公文規(guī)范化與公文寫作課件

一、公文處理工作的主要內(nèi)容、任務(wù)和基本要求

一、公文處理工作的主要內(nèi)容、任務(wù)和基本要求1(一)公文處理工作的主要內(nèi)容和任務(wù)

主要內(nèi)容

：1.發(fā)文辦理（出的一條線）

:公文起草、會商會簽、審核、簽發(fā)、印制、傳遞和分發(fā)。2.收文辦理（進的一條線）：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦督辦、注結(jié)。3.公文管理（橫線）：收發(fā)、保管、歸檔、清退、銷毀。(一)公文處理工作的主要內(nèi)容和任務(wù)主要內(nèi)容：1.2主要任務(wù)1.圍繞中心，服務(wù)大局，努力為經(jīng)濟社會發(fā)展搞好文電服務(wù)。2.以文輔政，當好助手，努力為領(lǐng)導(dǎo)搞好服務(wù)。3.精益求精，高效運轉(zhuǎn)，努力為政務(wù)運行搞好服務(wù)。4.熱情周到，善待基層，努力為基層單位和群眾搞好服務(wù)。主要任務(wù)1.圍繞中心，服務(wù)大局，努力為經(jīng)濟社會發(fā)展搞好文電服3(二)公文處理工作的基本要求

關(guān)于公文處理工作的基本要求，《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和我省的實施細則都有明確規(guī)定，綜合起來，主要有以下幾點：1.統(tǒng)一管理，2.遵守規(guī)則，3.周密細致，4.快捷高效，5.精簡文電，6.安全保密。

(二)公文處理工作的基本要求

關(guān)于公文處理4公文處理工作的“三十字守則”：科學細研判、審核嚴把關(guān)、急件不過夜、公文不橫傳、規(guī)范加效率、保密重如山。公文處理工作的“三十字守則”：5(三)認真學習省委、省政府和辦公廳領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，增強做好文秘工作的責任感和緊迫感

1.姜異康書記對做好公文處理和保密工作作出重要指示。

2.姜大明省長指出文秘工作是辦公廳(室)工作的核心內(nèi)容。

3.王仁元常務(wù)副省長關(guān)于加強公文處理工作的意見。(三)認真學習省委、省政府和辦公廳領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，增強做好文6二.做好公文起草和審核制發(fā)工作

二.做好公文起草和審核制發(fā)工作7(一)公文起草總體上應(yīng)注意的事項

1.高度重視公文起草工作。

2.講政治。

3.守法律。4.站全局。

(一)公文起草總體上應(yīng)注意的事項8（二）公文起草方法上應(yīng)注意的事項

1.占有豐富材料，重視模塊化建設(shè)。2.視情況確定行文方式，依據(jù)公文的內(nèi)容來選定和使用合適的公文文種，使用規(guī)范的文種名稱,不能隨意亂起名稱,也不能亂用和混用。必須符合制發(fā)機關(guān)的身份和權(quán)限。

3.先思考后動手，設(shè)計好文稿的基本框架結(jié)構(gòu)，列出詳細提綱。

4.盡快寫出初稿。

5.認真提煉文字，做到文字嚴密，提高文字感性沖擊力，重要文稿要反復(fù)征求意見和討論修改。

（二）公文起草方法上應(yīng)注意的事項9

6.把握公文語言的基本要求。（1）準確。概念清楚，邏輯性強，分寸準確，論據(jù)與結(jié)論一致。（2）簡練。不講空話和套話。（3）樸實。大眾化，切忌口語化。（4）莊重。不輕浮和俗氣。（5）規(guī)范。遵守語言的一般規(guī)范和公文的特定規(guī)范。

6.把握公文語言的基本要求。（1）準確。概念清10(四)嚴格遵守行文規(guī)則

1.上報公文，不得報送上級領(lǐng)導(dǎo)同志個人。2.上報公文，應(yīng)使用正式文件電報；不得以《請閱件》、《呈閱件》和信函報請示性事項。3.凡部門、單位職責范圍內(nèi)的事項和可以協(xié)商解決的問題，不要報上級政府。4.不超權(quán)行文，不越級行文，聯(lián)合行文為同級。5.部門、單位間未經(jīng)協(xié)商一致的，原則上不能上報公文，嚴禁未經(jīng)協(xié)商一致擅自下發(fā)公文。

(四)嚴格遵守行文規(guī)則11

（五)常用公文文種寫作應(yīng)注意的問題

1.通知。起草通知的基本要求：一是內(nèi)容務(wù)必具體明確，便于操作；二是結(jié)構(gòu)要條理清楚；三是文字表達力求簡練準確。（五)常用公文文種寫作應(yīng)注意的問題12部署工作性通知

注意：重點放在工作要求。依內(nèi)容一般分為全面工作部署和專項工作部署兩種。全面工作部署除工作指導(dǎo)思想、原則闡述明確外，各項工作要分清主次和輕重緩急，重點突出。專項工作部署除闡明工作指導(dǎo)思想外，一般應(yīng)突出步驟、方法、措施。部署工作性通知

注意：重點放在工作要求。13

貫徹上級指示性通知不要面面俱到。上級文件已明確的指導(dǎo)思想、方針等可以簡單敘述，應(yīng)把重點放在做好上級指示精神與本地實際結(jié)合上，切忌照抄照轉(zhuǎn)。貫徹上級指示性通知14

制定政策性通知此類通知剛性強，在文字結(jié)構(gòu)、語言表達等方面都要嚴謹周密，無懈可擊。一是要與法律法規(guī)和上級政策規(guī)定相銜接，不能出現(xiàn)政策沖突。二是要與本機關(guān)以往的政策規(guī)定相銜接，不能朝令夕改。三是要與其他相關(guān)機關(guān)的政策規(guī)定相銜接，搞好協(xié)商和會簽。制定政策性通知15會議通知：首先要明確哪個機關(guān)（單位）確定召開什么會議。具體要素：一是會議的主要內(nèi)容；二是會議時間、地點；三是會議參加人員和邀請人員；四是須知事項（包括是否提交書面發(fā)言材料、允否自帶交通工具、帶工作人員、會議報到方式等）；五是會議報名和會務(wù)人員聯(lián)系方式等。會議通知：16印發(fā)類通知主要有印發(fā)法規(guī)，印發(fā)類規(guī)章性公文（規(guī)定、辦法等），印發(fā)規(guī)劃、計劃，印發(fā)會議紀要，印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話等等。批語不宜過長，必須嚴肅簡短。印發(fā)類通知17

2.通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。起草通報，一是情況要真實，做到嚴肅慎重、實事求是。二是觀點要鮮明，做到是非分明、一目了然。三是典型要選準，著眼于正確導(dǎo)向。四是文風要樸實，不要夸張和渲染。五是詳略要得當，注意把握重點。2.通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或18

工作情況通報

工作情況通報內(nèi)容主要：一是要通報工作進展情況（或落實情況、評比檢查情況）等。二是指出還存在的問題或不足，并進行分析。三是要對下步工作提出要求。工作情況通報工作情況通報內(nèi)容主要：一是要19

表彰性通報

涉及表彰事項大都用“通報”文種。表彰通報主要有表彰先進事跡、向先進單位授獎、推廣典型經(jīng)驗等。主旨是表明制發(fā)主體對先進事跡、先進經(jīng)驗等的態(tài)度。主要內(nèi)容：一是為什么表彰；二是表彰的內(nèi)容；三是提出希望和要求。一般不宜過長，切忌寫成事跡報道。表彰性通報涉及表彰事項大都用“通報”文種。表彰20

3.報告：是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)的詢問、上報備案、報送材料等使用的公文文種。

“報告”是閱件，不能和“請示”。混淆。起草報告，一是反映情況要真實；二是分析問題要準確。

3.報告：是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)21

工作報告是報告中最常見的一種。就內(nèi)容看有綜合報告、年度報告、階段性報告等。一是主要工作情況，可橫向表述也可縱向表述，要有典型工作事例。二是工作的特點或體會，要認真進行提煉。三是工作存在的問題和不足，要實事求是。四是今后工作的打算，要體現(xiàn)上級機關(guān)和本單位領(lǐng)導(dǎo)的要求，具有前瞻性。

工作報告22

情況報告

一般是工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，或者有新舉措，需要向上級機關(guān)報告情況。不同于工作報告，其結(jié)構(gòu)應(yīng)是某情況（事項）發(fā)生的全過程以及處理意見（講清工作開展情況，或問題發(fā)生的原委，事項的起因和經(jīng)過。說明理由、做法和反映。或取得的成績和經(jīng)驗，或分析存在的問題及原因，或說明工作做法，或?qū)懗鋈罕姺从?。提出意見（解決問題的建議和辦法），以便上級機關(guān)了解。情況報告一般是工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，或者23

回復(fù)性報告主要是針對上級機關(guān)明確要求上報某一方面情況或答復(fù)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對某一問題批示、指示的辦結(jié)（處理）情況。要寫明本級的重視程度、采取的主要措施和下一步的打算或建議等?；貜?fù)性報告主要是針對上級機關(guān)明確要求上報某一24

4.請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。起草時應(yīng)注意：一是內(nèi)容要簡明扼要、開門見山；二是陳述理由要條理，言之有據(jù)而可行；三是語言要懇切，尊重上級；四是行文要規(guī)范。4.請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。起草時應(yīng)注意25特點:一文一事，不得越級請示或橫向請示，不應(yīng)多頭主送（一個主送機關(guān)，是與制發(fā)主體有隸屬關(guān)系的直接上級機關(guān)，可抄送有關(guān)部門），有明確的請示要求，只上報不下發(fā)等。請示需標注簽發(fā)人（主要負責人）和聯(lián)系人及聯(lián)系電話。特點:26

5.批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項?！芭鷱?fù)”是對應(yīng)“請示”而設(shè)。批復(fù)的制發(fā)主體應(yīng)是上級機關(guān)。原則上同級機關(guān)（如）往來公文不用批復(fù)，特殊情況下，也有經(jīng)上級機關(guān)批準，職能部門代上級機關(guān)“批復(fù)”的情況。5.批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。271．行文的針對性。下級機關(guān)請示什么事項，上級機關(guān)就批復(fù)什么事項。一文一事。

2．觀點要明確。無論審批性批復(fù)還是指示性批復(fù)，上級機關(guān)的態(tài)度要明朗，不能太原則，更不能模棱兩可，以免使下級機關(guān)無所遵循。

3．要及時。批復(fù)是因下級機關(guān)的請示而行文，凡下級機關(guān)能夠向上級機關(guān)行文請示的，說明事關(guān)重要，時間緊迫，急需得到上級機關(guān)的指示和幫助，所以上級機關(guān)應(yīng)當及時批復(fù)，否則就會貽誤工作，甚至會造成重大損失。

4．行文要言簡意賅。要做到言止意盡，莊重周嚴，以充分體現(xiàn)批復(fù)的權(quán)威性。

1．行文的針對性。下級機關(guān)請示什么事項，上級機關(guān)就批復(fù)28

6.意見:《國務(wù)院辦公廳關(guān)于實施〈國家行政機關(guān)處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》（國辦函[2001]1號）規(guī)定：“‘意見’可以用于上行文、下行文和平行文。作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理。上級機關(guān)應(yīng)當對下級機關(guān)報送的‘意見’作出處理或給予答復(fù)。作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機關(guān)可參照執(zhí)行。作為平行文，提出的意見供對方參考”。6.意見:《國務(wù)院辦公廳關(guān)于實施〈國家行政機關(guān)處29上行文：

下級機關(guān)對重大問題提出的見解、解決問題的辦法作為建議，請求上級機關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)。只要本部門制定辦法、措施能夠解決的，就沒必要再向上級建議。只有自身無法解決，本部門、單位的工作涉及其他部門，超出自己職權(quán)范圍的事項，才在意見中表達清楚，爭取上級機關(guān)認同，以上級機關(guān)名義批準、同意、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)，達到促進工作的目的。上行文：30平行文：在適用范圍上一般系涉及兩個或兩個以上單位、部門之間表達自己對某一問題的意見、見解。一是提出見解，帶有商榷的意思；二是提出解決的辦法，帶有建議的性質(zhì)。使用“意見”作文種就比“函”更加靈活。

平行文：31下行文：

一般是上級機關(guān)對重大問題、重要事項、重要工作提出指導(dǎo)性、指示性的意見．對重要工作部署作出安排?！耙庖姟备哂泻暧^性、指導(dǎo)性，或者說“意見”主要是對新的事項進行部署。下行文：32

7.函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。7.函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和33申請函

分向不相隸屬機關(guān)的申請函和向職能部門的申請函。申請函34商洽函和征詢函建議成份較大，工作主要是發(fā)文單位承擔，需受文單位進行工作配合。寫法上注意將本單位應(yīng)該負責的事項做得如何寫清，需要受文單位配合的事項寫清。與申請函不同的是，責任主體不同，責任大小不同。商洽函和征詢函35

8.會議紀要：適用于記載、傳達會議精神和議定事項。

會議紀要的一般寫法是時間、地點，什么人主持召開了什么會議，對什么問題進行了研究，作以紀要，把會議形成的一致意見和需要說明的問題提綱要點式地一一列明。8.會議紀要：適用于記載、傳達會議精神和議定事項。36(六)做好公文審核和制發(fā)工作1.公文文稿的審核：把好“五關(guān)”。行文關(guān)內(nèi)容關(guān)政策法規(guī)關(guān)文字關(guān)體例格式關(guān)(六)做好公文審核和制發(fā)工作37

2.公文的審修

對發(fā)文文稿把好內(nèi)容關(guān)、文字和格式關(guān)，細致細致再細致，周密周密再周密，做到“錯的要改成對的，對的要改成精品”，在政策、內(nèi)容、文字、格式上仔細推敲，認真審修，一絲不茍，打造公文精品。

2.公文的審修38

3.正確把握公文制發(fā)格式

公文格式分為版頭(眉首)、主體與版記三大部分。

39公文首頁版式公文首頁版式40上報公文首頁版式上報公文首頁版式41公文末頁版式公文末頁版式42公文規(guī)范化與公文寫作43聯(lián)合行文公文末頁版式聯(lián)合行文公文末頁版式44聯(lián)合行文公文末頁版式聯(lián)合行文公文末頁版式454.公文的印制和歸檔:復(fù)核要仔細校對要無差錯發(fā)出要準確歸檔要完整4.公文的印制和歸檔:46

三、做好收文辦理工作

（一）收文辦理中容易出現(xiàn)的問題

1.收文即辦，不審核把關(guān)。 2.文秘部門不擬辦。 3.催辦不及時。 4.辦公部門不掌握公文情況。 5.承辦單位辦理不及時，不反饋辦理情況。

三、做好收文辦理工作

（一）收文辦理中容易出現(xiàn)的問題

47（二）收文審核

1.收文接辦關(guān)

2.行文規(guī)則關(guān)

3.政策法規(guī)關(guān)

4.協(xié)商會簽關(guān)

5.文種格式關(guān)（二）收文審核48

(三）做好收文擬辦，當好參謀助手

擬辦意見包括：來文要點、處理意見、閱批范圍三項主要內(nèi)容。注意：簡明、概括、準確。提高來文辦文質(zhì)量。對需辦理的來文，在把握文件內(nèi)容、了解來文單位意圖和領(lǐng)導(dǎo)指示精神的基礎(chǔ)上，提出切實可行的擬辦意見，并提供必要的背景材料，供領(lǐng)導(dǎo)決策，發(fā)揮文秘部門參謀助手作用。

49（四）收文辦理應(yīng)遵守程序省政府辦公廳收文辦理程序國務(wù)院來文處理程序：文秘處審核提出擬辦處理意見——送分管文秘工作的廳領(lǐng)導(dǎo)閱批——送省政府和辦公廳領(lǐng)導(dǎo)閱批——轉(zhuǎn)省政府承辦部門辦理落實。市政府和省直部門請示類公文運轉(zhuǎn)程序：一般事項：文秘處批轉(zhuǎn)有關(guān)部門——主辦部門會同有關(guān)部門研究提出意見報辦公廳——文秘處送分管業(yè)務(wù)工作的廳領(lǐng)導(dǎo)和分管副省長閱批——答復(fù)來文單位。重要事項：文秘處提出擬辦意見——分管業(yè)務(wù)工作的廳領(lǐng)導(dǎo)閱批——分管副省長閱批（必要時報省長閱批）——文秘處轉(zhuǎn)辦——主辦部門會同有關(guān)部門研究提出意見報辦公廳——文秘處送分管業(yè)務(wù)工作的廳領(lǐng)導(dǎo)和分管副省長閱批（必要時報省長閱批）——答復(fù)來文單位。（四）收文辦理應(yīng)遵守程序50

（五）搞好催辦督辦，及時報告辦理結(jié)果

對收文中需要辦理的文件，特別是領(lǐng)導(dǎo)的批示件，要建立嚴格的催辦督辦制度，要求單位限時辦理并反饋結(jié)果。對領(lǐng)導(dǎo)的重要批示文件和上級的重要來文實行專人負責，跟蹤催辦、重點催辦和全過程督辦，及時逐件報告辦理結(jié)果，定期集中匯總辦理情況并向領(lǐng)導(dǎo)作出書面報告。公文規(guī)范化與公文寫作51四、公文管理應(yīng)注意的事項

四、公文管理應(yīng)注意的事項52（一）基本要求1.集中統(tǒng)一管理，落實管理責任。2.全過程管理，不在任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏。3.分類管理，密級文件和一般文件分開。4.保密管理。公文定密要遵守規(guī)定。絕密文件和密碼電報，嚴禁出現(xiàn)任何失控。涉密文件不得隨意復(fù)印，不得攜帶外出，不得在外網(wǎng)上傳輸。及時清退。銷毀涉密文件應(yīng)登記并履行審批手續(xù)，到指定公文監(jiān)銷站監(jiān)銷。5.文檔管理，及時歸檔。（一）基本要求1.集中統(tǒng)一管理，落實管理責任。53（二）收文辦理中的文件管理

1.及時、清晰對文件各項要素進行全面登記。

2.對公文流程全過程控制。

3.保留原件。

4.有序存放，利于查找。

5.合并歸檔。（二）收文辦理中的文件管理1.及時、清晰對文件各項要素進行54（三）發(fā)文辦理中的文件管理1.保存底稿。2.保存會簽意見。3.保存簽發(fā)及審簽意見。4.聯(lián)合發(fā)文的保存以主辦方為主。5.送印文稿的管理要周密。6.文稿與印成件要合并保存。（三）發(fā)文辦理中的文件管理1.保存底稿。55第二部分會務(wù)組織一、會務(wù)工作的基本要求

(一)準備充分。

(二)服務(wù)周到。

(三)組織嚴密。

(四)確保安全。第二部分會務(wù)組織一、會務(wù)工作的基本要求56二、制定嚴密的會議方案

（一）準確把握會議確定者的意圖和指示精神。（二）起草詳細的會議方案：名稱、內(nèi)容、時間、地點、參加人員、議程、材料、會務(wù)分工、經(jīng)費等。（三）按程序報負責人簽批。二、制定嚴密的會議方案

（一）準確把握會議確定者的意圖和指57三、做好會議籌備工作

大型會議應(yīng)成立組織機構(gòu)。制發(fā)好會議通知：（1）小型會議口頭通知；（2）書面會議通知。一是會議正式名稱；二是會議主要內(nèi)容或主要議程；三是會議時間、地點；四是會議參加人員和邀請人員；五是須知事項（允否自帶交通工具、帶工作人員等）；六是聯(lián)系方式等。三、做好會議籌備工作58四、做好會場布置和服務(wù)工作。

主席臺、席簽、材料擺放、會場服務(wù)。主席臺人員位次：單數(shù)：7

5

3

1

2

4

6雙數(shù)：5

3

1

2

4

6四、做好會場布置和服務(wù)工作。59第三部分：辦公室工作的基本要求1、要著力為領(lǐng)導(dǎo)搞好服務(wù)。2、應(yīng)具有較高的文字水平和口頭表達能力。3、培養(yǎng)溝通上下、平衡左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的方式方法。4、要有強烈的奉獻精神。5、要有嚴謹細致的工作作風。第三部分：辦公室工作的基本要求1、要著力為領(lǐng)導(dǎo)搞好服務(wù)。60演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！61一、公文處理工作的主要內(nèi)容、任務(wù)和基本要求

一、公文處理工作的主要內(nèi)容、任務(wù)和基本要求62(一)公文處理工作的主要內(nèi)容和任務(wù)

主要內(nèi)容

：1.發(fā)文辦理（出的一條線）

:公文起草、會商會簽、審核、簽發(fā)、印制、傳遞和分發(fā)。2.收文辦理（進的一條線）：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦督辦、注結(jié)。3.公文管理（橫線）：收發(fā)、保管、歸檔、清退、銷毀。(一)公文處理工作的主要內(nèi)容和任務(wù)主要內(nèi)容：1.63主要任務(wù)1.圍繞中心，服務(wù)大局，努力為經(jīng)濟社會發(fā)展搞好文電服務(wù)。2.以文輔政，當好助手，努力為領(lǐng)導(dǎo)搞好服務(wù)。3.精益求精，高效運轉(zhuǎn)，努力為政務(wù)運行搞好服務(wù)。4.熱情周到，善待基層，努力為基層單位和群眾搞好服務(wù)。主要任務(wù)1.圍繞中心，服務(wù)大局，努力為經(jīng)濟社會發(fā)展搞好文電服64(二)公文處理工作的基本要求

關(guān)于公文處理工作的基本要求，《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和我省的實施細則都有明確規(guī)定，綜合起來，主要有以下幾點：1.統(tǒng)一管理，2.遵守規(guī)則，3.周密細致，4.快捷高效，5.精簡文電，6.安全保密。

(二)公文處理工作的基本要求

關(guān)于公文處理65公文處理工作的“三十字守則”：科學細研判、審核嚴把關(guān)、急件不過夜、公文不橫傳、規(guī)范加效率、保密重如山。公文處理工作的“三十字守則”：66(三)認真學習省委、省政府和辦公廳領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，增強做好文秘工作的責任感和緊迫感

1.姜異康書記對做好公文處理和保密工作作出重要指示。

2.姜大明省長指出文秘工作是辦公廳(室)工作的核心內(nèi)容。

3.王仁元常務(wù)副省長關(guān)于加強公文處理工作的意見。(三)認真學習省委、省政府和辦公廳領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，增強做好文67二.做好公文起草和審核制發(fā)工作

二.做好公文起草和審核制發(fā)工作68(一)公文起草總體上應(yīng)注意的事項

1.高度重視公文起草工作。

2.講政治。

3.守法律。4.站全局。

(一)公文起草總體上應(yīng)注意的事項69（二）公文起草方法上應(yīng)注意的事項

1.占有豐富材料，重視模塊化建設(shè)。2.視情況確定行文方式，依據(jù)公文的內(nèi)容來選定和使用合適的公文文種，使用規(guī)范的文種名稱,不能隨意亂起名稱,也不能亂用和混用。必須符合制發(fā)機關(guān)的身份和權(quán)限。

3.先思考后動手，設(shè)計好文稿的基本框架結(jié)構(gòu)，列出詳細提綱。

4.盡快寫出初稿。

5.認真提煉文字，做到文字嚴密，提高文字感性沖擊力，重要文稿要反復(fù)征求意見和討論修改。

（二）公文起草方法上應(yīng)注意的事項70

6.把握公文語言的基本要求。（1）準確。概念清楚，邏輯性強，分寸準確，論據(jù)與結(jié)論一致。（2）簡練。不講空話和套話。（3）樸實。大眾化，切忌口語化。（4）莊重。不輕浮和俗氣。（5）規(guī)范。遵守語言的一般規(guī)范和公文的特定規(guī)范。

6.把握公文語言的基本要求。（1）準確。概念清71(四)嚴格遵守行文規(guī)則

1.上報公文，不得報送上級領(lǐng)導(dǎo)同志個人。2.上報公文，應(yīng)使用正式文件電報；不得以《請閱件》、《呈閱件》和信函報請示性事項。3.凡部門、單位職責范圍內(nèi)的事項和可以協(xié)商解決的問題，不要報上級政府。4.不超權(quán)行文，不越級行文，聯(lián)合行文為同級。5.部門、單位間未經(jīng)協(xié)商一致的，原則上不能上報公文，嚴禁未經(jīng)協(xié)商一致擅自下發(fā)公文。

(四)嚴格遵守行文規(guī)則72

（五)常用公文文種寫作應(yīng)注意的問題

1.通知。起草通知的基本要求：一是內(nèi)容務(wù)必具體明確，便于操作；二是結(jié)構(gòu)要條理清楚；三是文字表達力求簡練準確。（五)常用公文文種寫作應(yīng)注意的問題73部署工作性通知

注意：重點放在工作要求。依內(nèi)容一般分為全面工作部署和專項工作部署兩種。全面工作部署除工作指導(dǎo)思想、原則闡述明確外，各項工作要分清主次和輕重緩急，重點突出。專項工作部署除闡明工作指導(dǎo)思想外，一般應(yīng)突出步驟、方法、措施。部署工作性通知

注意：重點放在工作要求。74

貫徹上級指示性通知不要面面俱到。上級文件已明確的指導(dǎo)思想、方針等可以簡單敘述，應(yīng)把重點放在做好上級指示精神與本地實際結(jié)合上，切忌照抄照轉(zhuǎn)。貫徹上級指示性通知75

制定政策性通知此類通知剛性強，在文字結(jié)構(gòu)、語言表達等方面都要嚴謹周密，無懈可擊。一是要與法律法規(guī)和上級政策規(guī)定相銜接，不能出現(xiàn)政策沖突。二是要與本機關(guān)以往的政策規(guī)定相銜接，不能朝令夕改。三是要與其他相關(guān)機關(guān)的政策規(guī)定相銜接，搞好協(xié)商和會簽。制定政策性通知76會議通知：首先要明確哪個機關(guān)（單位）確定召開什么會議。具體要素：一是會議的主要內(nèi)容；二是會議時間、地點；三是會議參加人員和邀請人員；四是須知事項（包括是否提交書面發(fā)言材料、允否自帶交通工具、帶工作人員、會議報到方式等）；五是會議報名和會務(wù)人員聯(lián)系方式等。會議通知：77印發(fā)類通知主要有印發(fā)法規(guī)，印發(fā)類規(guī)章性公文（規(guī)定、辦法等），印發(fā)規(guī)劃、計劃，印發(fā)會議紀要，印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話等等。批語不宜過長，必須嚴肅簡短。印發(fā)類通知78

2.通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。起草通報，一是情況要真實，做到嚴肅慎重、實事求是。二是觀點要鮮明，做到是非分明、一目了然。三是典型要選準，著眼于正確導(dǎo)向。四是文風要樸實，不要夸張和渲染。五是詳略要得當，注意把握重點。2.通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或79

工作情況通報

工作情況通報內(nèi)容主要：一是要通報工作進展情況（或落實情況、評比檢查情況）等。二是指出還存在的問題或不足，并進行分析。三是要對下步工作提出要求。工作情況通報工作情況通報內(nèi)容主要：一是要80

表彰性通報

涉及表彰事項大都用“通報”文種。表彰通報主要有表彰先進事跡、向先進單位授獎、推廣典型經(jīng)驗等。主旨是表明制發(fā)主體對先進事跡、先進經(jīng)驗等的態(tài)度。主要內(nèi)容：一是為什么表彰；二是表彰的內(nèi)容；三是提出希望和要求。一般不宜過長，切忌寫成事跡報道。表彰性通報涉及表彰事項大都用“通報”文種。表彰81

3.報告：是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)的詢問、上報備案、報送材料等使用的公文文種。

“報告”是閱件，不能和“請示”?；煜?。起草報告，一是反映情況要真實；二是分析問題要準確。

3.報告：是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)82

工作報告是報告中最常見的一種。就內(nèi)容看有綜合報告、年度報告、階段性報告等。一是主要工作情況，可橫向表述也可縱向表述，要有典型工作事例。二是工作的特點或體會，要認真進行提煉。三是工作存在的問題和不足，要實事求是。四是今后工作的打算，要體現(xiàn)上級機關(guān)和本單位領(lǐng)導(dǎo)的要求，具有前瞻性。

工作報告83

情況報告

一般是工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，或者有新舉措，需要向上級機關(guān)報告情況。不同于工作報告，其結(jié)構(gòu)應(yīng)是某情況（事項）發(fā)生的全過程以及處理意見（講清工作開展情況，或問題發(fā)生的原委，事項的起因和經(jīng)過。說明理由、做法和反映?；蛉〉玫某煽兒徒?jīng)驗，或分析存在的問題及原因，或說明工作做法，或?qū)懗鋈罕姺从?。提出意見（解決問題的建議和辦法），以便上級機關(guān)了解。情況報告一般是工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，或者84

回復(fù)性報告主要是針對上級機關(guān)明確要求上報某一方面情況或答復(fù)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對某一問題批示、指示的辦結(jié)（處理）情況。要寫明本級的重視程度、采取的主要措施和下一步的打算或建議等?；貜?fù)性報告主要是針對上級機關(guān)明確要求上報某一85

4.請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。起草時應(yīng)注意：一是內(nèi)容要簡明扼要、開門見山；二是陳述理由要條理，言之有據(jù)而可行；三是語言要懇切，尊重上級；四是行文要規(guī)范。4.請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。起草時應(yīng)注意86特點:一文一事，不得越級請示或橫向請示，不應(yīng)多頭主送（一個主送機關(guān)，是與制發(fā)主體有隸屬關(guān)系的直接上級機關(guān)，可抄送有關(guān)部門），有明確的請示要求，只上報不下發(fā)等。請示需標注簽發(fā)人（主要負責人）和聯(lián)系人及聯(lián)系電話。特點:87

5.批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。“批復(fù)”是對應(yīng)“請示”而設(shè)。批復(fù)的制發(fā)主體應(yīng)是上級機關(guān)。原則上同級機關(guān)（如）往來公文不用批復(fù)，特殊情況下，也有經(jīng)上級機關(guān)批準，職能部門代上級機關(guān)“批復(fù)”的情況。5.批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。881．行文的針對性。下級機關(guān)請示什么事項，上級機關(guān)就批復(fù)什么事項。一文一事。

2．觀點要明確。無論審批性批復(fù)還是指示性批復(fù)，上級機關(guān)的態(tài)度要明朗，不能太原則，更不能模棱兩可，以免使下級機關(guān)無所遵循。

3．要及時。批復(fù)是因下級機關(guān)的請示而行文，凡下級機關(guān)能夠向上級機關(guān)行文請示的，說明事關(guān)重要，時間緊迫，急需得到上級機關(guān)的指示和幫助，所以上級機關(guān)應(yīng)當及時批復(fù)，否則就會貽誤工作，甚至會造成重大損失。

4．行文要言簡意賅。要做到言止意盡，莊重周嚴，以充分體現(xiàn)批復(fù)的權(quán)威性。

1．行文的針對性。下級機關(guān)請示什么事項，上級機關(guān)就批復(fù)89

6.意見:《國務(wù)院辦公廳關(guān)于實施〈國家行政機關(guān)處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》（國辦函[2001]1號）規(guī)定：“‘意見’可以用于上行文、下行文和平行文。作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理。上級機關(guān)應(yīng)當對下級機關(guān)報送的‘意見’作出處理或給予答復(fù)。作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機關(guān)可參照執(zhí)行。作為平行文，提出的意見供對方參考”。6.意見:《國務(wù)院辦公廳關(guān)于實施〈國家行政機關(guān)處90上行文：

下級機關(guān)對重大問題提出的見解、解決問題的辦法作為建議，請求上級機關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)。只要本部門制定辦法、措施能夠解決的，就沒必要再向上級建議。只有自身無法解決，本部門、單位的工作涉及其他部門，超出自己職權(quán)范圍的事項，才在意見中表達清楚，爭取上級機關(guān)認同，以上級機關(guān)名義批準、同意、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)，達到促進工作的目的。上行文：91平行文：在適用范圍上一般系涉及兩個或兩個以上單位、部門之間表達自己對某一問題的意見、見解。一是提出見解，帶有商榷的意思；二是提出解決的辦法，帶有建議的性質(zhì)。使用“意見”作文種就比“函”更加靈活。

平行文：92下行文：

一般是上級機關(guān)對重大問題、重要事項、重要工作提出指導(dǎo)性、指示性的意見．對重要工作部署作出安排?！耙庖姟备哂泻暧^性、指導(dǎo)性，或者說“意見”主要是對新的事項進行部署。下行文：93

7.函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。7.函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和94申請函

分向不相隸屬機關(guān)的申請函和向職能部門的申請函。申請函95商洽函和征詢函建議成份較大，工作主要是發(fā)文單位承擔，需受文單位進行工作配合。寫法上注意將本單位應(yīng)該負責的事項做得如何寫清，需要受文單位配合的事項寫清。與申請函不同的是，責任主體不同，責任大小不同。商洽函和征詢函96

8.會議紀要：適用于記載、傳達會議精神和議定事項。

會議紀要的一般寫法是時間、地點，什么人主持召開了什么會議，對什么問題進行了研究，作以紀要，把會議形成的一致意見和需要說明的問題提綱要點式地一一列明。8.會議紀要：適用于記載、傳達會議精神和議定事項。97(六)做好公文審核和制發(fā)工作1.公文文稿的審核：把好“五關(guān)”。行文關(guān)內(nèi)容關(guān)政策法規(guī)關(guān)文字關(guān)體例格式關(guān)(六)做好公文審核和制發(fā)工作98

2.公文的審修

對發(fā)文文稿把好內(nèi)容關(guān)、文字和格式關(guān)，細致細致再細致，周密周密再周密，做到“錯的要改成對的，對的要改成精品”，在政策、內(nèi)容、文字、格式上仔細推敲，認真審修，一絲不茍，打造公文精品。

2.公文的審修99

3.正確把握公文制發(fā)格式

公文格式分為版頭(眉首)、主體與版記三大部分。

100公文首頁版式公文首頁版式101上報公文首頁版式上報公文首頁版式102公文末頁版式公文末頁版式103公文規(guī)范化與公文寫作104聯(lián)合行文公文末頁版式聯(lián)合行文公文末頁版式105聯(lián)合行文公文末頁版式聯(lián)合行文公文末頁版式1064.公文的印制和歸檔:復(fù)核要仔細校對要無差錯發(fā)出要準確歸檔要完整4.公文的印制和歸檔:107

三、做好收文辦理工作

（一）收文辦理中容易出現(xiàn)的問題

1.收文即辦，不審核把關(guān)。 2.文秘部門不擬辦。 3.催辦不及時。 4.辦公部門不掌握公文情況。 5.承辦單位辦理不及時，不反饋辦理情況。

三、做好收文辦理工作

（一）收文辦理中容易出現(xiàn)的問題

108（二）收文審核

1.收文接辦關(guān)

2.行文規(guī)則關(guān)

3.政策法規(guī)關(guān)

4.協(xié)商會簽關(guān)

5.文種格式關(guān)（二）收文審核109

(三）做好收文擬辦，當好參謀助手

擬辦意見包括：來文要點、處理意見、閱批范圍三項主要內(nèi)容。注意：簡明、概括、準確。提高來文辦文質(zhì)量。對需辦理的來文，在把握文件內(nèi)容、了解來文單位意圖和領(lǐng)導(dǎo)指示精神的基礎(chǔ)上，提出切實可行的擬辦意見，并提供必要的背景材料，供領(lǐng)導(dǎo)決策，發(fā)揮文秘部門參謀助手作用。

110（四）收文辦理應(yīng)遵守程序省政府辦公廳收文辦理程序國務(wù)院來文處理程序：文秘處審核提出擬辦處理意見——送分管文秘工作的廳領(lǐng)導(dǎo)閱批——送省政府和辦公廳領(lǐng)導(dǎo)閱批——轉(zhuǎn)省政府承辦部門辦理落實。市政府和省直部門請示類公文運轉(zhuǎn)程序：一般事項：文秘處批轉(zhuǎn)有關(guān)部門——主辦部門會同有關(guān)部門研究提出意見報辦公廳——文秘處送