單獨對外行文。文書運行文書運行包括收文和發(fā)文兩個程序化運行過程。公文處理的流程如下：簽收登記審核擬辦收文辦理承辦催辦注辦平時歸類整理歸檔辦理復(fù)文發(fā)文辦理調(diào)研草擬審核簽發(fā)復(fù)核繕印批辦校對用印登記封發(fā)1.授意。單位組織的領(lǐng)導(dǎo)或者秘書部門的負(fù)責(zé)人想準(zhǔn)備擬寫稿件的人交代擬寫稿件的任務(wù)。此時領(lǐng)導(dǎo)會把你寫的目的、意圖、對象及內(nèi)容等交代清楚，然后由擬寫稿件的人根據(jù)意見起草文稿。

2.擬稿。也稱為草擬。草擬是發(fā)文的第一個環(huán)節(jié)，也可以是收文中“承辦”的繼續(xù)。

3.審核。又稱核稿或者審閱，是指草擬好的文稿在送到單位領(lǐng)導(dǎo)處簽發(fā)前，由秘書部門負(fù)責(zé)人對文稿內(nèi)容、文種、用詞等方面進(jìn)行全面的檢查，以避免擬稿過程中不必要的錯誤。

目的：保證文書質(zhì)量，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)或上級的時間和精力。

審核必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、全面細(xì)致審核三關(guān)：行文管、政策關(guān)、文字關(guān)。

4.簽發(fā)。又稱為“會簽”。指單位的領(lǐng)導(dǎo)人對秘書部門負(fù)責(zé)人審核過的文稿進(jìn)行最后的審查，審查無誤后再發(fā)文稿紙的相應(yīng)欄目里簽署意見并注明簽發(fā)人的姓名及年月日。

簽發(fā)使公文草稿轉(zhuǎn)變成定稿，標(biāo)志其已批準(zhǔn)成為代表發(fā)文機關(guān)的文書。簽發(fā)是文書形成的一個重要環(huán)節(jié)，只是簽發(fā)人不是秘書，而是有權(quán)簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)。簽發(fā)人對要簽發(fā)的文書全面負(fù)責(zé)，所以簽發(fā)之前必須認(rèn)真審核。

5.復(fù)核。是發(fā)文過程中的第二次審核，是在正式的公文印制出來前，秘書部門對簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核審查。主要檢查內(nèi)容有：文稿查閱、審批、簽發(fā)的手續(xù)是否完備，流程是否合乎規(guī)定；文稿所附帶的文件材料是否齊全，是否存在錯漏；文稿的格式是否統(tǒng)一規(guī)范。6.繕印。指對經(jīng)復(fù)核沒有問題的定稿進(jìn)行技術(shù)加工，制作正式文書的過程。這一過程中文書有不同的名稱：草稿、定稿、正本、副本、存本。從草稿到定稿的環(huán)節(jié)是簽發(fā)，從定稿到正本的環(huán)節(jié)是繕印。

繕印注意的問題:(1).繕印文件以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的原稿為依據(jù)，從文字到格式都不得改動。(2).音質(zhì)的版面、格式符合規(guī)定，要嚴(yán)格按照規(guī)定的公文格式印制。(3).字跡清晰，頁面整潔美觀，頁碼不錯不漏，雙面印刷，左側(cè)裝訂。(4).需要在規(guī)定的時間內(nèi)完成，并做好保密工作。7.校對。校對是以簽發(fā)的定稿為基準(zhǔn)，對繕印本進(jìn)行核對，保證文書各方面無誤。

校對的重點：校正與原稿不符的部分，補正被遺漏的部分，校正錯別字詞，校正標(biāo)點符號、公式、圖表方面的錯漏，糾正格式方面的差錯，查找公文中的疏漏。末頁盡量避免無正文現(xiàn)象；如無法避免，應(yīng)注明“此頁無正文”。發(fā)出的文件必須加蓋機關(guān)印章。校對中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)向公文審核人員反映，對實質(zhì)內(nèi)容的改動須征得簽發(fā)人統(tǒng)一。8.用印。指在有必要加蓋印章的文書正本上加蓋機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人印章的過程。在文書上蓋印是證實公文效用的一種標(biāo)志。騎年壓月，不壓正文9.登記對發(fā)出的公文采取薄式或卡片式、聯(lián)單式、活頁式的登記方式。登記項目：發(fā)文字號、發(fā)文日期、文件標(biāo)題、保密等級、發(fā)往機關(guān)、附件、份數(shù)、承辦單位、卷案號等，若是回復(fù)對方的文書，還需注明收文編號。對發(fā)文進(jìn)行認(rèn)真的登記。是文書管理、查考的重要基礎(chǔ)。10.封發(fā)，也稱分發(fā)。

指對撰制登記好的文書進(jìn)行封裝、向外發(fā)出的過程，是一項細(xì)致的工作。只送和專送的文件，要嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。不邀請別人代勞，以免出現(xiàn)不必要的意外情況，造成損失。

封發(fā)的程序（1）寫好文件、文書封套或函件信封；（2）填好并檢查所有封套標(biāo)記；（3）檢查發(fā)文登記；（4）核對封套與封內(nèi)文書一致并加封后，按相應(yīng)的方式發(fā)出。發(fā)文注意事項：

1.可以通過口頭匯報、請示或者當(dāng)面協(xié)商的，都不需要行文，盡量減少程序，提高工作效率。

2.要保持文稿與過去所發(fā)公文之間的連續(xù)性、邏輯性。

3.簽發(fā)公文應(yīng)當(dāng)符合存檔要求。不得使用圓珠油筆和鉛筆，不得使用藍(lán)色或藍(lán)黑色以外其他顏色的墨水。

4.對已經(jīng)辦理完畢的發(fā)文，可按照某種標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，進(jìn)而形成案卷進(jìn)行保管。收文的主要程序：簽收、登記、分發(fā)、傳閱、擬辦、承辦、催辦、注辦一、簽收簽收是文件處理的第一個環(huán)節(jié)，是指秘書部門對收到的文件進(jìn)行清點確認(rèn)的過程。簽收文件要注意“五查”：

一查來文封套上所注的收文機關(guān)是否與本機關(guān)名稱相符；二查來文封套有無拆封或破損現(xiàn)象；三查來文封號是否與遞送人簽收薄上所登記的封號相符；四查所列文件總件數(shù)與實有件數(shù)是否相符；五查發(fā)文日期是否相符。經(jīng)檢查核對，確認(rèn)無誤的文件方可履行接收簽字手續(xù)，簽名并簽注收到時間。急件要注明收到的具體時間，具體到時、分，以備查考。

簽收后要進(jìn)行拆封，又叫啟封。是有權(quán)拆封的秘書對來文拆剪封套，檢查封套內(nèi)來文的程序。拆封工作應(yīng)認(rèn)真對待，除指定專人（即內(nèi)收發(fā)人員）或主管文件工作的機要秘書拆封外，其他人員不得拆封。拆封范圍：封套上標(biāo)明送本機關(guān)、機關(guān)辦公室（秘書部門）以及機關(guān)“負(fù)責(zé)人”收的所有信件。拆封注意的事項：1.領(lǐng)導(dǎo)人的親啟件沒有經(jīng)過授權(quán)，秘書人員不得啟封2.信封上標(biāo)明送本機關(guān)或?qū)懨鳌稗k公室收”的文件，可以直接啟封3.急件、密件等要有限開封，以保證得到及時處理4.拆封后，應(yīng)從封套里將文件全部取出，對照發(fā)發(fā)文通知單檢查附件及其他的資料是否齊全。核對后沒有錯誤在發(fā)文通知單上簽字寄回原單位。二、登記

登記是對拆封后的文件先在首頁蓋章，然后再登記。需要登記的文件有：（1）上級機關(guān)指導(dǎo)性的、參閱性的或需要辦理的文件（2）下級機關(guān)的請示性、報告性的文件；（3）帶有密級的重要資料；（4）機關(guān)內(nèi)部使用的文件、會議文件和音像文件不需要登記的文件有：（1）領(lǐng)導(dǎo)人的親啟件（2）事務(wù)性的通知、便函等（3）一般性的簡報（4）公開的和內(nèi)部不保密的出版物（5）已經(jīng)被其他綜合性質(zhì)的文件包括的文件收文登記的形式有：簿冊式、聯(lián)單式、卡片式。三、分發(fā)指秘書對收文進(jìn)行篩選分類后，根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度、緩急時限與機關(guān)內(nèi)各部門的職責(zé)范圍，將經(jīng)過登記的收文分送給各有關(guān)部門閱知與辦理的行為。四、傳閱

指對擬辦的須送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門閱知的文件組織傳遞和閱讀，以利于文件及時有效地處理，提高辦文效率的過程。供傳閱的文件主要分兩種情況：一是閱知文件，另一種是需要辦理的文件。五、擬辦

指秘書根據(jù)來文的具體情況，對來問如何處理拿出初步的意見，供領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人設(shè)和決定的過程。需要擬辦的文件有：1.上級機關(guān)下達(dá)的需要領(lǐng)導(dǎo)傳閱或需要本機關(guān)辦理的文件2.下級機關(guān)或內(nèi)設(shè)部門上報的需領(lǐng)導(dǎo)閱知或本機關(guān)答復(fù)的文件。3.其他機關(guān)主送本機關(guān)并需要答復(fù)的文件

擬辦的類別：1.閱辦件擬辦：需要領(lǐng)導(dǎo)閱知批示并落實的文件2.閱示件擬辦：需要領(lǐng)導(dǎo)閱讀并批示的文件3.閱知件擬辦：只需要領(lǐng)導(dǎo)閱讀了解情況，無需具體辦理的文件。4.呈報、呈轉(zhuǎn)件擬辦：呈報件是指下級機關(guān)或部門上報并未要求轉(zhuǎn)發(fā)的文件，呈轉(zhuǎn)件是指下級機關(guān)或部門上報并要求批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。六、批辦就是領(lǐng)導(dǎo)人對來文應(yīng)當(dāng)如何處理作出的指示性意見，也可以是對擬辦情況的肯定或否定。文件批辦工作一般由機關(guān)的負(fù)責(zé)人、秘書長或辦公室主任承擔(dān)。批辦需要注意的事項：1.需要本機關(guān)執(zhí)行的文件，要提出具體的措施及步驟。2.需要傳達(dá)或傳閱的，要批明傳閱的范圍、時間等。3.需要向下交辦落實的文書，應(yīng)批明承辦單位或人員以及承辦期限。4.涉及兩個以上部門的，應(yīng)會批。5.批辦的語言簡潔明了，姓名日期要完整。

批辦的內(nèi)容：1.批辦意見，包括處理該份來問的原則與方法，負(fù)責(zé)承辦來文事項的部門或承辦人，承辦的期限要求2.批辦時間3.批辦領(lǐng)導(dǎo)人簽署姓名。七、承辦

就是“承接辦理”，是秘書按領(lǐng)導(dǎo)的指示，承接辦理某份來文內(nèi)容中要求辦理的事項。

承辦是文書處理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是具體處理文書所涉及的事務(wù)的過程。

承辦公文時需注意的事項：

1.應(yīng)區(qū)分好主辦與協(xié)辦的關(guān)系，主動協(xié)商。

2.區(qū)分復(fù)文與不復(fù)文的文件，做好記錄。

3.區(qū)分輕重緩急，務(wù)求實效。八、催辦

就是文秘人員按照承辦時限，對承辦部門定期進(jìn)行檢查與督促，防止文件處理被延誤。

對于交給相關(guān)部門承辦的文件，秘書人員要按照文件辦理時限和內(nèi)容要求，對承辦工作進(jìn)行檢查與督促，防止文件處理的延誤和漏辦，提高辦文效率。

九、注辦

即由經(jīng)辦人在文書處理單上對文書的承辦情況和結(jié)果進(jìn)行簡要的情況說明。收文注意事項：

1.收文處理環(huán)節(jié)主要抓擬辦和催辦

2.對已經(jīng)辦理完畢的收文，可按照某種標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類注意：

1.擬辦與批辦的區(qū)別

首先，批辦人是單位領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人，擬辦人是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的辦文人員。

其次，批辦的意見是

批示執(zhí)行或辦理的原則與方法，有指示性、決定性的特點，是如何辦理文件的最終依據(jù)；擬辦意見僅供領(lǐng)導(dǎo)批辦文件時作參考，有建議性、參考性等特點。

收文處理表格:收文登記簿文件處理單文件傳閱單順序號收文日期來文字號來文單位密級文件標(biāo)題份數(shù)頁數(shù)主辦部門簽收人歸卷日期備注案例1:通知必須按時轉(zhuǎn)達(dá)

某省委決定于某月某日召開一次重要會議，省委主要領(lǐng)導(dǎo)同志指定省委的C領(lǐng)導(dǎo)同志一定要參加。交辦此事的一位辦公廳領(lǐng)導(dǎo)同志還特別交代，要提前發(fā)通知，以便于C領(lǐng)導(dǎo)預(yù)先安排工作等等。值班同志馬上將開會的時間、地點、內(nèi)容、要求通知到C領(lǐng)導(dǎo)的秘書，并要他及時向上匯報。但到開會的前一天，C領(lǐng)導(dǎo)有事與主要領(lǐng)導(dǎo)通電話，電話中C領(lǐng)導(dǎo)說：“沒有接到通知，我已安排明天有會，有幾十人參加，怎么辦？”那位主要領(lǐng)導(dǎo)馬上找發(fā)通知的值班室查問，經(jīng)查實，某月某日某時已通知到C的秘書。為什么會出現(xiàn)這個問題，關(guān)鍵在哪里。經(jīng)過與C領(lǐng)導(dǎo)的秘書核實后，秘書承認(rèn)已接到會議通知，但沒有按要求立即報告，后來忘記了，造成兩會沖突。最后服從省委的安排，取消了C領(lǐng)導(dǎo)安排的會議。案例2

1993年3月，某省人大常委會舉行第十二次會議作出決議，決定撤銷該省某人民政府的108號文件。決議一公布，立即在省直和各地、市機關(guān)引起一陣不小的震動。原因主要是某市政府的108號文件不符合國家《土地法》。108號文的主要內(nèi)容如下：

關(guān)于金灘外商投資開發(fā)區(qū)征用土地的批復(fù)市外經(jīng)貿(mào)委：

報來《關(guān)于要求批準(zhǔn)征用金灘外商投資開發(fā)區(qū)1500畝土地的請求》收悉。建立金灘外商投資開發(fā)區(qū)是市四家班子集體研究決定的。這是市委、市政府貫徹省委、省政府“筑巢引鳳”戰(zhàn)略決策的重大舉措，標(biāo)志著我市對外開放進(jìn)入了一個新時期。盡快把握、金灘外商投資開發(fā)區(qū)搞起來，對我市乃至全省經(jīng)濟(jì)實現(xiàn)跨躍式發(fā)展將起重要作用。為此，特批復(fù)如下：①同意你委征用金灘區(qū)域土地1500畝，其中水田1050畝；②根據(jù)市委、市政府的“低門坎”政策，可根據(jù)水田、旱地不同，地塊區(qū)別，給予適當(dāng)優(yōu)惠地價；③請市土地、規(guī)劃，城建等部門積極配合，大力協(xié)助外經(jīng)貿(mào)委做好征地等項前期工作，

此復(fù)

XX市人民政府1992年8月18日XX市政府的108號文下達(dá)到市直各部門后，不到兩個月，金灘外商投資開發(fā)區(qū)的藍(lán)線圖已繪制出來。緊接著是100多家房地產(chǎn)公司掀起一股炒賣藍(lán)線圖的熱潮，地價由每畝5萬元炒到每畝50萬元，引起了金灘區(qū)農(nóng)民群眾的強烈不滿，集體上訪和越級上訪不斷。案例3：

1990年，某市的一個公文由于市紀(jì)委檢查委員會和監(jiān)察局提出不同意見而停止執(zhí)行。這個公文的題目是《XX市委、市政府關(guān)于加快發(fā)展個體、私營企業(yè)的決定》?！稕Q定》中有那么一句話：“市直各部門都要進(jìn)一步解放思想，大力支持我市個體、私營企業(yè)的發(fā)展，只要錢不裝入個人口袋，怎樣干都行?！薄稕Q定》下達(dá)后，不到半年，這個市的個體、私營企業(yè)如雨后筍，發(fā)展很快。但是，出現(xiàn)了一些市直機關(guān)與個體戶合股、合資或拆墻開設(shè)門面與個體戶合作辦店辦企業(yè)現(xiàn)象。這些“合作”私營企業(yè)中，有少數(shù)打著市直機關(guān)的招牌，向國有企業(yè)要走俏商品轉(zhuǎn)手買賣，從中獲利。市紀(jì)檢監(jiān)察部門認(rèn)為這種做法不符合省紀(jì)委第Ｘ次全體會議精神，向市委、市政府提出意見，主要是指《決定》中有：“只要錢不裝入個人口袋，怎樣干都行?！边@句話是市委的一位領(lǐng)導(dǎo)同志在一次企業(yè)家學(xué)習(xí)座談會上講的，沒有公開發(fā)表，不能作為《決定》。文書運行需要注意的幾個方面：

1.程序的有序銜接性

2.領(lǐng)導(dǎo)與秘書的主輔協(xié)同性

3.程序運作的規(guī)范性

4.文書運行中智能輔助的滲透性

5.文書運行的反饋性文書整理

一、定義

文書整理主要是指將已經(jīng)辦理完畢的文書的處理，主要包括文書立卷和案卷歸檔。

（一）、文書立卷

指將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價值的文件材料，按其形成過程中的聯(lián)系、特征和一定的規(guī)律組成案卷。是整理和保存文書的一種重要方法，是文書檔案的基本保管單位。

1.文書立卷需要注意的問題：

（1）凡需立卷的文書必須是辦理完畢的；

（2）必須具有一定的查考利用價值

（3）凡需在立卷中組合在一個案卷中的文書，必須在自然形成過程中有一定的聯(lián)系，并按其一定規(guī)律組成案卷

（4）案卷是文書檔案的基本保管單位，單份文書不便于保管，也不是文書檔案的基本保管單位。2.文書立卷的范圍

（1）.本機關(guān)工作活動中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文書等材料

（2）上級機關(guān)發(fā)來的與本機關(guān)業(yè)務(wù)有關(guān)的文件材料

（3）下級機關(guān)送報的各種報告及統(tǒng)計報表等3.文書立卷的原則：

保持文書間的歷史聯(lián)系，區(qū)別保存價值，便于保管和利用。

我國文書立卷的方法常用的有按問題特征、時間特征、文種特征、作者特征、地區(qū)特征和通訊者特征六種特征立卷。（二）案卷歸檔

經(jīng)過整理的文書案卷，必須逐年移交給機關(guān)檔案室集中保管，稱為歸檔。

歸檔前，應(yīng)按要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，并按歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機關(guān)檔案室移交，移交完畢，文書立卷工作完結(jié)。

歸檔時限要求：一般在第二年上半年向向檔案部門移交。

歸檔質(zhì)量要求：文書材料的齊全、完整；按文書內(nèi)容上的聯(lián)系合并整理、立卷；保持文書間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷要簡明確切，便于保管和利用。

文書立卷和歸檔是一個緊密相連的過程。它將尚有保存價值的已經(jīng)辦理完畢的文書整理為一個有機聯(lián)系的更能揭示事物全貌的系統(tǒng)，以便形成文書檔案信息資料庫，繼續(xù)發(fā)揮其憑證和依據(jù)作用，體現(xiàn)其原始記錄和參考價值。

（四）文獻(xiàn)材料的保管和利用

秘書要收集保管一定數(shù)量的文獻(xiàn)資料，以便在領(lǐng)導(dǎo)工作需要時提供給領(lǐng)導(dǎo)參考。這些文獻(xiàn)材料能給秘書開展業(yè)務(wù)工作提供極大的方便，也能在領(lǐng)導(dǎo)工作需要時提供給領(lǐng)導(dǎo)參考。

秘書文獻(xiàn)材料工作需要注意的方面：針對性、前沿性、系統(tǒng)性、動態(tài)系、消化應(yīng)用性

二、辦會

秘書辦會指的是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者籌備會議、操辦會務(wù)、為會議有序進(jìn)行和取得預(yù)期的會議效果提供服務(wù)。

會務(wù)工作的內(nèi)容包括：會前準(zhǔn)備、會間服務(wù)、會后事務(wù)及在會前、會間、會后大量的回憶文字工作和文件材料處理事務(wù)。

會務(wù)工作應(yīng)遵從的原則：1.強調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)者主輔配合；2.周密安排，有序運作；3.熱情服務(wù)，提高效率；4.強調(diào)涉密會議的安全、保密；5.在操辦會議事務(wù)中要注重發(fā)揮參謀建議和拾遺補闕作用；6.注重規(guī)范性與靈活性的結(jié)合。

任何會議組織，一般都分為會前籌備、會間事務(wù)和會后工作三個階段。

（1）會前籌備（日常會議的前期準(zhǔn)備）

籌備內(nèi)容主要有：確定會議議程和日程；選擇會議地點；發(fā)送會議通知；排列會議座次；制作會議證件；準(zhǔn)備會議用品和設(shè)備；布置會場等。

（2）會間事務(wù)

主要有會場簽到、會間調(diào)度、會議記錄、會議簡報、會議總結(jié)和后勤保障。

（3）會后工作

會議的結(jié)束并不意味著會議工作的結(jié)束，會議結(jié)束后還需做以下工作：組織會議代表離會，為其提供各種各種方便；清理會議文件；草擬和引發(fā)會議紀(jì)要，以記載和傳達(dá)會議的主要精神；搞好宣傳報道，擴大和傳播會議影響；會議工作總結(jié)和催辦工作。相關(guān)案例：海天公司銷售團(tuán)隊會議議程表

公司銷售團(tuán)隊會議將于x月xx日（星期X）上午09:00在公司總部的三號會議室舉行。

（1）宣布議程。

（2）說明有關(guān)人員缺席情況。（3）宣讀并通過上次會議的記錄。（4）通信聯(lián)系情況。（5）東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。（6）銷售一部經(jīng)歷關(guān)于加強團(tuán)隊溝通問題的發(fā)言。（7）公司銷售人員的招聘和重組。（8）銷售二部經(jīng)理的人選。（9）下季度銷售目標(biāo)。落款會間事務(wù)框架圖做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作報到及接待工作做好后勤保障工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作會議信息工作一、報到及接待工作（一）會議接站接站是跨地區(qū)、全國性和國際性會議活動接待工作的第一道環(huán)節(jié)。接站需注意以下幾點：1.確定迎接規(guī)格重要領(lǐng)導(dǎo)及外賓前來參加會議，要事先確定迎接的規(guī)格，主辦方應(yīng)當(dāng)派有一定身份的人士前往機場、車站、碼頭迎接，2.做好接站準(zhǔn)備：掌握與會人員的人數(shù)、身份（姓名、性別、年齡、職務(wù)、級別等）；外地與會人員有條件的可為他們安排好交通工具；對自備交通工具的外地與會人員，要弄清楚他們的所乘交通工具的班次、抵達(dá)日期和具體時間，及早安排接待人員、車輛，安全、準(zhǔn)時接站。3.豎立接待標(biāo)志：在接待處及交通工具上要有醒目的接待標(biāo)志?？捎门谱踊驒M幅，上面標(biāo)明“xxx會議接待處”的字樣。接待現(xiàn)場較大、人員較雜時還要準(zhǔn)備好手提式擴音器。4.掌握抵達(dá)情況5.介紹賓主雙方。與會者到達(dá)時，迎賓人員應(yīng)迎上前去自我介紹，并主動與其握手以示歡迎。如果領(lǐng)導(dǎo)人親自前去迎接重要的與會者，且雙方是初次見面，可由接待人員或翻譯人員進(jìn)行介紹。通常先向來賓介紹主辦方歡迎人員中身份最高者，然后再介紹來賓，主客雙方身份最高者相互介紹后，再按先主后賓的順序介紹雙方其他人員。這種介紹方式有時也可以由主方身份最高者出面。

（二）會議報到報到是會議秘書部門掌握與會人員準(zhǔn)確到會情況并實施組織的重要一環(huán)。報到的過程同時也是組織會議的過程。1.會議報到的方式：可以由與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；本單位與會人員代為報到。2.與會者報到時，秘書人員須做好以下工作：（1）查驗證件，確認(rèn)與會者的參會資格（2）請與會者填寫登記表（姓名、性別、年齡、單位、職務(wù)、聯(lián)系地址、電話等）（3）分發(fā)與會者隨身帶來的分發(fā)材料（4）分發(fā)會議文件、證件、文件袋等會議用品。（5）預(yù)收會務(wù)費、食宿費、資料費等費用，當(dāng)場開具收據(jù)。（6）安排與會者食宿。二、組織簽到（一）.會議簽到的作用：1.便于統(tǒng)計實到人數(shù)，以確定法定性會議的有效性；

2.檢查缺席情況，以便及時通知有關(guān)人員到會，或通知缺席對象另行補會；

3.慶典儀式、紀(jì)念性和追悼性會議活動的簽到簿可以珍藏，留作永久的紀(jì)念；

4.與會者的親筆簽名是第一手簽到記錄，是其參加會議活動的書面證明，可為日后的查考提供歷史憑據(jù)。在一些法定性會議上，簽到還是一種法律行為。（二）、組織簽到（1）秘書人員代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計算機簽到xxx會議簽到表地點：xxx時間：__年__月_日主辦單位：xxx_年_月_日序號姓名單位職務(wù)單位地址、郵編固定電話、手機公司網(wǎng)址電子郵箱簽名（三）會議簽到的要求

1.認(rèn)真準(zhǔn)備：簽到文具、表格或設(shè)備

2.有序組織：即保證會場簽到有條不紊。要事先安排好簽到處，安排會務(wù)人員等候。若簽到的同時發(fā)放文件，特別要將有關(guān)材料袋裝好袋，避免代表簽到時，顯得手忙腳亂

3.及時統(tǒng)計：即在簽到時要以最快的速度統(tǒng)計出到會人數(shù)和缺席人數(shù)。

統(tǒng)計人數(shù)的方法：一是按排按號地順序整理簽到單，此方法需等到與會人員大部分到會后才能開始工作，在會前職能統(tǒng)計到會和缺席人數(shù)，不能很快提出缺席人的具體名單。

二是把座次表全圖印出來（上面有排號、座號、人名），一邊接受簽到，一邊在座次表上銷號。

4.準(zhǔn)確無誤。簽到的結(jié)果必須以準(zhǔn)確的數(shù)字來體現(xiàn)，既不允許人數(shù)不符，也不允許出現(xiàn)“大約”、“左右”一類的模糊數(shù)字。

會議引導(dǎo)：會議引導(dǎo)工作貫穿于整個會議期間，每位會務(wù)人員都應(yīng)當(dāng)履行為與會者引導(dǎo)的義務(wù)。

在大型的或重要會議報到以及進(jìn)入會場時應(yīng)當(dāng)派專人（禮儀人員）負(fù)責(zé)引導(dǎo)，

禮儀人員要統(tǒng)一著裝，熟悉會場的布局以及和各種配套設(shè)施的情況

大型會議活動的禮儀人員還要了解本地的交通、旅游、購物等情況，以備與會者隨時咨詢。

國際性會議的禮儀人員還要掌握外語會話能力。

日常小型會議，與會人員一般都有自己的習(xí)慣座位。

小型會議也需要與會者有固定的座次，應(yīng)在出席證或簽到證上注明座號，并在每個會議桌上擺置名簽，并同時印制“座次表”發(fā)給與會人員。與會人員第一次到場的時候，會議人員應(yīng)做必要的引導(dǎo)，以便與會人員找到座次。

三、做好會議記錄會議進(jìn)行中需要進(jìn)行會議記錄。由專門記錄人員把會議的組織情況和具體內(nèi)容如實地記錄下來，形成會議記錄。

會議記錄有“記”和“錄”之分。

“記”有詳記和略記。詳記要求記錄的項目必須完備，記錄的言論必須詳細(xì)完整。略記是會議上的重要或主要言論

“錄”有筆錄、音錄和影像錄幾種。對會議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內(nèi)容還原成文字。

（一）會議記錄的格式：分為記錄頭、記錄主體、審閱簽名三個部分。

記錄頭的內(nèi)容：會議名稱、會議時間、會議地點、會議主席（主持人）、會議出席、列席和缺席情況，會議記錄人員簽名。

（二）、會議記錄的要求：1.速度要求?？焖偈菍τ涗浀幕疽?；

2.真實性要求。紀(jì)實性是會議記錄的重要特征，確保真實是對記錄稿的必然要求。

真實性的具體要求：

準(zhǔn)確-----不添加，不遺漏，依實而記清楚------書寫清楚、記錄要有條理，突出重點案例：秘書小劉為何被換掉了？

宏達(dá)公司總經(jīng)理辦公室的劉愛麗由于字跡清秀而被安排承擔(dān)會議記錄工作。小劉很高興，她覺得自己受領(lǐng)導(dǎo)信任才被委以如此重任。但是辦公室主任在檢查了幾次會議的記錄之后就很直截了當(dāng)?shù)嘏u了她：因為她的記錄不完整，有許多重要的話沒記上，會議中跑題的內(nèi)容卻記上了。主任告訴她可以采用速記方法，會后再作整理?？墒切奈磳W(xué)過速記，就想了個自以為聰明的方法：用錄音機錄，然后再依據(jù)錄音整理會議記錄。沒想到第一次用就闖了禍：那次會是董事會研究部門負(fù)責(zé)人的職務(wù)調(diào)整，董事長一見小劉帶著個錄音機，就讓辦公室主任立即換人記錄。小劉弄不明白：為什么自己被換掉了呢？某臺資公司部門工作例會會議記錄表格

會議記錄Xx部第[]號Xx公司會議記錄

時間：

地點：

出席人：

缺席人：

主持人：

記錄人：

一、主持人講話：

二、與會者發(fā)言：

三、決議主持人：（簽名）記錄人：（簽名）四、信息溝通

如果會議議程較多，會議時間較長，內(nèi)部會議還要注意信息溝通。主要工作內(nèi)容為收集、傳遞和反饋會議信息，使上司方便利用。

做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.①秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。

②深入會議，掌握第一手資料。

③注重對會議信息加工提煉，方便各方利用。

④注重實效，并收集反饋信息。五、編寫會議簡報或快報

會議期間重要的文書工作就是編寫會議簡報。會議簡報是會議的交流性和指導(dǎo)性文件，要及時、準(zhǔn)確編寫。

編寫會議簡報的基本要求：“快、新、實、短”“快”，是會議的時限性決定的。即在編寫會議簡報時要搶時間，不拖拉。當(dāng)天的情況當(dāng)天整理發(fā)出，最晚也要當(dāng)天整理第二天發(fā)出。一些大型會議一天要發(fā)出簡報一至二期。

“新”，即簡報編寫要提出新情況、新問題和新經(jīng)驗，并反映在文字上，應(yīng)注意使標(biāo)題醒目、吸引人。

“實”即簡報所反映的情況和問題要真實、準(zhǔn)確，不能隨便夸大或縮小。

“短”即簡短，而非冗長

因此會議簡報的行文特色應(yīng)該是：開門見山，直接敘事，一語中的，盡可能一事一議，，少做綜合報道。簡報一般字?jǐn)?shù)在幾百字，至多不過千字。六、值班保衛(wèi)工作

如果是公司內(nèi)部會議，會場安全保衛(wèi)基本不用特別安排。如果對外的會議，尤其是一些大中型會議需要確保參會人員的人身與財產(chǎn)安全。在一些大中型會議，會場要專門配備有服務(wù)人員，秘書應(yīng)當(dāng)監(jiān)督和協(xié)助服務(wù)人員做好以下工作：

1.與會人員入場時的驗證與收票工作。

2.保持會場內(nèi)的秩序，維護(hù)場內(nèi)設(shè)備。

3.關(guān)注會場內(nèi)各種設(shè)備的使用情況。

4.做好會場內(nèi)安全保衛(wèi)工作。防止與會議無關(guān)的人員隨便進(jìn)入會場；關(guān)注會場內(nèi)設(shè)備的運行情況，消除火災(zāi)隱患；保證會場內(nèi)人員的安全與健康。（1）值班工作秘書人員要堅守值班崗位，以保證會議順利結(jié)束，并隨時應(yīng)付各種突發(fā)事件。（2）保衛(wèi)工作①重要與會者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會場和駐地的保衛(wèi)④會議設(shè)備的保衛(wèi)⑤與會者貴重物品的保衛(wèi)七、會議保密工作⑴會前保密工作①涉及秘密的會議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會議服務(wù)人員。②召開比較大型的或秘密性較強的會議，秘書部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。③根據(jù)實際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。

④選擇會址要注意保密，會前對會場環(huán)境及會場設(shè)施包括擴音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測。⑵會中保密工作

①加強保密教育。

②加強文件管理。

③加強重要涉密會議管理。⑶會后保密工作

①做好保密文件的回收工作。②秘密文件通過機要通信部門遞送。③對會議駐地、房間、會議室進(jìn)行保密檢查八、會議的后勤保障工作

(1)做好食宿管理工作。

(2)做好迎送交通工作。

(3)做好會議車輛管理工作。

(4)做好財務(wù)管理工作。

(5)安排好會議的文化生活。

(6)做好會議醫(yī)療衛(wèi)生工作。會后工作會議的結(jié)束并不意味著會議工作的結(jié)束。還要做好善后工作：

1.草擬和引發(fā)會議紀(jì)要，以記載和傳達(dá)會議的主要精神。

2.清理會議文件

3.組織會議代表離會。為其提供各種方便。

4.搞好組織宣傳報道，擴大和傳播會議影響

5.會議工作總結(jié)

6.會后催辦工作三、辦事

即操辦事務(wù)，范圍十分寬廣，大體分三類：日常事務(wù)、隨機事務(wù)和受權(quán)理事。

（一）、日常事務(wù)

指的是辦公室的日常事務(wù)，即每天都要操辦的事務(wù)。主要有以下內(nèi)容：整理領(lǐng)導(dǎo)辦公室，處理公務(wù)電話，收發(fā)、傳遞領(lǐng)導(dǎo)通知、審批、簽發(fā)的各種文件，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程并做好準(zhǔn)備，準(zhǔn)備機關(guān)內(nèi)務(wù)，做好值班事務(wù)，內(nèi)外溝通和來賓接待工作等。

日常事務(wù)的一些特征：

1.領(lǐng)導(dǎo)工作需要的選擇性（有利于提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率）

2.確定的、具有操作的規(guī)范性（日常往復(fù)進(jìn)行的）3.與領(lǐng)導(dǎo)工作的主輔協(xié)同性（理解領(lǐng)導(dǎo)工作，把握領(lǐng)導(dǎo)活動規(guī)律）

4.運作的適應(yīng)性（適應(yīng)客觀環(huán)境的變化）

5.服務(wù)的周密性（認(rèn)真負(fù)責(zé)、全面仔細(xì)的完成各項事務(wù)）

6.工作行為具有公眾影響性。（貫穿每個工作細(xì)節(jié)，形象工程）

7.盡職守崗的嚴(yán)格性。（切忌離崗，必須離崗需經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)同意并做好代崗安排）

（二）、隨機事務(wù)

指的是難以預(yù)測、不經(jīng)常發(fā)生的或在職能分工邊界上難以確定由誰處理的事務(wù)。如：突發(fā)性沖突、火災(zāi)、事故，影響正常辦公秩序的來訪，干擾領(lǐng)導(dǎo)工作的無原則糾紛及其他隨機出現(xiàn)的影響組織和領(lǐng)導(dǎo)工作正常秩序的現(xiàn)象和問題。作為綜合辦公部門的秘書，應(yīng)當(dāng)主動進(jìn)行處理，控制事態(tài)的擴散和蔓延，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)妥善解決問題。處理隨機事務(wù)時應(yīng)該注意以下方面：

1.做好預(yù)防工作，設(shè)計合理

2.面對事情反應(yīng)的靈敏性

3.整體的配合性

4.輔助地位的制約性

5.溝通的樞紐作用(三)、受權(quán)理事

即領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)工作的需要，將自己權(quán)限范圍內(nèi)的事務(wù)，授權(quán)秘書代表自己去處理。秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和委授的權(quán)力及要求，代表領(lǐng)導(dǎo)去處理交辦的事務(wù)。由于工作內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)需要不同，授權(quán)方式也不同，主要有確定授權(quán)、彈性授權(quán)和不確定授權(quán)。無論何種授權(quán)方式，領(lǐng)導(dǎo)對秘書授權(quán)理事都是一次性針對辦理特定事務(wù)的授權(quán)，該事務(wù)辦理完畢，所授權(quán)力自然消失。同類事務(wù)再次出現(xiàn)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)再次授權(quán)后秘書才能去辦理。秘書授權(quán)理事的過程，是為領(lǐng)導(dǎo)分憂代勞的過程。又是領(lǐng)導(dǎo)考研秘書的能力與忠誠度及促進(jìn)其成長的機會。

在授權(quán)理事中，要特別注意以下幾點：

1.正確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，把握目的、要求和授權(quán)范圍以及相關(guān)的法紀(jì)法規(guī)，正確把握理事依據(jù)。

2.謀劃辦理的思路和選擇有效的工作方法。

3.明確授權(quán)理事的雙重角色。

4.與領(lǐng)導(dǎo)者保持密切溝通5.主動爭取其他方面的配合與合作，但遇到授權(quán)以外的事務(wù)，秘書不得自作主張，不得擅作決定。四、網(wǎng)絡(luò)辦公

（一）、網(wǎng)絡(luò)辦公的特點

1.高效管理；2.規(guī)范管理；3.跟蹤管理；4.知識管理；5.更新靈活；6.成本低廉（二）、網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)各個模塊的功能：1.公文管理：主要負(fù)責(zé)公文的撰寫、發(fā)送